Основная информация

Дата опубликования: 05 февраля 2008г.
Номер документа: RU14000200800144
Текущая редакция: 1
Статус нормативности: Нормативный
Субъект РФ: Республика Саха (Якутия)
Принявший орган: Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия)
Раздел на сайте: Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации
Тип документа: Приказы

Бесплатная консультация

У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:
Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732
Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192
Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749

Текущая редакция документа



Утратил силу приказом Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) от 05.02.2008 №14

Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия)

ПРИКАЗ

От 5 февраля 2008 года №14

Об утверждении Административного регламента по исполнению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной функции «Ведение списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Саха (Якутия)»

В соответствии с пунктом 5 Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг), утвержденного постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 12 апреля 2007 года №140 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по исполнению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной функции «Ведение списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Саха (Якутия)».

2. Руководителям отделов Комитета обеспечить исполнение Административного регламента по исполнению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной функции «Ведение списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Саха (Якутия)».

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на 1 заместителя председателя Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) П.В. Румянцева.

Председатель

Н.Р. Константинов

ЗАРЕГИСТРИРОВАНО Департаментом по государственно-правовым вопросам Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) ru140232008047 от 15.05.2008

Приложение к приказу

Комитета государственной архивной службы

Республики Саха (Якутия)

от 5 февраля 2008 г. № 14

Административный регламент

Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) по исполнению государственной функции «Ведение списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Саха (Якутия)»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящий административный регламент устанавливает в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела правила ведения Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) (далее - Комитет) списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Саха (Якутия).

Одна из важных задач формирования Архивного фонда Республики Саха (Якутия) - определение состава организаций, создающих ценные и отнесение их к числу источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

Составление и ведение списков таких организаций служит организационной и методической основой всего процесса отбора документов в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия).

2. Комитет в соответствии с возложенными на него задачами определяет категории юридических лиц - источников комплектования архивов, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия).

3. Правовой основой для работы по составлению списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов являются Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Указ Президента Республики Саха (Якутия) от 22 февраля 2006 года №2557 «Вопросы государственной архивной службы Республики Саха (Якутия)», Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 года №19, Основные Правила работы архивов организаций, одобренного решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 года.

4. Органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и граждане в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

5. Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

для организаций:

функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);

полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

для граждан:

вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

типичность его архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан);

состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

2. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

Организация и методика работы

по определению состава источников комплектования архивов

6. Определение состава источников комплектования архивов включает:

выявление или уточнение состава организаций, расположенных в зоне комплектования архива;

изучение функций, выполняемых организацией;

изучение состава документов, образующихся в деятельности организации;

решение вопроса об отнесении организации к составу источников комплектования.

Работа по определению состава источников комплектования учитывается при перспективном и текущем планировании работы Комитета.

Выявление организаций.

7. В целях определения наиболее полного состава источников комплектования выявляются, по возможности, все организации, действующие в пределах зоны комплектования архива.

8. Работу по выявлению состава организаций осуществляют в государственных и муниципальных архивах сотрудники отдела комплектования и ведомственных архивов в соответствии с распределением обязанностей. В муниципальных архивах эту работу проводит заведующий архивом или, по его поручению, работник этого архива.

Изучение функций, выполняемых организацией.

9. После выявления организаций с ними устанавливаются деловые контакты. При этом анализируется структура, функции организации путем изучения основных нормативных документов, регламентирующих ее деятельность (устав, положение), а также сеть подведомственных учреждений, масштаб деятельности и др. с целью определения роли и значения данной организации в экономике, культуре, социальной сфере Республики Саха (Якутия).

10. В государственных органах на основании их уставных документов изучается, прежде всего, их место и роль в системе органов управления, а также в конкретной отраслевой системе.

11. У негосударственных организаций основные функции также изучаются по уставным документам. При этом, особое внимание обращается на особенности управления данной организацией, характер взаимосвязей с другими государственными и негосударственными структурами, профиль деятельности (производство, посреднические услуги и т.д.), степень влияния организации на экономику, культуру и другие сферы деятельности в республике.

Изучение состава документов организаций.

12. Анализ состава документов (организационно-распорядительных, планово-отчетных, аналитических и др.), образующихся в деятельности организаций проводится с учетом перечней примерных, типовых, конкретных номенклатур дел, инструкции по делопроизводству и др. Эта работа осуществляется в тесном контакте со специалистами - работниками экспертных служб соответствующих организаций.

Изучение состава документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций осуществляется с согласия собственника на основании соглашения (договора).

13. Определяющими критериями при отнесении как государственных, так и негосударственных структур к составу источников комплектования архива, являются функционально-целевое назначение организации, полнота документирования, информационная насыщенность, научно-историческая ценность документации данной организации.

Отнесение организации к составу источников комплектования

14. Результаты изучения вопроса об отнесении отдельных организаций или их групп к составу источников комплектования оформляется справкой (экспертным заключением) с изложением в нем результатов изучения. Указывается, какие стороны экономической, социальной, культурной, общественно-политической жизни республики (района, города) отражаются в деятельности данной организации; место, занимаемое организацией в структуре отрасли или общественной жизни; масштаб ее деятельности и др. По результатам изучения документального фонда организации сообщается, в каких документах, образующихся в деятельности организации, и как полно отражаются ее основные функции, какая часть этих документов дублируется в фондах вышестоящих органов и других организациях.

