О КОМИССИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ РЕЗУЛЬТАТОВ РОЗЫСКА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АВТОНОМНОМ УЧРЕЖДЕНИИ КУЛЬТУРЫ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РЕС...



МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ

БУРЯАД УЛАСАЙ СОЁЛОЙ ЯАМАН

ПРИКАЗ

ОТ  06.11.2019 № 003-449

О КОМИССИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ РЕЗУЛЬТАТОВ РОЗЫСКА

НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В ГОСУДАРСТВЕННОМ АВТОНОМНОМ УЧРЕЖДЕНИИ КУЛЬТУРЫ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РЕСПУБЛИКИ

БУРЯТИЯ» И В МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ

В целях организации контроля за сохранностью документов в Государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия «Государственный архив Республики Бурятия» и в муниципальных архивах Республики Бурятия, в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, в соответствии с пунктом 3.33 Положения о Министерстве культуры Республики Бурятия, утвержденного постановлением Правительства Республики Бурятия от 30.09.2015 № 490, приказываю:

1. Утвердить Положение о Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в Государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия «Государственный архив Республики Бурятия» и в муниципальных архивах Республики Бурятия согласно приложению № 1 к настоящему приказу.

2. Утвердить Регламент работы Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в Государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия «Государственный архив Республики Бурятия» и в муниципальных архивах Республики Бурятия согласно приложению № 2 к настоящему приказу.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на председателя Комитета архивного дела и организационного обеспечения – начальника отдела архивного дела Министерства культуры Республики Бурятия (БороноеваД.Ц).

4. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Министр

С.Б. Дагаева

___________________________

Проект  подготовлен отделом архивного дела Комбаева Л.В.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 ПРИЛОЖЕНИЕ № 1                           

                                                            к приказу Министерства             

культуры Республики Бурятия

                                                                            от 06.11. 2019 № 003-449

Положение

о Комиссии по рассмотрению результатов розыска

необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации

в Государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия «Государственный архив Республики Бурятия» и в муниципальных архивах Республики Бурятия

1. Общие положения

1.1. Для решения вопросов о снятии с учета дел и документов, пути розыска которых исчерпаны, а также неисправимо поврежденных дел и документов, контроля за организацией и результатами проверки наличия и состояния фондов, розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации (далее - Архивного фонда РФ) в Государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия «Государственный архив Республики Бурятия» и в муниципальных архивах Республики Бурятия (далее – архивы Республики Бурятия) создается Комиссия по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в Государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия «Государственный архив Республики Бурятия» (далее – ГАУК РБ ГАРБ) и муниципальных архивах Республики Бурятия (далее - Комиссия).

1.2. В своей деятельности Комиссия руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Бурятия от 23.11.2006 № 1957 - III «Об архивном деле в Республике Бурятия», постановлением Правительства Республики Бурятия от 30.09.2015 № 490 «О Министерстве культуры Республики Бурятия», приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», настоящим Положением.

1.3. Решения Комиссии, принятые в пределах ее компетенции, являются обязательными для исполнения архивами Республики Бурятия.

1.4. Состав Комиссии определяется и утверждается министром культуры Республики Бурятия.

В состав Комиссии входят: председатель – председатель Комитета архивного дела и организационного обеспечения – начальник отдела архивного дела, заместитель председателя, секретарь и члены Комиссии из числа специалистов отдела архивного дела, ГАУК Республики Бурятия «Государственный архив Республики Бурятия», муниципальных архивов Республики Бурятия.

2. Основные задачи и функции Комиссии

2.1. Основными задачами Комиссии являются:

1) решение вопросов о снятии с учета дел Архивного фонда РФ, хранящихся в архивах Республики Бурятия;

2) контроль за результативностью и качеством работы по проверке наличия и состояния дел Архивного фонда РФ, хранящихся в архивах Республики Бурятия;

3) подведение итогов работы архивов Республики Бурятия по проверке наличия и состояния дел и розыску необнаруженных дел;

4) методическое руководство деятельностью архивов Республики Бурятия по проверке наличия и состояния дел, розыску необнаруженных дел.

