ОБ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В УПРАВЛЕНИИ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН



УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН

ПРИКАЗ

от 9 сентября 2020 года № 141

ОБ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В УПРАВЛЕНИИ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН

Зарегистрирован Государственным комитетом Республики Башкортостан по делам юстиции 26 октября 2020 года №15605

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ                          «О персональных данных», постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 года № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом                                            "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами» п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить:

Правила обработки персональных данных в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (приложение № 1);

Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (приложение № 2);

Правила осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (приложение № 3);

Правила работы с обезличенными данными в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (приложение № 4);

Должностные обязанности ответственного за организацию обработки персональных данных в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (приложение № 5);

Порядок доступа государственных гражданских служащих Республики Башкортостан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан, в помещения, в которых ведется обработка персональных данных (приложение № 6);

Журнал учета машинных носителей персональных данных в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (приложение № 7);

Журнал учета выдачи учета выданных персональных данных субъектов персональных данных по запросам третьих лиц в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (приложение № 8).

2. Признать утратившим силу приказ Управления по делам архивов Республики Башкортостан от 17 февраля 2014 года № 7 «Об утверждении Правил работы с персональными данными в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник управления                                                                                      И.З. Фаткуллин

Приложение № 1

к приказу Управления

по делам архивов

Республики Башкортостан

от «09» сентября 2020 года № 141

Правила

обработки персональных данных в Управлении по делам архивов

Республики Башкортостан

I. Общие положения

1.1. Правила обработки персональных данных в Управлении делам архивов Республики Башкортостан (далее - Правила) определяют цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, процедуры выявления и предотвращения нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (далее - Управление).

1.2. Настоящие Правила определяют политику Управления как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.

II. Условия и порядок обработки персональных данных

субъектов персональных данных в связи с реализацией

служебных или трудовых отношений

2.1. Персональные данные государственных гражданских служащих Республики Башкортостан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении (далее - гражданские служащие), граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении (далее - граждане, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы), обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданским служащим в прохождении государственной гражданской службы Республики Башкортостан (далее - гражданская служба), формирования кадрового резерва государственной гражданской службы Республики Башкортостан, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения гражданскими служащими должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности гражданских служащих и членов их семей, обеспечения гражданским служащим установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества и имущества Управления, предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, а также в целях противодействия коррупции.

В целях, указанных в настоящем пункте, обрабатываются персональные данные гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, содержащиеся в Положении об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении, и ведении его личного дела, утвержденном приказом Управления от «24» августа 2020 года № 134 «Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан, и ведении его личного дела».

2.2. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля              2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Федеральным законом от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ                                    «О противодействии коррупции», Трудовым кодексом Российской Федерации.

Обработка специальных категорий персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящих Правил, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ                    «О персональных данных» и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны.

Обработка персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется при условии получения согласия указанных лиц в следующих случаях:

при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе;

при трансграничной передаче персональных данных;

при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

2.3. В случаях, предусмотренных пунктом 2.2 настоящих Правил, согласие государственного гражданского служащего оформляется в письменной форме согласно приложению № 1 к настоящим Правилам.

Форма разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные оформляется в письменной форме согласно приложению № 2 к настоящим Правилам.

2.4. Обработка персональных данных гражданских служащих и членов их семей, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, включающая в себя сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных, осуществляется уполномоченными на обработку персональных данных должностными лицами Управления, назначенными приказом Управления (далее - должностные лица по обработке персональных данных).

Перечень должностей государственных гражданских служащих Республики Башкортостан в Управлении, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, приведен в приложении № 3 к настоящим Правилам.

2.5. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется путем:

получения оригиналов необходимых документов (заявление, анкета, трудовая книжка, иные документы);

копирования оригиналов документов;

внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

формирования персональных данных в ходе кадровой работы; внесения персональных данных в информационные системы Управления.

2.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы.

2.7. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

2.8. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего персональные данные, не предусмотренные Положением об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов  Республики Башкортостан, и ведении его личного дела, утвержденное приказом Управления «24» августа 2020 года № 134 «Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан, и ведении его личного дела», в том числе касающиеся расовой принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

2.9. При сборе персональных данных должностные лица Управления, уполномоченные на обработку персональных данных, осуществляющие сбор (получение) персональных данных непосредственно от гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, обязаны разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные (далее - должностное лицо).

2.10. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

III. Условия и порядок обработки персональных данных

гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве

(свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении

единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

3.1. Обработка персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения осуществляется в Управлении на основании заявления о согласии на обработку персональных данных.

