О библиотеке органов исполнительной власти Ярославской области



АДМИНИСТРАЦИЯ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

ДЕПАРТАМЕНТ

ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 07.07.2010 № 4

г. Ярославль

О библиотеке органов исполнительной власти Ярославской области

В соответствии  с подпунктом 2 пункта 1 постановления Губернатора области от 03.03.2010 № 94 «Об обеспечении печатной продукцией и электронными документами»

ДЕПАРТАМЕНТ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗЫВАЕТ:

Утвердить прилагаемые:

-               Положение о библиотеке органов исполнительной власти Ярославской области;

-               Положение о фонде электронных документов библиотеки органов исполнительной власти Ярославской области;

-               Правила пользования библиотекой органов исполнительной власти Ярославской области.

Контроль за исполнением приказа возложить на директора департамента Пономаренко Д.В.

Директор департамента                                                                                Д.В. Пономаренко

УТВЕРЖДЕНО

приказом департамента

информационно-аналитического

обеспечения органов

государственной власти

Ярославской области

от 07.07.2010 № 25-1453

ПОЛОЖЕНИЕ

о библиотеке органов исполнительной власти

Ярославской области

Общие положения

1.1.              Положение о библиотеке органов исполнительной власти Ярославской области (далее – библиотека ОИВ ЯО) разработано в соответствии с Положением о департаменте информационно-аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области, утвержденным постановлением Правительства области от 14.04.2008 № 113 «О департаменте информационно-аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области», постановлением Губернатора области от 03.03.2010 № 94 «Об обеспечении печатной продукцией и электронными документами», Федеральным законом от  29  декабря  1994 года № 78-ФЗ «О библиотечном деле», Законом  Ярославской  области от  30 июня 2003 г. № 34-з «О библиотечном деле в Ярославской области», Гражданским кодексом Российской Федерации, а также иными правовыми актами.

1.2.              Библиотека ОИВ ЯО создана на основании постановления Губернатора области от 03.03.2010 № 94 «Об обеспечении печатной продукцией и электронными документами». Библиотека ОИВ ЯО является структурным подразделением департамента информационно-аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области (далее - департамент), функционирует на правах отдела.

1.3.              Библиотека ОИВ ЯО не является общедоступной. Право пользования библиотекой ОИВ ЯО имеют государственные служащие департамента, а также государственные служащие структурных подразделений аппарата Правительства области и иных органов исполнительной власти Ярославской области (далее – пользователи).

1.4              Порядок доступа к библиотечным фондам и другой библиотечной информации, перечень основных услуг и условия их предоставления библиотекой ОИВ ЯО определяются в Правилах пользования библиотекой ОИВ ЯО и Положении о фонде электронных документов библиотеки ОИВ ЯО, утверждаемых приказом департамента.

1.5.              Фонды библиотеки ОИВ ЯО:

-              фонд печатных изданий (книги, периодические издания, брошюры), включающий издания учебной, справочной, научной, научно-популярной, научно-педагогической, методической  литературы;

-              фонд электронных документов, включающий электронные издания, базы данных и иную информацию, представленную в электронной форме;

-              медиатека, включающая в себя непечатные носители информации (фотографии, аудиокассеты, пластинки, видеокассеты, CD- и DVD-диски и т.д.).

Пользователям предоставляется справочно-библиографический аппарат библиотеки ОИВ ЯО - электронный каталог.

В библиотеке ОИВ ЯО создаются фонды ограниченного пользования (ФОП), к которым пользователи не имеют свободного доступа. Фонды ограниченного пользования содержат аналитическую информацию по политической проблематике; документы (анкеты, интервью, опросные листы, маршрутные листы, листы телефонно-адресного контроля интервьюеров) первичной социологической информации.

Доступ к данной информации предоставляется пользователям по письменному запросу на имя директора департамента информационно-аналитического обеспечения органов государственной власти.