2.2. Для реализации возложенных на нее задач Комиссия:

1) рассматривает предложения архивов Республики Бурятия:

- о снятии с учета дел Архивного фонда РФ, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния дел;

- о снятии с учета неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ;

2) организует:

- проверку деятельности архивов Республики Бурятия по проведению проверки наличия и состояния дел и соблюдения установленных требований;

- проверку правильности, полноты и качества документирования работ по проверке наличия и розыску необнаруженных дел;

- проверку своевременности внесения в учетные документы сведений о проведении розыска необнаруженных дел, снятии их с государственного учета.

3. Права Комиссии

3.1. Комиссия имеет право:

1) принимать решения о снятии с учета дел Архивного фонда РФ, хранящихся в архивах Республики Бурятия, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния дел, а также неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ;

2) выносить рекомендации руководителям архивов Республики Бурятия о продолжении или прекращении работ по проверке наличия и розыску необнаруженных дел Архивного фонда РФ;

3) вносить предложения по вопросам улучшения организационно-методического обеспечения работ по проверке наличия и состояния фондов;

4) возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, представленные на ее рассмотрение.

4. Организация работы Комиссии

4.1. Деятельность Комиссии предусматривается планами основных мероприятий Министерства культуры Республики Бурятия. Руководство деятельностью Комиссии возлагается на ее председателя.

4.2. Заседания Комиссии проводятся по мере необходимости и считаются правомочными, если присутствует более половины ее списочного состава.

4.3. Заседания Комиссии протоколируются, протокол утверждается министром культуры Республики Бурятия.

4.4. Решения Комиссии принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов Комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем Комиссии.

Особые мнения членов Комиссии отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

4.5. Секретарь Комиссии обеспечивает созыв Комиссии, организует предварительное ознакомление членов Комиссии с материалами, представленными на ее рассмотрение, доводит до сведения руководителей архивов Республики Бурятия решения Комиссии, осуществляет учет и отчетность о работе Комиссии.

                                                                                  ПРИЛОЖЕНИЕ № 2                           

                                 к приказу Министерства

культуры Республики Бурятия

                                                                            от 06.11. 2019 № 003-449

Регламент

работы Комиссии по рассмотрению результатов розыска

необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации

в Государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия «Государственный архив Республики Бурятия» и в муниципальных архивах Республики Бурятия

1. Общие положения

1.1. Комиссия по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия «Государственный архив Республики Бурятия» и в муниципальных архивах Республики Бурятия (далее - Комиссия) рассматривает результаты розыска дел, необнаруженных в течение не менее одного года при проверке наличия дел в архивохранилищах Государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия «Государственный архив Республики Бурятия» и в муниципальных архивах Республики Бурятия (далее – архивы Республики Бурятия), принимает решения о снятии с учета дел Архивного фонда Российской Федерации (далее – Архивного фонда РФ), необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов, а также неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ, в том числе выявленных в ходе проверки наличия и состояния фондов.

1.2. Порядок рассмотрения результатов розыска необнаруженных дел и снятия с учета необнаруженных и неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ определен настоящим Регламентом.

1.3. Регламент разработан в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 (далее – Правила) и памяткой Федерального архивного агентства «О порядке представления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов» от 23 сентября 2004 года.

2. Организация работы с документами,

поступающими на рассмотрение Комиссии

2.1. Все поступившие документы рассматриваются Комиссией в 3-месячный срок со дня поступления.

На рассмотрение принимаются документы, поступившие в Министерство культуры Республики Бурятия (далее – министерство) не позднее, чем за две недели до заседания Комиссии.

2.2. Секретарь Комиссии передает поступившие документы в недельный срок со дня поступления на рассмотрение председателю Комиссии.

В соответствии с резолюцией председателя секретарь передает документы специалисту министерства, курирующему архив Республики Бурятия, представивший документы, для подготовки проекта решения в двухнедельный срок и знакомит с документами и проектом решения всех членов Комиссии.

2.3. Замечания по проекту решения представляются секретарю Комиссии, который знакомит с ними председателя Комиссии и специалиста министерства, курирующего архив Республики Бурятия, представивший документы, не позднее, чем за неделю до заседания Комиссии.

