О внесении изменений в приказ Управления архивами Свердловской области от 15.06.2017 № 27-01-33/97 «Об утверждении проверочных листов (списка контрольных вопросов), используемых Управлением архивам...



Утратил силу приказом Управления архивами Свердловской области от 27.05.2020 № 27-01-33/74

ПРИКАЗ

Управление архивами Свердловской области

от 04.09.2017 № 27-01-33/137

О внесении изменений в приказ Управления архивами Свердловской области от 15.06.2017 № 27-01-33/97 «Об утверждении проверочных листов (списка контрольных вопросов), используемых Управлением архивами Свердловской области при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации и Свердловской области в отношении государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов, расположенных на территории Свердловской области, исполнительных органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления, расположенных на территории Свердловской области и организаций»

Вносит изменения в следующий документ:

приказ Управления архивами Свердловской области от 15.06.2017 № 27-01-33/97 (ru66000201700556)

В соответствии со статьей 101 Областного закона от 10 марта 1999 года № 4-ОЗ «О правовых актах в Свердловской области», на основании экспертного заключения Главного Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Свердловской области от 17.07.2017 № 02-1253-ЭЗ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ Управления архивами Свердловской области от 15.06.2017 № 27-01-33/97 «Об утверждении проверочных листов (списка контрольных вопросов), используемых Управлением архивами Свердловской области при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации и Свердловской области в отношении государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов, расположенных на территории Свердловской области, исполнительных органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления, расположенных на территории Свердловской области и организаций» («Официальный интернет-портал правовой информации Свердловской области» (www.pravo.gov66.ru), 2017, 16 июня, № 13409) (далее – приказ Управления архивами Свердловской области от 15.06.2017 № 27-01-33/97) следующие изменения:

1) наименование после слов «органов местного самоуправления, расположенных на территории Свердловской области» дополнить запятой;

2) преамбулу после слова «общих» дополнить словом «требований»;

3) в пункте 2 после слов «органов местного самоуправления, расположенных на территории Свердловской области» дополнить запятой.

2. Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации и Свердловской области в отношении государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов, расположенных на территории Свердловской области, утвержденный приказом Управления архивами Свердловской области от 15.06.2017 № 27-01-33/97, изложить в новой редакции (прилагается).

3. Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации и Свердловской области в отношении исполнительных органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления, расположенных на территории Свердловской области и организаций, утвержденный приказом Управления архивами Свердловской области от 15.06.2017 № 27-01-33/97, изложить в новой редакции (прилагается).

4. Настоящий приказ опубликовать на «Официальном интернет-портале правовой информации Свердловской области» (www.pravo.gov66.ru).

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Заместителя Начальника Управления архивами Свердловской области С.С. Кичигину.

Начальник Управления архивами

Свердловской области

А.А. Капустин

УТВЕРЖДЕН

приказом Управления архивами

Свердловской области

от ______________№ ______________

УПРАВЛЕНИЕ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ

(список контрольных вопросов)

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле в Свердловской области. ________________________________________________________________________________________________________

вид государственного контроля (надзора)

_________________________________________________________________________________________________________

вид (виды) деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, производственных объектов, их типов и (или) отдельных характеристик, категорий риска, классов (категорий) опасности, в отношении которых применяется данная форма проверочного листа

Учетный номер проверки: ___________________________________________________________________________________

Дата присвоения учетного номера проверки в Едином реестре проверок: ___________________________________________

Реквизиты приказа о проведении проверки: ____________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы лица Управления архивами Свердловской области, проводящего проверку: __________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________

Наименование и реквизиты юридического лица, в отношении которого проводится проверка:

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Место проведения проверки / указание на используемые юридическим лицом, в отношении которого проводится проверка, производственные объекты: _______________________________________________________________________________

В соответствии с _________________________________________________________________________________________

реквизиты нормативного правового акта об утверждении положения о виде федерального государственного контроля (надзора) или порядке организации и проведения вида регионального государственного контроля (надзора), содержащего данную норму

предмет проведения проверки ограничен обязательными требованиями, изложенными в данной форме проверочного листа.

Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований

Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования

Выполнено

Не выполнено

Примечание

1

2

3

4

5

Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления):

Наличие организационно-распорядительных документов, в которых закреплены функции и полномочия юридического лица по созданию архива, хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного Фонда Российской Федерации, а также других архивных документов:

- устав государственного или муниципального архива либо положение о структурном подразделении органа местного самоуправления, создаваемое муниципальным образованием, расположенным на территории Свердловской области, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

- положения о структурных подразделениях архива;

- должностные инструкции, должностные регламенты сотрудников;

- приказы архива, решения, постановления (распоряжения) органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, относящиеся к основной деятельности структурного подразделения органа местного самоуправления, муниципального архива;

- штатное расписание архива (выписка из штатного расписания органа местного самоуправления)

Статьи 6, 7, 8, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 21, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункт 17 статьи 14 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

статья 2 Закона Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области»

Наличие документов, подтверждающих решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов

статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

п. 4.3.1. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее – Правила от 18.01.2007 № 19)

Наличие договоров между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления) о включении документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного Фонда Российской Федерации

части 4, 7 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункт 4.3.1. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае принятия решения о включении документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного Фонда Российской Федерации экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК)