1.6.              Департамент самостоятельно определяет потребность в комплектовании фондов библиотеки ОИВ ЯО  в целях формирования универсального состава документов с учетом профиля деятельности пользователей, их запросов и потребностей. Библиотека ОИВ ЯО осуществляет взаимодействие  с органами исполнительной власти Ярославской области, библиотеками, распространителями печатных изданий, издательствами, образовательными учреждениями, авторами и определяет потенциальные источники комплектования своих фондов. Департамент осуществляет подписку на периодические издания, приобретает печатные и электронные издания для пополнения фондов библиотеки ОИВ ЯО на возмездной и безвозмездной основе, организует консолидацию научных, научно-исследовательских работ (диссертаций, монографий, статей), выпускаемых научными работниками, учебными, научно-исследовательскими учреждениями, издательствами, информационными агентствами и организациями, осуществляющими подписку и доставку периодических изданий на территории Ярославской области и за ее пределами.

1.7.              В своей деятельности библиотека ОИВ ЯО и ее работники руководствуются действующим законодательством, настоящим Положением, Положением о фонде электронных документов библиотеки ОИВ ЯО и Правилами пользования библиотекой ОИВ ЯО, утверждаемыми приказом департамента (далее - Положение о фонде электронных документов, Правила пользования библиотекой), приказами директора департамента.

Штатная численность и структура библиотеки ОИВ ЯО

2.1.              Структуру и штатную численность библиотеки ОИВ ЯО утверждает директор департамента.

2.2.              Руководство библиотекой ОИВ ЯО и организацию работы библиотеки ОИВ ЯО осуществляет руководитель отдела - заведующий библиотекой ОИВ ЯО, который подчиняется непосредственно директору департамента.

2.3.              Заведующий библиотекой ОИВ ЯО назначается и освобождается от должности приказом директора департамента. Остальные работники библиотеки ОИВ ЯО назначаются и освобождаются от должности приказом директора департамента по представлению заведующего библиотекой ОИВ ЯО.

2.4.              Отношения между работниками библиотеки ОИВ ЯО и департаментом регулируются действующим законодательством Российской Федерации.

3. Цели и задачи библиотеки ОИВ ЯО

3.1.              Целями создания библиотеки ОИВ ЯО являются:

-              повышение качества государственного управления и качества предоставления государственных услуг;

-              сокращение затрат времени на поиск управленческой информации;

-              совершенствование и повышение эффективности и оперативности информационного обслуживания пользователей;

-              объединение и увеличение фонда документов, предназначенных для использования органами исполнительной власти Ярославской области, создание единого централизованного ресурса накопления знаний.

3.2.              Основными задачами библиотеки ОИВ ЯО являются:

-              обеспечение пользователей необходимыми документами и материалами, методической, справочной, научной и другой литературой, периодикой;

-              оперативное и эффективное библиотечное, информационное и справочно-информационное обслуживание пользователей;

-              проведение методической и библиографической работы;

-              создание условий для своевременного удовлетворения запросов пользователей;

-              расширение способов сохранения материалов, предотвращение износа печатных экземпляров материалов;

-              временное (долгосрочное и краткосрочное) и постоянное хранение электронных документов, создание временных электронных (цифровых) копий печатных документов в целях репродуцирования и иных целях, допускаемых законодательством;

-              расширение потенциально доступных источников комплектования библиотечных фондов;

-              координация и кооперация деятельности с органами исполнительной власти Ярославской области, библиотеками, распространителями печатных изданий, издательствами, образовательными учреждениями, авторами для более полного комплектования фондов библиотеки и удовлетворения потребностей пользователей в документах и информации;

-              учет фондов, формирование отчетности, ведение делопроизводства.