2.4. Для рассмотрения итогов проверки наличия и состояния фондов, решения вопроса о снятии с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны, архивы Республики Бурятия представляют в Комиссию следующие документы:

- сопроводительное письмо-справку;

- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, оформленные в соответствии с требованиями приложения № 2 к Правилам;

- справки о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду;

- справка от учреждения-источника комплектования о причинах утраты (в случае утраты дел в организации, получившей дела во временное пользование);

- акт о завершении розыска дел (приложение № 1 к Регламенту);

- перечень документов, представленных к списанию (приложение № 2 к Регламенту);

- акт проверки наличия (копия).

2.5. Пакет документов, перечисленных в пункте 2.4. Регламента, направляется в Комиссию только в том случае, если исчерпаны все пути розыска необнаруженных дел, в архивохранилище отсутствуют неописанные дела и россыпь, фондовая принадлежность которой не определена.

2.6. Документы предоставляются в 2-х экземплярах и должны содержать исчерпывающие сведения о необнаруженных делах и действиях по их розыску. Дополнительные мотивы для снятия с государственного учета необнаруженных дел могут излагаться в сопроводительном письме.

2.7. Сопроводительное письмо-справка за подписью руководителя архива Республики Бурятия должно содержать краткий анализ состояния работы по проверке наличия и розыску необнаруженных дел, примерный перечень вопросов приведен в приложении № 3 к Регламенту.

2.8. Справка за подписью руководителя архива Республики Бурятия о проведении розыска дел должна быть исчерпывающей с указанием в ней следующих сведений: номер, название фонда, объем фонда по учетным документам, история фонда (дата поступления документов, состояние документов и качество их обработки, перечень работ, которые проводились с документами фонда, результаты проведения предыдущих проверок наличия), меры, принятые по розыску дел, отражение содержания необнаруженных дел в оставшихся на хранении делах, установленные и предполагаемые причины отсутствия дел, выводы.

2.9. Перечень документов, представленных к списанию, составляется по форме, представленной в приложении № 3 к Регламенту. В нем указывается общее количество дел и документов, предлагаемых к списанию, предполагаемая причина отсутствия дела и возможность восполнения содержащейся в нем информации, даются ссылки на подтверждающие документы (по возможности). Перечень подписывается руководителем архива Республики Бурятия.

2.10. Для снятия с учета неисправимо поврежденных документов Архивного фонда РФ, в том числе и выявленных в ходе проверки наличия и состояния фондов, архивы Республики Бурятия представляют в Комиссию:

- сопроводительное письмо;

- акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1 к Правилам);

- заключение о физическом состоянии документов.

2.11. В заключении о физическом состоянии документов необходимо указать: номер, название фонда; условия хранения; подтверждение невозможности восстановления основы документов и использования текстовой и изобразительной информации; причины, приведшие к неисправимым повреждениям документов, наличие страховых копий неисправимо поврежденных документов.

2.12. Заключение составляется специалистом архива Республики Бурятия и подписывается руководителем архива Республики Бурятия.

2.13. Документы представляются в Комиссию только после рассмотрения их на экспертной комиссии архива с выпиской из решения экспертной комиссии.

2.14. Документы, поступившие в Комиссию не в полном комплекте, а также неправильно оформленные, к рассмотрению не допускаются.

2.15. Отказ Комиссии снять с учета необнаруженные, неисправимо поврежденные дела доводится до соответствующего архивного учреждения письменно с указанием причины отказа в течение 5 дней после заседания Комиссии.

2.16. Выписки из протокола Комиссии с решением о снятии с учета необнаруженных дел и неисправимо поврежденных документов доводятся до архивов Республики Бурятия письменно в течение 10 дней после проведения заседания Комиссии.

2.17. Основанием для снятия с учета необнаруженных дел и неисправимо поврежденных документов архивов Республики Бурятия является распоряжение руководителя архива Республики Бурятия, который издается на основании выписки из протокола Комиссии с решением о снятии с учета

2.18. В картотеке необнаруженных документов за подписью ответственного за учет документов работника архива Республики Бурятия делается отметка о снятии документов с учета с указанием номера и даты протокола Комиссии.

2.19. Во все учетные документы вносятся соответствующие изменения в установленном порядке.

3. Проведение заседаний Комиссии

3.1. Заседания Комиссии проводятся по мере необходимости.

3.2. Повестка дня заседания составляется секретарем Комиссии и передается председателю и членам Комиссии за 2 дня до заседания.

3.3. На заседании Комиссии проекты решений обсуждаются, после чего принимаются путем голосования. Заседания Комиссии протоколируются секретарем Комиссии.

