ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ПЕЧАТЯМИ И ШТАМПАМИ В МИНИСТЕРСТВЕ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ



МИНИСТЕРСТВО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

ПРИКАЗ

«9» ИЮЛЯ 2019Г

№ 112-ОСН

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ПЕЧАТЯМИ И ШТАМПАМИ В МИНИСТЕРСТВЕ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

В целях установления единого порядка изготовления, использования и хранения печатей, штампов в Министерстве чрезвычайных ситуаций Республики Крым, в соответствии с Законом Республики Крым от 5 июня 2014 года № 13-ЗРК «О государственных символах Республики Крым», Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76, Государственным стандартом Российской Федерации «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года № 2004-ст, Методическими рекомендациями «Разработка нормативных документов по документальному обеспечению организации. Рекомендации», изданными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) 2 августа 2007 года, руководствуясь Инструкцией по делопроизводству в Министерстве чрезвычайных ситуаций Республики Крым, утвержденной приказом Министерства чрезвычайных ситуаций  Республики Крым от 27 февраля 2019 года № 39-осн, Положением о Министерстве чрезвычайных ситуаций Республики Крым, утвержденным постановлением Совета министров Республики Крым от 27 июня 2014 года № 151, п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов Министерства чрезвычайных ситуаций  Республики Крым.

2. Руководителям структурных подразделений МЧС Республики Крым обеспечить выполнение требований Положения, утвержденного пунктом 1 настоящего приказа, в части касающейся.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра Онищенко В.А.

Министр                                                                                                                                                   С.Н. Шахов

Приложение

УТВЕРЖДЕНО

приказом МЧС Республики Крым

от 9 июля 2019 № 112 - осн.

                                                            

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей
и штампов Министерства чрезвычайных ситуаций
Республики Крым

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов МЧС Республики Крым (далее – Положение) разработано в соответствии с Законом Республики Крым от 5 июня 2014 года № 13-ЗРК «О государственных символах Республики Крым», Положением о Министерстве чрезвычайных ситуаций Республики Крым, утвержденным постановлением Совета министров Республики Крым от 24 июня 2014 года №151, на основании Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76, Государственного стандарта Российской Федерации «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года № 2004-ст, Методических рекомендаций «Разработка нормативных документов по документальному обеспечению организации. Рекомендации», изданных Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)  2 августа 2007 года, в соответствии с приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

1.2. Настоящее Положение устанавливает единые требования к порядку изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов, используемых в деятельности Министерства чрезвычайных ситуаций Республики Крым (далее – МЧС Республики Крым), а также его  структурных подразделений.

1.3. Требования, предусмотренные настоящим Положением, являются обязательными для всех государственных гражданских служащих
МЧС Республики Крым.

II. ИЗГОТОВЛЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

2.1. Печати и штампы для МЧС Республики Крым изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные в установленном порядке лицензии на этот вид деятельности и сертификат, удостоверяющий технические и технологические возможности изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

2.2. Изготовление печатей с изображением герба Республики Крым для МЧС Республики Крым производится на основании решения (поручения) министра чрезвычайных ситуаций Республики Крым (далее - Министр) с выполнением требований действующего ГОСТа.

2.3. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает министр чрезвычайных ситуаций Республики Крым (далее – Министр) на основании служебных записок (заявок) руководителей структурных подразделений МЧС Республики Крым.

2.4. В заявках приводятся эскизы печатей  и штампов и указываются ответственные лица за получение, использование и хранение.

2.5. Служебные записки (заявки) на изготовление печатей и (или) штампов после наложения на них резолюции Министра направляются в административно-хозяйственный отдел, который организовывает их изготовление.

2.6. Негербовые печати изготавливаются круглой формы. По окружности указывается полное или сокращенное наименование МЧС Республики Крым, а в середине наименование структурного подразделения либо ее предназначение (например, «Для документов»).

2.7. Административно-хозяйственный отдел до изготовления печатей и штампов согласовывает эскизы печатей и штампов с отделом правового обеспечения и отделом планирования и документооборота.

III. УЧЕТ, ВЫДАЧА (СДАЧА) И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

3.1. Контроль за изготовлением, учетом, хранением, использованием и уничтожением печатей и штампов в МЧС Республики Крым возлагается на отдел планирования и документооборота. Проверка наличия и порядка хранения печатей и штампов в структурных подразделениях МЧС Республики Крым проводится не реже одного раза в год.

3.2. Изготовленные печати и штампы до передачи лицам, ответственным за их хранение и использование, должны храниться в сейфе в отделе планирования и документооборота. Лицом, ответственным за изготовленных печатей и штампов до момента передачи, является заведующий отделом планирования и документооборота либо лицо, его замещающее.

3.3. Печати и штампы, используемые МЧС Республики Крым и его  структурными подразделениями, подлежат учету в журнале учета печатей и штампов МЧС Республики Крым в соответствии с приложением (далее - Журнал).

