Основная информация
| Дата опубликования: | 02 августа 1999г. |
| Номер документа: | 1893 |
| Текущая редакция: | 2 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Принявший орган: | МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РФ |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти |
| Тип документа: | Приказы |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
В9902638
В199902638В201803687
ОПУБЛИКОВАНО:
БЮЛЛЕТЕНЬ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, 04.10.1999, N 40, СТР. 3
РОССИЙСКАЯ ГАЗЕТА, 27.10.1999, N 213, СТР. 4
БЮЛЛЕТЕНЬ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РФ, N 1, СТР. 49, 2000г.
ЗАРЕГИСТРИРОВАНО В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РФ 14.09.1999 ПОД N 1893
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
02.08.99 N 38/230
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПЕРЕДАЧИ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ
АРХИВЫ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ
ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, СОБРАННЫХ ИЗ ПЕРВЫХ
ЭКЗЕМПЛЯРОВ ЗАПИСЕЙ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ,
И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ
<Утратил силу: приказ Федерального архивного агентства, Министерства юстиции РФ от 19.12.2018 N 212/254 >
Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 г. N 709 "О мерах по реализации Федерального закона "Об актах гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N28, ст. 3359) приказываем:
1. Утвердить прилагаемые Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг.
2. Не применять на территории Российской Федерации раздел II Условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах ЗАГСа, а также порядка передачи этих книг в государственный архив на хранение, утвержденных Министерством юстиции СССР 27 февраля 1978 г. N К-3-120.
3. Настоящий приказ довести до руководителей органов записи актов гражданского состояния и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Руководитель
Федеральной архивной службы
России В.Козлов
Министр юстиции
Российской Федерации П.Крашенинников
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом
Федеральной архивной службы России
и Министерства юстиции Российской Федерации
от 02 августа 1999 г. N 38 /230
ПРАВИЛА
передачи в государственные архивы книг государственной
регистрации актов гражданского состояния, собранных из
первых экземпляров записей актов гражданского состояния,
и метрических книг
1. Настоящие Правила устанавливают порядок передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (далее актовые книги), собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг, составленных до образования или восстановления органов записи актов гражданского состояния (далее - метрические книги).
2. Актовые книги и метрические книги относятся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации.
3. Актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрические книги по истечении семидесяти пяти лет со дня составления записей актов гражданского состояния и метрических записей передаются органами записи актов гражданского состояния (далее - органы ЗАГСа) на постоянное хранение в государственные архивы.
4. Течение срока хранения актовых книг и метрических книг в органах ЗАГСа начинается с года, следующего за годом составления записей актов гражданского состояния и метрических записей, и оканчивается 31 декабря последнего (семьдесят пятого) года их хранения.
Течение срока, хранения объединенных актовых книг в органах ЗАГСа начинается с года, следующего за годом составления последних из вошедших в актовую книгу записей актов гражданского состояния.
5. Орган ЗАГСа, в котором хранятся актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передает актовые книги в орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, в целях проведения сверки актовых книг, подлежащих передаче в государственный архив, с актовыми книгами, собранными из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.
Вместе с актовыми книгами и метрическими книгами передаются справочно-поисковые материалы к ним.
Передача актовых книг и справочно-поисковых материалов к ним оформляется актом (приложение N 1), который заверяется подписями руководителей органов ЗАГСа, передающего и принимающего документы, и печатями.
6. Сверку актовых книг проводит орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
Сверка производится путем сличения первого и второго экземпляров каждой записи акта гражданского состояния.
7. В случае если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством, и имеющихся во втором экземпляре записи акта гражданского состояния, в первый экземпляр записи акта гражданского состояния вносятся соответствующие исправления и изменения.
Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в первый экземпляр в соответствии со вторым экземпляром записи акта гражданского состояния. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации и печатью.
8. В случае если в актовых книгах, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, не достает записей актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются недостающими записями актов гражданского состояния, поврежденные записи актов гражданского состояния заменяются в них записями актов гражданского состояния лучшей сохранности. Необходимые для дополнения и замены записи актов гражданского состояния изымаются из актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.
9. На листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных печатью листов в актовой книге, производится отметка о проведении сверки (приложение N 2), которая заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации и печатью. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.
В случае если актовая книга расшивалась с целью дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации и печатью.
Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния (приложение N 3) и может быть произведена путем проставления соответствующего штампа.
10. Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, а также поврежденные первые экземпляры записей актов гражданского состояния, которые были заменены, уничтожаются органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации, о чем составляется соответствующий акт, который заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа и печатью.
Уничтожение производится путем сожжения либо измельчения. При уничтожении путем измельчения бумажная масса направляется для утилизации. Не допускается утилизация актовых книг и записей актов гражданского состояния в целом виде.
11. Орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации производит передачу актовых книг и метрических книг в государственный архив соответствующего субъекта Российской Федерации.
Вместе с актовыми книгами и метрическими книгами в государственный архив передаются справочно-поисковые материалы к ним.
12. Орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации составляет описи передаваемых в государственный архив актовых книг и метрических книг (приложения N 4, 4а), а также акт о передаче актовых книг и метрических книг и справочно-поисковых материалов к ним на постоянное хранение в государственный архив (приложение N 5).
Описи подлежат утверждению председателем экспертно-проверочной комиссии архивного органа субъекта Российской Федерации.
Опись составляется в четырех экземплярах, акт - в двух экземплярах. Три экземпляра описи и один экземпляр акта передаются вместе с актовыми книгами и метрическими книгами в государственный архив, один экземпляр описи и один экземпляр акта остаются в органе ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
На передачу в государственный архив метрических книг составляется отдельная опись.
Возможно составление отдельной описи передаваемых в государственный архив актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния одного типа.
13. Для передачи и приема актовых книг и метрических книг создается комиссия в составе не менее трех человек из представителей органа ЗАГСа, в котором хранились актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации, который осуществляет передачу в государственный архив актовых книг и метрических книг, и государственного архива.
Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых книг и метрических книг. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация и т.д.). Устранение недостатков осуществляется органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
14. Актовые книги и метрические книги передаются и принимаются поединично.
15. Доставка актовых и метрических книг в государственный архив осуществляется органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
16. При обращении граждан по вопросу выдачи повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в случаях, когда записи актов гражданского состояния переданы на хранение в государственный архив, орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации запрашивает из государственного архива копию соответствующей записи акта гражданского состояния либо архивную справку, на основании которой гражданину выдается повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.
Формат 210 х 297 (мм)
Приложение N 1
к Правилам
АКТ
о передаче актовых книг
и справочно-поисковых материалов к ним
в орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации
__________________________________________________________________
наименование органа ЗАГСа
__________________________________________________________________
передал в ________________________________________________________
наименование органа ЗАГСа
__________________________________________________________________
для проведения сверки и последующей передачи в государственный
архив актовые книги и справочно-поисковые материалы к ним:
__________________________________________________________________
N | N |Наименование | Крайние даты |Кол-во|Примеча-
п/п|книги|актовой книги|(даты начала и окончания)|листов|ние
___|_____|_____________|_________________________|______|_________
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7
___|_____|_____________|____________|____________|______|_________
___|_____|_____________|____________|____________|______|_________
___|_____|_____________|____________|____________|______|_________
___|_____|_____________|____________|____________|______|_________
Всего передано ________________________ актовых книг.
__________________________________________________________________
N | Наименование |Вид носителя| Кол-во |Примечание
п/п|справочно-поисковых | |(лист/штука)|
| материалов | | |
___|____________________|____________|____________|_______________
1 | 2 | 3 | 4 | 5
___|____________________|____________|____________|_______________
___|____________________|____________|____________|_______________
___|____________________|____________|____________|_______________
___|____________________|____________|____________|_______________
Всего передано _________ единиц справочно-поисковых материалов.
Сдал _________________________________
наименование должности
М.П. ______________________________________
подпись, инициалы, фамилия
Принял _______________________________
наименование должности
М.П. ______________________________________
подпись, инициалы, фамилия
"____"_______________ г.
Приложение N 2
к Правилам
Проведена сверка.
Руководитель органа ЗАГСа
М.П. ______________________________________
подпись, инициалы, фамилия
"____"_______________ г.
Приложение N 3
к Правилам
Проведена сверка.
