ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА



Управление По Делам Архивов Кировской Области

1

ДОКУМЕНТ УТРАТИЛ СИЛУ:

Приказ Управления по делам архивов Кировской области от 01.08.2013 № 85

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 08.09.2009 №65

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

Приказ управления по делам архивов Кировской области от 08.09.2010 № 56а

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» (в редакции от 29.11.2007 № 813, от 04.05.2008 № 331) и согласно постановлению Правительства области от 17.07.2007 № 1000/309 «Об административных регламентах исполнения государственных функций и административных регламентах предоставления государственных услуг» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Административный регламент управления по делам архивов Кировской области по исполнению государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на территории Кировской области» (далее – Административный регламент). Прилагается.

2. Закрепить в должностном регламенте главного специалиста-эксперта управления по делам архивов Бердниковой Т.С. ответственность за проведение общего свода показателей документов государственного учёта и соблюдение требований Административного регламента.

3. Довести Административный регламент до государственных и муниципальных архивов Кировской области.

4. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя начальника управления по делам архивов Царёву Е.В.

Начальник управления В.М.КУКЛИН

УТВЕРЖДЁН

Приказом начальника

управления по делам

архивов Кировской области

от 08.09.2009 № 65

(в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 08.09.2010 № 56а)

Административный регламент

управления по делам архивов Кировской области

по исполнению государственной функции «Ведение государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на территории Кировской области»

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции

Административный регламент управления по делам архивов Кировской области по исполнению государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на территории Кировской области» (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность административных процедур, осуществляемых  управлением по делам архивов Кировской области (далее управление по делам архивов), порядок взаимодействия между его должностными лицами, а также взаимодействия управления по делам архивов с должностными лицами государственных областных архивных учреждений: ГОУ «Государственный архив Кировской области» (ГОУ «ГАКО»), ГОУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» (ГОУ «ГАСПИ КО»), ГОУ «Государственный архив документов по личному составу Кировской области» (ГОУ «ГАЛСКО»), ГОУ «Центр комплектования государственных архивов Кировской области» (ГОУ «ЦГА КО») (далее – государственные архивы);  должностными лицами муниципальных архивов и архивных подразделений органов  местного самоуправления муниципальных районов (городских округов) Кировской области (далее — муниципальные архивы); должностными лицами государственных и муниципальных музеев, библиотек Кировской области (далее - музеи, библиотеки) при исполнении государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на территории Кировской области» (далее — государственная функция).

1.2. Нормативные правовые акты, регламентирующие исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 («Российская газета», 25.12.1993,  № 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169, 2006, № 50, ст. 5280, 2007, № 49, ст. 6079);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, N 19, ст. 2060);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный № 10291, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 45, 05.11.2007);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

Приказом Государственной архивной службы России от 11.03.97 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 08.07.97, регистрационный № 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 29, 18.07.2005);

Приказом Федеральной архивной службы России от 23.10.2000 № 64 «Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах»;

Законом Кировской области от 02.03.2005 № 313-ЗО «Об архивном деле в Кировской  области» («Вятский край» № 50 (3458) от 15.03.2005; Сборник основных нормативных правовых актов органов государственной власти Кировской области № 2 (60) от 20.04.2005);

Положением об управлении по делам архивов Кировской области, утвержденным постановлением Правительства области от 24. 09. 2008 № 147/396 («Вести. Киров» № 119 (1266) от 07.10.2008).

1.3. Орган - исполнитель государственной функции

1.3.1. Исполнение государственной функции осуществляется управлением по делам архивов в установленном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации порядке во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами, музеями, библиотеками в форме сбора, проверки, свода и передачи  в  Федеральное архивное агентство (далее – Росархив) сводных показателей государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на территории Кировской области (далее – документы государственного учёта), а также копий массивов данных, накопленных в учётных базах данных «Архивный фонд»  государственных и муниципальных архивов и сводной базе данных «Фондовый каталог» управления по делам архивов.

