Об утверждении Положения о постоянно действующей экспертной комиссии Администрации Главы Республики Карелия



1

             

Российская Федерация

Республика Карелия

Администрация Главы Республики Карелия

ПРИКАЗ

01.08.2013                                                                                                                              №  160

Петрозаводск

Об утверждении Положения о постоянно действующей экспертной комиссии Администрации Главы Республики Карелия

В целях обеспечения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности Администрации Главы Республики Карелия, отбору, подготовке  к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

п р и к а з ы в а ю:

Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Администрации Главы Республики Карелия.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя  Руководителя  Администрации  Главы  Республики  Карелия   Г. Т. Брун.

Руководитель Администрации

Главы Республики Карелия                                                                                                     В. Г. Баев

Утверждено

Приказом Администрации

Главы Республики Карелия

от  «1»  августа  2013 г.   № 160

Положение

о постоянно действующей экспертной комиссии

Администрации Главы Республики Карелия

I. Общие положения

Постоянно действующая экспертная комиссия Администрации Главы Республики Карелия (далее – Комиссия) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, аудиовизуальную, электронную и другую специальную документацию (далее - документы, документация), образующуюся в процессе деятельности Администрации Главы Республики Карелия (далее - Администрация).

Комиссия является совещательным органом при Администрации.

Решения Комиссии утверждаются Руководителем Администрации. В необходимых случаях решения Комиссии утверждаются после их предварительного согласования или после  их утверждения  Экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Республики Карелия (далее — ЭПК Министерства культуры Республики Карелия).

В своей работе Комиссия руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательством Республики Карелия, нормативно-методическими документами федерального органа исполнительной власти в области архивного дела, приказами Администрации, настоящим Положением.

В состав Комиссии входят председатель Комиссии, заместитель председателя Комиссии, секретарь и члены Комиссии. Председателем Комиссии является один из заместителей Руководителя Администрации.

6. Персональный состав Комиссии утверждается приказом Администрации.

7. В качестве экспертов и консультантов к работе Комиссии могут привлекаться специалисты сторонних организаций.

II. Основные задачи Комиссии

8.Основными задачами Комиссии являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии  подготовки их для передачи в архив Администрации;

организация и проведение отбора и подготовки документов для передачи на государственное хранение.

III. Основные функции Комиссии

9. В соответствии с возложенными на нее задачами Комиссия выполняет следующие функции:

1) организует и проводит совместно со структурным подразделением Администрации, отвечающим за делопроизводство в Администрации, работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения или уничтожения;

2) осуществляет методическое руководство работой по проведению экспертизы ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам;

3) рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;

4) принимает решения о согласовании и представлении на утверждение ЭПК Министерства культуры Республики Карелия, а затем на утверждение Руководителю Администрации:

описей дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

перечней проектов, проблем (тем), по которым научно-техническая документация подлежит передаче на государственное хранение;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, для которых установлены сроки хранения свыше 10 лет;

5)  принимает решения о согласовании и представлении на согласование ЭПК Министерства культуры Республики Карелия, а затем на утверждение Руководителю Администрации:

сводной номенклатуры дел Администрации;

описей дел по личному составу;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

6) принимает решения о согласовании и представлении на рассмотрение ЭПК Министерства культуры Республики Карелия предложений об изменении сроков хранения документов;

7)  принимает решения о согласовании и представлении на утверждение Руководителю Администрации:

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в подпункте 4 пункта 9 настоящего Положения),

актов об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

IV. Права Комиссии

10.  Комиссия имеет право:

1) в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Администрации по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве,  розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;

2) запрашивать от руководителей структурных подразделений Администрации:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного срока хранения, документов временного срока хранения (свыше 10 лет), необходимых в практической деятельности, в  том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

3) заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Администрации и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов;

4) приглашать на заседания Комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей Государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» и сторонних организаций;

5) информировать Руководителя Администрации по вопросам, относящимся к компетенции Комиссии;

11. Комиссия не принимает к рассмотрению и возвращает для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

V. Организация работы Комиссии

12. Комиссия работает по плану, утвержденному Руководителем Администрации.

13. Вопросы, относящиеся к компетенции Комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания Комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение Комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 рабочих дней.

14. Заседание Комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов Комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов Комиссии. При равенстве голосов членов Комиссии решение принимает председатель Комиссии.

15. Ведение делопроизводства Комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых Комиссий решений возлагается на секретаря Комиссии.