Об утверждении Административных регламентов по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственных услуг



АРХИВНАЯ СЛУЖБА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ

06 февраля 2012 №10

Об утверждении Административных регламентов по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственных услуг

(утратил силу:

приказом Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики от 05.06.2013 № 23, НГР: RU07000201300348)

Приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Административные регламенты по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственных услуг:

- «Оказание методической помощи юридическим и физическим лицам по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива»;

- «Организация передачи и приема документов на государственное хранение»;

- «Обслуживанию пользователей в читальном зале»;

- «Упорядочение архивных документов».

2. Начальникам управлений ЦГА О.Н. Шогенцуковой и ЦДНИ P.M. Ашхотовой обеспечить исполнение Административных регламентов Архивной службы КБР.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на и.о. заместителя Руководителя АС КБР Н.И.

Руководитель

Архивной службы КБР

А.Х. Каров

Утвержден

Приказом Архивной службы

Кабардино-Балкарской Республики

от 6 февраля 2012 № 10

Административный регламент

предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги «Обслуживание пользователей в читальном зале»

I. Общие положения

Предмет регулирования

1. Предметом регулирования административного регламента по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее – АС КБР) государственной услуги по обслуживанию Пользователей в читальном зале является определение порядка, сроков и последовательности при осуществлении данной услуги.

Круг пользователей

2. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают органы государственной власти и местного самоуправления, юридические лица (российские и иностранные), физические лица (российские и иностранные), организации без прав юридического лица.

II. Требования к информированию о порядке предоставления государственной услуги

Местонахождение и почтовый адрес

3. АС КБР и управления центрального государственного архива АС КБР (далее УЦГА АС КБР):

360000, КБР, г. Нальчик, ул. М. Горького, 13.

Телефон УЦГА АС КБР: (866-2) 76-04-27

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru

4. Управления центра документации новейшей истории АС КБР (далее УЦДНИ АС КБР):

360000, КБР, г. Нальчик, ул. Хуранова, 10.

УЦДНИ АС КБР: (866-2) 76-04-40

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru

5. График работы управлений АС КБР: понедельник-четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, перерыв с 13-00 до 14-00. Выходные дни - суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы управлений АС КБР сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. Информация о месте нахождения управлений АС КБР размещена на официальном сайте АС КБР: http://kbrarchive.ru.

7. Информация по процедуре выполнения услуги может предоставляться:

по письменным обращениям;

по электронной почте;

по телефону;

по факсу;

на личном приеме пользователей в управлениях АС КБР у начальников управлений или ответственных за работу читальных залов;

на официальном сайте Архивной службы КБР, Портал государственных услуг КБР.

8. По письменным обращениям ответ заявителю направляется в срок, не превышающий 15 календарных дней с момента регистрации обращения.

По телефону и на личном приеме должностные лица управлений АС КБР, отвечающие за предоставление государственной услуги, дают разъяснения непосредственно в момент обращения.

Личный прием пользователей проводится во все рабочие дни недели с

10-00 до 17-00, с перерывом на обед с 13-00 до 14-00.

Читальные залы работают: понедельник-четверг с 10-00 до 17-00.

Пятница - санитарный день. Выходные дни - суббота, воскресенье.

Читальные залы управлений АС КБР работают круглогодично.

III. Стандарт предоставления государственной услуги «Обслуживание пользователей в читальном зале»

Наименование государственной услуги

9. Обслуживание пользователей в читальном зале.

Наименование государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

10. Предоставление государственной услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале осуществляется структурными подразделениями АС КБР, выполняющими функции государственных архивов (далее управления АС КБР).

Результаты предоставления государственной услуги

11. Государственная услуга по обслуживанию пользователей в читальном зале осуществляется в виде оформления разрешения пользователям на работу с открытыми архивными документами и организационных действий по выдаче документов в читальном зале, их использованию и возвращению в архивохранилища.

Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

12. Предоставление государственной услуги по обслуживанию пользователей в читальных залах управлений АС КБР осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации (Собрание законодательства РФ. Изд. «Юридическая литература» октябрь 2004г. № 43);

- Республиканским законом от 12.01.2009 №3-РЗ «Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике» (официальная Кабардино-Балкария №3-4 от 16.01.2009);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (собрание законодательства РФ. Изд. «Юридическая литература» июль 2006г. № 31);

- Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 05.03.1999 № 188 с изменениями, внесенными Указом Президента Российской Федерации от 23.09.2005 № 1111 (Российская газета № 51 от 14.03.1997 г.);

- «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» изд. «Юридическая литература» май 2007 г.);

- Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Росархива от 06.07.1998 г. № 51(Текст правил официально опубликован не был);

- Положением об Архивной службе КБР, утвержденным постановлением Правительства КБР от 07.12.2011 г № 370-ПП.

Основание для предоставления государственной услуги

13. Основанием для предоставления государственной услуги являются: личное заявление пользователя или письмо рекомендующей организации и документ, удостоверяющий личность. Заявление или письмо оформляются в адрес управления АС КБР. В них указываются фамилия, имя, отчество пользователя, его место жительства и работы, должность, ученая степень и звание (если есть), тема, хронологические рамки и цель работы в архиве. Желательно к заявлению или письму приложить развернутый план работы над темой. Письмо организации оформляется на фирменном бланке с подписью руководителя.

14. Для получения сведений, содержащих конфиденциальные персональные данные о третьих лицах в документах в течение 75 лет с момента их создания, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия пользователя (нотариально удостоверенные подтверждения родства, наследования, доверенность от субъекта персональных данных и т.п.).