Наличие договора между государственным или муниципальным архивом (администрацией муниципального образования) с собственником или владельцем документов о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации

часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Наличие договора между уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела с территориальным органом, федеральным органом государственной власти и федеральной организацией о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственный архив

часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Заполняется только для государственного архива субъекта Российской Федерации

Наличие договора хранения архивных документов, переданных собственником или владельцем на хранение в государственный или муниципальный архив (структурное подразделение органа местного самоуправления)

пункт 1 части 2 статьи 7, пункт 2 части 1 статьи 8 и часть 4 статьи 18 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункт 3.7.11. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае осуществления данного вида деятельности государственным или муниципальным архивом (структурным подразделением органа местного самоуправления)

Наличие договора о временном хранении архивных документов юридическим лицом – правопреемником реорганизуемой организации с государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления)

часть 6 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Заполняется в случае реорганизации организации (предприятия) – источника комплектования государственного или муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления) и передачи архивных документов на временное хранение правопреемнику данной организации (предприятия)

Наличие договора о передаче архивных документов между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления)

части 8, 10 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункт 4.5. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае поступления в государственный или муниципальный архив (структурное подразделение органа местного самоуправления) архивных документов от ликвидированной государственной, муниципальной или негосударственной организации, в том числе в результате банкротства

Наличие договоров дарения, завещания, купли-продажи, решение суда о передаче документов в государственный или муниципальный архив (структурное подразделение органа местного самоуправления)

часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Заполняется в случае поступления архивных документов в государственный или муниципальный архив (структурное подразделение органа местного самоуправления) на основании договоров дарения, завещания, купли-продажи, решения суда

Наличие уведомления правопреемника о переходе к нему прав собственника на документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности

часть 1 статьи 11 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Заполняется в случае состоявшегося отчуждения или перехода документов Архивного Фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, от одного лица к другому в порядке универсального правопреемства либо иным способом

Наличие правового акта государственного органа, органа местного самоуправления о предоставлении архиву здания и (или) помещения, отвечающего нормативным требованиям хранения архивных документов

части 1, 2 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Наличие согласованной с ЭПК и утвержденной руководителем государственного или муниципального архива (органа местного самоуправления) номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве

пункты 4.14 - 4.18. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерством культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила от 31.03.2015 № 526)

Наличие положения о дирекции и комиссиях государственного или муниципального архива, органа местного самоуправления, регулирующих архивное дело и проведение обязательной экспертизы ценности документов (экспертной, методической) и иных коллегиальных органах и протоколов их заседаний

части 5, 6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 4.7. - 4.11. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие инструкции по делопроизводству

статья 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования

Требования ГОСТ обязывают любую организацию сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства для того, чтобы организация смогла обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности, и их соблюдение является обязательным условием для ее включения в информационные ресурсы

Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном или муниципальном архиве

Наличие инструкции по технике безопасности и охране труда, журналов учета инструктажей по охране труда и технике безопасности, обеспечивающих соблюдение технологии работ, в т.ч. по обеспечению нормативных условий хранения архивных документов

пункты 2.11., 2.11.1., 2.11.1.1., 2.11.2.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие инструкции о порядке работы при чрезвычайных ситуациях, согласованной с организационно-распорядительными документами по линии мобилизационной подготовки и гражданской обороны государственного или муниципального архива (органа местного самоуправления), обеспечивающей нормативные условия хранения архивных документов

пункты 2.11., 2.11.1., 2.11.16. Правил от 18.01.2007 № 19;

приказ Росархива от 28.03.2001 № 24 «О введении в действие «Примерной инструкции о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях»

Наличие и размещение правового акта об установлении противопожарного режима и инструкции о мерах пожарной безопасности

пункты 2.11., 2.11.1., 2.11.2.1. Правил от 18.01.2007 № 19;

пункты 1.9., 9.5. Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 № 3

Наличие правового акта о назначении лица, ответственного за приобретение, ремонт, сохранность и исправное состояние первичных средств пожаротушения

Соблюдается ли противопожарный режим в здании и/или помещениях государственного или муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления)?

пункты 2.11., 2.11.1., 2.11.2.1. Правил от 18.01.2007 № 19;

Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 № 3

Наличие схем эвакуации людей и документов, пожарной сигнализации, первичных средств пожаротушения и журналов их учета, табличек с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние» и «О пожаре звонить по телефону»

Проводятся ли учебные тревоги (практические тренировки) по отработке действий персонала на случай пожара?

пункты 2.11., 2.11.1., 2.11.2.1. Правил от 18.01.2007 № 19;

пункт 1.12. Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 № 3

Исполняются ли предписания органов надзора за противопожарным режимом, обеспечивающие нормативные условия хранения архивных документов?

пункты 2.11., 2.11.1., 2.11.2.1. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае наличия предписания, вынесенного органами пожарного надзора

Наличие заключения о соответствии месторасположения государственного или муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления) требованиям пожарной безопасности (экспертиза огнестойкости здания и его основных конструкций)

пункты 2.11., 2.11.1., 2.11.1.1. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие заключения санитарно-эпидемиологической службы о степени загрязненности воздуха

пункты 2.11., 2.11.1., 2.11.1.1. Правил от 18.01.2007 № 19

Соблюдается ли охранный режим в здании и/или помещениях государственного или муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления)?