Функции библиотеки ОИВ ЯО

В соответствии с возложенными на нее задачами и поставленными целями библиотека ОИВ ЯО осуществляет следующие функции:

-              обслуживает пользователей на абонементе, в читальных залах и через систему доступа к фонду электронных документов согласно настоящему Положению, Положению о фонде электронных документов и Правилам пользования библиотекой;

-              принимает заявки структурных подразделений аппарата Правительства области и иных органов исполнительной власти Ярославской области на приобретение печатной продукции и электронных документов, формирует списки дезидерат;

-              составляет библиографические справки по поступающим запросам, составляет списки новых поступлений в фонды и производит рассылку уведомлений о новых поступлениях пользователям;

-              ведет комплектование фондов, разрабатывает планы комплектования фондов;

-              устанавливает связь с распространителями печатных изданий, издательствами, авторами, образовательными учреждениями, а также другими библиотеками, формирует, отправляет и получает корреспонденцию;

-              осуществляет обработку поступающих в библиотеку ОИВ ЯО материалов, составляет электронный каталог, указатели, тематические списки и т.д., ведет систематизированный учет и рубрикатор электронных документов;

-              формирует, пополняет  и  корректирует фонды библиотеки ОИВ ЯО, проводит реставрацию и консервацию, микрофильмирование, репродуцирование материалов, размещает электронные документы, управляет работой фонда электронных документов;

-              исключает из библиотечных фондов непрофильные, излишние, устаревшие материалы, удаляет из фонда электронных документов информацию, срок хранения которой истек;

-              обеспечивает сохранность фондов;

-              ведет учет фондов, статистический учет по основным показателям работы библиотеки ОИВ ЯО и подготовку установленной действующим законодательством отчетности, участвует в проведении периодических инвентаризаций библиотечных фондов;

-              организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям библиотеки ОИВ ЯО;

-              осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных    документов,    образующихся    в   ходе   деятельности библиотеки ОИВ ЯО.

Библиотека ОИВ ЯО осуществляет иные функции в соответствии с направлениями ее деятельности и действующим законодательством.

Ответственность библиотеки ОИВ ЯО

5.1.              Ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на библиотеку ОИВ ЯО задач и функций несет заведующий отделом библиотеки ОИВ ЯО. Ответственность иных работников библиотеки ОИВ ЯО устанавливается действующим законодательством Российской Федерации, должностными инструкциями и должностными регламентами.

5.2.              За нарушение норм действующего законодательства Российской Федерации, правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и Ярославской области, обязательств по договорам, а также локальных правовых актов работники библиотеки ОИВ ЯО несут дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.

УТВЕРЖДЕНЫ

приказом департамента

информационно-аналитического

обеспечения органов

государственной власти

Ярославской области

от 07.07.2010 № 25-1453

ПРАВИЛА

пользования библиотекой

органов исполнительной власти

Ярославской области

Общие положения

1.1.              Правила пользования библиотекой органов исполнительной власти Ярославской области (далее – библиотека ОИВ ЯО) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29  декабря  1994 года № 78-ФЗ «О библиотечном  деле»,  Законом  Ярославской  области  от  30 июня 2003 г. № 34-з «О библиотечном деле в Ярославской области», Гражданским кодексом Российской Федерации, иными правовыми актами.

1.2.              Библиотека ОИВ ЯО не является общедоступной. Право пользования библиотекой  ОИВ ЯО имеют государственные служащие департамента информационно-аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области (далее - департамент), а также государственные служащие структурных подразделений аппарата Правительства области и иных органов исполнительной власти Ярославской области (далее – пользователи).

1.3.              Настоящие Правила распространяются на   работников   библиотеки ОИВ ЯО и всех её пользователей.

1.4.              Пользователям предоставляются:

-              фонд печатных изданий (книги, газеты, журналы), включающий издания учебной, справочной, научной, научно-популярной, научно-педагогической, методической литературы;

-              фонд электронных документов, включающий электронные издания, базы данных и иную информацию, представленную в электронной форме;

-              медиатека, включающая в себя непечатные носители информации (фотографии, аудиокассеты, пластинки, видеокассеты, CD- и DVD-диски и т.д.);

-              иные фонды, созданные библиотекой ОИВ ЯО;

-              справочно-библиографический аппарат - электронный каталог.

