ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ



РЕСПУБЛИКАНСКАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

ПРИКАЗ

от 1 апреля 2009 г. № 22

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

В соответствии со ст. 13 Закона Республики Мордовия «Об архивном деле Республики Мордовия», постановлением Правительства Республики Мордовия от 22.05.2006 № 200 «Об утверждении Положения о Республиканской архивной службе Республики Мордовия и состава ее коллегии» приказываю:

1. Утвердить Регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия.

2. В установленном порядке зарегистрировать Регламент в Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Мордовия.

Начальник Республиканской

архивной службы

Ю.Ф. ЮШКИН

Утвержден

Приказом Республиканской

архивной службы

Республики Мордовия

от 01.04.2009 № 22

Регламент

Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия

1. Регламент разработан в соответствии с федеральными законами «Об архивном деле в Российской Федерации», «О вывозе и ввозе культурных ценностей», Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.04.2001 №322 «Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей», Законом Республики Мордовия «Об архивном деле Республики Мордовия», Постановлением Правительства Республики Мордовия от 22.05.2006 № 200 «Об утверждении Положения о Республиканской архивной службе Республики Мордовия и состава ее коллегии», Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 09.10.2001 № 75).

2. Настоящий Регламент определяет порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия (далее - Государственный реестр) - республиканского свода уникальных документальных памятников.

3. Государственный реестр ведется Республиканской архивной службой Республики Мордовия в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия, обеспечения контроля за их сохранностью, информирования пользователей.

4. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.

5. Уникальными являются подлинные документы (далее - уникальные документы), представляющие самостоятельное культурно-историческое значение, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории Республики Мордовия и Российской Федерации, отражающие события, определившие развитие Мордовии и мордовского народа как до обретения государственности в 1930 году, так и в последующий период, а также народов, проживающих на ее территории; отражающие жизнь и деятельность знаменитых исторических личностей: общественно-политических деятелей, деятелей науки, литературы, искусства, защитников Отечества, спортсменов Республики Мордовия и Российской Федерации и др.; обладающие в силу своей древности бесспорным общенациональным значением и большой материальной ценностью, невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и (или) внешних признаков.

6. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Регламентом.

7. Республиканская архивная служба Республики Мордовия организует работу по выявлению уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.

8. Непосредственно работу по выявлению уникальных документов ведут государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, архивы научных учреждений, иные государственные и негосударственные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда Республики Мордовия, а также физические лица - собственники документов в рамках договоров, заключаемых ими с архивными учреждениями Республики Мордовия или по собственному желанию.

9. Выявление уникальных документов осуществляется целенаправленно, а также при проведении экспертизы ценности документов, заявленных к вызову с территории Российской Федерации в порядке, установленном Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.04.2001 № 322 «Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей» и изданным во исполнение его приказом Федеральной архивной службы России (Росархива) от 09.07.2001 № 50.

10. Выявление уникальных документов производится в соответствии с Методическими указаниями по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Республики Мордовия, на основе методики и с учетом критериев определения их ценности, установленных Республиканской архивной службой Республики Мордовия (Приложение 1).

11. Материальная ценность документа определяется на основе «Методики определения материальной ценности документа», утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 09.10.2001 № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации».

12. Описание уникальных документов производится в соответствии с Правилами описания уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия (Приложение 2) в Листе учета и описания уникального документа (Приложение 3).

13. Комплексы уникальных документов описываются, как правило, подокументно.

14. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов (Приложение 1).

15. Экспертизу ценности осуществляют наиболее квалифицированные сотрудники государственных архивов, музеев и библиотек, консультируясь при необходимости со специалистами в области истории, источниковедения, палеографии, этнографии и других научных дисциплин.

Физические лица - собственники документов Архивного фонда Республики Мордовия, подлежащих отнесению к уникальным, могут передавать полномочия для описания и проведения экспертизы ценности уникальных документов архивным учреждениям Республики Мордовия.

16. По результатам экспертизы составляется экспертное заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности или невозможности включения документа в Государственный реестр.

