Об утверждении Административного регламента министерства финансов Нижегородской области по исполнению государственной функции «Обеспечение использования документов, находящихся на архивном хранении...



Министерство финансов Нижегородской области

Министерство финансов Нижегородской области

Приказ

от 03.09.2010 № 126

Об утверждении Административного регламента министерства финансов Нижегородской области по исполнению государственной функции «Обеспечение использования документов, находящихся на архивном хранении в министерстве финансов Нижегородской области

УТРАТИЛ СИЛУ:

Приказ министерства финансов Нижегородской области от 08.08.2011 № 96

ИЗМЕНЕНИЯ:

Приказ министерства финансов Нижегородской области от 24.11.2010 № 151

Приказ министерства финансов Нижегородской области от 17.06.2011 № 75

В целях реализации мероприятий по разработке и утверждению административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в соответствии с постановлением Правительства Нижегородской области от 22 ноября 2007 № 430 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг в Нижегородской области"

приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент министерства финансов Нижегородской области по исполнению государственной  функции "Обеспечение использования документов, находящихся на архивном хранении в министерстве финансов Нижегородской области ".

2. Внести необходимые дополнения в должностные регламенты сотрудникам, осуществляющим действия в соответствии с административным регламентом по исполнению государственной функции.

Министр

О.Ю.Сулима

УТВЕРЖДЕН

приказом министерства финансов

Нижегородской области

от 03.09.2010 № 126

Административный регламент

министерства финансов Нижегородской области по исполнению государственной функции "Обеспечение использования документов,  находящихся на архивном хранении в министерстве финансов Нижегородской области»

I. Общие положения

1.1. Административный регламент министерства финансов Нижегородской области (далее - министерство финансов) по исполнению государственной функции "Обеспечение сохранности, учета и использования документов, находящихся на архивном хранении в министерстве финансов Нижегородской области» (далее - государственная функция) разработан в целях повышения качества работы с пользователями (заявителями) государственной функции и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на архивном хранении в министерстве финансов.

Пользователями (заявителями) государственной функции являются работники министерства финансов, органы государственной власти Нижегородской области, органы местного самоуправления Нижегородской области, иные органы и организации, физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).

Информационное обеспечение заявителей предусматривает выявление запрашиваемой ими информации по документам, подготовку и предоставление им соответствующих информационных документов в плановом или оперативном порядке на основе запросов.

1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета" от 25.12.1993 № 237);

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета" от 05.05.2006 № 95);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета" от 27.10.2004 № 237);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета" от 29.07.2006 № 165);

- Законом Нижегородской области от 07.09.2007 № 124-З "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области" (газета "Нижегородские новости" от 20.09.2007 № 174 (3826);

- Законом Нижегородской области от 22.12.2005 № 209-З "Об архивном деле в Нижегородской области" (газета "Нижегородские новости" от 11.01.2006 № 2 (3414);

- постановлением Правительства Нижегородской области от 26.03.2009 № 155 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях" "Нижегородские новости", N 81(4213), 07.05.2009 ["Правовая среда", N 35(1021), 07.05.2009] (постановление, инструкция (начало)), "Нижегородские новости", N 85(4217), 15.05.2009 ["Правовая среда", N 38(1024), 15.05.2009] (инструкция (окончание), приложения 1-23);

- постановлением Правительства Нижегородской области от 11.12.2009  № 920 «Об утверждении Регламента Правительства Нижегородской области" (газета "Нижегородские новости" от  28.01.2010 №14 (4386);

- постановлением Правительства Нижегородской области от 21.09.2005 № 206 "Об утверждении Положения о министерстве финансов  Нижегородской области";

- приказом министерства финансов Нижегородской области от 10.03.2009 № 19 "Об утверждении Положений о структурных подразделениях, должностных регламентов государственных гражданских служащих и должностных инструкций»;

- Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

- Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263

1.3. Исполнение государственной функции осуществляет министерство финансов.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о государственной функции

2.1.1. Конечным результатом исполнения государственной функции являются: информационное письмо, тематический перечень документов, тематический обзор, копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в министерстве финансов, уведомления о пересылке непрофильного запроса, уведомления о возможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательный ответ.

