ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ИСПОЛНЕНИЮ КОМИТЕТОМ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ВЕДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ»



Об утверждении Административного регламента по исполнению Комитетом Правительства Республики Дагестан по делам архивов государственной функции «Ведение государственного реестра уникальных документов»

КОМИТЕТ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ПРИКАЗ

07.12.2009 №32

Об утверждении Административного регламента по исполнению комитетом Правительства Республики Дагестан по делам архивов государственной функции «Ведение государственного реестра уникальных документов»

В соответствии с пунктом 5 Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственной функции и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. № 679 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 47, ст. 4933; 2007, № 50, ст. 6285) и Положением о Комитете Правительства Республики Дагестан по делам архивов утвержденного постановлением Правительства Республики Дагестан от 28.06.2006 г. №150 «Вопросы Комитета Правительства Республики Дагестан по делам архивов», НГР:ru05000200600163 (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2006 г. №7, ст. 438)

приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения Комитетом Правительства Республики Дагестан по делам архивов государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

2. Возложить на отдел анализа и координации деятельности архивных учреждений ответственность за обеспечение соблюдения настоящего Административного регламента.

3. Направить настоящий Приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Республики Дагестан в установленном порядке.

4. Опубликовать данный приказ на официальном сайте Комитета (dagarhiv.ш).

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Гайдарбегову Б.К.

Председатель Комитета

П.Чурланова

Приложение

Утвержден приказом председателя Комитета Правительства РД по делам архивов 07 декабря 2009 г. № 32

Административный регламент

по исполнению Комитетом Правительства Республики Дагестан по делам архивов государственной функции «Ведение государственного реестра уникальных документов»

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Дагестан (далее - АФ РД) как составной части Архивного фонда Российской Федерации (далее - АФ РФ) - республиканского свода уникальных архивных документов (далее - государственная функция).

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов АФ РД. Настоящий Административный регламент по исполнению Комитетом Правительства Республики Дагестан по делам архивов государственной функции «Ведение государственного реестра уникальных документов» разработан в целях повышения качества предоставления и обеспечения доступности и оперативности выполнения государственной функции по ведении реестра уникальных документов Архивного Фонда Республики Дагестан и включения их в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по исполнению государственных функций. Комитет Правительства РД по делам архивов организуют работу по ведению реестра уникальных документов АФ РД, представляет предложения о включении выявленных потенциальных уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации.

Объектом, включаемым в Реестр уникальных документов, как правило, документ или единица хранения. Фонды или коллекции li к категории уникальных только в исключительных случаях.

Уникальные документы могут находиться в составе особо ценных документов и выделяются из них как не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности. К уникальным документам регионального уровня относятся документы, обладающие выдающимися духовными, эстетическими или документирующими достоинствами, представляющие особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории развития региона, невосполнимые при утрате с точки зрения их информативности, юридического значения, автографичности, внешних признаков. Информация о документах, включенных в Реестр, является общедоступной, публикуется на архивном сайте республики, может быть опубликована в других СМИ. Результатом исполнения государственной функции является выявление, учет и обеспечение сохранности уникальных документов, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах республики, государственных музеях и библиотеках, осуществляющих хранение документов АФ РД, как составной части АФ РФ, а также на хранении в ведомственных и частных архивах с целью включения этих документов в Государственный реестр уникальных документов АФ РД, РФ. Описание уникальных документов производится в листе учета и описания уникального документа, реквизиты которого соответствуют реквизитам БД «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации». Описание уникальных документов производится соответствии с «Правилами описания уникальных документов для включения в Государственный Реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации» (Приложение N 3 к Регламенту Государственного Реестра уникальных документов АФ РФ). Комплексы уникальных документов описываются по документно. Если к уникальным документам отнесены целая коллекция, фонд или единица хранения (когда они полностью или почти полностью состоят из документов уникальной ценности), то составляется лист учета и описания на каждый уникальный документ, входящий в состав единицы хранения или фонда, или коллекции.

