ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИИ УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ И РЕГЛАМЕНТА ЕЕ РАБОТЫ



УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

ОТ 10 АПРЕЛЯ 2013 ГОДА №26

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИИ УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ И РЕГЛАМЕНТА ЕЕ РАБОТЫ

В целях приведения нормативных правовых актов в соответствие с действующим законодательством

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.              Утвердить прилагаемые:

Положение об экспертно-проверочной методической комиссии управ­ления по делам архивов Правительства Хабаровского края;

Регламент работы экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края.

2. Признать утратившим силу приказ начальника управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 05 июля 2006 г. № 25 "Об утверждении новой редакции Положения и Регламента работы ЭПМК".

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на замес­тителя начальника управления по делам архивов Правительства края - начальника отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений Тряпша М.В.

И.о. начальника управления

А.Л. Дорохов

УТВЕРЖДЕНО

приказом управления

по делам архивов

Правительства

Хабаровского края

от 05.04.2013 №26

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края

1. Общие положения

1.1.              Экспертно-проверочная методическая комиссия управления по де- лам архивов Правительства Хабаровского края (далее - ЭПМК и управление по делам архивов соответственно) является постоянно действующим совеща- тельным органом управления по делам архивов и рассматривает вопросы:

- научно-методического и практического характера, связанные с опре­делением состава документов Архивного фонда Российской Федерации (го­сударственной, муниципальной, частной собственности);

- экспертизы ценности документов и комплектования ими архивных учреждений, архивов организаций - источников комплектования архивных учреждений (далее - организации);

- содействия повышению качества научно-методических пособий и их внедрению;

-              организации делопроизводства в организациях;

-              осуществления научно-методического руководства и координации деятельности экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных учрежде­ний, экспертных комиссий (ЭК) организаций.

1.2.              В своей деятельности ЭПМК руководствуется: Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008,              № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Россий­ской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 "Об утверждении Правил органи­зации хранения, комплектования, учета и использования документов Ар­хивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в го­сударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организа­циях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федераль­ных органов исполнительной власти, 14.05.2007, № 20; Российская газета, 2009,              20 мая);

Основными правилами работы архивов организаций (одобрены реше­нием Коллегии Федерального архивного агентства от 06 февраля 2002 г., М., 2002);

Законом Хабаровского края от 29 сентября 2005 г. № 299 "О реализа­ции полномочий Хабаровского края в области архивного дела (Собрание за­конодательства Хабаровского края", 10.11.2005, № 10(39);

постановлением Правительства Хабаровского края от 14 мая 2005 г. № 48-пр "Об утверждении Положения об управлении по делам архивов Правительства Хабаровского края" (Собрание законодательства Хабаровского края, 2005, № 5; 2006, № 5, № 11; 2007, №3, № 9; 2009, № 12, (ч. 1); 2010 №7);

а также указами и распоряжениями Президента Российской Федера­ции, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Феде­рации, нормативными документами и методическими пособиями, приказами и указаниями Росархива, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭГЖ) при Росархиве, настоящим Положением.

1.3. ЭПМК является совещательным органом, принимающим решения по исполнению государственных функций управления по делам архивов "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и прием на хранение архивных документов от физических и юридических лиц", "Согласование инструкций по делопроизводству, но­менклатур дел, положений об экспертной комиссии и положений об архиве организации", "Разработка примерных номенклатур дел, инструкций по де­лопроизводству, иных нормативно-методических документов", "Ведение го­сударственного Реестра уникальных документов, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края".

1.4. Решения ЭПМК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭПМК начальником управления по делам архивов, после чего яв­ляются обязательными для исполнения соответствующими архивными уч­реждениями и организациями.

Решения и предложения ЭПМК, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, при­мерными и типовыми номенклатурами дел, подлежат направлению на рас­смотрение ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке.

1.5.              Персональный состав ЭПМК утверждается приказом управления по делам архивов.

1.5.1. В состав ЭПМК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специа­листов управления по делам архивов, архивных учреждений и представите­лей органов исполнительной власти края и организаций по согласованию.

1.5.2. Председателем ЭПМК является заместитель начальника управ­ления по делам архивов Правительства края - начальник отдела формирова­ния архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений.

Председатель ЭПМК осуществляет общее руководство деятельностью ЭПМК, председательствует на заседаниях ЭПМК, обеспечивает распределе­ние поступивших на ЭПМК документов между членами ЭПМК для прове­дения экспертизы, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПМК задач.

