ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА СТРОИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ



МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 10 апреля 2018 г. № 174

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА СТРОИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

(в редакции приказов министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307; от 26.11.2018 № 588)

В целях совершенствования документационного обеспечения, упорядочения работы с документами в министерстве строительства Новосибирской области, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству министерства строительства Новосибирской области (далее - инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений министерства при подготовке документов министерства строительства Новосибирской области руководствоваться требованиями инструкции.

3. Признать утратившими силу:

раздел III Порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов в министерстве строительства Новосибирской области, утвержденного приказом министерства строительства Новосибирской области от 13.04.2016 № 101 «Об утверждении Порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов в министерстве строительства Новосибирской области»;

приказ министерства строительства Новосибирской области от 04.08.2017 № 275 «Об утверждении форм бланков документов министерства строительства Новосибирской области»;

приказ министерства строительства Новосибирской области от 14.08.2017 № 290 «О внесении изменений в приказ министерства строительства Новосибирской области от 04.08.2017 № 275».

4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела организационно-контрольной и кадровой работы министерства Михайлову Т.И.

Временно исполняющий

обязанности министра

И.И. ШМИДТ

Приложение

к приказу

министерства строительства

Новосибирской области

от 10 апреля 2018 г. № 174

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА СТРОИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству министерства строительства Новосибирской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами министерства строительства Новосибирской области (далее - министерство).

2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, утвержденной постановлением Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 № 345 (далее - Инструкция по документационному обеспечению), Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 (далее - Методические рекомендации), Уставом Новосибирской области и законами Новосибирской области, нормативными правовыми актами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.

Приведенные в настоящей Инструкции понятия соответствуют понятиям, изложенным в Инструкции по документационному обеспечению и Методических рекомендациях.

3. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.

4. Организация работы с документами, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами обязательны для всех работников министерства.

5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях министерства возлагается на руководителей структурных подразделений и работников, являющихся непосредственными исполнителями подготовленных документов.

6. Работники несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов, разглашение содержащейся в них служебной информации, передачу документов, их копий, проектов документов сторонним организациям.

7. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, на время болезни работник министерства обязан передать находящиеся у него документы ответственному за делопроизводство работнику структурного подразделения или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения, при увольнении работника передача дел осуществляется по акту.

9. В случае утраты документа или разглашения работником сведений, содержащихся в документе для служебного пользования, руководитель структурного подразделения министерства, в котором произошла утрата документа или разглашение сведений, обязан проинформировать министра строительства Новосибирской области (далее - министр).

10. Правила и порядок работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, персональные данные, с обращениями граждан, с запросами о предоставлении информации о деятельности министерства, устанавливаются специальными правовыми актами.

11. Требования настоящей Инструкции к бухгалтерской и другой специальной документации распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов на архивное хранение.

12. Вновь принятые на работу в министерство работники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с настоящей Инструкцией.

II. СОСТАВ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

13. Документ состоит из отдельных реквизитов - обязательного элемента оформления документа.

При оформлении документов используются следующие реквизиты:

1) «герб Новосибирской области»;

2) «наименование органа, издавшего документ (наименование организации)»;

3) «должность лица, подписавшего документ (для должностных бланков)»;

4) «подпись должностного лица»;

5) «вид документа (наименование вида документа)»;

6) «место составления (издания) документа (г. Новосибирск)»;

7) «справочные данные об органе, издавшем документ»;

8) «адресат»;

9) «дата документа»;

10) «регистрационный номер документа»;

11) «наименование документа (заголовок к тексту)»;

12) «текст документа»;

13) «ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (ссылка на регистрационный номер и дату документа)»;

14) «отметка о наличии приложений»;

15) «гриф согласования (гриф согласования документа)»;

16) «гриф утверждения (гриф утверждения документа)»;

17) «виза (виза согласования документа)»;

18) «оттиск печати»;

19) «отметка о заверении копии»;

20) «отметка об исполнителе»;

21) «указания по исполнению документа (резолюция)»;

22) «отметка о контроле документа»;

23) «отметка об исполнении документа (отметка об исполнении документа и направлении его в дело)»;

24) «отметка о конфиденциальности»;

25) «отметка о поступлении документа в департамент контроля и документационного обеспечения (отметка о поступлении документа в организацию)».

