Об утверждении Административного регламента предоставления Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной услуги по отнесению документов Архивного фонда Курганской области к ун...



Организации – источники комплектования

Приказ

Комитета по управлению архивами Курганской области

от 8 декабря 2011 года №70

Об утверждении Административного регламента предоставления Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной услуги по отнесению документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области, учету таких документов, созданию и хранению их страховых копий

г. Курган

(ПРИЗНАН УТРАТИВШИМ СИЛУ

Приказом Комитета по управлению архивами Курганской области от 24.01.2012г. №7: НГР RU45000201200038)

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Правительства Курганской области от 12 июля 2011 года № 344 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Курганской области» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Административный регламент предоставления Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной услуги по отнесению документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области, учету таких документов, созданию и хранению их страховых копий, согласно приложению к настоящему приказу.

2. Признать утратившим силу:

1) Приказ Комитета по управлению архивами Курганской области от 28 декабря 2010 года № 92 «Об утверждении Административного регламента по исполнению Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной функции по определению порядка отнесения документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области, порядка учета таких документов, создания и хранения их страховых копий».

3. Опубликовать настоящий приказ в областной общественно-политической газете «Новый мир».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель Комитета

В.М. Ломакин

Приложение

к приказу Комитета по управлению

архивами Курганской области

от 8 декабря 2011 года № 70

«Об утверждении Административного

регламента предоставления Комитетом

по управлению архивами Курганской

области государственной услуги по

отнесению документов Архивного фонда

Курганской области к уникальным

документам Архивного фонда

Курганской области, входящим в

Государственный реестр уникальных

документов Архивного фонда Курганской

области, учету таких документов, созданию

и хранению их страховых копий»

Административный регламент предоставления Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной услуги по отнесению документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области, учету таких документов, созданию и хранению их страховых копий

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной услуги по отнесению документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области, учету таких документов, созданию и хранению их страховых копий (далее - Регламент), разработан в целях повышения качества предоставления государственной услуги по отнесению документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области, учету таких документов, созданию и хранению их страховых копий (далее – государственная услуга) и определяет сроки, последовательность действий, а также порядок взаимодействия с другими организациями при осуществлении полномочий

2. Заявителями при предоставлении государственной услуги являются государственные архивы Курганской области, государственные музеи, библиотеки и иные организации, а также граждане, в пользовании которых находятся документы Архивного фонда Курганской области.

От имени заявителей при взаимодействии с Комитетом, могут выступать официальные представители, либо иные лица, уполномоченные заявителями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3. Предметом регулирования Регламента являются:

1) Регулирование отношений между Комитетом и заявителем, обратившимся за предоставлением государственной услуги;

2) Определение сроков и последовательности действий (административных процедур) Комитета при предоставлении государственной услуги;

3) Организация работы должностных лиц Комитета при предоставлении государственной услуги;

4) Определение условий предоставления Комитетом государственной услуги;

5) Ответственность должностных лиц Комитета за несоблюдение и нарушение положений настоящего Регламента.

4. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги. Сведения о месте нахождения, контактных телефонах Комитета.

Информация и консультации по предоставлению государственной услуги могут быть получены путем обращения в организационно-аналитический отдел Комитета.

Комитет расположен по адресу: 640000, город Курган, улица Комсомольская, дом 39, кабинет 4 (приемная).

Электронный адрес: arhiv@kurganobl.ru.

Телефон: (3522) 42 - 53 – 46.

Факс: (3522) 42 - 53 – 46.

Официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее – сеть Интернет): http://archives.kurganobl.ru.

Телефон справочной службы: 42-53-66.

График приема заявителей по вопросам предоставления государственной услуги в Комитете приводится в приложении 1 к Регламенту.

Сведения о месте нахождения Комитета, графике его работы, справочные телефоны, размещаются на официальном сайте Комитета в сети Интернет и на информационном стенде Комитета.

5. Способы получения информации о месте нахождения и графике работы Комитета:

- при личном обращении или по телефонам: 8 (3522) 42-53-46, 8 (3522) 42-53-66;

- посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) в сети Интернет;

- посредством государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Курганской области» (далее – портал государственных и муниципальных услуг Курганской области) в сети Интернет;

- через официальный сайт Комитета в сети Интернет: http://archives.kurganobl.ru., при направлении обращения по адресу электронной почты: arhiv@kurganobl.ru;

- через электронную почту по адресу: arhiv@kurganobl.ru.

6. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления государственной услуги.

Консультации (справки) по вопросам предоставления государственной услуги проводят должностные лица организационно-аналитического отдела Комитета.

- при личном обращении или по телефонам: 8 (3522) 42-53-46, 8 (3522) 42-53-66;

- в письменном виде при поступлении соответствующих запросов;

- через электронную почту по адресу: arhiv@kurganobl.ru.

При обращении за информацией или консультацией в письменной форме, ответ дается в течение 30 дней со дня регистрации обращения в Комитете.

При обращении за информацией или консультацией в электронной форме, ответ дается в течение 10 дней со дня поступления обращения в Комитет.

Максимальное время ожидания заявителя в очереди для получения консультации при личном обращении не должно превышать 40 минут.

Время разговора в порядке консультирования по телефону ограничивается 10 минутами.

Получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги, сведения о ходе предоставления государственной услуги можно посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), Портала государственных и муниципальных услуг Курганской области в сети Интернет.

7. Информация по вопросам предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления государственной услуги, дается должностными лицами организационно-аналитического отдела Комитета бесплатно как в устной, так и в письменной форме по следующим вопросам:

- принятие решений по конкретному обращению заявителя;

- перечень нормативных правовых актов по вопросам предоставления государственной услуги (название, дата и номер принятия нормативного правового акта);

- перечень документов необходимых для предоставления Комитетом государственной услуги;

- соответствие представленных заявителем документов требованиям Регламента;

- процедура предоставления государственной услуги;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги;

- перечень справочных материалов по вопросам предоставления государственной услуги, размещенных на официальном сайте Комитета в сети Интернет.