1.5.3.              Заместителем председателя ЭПМК является специалист отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных уч­реждений управления по делам архивов. Заместитель председателя ЭПМК исполняет обязанности председателя ЭПМК в его отсутствие. Заместитель председателя ЭПМК контролирует своевременное представление докумен­тов на заседание ЭПМК.

1.5.4. Секретарем ЭПМК является специалист отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений управления по делам архивов. В случае отсутствия секретаря ЭПМК его обязанности исполняет член ЭПМК, назначаемый председателем ЭПМК.

Секретарь ЭПМК:

- обеспечивает созыв заседаний ЭПМК, обеспечивает подготовку по­вестки дня заседаний ЭПМК, списка приглашенных на заседание ЭПМК;

- организует ознакомление членов ЭПМК с документами, рассмотре­ние которых внесено в повестку дня, их регистрацию и передачу ответст­венным исполнителям для проведения экспертизы;

- осуществляет протоколирование хода заседания ЭПМК и оформляет выписки из протокола заседания ЭПМК;

- в установленные сроки направляет выписки из решений ЭПМК в со­ответствующие организации, архивные учреждения;

-              осуществляет ведение делопроизводства ЭПМК;

-              представляет для годовых отчетов о работе ЭПМК сведения о коли­честве рассмотренных документов;

-              обеспечивает сохранность документов ЭПМК;

-              контролирует рассмотрение поступивших в ЭПМК документов в ус­тановленные сроки.

2.              Основные задачи ЭПМК

2.1. Определение видов и состава источников комплектования архив­ных учреждений, ведение сводного списка источников комплектования ар­хивных учреждений, внесение изменений в список источников комплекто­вания архивного учреждения.

2.2. Рассмотрение вопросов формирования Архивного фонда Россий­ской Федерации и оптимизации состава его документов.

2.3. Рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам проведения экспертизы ценности архивных доку­ментов и комплектования ими архивов организаций, архивных учреждений.

2.4.              Осуществление научно-методического руководства деятельностью ЭПК архивных учреждений и ЭК организаций края.

3.              Функции ЭПМК

3.1. В ходе исполнения государственной функции управления по де­лам архивов "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и прием на хранение архивных документов от физи­ческих и юридических лиц" ЭПМК выносит решения:

1) об утверждении:

описей дел постоянного хранения, составленных в учреждениях и ор­ганизациях;

архивных описей, составленных в архивных учреждениях края в ходе описания документов на разных носителях, усовершенствования и переработки описей дел;

перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение,

перечней особо ценных документов, хранящихся в архивных учреж­дениях края, описей особо ценных дел, представляемых учреждениями - ис­точниками комплектования;

актов о выделении к уничтожению архивных документов и дел из фондов архивных учреждений, не подлежащих хранению;

2) о согласовании:

сводного списка источников комплектования архивных учреждений, списка источников комплектования архивного учреждения;

актов о необнаружении дел организации, пути розыска которых ис­черпаны, подлежащих передаче на постоянное хранение;

актов о неисправимых повреждениях документов организаций.

3.2.              В ходе исполнения государственной функции управления по де- лам архивов "Согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и положений об архиве организа- ции" ЭПМК выносит решения о согласовании:

- инструкций по делопроизводству,

- номенклатур дел,

- положений об экспертных комиссиях организаций,

- положений об архивах организаций.

3.3.              В ходе исполнения государственной функции управления по делам ар- хивов "Разработка примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводст- ву, иных нормативно-методических документов" ЭПМК выносит решения:

- об утверждении списка методических пособий, предназначенных к разработке;

- о согласовании проектов методических пособий по основным на­правлениям архивной деятельности, примерных номенклатур дел.

3.4.              В ходе исполнения государственной функции управления по де- лам архивов "Ведение государственного Реестра уникальных документов, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края" ЭПМК выносит решение о включении уникального документа в Ре- естр уникальных документов, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края.

3.5.              ЭПМК выносит решения о согласовании описей дел по личному составу, личных дел уволенных работников.

3.6.              На заседаниях ЭПМК рассматриваются:

3.6.1. Предложения организаций, архивных учреждений по разработке (переработке) методических пособий по основным вопросам архивной дея­тельности, по определению сроков хранения документов, не предусмотрен­ных действующими перечнями.

3.6.2. Вопросы приема на постоянное хранение документов личного происхождения.