17. Экспертные заключения рассматриваются экспертно-методическими, экспертными комиссиями государственных и муниципальных архивов, библиотек, других организаций, экспертными фондово - закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев и представляются на рассмотрение Научного совета и утверждение Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Республиканской архивной службы Республики Мордовия.

18. В Республиканскую архивную службу Республики Мордовия предложения о включении документа в Государственный реестр представляют:

- государственные и муниципальные архивы - об уникальных документах Архивного фонда Республики Мордовия, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, а также в источниках их комплектования;

- государственные и муниципальные музеи и библиотеки - об уникальных документах Архивного фонда Республики Мордовия, хранящихся в музеях, библиотеках;

- другие организации, хранящие документы Архивного фонда Республики Мордовия, - об уникальных документах, находящихся на ведомственном хранении.

19. Предложения представляются ежегодно к 1 марта в виде заполненных в двух экземплярах в соответствии с требованиями Правил описания уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия (Приложение 2) Листов учета и описания уникального документа (Приложение 3) с приложениями экспертных заключений.

20. Юридические и физические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения непосредственно в Республиканскую архивную службу Республики Мордовия в виде заявления в произвольной форме. В этом случае Республиканская архивная служба Республики Мордовия поручает проведение в месячный срок экспертизы ценности и подготовку предложений Центральному государственному архиву Республики Мордовия.

21. Поступившие в Республиканскую архивную службу Республики Мордовия предложения предварительно рассматривает Научный совет Республиканской архивной службы Республики Мордовия, который дает рекомендации о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия, и, при необходимости, о представлении предложений в Центральную экспертно-проверочную комиссию Федерального архивного агентства о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации или отклонении предложений.

Срок рассмотрения предложений - до 2 месяцев. В случае отрицательного решения первые экземпляры материалов возвращаются по принадлежности.

22. Предложение о включении документа в Государственный реестр вместе с выпиской из решения Научного совета передается на рассмотрение ЭПК Республиканской Архивной службы Республики Мордовия, которая принимает решение о включении документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия (о представлении предложений в Центральную экспертно-проверочную комиссию Федерального архивного агентства о включении документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации) или отклонении предложений.

23. Решение ЭПК о включении документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия утверждается начальником Республиканской архивной службы и передается в организационно-методический отдел Республиканской архивной службы Республики Мордовия, который включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия» и присваивает уникальному документу регистрационный номер по Государственному реестру. Регистрационный номер проставляется на обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа.

24. После включения документа в Государственный реестр организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ, или собственнику документа, выдается свидетельство о регистрации документа в Государственном реестре (Приложение 4).

Свидетельство выполняется в одном экземпляре на гербовом бланке и заверяется гербовой печатью Республиканской архивной службы Республики Мордовия, которая осуществляет их учет.

25. Первые экземпляры листов учета и описания уникального документа, экспертных заключений, решений экспертно-методических, экспертных, экспертных фондово - закупочных комиссий государственных архивов, музеев, библиотек и других государственных организаций хранятся постоянно в Республиканской архивной службе Республики Мордовия единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру.

26. Вторые экземпляры материалов, указанных в п. 25., передаются организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ, или собственнику документа.

27. Документы, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия, предоставляемые для экспонирования на выставках внутри страны или подлежащие вывозу за рубеж для экспонирования или с другими целями, подлежат обязательному страхованию.

28. Страховая оценка уникальных документов проводится на основе «Методики определения материальной ценности документа», утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 09.10.2001 № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации».

29. Страховая оценка проводится архивами, музеями, библиотеками, организациями комиссионно. Физические лица - собственники уникальных документов могут обратиться для страховой оценки в архивные учреждения Республики Мордовия.

Результаты страховой оценки уникальных документов оформляются актом (Приложение 5) страховой оценки документов, который представляется в Республиканскую архивную службу Республики Мордовия.

30. Сведения, полученные в результате научного изучения документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом с момента постановки его на учет (проведение реставрации, смена собственника, организация экспонирования, страховая оценка, страхование, создание страхового фонда и фонда пользования и т. д.), регистрируются в Государственном реестре.