14. Герб Новосибирской области.

Размещается на бланках документов в соответствии с Законом Новосибирской области «О гербе Новосибирской области».

Размер изображения герба не более 2 см. Располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита «наименование организации» и отделяется от него одним межстрочным интервалом.

15. Наименование органа, издавшего документ (наименование организации), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному законодательными и иными правовыми актами Новосибирской области. Наименование дается в именительном падеже, например:

МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

или

МИНИСТЕРСТВО

СТРОИТЕЛЬСТВА

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

(Минстрой НСО)

16. Должность лица, подписавшего документ.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки, например:

ГУБЕРНАТОР

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

или:

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ -

МИНИСТР ЮСТИЦИИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРАВИТЕЛЬСТВО НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА

17. Подпись должностного лица.

Обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:

Министр строительства

Новосибирской области

Подпись

И.И. Иванов

Инициалы имени и отчества указываются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом.

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель, имеющий право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Документ может быть подписан временно исполняющим обязанности (исполняющим обязанности должностного лица), при этом перед наименованием должности указывается:

Исполняющий обязанности министра

Подпись

В.Д. Иванов

Реквизит печатается через три межстрочных интервала ниже текста (или приложения). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал.

При подписании документов несколькими руководителями, равными по должности, но представляющими разные структурные подразделения, их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра - начальник управления экономики

Заместитель министра

Подпись

П.П. Иванов

Подпись

И.И. Иванов

Дата

Дата

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

Подпись

И.А. Буйнов

Члены комиссии

Подпись

Д.Н. Абраменко

Подпись

Е.В. Мимонов

Подпись

Ф.В. Кафка

При этом порядок расположения подписей членов комиссии соответствует алфавиту фамилий.

Расшифровка подписи в реквизите «подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

18. Вид документа (наименование вида документа).

Определяет принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.

Реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита «наименование организации» и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и другие.

Реквизит выделяется полужирным шрифтом.

19. Место составления (издания) документа (г. Новосибирск).

Реквизит указывается на всех бланках документов, кроме писем. Располагается ниже реквизита «вид документа».

20. Справочные данные об органе, издавшем документ:

Справочные данные об органе, издавшем документ, включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факса, официальный адрес электронной почты, адрес web-страницы в Интернете.

Реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита «наименование организации».

21. Адресат. Реквизит располагается в правом верхнем углу на следующих документах: письмо, справка, докладная (служебная) и объяснительная записки, заявление.

Реквизит должен содержать точную и полную информацию, на основе которой документ будет доставлен адресату.

Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.

При направлении документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организация или ее структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации

или:

Министерство труда и социального развития Новосибирской области

Управление экономики

При направлении документа руководителю или заместителю руководителя органа, организации наименование органа, организации входит в наименование должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Первому заместителю Губернатора Новосибирской области

Ю.Ф. Петухову

При направлении документа руководителям нескольких органов или организаций их следует указывать следующим образом:

Руководителям

областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области

или:

Главам муниципальных образований Новосибирской области

В состав реквизита, при необходимости, может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, например:

Начальнику

государственной жилищной инспекции Новосибирской области

Е.А. Пономареву

При адресации документа частному лицу инициалы ставятся после фамилии. В состав реквизита входит почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия и инициалы для гражданина);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области), республики;

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

Председателю Новосибирской областной ассоциации врачей

С.Б. Дорофееву

ул. Серебренниковская, д. 42,

г. Новосибирск, 630099

или:

Брулевой Л.И.

Проезд Угловой ул., д. 3

г. Новосибирск,

Новосибирская обл., 673370

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Новосибирской области, постоянным корреспондентам, направляемых через СЭДД.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, который подписывает исполнитель.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

22. Дата документа.

Датой документа является:

дата его регистрации (распорядительные документы, письма, телеграммы);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт);

для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Датой документа, изданного совместно двумя или более органами, является дата проставления более поздней подписи.