Настоящая актовая книга дополнена следующими записями актов
гражданского состояния: N ________________________________________
_________________________________________________________________.
В настоящей актовой книге заменены следующие записи актов
гражданского состояния: N ________________________________________
_________________________________________________________________.
Руководитель органа ЗАГСа
М.П. ______________________________________
подпись, инициалы, фамилия
"____"_______________ г.
Формат 210 х 297 (мм)
Приложение N 4
к Правилам
__________________________________________________________________
наименование органа ЗАГСа
__________________________________________________________________
(в случае изменения наименования органа ЗАГСа, указываются:
__________________________________________________________________
прежнее наименование и крайние даты его существования)
ФОНД N ________
ОПИСЬ N ________________
дел постоянного хранения
за ______________ год(ы)
Формат 210 х 297 (мм)
Приложение N 4а
к Правилам
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
экспертно-проверочной комиссии
архивного органа
_________________________________
подпись, инициалы, фамилия
Протокол N ___________
Фонд N ___________ "_____"____________________ г.
__________________________________________________________________
наименование органа ЗАГСа
ОПИСЬ N ________________
дел постоянного хранения
за ______________ год(ы)
__________________________________________________________________
N |Индексы|Заголовки дел| Крайние даты |Кол-во|Приме-
п/п| дел | |(даты начала и окончания)|листов|чание
___|_______|_____________|_________________________|______|_______
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7
___|_______|_____________|_____________|___________|______|_______
___|_______|_____________|_____________|___________|______|_______
___|_______|_____________|_____________|___________|______|_______
___|_______|_____________|_____________|___________|______|_______
В данный раздел описи внесено _____________________________ дел
цифрами и прописью
с N ________ по N _____, в том числе:
литерные номера ______________________________________________,
пропущенные номера ____________________________________________
Опись составлена
______________________ __________________________
наименование должности подпись, инициалы, фамилия
"____"____________________ г.
Члены комиссии:
______________________ __________________________
наименование должности подпись, инициалы, фамилия
______________________ __________________________
наименование должности подпись, инициалы, фамилия
______________________ __________________________
наименование должности подпись, инициалы, фамилия
"____"____________________ г.
___________________
Примечание:
дело - актовая книга (метрическая книга);
индекс дела - номер, присваиваемый актовой книге (метрической книге) в соответствии с типом записей актов гражданского состояния и ее порядковый номер;
заголовок дела - наименование актовой книги (метрической книги).
Формат 210 х 297 (мм)
Приложение N 5
к Правилам
АКТ
о сдаче документов в государственный архив
Наименование органа ЗАГСа _____________________________________
__________________________________________________________________
Наименование государственного архива __________________________
__________________________________________________________________
Основание сдачи _______________________________________________
Название фонда: книги государственной регистрации актов
гражданского состояния (метрические книги)
__________________________________________________________________
N | Количество | Крайние даты |Количество|Приме-
п/п|экземпляров описей|(даты начала и окончания)| книг |чание
___|__________________|_________________________|__________|______
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6
___|__________________|_____________|___________|__________|______
___|__________________|_____________|___________|__________|______
___|__________________|_____________|___________|__________|______
___|__________________|_____________|___________|__________|______
Всего описей __________________________________________________
цифрами и прописью
Всего дел _____________________________________________________
цифрами и прописью
Состояние документов и описей _________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
__________________________________________________________________
N | Наименование | Вид | Кол-во |Примеча-
п/п|справочно-поисковых материалов|носителя|(лист/штука)|ние
___|______________________________|________|____________|_________
1 | 2 | 3 | 4 | 5
___|______________________________|________|____________|_________
___|______________________________|________|____________|_________
___|______________________________|________|____________|_________
___|______________________________|________|____________|_________
Всего единиц справочно-поисковых материалов ___________________
цифрами и прописью
Состояние справочно-поисковых материалов ______________________
_______________________________________________________________
печать Сдал _________________________________
органа ЗАГСа наименование должности
______________________________________
подпись, инициалы, фамилия
печать Принял _______________________________
государственного наименование должности
архива ______________________________________
подпись, инициалы, фамилия
"____"_______________ г.
В9902638
В199902638В201803687
ОПУБЛИКОВАНО:
БЮЛЛЕТЕНЬ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, 04.10.1999, N 40, СТР. 3
РОССИЙСКАЯ ГАЗЕТА, 27.10.1999, N 213, СТР. 4
БЮЛЛЕТЕНЬ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РФ, N 1, СТР. 49, 2000г.