Изготовленные печати и штампы подлежат регистрации в Журнале и выдаются в соответствующие структурные подразделения.

3.4. При учете печатей и штампов в обязательном порядке в Журнале ставятся оттиски (образцы) печатей и штампов, а также записываются по каждой печати и штампу следующие данные: место хранения (отдел, управление); дата выдачи; кому выдана с указанием структурного подразделения, должности, фамилии и инициалов, подпись получившего (ответственного за хранение).

3.5. При возврате (изъятии) печати или штампа в Журнале ставится дата сдачи, подпись сдавшего печать (штамп).

3.6. В случае списания (уничтожения) печати (штампа) в Журнале по каждому образцу ставится дата и номер акта уничтожения указанной печати (штампа).

3.7. Журнал ведется по правилам строгой отчетности, листы нумеруются, прошиваются, скрепляются печатью и подписываются руководителем отдела планирования и документооборота. Журнал хранится в несгораемом шкафу, срок хранения – постоянно.

3.8. Печати и штампы находятся у государственных гражданских служащих, ответственных за их использование и сохранность, и хранятся в металлическом шкафу (сейфе) в помещении, недоступном для свободного входа посетителей.

3.9. В случае утери печати, штампа лицо, ответственное за его хранение и использование, обязано незамедлительно поставить в известность в письменном виде отдел планирования и документооборота.

3.10. В случае установления факта кражи печати отдел планирования и документооборота должен в течение 24 часов (с момента установления) проинформировать об этом Министра и направить в правоохранительные органы заявление о краже.

3.11. По каждому факту порчи, утраты печатей проводится служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных лиц к ответственности и списания печатей.

IV. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

4.1. В МЧС Республики Крым используются:

4.1.1. Печати МЧС Республики Крым с изображением Герба Республики Крым (далее – гербовые печати МЧС Республики Крым), а именно:

4.1.1.1.первый экземпляр гербовой печати МЧС Республики Крым (далее – основная гербовая печать), предназначена для заверения подлинности подписей должностных лиц на документах МЧС Республики Крым, требующих такого удостоверения, и для подтверждения соответствия копий документов МЧС Республики Крым подлинникам;

4.1.1.2. второй экземпляр гербовой печати МЧС Республики Крым, содержащий надпись «№ 2» (далее – гербовая печать № 2), применяется для проставления на документах бухгалтерского, финансового, налогового и статистического характера;

4.1.1.3. малая гербовая печать МЧС Республики Крым применяется для аутентификации служебных удостоверений государственных гражданских служащих МЧС Республики Крым;

4.1.2. Негербовые (вспомогательные) печати структурных подразделений со своим наименованием для документационного обеспечения;

4.1.3. Штампы («КОПИЯ», «ВЕРНО», «КОНТРОЛЬ», и т.д.), необходимые для работы МЧС Республики Крым.

4.2. Гербовой печатью МЧС Республики Крым заверяются подписи Министра, его заместителей, заведующего финансово-экономическим отделом, а также иных должностных лиц, которым приказом МЧС Республики Крым или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

4.3. Оттиск гербовой печати МЧС Республики Крым проставляется на следующих документах:

- акты (выполненных работ, финансовых проверок; изъятия дел для уничтожения; передачи дел и тому подобное);

- справки (лимитные; о выплате страховых сумм; о начисленной зарплате и тому подобное).

- договоры (о материальной ответственности, об аренде помещений; о выполнении работ и тому подобное);

- документы (справки, удостоверения и тому подобное), которые удостоверяют права граждан и юридических лиц;

- доверенности на получение товарно-материальных ценностей, платежные, на представление интересов организации и т.д;

- задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и тому подобное);

- заявки (на оборудование, изобретения и тому подобное);

- сметы расходов;

- гарантийные письма (на выполнение работ, предоставление услуг и тому подобное);

- номенклатуры дел;

- описи дел;

- представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; о премировании);

- реестры (чеков, бюджетных поручений);

- общие документы, подготовленные двумя и более учреждениями;

- положения о структурных подразделениях;

- титульные списки;

- штатные расписания;

- иные документы, в случаях предусмотренных нормативными правовыми актами действующего законодательства Российской Федерации.

4.4. Негербовой печатью структурного подразделения МЧС Республики Крым удостоверяется подпись руководителя или иного сотрудника соответствующего структурного подразделения.

4.5. Оттиск малой гербовой печати МЧС Республики Крым проставляется на служебных удостоверениях сотрудников МЧС Республики Крым.

4.6. При заверении документа гербовой печатью МЧС Республики Крым её оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ. Оттиск не должен захватывать подпись должностного лица.

4.7. Штампы структурных подразделений служат для проставления отметок о получении, прохождении, исполнении, согласовании документов и других отметок справочного характера.

