Об утверждении административного регламента по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края ...



Документ утратил силу на основании приказа управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 14 декабря 2010 года № 441 «О признании утратившим силу приказа управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 07.07.2010 № 225 «Об утверждении административного регламента по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края в целях соблюдения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов».

УПРАВЛЕНИЕ АЛТАЙСКОГО КРАЯ

ПО КУЛЬТУРЕ И АРХИВНОМУ ДЕЛУ

ПРИКАЗ

от 7 июля 2010 года № 225

Об утверждении административного регламента по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края в целях соблюдения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов»

Во исполнение постановления Администрации Алтайского края от 09.04.2008 № 142 «Об утверждении Программы проведения административной ре­формы в Алтайском крае в 2008-2010 годах» приказываю:

1. Утвердить Административный регламент по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края в целях соблюдения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов».

2. Признать утратившим силу приказ управления архивного дела Алтайского края от 04.12.2009 № 167 «Об утверждении административного регламента по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края в целях соблюдения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника управления, начальника отдела по делам архивов Антоненко В.В.

Заместитель начальника Е.Е. Безрукова

УТВЕРЖДЕН

приказом управления

Алтайского края

по культуре и архивному

делу от 07.07.2010 № 225

Административный регламент по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края в целях соблюдения единых принципов организации хране­ния, комплектования, учета и использования архивных документов»

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края в целях соблюдения единых принци­пов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных до­кументов» (далее - «государственная функция») определяет сроки и последова­тельность действий (административных процедур) управления Алтайского края по культуре и архивному делу (далее - «Управление») при осуществлении полномо­чий Алтайского края по реализации государственной политики в области архивно­го дела и осуществлению контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и Алтайского края об архивном деле.

Органы и организации, участвующие в исполнении государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется Управлением. Непосредственное исполнение государственной функции осуществляется отделом по делам архивов Управления (далее - «Отдел по делам архивов»).

3. Исполнение государственной функции осуществляется Управлением посредством проведения проверок организации и состояния хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Алтайского края в муниципальных архивах Алтайского края (далее - «проверка»).

Проверки могут носить комплексный, тематический и контрольный харак­тер. Комплексные проверки проводятся по всем направлениям деятельности муни­ципального архива. Тематические проверки проводятся по отдельным направлени­ям деятельности муниципального архива. Контрольные проверки проводятся в це­лях контроля за выполнением планов мероприятий по итогам комплексных и тема­тических проверок, а также при получении информации о выявлении фактов нарушения законодательства об архивном деле Российской Федерации и Алтайского края.

4. Проверки проводятся специалистами Отдела по делам архивов. Лицом, ответственным за осуществление проверки в муниципальном архиве, является специалист Отдела по делам архивов, курирующий муниципальный архив в соответствии с приказом Управления о распределении обязанностей (далее - «Куратор»).

5. В процессе исполнения государственной функции Куратор взаимодействует с органами местного самоуправления, органами и организациями - источниками комплектования муниципальных архивов.

Нормативное правовое регулирование исполнения государственной функции

6. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237):

Федеральным законом от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Собрание зако­нодательства Российской Федерации. 2003. № 40. Ст. 3822);

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. №43. Ст. 4169);

законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. «Об Архивном фонде Алтай­ского края и архивах» (в редакции от 8 октября 2001 г. № 65-ЗС, 12 октября 2005 г. № 66-ЗС и 6 апреля 2009 г. № 24-ЗС) (Сборник законодательства Алтайского края, июль 1995 г., № 12, октябрь 2001 г., № 66, октябрь 2005 г., № 114, «Алтайская правда», 16.04.2009, № 108-109);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хра­нения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Рос­сийской Федерации и других архивных документов в государственных и муници­пальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, ре­гистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов ис­полнительной власти от 14 мая 2007 г. № 20) (далее - «Правила»);

Положением об управлении Алтайского края по культуре и архивному делу, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 24 декабря 2009 г. № 537 «Об утверждении Положения об управлении Алтайского края по культуре и архивному делу».

Результат исполнения государственной функции

7. Конечным результатом исполнения государственной функции является составление справки о результатах проверки.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования об исполнении государственной функции

8. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Ленина, 41, г. Барнаул, 656049.

Электронный адрес Управления: komcul @itt.ru.