2.1.2. Информация о порядке исполнения государственной функции представляется в отделе документооборота и контроля исполнения документов административно-кадрового управления министерства финансов.

2.1.3. Копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в министерстве финансов, предоставляют  соответствующие структурные подразделения.

Местонахождение и почтовый адрес министерства финансов: ул. Грузинская, 48, г. Нижний Новгород, 603950.

Режим работы:

понедельник - четверг

- 9.00-18.00

пятница

- 9.00-16.45

суббота, воскресенье

- выходные дни.

2.1.4. Телефон/факс отдела документооборота и контроля исполнения документов: (831) 437-08-92; 437-33-10, 421-94-80. e-mail: official@fin.kreml.nnov.ru;

2.1.5. Консультации по вопросам исполнения государственной функции оказываются в отделе документооборота и контроля исполнения документов административно-кадрового управления министерства финансов сотрудниками, уполномоченными начальником  отдела на проведение консультаций.

Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- наличие документов в министерстве финансов  по запрашиваемой тематике;

- срок исполнения запроса.

2.1.6. При ответах на телефонные звонки по вопросу исполнения государственной функции сотрудники министерства финансов обязаны:

- подробно, в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставления государственной функции;

- объяснить причины возможного отказа в исполнении государственной функции.

2.1.7. Для получения копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в министерстве финансов, заявителям необходимо оформить запрос в произвольной форме с отражением в запросе названия организации (для физических лиц - фамилии, имени и отчества), почтового адреса, контактного телефона, темы документа (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации и наличия рукописной подписи,  сотрудникам министерства финансов необходимо оформить запрос по установленной форме с отражением в запросе названия (номера)  отдела, номера связки и года создания документа.

2.2. Условия и сроки исполнения государственной функции

Срок исполнения тематических запросов, запросов социально-правового характера составляет не более 30 дней с момента их регистрации.

Тематические запросы, поступившие от органов государственной власти Нижегородской области, органов местного самоуправления Нижегородской области, иных органов и организаций, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или в сроки, согласованные с заявителем.

Запрос, по которому в министерстве финансов отсутствуют документы (непрофильный), направляется министерством финансов по принадлежности не позднее чем в 7-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.

В тех случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, срок исполнения исчисляется с момента получения дополнительных сведений.

Подготовленные по тематическому запросу, запросу социально-правового характера копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в министерстве финансов, выдаются заявителям без очереди.

2.3. Перечень оснований для отказа

в исполнении государственной функции

Основаниями для отказа в исполнении государственной функции являются:

- отсутствие документов в министерстве финансов  по запрашиваемой тематике;

- плохое физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования;

- ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию;

- ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;

- в случае если текст запроса не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему запрос, если фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.4. Другие положения, характеризующие требования

к исполнению государственной функции, установленные

федеральным законодательством и законодательством

Нижегородской области

Запросы органов государственной власти Нижегородской области, органов местного самоуправления Нижегородской области, иных органов и организаций, физических лиц исполняются бесплатно.

Органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации имеют право на получение от министерства финансов информации, непосредственно касающейся прав и обязанностей этого органа, организации, а также информации, необходимой в связи с взаимодействием с министерством финансов при осуществлении этим органом, организацией своей уставной деятельности.

Гражданин (физическое лицо) имеет право на получение от министерства финансов информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности административных действий

при исполнении государственной функции

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия:

-   прием и первичная обработка запросов;

-   регистрация запросов и подготовка к ним резолюций;

- исполнение запросов по документам, находящимся на архивном хранении в министерстве финансов, в установленные законодательством сроки или в сроки, указанные в резолюции к запросу;

-  предоставление справочной информации о ходе рассмотрения  запроса;

- выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в министерстве финансов;

-  контроль исполнения запросов.