1.3.2. Непосредственное исполнение государственной функции  осуществляется должностным лицом управления по делам архивов, ответственным за проведение общего свода показателей документов государственного учёта, ведение управлением по делам архивов сводной учетной базы данных «Фондовый каталог», ведение государственными и муниципальными архивами Кировской области отраслевой учётной базы данных «Архивный фонд» (далее – ответственный за проведение общего свода показателей документов государственного учёта) и должностными лицами - специалистами-экспертами управления по делам архивов по работе с государственными и муниципальными архивами (далее – специалисты-эксперты). Техническое обеспечение сбора, проверки и передачи копий массивов данных из электронных баз данных осуществляется  инженером-программистом.

1.4. Результат исполнения государственной функции

1.4.1. Результатом исполнения государственной функции является представление в Росархив в установленном порядке сводных показателей государственного учета в форме:

1.4.1.1. Сводного паспорта  государственных архивов; сводного паспорта муниципальных архивов; сводного паспорта музеев, библиотек (приложение 1 к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, данное в приложении № 2 к Административному регламенту).

1.4.1.2. Сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования  государственных и муниципальных архивов (приложение  6 к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, данное в  приложении № 3 к Административному регламенту);

1.4.2. Передача в установленном порядке в «Центральный фондовый каталог» Росархива копий массивов данных, накопленных в учётных базах данных «Архивный фонд» государственных и муниципальных архивов и учётной базы данных «Фондовый каталог» управления по делам архивов (далее - учётные базы данных).

1.4.3. Состав и формы документов государственного учета, а также состав реквизитов учетных баз данных устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, Временным порядком автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, индивидуальными правовыми актами Росархива.

2.  Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о государственной функции

2.1.1. Местонахождение управления по делам архивов и его почтовый адрес:

ул. М. Гвардии, д. 14а, г. Киров, 610000;

Электронный адрес управления: archiv@ako.kirov.ru.

Телефон/факс начальника (8332) 64-49-56,

телефон ответственного  за проведение общего свода показателей документов государственного учёта: (8332) 64-42-87.

Информация об  управлении по делам архивов размещена на сайте Правительства Кировской области: http://www.ako.kirov.ru.

График работы управления по делам архивов:

понедельник - четверг 9.00 - 18.00,

пятница 9.00-17.00,

обед 12.30-13.18,

суббота, воскресенье - выходные дни.

(подпункт в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 08.09.2010 № 56а)

2.1.2. Информация об исполняемой управлением  по делам архивов государственной функции предоставляется  по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте Правительства Кировской области: www.ako.kirov.ru;

Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

по телефонам управления по делам архивов, по письменным обращениям, по адресу электронной почты: archiv@ako.kirov.ru, при личном обращении в управление по делам архивов;

2.1.3. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки ответственный за проведение общего свода показателей документов государственного учёта и специалисты-эксперты управления по делам архивов в вежливой форме информируют обратившихся по установленному порядку ведения государственного учета со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты;

2.1.4. В случае, если для подготовки ответа требуется дополнительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, предлагает заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы управления по делам архивов).

2.2. Сроки исполнения государственной функции

2.2.1. Общий срок исполнения государственной функции не может превышать двух календарных месяцев года.

2.2.2. Ежегодная периодичность и срок представления в  Росархив документов государственного учёта, копий учётных баз данных устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, Временным порядком автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, индивидуальными правовыми актами Росархива, а также ежегодным инструктивным письмом Росархива.

2.2.3. Срок представления в управление по делам архивов государственными и муниципальными архивами, музеями, библиотеками документов государственного учёта, копий учётных баз данных устанавливается ежегодным инструктивным письмом управления по делам архивов в адреса государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек.

2.3. Перечень и требования к документам

2.3.1. Государственные, муниципальные архивы, музеи, библиотеки представляют в установленном порядке в управление по делам архивов в бумажном формате документы государственного учёта в части, касающейся ведения государственного учета архивных документов, находящихся на постоянном хранении в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, а также  документы государственного учета архивных документов, находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования областных государственных и муниципальных архивов Кировской области, указанные в  пп. 2.4.1 Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.3.2. Представленные документы должны:

- соответствовать формам, указанным в приложениях к Регламенту государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации;

- иметь полноту, достоверность и сбалансированность показателей.

2.3.3. Государственные, муниципальные архивы представляют в установленном порядке в управление по делам архивов в электронном формате копии учётных баз данных.

