ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И СДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ



СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ

В199905516

В199905516

СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ

ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

                          04.11.99 N 137

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И СДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ

В целях упорядочения работы по хранению, отбору и сдаче в архив документов федеральных судов общей юрисдикции приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2000 г. согласованную с Федеральной архивной службой России Инструкцию о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции (прилагается).

2. Председателям верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов организовать изучение названной Инструкции с федеральными судьями, секретарями, администраторами судов, работниками архивов судов и обеспечить ее правильное применение в практической деятельности.

3. Признать Инструкцию о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов, утвержденную Приказом Министра юстиции СССР от 17 сентября 1980 г. N 13, не подлежащей применению в федеральных судах общей юрисдикции.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Генерального директора Судебного департамента Воронова В.А.

Генеральный директор

В.С.ЧЕРНЯВСКИЙ

Утверждено

Приказом Генерального

директора Судебного

департамента при

Верховном Суде

Российской Федерации

от 4 ноября 1999 г. N 137

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И СДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ

1. Общие положения

1.1. Работа с документами федеральных судов общей юрисдикции (далее - суды) как в делопроизводстве, так и в архиве представляет собой единый процесс.

Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее - дела (наряды) <*>), обеспечение сохранности всех документов, имеющих научную и практическую ценность, является важнейшей задачей делопроизводственной службы и архива суда.

---------------------------------

<*> Наряд - это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке или в хронологической последовательности.

1.2. Правильно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор дел, производств, нарядов для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности суда.

1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-1, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552, Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", Основными правилами работы ведомственных архивов, одобренными коллегией Главного архивного управления СССР 28 августа 1985 г. и утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, Положением о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденным Приказом Генерального директора Судебного департамента от 25 февраля 1999 г. N 23, временной Инструкции по делопроизводству в районном суде, утвержденной Приказом Генерального директора Судебного департамента от 29 января 1999 г. N 8, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, 1989 г.

1.4. В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок использования и хранения документов в архиве суда, методика отбора дел для постоянного хранения и к уничтожению, правила передачи дел (нарядов) в государственные и муниципальные архивы.

2. Экспертиза научной и практической ценности документов

   2.1. Экспертиза ценности документов:

это определение (оценка) политического, научного, практического, хозяйственного и социально - культурного значения документов в целях отбора их для постоянного хранения и установления сроков хранения.

2.2. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.

2.3. Экспертиза ценности документов и отбор их на хранение и уничтожение проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) суда.

2.4. Экспертная комиссия назначается приказом председателя суда из числа наиболее квалифицированных и опытных работников структурного подразделения, канцелярии, архива и представителя соответствующего архивного учреждения. Председателем экспертной комиссии назначается один из судей, секретарем - заведующий архивом.

2.5. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

- дает заключения о характере документов для определения сроков хранения уголовных, гражданских дел, кассационных и надзорных производств по уголовным и гражданским делам, административных дел, нарядов и других документов. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

- рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный и муниципальный архив, описи дел по личному составу;

- выносит решения о представлении описей дел постоянного хранения на утверждение председателем суда и экспертно проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения;

- выносит решение о представлении описи дел по личному составу на утверждение председателем суда и на согласование с экспертно проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения;

- рассматривает акты о выделении к уничтожению документов и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты о необнаружении дел (нарядов), подлежащих передаче на государственное и муниципальное хранение;

- рассматривает проекты номенклатуры дел (нарядов) структурных подразделений и сводной номенклатуры дел (нарядов) суда;

- принимает участие в подготовке к рассмотрению проектов методических пособий по делопроизводству и работе архива.

2.6. Заседания экспертной комиссии суда проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

2.7. Заседания комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается председателем суда.

2.8. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы, при разделении голосов поровну, разрешаются председателем суда, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно - проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.

2.9. Ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

3. Подготовка и оформление дел к последующему хранению

3.1. Решение на передачу в архив уголовных, гражданских и административных дел, производств принимает председатель суда (судебной коллегии).

3.2. До передачи в архив все законченные делопроизводством судебные дела, кассационные и надзорные производства, наряды и другие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил по работе ведомственных архивов и Единой государственной системы документационного обеспечения управления.

3.3. В уголовных и гражданских делах, кассационных и надзорных производствах, административных делах, подлежащих сдаче в архив на постоянное и долговременное (свыше 10 лет) хранение, работники секретариата суда (коллегии) должны прошить, пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить внутреннюю опись документов, находящихся в деле, производстве (приложение 1).

3.4. В конце дела, производства на отдельном листе - заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2).

3.5. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа; в учетно - статистических карточках - на отдельном чистом листе формата карточки.

3.6. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела производства или чистый оборот листа последнего документа.

3.7. Если дело, производство подшито или переплетено без листа - заверителя, то он наклеивается за верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства.