15. Запрещается требовать от пользователя предоставления дополнительных нормативных и правовых актов.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

16. Не подлежат рассмотрению заявления (письма) пользователей и организаций, в которых не указаны реквизиты, перечисленные в пункте 14 настоящего Регламента, а также правильно оформленные заявления (письма) без предъявления пользователем документов, удостоверяющих его личность.

17. Не допускаются к работе с подлинниками архивных документов пользователи (дети, школьники и т.п.), которые по своему возрасту (школьники могут работать в читальном зале после получения паспорта) или состоянию не могут нести установленную законодательством административную или уголовную ответственность за сохранность документов в процессе их использования.

18. Не подлежат рассмотрению заявления лиц, находящихся в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, нарушающих правила поведения в архиве, создающих своими действиями угрозу для сохранности документов, ранее выданные разрешения таким лицам аннулируются.

19. Пользователю может быть отказано в предоставлении государственной услуги, если в архиве не имеется документов по заявленной теме, или они не рассекречены, или содержат персональную информацию ограниченного доступа. В таких случаях пользователю даются письменные или устные консультации о местах хранения документов в других архивах, о порядке доступа к не рассекреченным документам и документам с конфиденциальной персональной информацией.

20. По техническим причинам (реставрация документов, выдача их во временное пользование из архива и т.д.) предоставление государственной услуги может быть отсрочено до окончания проведения технических работ и возвращения документов в архивохранилище.

21. Пользователю, получившему разрешение на работу в читальном зале, может быть отказано в исполнении конкретного заказа на выдачу документов, если эти документы:

- не относятся к теме исследования;

- содержат персональную информацию ограниченного доступа, на которую у пользователя нет полномочий, и которая не может быть законвертирована без физического ущерба для документов;

- временно выданы другим пользователям или работникам управлений АС КБР;

- находятся в плохом физическом состоянии;

- если требование заполнено неразборчиво и неполно;

- превышены установленные объемы заказа.

Перечень документов и услуг, запрашиваемых у других органов исполнительной власти

22. Услуги и документы других органов исполнительной власти, необходимые для предоставления данной услуги отсутствуют.

Условия взимания платы

23. Обслуживание пользователей в читальном зале осуществляется бесплатно. Платными являются услуги по копированию и предоставлению документов для копирования, а также реставрация дел по индивидуальным заказам пользователей.

Сроки и условия предоставления государственной услуги

24. Заявление или письмо организации, представленные пользователем, рассматриваются руководством управления АС КБР непосредственно в момент обращения.

25. Пользователю выдается разрешение на работу с документами в читальных залах управлений АС КБР сроком на один календарный год. При необходимости этот срок может быть продлен по согласованию с руководством управлений АС КБР.

Разрешение оформляется в виде письменной резолюции на заявлении или письме пользователя, которое затем передается в читальный зал для регистрации, оформления личного дела пользователя и организации его обслуживания в соответствии с Правилами работы в читальном зале.

В резолюции могут содержаться конкретные указания на фонды или документы, выдача которых разрешается пользователю или исключается по тем или иным законным основаниям.

Если в заявлении (письме) тема и хронологические рамки сформулированы расплывчато и не совпадают с профилем фондов управлений АС КБР, пользователь, по просьбе руководства управлений АС КБР, должен внести письменные уточнения в свое заявление, после чего оно рассматривается вторично.

26. После регистрации и заполнения анкеты в читальном зале пользователь оформляет конкретные заказы на выдачу документов. Заказы заполняются разборчиво на бланках установленного образца, визируются должностным лицом, ответственным за работу читального зала, и передаются на резолюцию заведующему отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов. Резолюция выносится в день поступления заказа или на следующий рабочий день. В соответствии с резолюцией требования на исполнение передаются в соответствующие хранилища.

Особо ценные дела и дела, содержащие конфиденциальную информацию, выдаются для работы в читальный зал только с разрешения начальника управления.

27. Заказы на документы, не требующие дополнительной подготовки, исполняются в срок до 3 дней (или в иной срок по согласованию с пользователем), на документы с дополнительной подготовкой (нумерация, оформление обложек, экспертиза персональной информации) - в срок от 3 до 15 дней. Срок исчисляется с момента передачи заказа пользователем должностному лицу, ответственному за работу читального зала. Объемы выдачи дел определяются Правилами работы читального зала.

28. Срок пользования делами в читальном зале — 1 календарный месяц (со дня, на который назначено исполнение заказа). Особо ценные документы выдаются не более чем на 3-5 календарных дней в объеме не более двух единиц хранения одновременно.

29. Описи предоставляются пользователю в день требования на срок до 5 календарных дней.

30. Специфика деятельности АС КБР получение данной услуги через ГБУ «МФЦ» не предусматривает.

Требования к удобству и комфорту места приема заявителей

31. Организация личного приема по информированию о выполнении государственной услуги осуществляется начальником управления на рабочем месте и в соответствии с графиком работы (п.5).

32. Помещение, в котором осуществляется прием, должно обеспечивать:

- комфортное расположение пользователя и должностного лица;

- возможность оформления пользователем письменного обращения;

- наличие письменных принадлежностей и бланка заявления;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Показатели доступности и качества государственной услуги

33. Пользователь и должностное лицо АС КБР взаимодействуют при подаче заявления и при получении результата по оказанию государственной услуги. Информацию о ходе предоставления государственной услуги Пользователь может получить устно по телефону, письменно по электронной почте, при личном обращении в АС КБР.

IV. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

34. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала работы пользователя в читальном зале, служит разрешительная резолюция руководства управления АС КБР на его заявлении (письме).

35. Юридическим основанием для выдачи особо ценных архивных дел служит разрешительная резолюция руководства управления АС КБР на бланке заказа, заполненном пользователем.

36. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры управлений АС КБР:

- прием пользователя руководством управления АС КБР и рассмотрение его заявления (письма) на предоставление архивных документов в читальном зале;

- вынесение письменной резолюции на заявлении (письме) пользователя;

- регистрация заявления (письма) пользователя в учетных документах читального зала управления АС КБР; оформление анкеты пользователя; ознакомление его с Правилами работы в читальном зале под роспись;

- консультации пользователя по составу и содержанию документов и НСА управления АС КБР, правилам оформления заказов;

- прием и визирование заказов пользователей, передача в архивохранилища для исполнения заказа;

- подготовка дел к выдаче в архивохранилищах (поиск и выемка дел, проверка листажа, оформление заверительных листов, записи в журнале выдачи);

- получение заказов из хранилищ должностным лицом, ответственным за работу читального зала, и подготовка к выдаче дел, требующих выявления конфиденциальной информации (полистный просмотр, конвертирование, вынесение соответствующих отметок в заверительные листы);

- оформление выдачи документов пользователю;

- контроль за сохранностью документов в процессе их использования;

- списание отработанных дел с пользователя с одновременной проверкой листажа в них и возврат в архивохранилища;

- помещение исполненных заказов с отметками о получении и возврате дел в личное дело пользователя.

37. Государственную услугу по выдаче документов пользователям в читальных залах управлений АС КБР непосредственно выполняют должностные лица, ответственные за организацию работы читального зала, и должностные лица, ответственные за работу архивохранилищ, во взаимодействии с руководством управлений АС КБР.

38. Максимальные сроки выполнения действий регламентируются Правилами работы в читальном зале. В исключительных случаях месячный срок хранения и использования дел в читальном зале может быть продлен по просьбе пользователя по согласованию с руководством управлений АС КБР, если у пользователя имеются на то уважительные причины. Продление сроков выдачи особо ценных дел не допускается.

39. Исходя из конкретных возможностей обслуживания, должностные лица, ответственные за предоставление государственной услуги, могут регулировать объемы и очередность исполнения заказов на выдачу дел, устанавливать очередность и время посещения пользователями читального зала в случаях его сверхнормативной загруженности.

40. Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска по открытым документам фондов управлений АС КБР.

Анализ тематики поступивших запросов

41. Должностные лица управлений АС КБР, ответственные за организацию работы читального зала, ведут учет пользователей, анализ тематики исследований, объемов и состава выданных документов, готовят прогнозы и предложения по оптимизации работы читального зала.

V. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

Порядок осуществления текущего контроля

42. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению данной государственной услуги, осуществляют должностные лица, ответственные за организацию использования документов, и руководство управлений АС КБР. Текущий контроль осуществляется в форме проверок, докладов о работе читальных залов на производственных совещаниях, подготовкой отчетов, справок и информаций, изучения предложений пользователей в «Книге отзывов и предложений о работе читального зала».

43. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

44. Общий контроль осуществляется Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики в форме плановых и внеплановых проверок, подготовки заключения на отчеты управлений АС КБР, заслушивания вопросов на коллегии Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики.

VI. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента по предоставлению государственной услуги

45. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Правил работы в читальном зале и оказания государственной услуги:

- пользователь может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги, на основании Регламента устно или письменно.

46. Действия (бездействие) и решения должностных лиц могут быть обжалованы:

- начальнику управления;

- в Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики;

- в Правительство Кабардино-Балкарской Республики;

- в судебном порядке.

47. При обращении Пользователя в адрес руководства АС КБР срок рассмотрения обращения не может превышать 30 дней с момента регистрации.

48. По результатам рассмотрения обращения руководством АС КБР принимается решение об удовлетворении обращения, о чем Пользователь информируется письменно на почтовый адрес, указанный в обращении.

49. В случае установления нарушения должностным лицом, ответственным за выполнение государственной услуги требовании, предусмотренных Правилами работы читального зала, руководство управления АС КБР организует исправление указанных нарушений в кратчайшие сроки (в день подачи устно или на другой день после поступления жалобы по почте) приносит Пользователю письменно или устно извинения.

Блок-схема

последовательности действий по предоставлению государственной услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале

Блок схема №2

последовательности административных процедур при обжаловании действий (бездействий) и решений в ходе предоставления государственной услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале

Утвержден

Приказом Архивной службы

Кабардино-Балкарской Республики

от 6 февраля 2012 № 10

Административный регламент

предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги «Организация передачи и приема документов на государственное хранение»

Общие положения

Предмет регулирования

1. Административный регламент по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее – АС КБР) государственной услуги «Организация передачи и приема документов на государственное хранение» определяет сроки и последовательность действий административных процедур АС КБР при организации передачи и приему документов, образовавшихся в деятельности органов государственной власти КБР, организаций, иных органов и граждан, а также порядок взаимодействия АС КБР с собственниками или владельцами архивных документов.

Круг пользователей

2. Пользователями данной услуги являются организации – источники комплектования АФ КБР.

3. Организациям, не являющимся источниками комплектования АФ КБР, данная услуга предоставляется в порядке, установленном архивным законодательством.

Требования к информированию о порядке предоставления государственной услуги

4. Почтовый адрес АС КБР: 360000, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru.

Телефон: 76-04-26.

5. Почтовый адрес управления центрального государственного архива АС КБР: 360000, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru

Телефон: 76-04-27.

6. Почтовый адрес управления центра документации новейшей истории АС КБР: 360000, г. Нальчик, ул. Хуранова, 10.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru

Телефон: 76-04-39

7. График работы:

понедельник-пятница с 9 до 18 ч.;

суббота-воскресенье – выходные дни.