Пользователи   не   имеют   доступа   к  служебным  фондам библиотеки ОИВ ЯО. Пользователям не предоставляются служебные ресурсы системы доступа к фонду электронных документов.

1.5.              Библиотека ОИВ ЯО обслуживает пользователей согласно настоящим Правилам, Положению о библиотеке ОИВ ЯО и Положению о фонде электронных документов библиотеки ОИВ ЯО, утверждаемых приказом департамента (далее – Положение о библиотеке, Положение о фонде электронных документов):

-              посредством выдачи печатных изданий на руки (абонентское обслуживание);

-              в читальном зале;

-              через систему доступа к фонду электронных документов.

1.6.              Режим работы библиотеки:  понедельник-четверг с 9.00 до 17.00; пятница с 9.00 до 16.00; обеденный перерыв с 12.00 до 13.00; последний день месяца – санитарный;  выходные дни – суббота, воскресенье. Система доступа к фонду электронных документов работает круглосуточно. Технические перерывы устанавливаются библиотекой ОИВ ЯО.

Порядок доступа к фондам библиотеки ОИВ ЯО

2.1.              До начала пользования библиотекой ОИВ ЯО пользователи обязаны ознакомиться с настоящими Правилами, Положением о библиотеке, Положением о фонде электронных документов.

2.2.              Пользователи вправе пользоваться услугами библиотеки ОИВ ЯО, справочно-библиографическим аппаратом и фондом печатных изданий библиотеки ОИВ ЯО по предъявлении служебного удостоверения. При выдаче печатных изданий пользователю необходимо расписаться за выданные издания в формуляре или специальном журнале.

2.3.              Доступ к фонду электронных документов осуществляется посредством компьютерной системы управления знаниями в органах исполнительной власти Ярославской области (далее – информационная система). Пользователи имеют право доступа к фонду электронных документов только после авторизации в информационной системе. Пользователи имеют право использовать только пользовательские ресурсы информационной системы. Пользователи вправе использовать фонд электронных документов в помещениях библиотеки ОИВ ЯО или получать к нему доступ из помещений органов исполнительной власти Ярославской области при условии строгого соблюдения настоящих Правил, Положения о библиотеке, законодательства Российской Федерации об информации и защите информации, а также законодательства об авторском праве и смежных правах.

2.4.              Пользователи предупреждаются, что информация, представленная в фондах библиотеки ОИВ ЯО, охраняется законодательством об информации и защите информации, авторском праве и смежных правах, за исключением информации, на которую указанные правовые режимы не распространяются. Пользователи несут ответственность за нарушение законодательства об информации и защите информации, а также за нарушение авторских и смежных прав.

Права и обязанности пользователей

3.1.              Пользователи вправе:

-              иметь доступ к информации и библиотечным фондам, за исключением служебных фондов и информации;

-              получать  во  временное  пользование документы из фондов библиотеки ОИВ ЯО на установленных условиях;

-              получать консультационную и практическую помощь в поиске и выборе документов и других источников информации;

-              использовать     справочно-библиографический аппарат библиотеки  ОИВ ЯО (электронный каталог);

-              делать запросы по электронной почте или по личному обращению для получения разрешения на репродуцирование (факсимильное воспроизведение с помощью любых технических средств) для использования в учебных или научных целях отдельных статей, малообъемных произведений, коротких отрывков из иных произведений (с иллюстрациями или без иллюстраций), размещенных в фондах библиотеки ОИВ ЯО;

-              принимать участие в    мероприятиях,     проводимых библиотекой ОИВ ЯО;

-              требовать конфиденциальности данных о перечне используемых материалов.