2.3.4. Учётные базы данных должны иметь заполненные поля БД «Архивный фонд», обязательные к  заполнению в соответствии с п. 2.6 Временного порядка автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.  Административные процедуры

3.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры, отражённые в блок-схеме (приложение 1 к Административному регламенту):

3.1.1. Сбор, проверку, свод и передачу в Росархив сводных показателей документов государственного учета.

3.1.2. Сбор, проверку копий учётных баз данных государственных и муниципальных архивов, включение их в учётную базу данных «Фондовый каталог» управления по делам архивов и передачу в  «Центральный фондовый каталог» Росархива.

3.2. Сбор, проверка, свод и передача в Росархив документов государственного учёта

3.2.1. Юридическим фактом для начала административной процедуры является приём специалистами – экспертами управления по делам архивов от должностных лиц государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек  документов государственного учёта.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.2.2. Специалисты–эксперты проверяют представленные документы государственного учёта на соответствие требованиям пп. 2.3.1, 2.3.2 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 рабочих дней со дня получения документов.

3.2.3. В случае выявления в ходе проверки несоответствия представленных документов требованиям пп. 2.3.1, 2.3.2 Административного регламента специалисты-эксперты информируют должностных лиц государственных, муниципальных архивов, музеев, библиотек  (по телефону, факсу, электронной связи) об обнаруженных несоответствиях с требованием принять меры для устранения недостатков в течение 3 рабочих дней.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.2.4. После устранения выявленных недостатков должностные лица государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек представляют в управление по делам архивов выверенные документы государственного учета по факсу, электронной почте с последующим представлением оригинала исправленного документа государственного учета.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.2.5. Специалисты-эксперты  осуществляют свод выверенных показателей документов государственного учёта.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 рабочих дней.

3.2.6. Специалисты-эксперты передают сводные показатели документов государственного учёта ответственному за проведение общего свода показателей документов государственного учёта.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет  4 часа.

3.2.7. Ответственный за проведение общего свода показателей документов государственного учёта проверяет полноту и сбалансированность переданных специалистами-экспертами сводных показателей документов государственного учета.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 рабочих дня.

3.2.8. В случае выявления в ходе проверки не полноты, не сбалансированности сводных показателей документов государственного учета ответственный за проведение общего свода показателей документов государственного учёта возвращает сводные  показатели специалисту-эксперту с объяснением причины возврата для устранения выявленных недостатков.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 4 часа.

3.2.9. Специалист – эксперт устраняет выявленные недостатки и передаёт сводные показатели документов государственного учета ответственному за проведение общего свода показателей документов государственного учёта.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 рабочих дня.

3.2.10. Ответственный за проведение общего свода показателей документов государственного учёта осуществляет общий свод  выверенных показателей документов государственного учёта.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 рабочих дней.

3.2.11. Ответственный за проведение общего свода показателей документов государственного учёта на основании общего свода показателей документов государственного учёта составляет сводные документы государственного учёта, указанные в пп. 1.4.1.1, 1.4.1.2 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 рабочих дня.

3.2.12. Ответственный за проведение общего свода показателей документов государственного учёта представляет сводные документы государственного учёта, указанные  в пп. 1.4.1.1, 1.4.1.2 Административного регламента, заместителю начальника управления по делам архивов для проверки.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 4 часа.

3.2.13. Заместитель начальника управления после проверки полноты, сбалансированности сводных показателей документов государственного учета представляет сводные документы государственного учёта, указанные  в пп. 1.4.1.1, 1.4.1.2 Административного регламента, начальнику управления по делам архивов для подписания.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.2.14. Начальник управления по делам архивов подписывает сводные документы государственного учёта, указанные  в пп. 1.4.1.1, 1.4.1.2 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет  1 рабочий день.

3.2.15. Ответственный за проведение общего свода показателей документов государственного учёта организует пересылку в Росархив к установленному Росархивом сроку  подписанных начальником управления по делам архивов сводных документов государственного учёта, указанных  в пп. 1.4.1.1, 1.4.1.2 Административного регламента, в  одном  экземпляре посредством почтовой связи по адресу: ул. Ильинка, 12, г. Москва, 103132, а также  посредством электронной связи по адресу электронной почты: rosarhiv@archives.ru.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет  1 рабочий день.

