ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ И АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ



МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 8 сентября 2009 года № 215-мпр

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ И АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 04.04.2008 N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области", в целях организации методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к своевременной передаче на постоянное хранение в ОГУ "Государственный архив Иркутской области" документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности министерства финансов Иркутской области, руководствуясь пунктом 13 Положения о министерстве финансов Иркутской области, утвержденного постановлением Правительства Иркутской области от 23.12.2008 N 120-пп,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить:

1.1. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии министерства финансов Иркутской области (прилагается).

1.2. Положение об архиве министерства финансов Иркутской области (прилагается).

2. Признать утратившим силу приказ главного финансового управления администрации Иркутской области от 30.05.2001 N 38 "Об экспертной комиссии управления".

Министр финансов

Иркутской области

Т.М.Поронова

Утверждено приказом

министерства финансов

Иркутской области

от 8 сентября 2009 года N 215-мпр

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) министерства финансов Иркутской области (далее - министерство) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую и машиночитаемую документацию, образующуюся в процессе деятельности министерства.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при министре финансов Иркутской области.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения министром финансов Иркутской области. В необходимых случаях (см. п. 3.4 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с архивным агентством Иркутской области или Государственным архивом Иркутской области.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ, Законом Иркутской области "Об архивном деле в Иркутской области" от 04.04.2008 N 4-оз, распорядительными документами Правительства Иркутской области, приказами министра финансов Иркутской области, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России (Росархива), архивного агентства Иркутской области, Государственного архива Иркутской области, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением.

1.4. ЭК возглавляется начальником управления правовой и организационной работы, ее секретарем является начальник отдела государственной гражданской службы и кадровой работы.

Персональный состав ЭК назначается приказом министерства финансов Иркутской области из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя службы делопроизводства.

В качестве экспертов к работе могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.5. Положение об ЭК министерства финансов Иркутской после согласования с Государственным архивом Иркутской области утверждается и вводится в действие приказом министра финансов Иркутской области.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с отделом государственной гражданской службы и кадровой работы в управлении правовой и организационной работы работу по ежегодному отбору документов министерства для дальнейшего хранения и к уничтожению, разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов министерства.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативными правовыми документами, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативными правовыми документами.

3.4. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам министерства:

- по выявлению владельцев личных архивов в министерстве, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда министерства финансов Иркутской области;

- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью воссоздания истории министерства.

3.5. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.5.1. На согласование министру финансов Иркутской области, а затем на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного агентства Иркутской области:

- описи дел постоянного хранения;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов по 1945 год.

3.5.2. На согласование ЭПК архивного агентства Иркутской области, а затем на утверждение министром финансов:

- номенклатуру дел министерства;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.

3.5.3. На рассмотрение ЭПК архивного агентства Иркутской области:

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.5.4. На утверждение министра финансов:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.5.1);

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.6. Совместно с отделом контроля и анализа исполнения документов и отделом государственной гражданской службы и кадровой работы в управлении правовой и организационной работы проводит для сотрудников министерства консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. ПРАВА ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам министерства по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного, долговременного и временного сроков хранения, в том числе дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного, долговременного и временного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Федеральной архивной службы России, сторонних организаций.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство министерства по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять министерство в учреждениях Федеральной архивной службы России.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК

5.1. ЭК министерства работает в тесном контакте с ЭПК архивного агентства Иркутской области и получает от нее соответствующие организационно-методические указания. ЭК министерства работает по годовому плану, утвержденному министром финансов Иркутской области.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.

5.3. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседаниях членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЭК и министр финансов (в необходимых случаях по согласованию с Государственным архивом Иркутской области).

5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за сроками исполнения принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Согласовано

Директор ОГУ "Государственный

архив Иркутской области"

А.И.САЙФУТДИНОВ

_____________________ 2009 г.

Утверждено приказом

министерства финансов

Иркутской области

от 8 сентября 2009 года N 215-мпр

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документы министерства финансов Иркутской области (далее - министерство), представляющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую и культурную ценность, являющиеся областной государственной собственностью, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Иркутской области.