31. Изменения вносятся на основании актов об изменениях и дополнениях Листа учета и описания уникального документа произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в Республиканскую архивную службу Республики Мордовия собственниками документов или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.

32. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа и в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия» акты формируются в дело и хранятся постоянно.

33. В случае ликвидации организации-владельца, смерти собственника, продажи уникального документа, включенного в Государственный реестр, Республика Мордовия в лице Республиканской архивной службы Республики Мордовия имеет преимущественное право на его приобретение.

34. В соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, владельцы, собственники обязаны обеспечить обособленное сейфовое хранение уникальных документов. На место изъятого из состава архивного фонда уникального документа, вкладывается карта-заместитель, а при необходимости, копия архивного документа. Уникальные документы подлежат ежегодной полистной проверке наличия.

35. Уникальные документы при необходимости подлежат безотлагательной реставрации, ремонту или консервации в порядке, установленном Федеральным архивным агентством.

36. На уникальные документы, внесенные в Государственный реестр, независимо от форм их собственности и места хранения в соответствии с п. 3 ст. 19 Закона Республики Мордовия «Об архивном деле Республики Мордовия» не позднее, чем через два месяца с момента включения уникального документа в Государственный реестр создаются страховые копии (страховой фонд), а также одновременно фонд пользования.

Страховое копирование и создание фонда пользования, описание, хранение их осуществляется в соответствии с технологическим регламентом и другими действующими нормативно-техническими документами, разработанными Федеральным архивным агентством. Создание и хранение страховых копий уникальных документов осуществляют государственные архивы Республики Мордовии.

37. В государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках оригиналы уникальных документов, на которые создан фонд пользования, запрещается выдавать в читальные залы, копировать.

38. Информация об уникальных документах Архивного фонда Республики Мордовия, включенных в Государственный реестр, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия, доступ к которым осуществляется с согласия самих собственников.

39. Республиканская архивная служба Республики Мордовия обеспечивает исполнение запросов физических лиц об уникальных документах на основе электронной базы данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия».

Приложение 1

к Регламенту Государственного

реестра уникальных документов

Архивного фонда Республики Мордовия

Методические указания

по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия

1. Настоящие Указания определяют методику выявления наиболее ценных документов уникального характера, представляющих собой документальные памятники истории и культуры Республики Мордовия, утрата которых явилась бы невосполнимой потерей, для организации их государственной регистрации и учета в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия (далее - ГР РМ). Указания предназначены для использования в работе по выявлению уникальных документов в государственных, муниципальных, ведомственных архивах, музеях, библиотеках и иных организациях, в оперативном управлении или в пользовании которых находятся документы Архивного фонда Республики Мордовия. Методические указания могут использоваться также лицами, у которых документы Архивного фонда Республики Мордовия находятся в частной собственности.

2. Объектом, включаемым в ГР РМ, является отдельный документ или единица хранения, состоящая из уникальных документов, заслуживающих включения в ГР РМ. В исключительных случаях для включения в ГР РМ может быть представлен комплекс документов, фонд или коллекция, если они почти полностью состоят из документов уникальной ценности.

Выявление уникальных документов производится с учетом изложенных ниже критериев, применение которых не должно быть формальным, и предполагает необходимость согласованных и обоснованных коллективных решений специалистов и экспертов.

3. Выявление уникальных документов для включения в ГР РМ производят наиболее квалифицированные сотрудники и специалисты в области организации использования, обеспечения сохранности и экспертизы ценности, описания документов, первоначально по описям дел на особо ценные документы (ОЦД), если работа по выявлению ОЦД не производилась или производилась некачественно - по описям дел постоянного хранения, с привлечением картотек особо ценных документов, а затем с обязательным изучением самих документов. Выявление может производиться и попутно при производстве других работ: использовании документов, исполнении тематических, генеалогических запросов и др.

4. Выявление уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия для включения их в ГР РМ производится по ряду критериев, при этом акцент делается не на ценности информации как таковой, а на общекультурной, исторической значимости документа, его реликвийности, мемориальности, единственности в своем роде по содержанию и месту в истории республики, страны и высокой материальной ценности.