3.8. Работники секретариата судебной коллегии, секретарь суда обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления. При этом необходимо руководствоваться следующим:

- уголовное дело, по которому согласно приговору или определению суда осужденный подлежит заключению под стражу, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находившийся на свободе, заключен под стражу, и сообщения исправительного учреждения о прибытии осужденного для отбывания наказания;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено условно, считается законченным, когда осужденный взят на учет органами внутренних дел для осуществления контроля за его поведением;

- уголовное дело, по которому объявлен розыск осужденного, скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается законченным по получении извещения от органов внутренних дел о его задержании и исполнении вынесенного приговора;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде штрафа, считается законченным по возвращении в суд исполнительного листа с отметкой судебного пристава - исполнителя об исполнении;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде обязательных работ, считается законченным после получения судом от уголовно - исполнительной инспекции по месту жительства осужденного уведомления о получении копии приговора и о взятии его на учет;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, считается законченным после получения от уголовно - исполнительной инспекции по месту жительства осужденного уведомления о получении копии приговора и о взятии осужденного на учет;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде исправительных работ, считается законченным после получения судом от уголовно - исполнительной инспекции уведомления о получении копии приговора и о взятии осужденного на учет;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде ограничения свободы, считается законченным после получения судом от исправительного центра уведомления о получении копии приговора и о взятии осужденного на учет;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде ареста, считается законченным после получения судом от арестного дома уведомления о прибытии осужденного для отбытия наказания;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде лишения свободы, считается законченным после получения от исправительного учреждения уведомления о начале и месте отбывания наказания;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде смертной казни, считается законченным после получения судом от учреждения уголовно - исполнительной системы извещения о поступлении осужденного в учреждение и об исполнении наказания;

- если судом принято решение о необходимости применения в отношении несовершеннолетнего принудительных мер воспитательного воздействия, дело считается законченным после получения судом из отдела по предупреждению правонарушений несовершеннолетних органов внутренних дел извещения о взятии несовершеннолетнего на учет;

- если принудительной мерой воспитательного характера является предупреждение, уголовное дело считается законченным после разъяснения судом несовершеннолетнему вреда, причиненного его деянием, и последствий совершения преступлений, предусмотренных Уголовным кодексом Российской Федерации;

- уголовное дело, по которому согласно приговору отсрочено отбытие наказания беременным женщинам и женщинам, имеющим малолетних детей, считается законченным после поступления в суд от уголовно - исполнительной инспекции уведомления о взятии осужденной на учет;

- уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности и в отношении него применены принудительные меры медицинского характера, считается законченным после получения судом от исправительного учреждения или учреждения органа здравоохранения уведомления о помещении такого лица в психиатрический стационар общего типа, психиатрический стационар специализированного типа, психиатрический стационар специализированного типа с интенсивным наблюдением либо о взятии на амбулаторный учет у психиатра;

- уголовное дело, по которому судом вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;

- уголовное дело, по которому судом вынесен оправдательный приговор за недоказанностью участия подсудимого в совершении преступления или лицо, совершившее это преступление, осталось невыясненным, в архив не сдается, а по вступлении приговора в законную силу направляется прокурору для принятия мер к установлению лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого;

- уголовное дело, по которому приговором суда назначено дополнительное наказание в виде конфискации имущества или лишения специального, воинского или почетного звания, классного чина и государственных наград, считается законченным после возвращения в суд исполнительного листа с отметкой судебного пристава исполнителя об исполнении в части конфискации имущества. В отношении лишения специального, воинского или почетного звания, классного чина, государственных наград - после поступления в суд от органа, присвоившего звание, чин или награду, сообщения об исполнении приговора.

Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением заявленных исковых требований, считается законченным после выдачи судом взыскателю исполнительного листа либо направления его по просьбе взыскателя для принудительного исполнения в соответствии с Федеральным законом N 119-ФЗ от 21 июля 1997 г. "Об исполнительном производстве".

Гражданское дело, по которому в иске отказано, считается законченным после вступления решения в законную силу.

Если суд вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего (федерального, регионального, местного) бюджета, дело считается законченным после приобщения к нему квитанции об оплате суммы штрафа, государственной пошлины.

3.9. Разрешение на передачу административных дел в архив дает судья, который рассмотрел материал. Судья обязан тщательно просмотреть все производство по административному делу, обращая внимание на исполнение.

3.10. Административное дело считается законченным и подлежит передаче в архив:

- при наложении взыскания в виде лишения права управления транспортным средством, после поступления в суд сообщения от органа Государственной инспекции безопасности дорожного движения об изъятии у наказанного лица документа на право управления транспортным средством;

- при конфискации;

- после поступления копии постановления суда с отметкой судебного пристава - исполнителя о передаче конфискованных предметов финансовому органу;

- при прекращении административного дела по другим основаниям;

- после вынесения постановления;

- при внесении предложений об устранении причин и условий, способствовавших совершению правонарушения.