3.3. Сбор, проверка копий учётных баз данных государственных и муниципальных архивов, включение их в учётную базу данных «Фондовый каталог» управления по делам архивов и передача в  «Центральный фондовый каталог» Росархива

3.3.1. Юридическим фактом для начала административной процедуры является приём специалистами–экспертами управления по делам архивов от должностных лиц государственных и муниципальных архивов на электронных носителях или посредством электронной связи копий учётных баз данных.

3.3.2. Специалисты–эксперты проверяют представленные копии учётных баз данных на соответствие требованиям пп. 2.3.3, 2.3.4 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административных действий составляет 10 рабочих дней со дня получения данных.

3.3.3. В случае выявления в ходе проверки несоответствия представленных копий учётных баз данных требованиям пп. 2.3.3, 2.3.4 Административного регламента, специалисты-эксперты информируют должностных лиц государственных, муниципальных архивов (по телефону, факсу, электронной связи) об обнаруженных несоответствиях с требованием принять меры для устранения недостатков в течение 3 рабочих дней.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.3.4. После устранения выявленных недостатков должностные лица государственных и муниципальных архивов представляют в управление по делам архивов выверенные копии учётных баз данных на электронных носителях или посредством электронной связи.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.3.5. Специалисты-эксперты передают выверенные копии учетных баз данных ответственному за проведение общего свода показателей документов государственного учёта.

Максимальный срок выполнения административных действий составляет  1 рабочий день.

3.3.6. Ответственный за проведение общего свода показателей документов государственного учёта включает массивы данных учётных баз данных государственных и муниципальных архивов в  сводную учётную базу данных «Фондовый каталог» управления по делам архивов.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 рабочих дней;

3.3.7. Ответственный за проведение общего свода показателей документов государственного учёта представляет заместителю начальника управления проект сопроводительного письма в Росархив с информацией об учетных базах данных, указанных  в пп. 1.4.2 Административного регламента, для проверки. 

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.3.11. Заместитель начальника управления после проверки представляет сопроводительное письмо в Росархив с информацией об учетных базах данных, указанных  в пп. 1.4.2 Административного регламента, начальнику управления по делам архивов для подписания.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.3.12. Ответственный за проведение общего свода показателей документов государственного учёта организует передачу к установленному Росархивом сроку копии массивов данных учётных базах данных, указанных в пп. 1.4.2 Административного регламента, и сопроводительное письмо к ним в «Центральный фондовый каталог» Росархива  по адресу электронной почты: aat @ archives.ru.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

4. Порядок и формы контроля при исполнении

государственной функции

4.1. Ответственный за проведение общего свода показателей документов государственного учёта несет персональную ответственность за:

соблюдение сроков выполнения административных процедур, установленных Административным регламентом;

соответствие сводных форм документов государственного учёта, учётных баз данных Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, Временному порядку автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации;

полноту, сбалансированность  сводных показателей государственного учёта;

соблюдение сроков, порядка передачи сводных показателей государственного учета в Росархив и «Центральный фондовый каталог» Росархива.

4.2. Специалисты-эксперты несут персональную ответственность за:

соблюдение сроков выполнения административных действий, установленных Административным регламентом;

соответствие  представляемых форм документов государственного учёта и учётных баз данных Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, Временному порядку автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации;

полноту, сбалансированность и достоверность представляемых показателей государственного учёта;

4.3. Персональная ответственность ответственного за проведение общего свода показателей документов государственного учёта и специалиста-эксперта закрепляется в его должностном регламенте в соответствии с требованиями законодательства.

4.4. Текущий контроль за соблюдением последовательности административных действий, установленных административными процедурами, полнотой и качеством исполнения государственной функции осуществляется заместителем начальника управления по делам архивов.

4.5. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции осуществляется путем организации проверок ведения государственными и муниципальными архивами, музеями, библиотеками государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, соблюдения должностными лицами положений Административного регламента, Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, Временного порядка автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, нормативных правовых актов Министерства культуры Российской Федерации, индивидуальных правовых актов Росархива.