пункты 2.11., 2.11.1., 2.11.2.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие утвержденной инструкции о порядке осуществления охраны государственного или муниципального архива (органа местного самоуправления), согласованной с осуществляющим охрану подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации?

пункты 2.11., 2.11.1., 2.11.2.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие утвержденной в установленном порядке инструкции об охранном режиме государственного или муниципального архива (органа местного самоуправления), регламентирующей получение, сдачу ключей и помещений под охрану, обеспечивающей нормативные условия хранения архивных документов

пункты 2.11., 2.11.1., 2.11.2.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие приказа о назначении должностного лица, ответственного за ведение журнала регистрации (учета) ключей к замкам помещений государственного или муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления) и самого журнала

пункт 2.11.2.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие договоров с охранными предприятиями, позволяющих обеспечить нормативные условия хранения архивных документов

пункт 2.11.2.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Размещен ли список лиц имеющих право доступа в архивохранилище на посту охраны?

пункт 2.11.2.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие утвержденного порядка на вынос из государственного или муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления) архивных документов, научно-справочного аппарата к ним и специальных пропусков на них

пункт 2.11.2.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие книг:

- учета выдачи архивных документов, описей дел, копий фонда пользования из архивохранилища в читальный зал;

- учета выдачи архивных документов, описей дел, копий фонда пользования из архивохранилища в рабочие помещения (в том числе в лабораторию)

пункты 2.11.10.2., 2.11.10.5. Правил от 18.01.2007 № 19

При наличии нескольких архивохранилищ в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления) – на каждое архивохранилище

Соблюдаются ли сроки выдачи архивных документов?

пункт 2.11.10.1. Правил от 18.01.2007 № 19

Оформляется ли выдача архивных документов, дел, копий фонда пользования, описей дел, документов из архивохранилища заказом (требованием) на выдачу документов?

пункты 2.11.10.2.-2.11.10.4. Правил от 18.01.2007 № 19;

пункт 3.2.6. Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства культуры России от 03.06.2013 № 635

Наличие письменных разрешений на выдачу архивных документов из архивохранилища

пункт 2.11.10. Правил от 18.01.2007 № 19;

пункт 2.3. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства культуры России от 03.06.2013 № 635

Используются ли карты – заместители при выдаче архивных дел из архивохранилища?

пункт 2.11.10. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие листов использования, листов-заверителей в архивных документах, выдаваемых из архивохранилища

пункт 2.11.10. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие актов о выдаче архивных документов во временное пользование, гарантийных писем об обеспечении нормативных условий хранения архивных документов, выданных во временное пользование, книги регистрации (учета) выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища во временное пользование

пункты 2.11.10., 2.11.10.2., 2.11.10.5. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае осуществления данного вида деятельности государственным или муниципальным архивом (структурным подразделением органа местного самоуправления)

Наличие договора с организациями о проведении выставки и соответствующего приказа (распоряжения) руководителя государственного или муниципального архива (органа местного самоуправления)

пункт 2.11.10. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае осуществления данного вида деятельности государственным или муниципальным архивом (структурным подразделением органа местного самоуправления)

Наличие актов страховой оценки документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе уникальных, вывозимых для экспонирования на выставках, реставрации или с другими целями за рубеж и внутри страны

пункт 2.11.14. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае осуществления данного вида деятельности государственным или муниципальным архивом (структурным подразделением органа местного самоуправления)

Наличие договора со сторонней организацией о проведении работ в отношении архивных документов, позволяющих обеспечить нормативные условия хранения архивных документов

пункт 2.11.10. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае осуществления данного вида деятельности государственным или муниципальным архивом (структурным подразделением органа местного самоуправления)

Наличие и физическое состояние архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации

статья 16 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

статья 7 Закона Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области»

Соответствует ли организация хранения и размещения архивных документов, специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях?

пункты 2.1, 2.2.2., 2.3., 2.9. - 2.11.1.2. , 2.11.3. – 2.11.4.1.1., 2.11.4.3. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие и соблюдение порядка хранения и размещения дел, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни, наличие договоров о материальной ответственности за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

пункты 2.11.4.1.1., 3.7.10. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае наличия в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления) дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

Наличие и соблюдение порядка хранения и размещения уникальных архивных документов

пункты 2.11.4.1.1., 3.7.4. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае наличия в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления) уникальных архивных документов

Наличие плана (схемы) размещения архивных фондов в архивохранилище, утвержденного руководителем государственного или муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления)

пункт 2.11.4.1. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие и размещение карточек (листов) постеллажного и пофондового топографических указателей

пункт 2.11.4.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Соблюдается ли температурно-влажностный режим в здании и (или) помещениях государственного или муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления)?

пункт 2.11.2.3. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие и размещение контрольно-измерительных приборов температуры и относительной влажности воздуха, журнала учета температурно-влажностного режима

пункт 2.11.2.3. Правил от 18.01.2007 № 19

Соблюдается ли световой режим в здании и (или) помещениях государственного или муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления)?

пункт 2.11.2.4. Правил от 18.01.2007 № 19

Соблюдается ли санитарно - гигиенический режим в здании и (или) помещениях государственного или муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления)?