3.2. Перечень персональных данных, подлежащих обработке в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, определяется постановлением Правительства Республики Башкортостан                                  от 11 сентября 2013 года № 411 «О предоставлении государственным гражданским служащим Республики Башкортостан единовременной субсидии на приобретение жилого помещения» и включает в себя:

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

адрес места жительства (адрес постоянной регистрации, адрес временной регистрации, адрес фактического места жительства);

сведения о составе семьи;

копия поквартирной карточки либо иной документ, подтверждающий количество граждан, зарегистрированных в жилом помещении (при наличии регистрации по месту жительства);

копия финансового лицевого счета;

копия свидетельства о браке (при наличии);

копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, гражданство Российской Федерации и место жительства заявителя и членов его семьи старше 14 лет (на детей, не достигших 14 лет, - копию свидетельства о рождении);

копию трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности);

копии документов о жилых помещениях, находящихся в собственности гражданского служащего и (или) членов его семьи, а также копии документов о гражданско-правовых сделках, приведших к отчуждению жилых помещений, совершенных указанными гражданами не менее чем за 5 лет, выданных органами, осуществляющими государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним (с предоставлением при необходимости их оригиналов);

заявление о согласии на обработку персональных данных лица (лиц), указанного (-ых) в заявлении и (или) представленных документах, не являющегося (-ихся) заявителем (-ями);

иные персональные данные, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.3. Обработка персональных данных гражданских служащих при постановке на учет для получения единовременной выплаты осуществляется на основании заявления гражданского служащего, представляемого на имя начальника Управления (далее - начальник) в Комиссию Управления по делам архивов Республики Башкортостан по рассмотрению вопросов предоставления государственным гражданским служащим Республики Башкортостан, замещающим должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении, единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - Комиссия).

3.4. Обработка персональных данных гражданских служащих в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, в частности сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, осуществляется должностными лицами Управления, входящими в состав Комиссии, путем:

получения оригиналов необходимых документов;

предоставления заверенных в установленном законодательством порядке копий документов.

3.5. Комиссия вправе проверять сведения, содержащиеся в документах, представленных гражданскими служащими, о наличии условий, необходимых для постановки гражданского служащего на учет для получения единовременной субсидии на получение жилья.

3.6. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных гражданских служащих, полученных в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

IV. Условия и порядок обработки персональных данных,

необходимых в связи с предоставлением государственных услуг

4.1. В целях исполнения государственных услуг при организации приема граждан, обеспечении своевременного и полного объема рассмотрения устных и письменных обращений (жалоб) граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления, осуществляется обработка персональных данных физических лиц.

4.2. Персональные данные граждан, обратившихся в Управление лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений (жалоб) с последующим уведомлением граждан.

В соответствии с законодательством Российской Федерации в Управлении подлежат рассмотрению обращения (жалобы) граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, а также обращения (жалобы) организаций.

4.3. В рамках рассмотрения обращений граждан подлежат обработке следующие персональные данные:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

почтовый адрес;

адрес электронной почты;

контактный телефон;

иные персональные данные, указанные в обращении (жалобе), а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.

4.4. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений при исполнении государственных услуг, указанных в пункте 4.3 настоящих Правил, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 2 мая 2006 года                   № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и иными нормативными правовыми актами, определяющими исполнение государственных функций в установленной сфере ведения Управления.

4.5. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, указанных в пункте 4.3 настоящих Правил, осуществляется структурными подразделениями Управления, исполняющими государственные услуги, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

4.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных.

4.7. При исполнении государственной услуги запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4.8. При сборе персональных данных должностное лицо по обработке персональных данных, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных в связи с исполнением государственной услуги, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

4.9. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных осуществляется в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

V. Порядок обработки персональных данных в информационных

системах персональных данных, используемых управлением

5.1. Обработка персональных данных осуществляется:

в информационных системах персональных данных сектора государственного контроля, кадрового обеспечения и противодействия коррупции;

в информационной системе персональных данных отдела бюджетного проектирования, организации закупок и делопроизводства Управления.

В информационной системе персональных данных сектора государственного контроля, кадрового обеспечения и противодействия коррупции Управления обрабатываются персональные данные гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должности гражданской службы, указанных в Положении об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан, и ведении его личного дела, утвержденном приказом Управления «24» августа 2020 года № 134 «Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан, и ведении его личного дела».

Структурные подразделения Управления в системе электронного документооборота «Дело», в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», обрабатываются следующие персональные данные граждан:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) субъекта персональных данных; адрес места жительства субъекта персональных данных; почтовый адрес субъекта персональных данных; телефон субъекта персональных данных; адрес электронной почты субъекта персональных данных. В информационной системе персональных данных отдела бюджетного проектирования, организации закупок и делопроизводства Управления обрабатываются следующие персональные данные: фамилия, имя, отчество ( последнее - при наличии); число, месяц, год рождения;

вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

адрес и дата регистрации (снятия с регистрационного учета) по месту жительства (месту пребывания);

номер контактного телефона или сведения о других способах связи;

копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

идентификационный номер налогоплательщика;

табельный номер;

информация о классном чине государственной гражданской службы Российской Федерации (дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине гражданской службы субъекта Российской Федерации), квалификационном разряде государственной гражданской службы (квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы);

информация об оформленных допусках к государственной тайне;

информация о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;

номер лицевого счета;

номер приказа и дата приема на работу (увольнения).

5.2. Классификация информационных систем персональных данных, указанных в пункте 5.1 настоящих Правил, осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.3. Гражданским служащим, уполномоченным на обработку персональных данных, предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей информационной системе. Доступ предоставляется к информационным системам в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами гражданских служащих.