4.6. Периодичность осуществления контроля устанавливается начальником управления по делам архивов.

4.7. Перечень должностных лиц, осуществляющих контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции, устанавливается приказом начальника управления по делам архивов.

4.8. Проверки полноты и качества исполнения государственной функции осуществляются на основании индивидуальных правовых актов (приказов) начальника управления по делам архивов.

4.9. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы управления по делам архивов) и внеплановыми.

4.10. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений Административного регламента, Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, нормативных правовых актов Министерства культуры Российской Федерации, индивидуальных правовых актов Росархива, к виновному должностному лицу осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе  исполнения государственной функции

5.1. Должностное лицо государственного, муниципального архива, музея, библиотеки имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц управления по делам архивов, осуществляемых в ходе исполнения государственной функции.

5.2. Должностное лицо государственного, муниципального архива, музея, библиотеки  имеет право обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения должностных лиц управления по делам архивов, осуществляемые в ходе исполнения государственной функции,  на основании настоящего Административного регламента устно или письменно в управление по делам архивов.

5.3. При обращении должностного лица государственного, муниципального архива, музея, библиотеки в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 календарных дней с момента регистрации такого обращения.

Должностное лицо государственного, муниципального архива, музея, библиотеки в обращении в обязательном порядке указывает:

наименование государственного, муниципального архива, музея, библиотеки;

занимаемую должность;

изложение сути жалобы;

должность, фамилию, имя и отчество должностного лица (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

личную подпись и дату;

сведения о способе информирования должностного лица, о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения;

Жалоба, исходящая от должностного лица государственного архива, должна быть оформлена в виде докладной записки на имя начальника управления по делам архивов.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов должностное лицо прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

5.4. По результатам рассмотрения обращения начальником управления по делам архивов принимается решение об удовлетворении требований должностного лица государственного, муниципального архива, музея, библиотеки, либо об отказе в удовлетворении обращения в случае отсутствия в обращении должностного лица обязательных требований, указанных в п. 5.3 Административного регламента.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется должностному лицу государственного, муниципального архива, музея, библиотеки.

(пункт в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 08.09.2010 № 56а)

5.5. Должностные лица государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек могут сообщить о нарушении своих прав, неправомерных решениях, действиях или бездействии должностных лиц управления по делам архивов, нарушении положений Административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики по адресу и телефонам, указанным в пп. 2.1.1 Административного регламента.

Приложение №1

к Административному регламенту управления

по делам архивов Кировской области по

исполнению государственной функции

«Ведение государственного учета

документов Архивного фонда

Российской Федерации и других

архивных документов,

находящихся на территории

Кировской области»

Блок-схема

последовательности административных процедур и административных действий по исполнению государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на территории Кировской области»

Приложение № 2

к Административному регламенту управления

по делам архивов Кировской области по

исполнению государственной функции

«Ведение государственного учета

документов Архивного фонда

Российской Федерации и других

архивных документов,

находящихся на территории

Кировской области»

Приложение 1

к Регламенту государственного

учета документов Архивного

фонда  Российской Федерации

___________________________________

(наименование и адрес получателя)

Кем представляется ________________

                    (наименование

___________________________________

и адрес отчитывающейся организации)

    Паспорт ______________________________________________________

_______________________________________ архива на 1 января ____ г.

    (название архива)

1. Состав и объем архивных документов

Показатели

Код стр.

Количе-

ство фондов

Количество ед. хр.

Кол-во ед. хр., принятых  на времен.   Хране-ние

всего

в том числе

Внесен-ных в  описи

Секре-тых<*>

Учтен-ных особо   ценных

А

Б

1

2

3

4

5

6

Документы на   бум.основе. Всего:    

101

в т.ч.:            Управленческая    
документация      

102

Документы   личного происхождения     

103

X 

НТД               

104

Документы        по личному составу   

105

X  

Кинодокументы     

106

Фотодокументы     

107

Фонодокументы     

108

Видеофонограммы   

109

МЧД               

110

Микроформы       на
правах подлинников

111

X 

Итого:            

112

    --------------------------------

<*> Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.