8. Информацию о предоставлении услуги можно узнать на официальном сайте АС КБР: http://kbrarchive.ru.

9. Предоставление данной услуги через ГБУ «МФЦ» не предоставляется возможной.

10. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

по телефону;

по письменным обращениям;

на личном приеме представителя организации источника комплектования.

11. Информирование организаций - источников комплектования Архивного фонда КБР о предоставлении государственной услуги производится в письменном виде в соответствии планом-графиком комплектования.

12. Информирование представителей организаций - источников комплектования осуществляется специалистами структурных подразделений АС КБР, ответственными за данное направление.

Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

13. Организация передачи и приема документов на государственное хранение.

Наименование государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

14. Данная услуга осуществляется структурными подразделениями АС КБР, исполняющими функции государственных архивов (далее – управления АС КБР).

Результаты предоставления государственной услуги

15. Результатом исполнения услуги является прием документов на государственное хранение и согласование актов приема передачи документов, образующихся в деятельности источников комплектования Архивного фонда КБР (далее АФ КБР) с полным комплектом учетных документов.

Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

16.              Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Законом Кабардино-Балкарской Республики от 12 января 2009 года № 3-РЗ «Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Положением об Архивной службе КБР, утвержденным постановлением Правительства КБР от 07.12.2011 №370-ПП.

Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

17. Основанием для предоставления государственной услуги является предоставление в АС КБР письма организации с просьбой принять на архивное хранение документы, в связи с истечением срока ведомственного хранения.

18. Заявитель должен предоставить описи на передаваемые документы, научно-справочный аппарат к описям, объяснительную записку, справку об утраченных документах, если таковые имеются.

19. Предоставление данной услуги сведений и документа (документов), выдаваемых другими организациями не требуются.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

20. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является оформление подаваемых документов с нарушением требований законодательства и иных нормативно-правовых актов. А именно:

- Не относящимся к источникам комплектования АФ КБР;

- Не описанных;

- Не прошедших техническую обработку.

Перечень услуг и документов, запрашиваемых у других органов власти

21. Услуги и документы других органов исполнительной власти, необходимые для предоставления данной государственной услуги отсутствуют.

Порядок взимания платы за предоставление государственной услуги

22. Государственная услуга по приему документов с истекшими сроками ведомственного хранения на государственное хранение для организаций-источников комплектования АФ КБР предоставляется бесплатно, иным – в установленном порядке.

Срок ожидания в очереди при подаче запроса и при получении результата предоставления государственной услуги

23. Документы, необходимые для предоставления государственной услуги принимаются в момент обращения без ожидания в очереди.

Предоставление государственной услуги осуществляется в течение 10 дней с момента передачи документов в структурное подразделение АС КБР, исполняющих функции государственных архивов.

Требования к помещению

24. Услуга предоставляется непосредственно в помещениях АС КБР, предназначенных для приема-передачи документов на госхранение.

Показатели доступности и качества государственной услуги

25. Пользователь и должностные лица АС КБР взаимодействуют при подаче документов и при получении результата по оказанию государственной услуги. Информацию о ходе предоставления государственной услуги пользователь может получить устно по телефону, письменно, по электронной почте и при личном обращении в АС КБР.

Административные процедуры

Последовательность действий при предоставлении государственной услуги.

26. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие процедуры:

- составление плана-графика предоставления государственной услуги на основе списка источников комплектования в соответствии с цикличностью ведомственного хранения документов;

- информирование организации о сроках передачи дел путем письменного уведомления;

- оказание методической помощи в подготовке дел к передаче на госхранение:

- в подготовке комплекта учетных документов;

- в организации проверки наличия и физического состояния дел;

- в оформлении документов по подготовке к передаче на госхранение;

- в проведении розыска необнаруженных дел с оформлением соответствующих документов (в случае необходимости).

Порядок приема документов на государственное хранение.

27. Прием документов на государственное хранение от организаций источников комплектования осуществляют управления АС КБР в соответствии с планом-графиком, утвержденным Руководителем АС КБР по согласованию с организациями - источниками комплектования.

28. Внеплановый прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации организации - источника комплектования без учреждения правопреемника.

29. АС КБР за 1 месяц направляет организациям - источникам комплектования письменное уведомление о наступлении срока сдачи дел на государственное хранение и о необходимости их передачи на государственное хранение в соответствии с действующими нормами и правилами.

30. Управления АС КБР оказывают методическую помощь в подготовке дел к передаче на государственное хранение путем ознакомления специалистов организаций - источников комплектования с действующими нормами и правилами хранения и комплектования архивных документов, проводят консультации. При необходимости проводят наглядное ознакомление с делами и документами, находящимися на хранении в управлениях АС КБР.

31. Управления АС КБР оказывают организациям - источникам комплектования методическую помощь в подготовке комплекта учетных документов, разъясняют организацию их действий.

32.              Документы от организаций принимаются на государственное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным.

33.              Документы принимаются специалистами, ответственными за прием, по утвержденным ЭПК АС КБР описям.

34.              Прием дел производится поединично. Во всех экземплярах описей дел, документов делаются отметки о приеме документов на государственное хранение. При отсутствии единиц хранения, внесенных в описи дел, делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение и в прилагаемой к акту справке.

35.              Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение, составляемым в 2-х экземплярах: один экземпляр остается в управлении АС КБР, другой – в организации - источнике комплектования. Вместе с документами в управления АС КБР передаются три экземпляра описей дел.

36. При первом приеме документов от организации источника комплектования принимается также историческая справка о фондообразователе.

37. Прием документов от граждан в управления АС КБР осуществляется на основании решения ЭПК АС КБР и оформляется актом приема на государственное хранение документов личного происхождения.