При написании даты используются способы: словесно-цифровой (9 апреля 2010 года) и цифровой (06.02.2010 - день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами).

Реквизит обязателен для всех видов документов.

На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в установленном для этого реквизита месте.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

23. Регистрационный номер документа.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, располагается на уровне даты и является цифровым или буквенно-цифровым обозначением документа, присвоенным при регистрации. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения) и состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года и индекса дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

24. Наименование документа (заголовок к тексту документа).

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Заголовок к тексту документа должен быть кратким (до 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке), точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа и располагаться через один межстрочный интервал от реквизитов бланка документа. Заголовок оформляется с прописной буквы от левой границы текстового поля, без кавычек, точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа, и отвечает на вопросы: о чем?, чего?, например:

Постановление, распоряжение, письмо (о чем?);

Правила (чего?).

Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.

25. Текст документа.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Документы составляются на русском языке - государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности и располагается через три межстрочных интервала после реквизита «Наименование документа (заголовок к тексту документа)», печатается шрифтом № 14 через один межстрочный интервал, начинается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может начинаться с обращения, которое отделяется от остального содержания одним межстрочным интервалом.

Текст документа должен содержать достоверную и объективную информацию, не допускать двоякого толкования.

Содержание документа должно излагаться кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой части, преамбуле, указываются факты, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, - решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только одну заключительную часть.

В тексте документа при ссылке на правовой акт указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид документа, наименование органа или организации - автора документа, дата, регистрационный номер, наименование документа (заголовок к тексту).

Текст документа можно разбивать на разделы, пункты, подпункты, абзацы. Подзаголовки должны быть согласованы с заголовками.

Тексты документов излагаются:

от первого лица единственного числа - в постановлениях, распоряжениях, докладных (служебных) записках, письмах:

постановляю, предлагаю, прошу, считаю;

от первого лица множительного числа - в совместных документах, в письмах:

постановляем, просим, направляем, слушали, решили, выступили;

от третьего лица единственного числа - в постановлениях, протоколах, письмах, актах:

Правительство Новосибирской области постановляет, министерство считает.

При указании фамилии, имени и отчества в тексте инициалы пишутся после фамилии: Титков А.П., Молчанова О.В., Семка С.Н.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы, которую допускается выполнять с помощью табличных редакторов Excel, MS WORD. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы в таблице должны быть пронумерованы и на следующих страницах заголовочная часть (нумерация граф) повторяется на каждой странице. В таблицах используют шрифт № 12. Цифры в колонках таблиц выравниваются по правому полю.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами в поле верхнего колонтитула шрифтом № 12 и выравниваются по центру.

26. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа с поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. В тексте документа регистрационный исходящий номер и дата документа, на который дается ответ, не указываются.

Располагается на бланке письма ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

27. Отметка о наличии приложений.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Реквизит оформляется в сопроводительных письмах, приказах, договорах и других документах.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, подписи лиц, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.п.).

Отметка о наличии приложений в сопроводительных письмах печатается от левой границы текстового поля через два межстрочных интервала ниже текста документа.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

При наличии в приложении одного документа, его наименование пишут с заглавной буквы, например:

Приложение: Протокол экспертно-проверочной комиссии от 28.03.2016 № 1.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение: Протокол экспертно-проверочной комиссии от 28.03.2016 № 1.

Если приложение не названо в тексте, то указывают его полное наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Приказ Федеральной службы по труду и занятости от 23.01.2014 № 3 на 4 л. в 1 экз.

2. Приказ министерства труда, занятости и трудовых ресурсов Новосибирской области от 23.03.2015 № 112 на 1 л. в 1 экз.

Если приложение в свою очередь также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

Письмо Минфина России от 10.07.2014 № 19-70/24-2 и приложения к нему, всего на 10 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

Справка о финансовой задолженности предприятия, для служебного пользования, рег. № 51, на 3 л. в 1 экз.

