ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ УЧЕТНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ



ДЕПАРТАМЕНТ ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ

ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ

П Р И К А З

от 03.05.2017 № 42

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ УЧЕТНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

(в редакции приказа Департамента имущественных отношений Вологодской области от 03.07.2019 № 38-н)

В соответствии с частью 22 статьи 45 Федерального закона от 24 июля 2007 года № 221-ФЗ «О кадастровой деятельности», пунктом 3.1.13 Положения о Департаменте имущественных отношений Вологодской области, утвержденного постановлением Правительства области от 24 июля 2012 года № 874:

(преамбула в редакции приказа Департамента имущественных отношений Вологодской области от 03.07.2019 № 38-н)

1. Утвердить Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) и содержащихся в них сведений.

2. Настоящий приказ вступает в силу с даты его официального опубликования.

Начальник Департамента

Л.В. Балаева

Утвержден

приказом Департамента

имущественных отношений

Вологодской области

от __________ № _______

ПОРЯДОК

постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной
и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах
и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) и содержащихся в них сведений

(далее – Порядок)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное) (далее – учетно-техническая документация), расположенных на территории Вологодской области.

1.2. Объектом хранения в соответствии с настоящим Порядком является учетно-техническая документация, находящаяся в собственности Вологодской области.

1.3. Постоянное хранение и использование учетно-технической документации осуществляется бюджетным учреждением в сфере государственной кадастровой оценки Вологодской области «Бюро кадастровой оценки и технической инвентаризации» (далее – Учреждение).

(в редакции приказа Департамента имущественных отношений Вологодской области от 03.07.2019 № 38-н)

1.4. Учреждение в целях реализации настоящего Порядка:

- обеспечивает сохранность учетно-технической документации в пределах всего срока хранени;

- осуществляет использование учетно-технической документации.

(пункт 1.4. в редакции приказа Департамента имущественных отношений Вологодской области от 03.07.2019 № 38-н)

2. Порядок хранения учетно-технической документации

2.1. Учетно-техническая документация должна храниться в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды, предотвращение хищения, утраты или порчи документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также поддержание их в нормальном физическом состоянии, с соблюдением светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения в соответствии с положениями Основных правил работы архивных организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее – Основные правила).

Требования, предъявляемые к содержанию помещения, в котором хранится учетно-технической документация, и его оборудованию, определяются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектации, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 (далее – Приказ
№ 526).

2.2. Единицей хранения является документ или совокупность документов (инвентарное дело), связанных между собой по хронологическому признаку, и содержащее информацию об объекте капитального строительства.

2.3. Учетно-техническая документация включает в себя:

- технические паспорта;

- документацию об оценке;

- правоустанавливающие документы;

- копии правоустанавливающих документов;

- регистрационные книги, в том числе книга учета уничтоженных дел;

- инвентарные дела на объекты недвижимости;

- реестры;

- материалы по приватизации жилищного фонда;

- сводные инвентарные планы (или генпланы) для инженерных коммуникаций и благоустройства;

- комплекты чертежей планов (схем) городов, поселков, сельских населенных пунктов, сброшюрованные или в виде отдельных чертежных листов специального назначения;

- материалы статистической отчетности и другие единицы хранения.

2.4. Перечень учетно-технической документации может при необходимости дополняться на основании правового акта уполномоченного органа.

2.5. Поступившие на постоянное хранение единицы учетно-технической документации должны иметь четкое наименование, позволяющее отнести их к тому или иному виду учетно-технической документации.

2.6. Хранение учетно-технической документации осуществляется на бумажных носителях. При хранении информации на магнитных (электронных, цифровых) носителях производится резервное копирование для исключения утраты информационной базы.

При несоответствии сведений, содержащихся в учетно-технической документации на бумажных и электронных носителях, приоритет имеют документы, содержащие сведения на бумажных носителях.

2.7. Обеспечение сохранности учетно-технической документации включает в себя:

- обеспечение размещения учетно-технической документации в соответствующих помещениях (далее - помещение);

- соблюдение требований, установленных Основными правилами и Приказом № 526;

- проверку наличия документов и их состояния.

2.8. Помещения должны быть оснащены оборудованием для хранения учетно-технической документации, средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией.

В помещении должен соблюдаться противопожарный режим, охранный режим, а также должны быть созданы нормативные температурно-влажностный и световой режимы, проводиться санитарно-гигиенические мероприятия.

2.9. Хранящаяся в помещении учетно-техническая документация должна быть оформлена в установленном порядке и размещаться на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел.