3.4. Протокол оформляется в течение месяца, подписывается председателем и секретарем Комиссии и представляется для утверждения министру культуры Республики Бурятия.

3.5. Секретарь Комиссии осуществляет ведение централизованного учета дел Архивного фонда РФ, необнаруженных в ходе проверки наличия, и ежегодно отчитывается о работе Комиссии.

Приложение № 1

К Регламенту работы Комиссии по рассмотрению результатов розыска

необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации

в Государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия «Государственный архив Республики Бурятия» и в муниципальных архивах Республики Бурятия

Акт

от___________ № ___

о завершении розыска

необнаруженных дел

Архивного фонда

Российской Федерации

Фонд № ____

Название фонда _______________________________________________

____________________________________________________________

Комиссия в составе ____________________________________________

______________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

                                                                                    (должности, фамилии)

с _____________ по ___________ 20___ г. была проведена проверка наличия и состояния дел и других документов фонда № _________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

                                                                                    (название фонда)

В ходе проверки было установлено:

1. Имеются в наличии ______________________________________ дел

2. Не обнаружено _________________________________________ дел

                                                                                                  (цифрами и прописью)

В ходе проведенного розыска:

1. Найдено в наличии ______________________________________ дел

2. Документально обосновано отсутствие ______________________ дел

3. Составлены акты о снятии с учета дел, пути розыска которых исчерпаны, на ______________________ дел.

В результате проведенной работы на ___________ г. в фонде № ______

________________________________________________________________

имеется в наличии ___________________________________________ дел

                                                                                                  (цифрами и прописью)

Заведующий архивохранилищем _______________ _________________

                                                                                                  (подпись)                             (расшифровка подписи)

Руководитель архивного учреждения ____________ ________________

                                                                                                                (подпись)              (расшифровка подписи)

Приложение № 2

К Регламенту работы Комиссии по рассмотрению результатов розыска

необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации

в Государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия «Государственный архив Республики Бурятия» и в муниципальных архивах Республики Бурятия

Перечень дел (документов), необнаруженных в

_________________________________________________________

(название государственного архива)

ходе проверки наличия и состояния фондов

и предлагаемых к списанию

№ п/п

№ описи

№ дела

№ и название фонда, заголовок дела (документа), крайние даты

С какого времени числится необнару-

женным

Предполагаемая причина отсутствия

1

2

3

4

5

6

Приложение № 3

К Регламенту работы Комиссии по рассмотрению результатов розыска

необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации

в Государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия «Государственный архив Республики Бурятия» и в муниципальных архивах Республики Бурятия

Примерный перечень вопросов, которые должны

быть отражены в сопроводительном письме-справке к материалам, представляемым на рассмотрение Комиссии

1. В какой период проводилась и завершена ли сплошная проверка наличия и состояния дел.

2. С какого года ведется цикличная проверка наличия и состояния дел.

3. Организационные, методические мероприятия по повышению качества и эффективности работы по проверке наличия и состояния фондов.

4. Практическая работа по розыску необнаруженных дел, ее результаты*1:

_____

*1 Период, за который приводятся эти данные, согласовывается с вышестоящим архивным органом.

- количество необнаруженных дел по состоянию на ... , из них:

- количество найденных дел, пути их розыска*1;

_____

*1 К этому показателю даются пояснения о местах обнаружения дел по аналогии с пояснениями к п. 5.

- количество необнаруженных дел, отсутствие которых подтверждено документально;

- количество необнаруженных дел, оставленных к розыску;

- количество необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны, и предлагаемых к списанию.

5. Предполагаемые причины отсутствия дел, предлагаемых к списанию.

Пример. Проведенные мероприятия позволили установить, что из числа предлагаемых к списанию 37 дел (49%) были выданы во временное пользование, в основном в 70-ые годы, своевременность их возвращения проконтролирована не была, в результате чего дела были утрачены в ведомствах и о чем имеются соответствующие письма; 37 дел (49%), вероятно, ошибочно выделены к уничтожению при проведении целевой экспертизы ценности документов и переработки описей в 1976 г.; 2 дела (2%) - выданы на руки заявителям в 1956-1957 гг. без должного оформления учетных документов.

6. Меры по устранению причин необнаружения дел, намеченные к реализации и реализованные по результатам проведенного анализа.