В приложении к письму на первом его листе в правом верхнем углу прописными буквами пишут «ПРИЛОЖЕНИЕ к письму министра труда, занятости и трудовых ресурсов Новосибирской области», если письмо оформляется на именном бланке, «к письму министерства труда, занятости и трудовых ресурсов Новосибирской области», если письмо оформляется на бланке письма министерства, на следующей строке - дата и регистрационный номер письма, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к письму министра труда, занятости и трудовых ресурсов Новосибирской области

от 14.02.2016 № 222-01-15/29-вн

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу прописными буквами пишут «ПРИЛОЖЕНИЕ №». Ниже - наименование вида правового акта, на следующей строке - дата и регистрационный номер правового акта. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к приказу министерства труда, занятости и трудовых ресурсов Новосибирской области

от 30.03.2016 № 163

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом министерства труда, занятости и трудовых ресурсов Новосибирской области

от 30.03.2016 № 164

28. Гриф согласования.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Реквизит включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия; ниже указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку подписи и дату согласования.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель департамента по тарифам Новосибирской области

Подпись

Г.Р. Асмодьяров

Дата

или:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Губернатора Новосибирской области

от 31.02.2016 № Т/145

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись должностного лица» ближе к нижнему полю документа.

При наличии нескольких грифов согласования реквизиты располагают на одном уровне.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких должностных лиц, согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. В этом случае на документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается запись: «Лист согласования прилагается».

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки.

29. Гриф утверждения.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Реквизит, придающий документу юридическую силу, располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Утверждаются, как правило, положения, планы, уставы, перечни, штатные расписания, инструкции и другие документы, утверждение которых предусмотрено перечнем, утвержденным министром.

В случае утверждения документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности, подписи, ее расшифровки, даты утверждения и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Министр строительства Новосибирской области

Подпись

И.И. Шмидт

Дата

При утверждении документа правовым актом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, номера и даты документа и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства Новосибирской области от 03.07.2010 № 24-п

При утверждении документа несколькими должностными лицами реквизиты располагают на одном уровне.

УТВЕРЖДАЮ

Министр труда,

занятости и трудовых ресурсов

Новосибирской области

УТВЕРЖДАЮ

Начальник управления

государственной архивной службы

Новосибирской области

Подпись

И.В. Шмидт

Подпись

К.В. Захаров

Дата

Дата

Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже печатается с прописной буквы наименование должности руководителя, утверждающего документ, или ссылка на наименование документа, утверждающего документ, которые центрируются относительно слова УТВЕРЖДАЮ.

30. Виза.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностными лицами и специалистами министерства. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись Губернатору Новосибирской области документы визируются министром, заместителем министра - начальником управления, курирующим соответствующее направление работы, исполнителем, заместителем начальника управления - начальником правового отдела управления организационно-правовой и кадровой работы (далее - начальник правового отдела).

Документы, содержащие поручения руководителям органов государственной власти, государственных органов Новосибирской области, должны быть завизированы ими.

На проекте правового акта виза проставляется в левой нижней части оборотной стороны последнего листа постановляющей (распорядительной) части документа (допускается дополнение документа дополнительными листами для виз в необходимом количестве в случае, если все визы не могут быть размещены на одном листе) и включает должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

Начальник управления

организационно-правовой и кадровой работы

Подпись

Е.В. Нарубина

Дата

При наличии замечаний, предложений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Визу оформляют следующим образом:

Имеются замечания (с учетом замечаний)

Начальник управления

организационно-правовой и кадровой работы

Подпись

Е.В. Нарубина

Дата

Замечания и предложения на проект документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа (письма) виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа под реквизитом «подпись должностного лица», в его левой нижней части, и состоит из личной подписи визирующего с расшифровкой и даты, например:

Подпись

Т.А. Звягина

Дата

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на последнем листе первого экземпляра документа от границы левого поля. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При оформлении нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся.

Допускается полистное визирование документа и его предложений.

31. Оттиск печати.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами (на документах, содержащих сведения финансового характера, сертификатах, лицензиях, грамотах и благодарностях, а также документах, удостоверяющих права граждан). Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск печати захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая личной подписи должностного лица.

На документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается буквами «МП».

Оттиск печати должен быть хорошо читаемым, синего или фиолетового цвета.

32. Отметка о заверении копии.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Заверенная копия документа - копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу оригинального документа.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом ниже реквизита подписи должностного лица оформляется реквизит «отметка о заверении копии».

Реквизит включает: слова «Копия верна», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии документа в другие организации или выдаче ее на руки), например:

Копия верна

Начальник (...) отдела

Подпись

дата

С.С. Сидорова

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии 7 л.». Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.

33. Отметка об исполнителе.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Реквизит включает инициалы (имя, отчество), фамилию исполнителя и номер его телефона. Он располагается в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа от левой границы текстового поля шрифтом № 10, например:

М.В. Петрова

(383) 210 28 65

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя указание количества отпечатанных экземпляров, номер телефона и дату печатания документа.

34. Отметка о контроле документа.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Реквизит оформляется на всех документах, исполнение которых контролируется; обозначается буквой «К» или штампом «Контроль»; располагается в правой верхней части документа и бланка резолюции (если резолюция оформлена на отдельном бланке).

В копиях правовых актов отметка может проставляться на левом поле напротив контролируемого пункта документа.

35. Отметка о конфиденциальности.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации, и имеет вид «Для служебного пользования».

Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра.

Регистрационный номер документа в этом случае дополняется указанием «ДСП».

36. Отметка о поступлении документа.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.

Элементами реквизита являются: наименование организации, структурного подразделения, порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты), например:

МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

МИНИСТЕРСТВО

СТРОИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Вх. _______________________________

ПРИНЯТО

Дата ______________________________

Дата

Тел. 319-62-17, 319-64-23

III. Требования к бланкам документов министерства

37. Документы министерства оформляются на бланках. В министерстве используются следующие виды бланков:

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

1) бланки министерства:

бланк приказа министерства;

бланк письма министерства;

общий бланк министерства (записки, протокол, доверенность);

2) бланки структурных подразделений министерства;

3) бланки координационных и совещательных органов, создаваемых министерством.

38. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

39. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в левом верхнем углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

На основе продольного расположения реквизитов изготавливаются следующие бланки документов:

приказов;

заключений, записок, протоколов, доверенностей.

На основе углового расположения реквизитов изготавливаются следующие бланки документов:

писем министерства;

писем структурных подразделений министерства;

писем координационных или совещательных органов, создаваемых в министерстве.

40. Состав реквизитов бланков документов:

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

«герб Новосибирской области» (кроме бланков писем координационных или совещательных органов);

«наименование органа, издавшего документ (наименование организации)»;

«должность лица, подписавшего документ» (для должностных бланков);

«справочные данные об органе, издавшем документ» (для письма);

«вид документа», кроме письма;

«дата документа»;

«регистрационный номер документа»;

«место составления (издания) документа» (г. Новосибирск), кроме письма;

«ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта» (для письма).

41. Разработка и изготовление бланков.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Бланки документов воспроизводятся непосредственно при их изготовлении исполнителями.

Бланки документов могут изготавливаться на основе углового и продольного расположения реквизитов.

При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в левом верхнем углу (письма, справки, акты), при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля (приказы, протоколы, выписки из протоколов).

Каждый лист документа должен иметь поля:

левое поле - 2,5 см;

правое поле - 1,0 см;

верхнее поле - 2,0 см;

нижнее поле - 2,0 см.

Все документы печатаются шрифтом Times New Roman размером шрифта 14, отметка об исполнителе - 10. Страницы проекта нумеруются размером шрифта 10 арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы. На первой странице нумерация не проставляется.

Текст печатается через один межстрочный интервал и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

42. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

43. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

IV. Виды и порядок подготовки правовых актов в министерстве

44. В министерстве осуществляется подготовка следующих видов правовых актов:

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

1) проектов законов Новосибирской области;

2) проектов правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (постановлений, распоряжений);

3) проектов приказов министерства.