3.2.              Пользователи обязаны:

-              соблюдать нормы, установленные настоящими Правилами, Положением о библиотеке, Положением о фонде электронных документов, а также нормы действующего законодательства, включая законодательство об информации и защите информации, об авторском праве и смежных правах;

-              бережно относиться к печатным изданиям и другим носителям информации, полученным в библиотеке ОИВ ЯО: не вносить в них исправления, не  делать   в  них  пометок,  подчеркиваний,  не  вырывать,  не  загибать страницы и т.д.;

-              возвращать в библиотеку ОИВ ЯО полученные материалы в строго установленные сроки;

-              пользоваться ценными, редкими экземплярами печатных изданий только в помещениях библиотеки ОИВ ЯО;

-              при получении печатных изданий и других материалов просмотреть их в библиотеке ОИВ ЯО и в случае обнаружения дефектов сообщить об этом заведующему отделом, который делает на материалах соответствующую пометку;

-              расписываться в читательском формуляре или специальном  журнале за каждое полученное издание;

-              при утрате и порче изданий и других материалов заменить их такими     же либо копиями или изданиями,  признанными библиотекой ОИВ ЯО  равноценными;

-              не  нарушать  порядок расстановки изданий  в библиотеке ОИВ ЯО;

-              использовать материалы из фондов библиотеки ОИВ ЯО только в целях, способами и в пределах, допускаемых действующим законодательством;

-              не вносить изменения в материалы библиотеки ОИВ ЯО, не осуществлять копирование, фото-, видеосъемку, а также распространение материалов библиотеки ОИВ ЯО, полученных во временное пользование;

-              в случае увольнения со службы вернуть в библиотеку ОИВ ЯО числящиеся за ними издания и другие материалы.

Права и обязанности библиотеки ОИВ ЯО

4.1.              Библиотека ОИВ ЯО вправе:

-              определять содержание и конкретные формы своей деятельности в соответствии с целями и задачами, указанными в Положении о библиотеке, по согласованию с руководством департамента;

-              определять сроки возврата печатных изданий в пределах, определенных настоящими Правилами;

-              уточнять режим работы библиотеки ОИВ ЯО с учетом потребностей пользователей и режима работы, установленного настоящими Правилами;

-              определять виды и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользователями;

-              репродуцировать по запросам пользователей и давать разрешение на репродуцирование пользователям для использования в учебных или научных целях отдельные статьи и малообъемные произведения, правомерно опубликованные в сборниках, газетах и других периодических изданиях, короткие отрывки из правомерно опубликованных письменных произведений (с иллюстрациями  или  без  иллюстраций)  в  соответствии  с принятой в библиотеке ОИВ ЯО технологией репродуцирования, если это не противоречит действующему законодательству.

4.2.              Библиотека ОИВ ЯО обязана:

-              обеспечивать ознакомление пользователей с настоящими Правилами, Положением о библиотеке, Положением о фонде электронных документов;

-              обеспечивать бесплатный и свободный доступ пользователей к фондам библиотеки ОИВ ЯО;

-              обеспечивать оперативное и качественное обслуживание пользователей с учетом их запросов и потребностей;

-              предоставлять пользователям справочно-библиографический аппарат библиотеки ОИВ ЯО, осуществлять другие формы библиотечного информирования;

-              вести консультационную работу, оказывать помощь пользователям в поиске и выборе необходимых материалов;

-              систематически  следить за своевременным возвращением в библиотеку ОИВ ЯО выданных печатных изданий, а также за правомерностью использования фонда электронных документов;

-              систематически   следить  за  состоянием   фондов библиотеки ОИВ ЯО, обеспечивать их сохранность, рациональное использование и укомплектованность, создавать необходимые условия для хранения материалов библиотечного фонда;

-              проводить мелкий ремонт и своевременный переплет печатных изданий;

-              следить за состоянием фонда  электронных  документов  библиотеки ОИВ ЯО, своевременно пополнять его, своевременно удалять документы, срок хранения которых истек;

-              создавать и поддерживать комфортные условия для работы пользователей;

-              отчитываться о своей деятельности в соответствии с Положением о библиотеке;

-              проводить инвентаризацию библиотечного фонда не реже 1 раза в год;

-              следить за соблюдением пользователями  настоящих Правил, Положения о библиотеке, Положения о фонде электронных документов, норм действующего законодательства Российской Федерации.