1.2. До передачи на государственное хранение документы временно, в течение 10 лет, хранятся в архиве министерства (далее - архив).

1.3. Архив образован в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ, Законом Иркутской области "Об архивном деле в Иркутской области" от 04.04.2008 N 4-оз.

1.4. Архив создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на хранение в Государственный архив Иркутской области.

1.5. Архив находится в помещении министерства по адресу: г. Иркутск, ул. Ленина, 1а и в хранилищах по адресу: г. Иркутск, ул. Байкальская, 255 и Горького, 31.

Возглавляется ведущим аналитиком отдела государственной гражданской службы и кадровой работы в управлении правовой и организационной работы. Ответственный за архив назначается министром финансов Иркутской области.

1.6. В своей работе ответственный за архив руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ, Законом Иркутской области "Об архивном деле в Иркутской области" от 04.04.2008 N 4-оз, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами и указаниями Федерального архивного агентства России, постановлениями и распоряжениями Правительства Иркутской области, типовыми и ведомственными перечнями документов, методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и Государственного архива Иркутской области и настоящим Положением.

1.7. Ответственный за архив работает по планам, утверждаемым начальником управления правовой и организационной работы, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Круг обязанностей ответственного за архив определяется должностной инструкцией, утвержденной министром финансов Иркутской области.

1.9. Контроль за деятельностью архива осуществляется начальником управления правовой и организационной работы.

1.10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Государственный архив Иркутской области.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

В состав архива входят:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности министерства.

2.2. Документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности министерства.

2.3. Документы по личному составу.

2.4. Печатные (в том числе ведомственные) издания, дополняющие документы архива и документы, необходимые для справочной работы.

2.5. Документы личного происхождения, образовавшиеся в результате деятельности сотрудников министерства и имеющие историческую, культурную или иную ценность.

2.6. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры и т.д.).

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование законченными делопроизводством документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, образовавшимися в результате деятельности министерства.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, находящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов на хранение в Государственный архив Иркутской области.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве министерства.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает, учитывает и хранит в специально оборудованных помещениях (металлических шкафах) законченные делопроизводством документы, оформленные в соответствии с Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Основными правилами работы ведомственных архивов и несет ответственность за их сохранность.

3.2.2. Совместно с сотрудником, ответственным за делопроизводство, контролирует сохранность и правильность оформления дел в структурных подразделениях, принимает участие в составлении номенклатуры дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

3.2.3. Ежегодно организует и осуществляет экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве министерства.

3.2.4. Создает и пополняет научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством дел на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) министерства и экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного агентства Иркутской области описи дел постоянного хранения и по личному составу.

3.2.5. После утверждения и согласования ЭПК архивного агентства Иркутской области описей дел постоянного хранения и по личному составу составляет акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения за соответствующий период.

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство и сотрудников министерства о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела для работы в министерстве;

ведет учет использования документов;

выдает в установленном порядке справки, копии и выписки из документов организациям и отдельным лицам.

3.2.7. Принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу министерства.

3.2.8. Консультирует сотрудников министерства по вопросам архива.

3.2.9. Подготавливает и передает на государственное хранение документы постоянного хранения в Государственный архив Иркутской области в установленные сроки и в установленном порядке.

3.2.10. Представляет в Государственный архив Иркутской области паспорт архива министерства в установленные сроки и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

4. ПРАВА АРХИВА

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Информировать министра финансов Иркутской области об условиях обеспечения сохранности документов и вносить предложения по их улучшению.

4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях министерства.

4.3. Запрашивать от сотрудников министерства сведения, необходимые для работы с архивом.

4.4. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в министерстве.

4.5. Требовать от сотрудников министерства письменные объяснения причин отсутствия документов.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ВЕДУЩЕГО АНАЛИТИКА

5.1. Ответственный за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив министерства задач и функций.

Положение об архиве разработано в соответствии с Типовым положением об архиве учреждения.

Согласовано

Директор ОГУ "Государственный

архив Иркутской области"

А.И.САЙФУТДИНОВ

_____________________ 2009 г.