3.11. На обложках уголовных дел и производств, подлежащих постоянному и долговременному (свыше 10 лет) хранению, указывается:

- наименование суда и его непосредственная подчиненность;

- фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи уголовного кодекса, по которой лицо осуждено;

- даты начала и окончания дела;

- номер производства по делу;

- количество листов в деле и срок хранения дела, производства.

Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

4. Подготовка и оформление нарядов и других документов

4.1. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и долговременному (свыше 10 лет) хранению, производят работники канцелярии судебных коллегий и судов, на которых возложена обязанность по их ведению.

4.2. Работники, отвечающие за ведение нарядов, обязаны тщательно просмотреть наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя.

4.3. Не допускается, чтобы под документом вместо подписи исполнителя стояло наименование судебной коллегии или отдела суда.

4.4. Листы в наряде подшиваются в строго хронологическом порядке.

4.5. В законченных нарядах подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2).

4.6. На обложках нарядов записывается заголовок наряда и его индекс (номер), в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в сводной номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в п. 3.11.

4.7. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

ПРИМЕР: Документы изучения и обобщения судебной практики в 2 томах: том 1 - уголовные дела, том 2 - гражданские дела.

4.8. Количество листов в наряде не должно превышать 250 листов. Если количество листов в наряде превышает 250 листов, тогда материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел.

4.9. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.

4.10. Во всех нарядах, включая и наряды с документами по личному составу (приложение 3), составляется внутренняя опись (приложение 1), с указанием краткого содержания, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

4.11. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через знак "+".

4.12. Законченные регистрационные журналы или книги, карточки готовятся к сдаче в архив работниками канцелярии или отделов, ответственных за ведение этих документов, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.

4.13. На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

4.14. Перед сдачей в архив учетно - регистрационных карточек работник канцелярии проверяет их наличие и заполнение всех необходимых реквизитов.

4.15. В каждом томе должно быть 100 - 150 карточек.

4.16. Учетно - регистрационные карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

5. Порядок нумерации листов

5.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, в развернутом виде нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.

5.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.

5.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому раздельно.

5.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется.

5.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

5.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

5.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

5.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.

5.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

5.10. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. Вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нумеровать нельзя (личные документы), их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение 2).

5.11. При большом количестве ошибок в нумерации листов листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.

5.12. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д.

5.13. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы "а", "б", "в" и т.д. Соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

5.14. Учет количества листов в деле (наряде) и наличие особенностей их нумерации указывается в заверительной надписи (приложение 2).

5.15. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. При этом отмечаются все исправления нумерации листов; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

5.16. Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример.

В настоящем деле (наряде) 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются листы с номерами 10а, 54б, 99в. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка и удостоверение личности N 543 осужденного Иванова А.В.

Заведующая канцелярией

СМИРНОВА Т.А.

15.04.99

6. Порядок определения сроков

хранения дел, нарядов

6.1. Сроки хранения дел, нарядов устанавливаются в соответствии со сводной номенклатурой дел. Сроки хранения нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.

6.2. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены сводной номенклатурой дел, устанавливаются экспертной комиссией суда, исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно - проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

6.3. Срок хранения, указанный в сводной номенклатуре дел, исчисляется:

для гражданских дел:

- со дня вступления решения в законную силу;

- со дня вынесения определения о прекращении дела или оставлении иска без рассмотрения;

для уголовных дел:

- со дня окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

- со вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления суда о прекращении дела;

- со дня освобождения осужденного от наказания при условно досрочном освобождении;

- со дня истечения испытательного срока при условном осуждении: со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания - со дня окончания отбытия срока наказания;

- с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.

Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.

6.4. По нарядам, книгам, картотекам срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания в делопроизводстве.

7. Составление описей на дела, наряды

постоянного хранения и дела по личному составу

7.1. Опись дел - это систематизированный перечень заголовков дел, предназначенных для раскрытия содержания дел.

7.2. До передачи в архив на дела, наряды постоянного хранения составляется опись дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу документов и представляется собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов (приложение 3).

7.3. При первом представлении описей на дела, наряды постоянного хранения в соответствующее архивное учреждение к каждой описи составляется предисловие, в котором излагается история структурного подразделения: дата создания, принципы отбора дел, нарядов на постоянное хранение и порядок систематизации дел, нарядов в описи. Предисловие к каждой описи составляется также и при последующих передачах дел, нарядов на хранение в государственный и муниципальный архив, если в силу принятых нормативных актов изменились функции или объем выполняемой структурным подразделением работы.

7.4. Дела, наряды вносят в опись в порядке расположения их в сводной номенклатуре дел. Дела, наряды, включенные в опись, имеющие срок хранения "постоянно", подлежат передаче на хранение в соответствующий государственный и муниципальный архив.

7.5. Годовые разделы этой описи должны рассматриваться экспертной комиссией суда, утверждаться экспертно - проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения и председателем суда.

7.6. В отдельную опись включаются документы по личному составу (приложение 4).