8. На информационном стенде в Комитете, на официальном сайте Комитета в сети Интернет, на Портале государственных и муниципальных услуг Курганской области в сети Интернет размещаются следующие информационные материалы:

- местонахождение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайта и электронной почты Комитета;

- настоящий Регламент;

- блок-схема административных процедур;

- нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги;

- график приема посетителей;

- рекомендации по самостоятельному поиску информации.

При изменении информации о предоставлении государственной услуги специалисты организационно-аналитического отдела Комитета в течение 5 дней осуществляют ее обновление на информационном стенде в Комитете на официальном сайте Комитета в сети Интернет и предоставляют ее в управление внутренней политики Правительства Курганской области для размещения на Портале государственных и муниципальных услуг Курганской области в сети Интернет.

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

9. Наименование государственной услуги – отнесение документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области, учет таких документов, создание и хранение их страховых копий.

10. Государственную услугу предоставляет Комитет.

Выполнение административных процедур в рамках предоставления государственной услуги осуществляют специалисты организационно-аналитического отдела Комитета.

В целях предоставления государственной услуги Комитет взаимодействует с заявителями.

Иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, а также организации, в предоставлении государственной услуги не участвуют.

Комитет не вправе требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации.

11. Результатом предоставления государственной услуги является:

1) Решение Научного Совета Комитета (далее – Научный Совет) об отнесении архивных документов к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, либо об отказе в отнесении;

2) Включение уникальных документов Архивного фонда Курганской области в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области (далее - Реестр);

3) Ведение учета уникальных документов Архивного фонда Курганской области, создание и хранение их страховых копий в соответствии с Порядком, определенным в Памятке по выявлению, учету, хранению и использованию уникальных документов в государственных архивах Курганской области (приложение 2 к Регламенту).

12. Срок предоставления государственной услуги.

Предоставление государственной услуги осуществляется в течение 3 месяцев со дня регистрации документов в Комитете.

Сроки прохождения отдельных административных процедур, необходимых для предоставления государственной услуги указанны в разделе III Регламента.

Комитет информирует заявителя об отказе в предоставлении государственной услуги в течение 3-х рабочих дней по истечении 10 дней со дня информирования заявителя о наличии нарушений в составе или в оформлении поступивших документов, в случае не поступления необходимых и правильно оформленных документов.

13. Письменная жалоба, поступившая в Комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях председатель Комитета, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившую жалобу.

14. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с правовыми актами и методическими рекомендациями:

1) Конституцией Российской Федерации («Российская газета» от 25 декабря 1993 года № 237);

2) Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 года № 43 ст. 4169);

3) Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 мая 2006 года № 19 ст. 2060);

4) Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета» от 30 июля 2010 года № 168);

5) постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 года № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации от 30 мая 2011 года № 22 ст. 3169);

6) приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 года № 20);

7) Законом Курганской области от 7 сентября 2005 года № 71 «Об архивном деле в Курганской области» («Новый мир» от 23 сентября 2005 года № 176);

8) Законом Курганской области от 5 июля 2011 года № 39 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг в Курганской области» («Новый мир» от 8 июля 2011 года № 48);

9) постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 27 ноября 2006 года № 409 «Об утверждении Положения о Комитете по управлению архивами Курганской области» («Новый мир» от 14 декабря 2006 года № 41);

10) постановлением Правительства Курганской области от 12 июля 2011 года № 344 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Курганской области» («Новый мир» от 26 июля 2011 года № 53);

11) приказом Комитета по управлению архивами Курганской области от 20 мая 2002 года № 17 «О составе Научного совета при Комитете по управлению архивами Курганской области»;

12) приказом Комитета по управлению архивами Курганской области от 14 января 2003 года № 6 «Об экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК)»;

13) приказом Комитета по управлению архивами Курганской области от 2 июля 2008 года № 71 «Об утверждении списка уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области»; 

14) методическими рекомендациями по определению и описанию документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного Фонда Курганской области (одобрены решением Экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивами Курганской области от 30 ноября 2004 года, протокол № 11);

15) памяткой по выявлению, учету, хранению и использованию уникальных документов в государственных архивах Курганской области (одобрена решением Экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивами Курганской области от 26 декабря 2005 года, протокол № 11).

15. Для предоставления государственной услуги заявитель представляет в Комитет следующие документы:

1) заявление с предложением об отнесении архивного документа к уникальным документам Архивного фонда Курганской области;

2) акт о завершении работы по выявлению уникальных документов по фонду (приложение 2 к Регламенту);

3) лист учета и описания уникального документа в 2 экземплярах (приложение 2 к Регламенту).

Заявители представляют в Комитет документы лично или посредством почтовой, курьерской связи, а также в электронной форме.

16. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Комитет вправе отказать в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги в случае несоответствия представляемых документов требованиям Регламента.

17. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Комитет вправе отказать в предоставлении государственной услуги в случае непредставления всех необходимых документов, указанных в пункте 15 Регламента.

18. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги.

Предоставление государственной услуги осуществляется Комитетом бесплатно.

19. Здание, где располагается Комитет, должно быть оборудовано информационными табличками, предназначенными для доведения до сведения заявителей следующей информации:

- наименование Комитета;

- график приема посетителей.

Фасад здания должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими ознакомиться с информационными табличками, которые должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели заявителей.

Помещения для предоставления государственной услуги размещаются на нижних этажах здания.

Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях. Помещения должны быть снабжены информационными табличками с указанием:

1) номера кабинета;

2) структурного подразделения;

3) времени работы с посетителями;

4) времени перерыва на обед, технического перерыва.

Таблички должны быть четкими, заметными и понятными для посетителей.

Рабочее место специалистов в служебных кабинетах, осуществляющих прием заявителей, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также множительной техникой.

Сотрудники, осуществляющие прием и информирование заявителей, обеспечиваются личными идентификационными карточками.