ЗАРЕГИСТРИРОВАНО В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РФ 14.09.1999 ПОД N 1893
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
02.08.99 N 38/230
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПЕРЕДАЧИ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ
АРХИВЫ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ
ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, СОБРАННЫХ ИЗ ПЕРВЫХ
ЭКЗЕМПЛЯРОВ ЗАПИСЕЙ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ,
И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ
<Утратил силу: приказ Федерального архивного агентства, Министерства юстиции РФ от 19.12.2018 N 212/254 >
Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 г. N 709 "О мерах по реализации Федерального закона "Об актах гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N28, ст. 3359) приказываем:
1. Утвердить прилагаемые Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг.
2. Не применять на территории Российской Федерации раздел II Условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах ЗАГСа, а также порядка передачи этих книг в государственный архив на хранение, утвержденных Министерством юстиции СССР 27 февраля 1978 г. N К-3-120.
3. Настоящий приказ довести до руководителей органов записи актов гражданского состояния и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Руководитель
Федеральной архивной службы
России В.Козлов
Министр юстиции
Российской Федерации П.Крашенинников
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом
Федеральной архивной службы России
и Министерства юстиции Российской Федерации
от 02 августа 1999 г. N 38 /230
ПРАВИЛА
передачи в государственные архивы книг государственной
регистрации актов гражданского состояния, собранных из
первых экземпляров записей актов гражданского состояния,
и метрических книг
1. Настоящие Правила устанавливают порядок передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (далее актовые книги), собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг, составленных до образования или восстановления органов записи актов гражданского состояния (далее - метрические книги).
2. Актовые книги и метрические книги относятся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации.
3. Актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрические книги по истечении семидесяти пяти лет со дня составления записей актов гражданского состояния и метрических записей передаются органами записи актов гражданского состояния (далее - органы ЗАГСа) на постоянное хранение в государственные архивы.
4. Течение срока хранения актовых книг и метрических книг в органах ЗАГСа начинается с года, следующего за годом составления записей актов гражданского состояния и метрических записей, и оканчивается 31 декабря последнего (семьдесят пятого) года их хранения.
Течение срока, хранения объединенных актовых книг в органах ЗАГСа начинается с года, следующего за годом составления последних из вошедших в актовую книгу записей актов гражданского состояния.
5. Орган ЗАГСа, в котором хранятся актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передает актовые книги в орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, в целях проведения сверки актовых книг, подлежащих передаче в государственный архив, с актовыми книгами, собранными из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.
Вместе с актовыми книгами и метрическими книгами передаются справочно-поисковые материалы к ним.
Передача актовых книг и справочно-поисковых материалов к ним оформляется актом (приложение N 1), который заверяется подписями руководителей органов ЗАГСа, передающего и принимающего документы, и печатями.
6. Сверку актовых книг проводит орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
Сверка производится путем сличения первого и второго экземпляров каждой записи акта гражданского состояния.
7. В случае если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством, и имеющихся во втором экземпляре записи акта гражданского состояния, в первый экземпляр записи акта гражданского состояния вносятся соответствующие исправления и изменения.
Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в первый экземпляр в соответствии со вторым экземпляром записи акта гражданского состояния. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации и печатью.
8. В случае если в актовых книгах, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, не достает записей актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются недостающими записями актов гражданского состояния, поврежденные записи актов гражданского состояния заменяются в них записями актов гражданского состояния лучшей сохранности. Необходимые для дополнения и замены записи актов гражданского состояния изымаются из актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.
9. На листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных печатью листов в актовой книге, производится отметка о проведении сверки (приложение N 2), которая заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации и печатью. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.
В случае если актовая книга расшивалась с целью дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации и печатью.
Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния (приложение N 3) и может быть произведена путем проставления соответствующего штампа.
10. Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, а также поврежденные первые экземпляры записей актов гражданского состояния, которые были заменены, уничтожаются органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации, о чем составляется соответствующий акт, который заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа и печатью.
Уничтожение производится путем сожжения либо измельчения. При уничтожении путем измельчения бумажная масса направляется для утилизации. Не допускается утилизация актовых книг и записей актов гражданского состояния в целом виде.
11. Орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации производит передачу актовых книг и метрических книг в государственный архив соответствующего субъекта Российской Федерации.