Под уникальностью в указанном смысле понимается представляющее самостоятельное культурно-историческое значение и невоспроизводимое ни в какой копии и ни в каком-либо документе единство материального носителя документа, его содержания, авторства (автографичности), соотнесение с конкретным историческим временем (явлением, событием, процессом, объектом), обусловившим появление данного документа.

Под материальной ценностью уникального документа понимается его наивысшая возможная цена, выраженная в его максимальной страховой оценке, определенная на основании формализованной шкалы оценки документов.

Для выявления уникальных документов применяются следующие критерии.

Первый критерий - древность документа - является самодостаточным и не требует каких-либо других критериев.

Четыре следующих критерия - подлинности, бесспорности культурно-исторической значимости, публичности и высокой материальной ценности должны применяться в совокупности ко всем остальным документам, не отнесенным к древним, но относящимся хотя бы к одному из последующих четырех критериев - отношение документа к историческому событию, отношение документа к исторической личности, юридическое значение документа, художественные и оформительские особенности документа, - каждый из которых применяется лишь в совокупности с группой предыдущих четырех критериев. Таким образом, для включения в ГР РМ не являющийся древним документ должен соответствовать минимум пяти критериям.

5. Древность документа. По этому критерию включению в ГР РМ подлежат все документы, созданные до 1626 года, а также документы, относящиеся к территории современной Мордовии, мордовскому народу, созданные до XVIII века как подлинники, так и изготовленные тогда же копии и фрагменты сохранившихся и несохранившихся подлинников. Большая часть этих документов сохранилась в виде свитков, рукописных книг (в ЦГА РМ в основном в фонде Саровского мужского монастыря, в Мордовском республиканском объединенном краеведческом музее - свитки, рукописное Евангелие XVI века и др.)

6. Подлинность документа. Этот критерий является обязательным для всех документов при отнесении их подлежащим включению в ГР, исключая древние, оговоренные в п. 5. Однако в порядке исключения могут быть рассмотрены в качестве возможных для включения в ГР РМ с учетом других критериев и отдельные наиболее ценные копии документов, созданные в XVIII-XIX вв. Например, копия 1806 года с подлинной купчей 1805 года на сельцо Алексеевка Темниковского уезда, приобретенное адмиралом Ф.Ф.Ушаковым; копии середины XIX века с Жизнеописаний Серафима Саровского; список «Известия о рождении и воспитании и житии Святейшего Никона, Патриарха Московского и всея России, написанное клириком его Иоанном Шушериным». Но как общее правило аутентичность носителя текста документа времени и автору - обязательна.

7. Бесспорность культурно-исторической значимости документа. Этот критерий обусловлен требованием выделения из Архивного фонда РМ лишь тех уникальных документов, историческая и культурная ценность которых для Республики Мордовия, Российской Федерации общепризнана и бесспорна.

Критерий бесспорности культурно-исторической значимости должен пониматься в своем прямом смысле и значении - значения документа в качестве культурной ценности как таковой, и не имеет в виду его научно-информационную ценность с точки зрения сегодняшней исторической конъюнктуры, интересов исследовательских школ, возможностей использования.

С этой точки зрения к уникальным можно отнести грамоты, хранящиеся в личном деле генерала П.М.Колюбакина, о награждении его российскими орденами за подвиги на полях сражений, в том числе в Отечественную войну 1812 года, с автографами Екатерины II, Павла I, Александра I. Хотя жизнь и деятельность генерала не была связана с мордовским краем (документы поступили в ЦГА РМ в составе фонда Саровского монастыря, где отложились после смерти одного из сыновей генерала, который был монахом этого монастыря), несомненно, они представляют большую историческую ценность для истории России.

В рамках критерия бесспорности культурно-исторической значимости можно использовать и понятие «первый» (например, текст первой мордовской драмы, либретто первой мордовской национальной оперы и др.), а также влияние документа на последующий ход общественной, государственной, национальной, религиозной жизни (например, первые жизнеописания Серафима Саровского).