Под зал ожидания отводится помещение, площадь которого определяется в зависимости от количества посетителей. Зал ожидания оборудуется посадочными местами, информационными стендами, персональным компьютером с выходом на официальный сайт Комитета в сети Интернет. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются бумагой, письменными принадлежностями.

Места предоставления государственной услуги оборудуются охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

20. Доступность государственной услуги определяется наличием:

- актуальной информации о порядке предоставления государственной услуги на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), Портале государственных и муниципальных услуг Курганской области в сети Интернет;

- справочных телефонов Комитета;

- возможности обратиться лично, посредством направления заявления по почте и/или электронной почте;

- информационных стендов в здании Комитета;

- пункта доступа к сети Интернет и информационного киоска в зале ожидания Комитета;

21. Показатели качества предоставления государственной услуги:

- получение заявителем полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления государственной услуги, в том числе в электронной форме;

- своевременное, достоверное и полное информирование заявителя о ходе рассмотрения его обращения о предоставлении государственной услуги;

- соблюдение порядка проведения административных процедур специалистами Комитета;

- получение заявителем государственной услуги своевременно и в соответствии со стандартом предоставления государственной услуги;

- получение государственной услуги в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя;

- отсутствие обоснованных жалоб на действия (бездействие) должностных лиц Комитета при предоставлении государственной услуги;

- досудебное (внесудебное) рассмотрение жалоб (претензий) в процессе получения государственной услуги;

- возможность доступа заявителей к сведениям о государственной услуге, подачи документов, необходимых для получения государственной услуги, получения сведений о ходе предоставления государственной услуги, получения результатов предоставления государственной услуги, посредством использования Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), Портала государственных и муниципальных услуг Курганской области в сети Интернет;

- профессиональная подготовка специалистов, предоставляющих государственную услугу;

- высокая культура обслуживания представителей заявителей.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

22. Организация предоставления государственной услуги включает в себя     следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация документов от заявителя, передача их на рассмотрение на заседании Научного Совета;

2) организация рецензирования (экспертизы) представленных документов к обсуждению на заседании Научного Совета;

3) рассмотрение документов на заседании Научного Совета;

4) оформление результатов рассмотрения документов на заседании Научного Совета;

5) включение документов в Реестр, организация учета уникальных документов, создания и хранения их страховых копий.

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 3 к Регламенту.

Прием и регистрация документов от заявителя, передача их на рассмотрение на заседании Научного Совета

23. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление в Комитет документов от заявителей.

24. Секретарь Научного Совета (далее - Секретарь) принимает (не позднее, чем за 5 рабочих дней до очередного заседания Научного Совета) представленные документы и проверяет их комплектность, правильность оформления.

25. При выявлении нарушений в составе или в оформлении документов, Секретарь в течении 1 рабочего дня со дня поступления документов, информирует об этом заявителя по телефону.

26. В случае если по истечении 10 дней в адрес Научного Совета не поступят необходимые и правильно оформленные в соответствии с пунктом 15 Регламента документы, Секретарь готовит уведомление с обоснованием отказа в предоставлении государственной услуги за подписью председателя Комитета, которое не позднее 3-х рабочих дней (с момента истечения срока ожидания) направляется заявителю.

27. Секретарь регистрирует поступившие материалы в день их поступления в журнале регистрации документов.

28. Зарегистрированные документы направляются на рассмотрение председателю Комитета.

29. После получения резолюции документы поступают в организационно-аналитический отдел Комитета.

Организация рецензирования (экспертизы) представленных документов к обсуждению на заседании Научного Совета

30. Основанием для начала исполнения административной процедуры является регистрация поступивших документов от заявителя.

31. Председатель Научного Совета организует рецензирование (экспертизу) поступивших документов членами Научного Совета.

32. Члены Научного Совета готовят заключения на представленные документы.

33. Срок рассмотрения материалов и подготовки заключений – не позднее 2 рабочих дней до дня заседания Научного Совета.

34. Рекомендованные к включению в Реестр документы эксперт вместе с заключением передает Секретарю.

35. Секретарь формирует повестку дня очередного заседания Научного Совета не позднее, чем за 1 день до заседания, и передает весь комплекс рассматриваемых документов председателю Научного Совета.

Рассмотрение документов на заседании Научного Совета

36. Основанием для начала исполнения административной процедуры является назначение председателем Научного Совета даты заседания Научного Совета.

37. Заседание Научного Совета проводится по мере необходимости.

38. По результатам рассмотрения документов на заседании Научного Совета в течение 10 рабочих дней после его окончания оформляется протокол.

Оформление результатов рассмотрения документов на заседании Научного Совета

39. Основанием для начала исполнения административной процедуры является принятие решения Научного Совета по результатам рассмотрения документов на заседании Научного Совета о включении документов в Реестр или об отказе во включении документов в Реестр.

40. Секретарь в течение 10 рабочих дней со дня заседания Научного Совета оформляет, подписывает и передает председателю Научного Совета на подпись протокол Научного Совета.

41. Председатель Научного Совета в день получения протокола Научного Совета подписывает его.

42. Секретарь в течение 3-х дней со дня подписания протокола Научного Совета председателем Научного Совета готовит выписки из протокола Научного Совета.

43. В случае принятия на заседании Научного Совета решения об отказе во включении документов в Реестр, заявителю возвращаются представленные документы в течении 3-х дней со дня подписания протокола Научного Совета председателем Научного Совета.

44. В случае принятия на заседании Научного Совета решения о включении документов в Реестр, специалист, ответственный за делопроизводство, готовит проект приказа Комитета о включении документов в Реестр, который подписывается председателем Комитета в течении 3-х дней со дня подписания протокола Научного Совета председателем Научного Совета.  

Включение документов в Реестр, организация учета уникальных документов, создания и хранения их страховых копий

45. Основанием для начала исполнения административной процедуры, является подписание председателем Комитета приказа о включении документов в Реестр. 