Требования по оформлению и порядок подготовки проектов законов Новосибирской области и проектов правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области устанавливаются Законом Новосибирской области от 26.12.2006 № 80-ОЗ «О нормативных правовых актах Новосибирской области» (далее - Закон № 80-ОЗ), Инструкцией по документационному обеспечению.

45. Проекты законов Новосибирской области, проекты правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области готовятся работниками структурных подразделений министерства в соответствии с задачами и функциями структурного подразделения на основании поручений министра либо в инициативном порядке.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

46. До визирования министром строительства Новосибирской области проектов законов Новосибирской области, проектов правовых актов Губернатора Новосибирской и Правительства Новосибирской области указанные проекты правовых актов должны быть визированы:

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

1) работником, подготовившим проект правового акта (далее - разработчик проекта);

2) начальником отдела, в подчинении которого разработчик проекта;

3) начальником управления (в том случае, если соответствующий отдел входит в состав управления);

4) заместителем министра строительства Новосибирской области, курирующим структурное подразделение министерства, ответственное за подготовку проекта правового акта;

5) начальником отдела правового обеспечения по результатам правовой и юридико-технической экспертизы проекта правового акта.

Приложения к проекту правового акта визируются в соответствии с подпунктами 1, 2 настоящего пункта.

47. В министерстве осуществляется подготовка следующих видов приказов министерства:

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

по основной (профильной) деятельности;

по личному составу (о приеме на работу, переводе, поощрении, премировании, увольнении, длительных командировках);

временного хранения (о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках);

о награждении и поощрении физических и юридических лиц.

48. Проекты приказов по основной (профильной) деятельности готовятся работниками структурных подразделений министерства в соответствии с задачами и функциями структурного подразделения на основании поручений министра либо в инициативном порядке.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Проекты приказов по личным вопросам, а также проекты приказов временного хранения, касающиеся кадровых вопросов, готовит работник отдела организационно-контрольной и кадровой работы.

Проекты приказов временного хранения, не касающиеся кадровых вопросов (о назначении дежурных), готовит работник министерства по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям.

49. Ответственными за разработку проектов приказов являются руководители соответствующих структурных подразделений министерства.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Приказ имеет следующие реквизиты:

«герб Новосибирской области» - размер изображения герба не более 2 см. Располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита;

«наименование министерства»;

«вид документа» - приказ;

«место составления (издания) документа»;

«дата и регистрационный номер документа»;

«наименование документа (заголовок к тексту)»;

«подпись должностного лица»;

«визы»;

«отметка о наличии приложений (при их наличии)»;

«идентификатор электронной копии».

Заголовок к тексту печатается полужирным шрифтом и располагается через один межстрочный интервал от реквизита «Наименование министерства». Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, выравнивается по центру и отвечает на вопрос «о чем?»: Об изменении... или «о ком?»: О Сергеевой М.В.

Например:

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству министерства

строительства Новосибирской области»

Текст приказа печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля и располагается через 1 межстрочный интервал от заголовка.

Текст приказа состоит из двух частей: преамбулы и распорядительной.

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается строчными буквами полужирным шрифтом, буквы разделяются жестким пробелом (одновременное нажатие трех клавиш Ctrl + Shift + пробел), например:

«В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в министерстве строительства Новосибирской области и в соответствии с постановлением Правительства Новосибирской области от 01.11.2010 № 345 «Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области» приказываю:».

Распорядительная часть содержит поручения с указанием исполнителя и сроков исполнения и может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. При нумерации пунктов, подпунктов арабскими цифрами с точкой, после точки ставится жесткий пробел. Автоматическая нумерация не используется.

Размер денежных средств указывается цифрами с точностью до десятой после запятой. Перед первой цифрой и после последней цифры ставится жесткий пробел.

При оформлении состава комиссии (рабочей группы, оргкомитета) используется режим «таблица (обрамление отсутствует)» с тремя колонками согласно образцу. Сначала указываются председатель комиссии, его заместитель, секретарь комиссии, потом члены комиссии (располагаются в алфавитном порядке, без указания нумерации). Сокращение наименования должности, места работы не допускается, например:

Иванова И.И.