8. Публичность документа. Для включения уникального документа в ГР РМ ему недостаточно быть подлинным и иметь бесспорное культурно-историческое значение. Он должен для этого стать публичным, открытым. В соответствии с этим критерием в ГР РМ не могут быть включены документы, содержащие государственную тайну, или те, которые по каким-либо другим существенным обстоятельствам не могут быть опубликованы или выданы для исследования (например, документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывшего владельца).

9. Высокая материальная ценность документа. Этот критерий обусловлен тремя предыдущими и также является общеобязательным для всех документов, включаемых в ГР РМ. Он выражается в страховой оценке документа. Этот критерий проявляется двояко. С одной стороны в состав ГР РМ могут включаться документы, большая материальная ценность которых в совокупности с другими критериями, бесспорна (например, хранящиеся в ЦГА РМ ранние рисунки всемирно известного скульптора С.Д.Эрьзи, каталоги ряда зарубежных выставок 1-й половины XX века, в которых он принимал участие). С другой стороны, включаемые в состав ГР РМ документы на основании совокупности других критериев, несомненно, представляют также большую материальную ценность, поэтому тоже нуждаются в страховой оценке.

10. Отношение документа к историческому событию. В этом критерии, который вместе с четырьмя предыдущими применяется при определении уникальных документов, подлежащих включению в ГР РМ, в отличие от сходного общего критерия экспертизы ценности документов, где в расчет принимается прежде всего важность отраженного в документе события, явления, процесса, на первое место ставится именно само отношение, сама принадлежность документа к важному историческому событию, явлению, процессу, - а именно, документ должен не только отражать событие или быть одновременным ему, но непосредственно принадлежать ему, быть его неотъемлемой составной частью.

В соответствии с данным критерием среди многочисленных документов, хранящихся в ЦГА РМ, подписанных знаменитым реформатором, государственным деятелем России, в 1816-1818 гг. пензенским гражданским губернатором М.М.Сперанским, включению в ГР РМ может быть представлено письмо Михаила Михайловича в Саранскую городскую думу от апреля 1818 года с рекомендациями по благоустройству города. Из письма видно, что он не только посещал Саранск, но и хорошо изучил его проблемы, в связи с чем смог дать полезные рекомендации, большинство из которых было воплощено в жизнь. К ним же можно отнести летописи Саровского монастыря с описанием важнейших событий, происходивших в нем, в том числе и связанные с преподобным Серафимом Саровским.

В соответствии с данным критерием подлежат включению в ГР РМ также подлинные акты конституционного характера: Конституции Мордовии 1937, 1977, 1995 годов, а также другие документы, в которых фиксировались социально-исторические решения, определившие судьбу Мордовии, ее народов, кардинальные государственные преобразования, реформы, оригиналы законодательных актов о создании Мордовской государственности, ее преобразования в Республику, протоколы первых съездов Советов Мордовской автономной области, Мордовской АССР и др., К ним же можно отнести также кинофотофо-нодокументы (аудиовизуальные документы), зафиксировавшие важнейшие исторические события в истории Мордовии.

11. Отношение документа к исторической личности. Критерий, близкий по своему значению и характеру применения к предыдущему, но более трудный с точки зрения его совместимости с одним из общих критериев - бесспорность культурно-исторической ценности. По этому критерию выявляются для включения в ГР РМ документы, относящиеся к знаменитым общественно-политическим, государственным деятелям Мордовии, деятелям литературы, искусства, «Почетным гражданам Республики Мордовия» и др. К ним же относятся документы, связанные с именами людей, жизнь и деятельность которых оставила след не только в региональной истории и культуре: поэта А.И.Полежаева, поэта, революционера-демократа Н.П.Огарева, адмирала Ф.Ф.Ушакова, его дяди о.Феодора Санаксарского, министра финансов России С.В.Витте и др. Для включения в состав ГР РМ могут быть представлены и документы, связанные с именами людей, не имеющими великого значения для Мордовии, России, но имеющими значение для других государств, например документ, связанный с пребыванием на территории Мордовии в годы первой мировой войны в качестве военнопленного Иосипа Броз Тито, впоследствии президента Югославии.