Место нахождения и телефоны структурного подразделения Управления, обеспечивающего исполнение государственной функции:

Отдел по делам архивов - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2) 63-73-86, 63-79-52, 63-77-52;

электронный адрес: altarchives@ mail.ru.

официальный сайт Управления: http://www. culture 22.ru.

9. График работы Управления:

понедельник - четверг с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 18-00, пятница с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 17-00, суббота и воскресенье - выходные дни.

10. Информация об исполняемой Управлением государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Управления, Отдела по делам архивов, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте Управления, на официальном сайте Алтайского края в подразделе «Административные регламенты».

11. Информирование представителей муниципальных архивов по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в Управление, Отдел по делам архивов.

12. При ответах на телефонные звонки специалист Отдела по делам архивов подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует   представителей   муниципальных   архивов   по   интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста Отдела по делам архивов, принявшего телефонный звонок.

13. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист Отдела по делам архивов, осуществляющий устное информирование, может предложить представителю муниципального архива обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для представителя муниципального архива время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).

14. При информировании посредством личного обращения специалист Отдела по делам архивов обязан принять представителя муниципального архива в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.

15. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес муниципального архива.

16. Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте Управления в разделе «интернет-приемная».

17. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес муниципального архива (администрации района, города).

18. Информирование по письменному обращению муниципального архива осуществляется в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента его регистрации.

Сроки исполнения государственной функции

19. Комплексные и тематические проверки проводятся с периодичностью не более одного раза в 3 года. Контрольные проверки проводятся по истечении 3 лет с момента окончания комплексной или тематической проверки.

20. Продолжительность проведения проверки не может превышать 5 рабочих дней с момента прибытия специалиста Отдела по делам архивов в муниципальный архив.

21. Срок подготовки справки о результатах проверки не может превышать 10 рабочих дней с момента окончания проверки.

22. Срок исполнения государственной функции 45 рабочих дней.

Основание для приостановления исполнения государственной функции

23. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является непредставление документов, перечисленных в пункте 26 настоящего Регламента.

Требования к удобству и комфорту места приема представителей муниципальных архивов

24. Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется специалистами Отдела по делам архивов на рабочих местах в соответствии с графиком работы (пункт 9 настоящего Регламента).

25. В день назначенной встречи по прибытии представителя муниципального архива по адресу места нахождения Отдела по делам архивов специалист Отдела по делам архивов обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.

Перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции

26. При проведении проверки у муниципального архива могут быть затребованы документы, относящиеся к предмету проверки и содержащие сведения, необ­ходимые для принятия решений о соответствии (не соответствии) организации и состояния хранения, комплектования, учета и использования документов Архивно­го фонда Алтайского края в муниципальных архивах Алтайского края норматив­ным правовым актам в области архивного дела:

- организационно-распорядительные документы;

- планово-отчетные документы;

- информационно-справочные документы;

- основные и вспомогательные учетные документы;

- документы о работе и состоянии архивов организаций – наблюдательные дела организаций;

- справочно-поисковые средства;

- документы по рассмотрению запросов.

Другие положения, характеризующие требования к исполнению государственной функции

27. Проверки проводятся с выездом Куратора на место проверки в муниципальный архив.

28. Количественный и персональный состав проверяющих устанавливается исходя из вида проверки и объема проводимых контрольных действий.

29. Исполнение государственной функции осуществляется бесплатно.

III. Административные процедуры

30. Реализация государственной функции включает в себя следующие адми­нистративные процедуры:

- планирование проверки;

- проведение проверки;

- подготовка справки о результатах проверки.

Планирование проверки

31. Проверки проводятся в соответствии с Основными направлениями разви­тия архивного дела в Алтайском крае на текущий год, утвержденными заместите­лем Губернатора Алтайского края (далее - «план работы»). Основанием для вклю­чения проверки в план работы является истечение 3 лет со дня проведения преды­дущей проверки, получение информации о выявлении фактов нарушения законода­тельства об архивном деле Российской Федерации и Алтайского края.

Проведение проверки

32. В ходе проверки могут рассматриваться все вопросы, связанные с орга­низацией и состоянием архивного дела - комплексные проверки, или отдельный вопрос - тематические проверки.