3.6.3. Спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплекто­вания ими архивных учреждений и архивов организаций, возникших при от­боре и подготовке документов Архивного фонда Российской Федерации (в том числе негосударственной его части) к передаче на постоянное хранение.

3.7.              На заседаниях ЭПМК заслушиваются:

3.7.1.              Информации руководителей и специалистов архивных учрежде- ний о контроле за обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях, о ходе и качестве их отбора и подго- товки к передаче на постоянное хранение.

3.7.2.              Информации о работе ЭПК архивных учреждений, ЭК организаций.

3.8.              ЭПМК организует и проводит выездные заседания в городских округах и муниципальных районах края.

4.              Права ЭПМК

4.1.              ЭПМК предоставляется право:

4.1.1. Давать организациям рекомендации о принятии мер по розыску необнаруженных дел (документов) постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов.

4.1.2. Запрашивать предложения и заключения организаций, архивных учреждений по методическим и практическим вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, а также протоколы заседаний ЭПК архивных учреждений и ЭК организаций по рассмотрению указанных вопросов и ма­териалы к ним.

4.1.3. Требовать от архивных учреждений и организаций соблюдения нормативов по оформлению и предоставлению документов на рассмотрение ЭПМК, возвращать на доработку некачественно подготовленные документы.

4.2.              Председатель ЭПМК обладает правами, вытекающими из настоя- щего Положения.

Председателю ЭПМК предоставляется право приглашать на заседание ЭПМК и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рас­смотрению на заседании ЭПМК, специалистов управления по делам архивов, архивных учреждений, представителей организаций в качестве экспертов.

4.3.              Секретарь ЭПМК имеет право требовать от исполнителей свое- временного представления документов, подлежащих рассмотрению на засе- даниях ЭПМК.

5.              ЭПМК осуществляет свою деятельность в соответствии с Регламен- том работы ЭПМК.

И.о. начальника управления

по делам архивов Правительства края

А.Л. Дорохов

УТВЕРЖДЕН

приказом управления

по делам архивов

Правительства

Хабаровского края

от 05.04.2013 №26

РЕГЛАМЕНТ

работы экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края

1.              Общие положения

Экспертно-проверочная методическая комиссия управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее - ЭПМК и управление по делам архивов соответственно) осуществляет свою деятельность в соответст­вии с Положением об управлении по делам архивов и Положением об ЭПМК.

2.              Организация работы ЭПМК

2.1.              ЭПМК организует свою работу на основе годового плана.

2.2. При разработке плана работы ЭПМК на год учитываются годовой план работы управления по делам архивов, предложения членов ЭПМК, ра­ботников краевого государственного казенного учреждения "Государствен­ный архив Хабаровского края".

2.3. Предложения в план работы ЭПМК на предстоящий год предос­тавляются в срок до 10 декабря текущего года.

2.4. План работы ЭПМК на предстоящий год после предварительного рассмотрения на заседании ЭПМК представляется на утверждение началь­нику управления по делам архивов в срок до 28 декабря текущего года.

2.5.              Заседания ЭПМК проводятся один раз в месяц.

2.6. При необходимости, в случае поступления предложений от членов ЭПМК может быть проведено внеочередное заседание ЭПМК.

2.7. Выездные заседания ЭПМК проводятся в период осуществления комплексного изучения деятельности архивных учреждений. На них рас­сматриваются документы, представленные источниками комплектования ар­хивных учреждений.

2.8. Заседание ЭПМК (кроме выездного) считается правомочным, если в нем принимает участие более половины ее состава.

2.9. Рассмотрение вопросов о включении или исключении организаций из списка источников комплектования, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, перечней, положений об архиве, положений об экспертной комиссии, описей дел, актов и других документов, представленных органи­зациями - источниками комплектования, может производиться, в случае не­обходимости, с участием в заседании ЭПМК руководителя, председателя и (или) секретаря экспертной комиссии организации.

2.10.              Работа в составе ЭПМК специалистов   архивных учреждений осуществляется на общественных началах и включается в план их работы по месту основной деятельности.

2.11. ЭПМК имеет печать установленного образца, которая проставля­ется на грифах утверждения, согласования документов.

3.              Документирование деятельности ЭПМК

3.1. Перечень вопросов, вносимых в повестку дня и рассматриваемых на заседаниях ЭПМК, определяется председателем и секретарем ЭПМК на основании предложений членов ЭПМК. Решение о включении в повестку дня и рассмотрении дополнительного вопроса принимается большинством уча­стников заседания ЭПМК.