По своему характеру это прежде всего должны быть автографы и другие подлинные документы, личные документы; в некоторых случаях это могут быть документы, имеющие к данному лицу не прямое, а косвенное отношение (адресованные ему письма, упоминания о нем в других документах). Разумеется, это лишь основания, которые должны быть подкреплены соответствием четырем обязательным критериям, которые в совокупности могут привести к принятию решения о включении документа в ГР РМ.

Не следует применять при использовании настоящего критерия этическую оценку исторических личностей. При общей экспертизе ценности документов акцентировать внимание на месте и роли человека в истории, а не этической оценки его личности. С другой стороны, оценка личности как исторической должна быть достаточно устоявшейся, общепризнанной и не зависеть от неоднократно менявшихся конъюнктурных оценок (в советское время принижалась роль многих личностей дореволюционного периода, в настоящее время часто необъективно оценивается роль личностей советского периода).

12. Юридическое значение документа. Юридическое значение документа, совпадающее с его юридической силой, может в некоторых случаях рассматриваться в качестве отдельного критерия при выявлении документов для ГР РМ. Этот критерий не всегда совпадает с критерием подлинности (не всякий подлинник имеет юридическую силу, и не всякий документ, имеющий юридическую силу, обязательно подлинник - это может быть дубликат, соответствующим образом заверенная копия, например, заверенная копия купчей Ф.Ф.Ушакова на сельцо Алексеевку). Для включения в ГР РМ подлинность, как правило, обязательна.

Критерий юридического значения может применяться с учетом четырех обязательных критериев к отдельным конституционным и другим государственным актам внутреннего и международного значения, сохраняющим свое правовое значение; он может быть применен и к отдельным документам личного происхождения и личным (завещания, дарственные и т.п.), если юридическое значение этих документов существенно воздействует на их ценность, продолжая влиять на законные имущественные и другие права юридических и физических лиц.

13. Художественные и оформительские особенности документа. Специфические (художественные, оформительские и другие внешние особенности могут, правда, в достаточно редких случаях, существенно влиять на ценность документа, превращая его в уникальное культурное явление, в том числе и художественно-эстетического характера. Так, по этому критерию могут быть предложены для включения в ГР РМ гравюры, престольные грамоты, рукописные и редкие старопечатные книги с заставками, миниатюрами, хранящиеся в государственных архивах, музеях, библиотеках республики и др. По этому критерию следует учитывать также наличие уникальных печатей, художественных украшений различных грамот, договоров, дипломов, национальные и фольклорные особенности в их оформлении.

Примечание: Наличие в оформлении документа драгоценных камней и металлов также должно быть учтено при отборе документов по этому критерию, но само по себе еще не является основанием для включения в ГР РМ.

_____________________

1. Методика определения материальной ценности документа изложена в Приложении 2 к Регламенту Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденному приказом Федеральной архивной службы России от 09.10.2001 г. № 75

Приложение 2

к Регламенту Государственного

реестра уникальных документов

Архивного фонда Республики Мордовия

Правила описания уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия

Описание уникальных документов производится в Листе учета и описания уникального документа (Приложение 3), реквизиты которого соответствуют реквизитам базы данных (БД) «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия»'

Лист учета и описания уникального документа Архивного фонда Республики Мордовия состоит из 6 разделов:

1. Учетные и описательные характеристики.

2.Место хранения документа.

3.Физические характеристики документа.

4.Страховая оценка документов.

5.Служебная информация.

6.Изменения.

1. Реквизит «Регистрационный номер» - заполняется организационно- методическим отделом Республиканской архивной службы Республики Мордовия после принятия в установленном порядке решения о включении документа в ГР РМ.

2. Реквизит «Дата включения в ГР РМ» - указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000. (01.02.2007.).

3.Реквизит «Название (заголовок) документа» - указывается название документа, под которым он учтен в описи, других учетных документах.

4. Реквизит «Вид документа» - указывается вид документа, например, конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.

5. Реквизит «Автор документа» - указывается автор (создатель) текста и документа - фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.

Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является принятым в науке. Например: Выпись с грамоты царя Михаила Федоровича темниковского воеводы Голе-нищева-Кутузова, данная князю Ишею Борашеву на владение бортным ухо-жеем в Темниковском уезде».