46. Специалист Комитета, ответственный за ведение Реестра в течении 30 дней со дня подписания председателем Комитета приказа о включении документов в Реестр:

1) присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер Реестра, проставляя его в соответствующей графе двух экземпляров Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде;

2) направляет заявителю один экземпляр Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Реестру;

3) формирует листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях в дела, которые хранятся в Комитете. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел Комитета со сроком хранения «Постоянно».

47. Специалист Комитета, ответственный за информатизацию и внедрение автоматизированных архивных технологий Комитета, в течении 30 дней со дня подписания председателем Комитета приказа о включении документов в Реестр, вносит информацию в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области».

48. Организация учета уникальных документов Архивного фонда Курганской области, создания и хранения их страховых копий в Комитете, государственных архивах Курганской области, осуществляется в соответствии Памяткой по выявлению, учету, хранению и использованию уникальных документов в государственных архивах Курганской области (приложение 1 к Регламенту).

Раздел IV. Формы контроля за исполнением Регламента

49. Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, по предоставлению государственной услуги и принятием решений специалистами организационно-аналитического отдела Комитета осуществляется председателем Комитета, заместителем председателя Комитета – начальником организационно-аналитического отдела.

50. Председатель Комитета, заместитель председателя Комитета – начальник организационно-аналитического отдела несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка предоставления государственной услуги.

Ответственность за осуществление административных процедур и принятые решения несут специалисты организационно-аналитического отдела Комитета участвующие в предоставлении государственной услуги.

Ответственность соответствующих должностных лиц закрепляется в должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

51. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, осуществляется путем проведения председателем Комитета, заместителем председателя Комитета – начальником организационно-аналитического отдела проверок соблюдения специалистами организационно-аналитического отдела Комитета положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Курганской области. 

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных настоящим Регламентом, также осуществляется в форме постоянного мониторинга соблюдения специалистами организационно-аналитического отдела Комитета настоящего Регламента и нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

52. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета.

53. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги, проверка может быть поручена специалисту Комитета, либо сформированной рабочей группе, в состав которой включаются специалисты Комитета. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

54. По результатам проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц

55. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, должностных лиц Комитета в досудебном и судебном порядке.

56. Заявители вправе обратиться в Комитет с жалобой (сообщением) о нарушении своих прав и законных интересов, неправомерных решениях, действиях или бездействии должностных лиц Комитета, нарушении положений настоящего Регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики должностными лицами Комитета:

- лично или письменно в Комитет;

- по номеру телефона 8 (3522) 42-53-46, 42-53-66 и по факсу 8 (3522) 42-53-46;

- на официальный сайт Комитета в сети Интернет: http://archives.kurganobl.ru. и по электронной почте: arhiv@kurganobl.ru.

57. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, должностных лиц Комитета является поступление жалобы в Комитет.

58. Поступившее обращение заявителя с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц регистрируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, в установленном порядке в день поступления и направляется на рассмотрение председателю Комитета.

59. Жалоба рассматривается председателем Комитета.

60. Информация о личном приеме председателя Комитета, размещается на информационном стенде Комитета, а также на официальном сайте Комитета в сети Интернет.

61. Председатель Комитета:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу;

2) в соответствии с действующим законодательством запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) по результатам рассмотрения жалобы организует работу, направленную на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя.

62. Жалоба, направленная физическим лицом, должна соответствовать требованиям, предусмотренным Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», для письменных обращений граждан.

63. Заявитель в жалобе указывает:

- наименование государственного органа, в который гражданин направляет обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина;

- почтовый адрес гражданина, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;

- содержательную сторону обращения, то есть изложение автором обращения сути жалобы;

- личную подпись гражданина;

- дату написания.

Дополнительно в жалобе заявитель вправе указать должность, фамилию, имя и отчество специалиста, действия (бездействие) или решение которого обжалуется (при наличии информации), иные сведения, которые гражданин считает необходимым сообщить, а также сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.

64. В жалобе, направленной юридическим лицом, должны быть указаны:

- в чем заключается нарушение прав, свобод или законных интересов заявителя;

- наименование, место нахождения заявителя.

Жалоба, направленная заявителем, должна быть подписана уполномоченным в установленном порядке представителем заявителя.

В жалобе могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты заявителя, иные сведения, имеющие значение для рассмотрения жалобы.

65. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель может приложить к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

66. Все поступившие жалобы рассматриваются в порядке, установленном законодательством, в срок, не превышающий 30 дней с момента регистрации такой жалобы. Срок рассмотрения жалобы может быть продлен в соответствии с требованиями действующего законодательства.

67. Жалобы на действия (бездействие), решения Комитета, по которым принято к рассмотрению в судебном порядке заявление о том же предмете, не рассматриваются по существу.

68. Ответ на жалобу не дается в случаях:

1) Если в жалобе не указаны заявитель, направивший жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

2) Если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членам его семьи.

Комитет при получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом;

3) Если текст жалобы не поддается прочтению.

В случае, если текст жалобы не поддается прочтению, Комитет в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщает об этом заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

4) Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

69. Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.

70. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, Комитетом принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, и решение о привлечении к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации должностного лица, ответственного за действия (бездействие) и решения, осуществленные (принятые) в ходе предоставления государственной услуги и повлекшие за собой поступление жалобы.

71. Если в жалобе содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, жалоба подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

72. По результатам рассмотрения жалобы заявителю направляется мотивированный ответ.

Ответ на жалобу, поступившую в Комитет в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в жалобе, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе.

73. Заявитель вправе обжаловать решение, принятое в ходе рассмотрения жалобы, направив жалобу в Правительство Курганской области по адресу: ул. Гоголя, 56, г. Курган, 640024, kurgan@kurganobl.ru.