5.4. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, а также принятия следующих мер по обеспечению безопасности:

1) определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;

2) применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения Требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации                    от 1 ноября 2012 года № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;

3) применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;

4) оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

5) учет машинных носителей персональных данных;

6) обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;

7) восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

8) установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационных системах персональных данных;

9) контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.

5.5. Контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровней защищенности информационных систем персональных данных осуществляет администратор безопасности информации в информационной системе персональных данных. Администратор безопасности информации в информационной системе персональных данных также организует и контролирует ведение учета материальных носителей персональных данных.

5.6. Администратор безопасности информации в информационной системе персональных данных принимает все необходимые меры по восстановлению персональных данных, модифицированных или удаленных, уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.

5.7. Обмен персональными данными при их обработке в информационных системах персональных данных осуществляется по каналам связи, защита которых обеспечивается путем реализации соответствующих организационных мер и путем применения программных и технических средств.

5.8. В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных в информационных системах персональных данных должностными лицами незамедлительно принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению.

VI. Сроки обработки и хранения персональных данных

6.1. Сроки обработки и хранения персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, и членов их семей осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 года № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации».

Сроки хранения документов на бумажных носителях, содержащих персональные данные субъектов персональных данных определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558.

В соответствии с законодательством Российской Федерации определяются и устанавливаются сроки обработки и хранения персональных данных гражданских служащих Управления и членов их семей, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, руководителей подведомственных Управлению организаций и членов их семей, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных Управлению организаций и членов их семей:

1) персональные данные, содержащиеся в приказах по личному составу (о приеме, о переводе, об увольнении, о надбавках), о дисциплинарных взысканиях гражданских служащих подлежат хранению в кадровой службе в течение трех лет с последующим формированием и хранением в установленном законодательством Российской Федерацией порядке;

2) персональные данные, содержащиеся в личных делах и личных карточках гражданских служащих Управления, руководителя подведомственного Управлению учреждения, хранятся в кадровой службе в течение десяти лет с последующим формированием и хранением в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

3) персональные данные, содержащиеся в приказах о поощрениях, материальной помощи гражданских служащих Управления, руководителя подведомственного учреждения, подлежат хранению в течение трех лет в кадровой службе с последующим формированием и хранением в установленном законодательством Российской Федерацией порядке;

4) персональные данные, содержащиеся в приказах о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках гражданских служащих Управления, подлежат хранению в кадровой службе в течение пяти лет с последующим уничтожением;

5) персональные данные, содержащиеся в документах граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в Управлении, не допущенных к участию в конкурсе на замещение вакантных должностей гражданской службы в Управлении (далее - конкурс), и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся в кадровой службе в течение трех лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

6.2. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых в связи с получением государственных услуг и исполнением государственных функций, определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.

6.3. Персональные данные граждан, обратившихся в Управление лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение пяти лет.

6.4. Персональные данные, предоставляемые субъектами на бумажном носителе в связи с исполнением Управлением государственных функций, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях Управления, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с исполнением государственной функции, в соответствии с утвержденными положениями о соответствующих структурных подразделениях Управления.

6.5. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, обособляются от иной информации.

В Управлении обеспечивается раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Управления.

6.6. Хранение личных дел лиц, уволенных с гражданской службы, руководителя учреждения, подведомственного Управлению, осуществляется в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609.

Срок хранения персональных данных в автоматизированных информационных системах Управления определяется в соответствии с Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года               № 1182.

6.7. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, обособляются от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

VII. Порядок уничтожения персональных данных при достижении

целей обработки или при наступлении иных законных оснований

7.1. Структурными подразделениями Управления осуществляется систематическое выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На основании представленных структурными подразделениями Управления описей дел, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения отдел обеспечения деятельности Управления составляет Акт о выделении к уничтожению документов (далее - акт).

7.2. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании Экспертной комиссии Управления (далее - ЭК Управления), состав которой утверждается приказом Управления.

По итогам заседания составляется протокол, который подписывается председателем, визируется членами ЭК Управления и утверждается начальником Управления.

7.3. Документы, содержащие персональные данные, уничтожаются в присутствии членов ЭК Управления на бумаго-уничтожительной машине, после чего секретарем ЭК обрабатываются следующие персональные данные Управления делается соответствующая отметка в акте.

7.4. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

VIII. Ответственность за нарушение норм, регулирующих

обработку и защиту персональных данных

8.1. Гражданские служащие, ответственные за обработку и защиту персональных данных, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных субъектов персональных данных, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

8.2. Типовое обязательство государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных, в случае расторжения с ним служебного контракта прекратить обработку персональных данных, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей, приведено в приложении № 4 к Правилам.

8.3. Гражданские служащие, имеющие доступ к персональным данным, несут личную ответственность за нарушение режима защиты персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

8.4. Каждый гражданский служащий Управления, получающий для работы конфиденциальный документ, несет персональную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.

