ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ПО МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКЕ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ, ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПО МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКЕ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ



МИНИСТЕРСТВО ПО МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКЕ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 3 июля 2017 года № 61-мпр

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ПО МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКЕ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ, ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПО МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКЕ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

             

             

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-ОЗ «Об архивном деле в Иркутской области», Положением о министерстве по молодежной политике Иркутской области, утвержденным постановлением Правительства Иркутской области от 16 марта 2016 года № 131-пп, руководствуясь статьей 21 Устава Иркутской области, приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии министерства по молодежной политике Иркутской области.

2. Утвердить прилагаемое Положение об архиве министерства по молодежной политике Иркутской области.

3. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

Министр

А.К.Попов

Согласовано

Директор ОГКУ «Государственный

архив Иркутской области»

О.Г.Семенова

Утверждено

приказом министерства

по молодежной политике Иркутской области

от 3 июля 2017 г. № 61-мпр

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ПО МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКЕ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности министерства по молодежной политике Иркутской области (далее - министерство).

2. Экспертная комиссия является совещательным органом при министре по молодежной политике Иркутской области (далее - министр).

3. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-ОЗ «Об архивном деле в Иркутской области», распорядительными документами Правительства Иркутской области, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства (Росархив) и архивного агентства Иркутской области, Государственного архива Иркутской области, правовыми актами министерства, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроком хранения (далее - Перечень), распоряжениями и поручениями министра, настоящим Положением.

4. В состав экспертной комиссии входит председатель, заместитель председателя, члены комиссии. Ее секретарем является лицо, ответственное за архив министерства.

Состав экспертной комиссии утверждается распоряжением министерства.

5. В качестве экспертов к работе экспертной комиссии могут привлекаться представители сторонних организаций, в качестве консультантов - представители Государственного архива Иркутской области.

Глава 2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

6. Основными задачами экспертной комиссии являются:

1) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формирования;

2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

3) организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической и другой специальной документации.

Глава 3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

7. В соответствии с возложенными на нее задачами экспертная комиссия выполняет следующие функции:

1) организует и проводит совместно с отделом правовой, контрактной, кадровой работы и документационного обеспечения министерства работу по ежегодному отбору документов министерства для дальнейшего хранения и к уничтожению;

2) осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке проекта номенклатуры дел;

3) оказывает содействие и методическую помощь сотрудникам министерства по инициативному документированию (записи старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории;

4) рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК), а затем на согласование министра:

описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

перечни проектов, научно-техническую документацию, по которым дела подлежат передаче на государственное хранение;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

документы со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в Перечне;

5) представляет на согласование ЭПК, а затем на утверждение министра:

сводную номенклатуру дел;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

6) представляет на рассмотрение ЭПК архивного агентства Иркутской области предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем;

7) представляет на утверждение министру:

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

8) совместно с отделом правовой, контрактной, кадровой работы и документационного обеспечения министерства проводит для сотрудников министерства консультации по вопросам работы с документами.

Глава 4. ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

8. Для выполнения возложенных задач и функций экспертная комиссия имеет право:

1) в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам министерства по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;

2) запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

3) заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, являющихся государственной частью Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов;

4) приглашать на заседания экспертной комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений министерства, в качестве консультантов представителей Государственного архива Иркутской области, сторонних организаций;

5) не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;

6) информировать руководство министерства по вопросам, относящимся к компетенции экспертной комиссии;

7) в установленном порядке представлять министерство в Государственном архиве Иркутской области.

Глава 5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

9. Экспертная комиссия взаимодействует с ЭПК, получает от него соответствующие организационно-методические указания.

10. Экспертная комиссия работает по годовому плану, утвержденному министром.

11. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

12. Заседание экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов экспертной комиссии.

Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании. При разделении голосов поровну решение председателя является решающим

13. Решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах и вступают в силу после их утверждения председателем. В необходимых случаях решения утверждаются после их предварительного согласования с Государственным архивом Иркутской области.

14. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией решений возлагаются на ответственного за архив министерства, являющегося секретарем экспертной комиссии.

Заместитель министра

Т.А.Шеметова

Согласовано

Директор ОГКУ «Государственный

архив Иркутской области»

О.Г.Семенова

Утверждено

приказом министерства

по молодежной политике Иркутской области

от 3 июля 2017 г. № 61-мпр

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПО МОЛОДЕЖНОЙ

ПОЛИТИКЕ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Документы министерства по молодежной политике Иркутской области (далее - министерство), представляющие историческую, научную, социальную, экономическую и культурную ценность, являющиеся областной государственной собственностью, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Иркутской области.