Нормативно-правовое регулирование исполнения государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 («Российская газета», 1993, № 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, №3, ст.152, №7, ст.676, 2001, №2421; 2003,. №30, ст.3051; 2004,. №13, ст.1110; 2005, №42, ст.4212, 2006, №29, ст.3119, 2007, №1(ч.1),ст.1, №30,ст.3745);

Федеральным Законом от 22.10.2004, №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 169);

Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005, №679 Разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, №47, ст.4933; 2007, №50, ст.6285; 2008,№ 18, ст.2063);

Положением «О Федеральном архивном агентстве», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004., № 25, ст.2572);

Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 2007);

Приказом Росархива от 09.03.2005 № 17 «Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 13.07.2005, регистрационный № 6784, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 29, 2005);

Законом Республики Дагестан от 11.04.2005 г. №15 «Об архивном деле в Республике Дагестан» (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2005 г., №12(1), ст. 830);

Постановлением Правительства Республики Дагестан от 28.06.2006 г. №150 «Вопросы Комитета Правительства Республики Дагестан по делам архивов» (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2006, ст.438).

Органы и организации, участвующие в исполнении государственной функции

3. Исполнение государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов осуществляет Комитет Правительства Республики Дагестан по делам архивов (далее - Комитет). Непосредственно работу по выявлению уникальных документов ведут государственные, муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные государственные организации в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда Республики Дагестан, а также собственники документов в рамках соглашений (договоров), заключаемых ими с органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России (Росархива), либо по собственному желанию.

Государственный архив, муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук в отношении хранящихся у них уникальных документов, (далее - заявители), представляют в Комитет предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Дагестан (далее - Государственный реестр).

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

4. Для внесения предложений о включении документов в Государственный реестр Заявители представляют в Комитет с сопроводительным письмом следующие документы:

- лист учета и описания уникального документа на бумажном носителе в двух экземплярах и в электронном виде, составленный в соответствии с порядком проведения этой работы (приложение №1);

-экспертные заключения об уникальности документа (не менее двух);

Описание уникальных документов, рекомендуемых к внесению в Государственный реестр, должно производиться на карточках установленного образца (приложение № 2);

Описанию подлежит отдельно каждый документ, рекомендуемый к включению в реестр.

5. Критерии принятия решения об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр:

- непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 4;

- ненадлежащее оформление представленных документов.

6. В случае отказа в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр, Комитет информирует об этом Заявителя письменно в течение 10 рабочих дней с момента регистрации поступивших документов.

7. Результатом обращения Заявителя являются:

решение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Комитета о включении уникального документа в Государственный реестр РД;

рекомендации о представлении уникального документа для включения в реестр уникальных документов АФ РФ;

-решение об отказе по включению документов в Государственный реестр уникальных документов.

исполнения государственной функции - в течение 3 месяцев со дня > соответствующих документов в Комитет. Документы и, указанными в п. 3 настоящего регламента представляются в

8. Комитет до 1 июня (ежегодно), Росархив рассматривает предложения региональных уполномоченных органов в области архивного дела, также 1 сентября (ежегодно).

9. Юридические лица - собственники уникальных документов свои предложения могут представлять непосредственно в Федеральную архивную службу России (Росархив) в форме заявления. В этом случае Федеральная архивная служба России (Росархив) поручает подготовку предложений соответствующему федеральному архиву или рекомендует провести эту работу органу управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

10. Отдел анализа и координации деятельности архивных учреждений Комитета обеспечивает исполнение государственной функции путем подготовки материалов о включении документов в Государственный реестр на рассмотрение Научного Совета. Предложения о включении документов в Реестр, получившие одобрение (рекомендацию) Научного совета, передаются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Комитета (далее - ЭПК) Комитета.

11. ЭПК Комитета в соответствии со своей компетенцией, определенной положением об ЭПК, принимает решение о представлении документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Дагестан или об отказе с обоснованной мотивировкой. На основании рекомендации ЭПК Комитет представляет в Росархив предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Порядок информирования об исполнении государственной функции

12. Информация об исполняемой Комитетом государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Комитета, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте.