пункты 2.11.4.1.1., 2.11.2.5. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие и размещение фонда пользования, страховых копий особо ценных документов, в том числе уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, актов технического состояния копий страхового фонда

статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 2.11.12., 2.11.12. - 2.11.13.2., 2.11.4.1.2., 3.7.14. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется при наличии в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления) страхового фонда и фонда пользования

Наличие разрешения уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела на передачу страхового фонда в специальное архивохранилище и докладной записки руководителя государственного или муниципального архива (органа местного самоуправления) о готовности к отправке страховых копий

пункты 2.11.13., 2.11.13.3. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае осуществления данного вида деятельности государственным или муниципальным архивом (структурным подразделением органа местного самоуправления)

Наличие разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела на передачу страхового фонда в специальное архивохранилище

пункты 2.11.13., 2.11.13.3. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие актов приема - передачи страховых копий государственного или муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления) на специальное хранение

пункты 2.11.13., 2.11.13.3., 3.7.14. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие листов и актов проверки наличия и состояния архивных документов, наличие и соответствие записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов

пункты 2.11.5., 2.11.8, 3.7.3. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае проведения хотя бы одной проверки наличия и состояния архивных документов в течение всего периода существования государственного или муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления)

Наличие картотеки (книги) учета физического (технического) состояния архивных документов

пункты 2.11.5., 2.11.8. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие карточек учета архивных документов с повреждениями носителя, текста

пункты 2.11.5., 2.11.8. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие книги учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии

пункты 2.11.5., 2.11.8. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае наличия документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления)

Наличие карточек учета технического состояния аудиовизуальных документов

пункты 2.11.5., 2.11.8. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае наличия аудиовизуальных и электронных документов в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления) и выявлении каких-либо повреждений материальных носителей

Наличие актов о выявленных дефектах аудиовизуальных и электронных документов

пункт 2.11.6.1. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие решения руководителя архива (органа местного самоуправления) о признании документа Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки и, прилагаемое к нему, экспертное заключение реставратора и руководителя структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов

пункты 2.11.5., 2.11.7.1., 2.11.7.2, 2.11.9.1., 2.11.9.2., 3.7.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае обнаружения документов с неисправимыми повреждениями в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления)

Наличие акта о неисправимых повреждениях архивных документов и о снятии их с учета государственного или муниципального архива (органа местного самоуправления)

Заполняется в случае наличия документов с неисправимыми повреждениями и снятии их с учета в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления)

Наличие письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета

пункты 2.11.7.1., 2.11.7.2 Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие приказа (иного правового акта) руководителя государственного или муниципального архива (органа местного самоуправления) о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета

пункты 2.11.7.1., 2.11.7.2 Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие карточек учета и картотеки необнаруженных архивных документов

пункт 2.11.5. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае необнаружения документов в ходе проведения архивных работ или проверки наличия и состояния архивных документов в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления)

Наличие акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

пункты 2.11.5., 3.7.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае необнаружения документов в ходе архивных работ или проведения проверки наличия и состояния архивных документов и снятии их с учета в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления)

Наличие справок о проведении розыска

пункты 2.11.5., 3.7.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела о снятии с учета необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны

пункт 2.11.5. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие приказа (иного правового акта) руководителя государственного или муниципального архива (органа местного самоуправления) о снятии с учета необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны

пункт 2.11.5. Правил от 18.01.2007 № 19

Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном или муниципальном архиве

Наличие паспорта государственного или муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления), осуществляющих хранение и учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

статья 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 3.1., 3.1.1. Правил от 18.01.2007 № 19;

Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 № 11

Наличие порядка и схемы учета документов, утвержденных приказом (распоряжением) руководителя государственного или муниципального архива (органа местного самоуправления)

пункты 3.1., 3.2.1. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие и размещение книги учета поступлений документов с итоговой записью о количестве поступивших архивных документов на 1 января каждого года

пункты 2.11.4.1.3., 3.4., 3.4.1., 3.5.2., 3.7.11. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие и размещение списка фондов с итоговой записью о количестве поступивших и выбывших архивных фондов, архивных фондов, находящихся на хранении в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделения органа местного самоуправления) на 1 января каждого года

пункты 2.11.4.1.3., 3.4.1., 3.5.3., 3.7.1., 3.7.11., 3.7.12. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие и размещение листов и карточек фондов

пункты 2.11.4.1.3., 3.4.1., 3.4.2., 3.5.4., 3.7.2., 4.6. Правил от 18.01.2007 № 19;

Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 № 11

Наличие и размещение листов учета аудиовизуальных документов

пункты 2.11.4.1.3., 3.4.1., 3.5.5. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае хранения аудиовизуальных документов в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления)

Соблюдается ли порядок учета аудиовизуальных и электронных документов?