Вместе с актовыми книгами и метрическими книгами в государственный архив передаются справочно-поисковые материалы к ним.
12. Орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации составляет описи передаваемых в государственный архив актовых книг и метрических книг (приложения N 4, 4а), а также акт о передаче актовых книг и метрических книг и справочно-поисковых материалов к ним на постоянное хранение в государственный архив (приложение N 5).
Описи подлежат утверждению председателем экспертно-проверочной комиссии архивного органа субъекта Российской Федерации.
Опись составляется в четырех экземплярах, акт - в двух экземплярах. Три экземпляра описи и один экземпляр акта передаются вместе с актовыми книгами и метрическими книгами в государственный архив, один экземпляр описи и один экземпляр акта остаются в органе ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
На передачу в государственный архив метрических книг составляется отдельная опись.
Возможно составление отдельной описи передаваемых в государственный архив актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния одного типа.
13. Для передачи и приема актовых книг и метрических книг создается комиссия в составе не менее трех человек из представителей органа ЗАГСа, в котором хранились актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации, который осуществляет передачу в государственный архив актовых книг и метрических книг, и государственного архива.
Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых книг и метрических книг. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация и т.д.). Устранение недостатков осуществляется органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
14. Актовые книги и метрические книги передаются и принимаются поединично.
15. Доставка актовых и метрических книг в государственный архив осуществляется органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
16. При обращении граждан по вопросу выдачи повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в случаях, когда записи актов гражданского состояния переданы на хранение в государственный архив, орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации запрашивает из государственного архива копию соответствующей записи акта гражданского состояния либо архивную справку, на основании которой гражданину выдается повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.
Формат 210 х 297 (мм)
Приложение N 1
к Правилам
АКТ
о передаче актовых книг
и справочно-поисковых материалов к ним
в орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации
__________________________________________________________________
наименование органа ЗАГСа
__________________________________________________________________
передал в ________________________________________________________
наименование органа ЗАГСа
__________________________________________________________________
для проведения сверки и последующей передачи в государственный
архив актовые книги и справочно-поисковые материалы к ним:
__________________________________________________________________
N | N |Наименование | Крайние даты |Кол-во|Примеча-
п/п|книги|актовой книги|(даты начала и окончания)|листов|ние
___|_____|_____________|_________________________|______|_________
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7
___|_____|_____________|____________|____________|______|_________
___|_____|_____________|____________|____________|______|_________
___|_____|_____________|____________|____________|______|_________
___|_____|_____________|____________|____________|______|_________
Всего передано ________________________ актовых книг.
__________________________________________________________________
N | Наименование |Вид носителя| Кол-во |Примечание
п/п|справочно-поисковых | |(лист/штука)|
| материалов | | |
___|____________________|____________|____________|_______________
1 | 2 | 3 | 4 | 5
___|____________________|____________|____________|_______________
___|____________________|____________|____________|_______________
___|____________________|____________|____________|_______________
___|____________________|____________|____________|_______________
Всего передано _________ единиц справочно-поисковых материалов.
Сдал _________________________________
наименование должности
М.П. ______________________________________
подпись, инициалы, фамилия
Принял _______________________________
наименование должности
М.П. ______________________________________
подпись, инициалы, фамилия
"____"_______________ г.
Приложение N 2
к Правилам
Проведена сверка.
Руководитель органа ЗАГСа
М.П. ______________________________________
подпись, инициалы, фамилия
"____"_______________ г.
Приложение N 3
к Правилам
Проведена сверка.
Настоящая актовая книга дополнена следующими записями актов
гражданского состояния: N ________________________________________
_________________________________________________________________.
В настоящей актовой книге заменены следующие записи актов
гражданского состояния: N ________________________________________
_________________________________________________________________.
Руководитель органа ЗАГСа
М.П. ______________________________________
подпись, инициалы, фамилия
"____"_______________ г.
Формат 210 х 297 (мм)
Приложение N 4
к Правилам
__________________________________________________________________
наименование органа ЗАГСа
__________________________________________________________________
(в случае изменения наименования органа ЗАГСа, указываются:
__________________________________________________________________
прежнее наименование и крайние даты его существования)
ФОНД N ________
ОПИСЬ N ________________
дел постоянного хранения
за ______________ год(ы)
Формат 210 х 297 (мм)
Приложение N 4а
к Правилам
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
экспертно-проверочной комиссии
архивного органа
_________________________________
подпись, инициалы, фамилия
Протокол N ___________
Фонд N ___________ "_____"____________________ г.