2. До передачи на государственное хранение документы временно (в течение 10 лет) хранятся в архиве министерства (далее - архив).

3. Архив образован в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон № 125-ФЗ), Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-ОЗ «Об архивном деле в Иркутской области» (далее - Закон № 4-ОЗ).

4. Архив создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учета, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на хранение в Государственный архив Иркутской области.

5. Архив находится в помещении министерства по адресу: 664025, г. Иркутск, ул. Ленина, д. 1.

Архив возглавляет должностное лицо министерства, ответственное за архив, которое назначается распоряжением министерства.

6. В своей работе ответственный за архив руководствуется Законом № 125-ФЗ, Законом № 4-ОЗ, распоряжениями и постановлениями Правительства Иркутской области, Инструкцией по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 10 августа 2016 года № 179-уг, Инструкцией по делопроизводству в министерстве, утвержденной распоряжением министерства от 28 июля 2016 года № 46-мр (далее - Инструкции), и иными правовыми актами министерства, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, приказами, указаниями Федерального архивного агентства, типовыми и ведомственными перечнями документов, методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и Государственного архива Иркутской области, настоящим Положением.

7. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник отдела правовой, контрактной, кадровой работы и документационного обеспечения министерства.

8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Государственный архив Иркутской области.

Глава 2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

9. В состав архива входят:

1) законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности министерства;

2) документы по личному составу;

3) печатные (в том числе ведомственные) издания, дополняющие документы архива и документы, необходимые для справочной работы;

4) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры и др.);

5) документы личного происхождения, образовавшиеся в результате деятельности сотрудников министерства и подведомственных ему учреждений, имеющие историческую, культурную или иную ценность.

Глава 3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

10. Основными задачами архива являются:

1) комплектование законченными делопроизводством документами постоянного и долговременного хранения, делами по личному составу, образовавшимися в результате деятельности министерства;

2) учет, обеспечение сохранности, использования документов, находящихся в архиве;

3) подготовка и своевременная передача документов на хранение в Государственный архив Иркутской области;

4) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве министерства;

5) внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

11. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

1) принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы постоянного и долговременного хранения, обработанные в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, Инструкциями, и несет ответственность за их сохранность;

2) совместно с сотрудниками, ответственными за делопроизводство, контролирует сохранность и правильность оформления дел в структурных подразделениях министерства, принимает участие в составлении номенклатуры дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

3) ежегодно (к 1 июня) организует экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве министерства;

4) создает и пополняет научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством документов на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии министерства и экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения и по личному составу;

5) после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и согласования дел по личному составу составляет акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения за соответствующий период;

6) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия и состояния дел в архиве;

7) осуществляет подготовку документов для изготовления архивным агентством Иркутской области страховых копий на особо ценные документы, создает страховой фонд особо ценных документов и фонд пользования, которые вместе с оригиналами передает на хранение в Государственный архив Иркутской области;

8) организует использование документов:

информирует руководство и сотрудников министерства о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела для работы сотрудникам структурных подразделений министерства;

ведет учет использования документов;

выдает в установленном порядке справки, копии и выписки из документов организациям и отдельным лицам;

9) принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу министерства;

10) консультирует сотрудников министерства по вопросам делопроизводства и архива;

11) подготавливает и передает на государственное хранение документы постоянного хранения в Государственный архив Иркутской области в установленные сроки и в установленном порядке;

12) ежегодно (к 1 декабря) представляет в Государственный архив Иркутской области паспорт архива министерства и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Глава 4. ПРАВА АРХИВА

12. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

1) контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях министерства;

2) запрашивать от сотрудников министерства сведения, необходимые для работы с архивом;

3) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов сотрудников, работающих в министерстве, в качестве консультантов работников Государственного архива Иркутской области;

4) требовать от сотрудников министерства письменные объяснения причин отсутствия документов.

Глава 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА АРХИВ

13. Должностное лицо министерства, ответственное за архив, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Положение об архиве разработано в соответствии с типовым положением об архиве учреждения.

Заместитель министра

Т.А.Шеметова