пункты 2.10., 3.3., 3.3.1., 3.7.13. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие, размещение и оформление дел фондов, содержащих весь комплекс документов, указанных в Правилах

пункты 2.11.4.1.3., 3.4.1., 3.5.1., 3.5.9., 3.7.2., 4.6. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие и размещение реестра описей дел, документов, с итоговой записью о количестве поступивших и выбывших описей дел, и их общем количестве на 1 января каждого года

пункты 2.11.4.1.3., 3.4.1., 3.5.7. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие, комплектность экземпляров, оформление и размещение описей дел, документов, наличие в них достоверных итоговых записей и других отметок, предусмотренных Правилами от 18.01.2007 № 19

пункты 2.11.4.1.3., 2.11.5., 3.1., 3.4.1., 3.5.6., 4.6., 3.7.2., 5.5.1. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие паспорта архивохранилища

пункты 3.4.1., 3.5.8. Правил от 18.01.2007 № 19

При наличии нескольких архивохранилищ в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления) – на каждое архивохранилище

Наличие, комплектность экземпляров, правильность заполнения и размещения инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

пункты 2.11.4.1.3., 3.4.1., 3.7.10. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае наличия в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления) дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

Наличие и размещение листов учета и описания уникальных документов

пункты 3.4.1., 3.7.4. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае наличия в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления) уникальных документов

Наличие и размещение списка фондов, содержащих особо ценные документы

пункты 3.4.1., 3.7.5. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае наличия в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления) особо ценных дел, документов

Наличие, размещение и оформление описей особо ценных дел, документов или перечня номеров особо ценных дел, документов (номерника)

пункты 3.4.1., 3.7.5. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие и размещение реестра описей особо ценных дел, документов

пункты 3.4.1., 3.7.5. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие актов приема на хранение документов личного происхождения и решения ЭПК о приеме этих документов в государственный или муниципальный архив (структурное подразделение органа местного самоуправления)

пункты 3.7.1., 3.7.8., 4.4.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае принятия решения ЭПК о включении документов, личного происхождения в состав Архивного Фонда Российской Федерации

Соблюдается ли порядок учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в государственный или муниципальный архив (структурное подразделение органа местного самоуправления), наличие актов их приема-передачи?

пункт 3.7.11. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае осуществления данного вида деятельности государственным или муниципальным архивом (структурным подразделением органа местного самоуправления)

Соблюдается ли порядок учета копий страхового фонда и фонда пользования, наличие книг учета поступлений страхового фонда и фонда пользования?

пункты 3.4.1., 3.7.14. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется при наличии в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления) страхового фонда и фонда пользования

Наличие, комплектность экземпляров, оформление и размещение описей страхового фонда, наличие в них достоверных итоговых записей и других отметок, предусмотренных Правилами

пункты 3.4.1., 3.7.14. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие актов приема-передачи архивных дел, документов на хранение в государственный или муниципальный архив (орган местного самоуправления)

пункты 3.7.1., 3.7.2., 3.7.11., 4.4.1. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие актов возврата документов собственнику

часть 8 статьи 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункт 3.7.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае наличия фактов возврата документов собственнику

Наличие актов об изъятии подлинных единиц хранения, документов, разрешения на их изъятие и копий взамен изъятых документов

пункты 3.7.2., 5.11. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае наличия фактов изъятия документов

Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

пункты 3.5.9., 3.7.2., 4.3.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае наличия фактов выявления документов, подлежащих уничтожению в результате проведения отдельных видов архивных работ в государственном или муниципальном архиве (органе местного самоуправления)

Наличие приемо-сдаточных накладных, по которым передаются на утилизацию архивные документы, подлежащие уничтожению

пункты 3.5.9., 3.7.2., 4.3.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Соблюдается ли порядок учета рассекреченных документов, наличие актов о рассекречивании архивных документов?

пункты 3.5.9., 3.7.7. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется при наличии в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления) рассекреченных документов

Наличие актов о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов

пункты 3.5.9., 3.7.1., 3.7.3. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется при проведении в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления) данного вида архивной работы

Наличие актов описания архивных документов, переработки описей

пункты 3.5.9., 3.7.1., 3.7.3., 5.5.1.1. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие актов о технических ошибках в учетных документах

пункты 2.11.5., 3.5.9., 3.7.2., 3.7.3. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае обнаружения технических ошибок в учетных документах государственного или муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления)

Наличие актов об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду или неучтенных в данном фонде

пункты 3.5.9., 3.7.1., 3.7.3. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется при выявлении подобных случаев в государственном или муниципальном архиве (органе местного самоуправления)

Наличие вспомогательных учетных документов (карточек и книг движения фондов, описей дел; книг учета фондов и документов, выделенных к уничтожению; книг повидового учета документов и др.), включенных в схему учета архивных документов

пункт 3.4.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие книг учета документов, переданных в другие архивы и актов их приема-передачи

пункты 3.4.2., 3.7.2., 4.6. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае передачи архивных документов государственным или муниципальным архивом (структурным подразделением органа местного самоуправления) в другие архивы

Наличие учетных баз данных, соответствующих приказу Министерства культуры Российской Федерации от 23.10.2000 № 64 «Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах»

пункт 3.6. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие журнала учета документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области, временно хранящихся в муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления)

часть 2 статьи 3 Закона Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области»

Заполняется при наличии в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления) документов, отнесенных к государственной собственности Свердловской области

Соблюдается ли порядок учета библиотечного (справочно-информационного) фонда?