7.7. Годовые разделы описей дел по личному составу должны рассматриваться экспертной комиссией суда, согласовываться с экспертно - проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения и утверждаться председателем суда.

7.8. Годовые разделы описей на дела, наряды постоянного хранения составляются работниками секретариатов судебных коллегий и суда.

7.9. При внесении дел, нарядов в опись необходимо руководствоваться следующим:

- каждое дело, наряд вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- если дело, наряд состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения по согласованию с соответствующим архивным учреждением;

- номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;

- при заполнении графы "Индексы дел, нарядов" для уголовных, гражданских дел и нарядов указываются их номера, которые соответствуют индексам дел, нарядов по сводной номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела, наряда или номера тома наряда;

- графа "Заголовки дел, нарядов" заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела, наряда. Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;

- если в опись вносятся дела, наряды, состоящие из нескольких томов, то в опись вносится заголовок дела, наряда с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

7.10. В описях на надзорные производства по уголовным делам в графе "Заголовки дел, нарядов", на каждой странице описи, вверху делается запись "Надзорные производства" и под ней указываются виды преступлений в хронологическом порядке.

7.11. Заголовком каждого производства в описи является название преступления, за которое осужденные были подвергнуты наказанию или оправданы судом первой инстанции.

7.12. Если на одной странице описи включено несколько производств по однородному виду преступления, например "Об убийстве", то за первой записью вида преступления следует делать запись "То же".

7.13. Виды преступлений в описи группируются в порядке, предусмотренном Уголовным кодексом Российской Федерации.

7.14. К описи, после заверительной надписи, прилагается алфавитный указатель на осужденных с полным наименованием фамилии, имени и отчества. Чтобы найти в описи надзорное производство на конкретное лицо, нужно отыскать это лицо в алфавитном указателе и по номеру, проставленному перед его фамилией, который соответствует порядковому номеру, под которым это производство значится в описи, найти интересующее надзорное производство.

7.15. Вместе с описями на надзорные производства в архив передаются регистрационные и алфавитные карточки на осужденных.

7.16. В описях на надзорные производства по гражданским делам, так же как и в описях на надзорные производства по уголовным делам, в графе "Заголовки дел, нарядов", на каждой странице описи сверху делается запись "Надзорное производство". Затем указываются фамилии истца и ответчика, предмет иска, каким судом и когда рассматривалось дело по первой инстанции.

7.17. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, которая содержит количество и крайние порядковые номера включенных в опись дел, нарядов, должность и фамилию составителя описи. Итоговая запись заверяется заведующей канцелярией и председателем экспертной комиссии и согласовывается с председателем суда.

7.18. После внесения дела, наряда в опись на его обложке, рядом с пометкой "постоянно", проставляется номер описи и номер дела, наряда по описи.

7.19. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указывается количество листов описи, общее число дел, нарядов, внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.

8. Порядок представления описи на утверждение

8.1. Годовые разделы описей на дела, наряды, подлежащие передаче в государственные и муниципальные архивы, представляются на утверждение экспертно - проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения вместе с протоколами рассмотрения этих разделов описей, утвержденными экспертной комиссией суда, не позднее чем через 3 года после окончания дела, наряда в делопроизводстве.

Пример.

Годовые разделы описей на дела, наряды, оконченные делопроизводством в 1994 году, представляются на утверждение экспертно - проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения не позднее 1997 года.

8.2. Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел, нарядов, включенных в эти описи.

8.3. Описи на дела, наряды постоянного хранения составляются в четырех экземплярах и направляются на утверждение экспертно проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения. После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив суда и хранятся у работника, ответственного за архив, в специальном наряде. Первый контрольный экземпляр описи остается в отделе обеспечения сохранности документов и фондов соответствующего архивного учреждения.

8.4. При сдаче дел, нарядов в соответствующее архивное учреждение по истечении 15-летнего срока ведомственного хранения документов вместе с делами, нарядами передаются два экземпляра утвержденных описей.

8.5. На экземпляре описи, который хранится в архиве суда, соответствующее архивное учреждение ставит штамп о принятии документов на учет и дату утверждения описи экспертно проверочной комиссией.

8.6. После утверждения годовых разделов описей экспертно проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения архив суда получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений и личных дел), по которым истек срок хранения, установленный сводной номенклатурой дел.

9. Передача дел, нарядов и других документов в архив

суда, порядок их хранения и использования

9.1. Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела, наряды и другие документы передаются структурными подразделениями в архив суда ежегодно, не позднее 1 декабря текущего года, по графику, утвержденному председателем суда, по истечении 3 лет после завершения их делопроизводством.

Пример.

Дела, наряды, законченные делопроизводством в 1995 году, должны быть переданы в архив не позднее 1 декабря 1998 г.

9.2. Допускается сдача документов в архив суда ранее срока, установленного в п. 9.1 настоящей Инструкции, только с разрешения председателя суда.