Приложение 1

к Административному регламенту

предоставления Комитетом по

управлению архивами Курганской

области государственной услуги по

отнесению документов Архивного

фонда Курганской области к уникальным

документам Архивного фонда Курганской

области, входящим в Государственный

реестр уникальных документов Архивного

фонда Курганской области, учету таких

документов, созданию и

хранению их страховых копий

График работы Комитета

День недели

Время приема

Понедельник

с 08.00 до 17.00

(обеденный перерыв 12.00-12.45)

Вторник

с 08.00 до 17.00

(обеденный перерыв 12.00-12.45)

Среда

с 08.00 до 17.00

(обеденный перерыв 12.00-12.45)

Четверг

с 08.00 до 17.00

(обеденный перерыв 12.00-12.45)

Пятница

с 08.00 до 15.00

Суббота

Воскресенье

выходной

Приложение 2

к Административному регламенту

предоставления Комитетом по

управлению архивами Курганской

области государственной услуги по

отнесению документов Архивного

фонда Курганской области к уникальным

документам Архивного фонда Курганской

области, входящим в Государственный

реестр уникальных документов Архивного

фонда Курганской области, учету таких

документов, созданию и хранению

их страховых копий

Комитет по управлению архивами Курганской области

Памятка

по выявлению, учету, хранению и использованию

уникальных документов в государственных архивах

Курганской области

Курган

2005

Продолжение приложения 2 к Регламенту

Общие положения

Выявление уникальных документов, их специальный учет и описание осуществляется в целях создания особых условий хранения этих документов, как единственных в своем роде; представляющих особую историческую ценность и общекультурную значимость, не имеющих себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимых при утрате с точки зрения их значения и автографичности, создания условий для широкого информирования общества об их составе в целях популяризации среди населения, а также страхового фонда копий.

Настоящая Памятка подготовлена в развитие «Методических рекомендаций по определению и описанию документов, подлежащих включению в Государственный Реестр уникальных документов Архивного Фонда Курганской области» (Курган, 2004).

Памятка разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Курганской области от 7 сентября 2005 года № 71 «Об архивном деле в Курганской области», «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации» (М., 2002), «Регламентом государственного реестра уникальных документов Российской Федерации» (М.,2001), рассчитана на членов рабочих групп для выявления и описания уникальных документов АФ КО, сотрудников государственных архивов Курганской области, осуществляющих работу по обеспечению сохранности, учету и использованию документов.

В Памятке развиваются и конкретизируются отдельные виды работ по выявлению уникальных документов, их учету, хранению и использованию, осуществляемые в государственных архивах Курганской области.

В Памятке уточняется порядок создания копий фонда пользования на уникальные документы государственных архивов Курганской области, внесенные в ГР КО. Этот порядок отличается от установленного «Основными правилами…». Ввиду отсутствия специального оборудования, не создаются копии фонда пользования на пленочном носителе.

Памятка состоит из пяти разделов по отдельным направлениям работы с уникальными документами.

В Памятке не излагаются методические основы работы по выявлению, учету, описанию уникальных документов, которые являются общими для всех государственных архивов и приведены в «Основных правилах…».

В Памятке даются сноски на соответствующие приложения «Основных правил…».

1. Организационно-методическая основа выявления уникальных документов Государственного Реестра Курганской области

Выявление уникальных документов проводится в плановом порядке.

1.1. Для выявления уникальных документов приказом директора государственного архива Курганской области создается рабочая группа по выявлению  и  описанию уникальных документов Архивного фонда Курганской

Продолжение приложения 2 к Регламенту

области, в рабочую группу входят наиболее квалифицированные и опытные специалисты.

Все заседания рабочих групп протоколируются.

Выявление уникальных документов осуществляется в соответствии с нормами времени и выработки на виды работ с уникальными документами, выполняемые в государственных архивах, и осуществляется по совокупности критериев, указанных в «Методических рекомендациях по определению и описанию документов, подлежащих включению в Государственный Реестр уникальных документов Архивного Фонда Курганской области».

1.2. Выявление уникальных документов проводится поэтапно.

1.2.1. На первом этапе определяются фонды для просмотра. Очередность работы с фондами определяется на заседаниях рабочих групп по согласованию с директором государственного архива Курганской области. Список фондов рассматривается ЭМК государственного архива и указывается в годовом плане работы архива. 

Целесообразно начинать выявление с фондов, имеющих в своем составе  особо ценные документы.

1.2.2. На втором этапе выявление уникальных документов проводится по описям документов в хронологической последовательности, в соответствии с номерами дел.

Анализ заголовков дел документов и текста документов позволяет наметить те из них, которые могут быть отнесены к категории уникальных.

В процессе работы по выявлению уникальных документов обязательно заполняются рабочие карточки на каждый выявленный документ (Приложение 1).

На карточку выносится название фонда, в котором хранится уникальный документ, архивный шифр дела, вид документа, дата создания документа, краткое содержание документа, язык документа, способ воспроизведения, публичность документа, подлинность. На обороте карточки под отметкой «Примечание» могут быть отражены и другие необходимые для работы сведения: палеографические особенности, наличие печатей, материальный носитель документа, потребность в реставрации и т.д.

Карточки систематизируются по порядку архивных шифров.

Впоследствии названная картотека может быть передана на хранение в отдел информационно-поисковых систем, может быть использована при проведении проверки физического состояния документов, в справочной, выставочной и других работах архива.

По окончании выявления уникальных документов по фондам рабочая картотека обсуждается на заседании членов рабочей группы.

1.2.3. На третьем этапе члены рабочей группы проводят анализ отобранных документов (предварительную экспертизу), консультируясь при необходимости со специалистами в области истории, источниковедения, палеографии, этнографии и других научных дисциплин. В целях всесторонней и объективной оценки документы просматриваются полистно всеми членами рабочей группы.

Изучение документов целесообразно проводить по определенным группам документов или фондов, объединенных или  связанных   по   тематическому   и 

Продолжение приложения 2 к Регламенту

хронологическому признакам, ведомственной подчиненности и т.д.  Для изучения степени повторяемости информации целесообразно передавать документы для изучения членами рабочих групп других государственных архивов Курганской области. Такой анализ документов дает возможность оценить каждый из них с точки его индивидуальной ценности, учесть степень повторяемости информации и вариантности в комплексе документов государственных архивов Курганской области. 