пункт 3.7.16. Правил от 18.01.2007 № 19

Организация комплектования государственного или муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Наличие списка организаций – источников комплектования архива установленной формы, согласованного с ЭПК и утвержденного руководителем государственного архива или органа местного самоуправления (для муниципальных архивов), справок о включении организаций в список источников комплектования или исключении из него

статья 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункт 4.2.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие списка физических лиц (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования архива, согласованного с ЭПК и утвержденного руководителем государственного архива или органа местного самоуправления (для муниципальных архивов), справок о включении граждан в список источников комплектования или исключении из него

статья 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункт 4.2.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется при наличии в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления) источников комплектования архива – физических лиц (собственников или владельцев архивных документов)

Наличие договоров об отношениях и сотрудничестве с организациями негосударственной собственности, гражданами – источниками комплектования архива

пункт 4.2. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае осуществления данного вида деятельности государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления)

Наличие наблюдательных дел организаций – источников комплектования архива, содержащих комплекс документов, характеризующих правовой статус и деятельность организации, работу ее архива и организацию документооборота (паспорт архива организации, положение об архиве и экспертной комиссии, правовые акты о создании архива и составе экспертной комиссии, о назначении ответственного за архив, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел и т.д.)

пункт 4.2.3. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие планов-графиков приема документов на постоянное хранение, утверждения и согласования описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, согласования номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях организаций, инструкций по делопроизводству

часть 2 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 4.11., 4.18. Правил от 31 марта 2015 года № 526;

пункты 4.3.1., 4.4.1., 4.8. Правил от 18.01.2007 № 19

Соблюдается ли порядок приема архивных документов от организаций и граждан – источников комплектования архива?

пункты 4.4., 4.4.1. - 4.4.7. Правил от 18.01.2007 № 19

Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах

Наличие архивных справочников (путеводителей, каталогов, указателей, обзоров)

пункты 5.3.1.-5.4.3.1., 5.5.2. – 5.5.5. Правил от 18.01.2007 № 19

Наличие журнала (картотеки) по учету состояния научно-справочного аппарата

пункт 5.3.1. Правил от 18.01.2007 № 19

Ведется на бумажном носителе и/или в автоматизированном режиме

Наличие журналов (книг, баз данных) регистрации поступающих запросов

пункты 5.8. - 5.8.3. Правил от 18.01.2007 № 19

Соблюдается ли порядок доступа к архивным документам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив?

Статьи 24 - 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 5.1., 5.12. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется при наличии документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации и/или условиями, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в государственный или муниципальный архив (орган местного самоуправления)

Наличие письменного разрешения гражданина, наследников данного гражданина на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также к сведениям, создающим угрозу для его безопасности

Соблюдается ли порядок и сроки исполнения запросов пользователей?

пункты 5.8. - 5.8.3. Правил от 18.01.2007 № 19

Соблюдается ли порядок оформления и выдачи архивных справок, выписок и копий архивных документов пользователям? Наличие заявлений, писем граждан и организаций о получении архивной справки по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справок

Статья 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 5.9. - 5.10. Правил от 18.01.2007 № 19

Соблюдается ли порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале?

пункт 5.12. Правил от 18.01.2007 № 19;

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденный приказом Министерства культуры России от 03.06.2013 № 635

При отсутствии читального зала, распространяется на специально выделенное помещение для обслуживания пользователей в государственном или муниципальном архиве (структурном подразделении органа местного самоуправления)

Ведутся ли личные дела пользователей? Наличие в них личного заявления пользователя, анкеты, разрешения на работу в читальном зале, заказов на архивные документы, расписки об ознакомлении с правилами работы с архивными документами?

Наличие журнала учета посетителей (посещений) читального зала и тематики исследований

Наличие заказов на копирование архивных документов и журналов (книг) их учета

пункт 5.13. Правил от 18.01.2007 № 19

Ведется на бумажном носителе и/или в автоматизированном режиме

Наличие тематического плана (концепции) и тематико-экспозиционного плана выставки

пункт 5.14. Правил от 18.01.2007 № 19

Заполняется в случае осуществления данного вида деятельности государственным или муниципальным архивом (структурным подразделением органа местного самоуправления)

Ведется ли учет использования архивных документов?

пункт 5.17. Правил от 18.01.2007 № 19

Ведется на бумажном носителе и/или в автоматизированном режиме

Примечание. За нарушение указанных обязательных требований установлены следующие меры ответственности:

________________________________________________________________________________________________________

Указание мер ответственности и реквизитов нормативных правовых актов, которыми они установлены

___________________

подпись

_______________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

должность, фамилия и инициалы лица органа государственного контроля (надзора), проводящего проверку

«___»__________ 20__г.

дата

_____________________

подпись

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

должность, фамилия и инициалы представителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, в отношении которого проводится проверка

«___»__________ 20__г.

дата

УТВЕРЖДЕН

приказом Управления архивами

Свердловской области

от ______________№ ______________

УПРАВЛЕНИЕ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ

(список контрольных вопросов)

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле в Свердловской области. ________________________________________________________________________________________________________

вид государственного контроля (надзора)

________________________________________________________________________________________________________

вид (виды) деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, производственных объектов, их типов и (или) отдельных характеристик, категорий риска, классов (категорий) опасности, в отношении которых применяется данная форма проверочного листа

Учетный номер проверки: _________________________________________________________________________________

Дата присвоения учетного номера проверки в Едином реестре проверок: _________________________________________

Реквизиты приказа о проведении проверки: __________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы лица Управления архивами Свердловской области, проводящего проверку: ________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Наименование и реквизиты юридического лица, в отношении которого проводится проверка:

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Место проведения проверки / указание на используемые юридическим лицом, в отношении которого проводится проверка, производственные объекты: ______________________________________________________________________

В соответствии с _________________________________________________________________________________________

реквизиты нормативного правового акта об утверждении положения о виде федерального государственного контроля (надзора) или порядке организации и проведения вида регионального государственного контроля (надзора), содержащего данную норму

предмет проведения проверки ограничен обязательными требованиями, изложенными в данной форме проверочного листа.

Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований

Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования

Выполнено

Не выполнено

Примечание

1

2

3

4

5

Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в организации

Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве организации (предприятия, учреждения)

статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 1.3., 1.4., 1.5. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерством культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила от 31.03.2015 № 526)

Требования данного пункта являются обязательными для государственных органов, органов местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района

Наличие организационно-распорядительных документов о назначении ответственного в организации (учреждении, на предприятии) за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, в т.ч. документов по личному составу

статьи 5, 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 1.3., 1.4, 2.9., 2.10. Правил от 31.03.2015 № 526

Приказ, должностные инструкции (регламенты), положение о структурном подразделении организации и другие локальные правовые акты, на основании которых за сотрудником (должностным лицом) закреплены обязанности по обеспечению сохранности архивных документов, их учету, комплектованию и использованию

Наличие помещения под архив, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов

статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 2.4. - 2.20. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие согласованной с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) и утвержденной руководителем организации (предприятия, учреждения) номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве

пункты 4.14 - 4.18. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие инструкции по делопроизводству

статья 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования

Требования ГОСТ обязывают любую организацию сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства для того, чтобы организация смогла обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности, и их соблюдение является обязательным условием для ее включения в информационные ресурсы

Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Наличие плана конкретных мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов организации (предприятия, учреждения)

пункт 2.49. Правил от 31.03.2015 № 526

Соблюдается ли противопожарный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

пункты 4, 6, 7, 61, 70 раздела I, раздел XIX Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390;

пункты 2.14., 2.15., 2.22. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие в архиве пожарной сигнализации, схем эвакуации людей и документов, первичных средств пожаротушения и журналов их учета, табличек с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние» и «О пожаре звонить по телефону»

Соблюдается ли охранный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

пункты 2.14., 2.15., 2.20., 2.23. Правил от 31.03.2015 № 526

В т.ч. наличие охранной сигнализации, запирающихся решеток на окнах, дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома

Наличие порядка сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива, установленного руководством организации (предприятия, учреждения)

пункты 2.14., 2.15., 2.23. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие специальных пропусков на вынос архивных документов из здания архива и/или организации (предприятия, учреждения)

пункт 2.23. Правил от 31.03.2015 № 526

Соответствует ли организация хранения и размещение архивных документов, специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях?

пункты 2.21., 2.35., 2.36. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие постеллажного и пофондового (при большом количестве фондов) топографических указателей

пункты 2.37, 2.38. Правил от 31.03.2015 № 526

Соблюдается ли световой режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

пункт 2.24. Правил от 31.03.2015 № 526

Соблюдается ли температурно-влажностный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

пункты 2.25., 2.34. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие контрольно-измерительных приборов температуры и относительной влажности воздуха, журнала учета температурно-влажностного режима

пункт 2.26. Правил от 31.03.2015 № 526

Соблюдается ли санитарно-гигиенический режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

пункты 2.27 – 2.29. Правил от 31.03.2015 № 526

Соблюдаются ли обязательные условия хранения электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?

пункты 2.30 – 2.32., 2.34., 2.35., 2.40. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) электронных документов

Создается ли фонд пользования электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?

пункт 2.33. Правил от 31.03.2015 № 526

Соблюдается ли порядок проведения и периодичность проверок наличия и состояния документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?

пункты 2.39. – 2.43. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется в случае проведения хотя бы одной проверки наличия и состояния архивных документов в течение всего периода существования архива организации (учреждения, предприятия)

Наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов

пункт 2.43. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие акта об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководством организации (предприятия, учреждения), прилагаемой к нему справки о проведении розыска

пункты 2.44., 3.15., 4.32., 6.8. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации (учреждения, предприятия)

Наличие письменных разрешений руководителя архива или руководителя (структурного подразделения) организации (учреждения, предприятия) на выдачу архивных документов

пункт 2.45. Правил от 31.03.2015 № 526

Соблюдаются ли порядок и сроки выдачи архивных документов, в том числе электронных документов?

пункты 2.45. – 2.48. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие книги выдачи архивных документов, описей дел, копий фонда пользования

пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 № 526

Оформляется ли выдача сотрудникам архивных документов, дел, копий фонда пользования, описей дел, документов из архивохранилища заказом (служебной запиской) на выдачу документов?

пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 № 526

Оформляется ли выдача архивных документов, копий фонда пользования в сторонние организации актом о выдаче дел во временное пользование?

пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 № 526

Используются ли карты-заместители при выдаче архивных дел?