На основании проведенного анализа делается вывод о целесообразности включения конкретной организации или вида организаций в состав источников комплектования архива по полной или выборочной форме приема документов.

15. В практике комплектования государственных и муниципальных архивов установились различные формы приема документов от организаций:

полная (форма 1), когда от организации принимается весь комплекс документов постоянного хранения;

повидовая выборочная (форма 2.1.), когда принимаются отдельные категории документов от каждой организации данного вида;

групповая выборочная (форма 2.2.), когда принимается полный комплекс документов постоянного хранения от отдельных, специально отобранных организаций данного вида.

Форма повидового выборочного приема применяется, как правило, в тех случаях, когда планово-отчетная и информационно-аналитическая документация данной организации поступает в тот же государственный, муниципальный архив с постоянным составом документов в составе фондов вышестоящих или других организаций.

Форма группового выборочного приема документов применяется к организациям, в деятельности которых образуются сходные по составу комплексы документов, содержащие однородную информацию. В этом случае из группы однородных отбираются организации, имеющие наиболее интересную историю, масштабы деятельности, месторасположение или другие особенности, выделяющие их из ряда подобных.

16. Вопрос об отнесении организации или групп организаций к составу источников комплектования архива выносится на рассмотрение ЭПК Комитета.

Для рассмотрения вопроса на ЭПК экспертом представляются экспертное заключение о возможности включения организации в список источников комплектования, историческая справка и номенклатура дел организации при ее наличии.

17. Решение ЭПК об отнесении организации или групп организаций к составу источников комплектования архива является основанием для включения ее в список источников комплектования архива с полной или выборочной формой приема.

18. Справка (экспертное заключение) о включении организации в состав источников комплектования архива составляется в 3-х экземплярах, первый помещается в наблюдательное дело организации, второй отлагается в делопроизводстве ЭПК Комитета; третий вместе с выпиской из решения ЭПК о включении организации в список источников комплектования направляется руководителю организации.

Составление, оформление и деление списков источников комплектования

Оформление списков источников комплектования архивов.

19. Проект списка источников комплектования архива и аналитическая справка с его обоснованием представляется на рассмотрение ЭПК Комитета не позднее чем за 15 дней до дня заседания.

20. При возникновении разногласий в ходе заседания ЭПК по вопросу о составе организаций источников комплектования, видов принимаемых на хранение документов, форм приема вопрос может быть поставлен на голосование и решен большинством голосов. Может быть вынесено решение о дополнительном изучении данного вопроса и повторном его рассмотрении на заседании ЭПК. В случае невозможности ЭПК решить спорный вопрос, окончательное решение принимает председатель ЭПК.

21. Решение ЭПК об одобрении проекта списка фиксируется в Протоколе заседания ЭПК.

В конце списков в нижнем левом углу проставляется гриф "Одобрено ЭПК Комитета" с указанием номера и даты протокола.

22. Выписка из Протокола ЭПК об одобрении списка источников комплектования направляется руководству архива.

23. Решение ЭПК Комитета об одобрении списка источников комплектования является основанием для его утверждения руководством государственного архива или главой муниципального образования (для муниципальных архивов).

24. После решения ЭПК Комитета об одобрении списка источников комплектования архива:

- список источников комплектования каждого муниципального архива выносится на утверждение глав муниципальных районов;

- список каждого государственного архива утверждается руководством (директором) соответствующего государственного архива.

25. Списки источников комплектования всех государственных архивов Республики Саха (Якутия) под единым титульным листком вносятся на утверждение председателя Комитета (гриф - в правом верхнем углу).

26. Списки источников комплектования всех государственных и муниципальных архивов Республики Саха (Якутия) под единым титульным листом могут быть внесены на утверждение Правительства Республики Саха (Якутия).

Внесение изменений в списки источником комплектования

государственного и муниципальных архивов.

27. Все изменения вносятся в списки источников комплектования только после рассмотрения вопроса ЭПК Комитета и принятия им соответствующего решения, после чего та или иная организация исключается или вносится в список источников комплектования государственного или муниципального архива, или меняется форма приема документов, а в графе "примечание" делается ссылка на дату и номер протокола ЭПК.

28. В случае большого количества правок и дополнений листовой экземпляр списка перепечатывается.

29. Общий пересмотр и, соответственно переутверждение списка источников комплектования государственного, муниципального архива, целесообразно только при внесении в список принципиальных изменений как в количественном, так и качественном составе внесенных в него учреждений, организаций и предприятий.

Дополнительные сведения

Государственные публикаторы: Якутия № 25 от 09.02.2008
Рубрики правового классификатора: 020.010.050 Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, 120.030.040 Архивный фонд. Архивы (см. также 200.030.040)

Вопрос юристу

Поделитесь ссылкой на эту страницу:

Новые публикации

Статьи и обзоры

Материалы под редакцией наших юристов
Обзор

Что означает термин «нормативно-правовой акт» или НПА? Разбираемся в классификации, отличиях, разделении по юридической силе.

Читать
Статья

Кто возглавляет исполнительную власть в РФ? Что включает в себя система целиком? Какими функциями и полномочиями она наделена?

Читать
Обзор

Какими задачами занимаются органы местного самоуправления в РФ? Какова их структура, назначение и спектр решаемых вопросов?

Читать