3.2. Прием и первичная обработка запросов

Основанием для начала исполнения государственной функции является запрос органов государственной власти Нижегородской области, органов местного самоуправления Нижегородской области, иных органов и организаций, физических лиц в адрес руководителя министерства финансов или направленный в министерство финансов запрос для рассмотрения по подведомственности.

Доставка в министерство финансов  запросов осуществляется следующими способами:

- фельдъегерской службой;

- через почтовое отделение;

- нарочными;

- лично гражданами;

- с использованием факсимильной связи;

- с использованием электронной почты;

- с использованием телексной и телеграфной связи;

- в виде телефонограмм.

При получении запроса, не имеющего подтверждения подлинности документа (по факсу, электронной почте и др.), обязательным является направление заявителем оригинала запроса, соответствующего требованиям пункта 2.1.7 настоящего административного регламента.

Прием корреспонденции в министерстве финансов производится централизованно отделом документооборота и контроля исполнения документов административно-кадрового управления.

При приеме запросов от нарочных на копии документа заявителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудника отдела, принявшего документ.

При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставится штамп, дата и подпись сотрудника отдела, принявшего документ.

3.3. Регистрация запросов и подготовка к ним резолюций

Поступившие в министерство финансов запросы регистрируются в единой системе электронного документооборота и делопроизводства "Служебная корреспонденция" (далее - ЕСЭДД) в день поступления. Запросы социально-правового характера регистрируются в модуле "Обращения граждан". Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Далее сотрудники отдела документооборота и контроля исполнения документов передают их руководству.

3.4. Исполнение запросов

(в ред. - Приказ министерства финансов Нижегородской области от 24.11.2010 № 151)

Запрос с резолюцией руководителя министерства финансов поступает на исполнение в соответствующее структурное подразделение министерства.

Исполнение запроса осуществляется в срок не более 30 дней с момента его регистрации.

Подготовленные проекты копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в министерстве финансов, поступают на проверку руководителю подразделения и, в случае обнаружения ошибок возвращаются на доработку исполнителю. Доработанные документы визируются руководителем подразделения и подписываются руководителем министерства финансов.

Копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в министерстве финансов, заверяются в соответствии с установленными требованиями.

Если в министерстве финансов отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, министерством финансов производится пересылка запроса в соответствующий орган, организацию.

Должностное лицо, определенное исполнителем запроса, готовит сопроводительное письмо к запросу и уведомление заявителю об отсутствии документов в министерстве финансов и пересылке запроса на исполнение в другой орган, организацию. С запроса снимается копия, которая остается в министерстве финансов, а сам запрос вместе с сопроводительным письмом пересылается в орган, организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке запроса.

Если в министерстве финансов отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю в течение семи дней со дня регистрации направляется уведомление о возможном местонахождении документов.

Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю в течение семи дней направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. Запросы, ожидающие дополнительных сведений, помещаются в специально выделенное дело (папку).

После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях. Полученный ответ передается исполнителю вместе с первым запросом

Исходящие запросы визируются руководителем подразделения и подписываются руководителем министерства финансов.

Персональная ответственность за исполнение запросов возлагается на руководителя министерства финансов.

3.5. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса

Справочную работу по исполнению государственной функции ведут специалисты отдела документооборота и контроля исполнения документов министерства финансов.

Справки предоставляются при личном обращении заявителя или по справочному телефону.

Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении запроса и направлении его на рассмотрение;

- об отказе в рассмотрении запроса;

- о продлении срока рассмотрения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса.

3.6. Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в министерстве финансов

После исполнения запроса заявителю простым письмом по почте направляются копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в министерстве финансов.

По желанию заявителя копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в министерстве финансов, могут быть переданы ему лично.

3.7. Контроль исполнения запросов

Исполнение резолюции руководителя министерства финансов  подлежит контролю в отделе документооборота и контроля исполнения документов.

Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным и своевременным исполнением запросов.

Исполненными считаются запросы, по которым рассмотрены все поставленные в запросе вопросы и заявителю даны исчерпывающие ответы.

3.8. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции на основании административного регламента

(в новой ред. - Приказ министерства финансов Нижегородской области от 24.11.2010 № 151)

(п.3.8.1 в новой ред. - Приказ министерства финансов Нижегородской области от 17.06.2011 № 75)

3.8.1. Заинтересованные лица имеют право обратиться с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц, участвующих в исполнении государственной функции, и решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения государственной функции, на имя Министра, либо в вышестоящий орган (вышестоящему должностному лицу) и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

(п.3.8.2 в ред. - Приказ министерства финансов Нижегородской области от 17.06.2011 № 75)

3.8.2. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить обращение (жалобу) в письменной форме или в форме электронного документа

Место нахождения и почтовый адрес министерства: 603950, г. Нижний Новгород, ул. Грузинская, д.48, телефон 437-08-92, электронный адрес: official@fin.kreml.nnov.ru .

Прием документов и обращений (жалоб):

понедельник - четверг с 09.00 до 18.00; пятница с 09.00 до 16.45,

перерыв с 12.30 до 13.15,

суббота и воскресенье - выходные дни.

3.8.3. Обращение (жалоба), содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении (жалобе) вопросов, с уведомлением лица, направившего обращение (жалобу), о переадресации обращения (жалобы).

3.8.4. Порядок подачи и рассмотрения обращения (жалобы) в письменной форме.

(п.3.8.4.1 в ред. - Приказ министерства финансов Нижегородской области от 17.06.2011 № 75)

3.8.4.1. Письменное обращение (жалоба) должно содержать:

-наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение (жалоба), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

-фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя либо наименование юридического лица, которым подается обращение (жалоба);

-почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения (жалобы);

-суть обращения (жалобы);

-дату обращения (жалобы), подпись.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы и материалы (либо их копии), подтверждающие доводы заявителя.

Обращение (жалоба), поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", а также настоящим регламентом. В обращении в обязательном порядке указывается фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, либо наименование юридического лица (в случае обращения юридического лица), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

3.8.4.2. Письменное обращение (жалоба) подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления в министерство в единой системе электронного документооборота и делопроизводства Нижегородской области.

3.8.4.3. Руководитель министерства назначает исполнителя для рассмотрения и подготовки письменного ответа на поступившее письменное обращение (жалобу).

По результатам рассмотрения обращения (жалобы) принимается решение об удовлетворении требований заявителя и о признании неправомерным обжалованного решения, действия (бездействия) либо об отказе в удовлетворении обращения (жалобы).

3.8.4.4. Обращение (жалоба) заявителя считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы по существу всех поставленных в обращении (жалобе) вопросов.

(п.3.8.4.5 в ред. - Приказ министерства финансов Нижегородской области от 17.06.2011 № 75)

3.8.4.5. Ответ на обращение (жалобу) подготавливается и направляется заявителю в течение 30 дней со дня регистрации обращения (жалобы). В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения (жалобы), по решению руководителя министерства срок рассмотрения обращения (жалобы) может быть продлен, но не более чем на 30 дней с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Ответ на письменное обращение (жалобу) направляется по почтовому адресу, указанному в обращении (жалобе). Ответ на обращение (жалобу), поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении (жалобе), или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении (жалобе).

3.8.4.6. Если в письменном обращении (жалобе) не указаны наименование юридического лица или фамилия лица, направившего обращение (жалобу), и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение (жалобу) не дается.

В случае, если текст письменного обращения (жалобы) не поддается прочтению, ответ на обращение (жалобу) не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения (жалобы) сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.8.4.7. При повторном обращении дополнительное рассмотрение разрешенных обращений заявителей проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения вопроса, вызывающего указанные обращения.

В случае если в обращении (жалобе) содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель министерства вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.