6. Реквизит «Дата (время создания документа)» - заполняется, если документ датирован его создателем, дата указывается арабскими цифрами следующим образом 00.00.0000 (12.05.1708).

7. Реквизит «Век» - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами (19 век).

8. Реквизит «Ориентировочная дата (время создания документа)» - если документ не датирован автором, дата его создания устанавливается косвенным путем (по содержанию документа, дополнительным отметкам, по водяным знакам на бумаге и др.), фиксируется в произвольной форме, например: не ранее 12.12.1923 - не позднее 12.12.1923 или 80-е годы 19 века, или 1-я половина 18 века, или 17 век.

9. Реквизит «Язык документа» - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:

- древнерусский

- старославянский

- церковно-славянский

- русский и т.д.

10. Реквизит «Аннотация» - излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений («краткие сведения», «подробные сведения»).

11. Реквизит «Историческая справка» - включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.

12. Реквизит «Наличие драгоценных металлов и камней» - указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы.

13. Реквизит «Палеографические особенности» - указывается способ написания документа (устав, полуустав, скоропись, машинопись и т.д.).

14. Реквизит «Печати» - указывается наличие печатей, их вид, материал, сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.

15. Реквизит «Художественные особенности оформления» - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр и других элементов, как имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета.

16. Реквизит «Опубликованность документа» - указывается первая и з» последующие (одна - две) основные научные публикации документа, в том числе зарубежные, со всеми выходными данными (издательство, год, если необходимо - страна).

17. Реквизит «Экспонирование» - указываются даты и места экспонирования документа.

18. Реквизит «Собственность» - указывается вид собственности владельца, собственника документа со значениями:

- государственная Республики Мордовия

- муниципальная

- частная юридического лица

- частная физического лица

19. Реквизит «Владелец документа» - указывается владелец документа со значениями:

-государственный архив Республики Мордовия

-государственный музей Республики Мордовия

-государственная библиотека Республики Мордовия

-организация системы РАН

-муниципальный архив

-муниципальный музей

-муниципальная библиотека

-государственная организация

-негосударственная организация

-физическое лицо

20. Реквизит «Место хранения документа» - указывается официально принятое наименование архивного учреждения или другой организации или фамилия, имя, отчество лица, осуществляющего хранение документа.

21. Реквизит «Адрес места хранения документа» - указывается полный почтовый адрес владельца (собственника) документа.

22. Реквизит «Архивный шифр» - указываются номера фонда (коллекции), описи, единицы хранения, листа(ов) или кадра(ов) для документов, составляющих часть единицы хранения.

23. Реквизит «Материальный носитель информации» - указывается:

-бумага

-калька

-пергамент

-ткань и т.д.

24. Реквизит «Размеры документа» - указывается формат, размеры (в см) документа (при необходимости - каждого (нескольких) листов документа).

25. Реквизит «Объем документа» - указывается количество листов, кадров, фотографий, если документ сформирован в дело, альбом и т.д.

26. Реквизит «Физическое состояние документа» - указывается через меню со следующими значениями:

- хорошее

- удовлетворительное

- неудовлетворительное

27. Реквизит «Потребность в реставрации» - указываются повреждения документа, в том числе степень угасания текста, другие особенности.

28. Реквизит «Реставрация документа» - отмечается, подвергался ли документ реставрации с указанием даты ее проведения, организации, фамилии, имени, отчества реставраторов.

29. Реквизит «Страховая оценка документов» - указывается размер страховой суммы в соответствии с «Методикой определения материальной ценности документов», дата страховой оценки или в хронологической последовательности размер страховых сумм, установленных страховыми компаниями (согласованных со страховыми компаниями) в процессе подготовки документа к экспонированию на выставках.

31. Реквизит «Кем представлен документ» - указывается орган, организация или физическое лицо, представившее предложения для включения документа в ГР РМ.

32. Реквизит «Протокол ЭК» - указывается название совещательного органа (экспертно-методической комиссии государственного архива, фондово - закупочной комиссии музея и т.д.), номер и дата протокола его заседания, утвердившего предложения о включении уникального документа в ГРРМ.