8.5. Ответственность за соблюдение порядка обработки персональных данных несет гражданский служащий и руководитель структурного подразделения, осуществляющего обработку персональных данных.

Приложение № 1

к Правилам обработки

персональных данных

в Управлении по делам архивов

Республики Башкортостан

Согласие

на обработку персональных данных государственных гражданских

служащих Республики Башкортостан, замещающих должности

государственной гражданской службы Республики Башкортостан

в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан и иных субъектов

персональных данных

Я, _________________________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии)

зарегистрированный(ная) по адресу _________________________________________

________________________________________________________________________

паспорт, серия _____ ________ выдан _______________________________________

________________________________________________________________________

(кем и когда выдан)

свободно, своей волей и в своем интересе даю согласие уполномоченным должностным лицам Управления по делам архивам Республики  Башкортостан (далее - Управление), зарегистрированное по  адресу: 450008,  Республика  Башкортостан,    г. Уфа, ул. Ленина, 37, на обработку (любое действие (операцию) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение) следующих персональных данных:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);

число, месяц, год рождения;

место рождения;

сведения о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);

вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

адрес и дата регистрации (снятия с регистрационного учета) по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

номера контактных телефонов (домашнего, служебного, мобильного);

реквизиты документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

идентификационный номер налогоплательщика;

реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния;

сведения о семейном положении, составе семьи и сведения о близких родственниках, в том числе:

степень родства, фамилии, имена, отчества (при наличии), даты рождения близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также мужа (жены);

места рождения, места работы и домашние адреса близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также мужа (жены);

фамилии, имена, отчества (при наличии), даты рождения, места рождения, места работы и домашние адреса бывших мужей (жен);

сведения о трудовой деятельности;

сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;

сведения  об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании (наименование и год окончания образовательного учреждения, наименование и реквизиты документа об образовании, направление подготовки, квалификация, специальность по документу об образовании);

сведения об ученой степени, ученом звании (когда присвоены, номера дипломов, аттестатов);

сведения о владении иностранными языками, степень владения;

медицинское заключение об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего  поступлению  на  государственную гражданскую службу или ее прохождению;

фотография;

сведения о прохождении государственной гражданской службы, в том числе: дата, основания поступления на государственную гражданскую службу  и назначения на должность государственной гражданской службы, дата, основания назначения,   перевода, перемещения на иную должность государственной гражданской службы, наименование замещаемых должностей государственной гражданской службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания,  результатов  аттестации на соответствие замещаемой должности государственной  гражданской  службы, а также сведения о  прежнем месте работы;

сведения, содержащиеся в служебном контракте, дополнительных соглашениях к служебному контракту;

сведения о пребывании за границей;

сведения о близких родственниках (отце, матери, братьях, сестрах и детях), а также мужьях (женах), в том числе бывших, постоянно проживающих за границей и (или) оформляющих документы для выезда на постоянное место жительства  в другое государство (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), с какого времени проживают за границей);

сведения о классном чине государственной гражданской службы Российской

Федерации (в  том числе дипломатическом ранге, воинском или специальном звании,  классном чине правоохранительной службы, классном чине гражданской службы субъекта Российской Федерации), квалификационном разряде государственной гражданской службы  (квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы);

сведения о наличии или отсутствии судимости;

сведения об оформленных допусках к государственной тайне;

сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;

сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;

сведения о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;

сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

номер расчетного счета;

номер банковской карты.

Вышеуказанные персональные данные предоставляю для обработки в целях обеспечения соблюдения в отношении меня законодательства Российской Федерации в сфере отношений, связанных с поступлением на государственную гражданскую  службу Российской Федерации, ее прохождением и прекращением (трудовых и  непосредственно связанных с ними отношений) для реализации полномочий,  возложенных на Управление по делам архивов Республики Башкортостан действующим законодательством Российской Федерации.

Я ознакомлен(а), с тем что:

согласие на обработку персональных данных действует с даты подписания настоящего согласия в течение всего срока государственной гражданской службы (работы) в Управлении;

согласие на обработку персональных данных может быть отозвано на основании письменного заявления в произвольной форме;

в случае отзыва согласия на обработку персональных данных, Управление вправе продолжить обработку персональных данных без согласия при наличии оснований, указанных в  пунктах 2 - 11 части 1, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;

после увольнения с государственной гражданской службы (прекращения трудовых отношений) персональные данные хранятся в Управлении в течение срока хранения документов, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;

персональные данные, предоставляемые в отношении третьих лиц, будут обрабатываться только в целях осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Управление, полномочий и обязанностей.

Дата начала обработки персональных данных:

__________________________                             ____________________

             (число, месяц, год)                                                                (подпись)

Зарегистрировано в журнале учета документов

о согласии на обработку персональных

данных государственных гражданских служащих

«__» ____________________ 20__ года № ____

Приложение № 2

к Правилам обработки

персональных данных

в Управлении по делам архивов

Республики Башкортостан

Форма

разъяснения субъекту персональных данных юридических

последствий отказа предоставить свои персональные данные

Мне, ______________________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии)

разъяснены юридические последствия отказа предоставить свои персональные данные Управлению  по делам архивов Республики Башкортостан.