3.2. Заседания ЭПМК протоколируются секретарем. Протокол заседа­ния ЭПМК фиксирует ход обсуждения вопросов.

Особые мнения членов ЭПМК и приглашенных на заседание ЭПМК лиц отражаются в протоколе заседания ЭПМК или прилагаются к нему.

Протокол печатается в одном экземпляре на бланке управления по де­лам архивов, подписывается председателем и секретарем ЭПМК, утвержда­ется начальником управления по делам архивов. Протокол ЭПМК оформля­ется в течение 10 рабочих дней.

3.3. Решения ЭПМК принимаются по каждому вопросу отдельно (при необходимости) большинством голосов присутствующих членов ЭПМК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПМК.

3.4. Выписки из протоколов ЭПМК оформляются как отдельный доку­мент в случаях, когда решение ЭПМК должно быть доведено до сведения ор­ганизаций, архивных учреждений. Выписки оформляются в течение 10 рабочих дней со дня заседания ЭПМК и направляются адресату с сопро­водительным письмом на бланке управления по делам архивов.

3.5. Протоколы ЭПМК и документы к ним формируются в дело "Про­токолы заседаний ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хаба­ровского края и документы к ним" по порядку номеров протоколов в преде­лах года.

Выписки из протоколов ЭПМК формируются в дело "Выписки из про­токолов заседаний ЭПМК управления по делам архивов Правительства Ха­баровского края" в пределах года.

4.              Порядок учета и прохождения документов, поступивших на рас смотрение ЭПМК

4.1. Документы представляются архивными учреждениями в управле­ние по делам архивов для рассмотрения на ЭПМК в срок не позднее, чем за 10 рабочих дней до дня проведения очередного заседания ЭПМК, в соответ­ствии с графиком заседаний.

Представление документов на рассмотрение ЭПМК осуществляется на бумажном носителе или в электронном виде с использованием системы элек­тронного документооборота, электронной почты.

4.2. Документы, представленные с нарушением срока, указанного в пункте 4.1 настоящего Регламента, рассматриваются на следующем заседа­нии ЭПМК.

4.3. Секретарь ЭПМК не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления документов, передает их председателю ЭПМК для назначения члена ЭПМК, ответственного за проведение экспертизы документов и под­готовку вопроса об их согласовании (утверждении) на заседании ЭПМК (да­лее - ответственный исполнитель).

4.4. Секретарь ЭПМК в течение 2 рабочих дней со дня поступления до­кументов от председателя ЭПМК организует передачу документов ответст­венным исполнителям на регистрацию и экспертизу.

4.5. Регистрация документов осуществляется ответственным исполни­телем в день их поступления от секретаря ЭПМК в электронных регистраци­онных базах данных "Журнал ЭПМК ", "Статистика ЭПМК", "Список источ­ников формирования Архивного фонда Хабаровского края".

4.6. Ответственный исполнитель в течение 7 рабочих дней со дня реги­страции документов проводит их экспертизу.

4.7. По результатам экспертизы документов ответственным исполните­лем вносится предложение секретарю ЭПМК о включении вопроса в повест­ку дня ЭПМК.

4.8. Секретарь ЭПМК доводит до членов ЭПМК повестку дня, разме­щая ее на официальном интернет-сайте управления по делам архивов Прави­тельства края "Архивы Хабаровского края" пир://агсЫуе.кЬаЪкга1.ш, инфор­мационном стенде по управления делам архивов, на общем сервере (в папке "ЭПМК на ю\уп"); передавая посредством электронной почты и копируя на съемные носители информации.

4.9. Доведение повестки дня до членов ЭПМК осуществляется секрета­рем ЭПМК в срок не более 3 дней до дня заседания.

5. Организация контроля и проверка исполнения решений ЭПМК

5.1. Вид контроля и сроки представления информации (если она необ­ходима) о выполнении решений ЭПМК определяются, как правило, в тексте самого решения, а в случае их отсутствия - устанавливаются председателем ЭПМК.

5.2. Контроль исполнения решений ЭПМК осуществляется председате­лем и секретарем ЭПМК.

5.3. Снятие решения ЭПМК с контроля или продление срока исполне­ния решения осуществляется непосредственно на заседании ЭПМК и фикси­руется в протоколе заседания ЭПМК.

И.о. начальника управления

по делам архивов Правительства края

А.Л. Дорохов