33. Реквизит «Протокол Научного совета» - указывается номер и дата протокола заседания Научного совета при Республиканской архивной службе Республики Мордовия, рекомендовавшего включить документ в ГР РМ.

34. Реквизит «Протокол ЭПК» - указывается номер и дата протокола Экспертно-проверочной комиссии Республиканской архивной службы Республики Мордовия, принявшей решение о включении уникального документа в ГР РМ.

35. Указывается наименование и номер реквизита, в который вносятся изменения (сведения о реставрации, публикации, экспонировании и др.; изменение места хранения, собственника и т.д.), номер и дата акта, на основании которого вносятся изменения.

Приложение 3

к Регламенту Государственного

реестра уникальных документов

Архивного фонда Республики

Мордовия

Лист учета и описания уникального документа

1. Учетные и описательные характеристики

Регистрационный номер______________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр РМ________________

Название (заголовок) документа _____________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Вид документа_____________________________________________________

Автор документа___________________________________________________

Дата (время создания) документа_____________________________________

Век______________________________________________________________

Ориентировочная дата______________________________________________

Язык документа___________________________________________________

Аннота-

Ция______________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Историческая справка_______________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней_____________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Палеографические особенности______________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Печати___________________________________________________________

_________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа___________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Опубликованность документа________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Экспонированиt____________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Собственность_____________________________________________________

Владелец документа________________________________________________

2. Место хранения документа

Место хранения документа__________________________________________

_____________________________________________________________________

Адрес места хранения документа_____________________________________

Архивный шифр: фонд№_____, оп.№_____, ед.хр.№_______,лл. (кк.)____

3. Физические характеристики документа

Материальный носитель информации_________________________________

Размеры документа________________________________________________

Объем документа__________________________________________________

Физическое состояние документа_____________________________________

Потребность в реставрации__________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Реставрация документа: год_________организация______________________

_________________________________________________________________

ФИО (полностью) реставратора_______________________________________

4. Страховая оценка документа

1-я дата оценки: год ______месяц____________число____________________

Название страховой компании:_______________________________________

сумма (в руб.)_____________________________________________________

2-я дата оценки: год ________месяц________число______________________

Название страховой компании:_______________________________________

сумма (в руб.)_____________________________________________________

5. Служебная информация

Кем представлен документ___________________________________________

_________________________________________________________________

Протокол ЭК от____________года №_________________

Протокол Научного совета от________________года №__________________

Протокол ЭПК РАС РМ от_________________года №____________________

6. Изменения

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Приложение 4

к Регламенту Государственного

реестра уникальных документов

Архивного фонда

Республики Мордовия

СВИДЕТЕЛЬСТВО

о регистрации документа в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия

Выдано_______________________________________________________________

(наименование юридического лица; фамилия, имя, отчество собственника)

______________________________________________________________________

Документ______________________________________________________________

(название документа, фонда, коллекции; крайние даты)

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

Включен в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия на основании решения Экспертно-проверочной комиссии Республиканской архивной службы Республики Мордовия

Протокол от_____________________№________________________

Регистрационный номер __________________

Начальник Республиканской архивной службы РМ

Подпись

Расшифровка подписи

«____»_____________________г. Саранск

Приложение 5

к Регламенту Государственного

реестра уникальных документов

Архивного фонда Республики

Мордовия

АКТ

страховой оценки уникальных документов

_________№_________

(дата)

Комиссия___________________________________(протокол № от 00.00.00)

(название)

провела страховую оценку______________уникальных документов_________

(количество)

_________________________________________________________________

(название архива)

предоставляемых на выставку________________________________________

(название и место проведения выставки)

в соответствии с___________________________________________________

(название договора или соглашения)

Страховая оценка проводилась на основании___________________________

_________________________________________________________________

Комиссия установила следующую страховую стоимость представленных документов:

Описание доку-

Поиско-

Председатель комиссии

Подпись

Расшифровка подписи

Секретарь комиссии

Подпись

Расшифровка подписи