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» субъект персональных данных обязан представить следующую информацию о себе:

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Без предоставления субъектом персональных данных, обязательных для ________________________________________________________________________

(цель получения персональных данных)

сведений, (документов) ____________________________________________________

(правовые последствия не предоставления

персональных данных)

«__» _______________ 20__ г.  ___________________ _________________________

                      (дата)                                           (подпись)                          (фамилия, инициалы)

Приложение № 3

к Правилам обработки

персональных данных

в Управлении по делам архивов

Республики Башкортостан

Перечень

должностей государственных гражданских служащих Республики

Башкортостан, замещающих должности государственной

гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении

по делам архивов Республики Башкортостан, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо

осуществление доступа к персональным данным

Государственные гражданские служащие Республики Башкортостан, замещающие должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан:

Начальник Управления

заместитель начальника Управления

Отдел бюджетного проектирования, организации закупок и делопроизводства

начальник отдела

ведущий специалист-эксперт

Отдел государственного учета и формирования Архивного фонда

Республики Башкортостан

начальник отдела

заместитель начальника отдела

главный специалист-эксперт

ведущий специалист-эксперт

Сектор государственного контроля, кадрового обеспечения и противодействия коррупции

заведующий сектором

главный специалист-эксперт

ведущий специалист-эксперт

Приложение № 4

к Правилам обработки

персональных данных

в Управлении по делам архивов

Республики Башкортостан

Типовое обязательство

государственного гражданского служащего Республики

Башкортостан, замещающего должность государственной

гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении

по делам архивов Республики Башкортостан, непосредственно осуществляющего

обработку персональных данных, в случае расторжения с ним

служебного контракта прекратить обработку персональных

данных, ставших известными ему в связи с исполнением

должностных обязанностей

Я, _________________________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество (последнее- при наличии))

обязуюсь прекратить обработку персональных данных, ставших известными мне в связи с исполнением служебных обязанностей, в случае расторжения со мной служебного контракта, освобождения меня от замещаемой должности и увольнения с государственной гражданской службы.

В соответствии со статьей 7 Федерального закона от 27 июля 2006 года                          № 152-ФЗ «О персональных данных», статьей 15 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» я уведомлен(а) о том, что персональные данные являются конфиденциальной информацией и я обязан(а) не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, ставшие известными мне в связи с исполнением служебных обязанностей.

Я предупрежден(а) о том, что в случае нарушения данного обязательства буду привлечен(а) к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

_________________________________________________________ _______________

                                     (фамилия, инициалы)                                                                      (подпись)

«__» ___________________ 20__ г.

Приложение № 2

к приказу Управления

по делам архивов

Республики Башкортостан

от «09» сентября 2020 года № 141

Правила

рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их

представителей в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан

1. Государственные гражданские служащие Республики Башкортостан, замещающие должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (далее - гражданские служащие), граждане, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (далее - граждане, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы) и подавшие документы на участие в конкурсе, и лица, состоящие с гражданскими служащими в родстве (свойстве), обратившиеся с заявлением о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, а также граждане, персональные данные которых обрабатываются в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (далее - Управление) в связи с исполнением государственных услуг, имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных, в том числе содержащей:

подтверждение факта обработки персональных данных Управлением;

правовые основания и цели обработки персональных данных;

цели и применяемые Управлением способы обработки персональных данных;

наименование и место нахождения Управления, сведения о лицах (за исключением гражданских служащих), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Управлением или на основании федерального закона;

обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения в Управлении;

порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2016 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;

информацию об осуществленной или предполагаемой трансграничной передаче данных;

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Управления, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

иные сведения, предусмотренные Федеральным законом от 27 июля 2016 года №152-ФЗ «О персональных данных» или другими федеральными законами.

2. Субъекты персональных данных вправе требовать от Управления уточнения их персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

3. Сведения, указанные в пункте 1 настоящих Правил, должны быть предоставлены субъекту персональных данных Управлением в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

4. Сведения, указанные в пункте 1 настоящих Правил, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю уполномоченным на осуществление обработки персональных данных должностными лицами Управления при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя (приложение № 1 к настоящим Правилам).

Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Запросы регистрируются в день их поступления в журнале учета запросов и обращений субъектов персональных данных (приложение № 2 к настоящим Правилам).

6. Рассмотрение запросов осуществляется должностными лицами Управления, допущенными к обработке персональных данных приказом Управления.

7. Лица, указанные в пункте 6 настоящих Правил, обеспечивают:

объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса;

принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов субъектов персональных данных;

направление письменных ответов по существу запроса.

8. В случае, если сведения, указанные в пункте 1 настоящих Правил, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных по его запросу, субъект персональных данных вправе обратиться повторно в Управление или направить повторный запрос в целях получения указанных сведений и ознакомления с такими персональными данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому, является субъект персональных данных.

9. Субъект персональных данных вправе обратиться повторно в Управление или направить повторный запрос в целях получения сведений, указанных в пункте 1 настоящих Правил, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения срока, указанного в пункте 5 настоящих Правил, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в пункте 4 настоящих Правил, должен содержать обоснование направления повторного запроса.