4.8. Все документы, представляемые для заверения гербовой печатью, должны быть оформлены в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в МЧС Республики Крым

Документы, подготовленные с отклонением от установленного порядка оформления и содержащие неточности, исправления, гербовой печатью не заверяются.

4.9. Не допускается проставление печатей и штампов на документах и материалах, а также при заверении копий документов, не относящихся к сфере деятельности или превышающих компетенцию МЧС Республики Крым, его структурных подразделений.

V. ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

5.1. В целях обеспечения надлежащего хранения и использования печатей и штампов в МЧС Республики Крым назначаются лица, ответственные за их хранение и использование.

5.2. Лицами, ответственными за хранение и использование гербовых печатей МЧС Республики Крым, являются:

заведующий отделом планирования и документооборота – основной гербовой печати,

заведующий финансово-экономическим отделом – гербовой печати № 2.

заведующий отделом государственной гражданской службы и кадровой работы - малой гербовой печати.

5.3. Лицами, ответственными за хранение и использование негербовых (вспомогательных) печатей и штампов в структурных подразделениях МЧС Республики Крым, являются их руководители.

5.4. В связи с болезнью, убытием в командировку, уходом в отпуск лица, ответственного за хранение и использование печатей и штампов в структурном подразделении, решением руководителя соответствующего структурного подразделения осуществляется временная передача печати (штампа) структурного подразделения от одного ответственного лица другому под подпись. Лицо, получившее печать (штамп), отвечает за ее (его) хранение и использование до возврата печати (штампа) ответственному лицу. В случае, если печать (штамп) не была временно передана другому лицу, временная передача другому лицу осуществляется по письменному разрешению руководителя структурного подразделения.

При невозможности получить письменное разрешение руководителя структурного подразделения ответственность за хранение и использование печатей и штампов в структурном подразделении возлагается на заместителя руководителя структурного подразделения либо иное лицо, замещающее руководителя структурного подразделения.

5.5. При увольнении лица, ответственного за хранение и использование печатей и штампов в структурном подразделении, переводе его на иную должность печать сдается в отдел планирования и документооборота.

5.6. Передача гербовых печатей МЧС Республики Крым, а также негербовых печатей и штампов иным государственным гражданским служащим структурных подразделений, посторонним лицам и вынос их за пределы МЧС Республики Крым (места осуществления должностных обязанностей) без письменного разрешения Министра не допускается.

VI. УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

6.1. Уничтожение печатей и штампов МЧС Республики Крым производится комиссией, в составе не менее трех человек, назначенной приказом МЧС Республики Крым (далее - Комиссия).

6.2. Основаниями для уничтожения печати (штампа) являются:

- износ или повреждение;

- ликвидация (переименование) структурного подразделения.

6.3. Печати и штампы, пришедшие в негодность, а также печати и штампы ликвидированных или переименованных структурных подразделений сдаются в отдел планирования и документооборота и уничтожаются Комиссией с составлением акта.

6.4. В акте должны быть указаны время и место уничтожения, состав Комиссии, реквизиты приказа МЧС Республики Крым, в соответствии с которым она создана, основание уничтожения печатей и штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов, способ уничтожения, подписи членов Комиссии.

6.5. Акты об уничтожении печатей (штампов) утверждаются Министром.

6.6. Акты об уничтожении печатей хранятся постоянно.

6.7. Уничтожение печатей и штампов производится:

мастичных - измельчением (сжиганием);

металлических - путем спиливания (уничтожения другим способом) всего текста.

VII. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

7.1. Неправомерное использование печатей и штампов, равно как и использование печатей и штампов, не предусмотренных в МЧС Республики Крым, при осуществлении МЧС Республики Крым юридически значимых действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати или штампа и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

7.2. За нарушение правил учета, хранения и использования печатей и штампов виновное лицо привлекается к дисциплинарной, административной, уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Приложение

к Положению о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей
и штампов Министерства чрезвычайных ситуаций
Республики Крым

МИНИСТЕРСТВО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

ЖУРНАЛ

учета печатей и штампов МЧС Республики Крым

№ кабинета 310

Том № _______

Журнал (том) начат «____»_____________ 2019 г.

Должность  заведующий отделом планирования
и документооборота   МЧС   Республики   Крым
                                                            Н.Н. Жаврид

                    подпись                           Ф.И.О.

Журнал (том) завершен «____»__________ 20___ г.

Должность   ____________________________

_______________________________________

_______________________________________

                    подпись                           Ф.И.О.

Журнал (том) составлен на  _______ листах

Продолжение приложения

к Положению о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей
и штампов Министерства чрезвычайных ситуаций
Республики Крым

№ п/п

Оттиск печати (штампа)

Наименование

печати (штампа), инвентарный номер

Дата выдачи

печати (штампа), наименование подразделения, должность
и фамилия получателя

Дата возврата

печати (штампа),

фамилия, подпись сдавшего

Отметка
об уничтожении, дата, номер акта

1

2

3

4

5

6