33. Юридическим фактом, являющимся основанием проведения проверки, является издание приказа Управления о проведении проверки, в котором определяется:

наименование муниципального архива, в котором проводится проверка;

тема проверки;

персональный и количественный состав проверяющих;

сроки проведения проверки.

34. Перед проверкой Куратором разрабатывается план её проведения. План проверки должен содержать сведения о виде, сроках, месте проверки, наименовании муниципального архива и перечень основных вопросов, по которым проводится проверка. План проверки подписывается Куратором и утверждается заместителем начальника Управления, начальником Отдела по делам архивов не позднее чем за 5 рабочих дней до начала проверки.

35. Не позднее чем за 3 дня до начала проверки Куратор уведомляет о сроках ее проведения муниципальный архив любым доступным способом (по телефону, факсом, по электронной почте).

36. Датой начала проверки считается дата прибытия Куратора в муниципальный архив.

37. Критерием оценки соответствия организации и состояния архивного дела установленным требованиям является соблюдение муниципальным архивом законодательства Российской Федерации и Алтайского края в установленной сфере деятельности, нормативных правовых актов Министерства культуры Российской Федерации, нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и Управления:

Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Россий­ской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. №43. Ст. 4169);

Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения об­ращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 19. Ст. 2060);

Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информаци­онных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Россий­ской Федерации. 2006. № 31 (ч. I). Ст. 305);

закона Алтайского края от 28.12.1994 «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах» (в редакции от 8 октября 2001 г. № 65-ЗС, 12 октября 2005 г. № 66-ЗС и 6 апреля 2009 г. № 24-ЗС) (Сборник законодательства Алтайского края, июль 1995 г., № 12, октябрь 2001 г., № 66, октябрь 2005 г., № 114, «Алтайская правда», 16.04.2009, №108-109);

закона Алтайского края от 29.12.2006 № 152-ЗС «О рассмотрении обраще­ний граждан Российской Федерации на территории Алтайского края» (Сборник за­конодательства Алтайского края, декабрь 2006 г., № 128, ч. 2);

приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Фе­дерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хране­ния, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Россий­ской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципаль­ных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (за­регистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов испол­нительной власти от 14 мая 2007 г. № 20);

приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Фе­дерации от 31 июля 2007 г. № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельно­сти организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27.09.2007, регистрационный № 10194, , Бюлле­тень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 12 ноября 2007 г. № 46);

приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Фе­дерации от 10 сентября 2007 г. № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных до­кументов по организации хранения, комплектования, учета и использования доку­ментов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный № 10291, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 5 ноября 2007 г. № 45);

приказа Министерства культуры Российской Федерации от 12 января 2009 г. № 3 «Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государствен­ных и муниципальных архивов Российской Федерации» (зарегистрирован Мини­стерством юстиции Российской Федерации 04.05.2009, регистрационный № 13882, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 15 июня 2009 г. № 24);

приказа Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фон­да Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 08.07.97, регистрационный № 1344, Бюллетень нормативных актов фе­деральных органов исполнительной власти от сентября 1997 г., № 17);

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифициро­ванная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (по заключению Минюста России данный документ в государ­ственной регистрации не нуждается - письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД);

Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельно­сти организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Руководителем Росар-хива 6 октября 2000 г.) (с изменениями от 27 октября 2003 г.);

Методических указаний по составлению описей дел и научно-справочного аппарата к ним, Барнаул, 1998;

Методических рекомендаций о порядке работы архивных учреждений горо­дов, районов края по отбору, приему, учету, описанию и хранению аудиовизуаль­ной документации, Барнаул, 2001;

Рекомендаций по приему, оформлению, обработке документов личного про­исхождения в муниципальных архивах, Барнаул, 2009.

38. При проведении проверки Куратор:

- запрашивает у муниципального архива и проверяет полноту состава, ком­плектность и правильность оформления документов, указанных в пункте 26 настоя­щего Регламента, необходимых для принятия решений по результатам проверки;

- взаимодействует с главой (заместителем главы) администрации города, района, иным должностным лицом органа местного самоуправления, курирующего муниципальный архив, руководителями, ответственными за ведение делопроизвод­ства и архив органов и организаций - источников комплектования муниципального архива.

Подготовка справки о результатах проверки

39. В течение 10 рабочих дней со дня окончания проверки Куратор составляет справку о результатах проверки.