10. Управление вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным пунктами 8 и 9 Правил. Такой отказ должен быть мотивированным.

Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.

Приложение № 1

к Правилам рассмотрения

запросов субъектов персональных

данных или их представителей

в Управлении по делам архивов

Республики Башкортостан

                                    (типовая форма)

Начальнику

Управления по делам архивов

Республики Башкортостан

____________________________________

                                     (ФИО)

____________________________________

                           (Ф.И.О. заявителя)

адрес: ______________________________

документ,   удостоверяющий  личность

____________________________________

серия _________ номер ________________

выдан ______________________________

Запрос

В связи с ___________________________________________________________

(обоснование причин)

на  основании  ч.  ч. 3 и 7 ст. 14, ст. 18, ч. 1 ст. 20 Федерального закона от  27  июля  2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» прошу предоставить следующую информацию, касающуюся обработки персональных данных:

________________________________________________________________________

(существо запроса с учетом ч. 7 ст. 14 Федерального закона от 27 июля 2006

________________________________________________________________________.

года № 152-ФЗ «О персональных данных»)

В случае отсутствия такой информации, прошу Вас уведомить меня об этом.

Информацию прошу представить в следующем порядке

________________________________________________________________________.

__________________ ______________________________________________________

         (подпись)                                                                          (Ф.И.О.)

«__» ________________ 20__ г.

Приложение № 2

к Правилам рассмотрения

запросов субъектов персональных

данных или их представителей

в Управлении по делам архивов

Республики Башкортостан

                                             (типовая форма)

Журнал

учета запросов и обращений субъектов персональных данных и их законных

представителей по вопросам обработки персональных данных

в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан

Начат «__» ________________ 20__ г.

Окончен «__» _________________ 20__ г.

№ п/п

Дата, № и реквизиты запроса

Запрашивающее лицо

Состав запрашиваемых данных

Требуемая информация и цель ее получения

Отметка о предоставлении или отказе в предоставлении информации

Дата передачи отказа в предоставле

нии информации

Причина отказа

Подпись запрашивающего лица

Подпись ответственного работника

Место хранения информации

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Приложение № 3

к приказу Управления

по делам архивов

Республики Башкортостан

от «09» сентября 2020 года № 141

Правила

осуществления внутреннего контроля соответствия обработки

персональных данных требованиям к защите персональных данных

в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан

1. Правила осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленным Федеральным законом «О персональных данных», принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и локальными актами оператора (далее - Правила), определяют процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также основания, порядок, формы и методы проведения внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных.

2. В целях осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (далее - Управление) организовываются проведение плановых и внеплановых проверок условий обработки персональных данных (далее - проверки) на предмет соответствия Федеральному закону от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Федеральный закон), принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом Управления.

3. Проверки проводятся в Управлении на основании ежегодного плана или на основании поступившего в Управление письменного обращения о нарушения: правил обработки персональных данных (внеплановые проверки).

Ежегодный план проверок разрабатывается комиссией по организации обработки и защиты персональных данных Управления для осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям, предусмотренным Федеральным законом (далее - Комиссия).

4. В плане по каждой проверке устанавливается объект внутреннего контроля, проверяемый период, срок проведения проверки, ответственные исполнители.

5. Проверки проводятся Комиссией. В проведении проверки не может участвовать гражданский служащий Управления, прямо или косвенно заинтересованный в ее результатах.

6. Основанием для проведения внеплановой проверки является поступившее в Управление письменное обращение субъекта персональных данных или его представителя (далее - заявитель) о нарушении правил обработки персональных данных.

7. Внеплановая проверка проводится Комиссией в течение пяти рабочих дней с момента поступления письменного обращения.

8. Срок проведения проверки не может превышать тридцати дней со дня принятия решения о ее проведении.

9. Члены Комиссии, получившие доступ к персональным данным субъектов персональных данных в ходе проведения проверки, обеспечивают конфиденциальность персональных данных субъектов персональных данных, не раскрывают третьим лицам и не распространяют персональные данные без согласия субъекта персональных данных.

10. По результатам каждой проверки Комиссией проводится заседание. Решения, принятые на заседаниях Комиссии, оформляются протоколом.

11. Комиссия в течение пяти рабочих дней со дня окончания проверки дает письменный ответ заявителю о результатах проверки.

Приложение № 4

к приказу Управления

по делам архивов

Республики Башкортостан

от «09» сентября 2020 года № 141

Правила

работы с обезличенными данными в Управлении

по делам архивов Республики Башкортостан

I. Общие положения

1.1. Настоящие Правила работы с обезличенными данными в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (далее - Управление, Правила соответственно) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 года № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами".

1.2. Настоящие Правила определяют порядок работы с обезличенными персональными данными в Управлении.

1.3. Термины и понятия, используемые в настоящих Правилах, применяются в значениях, определенных Федеральным законом от 27 июля 2016 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

II. Условия обезличивания персональных данных

2.1. Обезличивание персональных данных проводится с целью ведения статистических данных, снижения ущерба от разглашения защищаемых персональных данных, по достижению целей обработки или в случае отсутствия необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом, а при невозможности уничтожения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных.