По результатам предварительной экспертизы историко-культурной и научной ценности на отобранные документы руководителем рабочей группы составляются Листы учета и описания уникальных документов (Приложение 2), которые представляются на рассмотрение ЭМК государственного архива.

Экспертные заключения, составленные членами рабочей группы, также представляются на ЭМК государственного архива.  Для их составления при необходимости привлекаются специалисты в соответствующих областях истории.

Помимо рассмотрения основных документов, подготовленных в процессе работы по выявлению уникальных документов, рабочая группа разрабатывает предложения о страховом копировании уникальных документов, об организации их специального хранения и выносят их на рассмотрение ЭМК и дирекции областного государственного архива Курганской области.

По результатам рассмотрения ЭМК составляется Акт о завершении работы по выявлению уникальных документов по фонду, который утверждается директором государственного архива Курганской области (Приложение 3). Акт представляется на заседание Научного Совета комитета по управлению архивами Курганской области. Итоговая запись в Акт вносится по результатам решения Научного Совета. Акт хранится в деле фонда в государственном архиве Курганской области.

Осуществление работ по целевому выявлению уникальных документов не предусматривает выявление отдельных уникальных документов при научно - технической обработке фондов, создании информационно - поисковых справочников, подготовке публикаций, выставок. В случае, когда специалисты соответствующих отделов, выявляют информацию об уникальных документах, ее представляют руководителям рабочих групп в рабочем порядке. 

Учет и описание уникальных документов и копий уникальных документов

В соответствии с п. 2 ст.13 Закона Курганской области от 7 сентября 2005 года № 71 «Об архивном деле в Курганской области» уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Курганской области. Учет ведется в комитете по управлению архивами Курганской области.

2.1. В государственных архивах ведется отдельный учет уникальных документов по следующим учетным документам:

1) Список фондов, содержащих уникальные документы. (Приложение 4).

Продолжение приложения 2 к Регламенту

Список фондов ведется для обеспечения суммарного учета фондов, содержащих уникальные документы. В него вносятся все фонды, в которых выявлены уникальные документы. (Приложение 4)

2) Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный Реестр уникальных документов Курганской области, которые составляются на выявленные уникальные документы (далее - ГР КО)(приложение 2).

Листы учета и описания хранятся в сейфе у специалиста, ответственного за учет в государственном архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись, которая фактически является перечнем уникальных документов. В описи ставится заверительная надпись, указывается номер фонда.

3) ПК «Архивный фонд», где в разделе «Дело» предусмотрено поле «Категории», где в списке значений имеется «Уникальное».

4) При отнесении документов к категории уникальных в описях дел и в описях особо ценных дел (ОЦД) дел в графе «Примечание» напротив заголовков соответствующих единиц хранения проставляются отметки «Уникальное».

В итоговой записи к описи дел и описи ОЦ дел указывается общее количество уникальных единиц хранения, включенных в опись и оговаривается их передача на сейфовое хранение.

В других учетных документах (список фондов архива, листы фондов, дела фондов) отметка «Уникальное» проставляется к номеру фонда, номеру описи; она является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения.

2.2. Учет копий  фонда пользования на уникальные документы ведется  в «Книге учета поступлений фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на бумажном и электронном носителе» (Приложение № 36 к «Основным правилам…»).

Учет поступления копий фонда пользования осуществляется на основании Заказов на копирование уникальных документов (Приложение № 55 к «Основным правилам…»)  и Актов приема-передачи копий уникальных документов на особое хранение (Приложение 5).

По «Книге учета поступлений фонда пользования …» единицам хранения присваиваются учетные номера в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности).

За единицу хранения и копий фонда пользования на бумажной основе (ксерокопий) принимается комплекс листов копий документов, подшитых в одну обложку, т.е. скопированное дело.

За единицу хранения копий фонда пользования на электронном носителе принимается носитель (например, лазерный диск). За единицу учета - электронный образ уникального дела.

Архивным шифром единицы учета фонда пользования независимо от вида носителя является архивный шифр скопированного с дела с добавлением индекса «ФП» (фонд пользования).

Учет копий фонда пользования аудиовизуальных документов производится в соответствии с отраслевыми методическими документами.

Продолжение приложения 2 к Регламенту

3. Организация создания копий уникальных документов в государственных архивах Курганской области

На уникальные документы, внесенные в ГР КО, независимо от их формы собственности и места хранения  в соответствии с п.6 ст.11 Закона Курганской области от 7 сентября 2005 года № 71 «Об архивном деле в Курганской области» и «Методическим рекомендациям по определению и описанию документов, подлежащих включению в Государственный Реестр уникальных документов Архивного Фонда Курганской области» создается страховой фонд и фонд пользования (не позднее, чем через 3 месяца с момента включения уникального документа в ГР КО). Копии уникальных документов создаются с применением имеющихся в государственном архиве Курганской области технических средств.

Организационно – методическое руководство копированием, сканированием, фотографированием, контроль за созданием копий фонда пользования осуществляет руководитель рабочей группы.

3.1. Подготовка уникальных дел к проведению работ по созданию копий страхового фонда осуществляется непосредственно в отделе, обеспечивающем сохранность документов и включает в себя: выемку дел, проверку поисковых данных и сверку заголовков дел с описью, проверку нумерации листов, уточнения заверительных надписей.

При подготовке дел проверяется также физическое состояние документов: выявляются документы с малоконтрастным и угасающим текстами; документы, требующие реставрации и консервационно-профилактической работы. Работа по улучшению физического состояния дел проводится отделами копирования,  реставрации и переплета документов на основании специального Заказа (Приложение № 21 к  «Основным правилам…»), сделанного сотрудниками отдела обеспечения сохранности документов.

3.2. Методом копирования с помощью копировального аппарата создаются   копии уникальных документов на бумажной основе.

Работу по ксерокопированию осуществляют сотрудники отделов копирования, реставрации и переплета документов на основании соответствующего заказа.