40. Справка составляется в двух экземплярах. В справке указывается:

- вид проверки;

- наименование муниципального архива, в котором проводилась проверка;

- хронологические рамки проверенного периода;

- дата и место составления справки;

- сроки проведения проверки;

- сведения о результатах проверки;

- рекомендации по итогам проведения проверки;

- срок представления информации в Управление о работе, проделанной по результатам проверки.

41. Сроки выполнения рекомендаций по результатам проверки устанавливаются Куратором по согласованию с руководителем муниципального архива. Сроки выполнения рекомендаций, превышающие 1 месяц, вносятся в план мероприятий муниципального архива, проводимых по итогам проверок, годовой план работы.

42. Справка подписывается Куратором, другими специалистами Отдела по делам архивов, участвовавшими в проведении проверки, и передается для согласования начальнику Управления (заместителю начальника Управления, уполномоченному приказом Управления).

43. Куратор в течение 3 рабочих дней с момента согласования справки начальником Управления (заместителем начальника Управления, уполномоченным приказом Управления) направляет для ознакомления с результатами проверки в муниципальный архив 2 экземпляра справки с сопроводительным письмом. Запись об ознакомлении должна содержать должности, инициалы, фамилии, личные подписи главы (заместителя главы) администрации города, района и руководителя муниципального архива.

44. Руководитель муниципального архива не позднее 15 рабочих дней с момента получения справки направляет в Управление экземпляр справки с записью об ознакомлении.

45. В случае несогласия с результатами проверки руководитель муниципального архива не позднее 3 рабочих дней со дня получения справки направляет в Управление письменные возражения.

46. Экземпляр справки с записью об ознакомлении и документы, характеризующие выполнение рекомендаций по результатам проверки, включаются в дело с документами о работе архивных отделов, комитетов по делам архивов администраций городов и районов края - наблюдательное дело. Наблюдательные дела формируются Кураторами отдельно на каждый муниципальный архив и ежегодно включаются в номенклатуру дел Управления со сроком хранения «Постоянно».

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

47. Текущий контроль за совершением действий по исполнению государственной функции, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется начальником Отдела по делам архивов.

48. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником Отдела по делам архивов проверок соблюдения и исполнения специалистами Отдела по делам архивов положений настоящего Регламента, проверки обоснованности решений, принятых по результатам проверок.

49. Контроль за непосредственным исполнением государственной функции Отделом по делам архивов осуществляет начальник Управления.

50. Проверки соблюдения и исполнения специалистами Отдела по делам архивов положений настоящего Регламента могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Отдела по делам архивов) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

51. Должностные лица в случае совершения ими нарушений в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей подлежат ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

52. Представители муниципальных архивов могут обратиться с жалобой на действие (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента (далее - «жалоба»), устно или письменно непосредственно к начальнику Управления. В письменной жалобе представителем указываются:

- полное наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя юридического лица);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись и дата.

53. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

54. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

Муниципальному архиву направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с ним.

55. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу за подписью начальника Управления (заместителя начальника Управления).

56. Если в жалобе муниципального архива содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Управление. О данном решении уведомляется муниципальный архив, направивший жалобу.

57. Если муниципальный архив не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:

Администрацию Алтайского края по адресу: 656035, г. Барнаул, пр. Ленина. д. 59;

Федеральное архивное агентство по адресу: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;

Сибирское территориальное управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: 630099, г. Новосибирск, Красный проспект, д. 25.

58. Решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия (бездействие) должностных лиц Отдела по делам архивов, Управления могут быть обжалованы в судебном порядке в суде общей юрисдикции в порядке и сроки, установленные процессуальным законодательством Российской Федерации.

Приложение

Блок-схема последовательности действий Управления при исполнении государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края в целях соблюдения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов»

Включение проверки в план работы Отдела по делам архивов на текущий год

Начало исполнения государственной функции: Издание приказа о проведении проверки

Утверждение плана проведения проверки

Уведомление муниципального архива о проводимой проверке

Проведение проверки

Подготовка справки о результатах проверки

При выявлении нарушений постановка выполнения рекомендаций по результатам проверки на контроль

Направление справки для ознакомления в муниципальный архив

Получение справки с записью об ознакомлении или письменных возражений муниципального архива

Исполнение  государственной функции завершено