пункт 2.47. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие листов использования и листов-заверителей в архивных документах, выдаваемых из архивохранилища

пункт 2.47. Правил от 31.03.2015 № 526

Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Наличие паспорта архива организации (учреждения, предприятия) и пояснительная записка к нему

пункты 3.1., 3.2., 3.12., Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие книги учет поступления и выбытия дел, документов установленной формы

пункты 3.6., 3.7. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие списка фондов установленной формы

пункты 2.3., 3.3., 3.6., 3.8. Правил от 31.03.2015 № 526

Ведется в организации при наличии более одного архивного фонда

Наличие листов фондов установленной формы

пункты 3.6., 3.9. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных установленным порядком

пункты 3.6., 3.10., 4.10. – 4.12., 4.31. - 4.34., 5.5. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие реестра описей установленной формы

пункты 3.6., 3.11. Правил от 31.03.2015 № 526

Ведется в организации при наличии двух и более описей дел, документов

Наличие дела фонда

пункт 3.15. Правил от 31.03.2015 № 526

Ведется на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации (учреждения, предприятия)

Соблюдается ли порядок учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации?

статьи 16, 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 3.14 – 3.15. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие актов о технических ошибках в учетных документах архива организации (предприятия, учреждения) установленной формы

пункты 2.43., 3.15. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется в случае обнаружения технических ошибок в учетных документах архива организации (учреждения, предприятия)

Наличие акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) установленной формы

пункты 2.43., 3.15. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации (учреждения, предприятия)

Наличие актов установленной формы о неисправимых повреждениях архивных документов

пункт 3.15. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации (учреждения, предприятия)

Организация комплектования в организации архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Наличие документов, подтверждающих решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов

статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункт 4.4. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие правового акта о создании и составе экспертной комиссии организации (предприятия, учреждения), положения об экспертной комиссии и протоколов ее заседаний

части 5, 6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 4.7. – 4.11. Правил от 31.03.2015 № 526

Соблюдаются ли сроки и порядок проведения экспертизы ценности в организации?

пункты 4.3. - 4.6., 4.10. ,4.11. Правил от 31.03.2015 № 526

Отсутствуют ли факты утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации?

пункты 3.15., 4.3. - 4.6., 4.10. - 4.13. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и другие документы, подтверждающие факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию)

пункты 3.15., 4.12., 4.13. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие графика передачи дел в архив из структурных подразделений, утвержденного руководителем организации (учреждения, предприятия)

пункт 4.33. Правил от 31.03.2015 № 526

Соблюдается ли порядок приема – передачи дел в архив организации (учреждения, предприятия) из структурных подразделений, в том числе электронных документов?

пункты 4.33. – 4.34. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие, оформление и физическое состояние архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе электронных документов

(единиц хранения)

статьи 16, 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 2.9. - 2.11., 3.1.,3.3., 3.4., 4.19. - 4.30., 4.34. Правил от 31.03.2015 № 526

Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях

Соблюдается ли порядок доступа к архивным документам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и/или условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив?

Статьи 24 - 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 5.2., 5.20. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется при наличии документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации и/или условиями, которые установили собственники или владельцы архивных документов

Наличие письменного разрешения гражданина, наследников данного гражданина на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также к сведениям, создающим угрозу для его безопасности

Наличие исторической справки к фонду

пункт 5.6. Правил от 31.03.2015 № 526

Ведется ли учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов? Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов

пункт 5.8. Правил от 31.03.2015 № 526

Соблюдается ли порядок и сроки исполнения запросов пользователей? Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации

пункты 5.9. – 5.10. Правил от 31.03.2015 № 526

Соблюдается ли порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, а также порядок получения их пользователями?

Статья 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 5.11. – 5.18. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие актов об изъятии из дел (возвращении) подлинных личных документов и копий взамен изъятых документов

пункт 5.17. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел

Наличие разрешения руководителя организации (учреждения, предприятия) на изъятие из дел (возвращение) подлинных личных документов

пункт 5.17. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел

Соблюдается ли порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале?

пункт 5.19. Правил от 31.03.2015 № 526

При отсутствии читального зала, распространяется на специально выделенное помещение, выделенное для работы пользователей с архивными документами

Наличие разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) на работу в помещении архива

пункт 5.19. Правил от 31.03.2015 № 526

Организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации на хранение в государственный или муниципальный архив

Соблюдаются ли сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?

статьи 22, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

пункты 4.1 – 4.2., 6.5. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие письменного разрешения государственного (муниципального) архива о продлении сроков хранения документов в архиве организации (учреждения, предприятия)

пункт 6.5. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся сверхустановленного срока

Наличие актов приема-передачи документов на хранение установленной формы

пункты 3.15., 6.8. Правил от 31.03.2015 № 526

Соблюдаются ли порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?

пункты 6.6. - 6.8. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие актов об обнаружении дефектов

пункт 6.7. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется при выявлении подобных случаев при передаче документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

Предусмотрено ли организацией (учреждением, предприятием) участие представителя государственного (муниципального) архива в составе ликвидационной комиссии в случае реорганизации или ликвидации организации?

пункты 7.1., 7.2. Правил от 31.03.2015 № 526

Примечание. За нарушение указанных обязательных требований установлены следующие меры ответственности:

________________________________________________________________________________________________________

Указание мер ответственности и реквизитов нормативных правовых актов, которыми они установлены

___________________

подпись

_______________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

должность, фамилия и инициалы лица органа государственного контроля (надзора), проводящего проверку

«___»__________ 20__г.

дата

_____________________

подпись

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

должность, фамилия и инициалы представителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, в отношении которого проводится проверка

«___»__________ 20__г.

дата