2.10. Доступ в помещения, в которых осуществляется хранение учетно-технической документации, предоставляется:

- работникам Учреждения,

(абз. 2 в редакции приказа Департамента имущественных отношений Вологодской области от 03.07.2019 № 38-н)

- иным лицам в случаях и порядке, установленных законодательством.

2.11. Проверка наличия и состояния (инвентаризация) учетно-технической документации проводится по решению руководителя Учреждения не реже одного раза в 5 лет.

(абз. 1 в редакции приказа Департамента имущественных отношений Вологодской области от 03.07.2019 № 38-н)

Инвентаризация производится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года
№ 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», в результате которой:

1) устанавливается фактическое наличие, полнота единиц хранения и соответствие учетным документам;

2) выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

3) выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;

4) выявляются, учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки, и намечаются сроки их обновления путем обследования объекта и/или камеральной обработки.

Итоги инвентаризации учетно-технической документации оформляются утверждаемым руководителем Учреждения актом о результатах инвентаризации.

(абз. 7 в редакции приказа Департамента имущественных отношений Вологодской области от 03.07.2019 № 38-н)

2.12. По результатам проверки при обнаружении ошибок в учетных данных о документах, в случае обнаружения документов, не относящихся к учетно-технической документации, а также неучтенных документов составляется соответствующий акт. Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем Учреждения, принявшим решение о проведении проверки.

(пункт 2.12. в редакции приказа Департамента имущественных отношений Вологодской области от 03.07.2019 № 38-н)

2.13. Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие документов, организуется их розыск.

Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение шести месяцев. На документы, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов, который утверждается руководителем Учреждения, принявшим решение о проведении проверки. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

(абз. 2 в редакции приказа Департамента имущественных отношений Вологодской области от 03.07.2019 № 38-н)

Акт об утрате документов является основанием для принятия решения о снятии утраченных документов с учета.

2.14. Выдача учетно-технической документации работникам Учреждения для выполнения запросов, поступивших от заявителей, о предоставлении копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений, проводится в соответствием с порядком, установленным данным Учреждением. Дата возврата инвентарного дела определяется сроком выполнения работ по запросу заявителя.

(пункт 14 в редакции приказа Департамента имущественных отношений Вологодской области от 03.07.2019 № 38-н)

2.15. Подлинники учетно-технической документации выдаче заявителям не подлежат, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ознакомление физических и юридических лиц с учетно-технической документацией проводится только в присутствии работника уполномоченного лица, ответственного за сохранность учетно-технической документации.

2.16. Выдача инвентарных дел производится в исключительных случаях по письменному разрешению руководителя Учреждения. В разрешении должны быть указаны цель (причины или основания) выдачи, срок возврата и лицо, кому разрешено получить дело.

(абз. 1 в редакции приказа Департамента имущественных отношений Вологодской области от 03.07.2019 № 38-н)

Для учета выдачи и возврата материалов на каждое инвентарное дело заводится карточка учета, форма которой определяется  приказом руководителя Учреждения. Карточка учета хранится в этом деле, а при выдаче оставляется на месте хранения дела или в специальном ящике в алфавитном порядке наименования улиц.

(абз. 2 в редакции приказа Департамента имущественных отношений Вологодской области от 03.07.2019 № 38-н)

2.17. Изъятие учетно-технической документации на определенный срок для ее использования судебными, правоохранительными и иными уполномоченными органами возможно на основе надлежаще оформленного требования (запроса). При выдаче обязательна опись всех документов и подпись лица, получающего их, с указанием Ф.И.О. (полностью) и должности.

В целях обеспечения сохранности документов инвентарное дело предоставляется по запросам судов на обозрение или в виде заверенной копии.

2.18. Ответственность за сохранность документов несет руководитель Учреждения.

(пункт 18 в редакции приказа Департамента имущественных отношений Вологодской области от 03.07.2019 № 38-н)

3. Порядок использования учетно-технической документации

3.1. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен в соответствии с федеральными законами.

3.2. Общедоступные сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, предоставляются по запросам любых лиц.

3.3. Использование учетно-технической документации осуществляется в форме предоставления копий учетно-технической документации и сведений, содержащихся в ней, в порядке, определенном Департаментом имущественных отношений Вологодской области.

(пункт 3.3 в редакции приказа Департамента имущественных отношений Вологодской области от 03.07.2019 № 38-н)

3.4. Копии учетно-технической документации и сведений, содержащихся в них, предоставляются заявителю за плату, если иное не предусмотрено действующим законодательством, в размере, установленном Правительством области.