9.3. Документы долговременного (10 лет и более) хранения передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела, наряды постоянного хранения и по личному составу (приложение 5).

9.4. На личные дела, сдаваемые в архив, составляется отдельная опись (приложение 4).

9.5. Документы временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" в архив не передаются. По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются после утверждения описи дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, о чем составляется акт (приложение 6).

9.6. Уголовные и гражданские дела, кассационные и надзорные производства передаются в архив по описям и учетно статистическим карточкам.

9.7. О передаче дела делается отметка на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дела.

9.8. Результаты сдачи оформляются актом, в котором указывается: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается секретарем и заведующим архивом и утверждается председателем суда.

9.9. При передаче дел, нарядов в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел, нарядов, которые должны храниться постоянно.

9.10. Поступившие в архив суда дела, наряды и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.

9.11. Дела, наряды систематизируются в зависимости от объема дел, нарядов, по 10 - 50 дел, нарядов в коробке, пачке, связке. На корешке обложки каждой пачки, на коробке указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, нарядов, помещенных в пачку, коробку.

9.12. Если по делу не закончено исполнение, оно в архив суда не сдается. На учетно - статистической карточке делается отметка, у кого находится дело на хранении.

9.13. По окончании исполнения по делу на учетно статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив суда. Акт приема - передачи составляется отдельно.

9.14. Из архива суда дела, наряды выдаются в структурные подразделения для служебной надобности во временное пользование с письменного разрешения председателей коллегий, суда, заместителей председателя суда, начальников и заместителей начальников отделов.

9.15. Отметка о выдаче дела, наряда производится в специальном журнале, где указывается: номер дела, наряда, дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела.

9.16. Если дело (наряд) хранится в соответствующем архиве, то оно истребуется для служебных целей во временное пользование по отдельному письму и выдается по акту. Работник архива о выдаче дела (наряда), истребованного из соответствующего архива, делает также отметку в специальном журнале.

10. Отбор документов и оформление их на уничтожение

10.1. Находящиеся в архиве документы, по которым истек срок, установленный сводной номенклатурой дел, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) к уничтожению осуществляют работники архива. Акты на выделенные к уничтожению дела (наряды) рассматриваются экспертной комиссией суда.

10.2. Отбор дел (нарядов) и других документов к уничтожению оформляется актом (приложение 6).

Акт рассматривается экспертной комиссией суда, в состав которой входит представитель соответствующего архивного учреждения, и утверждается председателем суда.

10.3. Из отобранных к уничтожению дел на постоянное хранение оставляются подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются подлинники определений о прекращении дела.

На приговорах, решениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем дела подшиваются в отдельные наряды в порядке номеров дел, нумеруются и помещаются в твердую обложку.

10.4. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела (наряды) должны соблюдаться следующие правила:

- дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров;

- в конце акта делается запись о том, что из дел, производств изъяты подлинники определений, постановлений и заключений.

10.5. В учетно - статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии суда.

10.6. Одновременно с судебными делами, производствами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и другие документы, по которым истекли сроки хранения, установленные сводной номенклатурой дел. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом.

Акты о выделении к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах или карточках делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта.

10.7. Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, производства, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет.

10.8. Судебные дела, производства, наряды и другие документы, подлежащие уничтожению, сдаются на бумажные фабрики для переработки.

10.9. Перед сдачей они упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется накладными, в которых указывается количество включенных в акт дел (нарядов).

10.10. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.

11. Сроки и порядок сдачи дел, нарядов

на государственное хранение

11.1. Все дела, наряды постоянного хранения, включенные в годовые разделы описей по структурным подразделениям, утвержденные экспертно - проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, подлежат ежегодной сдаче в государственный, муниципальный архив по истечении 15-летнего срока хранения этих дел в архиве суда.

11.2. Перед сдачей дел на государственное, муниципальное хранение соответствующего архивного учреждения заведующий архивом проводит проверку наличия и физического состояния дел, нарядов, включенных в годовые разделы описей по структурным подразделениям.

11.3. При обнаружении дефектов в делах, нарядах заведующий архивом составляет акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников суда.

11.4. Сдача дел, нарядов на хранение в государственный, муниципальный архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 7).

11.5. Сдатчик (архив суда) и приемщик (архивное учреждение) расписываются в приеме - сдаче дел, нарядов на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в архивное учреждение вместе с документами передаются два экземпляра утвержденных описей. Описи в двух экземплярах и один экземпляр акта остаются в архивном учреждении. Второй экземпляр акта возвращается в архив суда после его оформления.

11.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел.

11.7. Номера отсутствующих дел, нарядов оговариваются в акте приема - передачи документов на хранение в государственный, муниципальный архив. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема - передачи справке суда.

11.8. Суд, передающий документы на хранение в государственный, муниципальный архив, обязан принять меры к розыску отсутствующих дел.

11.9. Перевозку дел, нарядов в архивное учреждение обеспечивает суд.