13. Местонахождение Комитета и его почтовый адрес: 367032, г. Махачкала, ул. М.Гаджиева, 172.

14. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится в соответствии с графиком работы: понедельник - пятница с 10.00 до 16.00 часов, суббота - воскресенье - выходные дни;

- по телефонам Комитета и отдела анализа и координации деятельности архивных учреждений РД: (8-872-2) 67-92-56, 69-42-08, 69-42-14;

- по электронной почте: dagarchiv@yandex.ru;

- по письменным обращениям;

15. При ответах на телефонные звонки сотрудник Комитета подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

16. Сотрудник, осуществляющий устное информирование, может, также предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо при необходимости назначить удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Комитета).

17. При информировании посредством личного обращения сотрудник Комитета обязан принять заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы.

18. При информировании по письменным обращениям ответ направляется в виде почтового отправления на адрес заявителя с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.

19. Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте «dagarchiv.ru» в разделе «вопросы-ответы».

20. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя.

21. При поступлении Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты или почтового адреса заявителя Интернет- обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Организация приема заявителей и требования к оформлению места приема

22. Организация приема заявителей, по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками Комитета в соответствии с графиком работы (пункт 14), в рабочих комнатах, оборудованных информационными табличками с указанием номера кабинета, наименования отдела, фамилии, имени, отчества и должности ответственного за прием граждан.

23. Рабочие места специалистов Комитета, участвующих в обеспечении реализации государственной функции, должны быть оборудованы:

системой кондиционирования воздуха;

противопожарной системой и средствами пожаротушения;

системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

системой охраны.

Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.

24. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование парковочных мест, доступных мест общественного пользования и хранения верхней одежды.

25. Для ожидания приема, заполнения гражданами необходимых для исполнения государственной услуги документов отводится помещение или место, оборудованное стульями, столами, бумагой, ручками, бланками документов, где также помещаются информационные стенды с информацией о представляемых государственных услугах.

III. Административные процедуры

26. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном Регламентом Государственного реестра уникальных документов АФ РФ.

27. Реализация государственной функции по ведению Государственного реестра заключается в поддержании его в актуальном и достоверном состоянии, пополнении его вновь выявленными уникальными документами, предоставлении пользователям информации по документам, включенным в реестр, и включает в себя следующие административные процедуры:

включение уникальных документов в Государственный реестр;

регистрация уникальных документов в Государственном реестре;

-представление предложений в Росархив о включении выявленных уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов АФ РФ;

- внесение изменений в Государственный реестр.

Включение уникальных документов в Государственный реестр

28. Прием пакета документов, поступивших от Заявителя, осуществляет сотрудник Комитета, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.

29. Поступившие документы регистрируются в структурном подразделении Комитета, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, с регистрационно-контрольной форме, после чего документы на рассмотрение председателю Комитета.

30. Председатель Комитета определяет сотрудника (далее - Ответственный исполнитель), отвечающего за подготовку материалов к рассмотрению на заседании Научного Совета, и передает ему документы на исполнение.

31. Ответственный исполнитель проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение. При выявлении нарушений в составе или оформлении документов, указанных в пункте 4, Ответственный исполнитель по телефону информирует об этом Заявителя.

32. Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации Заявитель не представит в адрес Комитета необходимые и правильно оформленные документы, Ответственный исполнитель готовит уведомление с обоснованием отказа в выполнении государственной функции и не позднее 3 рабочих дней направляет его Заявителю по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к пакету документов.

33. Ответственный исполнитель организует рассмотрение вопроса о включении уникальных документов в Государственный реестр на заседании Научного Совета, организует экспертизу листов учета и описания уникальных документов, предлагаемых заявителями для включения в Государственный реестр. После рассмотрения на заседании Научного совета, представленные документы, рекомендованные к включению в Реестр, вместе с выпиской из протокола Научного совета, передаются секретарю ЭПК на рассмотрение ЭПК Комитета для принятия окончательного решения.