Ксерокопии дел подшиваются в твердые обложки, на которые выносится архивный шифр дела с добавлением отметки «уникальное». Обложка копии  оформляется соответственно оригиналу.

3.3. Методом сканирования при помощи сканера с дальнейшей обработкой изображений создается электронная копия  на уникальные документы.

3.4. Электронные копии уникальных дел форматом больше A3 создаются методом фотографирования при помощи цифрового фотоаппарата и методом видеосъемки при помощи цифровой видеокамеры.

Процесс создания электронной копии документа  состоит из 2-х основных этапов:

- создание графических электронных образов архивных документов;

- разработка информационно – поисковой системы.

3.5. Исполнители и руководитель рабочей группы несут персональную ответственность за сохранность уникальных документов в течение всего времени копирования.

Продолжение приложения 2 к Регламенту

3.6. При проведении работ по созданию копий фонда пользования на уникальные документы архивные дела расшивке не подлежат.

4.Организация и условия хранения уникальных документов и копий фонда пользования

4.1. В целях обеспечения длительной сохранности дела с оригиналами уникальных документов изымаются из состава фондов и подлежат обособленному  хранению: при наличии помещения – в отдельном хранилище; при отсутствии помещения - в общем архивохранилище, но отдельно от остальных документов в металлическом сейфе. На обложке дел ставится отметка «Уникальное».

4.2. Передача уникального документа в отдельное хранилище производится в соответствии с приказом директора государственного архива Курганской области по Актам приема-передачи копий фонда пользования на особое хранение.

4.3. На место изъятого документа (дела) в архивную коробку вкладывается копия уникального документа на бумажном носителе (ксерокопия) или карта - заместитель (Приложение № 3 к «Основным правилам…»), в том случае, когда на уникальный документ создана электронная копия. На архивной коробке проставляется отметка «Уникальное».

4.4. Электронные копии, записанные на CD – RW носителе, размещаются обособленно в архивной коробке, на которой указываются архивные шифры скопированных дел с добавлением отметки «Уникальный документ» и учетный номер единицы хранения копий по Книге учета копий уникальных документов. Каждая единица хранения электронного документа должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение документа внутри упаковки.

Технические характеристики условий хранения документов на электронном носителе изложены в соответствующих отраслевых нормативных документах.

4.5. Проверка наличия и состояния уникальных документов проводится ежегодно. Обеспыливание проводится по мере необходимости.

Проверка физического состояния копий уникальных документов на электронном носителе проводится в плановом порядке один раз в 5 лет или после каждого цикла его использования.

5.Порядок использования уникальных документов

Экспонирование на выставках, многократное копирование и использование оригиналов уникальных документов не допускается.

5.1. Для работы пользователей в читальный зал выдаются копии уникальных документов.

5.2. Порядок выдачи из хранилищ копий уникальных документов на бумажной основе (ксерокопий) идентичен порядку выдачи документов, не относящихся к категории уникальных, и определен действующими нормативно - методическими документами.

5.3.   Выдача  копий   фонда пользования  на уникальные  документы  на         электронном    носителе    осуществляется    с   разрешения   директора    архива,

Продолжение приложения 2 к Регламенту

оформляется Требованием на выдачу документов (Приложение № 20 к «Основным правилам…») и регистрируется в Книге выдачи документов фонда пользования копий уникальных документов  Приложение № 6).

В графах «Фонд», «Опись», «Ед.хр.» указывается архивный шифр сканированного дела. В графе «Примечания» - отметка «фонд пользования», название вида носителя (например, лазерный диск) и учетный номер единицы хранения копии уникального документа по Книге учета копий фонда пользования Уникальных документов (Приложение 7).

5.4. Выдача подлинников дел с отметкой «уникальное» в читальный зал производится в исключительных случаях (при необходимости изучения внешнего вида дела или документа) и только с письменного разрешения директора.

5.5. В выставочной работе архива используются только сканированные копии уникальных документов, а для документов с палеографическими особенностями – факсимильные копии (муляжи).

Продолжение приложения 2 к Регламенту

Список сокращенных слов

АФ КО – Архивный фонд Курганской области

ГР КО – Государственный Реестр уникальных документов Курганской области

ЭМК - экспертно-методическая комиссия

ОЦД  - особо ценные документы

Продолжение приложения 2 к Регламенту

Приложение 1

к Памятке по выявлению,

учету, хранению и использованию

уникальных документов в

государственных архивах

Курганской области

ГУ «_______________

_____________________»

РАБОЧАЯ КАРТОЧКА НА УНИКАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ

Название фонда

(документа)_________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Ф. №_______________ Оп. № _______________  Д.№ ___________  лл._____________

Вид документа _____________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Краткое содержание документа _____________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Язык документа ____________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Способ воспроизведения___________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Лицевая сторона рабочей карточки на уникальный документ

Продолжение приложения 2 к Регламенту

Продолжение приложения 1 к Памятке

Публичность документа____________________________________________________

____________________________________________________________________________

Подлинность_______________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Примечание________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(палеографические особенности, наличие штампов, печатей, материальный носитель документа, потребность в реставрации и т.д.)