12. Оборудование помещения архива, режим его работы

12.1. Для обеспечения сохранности дел, нарядов и других документов, создания необходимых условий для работы архиву суда отводится специально оборудованное помещение.

12.2. Помещение архива должно быть изолированным от других помещений и санитарно - технических коммуникаций, недоступным для посторонних лиц, сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантированным от затопления.

12.3. В хранилище должен быть запасной пожарный выход. Двери обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна первого этажа оборудуются металлическими решетками.

12.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов.

12.5. В качестве искусственного освещения разрешается только электрическое.

12.6. Рабочие комнаты архива должны быть обеспечены кроме электрического освещения естественным освещением и отделены от хранилища.

12.7. Запрещается использование неприспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.

12.8. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам для эвакуации.

12.9. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

12.10. Вновь принятый в архив работник должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности у инструктора по противопожарной профилактике, ознакомлен с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в два года. Инструктаж регистрируется в специальном журнале.

12.11. Помещение архива оборудуется стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10 - 15 см. Высота стеллажа - 2,2 м, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 - 1,2 м, остальных проходов 70 - 80 см.

Для экономии площади архива рекомендуется применять передвижные металлические стеллажи.

12.12. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

12.13. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках.

12.14. Категорически запрещается курение и применение электронагревательных приборов.

12.15. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки и подкладки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и обеспыливания стеллажей, коробок и связок.

12.16. В помещении архива должны соблюдаться температурно влажностные, санитарно - гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.

12.17. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 градусов Цельсия и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.

12.18. Для контроля за температурой и влажностью воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

12.19. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для обеспыливания стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

12.20. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначается: номер стеллажа, номер полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

12.21. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями. Коробки, связки должны иметь четко оформленные ярлыки.

12.22. Запрещается хранение документов в неразборчивом виде.

12.23. В архиве должны систематически проводиться плановая проверка наличия и состояния документов, учет дел, нарядов, требующих переплета, реставрации, дезинфекции.

12.24. По результатам проверки составляется акт, утверждаемый председателем суда.

13. Учет документов в архиве

13.1. Учет документов в архиве суда - это средство контроля за их наличием и обеспечения их сохранности.

13.2. Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны. На все материалы должны быть оформлены учетные документы.

13.3. Основными учетными документами в архиве суда являются:

- книга учета поступления и выбытия документов;

- книга учета выдачи документов во временное служебное пользование;

- сводная номенклатура дел, нарядов суда;

- описи дел постоянного хранения с заверительными листами;

- акты о выделении к уничтожению дел, нарядов, не имеющих научно - исторической ценности и утративших практическое значение;

- внутренняя опись документов, находящихся в деле;

- акт приема - передачи документов на государственное и муниципальное хранение в соответствующее архивное учреждение;

- акт проверки наличия и состояния дел, нарядов.

13.4. Вспомогательными учетными документами являются:

- книги учета дел, нарядов постоянного и долговременного хранения;

- книги учета дел, нарядов, выделенных к уничтожению.

13.5. На каждый фонд ведется дело. В дело фонда включаются: документы по истории фондообразования, внутренняя опись, историческая справка, акты проверки дел, нарядов, акты передачи дел, нарядов на государственное, муниципальное хранение в соответствующее архивное учреждение, сопроводительные письма о направлении описей на экспертно - проверочную комиссию архивного учреждения, выписка из решения экспертно - проверочной комиссии архивного учреждения с сопроводительными письмами, акты о выделении к уничтожению дел, нарядов, не имеющих научно исторической и практической ценности, акты приема дел, нарядов от структурных подразделений, акты о технических ошибках в учетных документах в случае изменения количества дел в описи (арифметическая ошибка, литерные и пропущенные номера), акты об обнаружении дел, нарядов и акты о необнаружении дел, нарядов.

13.6. Дела, наряды учитываются по описям.

13.7. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

13.8. Описи дел, нарядов по структурным подразделениям постоянного и долговременного хранения нумеруются отдельно.

13.9. Ведется раздельно учет поступлений дел, нарядов постоянного и долговременного хранения.

13.10. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.

13.11. Архив суда ежегодно (на 1 декабря) представляет в соответствующее архивное учреждение паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

14. Проверка наличия дел, нарядов в архиве суда

14.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда комиссией, назначаемой председателем суда или его заместителем, производится проверка наличия и состояния дел, нарядов.

14.2. Проверка проводится в сроки, установленные председателем суда, но не реже одного раза в 10 лет при большом объеме документов. Каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и есть основания предполагать их порчу или утрату, результаты проверки оформляются актом, который докладывается председателю суда.

14.3. Если при проверке обнаружена недостача дел, нарядов или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения председателя суда организуется поиск необнаруженных дел, нарядов.

14.4. Если после тщательного розыска недостающие дела, наряды не обнаружены, то составляется акт о необнаружении дел, нарядов, пути розыска которых исчерпаны.