34. Секретарь ЭПК регистрирует переданные материалы в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК, и передает их на рассмотрение членам ЭПК-экспертам. Экспертные заключения членов ЭПК должны содержать обоснованные выводы о включении документов в Государственный реестр или об отказе их включения. Срок рассмотрения материалов экспертами определяется председателем Комитета, но не может превышать более трех недель.

35. Секретарь ЭПК с учетом полученных экспертных заключений готовит перечень уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр, сводную справку (заключение) и проект решения ЭПК и представляет их Председателю Комитета, после чего вопрос включается в повестку дня очередного заседания ЭПК.

36. Результаты экспертизы рассматриваются на заседании ЭПК Комитета. Рассмотрение предложений Заявителей о включении документов в Государственный реестр осуществляется в соответствии с Регламентом работы ЭПК, согласно которому документы передаются для включения в повестку дня не позднее чем за 14 дней до заседания ЭПК.

37. Протокол ЭПК о включении или отказе в регистрации документов в Государственном реестре или с рекомендацией о представлении документов в включения в Государственный реестр РФ передается ответственному исполнителю.

38. Протокол решения ЭПК о представлении документов в Росархив для включения в Государственный реестр уникальных документов АФ РФ подписывается председателем и секретарем ЭПК, утверждается Председателем Комитета. Решение заверяется гербовой печатью и направляется на утверждение ЦЭПК Росархива ежегодно к 1 сентября вместе с оформленным пакетом документов и сопроводительным письмом. Поступившие предложения рассматривает Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) Федеральной архивной службы России (Росархива), которая принимает решение о включении документов в Государственный реестр. Срок рассмотрения предложений Росархивом до 3-х месяцев. Решение ЦЭПК о включении документа в Государственный реестр передается в Центр информационных технологий Федеральной архивной службы России (Росархив). В случае отрицательного решения материалы возвращаются по принадлежности. Документы, внесенные в Государственный реестр уникальных документов РФ, автоматически включаются в республиканский Реестр.

Регистрация документов в Государственном реестре

39. Ответственный исполнитель на основании решения ЭПК присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер Государственного реестра, проставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде. Реестр уникальных документов ведется в виде картотеки на карточках установленного образца и в электронном виде. Ответственный исполнитель формирует листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях в дела, которые хранятся в подразделении Комитета. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел Комитета со сроком хранения «Постоянно»;

40. Для учета документов, внесенных в Реестр, ведется журнал (книга) учета уникальных документов (приложение №3). В журнале ежегодно подводятся суммарные итоги о количестве документов, отнесенных к разряду уникальных. Данные включаются в состав годового отчета;

41. В случае включения документа в Государственный реестр, Заявителю направляют выписку из протокола заседания ЭПК и один экземпляр Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру или оба экземпляра листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе (если предложение Заявителя отклонено);

Внесение изменений в Государственный реестр

42. Сведения, полученные в результате изучения уникального документа, а а также информация о других изменениях происшедших с уникальным документом (смена собственника, проведение реставрации, организация экспонирования и т.д.), регистрируются в Государственном реестре.

43. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании акта о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа учтенного в Государственном реестре за соответствующим номером. Акт составляется в произвольной форме. Акты с соответствующим сопроводительным письмом в Комитет представляют: государственные архивы, архивные отделы муниципальных образований, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук в отношении находящихся у них на хранении уникальных документов, включенных в Государственный реестр.

44. Ответственный исполнитель на основании акта вносит изменения в лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных, акты формируются в дело и хранятся постоянно.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

45. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определены Регламентом работы Комитета.

46. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента

47. Заявители, направившие запросы об уникальных документах, включенных в Государственный реестр, в Комитет, могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно непосредственно к председателю Комитета или его заместителю. В письменной жалобе указываются:

полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации);

почтовый адрес;

изложение сути жалобы;

48. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

49. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

50. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

51. Если Заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения Комитетом жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федеральную службу по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия по адресу: 109074, г. Москва, ул. Китайгородский проезд, д.7, стр.2, Правительство Республики Дагестан, Управление «Росохранкультуры по РД» Федеральной службы по надзору в сфере охраны и культурного наследия, г. Махачкала, ул. С. Стальского, д. 2,

тел. 68-26-00.

Приложение 1

к Административному регламенту

Лист учета и описания уникального документа

(Формат А4)

1. Учетные и описательные характеристики

Регистрационный номер

________________________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр

________________________________________________________________

Название (заголовок) документа

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Самоназвание документа

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Вид документа

________________________________________________________________

Автор документа

________________________________________________________________

Дата (время создания) документа

________________________________________________________________

Век

________________________________________________________________

Ориентировочная дата

________________________________________________________________

Язык документа

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Историческая справка

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней

________________________________________________________________

Палеографические особенности

________________________________________________________________

Печати

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Опубликованность документа

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Экспонирование

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Собственность

________________________________________________________________

Владелец документа

________________________________________________________________

2. Место хранения документа

Место хранения документа

________________________________________________________________

Адрес места хранения документа

________________________________________________________________

Архивный шифр: фонд №___ , оп. №___ , ед.хр. №___ , пп. (кк.) ___

3. Физические характеристики документа

Материальный носитель информации

________________________________________________________________

Размеры документа

________________________________________________________________

Объем документа

________________________________________________________________

Физическое состояние документа

________________________________________________________________

Потребность в реставрации

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Реставрация документа: год _________ организация

_____________________ ф.и.о. (полностью) реставратора

________________________________________________________________

4. Страховая оценка документа

1 -я дата оценки: год _________ месяц _________ число _________

Название страховой компании:

________________________________________________________________

сумма (в руб.):

________________________________________________________________

2-я дата оценки: год __________ месяц ____________число _________

Название страховой компании:

________________________________________________________________

сумма (в руб.):

5. Служебная информация

Кем представлен документ:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Протокол ЭПК от ______________ года №________________

Протокол ЦЭПК Росархива от ______________ года №_______________

6. "Изменения"

________________________________________________________________

Приложение 2

к Административному регламенту

Карточка для реестра уникальных документов

Название архива

Дата включения в Реестр

Вид документа

Название документа

Автор документа

Дата создания документа

Собственность

Владелец

Аннотация документа

Особенности оформления и физического состояния документа

Данные о публикации документа

Фонд № Опись № Дело № Листы

Приложение 3

к Административному регламенту

Журнал учета уникальных документов

№ п/п

Название документа

Поисковые данные

Кем

представлен

Протокол ЭПК

Приложение 3

к Административному регламенту

Блок схема исполнения государственной функции.

Начало исполнения функции: в Комитет поступил пакет документов от Заявителя

Регистрация документов и передача на рассмотрение председателю Комитета. Определяют ответственного исполнителя

Ответственный исполнитель проверяет комплектность и правильность оформления документов

Организует экспертизу документов членами Научного Совета

Готовит уведомление с основанием отказа в выполнении государственной функции

Рассмотрение документов на Научном Совете, рекомендовано к включению в Реестр, передача документов секретарю ЭПК на регистрацию

Секретарь ЭПК регистрирует документы и передает на рассмотрение экспертам

Готовит перечень уникальных документов рекомендуемых для включения в Реестр, передает председателю Комитета на визирование

Документы передаются на рассмотрение ЭПК

ЭПК готовит протокол и решение о представлении документов на ЦЭПК

Отв. Испол. Готовит заключ. и представляет на утверждение ЦЭПК

Решение ЦЭПК о включении уникального документа в Государственный реестр, регистрация уникального документа в РГАЭ

Заявителю направляют выписку из протокола заседания ЦЭПК: завершение исполнения государственной функции