2.2. Способы обезличивания при условии дальнейшей обработки персональных данных:

уменьшение перечня обрабатываемых сведений;

замена части сведений идентификаторами;

обобщение - понижение точности некоторых сведений (например, "Место жительства" состоит из страны, индекса, города, улицы, дома и квартиры или указывается только город);

деление сведений на части и обработка в разных информационных системах.

2.3. Способом обезличивания в случае достижения целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей является сокращение перечня персональных данных.

2.4. Для обезличивания персональных данных могут быть использованы любые способы, не запрещенные законодательством Российской Федерации.

2.5. Перечень должностей государственных гражданских служащих Республики Башкортостан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении ответственных за проведение мероприятий по обезличиванию обрабатываемых персональных данных, приведен в приложении к настоящим Правилам.

III. Порядок работы с обезличенными данными

3.1. Руководители структурных подразделений Управления, в которых непосредственно осуществляется обработка персональных данных, готовят предложения ответственному за организацию обработки персональных данных в Управлении по обезличиванию персональных данных, обоснование такой необходимости и способ обезличивания.

3.2. На основании предложений руководителей структурных подразделений Управления ответственный за организацию обработки персональных данных в Управлении принимает решение о необходимости обезличивания персональных данных.

3.3. Обезличенные персональные данные не подлежат разглашению и нарушению конфиденциальности.

3.4. Обезличенные персональные данные могут обрабатываться с использованием и без использования средств автоматизации.

3.5. При обработке обезличенных персональных данных с использованием средств автоматизации необходимо соблюдение:

парольной политики;

антивирусной политики;

правил работы со съемными носителями (если они используются);

правил резервного копирования;

правил доступа в помещения, где расположены элементы информационных систем.

3.6. При обработке обезличенных персональных данных без использования средств автоматизации необходимо соблюдение:

правил хранения бумажных носителей;

правил доступа к бумажным носителям и к помещениям, где хранятся и обрабатываются персональные данные.

Приложение

к Правилам работы

с обезличенными данными

в Управлении по делам архивов

Республики Башкортостан

Перечень

должностей государственных гражданских служащих республики

Башкортостан, замещающих должности государственной

гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении

по делам архивов Республики Башкортостан, ответственных за проведение

мероприятий по обезличиванию обрабатываемых

персональных данных

1. Начальник отдела бюджетного проектирования, организации закупок и делопроизводства.

2. Начальник отдела государственного учета и формирования Архивного фонда Республики Башкортостан.

3. Заведующий сектором государственного контроля, кадрового обеспечения и противодействия коррупции.

4. Главный специалист-эксперт сектора государственного контроля, кадрового обеспечения и противодействия коррупции.

5. Ведущий специалист-эксперт сектора государственного контроля, кадрового обеспечения и противодействия коррупции.

6. Ведущий специалист-эксперт отдела бюджетного проектирования, организации закупок и делопроизводства.

7. Заместитель начальника отдела государственного учета и формирования Архивного фонда Республики Башкортостан.

8. Главный специалист-эксперт отдела государственного учета и формирования Архивного фонда Республики Башкортостан.

9. Ведущий специалист-эксперт государственного учета и формирования Архивного фонда Республики Башкортостан.

Приложение № 5

к приказу Управления

по делам архивов

Республики Башкортостан

от «09» сентября 2020 года № 141

Должностные обязанности

ответственного за организацию обработки персональных данных

в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан

1. Ответственный за организацию обработки персональных данных в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (далее - Управление) назначается начальником Управления, из числа заместителей начальника Управления.

2. Ответственный за организацию обработки персональных данных в Управлении в своей деятельности руководствуется:

Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Трудовым кодексом Российской Федерации;

законодательством Российской Федерации в области персональных данных;

локальными правовыми актами Управления в области защиты персональных данных.

3. Ответственный за организацию обработки персональных данных в Управлении обязан:

1) осуществлять внутренний контроль за соблюдением Управлением и его государственными гражданскими служащими Республики Башкортостан, замещающими должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении (далее - гражданские служащие), законодательства Российской Федерации, актов Управления о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;

2) доводить до сведения гражданских служащих Управления положения законодательства Российской Федерации о персональных данных, актов Управления по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных;

3) организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов;

4) определить порядок и условия применения организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные уровни защищенности персональных данных;

5) анализировать эффективность применения мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

6) контролировать состояние учета машинных носителей персональных данных;

7) проверять гражданскими служащими соблюдение правил доступа к персональным данным в Управлении;

8) контролировать проведение мероприятий в Управлении по восстановлению персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

9) предоставлять субъекту персональных данных либо его представителю по запросу информацию об обработке его персональных данных в Управлении;

10) получать от гражданских служащих Управления, допущенных к работе с персональными данными, обязательство гражданского служащего Управления, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных, о прекращении обработки персональных данных в случае расторжения трудового договора;

11) получать согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных в Управлении, если иное не предусмотрено федеральным законодательством Российской Федерации.