Правила абонентского обслуживания

5.1.              Срок пользования печатными изданиями при абонентском обслуживании   составляет   30  дней   и   может    быть   продлен библиотекой ОИВ ЯО  по просьбе пользователя, если на издание нет спроса со стороны других пользователей. Указанный срок может быть сокращен при выдаче издания, если издание пользуется повышенным спросом или имеется в единственном экземпляре.

5.2.              Количество   выдаваемых   на  руки  изданий  не  должно  превышать 20 экземпляров. Не подлежат выдаче на руки редкие и ценные издания, а также издания, полученные библиотекой ОИВ ЯО во временное пользование.

Правила пользования читальным залом

6.1.              Редкие  и  ценные  издания,  а  также  издания, полученные библиотекой ОИВ ЯО во временное пользование, выдаются в читальном зале.

6.2.              Число документов, выдаваемых в читальном зале, не ограничивается.

6.3.              Пользователи вправе пользоваться читальным залом в установленные часы.

6.4.              Не разрешается входить в читальный зал с личными и библиотечными книгами, журналами, газетами и другими документами.

6.5.              Выносить материалы библиотечного фонда из читального зала запрещено.

6.6.              Перед уходом из библиотеки ОИВ ЯО  пользователи должны сдать материалы, полученные в читальном зале.

Правила пользования фондом электронных документов

7.1.              Пользователи имеют право просмотра информации, размещенной в фонде электронных документов. Пользователям запрещено вносить изменения в любую информацию, размещенную в фонде электронных документов, копировать ее полностью или частично, пересылать на другие ресурсы, сохранять ее на любых носителях, распечатывать, за исключением случаев, предусмотренных настоящими Правилами и действующим законодательством.

7.2.              Пользователи обязуются использовать электронные документы только для цитирования в научных, исследовательских, полемических, критических и информационных целях и в объеме, оправданном целью цитирования, а также в иных целях, допускаемых действующим законодательством.

7.3.              Пользователи библиотеки ОИВ ЯО, желающие распечатать информацию из фонда электронных документов, обращаются с соответствующим    запросом для получения разрешения в библиотеку ОИВ ЯО. Сотрудник библиотеки ОИВ ЯО  отвечает на запрос в течение одного рабочего дня по электронной почте или в письменном виде.

7.4.              Пользователям запрещено вносить какие-либо изменения в настройки программного обеспечения информационной системы, нарушать средства защиты данных информационной системы и их работоспособность.

Ответственность пользователей

За нарушение настоящих Правил пользователи могут быть лишены права пользования библиотекой ОИВ ЯО на срок от 1 до 6 месяцев и несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

УТВЕРЖДЕНО

приказом департамента

информационно-аналитического

обеспечения органов

государственной власти

Ярославской области

от 07.07.2010 № 25-1453

ПОЛОЖЕНИЕ

о фонде электронных документов

библиотеки органов исполнительной власти

Ярославской области

Общие положения

1.1.              Положение о фонде электронных документов библиотеки органов  исполнительной   власти   Ярославской области  (далее  – библиотека ОИВ ЯО) разработано в соответствии с постановлением Правительства области от 26.11.2008 № 615-п «Об областной целевой программе «Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на 2009-2011 годы», Концепцией повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области на период до 2014 года, утвержденной постановлением Правительства области от 12.08.2008 № 405-п «О повышении эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области», Положением о департаменте информационно-аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области,  утвержденным постановлением Правительства области от 14.04.2008 № 113 «О департаменте информационно-аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области», постановлением Губернатора области от 03.03.2010 № 94 «Об обеспечении печатной продукцией и электронными документами», Федеральным законом от 27 июля 2006  года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,  Федеральным законом от 29  декабря  1994 года № 78-ФЗ «О библиотечном деле»,  Законом Ярославской области от 30 июня 2003 г. № 34-з «О библиотечном деле в Ярославской области», Гражданским кодексом Российской Федерации, а также иными правовыми актами.