При отрицательном решении вопроса о приеме документов личного происхождения, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в управлениях АС КБР, составляется акт возврата документов в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта остается в управлении АС КБР, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

38. Аудиовизуальные документы принимаются на государственное хранение с полным комплектом учетных документов.

39. Электронные документы принимаются на государственное хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести.

40. Прием секретных документов от организаций источников комплектования АФ КБР осуществляет по актам и описям дел, документов.

41. Прием документов в управления АС КБР, поступивших из-за рубежа, оформляется актом приема-передачи документов.

42. Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на государственное хранение, независимо от их происхождения, включаются в состав Архивного фонда КБР и подлежат государственному учету.

43. Каждая из перечисленных выше административных процедур используются в соответствии с требованиями правил и методических рекомендаций, разработанных ВНИИДАД.

V. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

44. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется должностными лицами управлений АС КБР, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

45.              Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего регламента.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается начальниками управлений АС КБР.

46.              Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения организаций, содержащих жалобы на решение действия (бездействие) должностных лиц управлений АС КБР.

47. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики.

VI. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действия (бездействие) и решений, осуществляемых в ходе выполнения регламента

48.              Организация может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего регламента устно или письменно.

Действия (бездействие) и решение должностных лиц АС КБР могут быть обжалованы: в Правительство КБР; Руководителю АС КБР; в судебном порядке.

49.              При обращении организации в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации обращения. В исключительных случаях Руководитель АС КБР, или иное, уполномоченное на то должностное лицо, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом организацию.

Порядок продления и рассмотрения обращений в зависимости от их характера устанавливаются законодательством Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики.

50.              Организация в своем письменном обращении указывает либо наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствую­щего лица, а также свои реквизиты, полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы.

51. Дополнительно в обращении могут быть указаны:

- наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

- обстоятельства, на основании которых организация считает, что нарушены ее права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

- иные сведения, которые организация считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов организация прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

52.              Если в письменном обращении не указаны реквизиты организации, направившей обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

53. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить организации, направившей обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

54. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается организации, направившей обращение, если реквизиты и почтовый адрес поддаются прочтению; а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

55. Если в письменном обращении организации содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Руководитель АС КБР, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с организацией по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в АС КБР. О данном решении уведомляется организация, направившая обращение.

56. По результатам рассмотрения обращения должностным АС КБР принимается решение об удовлетворении требований организации либо об отказе в удовлетворении обращения.

57. Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных в обращении вопросов.

Блок-схема № 1

последовательности действий АС КБР при предоставлении государственной услуги «Организация передачи и приема документов на государственное хранение»

Блок схема №2

последовательности административных процедур при обжаловании действий (бездействий) и решений в ходе предоставления государственной услуги по «Организация передачи и приема документов на государственное хранение»

Утвержден

Приказом Архивной службы

Кабардино-Балкарской Республики

от 6 февраля 2012 № 10

Административный регламент

предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги «Оказание методической помощи юридическим и физическим лицам по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива»

Общие положения

Предмет регулирования

1. Настоящий административный регламент предоставления государственной услуги «Оказание методической помощи юридическим и физическим лицам по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов исполнения государственной услуги и определяет сроки и последовательность действий Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики (далее – АС КБР) при предоставлении данной государственной услуги.

Круг пользователей

2. Пользователями государственной услуги являются организации - источники комплектования Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики (далее - АФ КБР), государственные, федеральные учреждения, иные организации, находящиеся на территории КБР, на основе договоров о порядке взаимоотношений в сфере архивного дела, а также архивные структуры муниципальных административных образований.

3. Организациям, не являющимся источниками комплектования АФ КБР, данная услуга предоставляется в установленном порядке.

Требования к информированию о порядке предоставления государственной услуги

Местонахождение и почтовый адрес

4. Почтовый адрес АС КБР: 360000, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru.

Телефон: 76-04-26.

График работы:

понедельник-пятница с 9 до 18 ч.;

суббота-воскресенье – выходные дни.

5. Информацию о предоставлении услуги можно узнать на официальном сайте АС КБР: http://kbrarchive.ru. Специфика деятельности АС КБР получение данной услуги в многофункциональном центре (ГБУ «МФЦ») не предполагает.

6. Порядок получения консультаций (справок) о предоставлении государственной услуги:

а) консультации (справки) по вопросам предоставления государственной услуги предоставляются специалистами АС КБР;

б) консультации предоставляются по следующим вопросам:

- перечня документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- источника получения необходимых документов для предоставления государственной услуги (орган, организация и их место нахождения);

- времени приема и выдачи документов;

- другим вопросам по порядку предоставления государственной услуги.

в) консультации предоставляются при личном обращении, посредством телефона или электронной почты.

7. Информация о государственной услуге предоставляется:

- непосредственно в АС КБР на информационных стендах, при личном консультировании специалистом;

- с использованием средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистом;

- размещение на официальном интернет - сайте АС КБР, передача информации конкретному адресату по электронной почте;

- в средствах массовой информации.

8. При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании структурного подразделения АС КБР, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 – 15 минут.

Если специалист, принявший звонок, не компетентен в поставленном вопросе, обратившемуся гражданину сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. При невозможности ответить на вопрос гражданина немедленно заинтересованному лицу по телефону в течение двух дней сообщают результат рассмотрения вопроса.

9. Представители юридических лиц, обратившиеся в АС КБР о предоставления государственной услуги, в обязательном порядке информируются специалистами:

- об обязательствах получателя государственной услуги;

- об условиях приостановления предоставления услуги;

- о сроке завершения оформления документов.

10. В любое время с момента приема документов для предоставления государственной услуги заявитель имеет право на получение любых интересующих его сведений об услуге при помощи телефона, средств сети Интернет, электронной почты или посредством личного посещения АС КБР.

Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

11. Оказание методической помощи юридическим и физическим лицам по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива.

Наименование государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

12. Предоставление государственной услуги осуществляется Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики.

Результаты предоставления государственной услуги

13. Результатом предоставления государственной услуги является:

- согласование положений об экспертных комиссиях организаций, архивах организаций, инструкций по делопроизводству;

- согласование номенклатур дел организаций;

- отказ согласования (возвращение на доработку) документов по архивному делу и делопроизводству;

- составление заключений на описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, описи фото, фоно, видеодокументов, описи дел личного происхождения, научно-справочный аппарат (историческая справка, дополнение к исторической справке, предисловие к описи, акт о выделении дел к уничтожению, объяснительная) к ним для направления на рассмотрение и согласование экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) АС КБР.

Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

14.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (собрание законодательства РФ Изд. «Юридическая литература» октябрь 2004 г. № 43);

Республиканским законом от 12.01.2009 №3-РЗ «Об архивном деле в КБР» (официальная Кабардино-Балкария № 3-4 от 16.01.2009);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. Изд. «Юридическая литература» май 2007. № 9059);

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558. (Перечень издан ВНИИДАД);

Правилами организации делопроизводства в государственных органах исполнительной власти КБР, утвержденными постановлением Правительства КБР ( Официальная Кабардино-Балкария от 25.03.2011, № 12);

Положением об Архивной службе КБР, утвержденным постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 07.12.2011 №370-ПП.

Перечень документов необходимых для предоставления государственной услуги

15. Основанием для предоставления государственной услуги является предоставление в АС КБР проектов документов по делопроизводству и архивному делу, требующих утверждения (согласования) ЭПК АС КБР, анализа содержания и полноты сведений, технического оформления:

- положений об экспертных комиссиях организаций;

- положений об архивах организаций;

- описей дел постоянного хранения;

- описей дел по личному составу;

- описей дел личного происхождения;

- описей фото, фоно, видеодокументов;

- номенклатур дел организаций;

- инструкций по делопроизводству организаций.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

16. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является оформление представленных в АС КБР документов с нарушением требований законодательства и иных нормативных правовых актов.

Данная услуга не предоставляется организациям, не являющимся источником комплектования Архивного фонда КБР.

Перечень услуг и документов, запрашиваемых у других органов исполнительной власти

17. Услуги и документы других органов исполнительной власти, необходимые для предоставления данной государственной услуги отсутствуют.

Порядок взимания платы за предоставление государственной услуги

18. Государственная услуга по приему документов с истекшими сроками ведомственного хранения на государственное хранение для организаций-источников комплектования АФ КБР предоставляется бесплатно, иным – в установленном порядке.

Срок ожидания в очереди при подаче запроса и при получении результата предоставления государственной услуги

19. Документы необходимые для предоставления государственной услуги принимаются в момент обращения без ожидания в очереди.

Предоставление осуществляется в течение 30 дней с момента передачи документов в структурное подразделение АС КБР, исполняющих функции государственных архивов.

Требования к помещениям для приема заявителей

20. Предоставление государственной услуги осуществляется в рабочих кабинетах специалистов АС КБР, ответственных за данное направление архивной деятельности.

Показатели доступности и качества государственной услуги

21. Пользователь и должностные лица АС КБР взаимодействуют при подаче документов и при получении результата по оказанию государственной услуги. Информацию о ходе предоставления государственной услуги пользователь может получить устно по телефону, письменно по электронной почте и при личном обращении в АС КБР.

Административные процедуры

22. Административные процедуры при предоставлении государственной услуги осуществляются в соответствии с требованиями архивных правил и методических рекомендаций разработанных ВНИИДАД.

23. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- обращение заявителей в АС КБР с документами, требующими согласования;

- регистрация документов заявителей и передача их на исполнение;

- анализ документов для определения полноты наличия и качества поступивших документов или оснований для отправки на доработку;

- рассмотрение представленных документов;

- согласование или направление документов на рассмотрение ЭПК АС КБР;

- передача согласованных документов заявителю;

- предоставление консультаций по оформлению документов и формированию ведомственного архива.

24. Документы, указанные в п. 2.3. административного регламента, могут быть доставлены в АС КБР посредством почтовой, курьерской связи, сотрудником организации, ответственным за делопроизводство и архив организации.

25. Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций, осуществляют специалисты АС КБР, ответственные за данный участок работы. Регистрация и передача документов на исполнение осуществляется в день поступления.

26. Анализ документов для определения полноты наличия и качества поступивших документов, а также отправку на доработку осуществляют специалисты АС КБР – кураторы организаций – источников комплектования АФ КБР в течение 10 рабочих дней после их регистрации.

27. В ходе анализа:

- проверяется комплектность и правильность оформления представленных документов, правомочность получения заявителем государственной услуги;

- готовится проект договора о порядке взаимоотношений АС КБР с федеральной или частной организацией в сфере архивного дела;

- проверяется (либо определяется) порядок организации (фондирования) документов, присвоения номеров описям дел;

- информируется получатель государственной услуги о принятом решении.

28. При выявлении в ходе проверки некомплектности документов или их неправильного оформления исполнитель информируется об этом по телефону или при личном контакте.

29. В случае если по истечении 30 дней организация не представит в адрес АС КБР необходимые документы, в течение 3-х рабочих дней заявителю направляется информация с обоснованием отказа в предоставлении государственной услуги.

30. Документы, оформленные в соответствии с требованиями и представленные в полной комплектности, куратор в течение 10 рабочих дней передает секретарю ЭПК для рассмотрения (согласования) их на заседании ЭПК АС КБР.