Примечания:

Показатели

Код стр.

Количество ед. учета

всего

в том числе внесенных в описи

А

Б

2

3

Кинодокументы     

106

Фонодокументы     

108

Видеофонограммы   

109

МЧД               

110

Микроформы на правах подлинников (кадров)

111

Документы л/п,  не внесенные в описи (документов)      

103

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

Показатели

Код
стр.

Количество ед. хр.

Объем стр. фонда

скопированных для страх. фонда

имеющих фонд пользования

кол-во кадров негатива

количество

ед. хр. страхового фонда

А

Б

1

2

3

4

Документы на   бум.
основе. Всего:    

201

в т.ч.:           
Управленческая    документация      

202

Документы   личного
происхождения     

203

НТД               

204

Документы        по
личному составу   

205

X

X

X

Кинодокументы     

206

X

Фотодокументы     

207

X

Фонодокументы     

208

X

Видеофонограммы   

209

X

МЧД               

210

X

Микроформы на правах подлинников

211

Итого:            

212

3. Состав и объем научно - справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи, каталоги, базы данных

Показатели

Код
стр.

Кол-во описей (книг учета и описания)

Закаталогизировано

Создано баз данных о составе и содержании документов

кол-
во 
фон-
дов

кол-во ед./ хр. ед. уч.

количество  
составленных карточек

всего

из них в полном комплекте

всего

из них вкл. в каталоги

Кол-во  БД

инф. 
объем (в МБайт)

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Документы на бум.основе.

Всего:         

301

в т.ч.:        
Управленческая 
документация   

302

Документы личного        
происхождения  

303

НТД            

304

Документы     по
личному составу

305

Кинодокументы  

306

Фотодокументы  

307

Фонодокументы  

308

Видеофонограммы

309

МЧД            

310

Микроформы на
правах подлинников

311

Итого:         

312

3.2. Справочно - информационные издания:

Показатели

Код строки

Кол-во

А

Б

1

Изданные справочники.                       
Всего:                                      

314

в т.ч.:                                     
Путеводители, краткие справочники по фондам 

315

Других типов                                

316

По административно - территориальному делению

317

По истории учреждений                       

318

    --------------------------------

<*> Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.

4. Состав и объем научно - справочной библиотеки

Показатели

Код строки

Количество   

А

Б

1

Книги и брошюры            

401      

Газеты                     

402      

Журналы                    

403      

Др. виды печатной продукции

404      

5. Условия хранения документов

Показатели

Код   
стр.  

Кол-во

А

Б

1

Зданий (помещения) архива. Всего:               

501

в т.ч.: специальные                             

502

приспособленные                                 

503

Протяженность стеллажных полок (в пог. м.). Всего

504

в т.ч. металлических                            

505

деревянных                                      

506

смешанных                                       

507

Степень загруженности (в %)                     

508

Оснащенность зданий сигнализацией (в %): охранная

509

пожарная                                        

510

Закартонировано ед. хр.                         

511

    Руководитель _______________   _______________________________

                    (подпись)           (расшифровка подписи)

    "__" __________________ 19__ г.

_________________________________________________________________

                 (фамилия и телефон исполнителя)

1

Приложение № 3

к Административному регламенту управления

по делам архивов Кировской области

по исполнению государственной функции

«Ведение государственного учета документов

Архивного фонда  Российской Федерации

и других архивных документов, находящихся

на территории Кировской области»

(в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 08.09.2010 № 56а)

Приложение 6

к Регламенту государственного

учета документов Архивного

фонда  Российской Федерации

Кому представляется _____________________

                    (наименование и адрес

_________________________________________

             получателя)

Кем представляется ______________________

                   (наименование и адрес

_________________________________________

     отчитывающейся организации)

_________________________________________

СВЕДЕНИЯ

О СОСТОЯНИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ -

ИСТОЧНИКАХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ,

РАЙОННЫХ, ГОРОДСКИХ АРХИВОВ

НА 1 ДЕКАБРЯ 19__ ГОДА

1. Сведения об организациях, передающих в государственные, районные, городские архивы управленческую документацию

Показатели

Код стр.