1.2.              Фондом электронных документов является совокупность информации, представленной в электронной форме, хранящейся в библиотеке ОИВ ЯО. Фонд электронных документов создан в целях расширения способов сохранения научного и иного информационного наследия, предотвращения износа печатных экземпляров документов, восполнения лакун и приобретения дезидерат.

1.3.              Доступ к фонду электронных документов, администрирование и управление фондом осуществляются посредством компьютерной системы управления знаниями в органах исполнительной власти Ярославской области (далее – информационная система). Информационная система является локальной: доступ к её ресурсам может быть совершен только с компьютеров в мультисервисной информационно-телекоммуникационной сети органов государственной власти Ярославской области, информационная система оснащена средствами защиты от несанкционированного доступа. Информационная система создана в целях внедрения в работу органов исполнительной власти Ярославской области современных информационных технологий, реализации полномочий органов исполнительной власти Ярославской области, обеспечения обмена информацией между ними, сокращения затрат времени на поиск управленческой информации, повышения качества государственного управления и качества предоставления государственных услуг, объединения и увеличения информации, предназначенной для использования органами исполнительной власти Ярославской области.

1.4.              Фонд электронных документов не является общедоступным. Право пользования фондом электронных документов имеют государственные служащие департамента информационно-аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области (далее - департамент), а также государственные служащие структурных подразделений аппарата Правительства области и иных органов исполнительной власти Ярославской области (далее – пользователи).

1.5.              Фонд электронных документов не предназначен для коммерческого использования.

1.6.              Запрещается любое использование информации, размещенной в фонде электронных документов, способами, запрещенными действующим законодательством.

1.7.              Порядок доступа к фонду электронных документов, перечень основных услуг и условия их предоставления библиотекой ОИВ ЯО определяются в настоящем Положении, Положении о библиотеке ОИВ ЯО и Правилах пользования библиотекой ОИВ ЯО, утверждаемых приказом департамента (далее – Положение о библиотеке, Правила пользования библиотекой).

Структура фонда электронных документов.

Структура информационной системы

2.1.              Структура фонда электронных документов определяется Регламентом эксплуатации фонда электронных документов (далее - Регламент), утверждаемым приказом директора департамента. Материалы, хранящиеся в фонде электронных документов, располагаются согласно рубрикатору, установленному Регламентом.

2.2.              Структура информационной системы определяется Регламентом, включает в себя служебные и пользовательские ресурсы, состоящие из справочной и иной информации, программно-технических средств и средств защиты информации.

2.3.              Служебные ресурсы информационной системы включают в себя информацию, а также программно-технические средства и средства защиты информации, к которым пользователи не имеют доступа. Служебные ресурсы информационной системы предназначены для управления и администрирования.

2.4.              Пользовательские ресурсы включают в себя информацию, программно-технические средства и средства защиты информации, которые вправе использовать пользователи. С помощью пользовательских ресурсов информационной системы пользователи осуществляют доступ к фонду электронных документов.

2.5.              Технические условия функционирования информационной системы, а также работы с фондом электронных документов устанавливаются Регламентом. Программно-технические средства и средства защиты информации должны обеспечивать стабильное функционирование информационной системы, надежную защиту информации, возможность оперативного пополнения, регистрации, временного и постоянного хранения фонда электронных документов, расширенного поиска и распределенного многопользовательского доступа к фонду электронных документов по локальной сети.