__________________________________________________________________
наименование органа ЗАГСа
ОПИСЬ N ________________
дел постоянного хранения
за ______________ год(ы)
__________________________________________________________________
N |Индексы|Заголовки дел| Крайние даты |Кол-во|Приме-
п/п| дел | |(даты начала и окончания)|листов|чание
___|_______|_____________|_________________________|______|_______
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7
___|_______|_____________|_____________|___________|______|_______
___|_______|_____________|_____________|___________|______|_______
___|_______|_____________|_____________|___________|______|_______
___|_______|_____________|_____________|___________|______|_______
В данный раздел описи внесено _____________________________ дел
цифрами и прописью
с N ________ по N _____, в том числе:
литерные номера ______________________________________________,
пропущенные номера ____________________________________________
Опись составлена
______________________ __________________________
наименование должности подпись, инициалы, фамилия
"____"____________________ г.
Члены комиссии:
______________________ __________________________
наименование должности подпись, инициалы, фамилия
______________________ __________________________
наименование должности подпись, инициалы, фамилия
______________________ __________________________
наименование должности подпись, инициалы, фамилия
"____"____________________ г.
___________________
Примечание:
дело - актовая книга (метрическая книга);
индекс дела - номер, присваиваемый актовой книге (метрической книге) в соответствии с типом записей актов гражданского состояния и ее порядковый номер;
заголовок дела - наименование актовой книги (метрической книги).
Формат 210 х 297 (мм)
Приложение N 5
к Правилам
АКТ
о сдаче документов в государственный архив
Наименование органа ЗАГСа _____________________________________
__________________________________________________________________
Наименование государственного архива __________________________
__________________________________________________________________
Основание сдачи _______________________________________________
Название фонда: книги государственной регистрации актов
гражданского состояния (метрические книги)
__________________________________________________________________
N | Количество | Крайние даты |Количество|Приме-
п/п|экземпляров описей|(даты начала и окончания)| книг |чание
___|__________________|_________________________|__________|______
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6
___|__________________|_____________|___________|__________|______
___|__________________|_____________|___________|__________|______
___|__________________|_____________|___________|__________|______
___|__________________|_____________|___________|__________|______
Всего описей __________________________________________________
цифрами и прописью
Всего дел _____________________________________________________
цифрами и прописью
Состояние документов и описей _________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
__________________________________________________________________
N | Наименование | Вид | Кол-во |Примеча-
п/п|справочно-поисковых материалов|носителя|(лист/штука)|ние
___|______________________________|________|____________|_________
1 | 2 | 3 | 4 | 5
___|______________________________|________|____________|_________
___|______________________________|________|____________|_________
___|______________________________|________|____________|_________
___|______________________________|________|____________|_________
Всего единиц справочно-поисковых материалов ___________________
цифрами и прописью
Состояние справочно-поисковых материалов ______________________
_______________________________________________________________
печать Сдал _________________________________
органа ЗАГСа наименование должности
______________________________________
подпись, инициалы, фамилия
печать Принял _______________________________
государственного наименование должности
архива ______________________________________
подпись, инициалы, фамилия
"____"_______________ г.
Дополнительные сведения
| Государственные публикаторы: | РОССИЙСКАЯ ГАЗЕТА № 213 от 27.10.1999 Стр. 4, БЮЛЛЕТЕНЬ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ № 40 от 04.10.1999 Стр. 3, БЮЛЛЕТЕНЬ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РФ № 1 от 02.08.1999 Стр. 49 |
| Рубрики правового классификатора: | 020.000.000 Основы государственного управления, 020.030.000 Общие вопросы государственного управления в сфере экономики, социально-культурного и административно-политического строительства, 030.000.000 Гражданское право, 030.020.000 Граждане (физические лица), 030.020.070 Регистрация актов гражданского состояния, 040.000.000 Семья, 120.000.000 Информация и информатизация, 120.030.000 Информационные ресурсы. Пользование информационными ресурсами, 120.030.040 Архивный фонд. Архивы (см. также 200.030.040) |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