31. Документы, направляемые на рассмотрение ЭПК АС КБР, представляются согласно Административному регламенту АС КБР по исполнению государственной функции по проведению экспертизы ценности документов.

32. Консультации по вопросам предоставления государственной услуги осуществляются специалистами АС КБР. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- о порядке оформления документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- об организации экспертизы ценности документов;

- о составлении описей дел и исторической справки;

- о составлении номенклатуры дел;

- о составлении положений об экспертных комиссиях и архивах организаций;

- о составлении инструкций по делопроизводству;

- о составлении акта о выделении дел к уничтожению;

- по другим интересующим заявителей вопросам о порядке предоставления государственной услуги.

33. Консультации предоставляются при личном обращении, по телефону или посредством электронной почты.

34. Консультации специалистами АС КБР осуществляются в соответствии с режимом работы АС КБР, указанным в пункте 2.1 настоящего административного регламента.

Время консультирования не должно превышать 20 (двадцати минут).

АС КБР может осуществлять консультации в виде семинаров, совещаний.

Формы контроля за исполнением административного регламента

35. Общий контроль осуществляется АС КБР в форме плановых и внеплановых проверок, подготовку заключений на отчеты управлений, заслушивания вопросов на коллегии АС КБР.

36. Контроль за предоставлением государственной услуги осуществляется начальниками структурных подразделений АС КБР постоянно.

37. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) и решения должностных лиц.

38. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей, положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики, Руководитель АС КБР привлекает виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

39. Персональная ответственность специалистов, должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах.

Порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), осуществляемых в ходе выполнения регламента

40. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, на основании данного регламента устно или письменно.

41. Действия (бездействие) и решения должностных лиц АС КБР могут быть обжалованы в Правительство КБР, Руководителю АС КБР, в судебном порядке.

42. При обращении заявителей в письменной форме, в том числе и на официальном сайте, срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней со дня ее регистрации.

43. В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки) Руководитель АС КБР вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока её рассмотрения заявителя.

44. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в который направляет жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.

45. Письменная жалоба в течение 3 дней с момента поступления в АС КБР подлежит обязательной регистрации в специальном журнале.

Если в жалобе содержатся вопросы или сведения, не относящиеся к компетенции АС КБР, то она в семидневный срок со дня регистрации пересылается в орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в ней вопросов, с одновременным уведомлением заявителя о переадресации его жалобы.

46. По результатам рассмотрения жалобы заявителю направляется письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов, либо письменное уведомление об отказе в удовлетворении жалобы.

47. Если в письменной жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

48. При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

49. Если текст письменной жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

50. Если в письменной жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

51. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторную жалобу.

Блок-схема № 1

последовательности действий АС КБР при предоставлении государственной услуги «Оказание методологической помощи юридическим лицам по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива»

         

Блок схема №2

последовательности административных процедур при обжаловании действий (бездействий) и решений в ходе предоставления государственной услуги по «Оказание методической помощи юридическим и физическим лицам по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива»

Утвержден

Приказом Архивной службы

Кабардино-Балкарской Республики

от 6 февраля 2012 № 10

Административный регламент

предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги «Упорядочение архивных документов»

I. Общие положения

Предмет регулирования

1. Административный регламент по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее АС КБР) государственной услуги «Упорядочение архивных документов» определяет последовательность административных процедур, а также порядок взаимодействия АС КБР с юридическими или физическими лицами при осуществлении данной услуги.

Круг пользователей

2. Пользователями данной услуги являются организации – источники комплектования Архивного фонда КБР (далее АФ КБР), государственные федеральные органы и организации, находящиеся на территории КБР, архивные структуры муниципальных административных образований, а также организации – источники комплектования Архивных фондов муниципальных образований.

3. Организациям, не являющимся источниками комплектования АФ КБР, данная услуга предоставляется в порядке, установленном архивным законодательством.

II. Требования к информированию о порядке предоставления государственной услуги

Местонахождение и почтовый адрес

4. Почтовый адрес АС КБР:

360000, г. Нальчик, ул. Горького, 13;

электронный адрес: archives KBR @ mail.ru;

телефоны: 76-04-26, 76-04-18.

5. График работы: понедельник-пятница с 9 до 18 часов, перерыв с 13 до 14 часов, суббота – воскресенье – выходные дни.

6. Информирование организаций о предоставлении данной услуги осуществляется через Интернет-сайт АС КБР и Портал государственных услуг КБР.

7. Специфика данной услуги, получение ее в многофункциональном центре (ГБУ «МФЦ») не представляется возможным.

8. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

              - по телефону;

              - по письменным обращениям;

              - на личном приеме представителя организации.

9. Информирование представителей организации осуществляют специалисты структурных подразделений АС КБР, ответственные за данное направление деятельности АС КБР.

III. Стандарт предоставления государственной услуги «Обслуживание пользователей в читальном зале»

Наименование государственной услуги

10. Упорядочение архивных документов.

Наименование государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

11. Данная услуга осуществляется структурным подразделением АС КБР отделом по научно-технической обработке документов (далее – ОНТОД). Информирование организаций о предоставлении государственной услуги осуществляется через Интернет-сайт АС КБР.

Результаты предоставления государственной услуги

12. Результатом исполнения услуги является:

- проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

- техническая обработка сформированных дел;

- составление и утверждение экспертно-проверочной комиссией АС КБР описей дел.