Состав фонда электронных документов

3.1.              Фонд электронных документов включает в себя правовые акты, нормативную и управленческую информацию, научные публикации, базы данных, архив новостей, а также любую иную информацию, размещаемую библиотекой ОИВ ЯО с учетом профиля деятельности пользователей, их запросов и потребностей, а также указаний руководства департамента.

3.2.              Фонд электронных документов должен отражать наиболее актуальную информацию. Библиотека ОИВ ЯО обязана проводить систематическое обновление информации, содержащейся в фонде электронных документов, корректировать и исключать непрофильные, излишние, устаревшие документы.

3.3.              Размещению в фонде электронных документов подлежат:

-              электронные издания и иная информация, представленная в электронной  форме,  приобретенные или созданные библиотекой ОИВ ЯО;

-              электронные аналоги документов, на которые не распространяются авторские и смежные права (в том числе в силу истечения сроков действия авторских и смежных прав);

-              временные электронные (цифровые) копии печатных экземпляров  документов, хранящихся в фонде печатных изданий библиотеки ОИВ ЯО, – в случаях и порядке, установленных настоящим Положением.

Допускается приводить ссылку (сетевой адрес), указывающую на местоположение электронного документа в локальной сети или сети Интернет.

3.4.              Документы подлежат размещению в единых форматах, если это не противоречит действующему законодательству. Форматы файлов электронных документов устанавливаются Регламентом.

Порядок и условия создания библиотекой ОИВ ЯО временных электронных копий печатных экземпляров документов

4.1.              Библиотека ОИВ ЯО вправе без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения, но с обязательным указанием имени автора, произведение которого используется, и источника заимствования создавать временные электронные (цифровые) копии печатных экземпляров документов в целях репродуцирования (факсимильного воспроизведения):

-              для восстановления, замены утраченных или испорченных экземпляров произведения и для предоставления экземпляров произведения другим библиотекам, утратившим их по каким-либо причинам из своих фондов;

-              по запросам пользователей для использования в учебных или научных целях.

Создание библиотекой ОИВ ЯО временных электронных копий печатных экземпляров документов с помощью технических средств сканирования и оцифровки осуществляется не в целях извлечения прибыли и составляет часть технологического процесса репродуцирования. Установленный технологический процесс имеет своими целями предотвращение гибели документов, экономию бюджетных финансовых  средств и обеспечение оперативного режима репродуцирования.

4.2.              Максимальный срок хранения временных электронных копий составляет 3 месяца. Если в течение указанного срока необходимость репродуцирования документа отпала, временная электронная копия подлежит удалению.

4.3.              Временные электронные копии, предназначенные исключительно для восстановления, замены утраченных или испорченных экземпляров произведения и для предоставления экземпляров произведения другим библиотекам, утратившим их по каким-либо причинам из своих фондов, не подлежат предоставлению пользователям.

4.4.              Пользователь, желающий репродуцировать отдельные статьи и малообъемные произведения, правомерно опубликованные в сборниках, газетах и других периодических изданиях, короткие отрывки из правомерно опубликованных письменных произведений (с иллюстрациями или без иллюстраций), вправе просматривать содержание временных электронных документов, созданных библиотекой ОИВ ЯО в целях репродуцирования по запросам пользователей и размещенных в фонде электронных документов, и после просмотра и получения разрешения библиотеки по запросу на репродуцирование распечатывать необходимые отрывки в пределах, установленных гражданским законодательством.

Порядок доступа к фонду электронных документов

5.1.              До начала пользования фондом электронных документов пользователи обязаны ознакомиться с настоящим Положением, Положением о библиотеке,  Правилами пользования библиотекой, а также правовыми актами, регламентирующими порядок пользования информационными системами, порядок доступа к информации, защиту информации, нормами законодательства об авторском праве и смежных правах.

5.2.              Доступ к фонду электронных документов осуществляется посредством информационной системы. Порядок доступа к фонду электронных документов и правила пользования им предусмотрены Правилами пользования библиотекой.