Всего

Из них имеют

согласованные с архивными учреждениями

помещения для хранения документов

штатных работников

полностью подготовили документы к передаче на пост. хранение (утвердили описи на ЭПК арх. учреждения)

Номенклатуры дел

Инструкции по

делопроизводству

А

Б

1

2

3

4

5

6

Общее количество  организаций  

101

Количество негосударственных организаций  

102

Количество организаций профиля комплектования госархивов (всего)      

103

Количество негосударственнных организаций профиля комплектования госархивов   

104

Количество организации профиля комплектования районных, городских архивов (всего)      

105

Количество негосудар-ственных организаций профиля комплектования районных, городских архивов      

106

Количество объединенных ведомственных архивов      

107

X

X

X

Количество архивов  по личному составу  при администрациях

108

X

X

X

Примечание. 1. Сведения строк 107, 207 не включаются в сведения строк 101 - 106, 201 - 206.

2. В сведения строк 108, 208 не включаются сведения об архивах документов по личному составу при администрациях, вошедших в систему ГАС.

Формат А3 (297 x 420)

2. Сведения об управленческой документации

Показатели

Код
стр.

Док-ты постоянного хранения

Док-ты по личному составу

Образуется в год дел пост. хр.

Всего 
ед. хр.

крайние даты

из них внесены

в описи, утв. ЭПК арх. учр

крайние даты

хранится сверх установленного срока

Всего 
ед. хр.

из них внесены в описи, согл. ЭПК

начальная

конечная

начальная

конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Во всех организациях

201

В т.ч. в негосударственных организациях

202

В организациях профиля комплектования госархивов (всего)

203

В т.ч. в негосударственных организациях профиля комплектования  госархивов 

204

В организациях профиля комплектования районных, городских   архивов (всего)

205

В т.ч. в негосударственных организациях профиля комплектования районных, городских   архивов

206

В объединенных ведомственных архивах

207

В архивах документов по личному составу при администрациях

208

X

X

X

X

X

X

X

X

3. Сведения об организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов научно - технической документацией

Показатели

Код
стр.

Количество организаций

Кол-во ед. хр. (томов, папок) <*>

Всего ед. хр.

крайние даты

из них внесено

в описи, утв. ЭПК  арх. учр.

крайние даты

хранится сверх установленного срока

всего

имеющих помещения для хран. док.

имеющих штат. работ.  арх.

начальная

конечная

начальная

конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Организации 

301

В том числе негосударственные

организации   

302

    --------------------------------

<*> Объем листов чертежей, не помещенных в папки, дается в условных папках из расчета: 50 листов формата А4 = 1 папке.

4. Сведения о кинофотофонодокументах

Виды организаций

Код стр.

Кол-во орг., состоящих на учете арх. учр.

Кол-во  ед. хр.

всего

крайние даты

из них внесено в описи, утв.  ЭПК арх. учр.

хранится сверх установ
ленного срока

всего

из них имеют

начальная

конечная

всего

Крайние даты

помещения для хран. док.

штат. работ.

начальная

конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Организации,  хранящие кинодокументы (всего)

401

Негосударственные организации,  хранящие кинодокументы 

402

Организации, хранящие фотодокументы (всего)

403

Негосударственные организации, хранящие фотодокументы 

404

Организации, хранящие фонодокументы  (всего)

405

Негосударственные организации, хранящие фонодокументы 

406

Организации, хранящие видеозаписи (всего)

407

Негосударственные организации, хранящие видеозаписи  

408

5. Сведения об организациях, хранящих документы отраслевых фондов <*>

    --------------------------------

<*> Заполняется только Росархивом.

Код
стр.

Количество организаций

Всего

Из них имеют

помещения
для хранения  
документов

штатных
работников

А

1

2

3

501

Показатели

Код
стр.

Количество  ед. хр.

Крайние даты

всего

крайние даты

из них внесено в описи, книги учета и описания

начальная

конечная

начальная

конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

Научно -        техническая     документация   

502

Кинодокументы  

503

Фотодокументы

504

Фонодокументы  

505

Видеозаписи    

506

Документы на машинных носителях      

507

    "__" ______ 19__ г.           Руководитель

    _______________________________

    (фамилия и телефон исполнителя)