Перечень нормативно-правовых актов, регламентирующих предоставление государственной услуги

13.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства РФ изд. «Юридическая литература», октябрь 2004г. № 43);

- Республиканским законом от 12.01.2009г. № 3-РЗ «Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике» ( «Официальная Кабардино-Балкария» № 3-4 от 16.01.2009);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»; (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» изд. «Юридическая литература», май 2007г. № 9059;

- Положением об Архивной службе КБР, утвержденным постановлением Правительства КБР от 07.12.2011г. № 370-ПП;

- Положением об отделе по научно-технической обработке документов АС КБР (текст положения официально опубликован не был);

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010г.) (Перечень издан ВНИИДАД);

- Методическими рекомендациями «Составление архивных описей» (М., 2003г.) (методпособие издано ВНИИДАД).

Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

14. Основанием для предоставления государственной услуги является письменная заявка, оформленная на фирменном бланке организации с указанием адреса, телефона, ФИО руководителя, заявка должна гарантировать оплату государственной услуги и быть подписанной руководителем.

15. Юридической основой для начала действий по предоставлению государственной услуги являются регистрация запроса и письменная резолюция Руководителя АС КБР по существу задания.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

16. Основанием для отказа в предоставления услуги является неполнота фонда, отсутствие номенклатуры дел организации, годовых разделов описей, а также предоставление помещения не соответствует требованиям для осуществления государственной услуги.

Перечень услуг и документов, запрашиваемых у других органов исполнительной власти

16. Услуги и документы других органов исполнительной власти, необходимые для предоставления данной государственной услуги, отсутствуют.

Порядок взимания платы за предоставление государственной услуги

17. Предоставление услуги осуществляется на платной основе. Плата взимается в установленном порядке в соответствии с номенклатурой платных услуг.

Сроки и условия предоставления государственной услуги

18. Документы, необходимые для предоставления государственной услуги, принимаются в момент обращения без ожидания в очереди.

Предоставление государственной услуги осуществляется в течение 30 – 100 дней с момента передачи документов в структурное подразделение АС КБР, исполняющее данную государственную услугу, и зависит от объема документов, требующих упорядочения.

19. Организация – пользователь государственной услуги предоставляет работникам АС КБР помещение, обеспечивающее комфортное осуществление упорядочения документов.

20. Архивная служба КБР организует работу ОНТОД и обеспечивает его соответствующими переплетными и др. расходными материалами.

Показатели доступности и качества государственной услуги

21. Пользователь и должностные лица АС КБР взаимодействуют при подаче документов и при получении результата по оказанию государственной услуги.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги пользователь может получить устно по телефону, письменно по электронной почте и при личном обращении в АС КБР.

IV. Административные процедуры

22. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие процедуры:

- регистрацию заявки на упорядочение документов;

- включение заявителя в список очередников на данную государственную услугу;

- информирование организации – заявителя о готовности приступить к научно-технической обработке ее документов;

- заключение в установленном порядке договора на государственную услугу между АС КБР и организацией – заявителем.

23. Проведение экспертизы ценности документов:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При проведении экспертизы ценности документов, отражающих специфические функции организации, необходимо руководствоваться также ведомственным перечнем. На хранение отбираются подлинники документов. В случае их утраты – заверенные копии.

24. Техническое оформление документов в соответствии с требованиями правил работы архивов:

- переплет и прошив документов;

- нумерация листов;

- составление в установленном порядке заверительной надписи;

- оформление обложки в соответствии с требованиями правил.

25. Составление описей дел по результатам экспертизы и технического оформления дел в соответствии с правилами и инструкциями по данному виду архивных работ:

- на дела постоянного хранения;

- на дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- на дела по личному составу;

- представление описей на экспертизу в АС КБР.

V. Формы контроля за исполнением административного регламента

26. Общий контроль за последовательностью административных процедур и качеством предоставления государственной услуги осуществляется должностными лицами АС КБР, ответственными за организацию работ по НТО в форме плановых и внеплановых проверок, подготовки заключения на отчеты отдела, заслушивания на коллегии АС КБР.

27. Перечень должностных лиц, осуществляющих контроль, устанавливается приказом АС КБР.

28. Результаты работы по предоставлению государственной услуги отражаются в отчетах работников ОНТОД структурного подразделения и АС КБР в целом.

VI. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования действия (бездействий), осуществляемых в ходе выполнения государственной услуги

29. Организация может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги, на основании настоящего регламента устно или письменно. Действия (бездействие) и решение должностных лиц АС КБР могут быть обжалованы: Правительству КБР, Руководителю АС КБР, в судебном порядке.

30. При обращении организации в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения. В исключительных случаях Руководитель АС КБР или иное уполномоченное на то должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом организацию.

Порядок продления и рассмотрения обращения, в зависимости от их характера, устанавливаются законодательством Российской Федерации.

31. Организация в своем письменном обращении указывает либо наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего лица, а также свои реквизиты, полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления и жалобы.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

- наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

-обстоятельства, на основании которых организация считает, что нарушены ее права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

- иные сведения, которые организация считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов организация прилагает к письменному обращению документы и материалы, либо их копии.

32. Если в письменном обращении не указаны реквизиты организации, направившей обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

33. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить организации, направившей обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

34. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается организации, направившей обращение, если реквизиты и почтовый адрес поддаются прочтению.

35. Если в письменном обращении организации содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Руководитель АС КБР, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с организацией по данному вопросу. О данном решении уведомляется организация, направившая обращение.

36. По результатам рассмотрения обращения АС КБР принимается решение об удовлетворении требований организации либо об отказе в удовлетворении обращения.

37. Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных в обращении вопросов.

Блок-схема № 1

последовательности действий АС КБР при предоставлении государственной услуги «Упорядочение архивных документов»

Блок схема №2

последовательности административных процедур при обжаловании действий (бездействий) и решений в ходе предоставления государственной услуги по «Упорядочение архивных документов»