Дата создания документа__________________________________________________

____________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________                          

составитель (должность, подпись, расшифровка подписи)

Дата заполнения карточки__________________________________________________

Оборотная  сторона рабочей карточки на уникальный документ

Продолжение приложения 2 к Регламенту

Приложение 2

к Памятке по выявлению,

учету, хранению и использованию

уникальных документов в

государственных архивах

Курганской области

ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ

УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

Учетные и описательные характеристики

Регистрационный номер_______________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр______________________________

Название (заголовок) документа_________________________________________________

____________________________________________________________________________

Самоназвание документа ______________________________________________________

Вид документа_______________________________________________________________

Автор документа_____________________________________________________________

Дата (время создания) документа________________________________________________

Век_________________________________________________________________________

Ориентировочная дата_________________________________________________________

Язык документа______________________________________________________________

Аннотация___________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Историческая справка _________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Продолжение приложения 2 к Регламенту

Продолжение приложения 2 к Памятке

Палеографические особенности ________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Печати______________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа______________________________

____________________________________________________________________________

Опубликованность документа___________________________________________________

____________________________________________________________________________

Экспонирование______________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Собственность_______________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Владелец документа__________________________________________________________

____________________________________________________________________________

2.Место хранения документа

Место хранения документа_____________________________________________________

Адрес места хранения документа_______________________________________________

Архивный шифр: фонд №________, оп.№_________, ед. хр.№___________, лл.(кк.)________

3.Физические характеристики документа

Материальный носитель информации____________________________________________

____________________________________________________________________________

Размеры документа___________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Объем документа_____________________________________________________________

Физическое состояние документа________________________________________________

Потребность в реставрации_____________________________________________________

____________________________________________________________________________

Реставрация документа: год__________________ организация_______________________

____________________________________________________________________________

ф.и.о. (полностью) реставратора________________________________________________

4.Служебная информация

Кем составлен документ_______________________________________________________

Протокол ЭПК от __________________________________    года №___________________

Протокол ЦЭПК Росархива от ________________________  года №___________________

5 «Изменения»

____________________________________________________________________________

Форма Листа учета и описания уникального документа

Продолжение приложения 2 к Регламенту

Приложение 3

к Памятке по выявлению, учету,

хранению и использованию

уникальных документов в

государственных архивах

Курганской области

Форма акта о завершении работы по выявлению уникальных документов в фонде

УТВЕРЖДАЮ

Директор ГУ

«_______________Курганской области»

____________________________ ФИО

                                                                                      (подпись)

                                                                 ________________________________

                                                                 (дата)

      АКТ

___________№____________

     (дата)

о завершении работы по выявлению

уникальных документов

в фонде__________________

_________________________

    (номер и название фонда)

В течение __________ г. проведено выявление уникальных документов.

В результате на рассмотрение Научного совета при Комитете по управлению архивами Курганской области представлено:

Номер описи

Количество ед. хр. (ед. учета)

Кол-во документов

Архивные цифры

Примечание

1

2

3

4

5

Всего выявлено __________________________________ ед.хр. (ед.уч.)

____________________________________________________ документов

решение Научного совета при Комитете по управлению архивами Курганской области

№ __________от _____________

Наименование должности            подпись                   Расшифровка подписи

(Дата)

Продолжение приложения 2 к Регламенту

Приложение 4

к Памятке по выявлению, учету,

хранению и использованию

уникальных документов в

государственных архивах

Курганской области

Список фондов, содержащих уникальные документы

№ п/п

Номер фонда

Название фонда

Номера описей, в которых содержатся уникальные документы

Примечание

1

2

3

4

5

Итого на 01.01….г. _______________________________________фондов

(цифрами и прописью)

Главный хранитель фонда                   _______________  П.П. Петрова

                                                                             (подпись)

__________

(дата)

Форма списка фондов, содержащих уникальные документы

Продолжение приложения 2 к Регламенту

Приложение 5

к Памятке по выявлению,

учету, хранению и использованию

уникальных документов в

государственных архивах

Курганской области

_____________________________________

(директор государственного

архива Курганской области)

Подпись         Расшифровка подписи

Дата                Печать

Акт

__________ № __________

(дата)

приема – передачи

копий фонда пользования

уникальных документов

на особое хранение

Сдал ________________________________________________________________

Принял ______________________________________________________________

Основание ___________________________________________________________

№ пп

Количество передаваемых ед. хр. копий

фонда пользования

Количество

листов, Мб

Примечания

1

2

3

4

Всего _______________________________________________________________________

(ед. хранения копий фонда пользования цифрами и прописью)

____________________________________________________________________________

(листов, Мб цифрами и прописью)

Сдал:

Должность                                            подпись                                 Расшифровка подписи

Дата                    

Принял:

Должность                                            подпись                                 Расшифровка подписи

Форма Акта приема – передачи копий фонда пользования

уникальных документов на особое хранение

Продолжение приложения 2 к Регламенту

Приложение 6

к Памятке по выявлению, учету,

хранению и использованию

уникальных документов в

государственных архивах

Курганской области

____________________________________________________________________________

(Название государственного архива Курганской области)

Начата _______________________

Окончена_______________________

Книга выдачи копий

фонда пользования уникальных документов

__________________________________________________________________

№

пп

Дата

выдачи

Фонд

№___

Опись

№___

Ед. хр.

№___

Кому выдано

Расписка в получении

Расписка в возвращении, дата

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Форма книги выдачи копий

фонда пользования уникальных документов

Продолжение приложения 2 к Регламенту

Приложение 7

к Памятке по выявлению, учету,

хранению и использованию

уникальных документов в

государственных архивах

Курганской области

Книга учета копий фонда пользования уникальных документов

Номера ед. хр. Фонда пользования

Номера ед. уч. Фонда пользования

Дата поступления

Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии

Дата копирования

Номера фонда

Номера описей

Количество дел, включенных в ед.хр. фонда пользования

Вид носителя

Объем фонда пользования

Примечание

Количество листов

Количество Мб

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Всего поступило за 200_ год  ___________________________________________________ ед. хр. фонда пользования

(цифрами и прописью)

на ____________________________________________________________________________ дел

(количество скопированных дел цифрами и прописью)

Должность                                                             подпись                                                                                        Расшифровка подписи

____________

     (дата)

Форма книги учета копий фонда пользования уникальных документов

Приложение 3

к Административному регламенту

предоставления Комитетом по

управлению архивами Курганской

области государственной услуги по

отнесению документов Архивного

фонда Курганской области к уникальным

документам Архивного фонда Курганской

области, входящим в Государственный

реестр уникальных документов Архивного

фонда Курганской области, учету таких

документов, созданию и хранению

их страховых копий

БЛОК-СХЕМА

описания последовательности действий по предоставлению Комитетом государственной услуги