4. Ответственный за организацию обработки персональных данных в Управлении имеет право:

1) требовать от гражданских служащих Управления, допущенных к обработке персональных данных в Управлении, уточнения, блокирования или уничтожения недостоверных, или полученных незаконным путем, персональных данных;

2) применять меры по приостановлению или прекращению обработки персональных данных в Управлении, осуществляемой с нарушением требований законодательства Российской Федерации;

3) вносить начальнику Управления предложения о совершенствовании правового, технического и организационного регулирования обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в Управлении;

4) привлекать к реализации мер, направленных на обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в Управлении, гражданских служащих уполномоченных на обработку персональных данных, либо имеющие доступ к персональным данным, с возложением на них соответствующих обязанностей и закреплением ответственности.

5. Ответственный за организацию обработки персональных данных в Управлении несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных функций по организации обработки персональных данных в Управлении в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

Приложение № 6

к приказу Управления

по делам архивов

Республики Башкортостан

от «09» сентября 2020 года № 141

Порядок

доступа государственных гражданских служащих Республики

Башкортостан, замещающих должности государственной

гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении

по делам архивов Республики Башкортостан, в помещения, в которых ведется

обработка персональных данных

1. Настоящий Порядок доступа государственных гражданских служащих Республики Башкортостан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (далее - Управление), в помещения, в которых ведется обработка персональных данных, разработан в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 года № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами».

2. Персональные данные относятся к конфиденциальной информации, государственные гражданские служащие Республики Башкортостан, замещающие должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении (далее - гражданские служащие), уполномоченные на обработку персональных данных либо имеющие доступ к ним в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (далее соответственно - Управление, гражданские служащие по обработке персональных данных либо имеющие доступ к ним), обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральными законами.

3. Размещение информационных систем, в которых обрабатываются персональные данные, осуществляется в охраняемых помещениях Управления, исключая возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц.

4. При хранении информационных носителей персональных данных должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним.

5. В помещения, где размещены технические средства, позволяющие осуществлять обработку персональных данных, а также хранятся носители информации, допускаются только должностные лица по обработке персональных данных либо имеющие доступ к ним.

6. Ответственными за организацию доступа в помещения, в которых ведется обработка персональных данных, являются начальники соответствующих структурных подразделений Управления.

7. Нахождение в помещениях, предназначенных для обработки персональных данных, лиц, не относящихся к должностным лицам по обработке персональных данных либо имеющим доступ к ним, возможно только в сопровождении должностного лица по обработке персональных данных либо имеющего доступ к ним на время, ограниченное необходимостью решения вопросов, связанных с реализацией трудовых отношений, или в связи с исполнением государственных функций.

Запрещается оставлять материальные носители с персональными данными без присмотра в незапертом помещении, в котором осуществляется обработка персональных данных.

8. В служебных помещениях, занимаемых Управлением, применяются административные, технические, физические и процедурные меры, направленные для защиты данных от нецелевого использования, несанкционированного доступа, раскрытия, потери, изменения и уничтожения обрабатываемых персональных данных.

К указанным мерам относятся:

1) физические меры защиты: двери, снабженные замками, сейфы (железные шкафы) и безопасное уничтожение носителей, содержащих персональные данные;

2) технические меры защиты: применение антивирусных программ, программ защиты, установление паролей на персональных компьютерах;

3) организационные меры защиты: обучение и ознакомление с принципами безопасности и конфиденциальности, доведение важности защиты персональных данных и способов обеспечения защиты до должностных лиц по обработке персональных данных либо имеющих доступ к ним.

9. Внутренний контроль за соблюдением порядка доступа в помещения, в которых ведется обработка персональных данных, осуществляется лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в Управлении.

Приложение № 7

к приказу Управления

по делам архивов

Республики Башкортостан

от «09» сентября 2020 года № 141

                                                            (типовая форма)

Журнал

учета машинных носителей персональных данных Управления

по делам архивов наследия Республики Башкортостан

Начат «__» ______________ 20__ г.

Окончен «__» ______________ 20__ г.

№ п/п

Регистрационный номер

Дата учета

Тип/емкость носителя

Серийный номер

Отметка о постановке на учет (ФИО, подпись, дата)

Отметка о снятии с учета (ФИО, подпись, дата)

Местоположение носителя

Сведения об уничтожении носителя/стирании информации

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Приложение № 8

к приказу Управления

по делам архивов

Республики Башкортостан

от «09» сентября 2020 года № 141

                                                            (типовая форма)

Журнал

учета выданных персональных данных субъектов персональных данных

по запросам третьих лиц в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан

Начат «__» ______________ 20__ г.

Окончен «__» ______________ 20__ г.

№ п/п

Дата, № и реквизиты запроса

Запрашивающее лицо

Состав запрашиваемых данных

Требуемая информация и цель ее получения

Отметка о предоставлении или отказе в предоставлении информации

Дата передачи отказа в предоставлении информации

Причина отказа

Подпись запрашивающего лица

Подпись ответствен

ного сотрудника

Место хранения информации

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11