14.5. При обнаружении неисправимых повреждений дел, нарядов также составляется акт.

14.6. После утверждения актов о недостаче или неисправимых повреждениях необнаруженные и поврежденные дела, наряды исключаются из описей и листов фондов.

15. Научно - справочный аппарат

15.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается учетно - справочный аппарат.

15.2. В состав научно - справочного аппарата входят:

- учетная документация;

- картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;

- методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства.

16. Организация использования документальных материалов

16.1. Для служебного использования документальных материалов архив суда:

- выдает документальные материалы в структурные подразделения;

- направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию председателя суда;

- информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов;

- выдает справки о реабилитации и выписки из архивных документов.

16.2. Сотрудники, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность.

16.3. Запрещается выдавать из архива находящиеся в делах, нарядах паспорта, воинские и депутатские билеты, орденские книжки, а также делать с этих документов копии и выписки.

16.4. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и о их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.

Согласовано

Заместитель руководителя

Федеральной архивной службы

В.А.ЕРЕМЕНКО

29 октября 1999 года

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ДЕЛЕ (НАРЯДЕ) N _____

ЗА ____ ГОД

__________________________________________________________________

| N |Наименование|   Дата  | Индекс  | Номера листов  |Примечание|

|п/п| и краткое  |документа|документа|в деле (наряде) |          |

|   | содержание |         |         |                |          |

|   | документа  |         |         |                |          |

|___|____________|_________|_________|________________|__________|

|   |            |         |         |                |          |

|___|____________|_________|_________|________________|__________|

Итого ____________________________________________ документов

                   (цифрами и прописью)

Количество ___________________________ листов внутренней описи

               (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела (наряда)         Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Приложение 2

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА (НАРЯДА) N ______

В деле прошито и пронумеровано ___________________________________

________________________________________________________ листа(ов)

В том числе:

Литерные

листы ____________________________________________________________

Пропущенные номера листов ________________________________________

внутренней описи _________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

|     Особенности физического состояния и     |   Номера листов  |

|         формирования дела (наряда)          |                  |

|_____________________________________________|__________________|

|                      1                      |        2         |

|_____________________________________________|__________________|

|                                             |                  |

|_____________________________________________|__________________|

Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись                         Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Приложение 3

Фонд N ________                                    УТВЕРЖДАЮ

Опись N _______                             Наименование должности

постоянного                               руководителя организации

хранения за

_____ год               подпись                Расшифровка подписи

Дата

                         ОПИСЬ N ________

                     ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

__________________________________________________________________

| N |Индекс дела|Заголовки дела|  Дата дела  |Количество |Приме- |

|п/п|           |(тома, части) |(тома, части)| листов в  |чание  |

|   |           |              |             |деле (томе,|       |

|   |           |              |             |  части)   |       |

|___|___________|______________|_____________|___________|_______|

| 1 |     2     |       3      |     4       |     5     |   6   |

|___|___________|______________|_____________|___________|_______|

|   |           |              |             |           |       |

|___|___________|______________|_____________|___________|_______|

В данный раздел описи внесено ________________________________ дел

                                    (цифрами и прописью)

с N ___________ по N _______________, в том числе

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи               Подпись        Расшифровка подписи

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив)  Подпись        Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО                                                УТВЕРЖДЕНО

Протокол (ЭК)                               Протокол ЭПК архивного

Наименование организации                                учреждения

от _____________ N ___                      от _____________ N ___

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Приложение 4

Фонд N ______                                           УТВЕРЖДЕНО

Опись N _____                               Наименование должности

ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ                    руководителя организации

за ______ год           Подпись                Расшифровка подписи

Дата

________________________________________________________________

                         Название раздела

__________________________________________________________________

| N |Индекс|Заголовок|Дата дела|Срок хранения|  Количество |При- |

|п/п| дела |  дела   | (тома,  | дела (тома, |   листов в  |меча-|

|   |      | (тома,  | части)  |    части)   |     деле    |ние  |

|   |      | части)  |         |             |(томе, части)|     |

|___|______|_________|_________|_____________|_____________|_____|

| 1 |  2   |    3    |    4    |       5     |      6      |  7  |

|___|______|_________|_________|_____________|_____________|_____|

|   |      |         |         |             |             |     |

|___|______|_________|_________|_____________|_____________|_____|

   В данный раздел описи внесено _____________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

с N _____________ по N _________________, в том числе

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи               Подпись        Расшифровка подписи

Начальник управления

(инспектор по кадрам)           Подпись        Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО                                                УТВЕРЖДЕНО

Протокол (ЭК)                               Протокол ЭПК архивного

Наименование организации                                учреждения

от _____________ N ___                      от _____________ N ___

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Приложение 5

УТВЕРЖДАЮ

Фонд N ____                                 Наименование должности

                                          руководителя организации

Опись N ____

дел (нарядов) долговременного

(свыше 10 лет) хранения

за ______ год                   Подпись        Расшифровка подписи

Дата

________________________________________________________________

    Название раздела (структурного подразделения организации)

__________________________________________________________________

| N |Индекс|Заголовок|Дата дела|Срок хранения|  Количество |При- |

|п/п| дела |  дела   |(наряда, |дела (наряда,|листов в деле|меча-|

|   |      | (тома,  |  тома,  |тома, части) |  (наряде,   |ние  |

|   |      | части)  | части)  |             |томе, части) |     |

|___|______|_________|_________|_____________|_____________|_____|

| 1 |  2   |    3    |    4    |      5      |      6      |  7  |

|___|______|_________|_________|_____________|_____________|_____|

|   |      |         |         |             |             |     |

|___|______|_________|_________|_____________|_____________|_____|

   В данный раздел описи внесено _____________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

с N _____________ по N _________________, в том числе

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи               Подпись        Расшифровка подписи

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив)  Подпись        Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол (ЭК) организации

от _____________ N ____

Форма годового раздела сводной описи

Приложение 6

Наименование организации                                 УТВЕРЖДАЮ

                                            Наименование должности

          АКТ                             руководителя организации

__________ N ___________          Подпись      Расшифровка подписи

________________________                            Дата

(место составления)

О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

На основании

__________________________________________________________________

          (название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

                 с указанием сроков их хранения)

отобраны к  уничтожению  как  не  имеющие  научно  -  исторической

ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ____

____________________________

(название фонда)

__________________________________________________________________

| N |Заголовок|Дата дела|Номера |Индекс    |Кол-во |Срок  |Приме-|

|п/п|дела или |или край-|описей |дела (то- |  дел  |хране-|чание |

|   |групповой|ние даты |(номен-|ма, части)|(томов,|ния   |      |

|   |заголовок|дел      |клатур)|по номен- |частей)|дела  |      |

|   |   дел   |         |за ___ |клатуре   |       |(на-  |      |

|   |         |         |год(ы) |или номер |       |ряда, |      |

|   |         |         |       |дела по   |       |тома, |      |

|   |         |         |       |описи     |       |части)|      |

|___|_________|_________|_______|__________|_______|______|______|

| 1 |    2    |    3    |   4   |     5    |   6   |   7  |   8  |

|___|_________|_________|_______|__________|_______|______|______|

|   |         |         |       |          |       |      |      |

|___|_________|_________|_______|__________|_______|______|______|

Итого ______________________ дел за _________________ годы

       (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены,  а по

личному составу согласованы с ЭПК ________________________________

                                       (наименование архивного

                                              учреждения)

(протокол от _______________ N __________________________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов              Подпись       Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО

(Протокол ЦЭК (ЭК)

от __________________ N ________

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК организации

от _______________ N ___

Документы в количестве ________________________________ дел, весом

                               (цифрами и прописью)

_______________ кг сданы в _______________________________________

                                (наименование организации)

__________________________________________________________________

на переработку по приемо - сдаточной накладной от ________________

__________________________________________________________________

Наименование должности

работника организации,

сдавшего документы             Подпись         Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

работника архива (отдела

делопроизводства), внесшего

изменения в учетные документы   Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Приложение 7

УТВЕРЖДЕНО                                              УТВЕРЖДЕНО

Наименование должности                                    Директор

руководителя организации                   Государственного архива

Подпись Расшифровка подписи            Подпись Расшифровка подписи

ДАТА     Гербовая печать                      Дата Гербовая печать

          организации                      государственного архива

                    АКТ __________ N ________

                    _________________________

                       (место составления)

                   ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

                   НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

В связи с ________________________________________________________

              (истечением срока хранения документов

__________________________________________________________________

                 (название фонда) в организации)

__________________________________________________________________

                    (наименование организации)

передает в

__________________________________________________________________

              (наименование государственного архива)

принимает на  государственное хранение документы и страховые копии

за _____________________________________ годы и справочный аппарат

к ним:

__________________________________________________________________

| N |   Название,   |   Кол-во  |Кол-во дел|   Кол-во   |Примеча-|

|п/п|  номер описи  |экземпляров| (ед. хр.)| страховых  |ние     |

|   |               |   описи   |Кол-во ОЦД|   копий    |        |

|___|_______________|___________|__________|____________|________|

| 1 |       2       |     3     |    4     |     5      |    6   |

|___|_______________|___________|__________|____________|________|

|   |               |           |          |            |        |

|___|_______________|___________|__________|____________|________|

Итого принято ______________ ед. хр. (в том числе страховых копий)

                (цифрами и

                 прописью)

В государственном архиве фонд N _______________________

Передачу произвели:                     Прием произвели:

Наименование должностных лиц,        Наименование должностных лиц,

производивших передачу                    производивших прием

Подпись Расшифровка подписи            Подпись Расшифровка подписи

    Дата                                      Дата

[отформатировано: 17.05.2000 оператор НЦПИ - Батунина Г.П.]