консультант отдела организационно-контрольной и кадровой работы министерства строительства Новосибирской области, секретарь комиссии

Петрова Н.Н.

главный бухгалтер строительства Новосибирской области

Если комиссия создается в большом составе, то состав комиссии оформляется в виде приложения к приказу.

В приказ не следует включать пункты:

«Приказ довести до сведения...»;

«Направить копию приказа в...».

Органы, учреждения, средства массовой информации, а также структурные подразделения министерства (должностные лица), до сведения которых доводится распорядительный документ, перечисляются в списке рассылки, который исполнитель указывает на оборотной стороне последнего листа проекта приказа.

Реквизит «Подпись» оформляется через 3 межстрочных интервала от текста приказа и состоит из сокращенного наименования должности лица, подписавшего документ (министр, исполняющий обязанности министра), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Приказы подписывает министр либо должностное лицо, его замещающее.

Список рассылки оформляется ниже реквизитов «визы согласования» и/или «ознакомление», от левого поля документа, в столбик, например:

«Список рассылки:

1) прокуратура Новосибирской области;

2) Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области;

3) Законодательное Собрание Новосибирской области;

4) министерство юстиции Новосибирской области;

5) размещение (опубликование) на Официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru) и официальном интернет-портале правовой информации Новосибирской области (www.№sopravo.ru).»

В указатель рассылки для приказов по основной деятельности министерства, содержащих правовые нормы, рассчитанные на многократное применение, устанавливающие права, обязанности, ответственность персонально неопределенного круга лиц и (или) предусматривающие утверждение, введение в действие, толкование, приостановление либо прекращение действия нормативного правового акта (далее - нормативные правовые акты), в обязательном порядке входят следующие адресаты:

Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области;

Законодательное Собрание Новосибирской области;

прокуратура Новосибирской области;

министерство юстиции Новосибирской области.

В перечисленные органы нормативные правовые акты направляются на бумажном носителе и в электронном виде в 7-дневный срок со дня их подписания.

Нормативные правовые акты подлежат размещению (опубликованию) на Официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru).

Приложения к проектам приказов печатаются на отдельных листах бумаги.

Если в тексте приказа дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» и дается ссылка на приказ.

Размер самой длинной строки не должен превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии в тексте правового акта формулировки «Утвердить прилагаемое Положение... (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на первой странице приложения слово «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ») согласуется в роде и числе с первым словом заголовка приложения, например:

регламент - УТВЕРЖДЕН;

положение - УТВЕРЖДЕНО;

программа - УТВЕРЖДЕНА;

мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Расстояние от реквизита «приложение» до заголовка текста приложения должно быть не менее двух интервалов.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом, выделяется полужирным шрифтом. Первое слово заголовка приложения может печататься прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.), например:

ПОЛОЖЕНИЕ

о комиссии...

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы, которую допускается выполнять с помощью табличного редактора Excel. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. В таблицах допускается использовать шрифты 12, 11, 10. Цифры в колонках таблиц выравниваются по правому полю.

Образец оформления приказа приведен в приложении № 1 к Инструкции.

49. На электронном документе, направляемом по электронной почте, проставляется идентификатор (колонтитул) электронной копии документа, который располагается в левом нижнему углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и регистрационный номер документа.

51. Проект приказа министерства визируется в следующем порядке:

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

1) разработчиком проекта приказа;

2) начальником отдела, в подчинении которого разработчик проекта;

3) начальником управления (в том случае, если соответствующий отдел входит в состав управления);

4) начальником управления экономики министерства, если проект приказа предусматривает финансирование из областного бюджета Новосибирской области;

5) заместителем министра строительства Новосибирской области, курирующим структурное подразделение министерства, ответственное за подготовку проекта правового акта;

6) начальниками отделов, управлений, должностными лицами, которым в проекте приказа даются поручения;

7) начальником отдела правового обеспечения по результатам правовой и юридико-технической экспертизы проекта правового акта.

8) начальником отдела организационно-контрольной и кадровой работы.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Приложения к проекту приказа визируются в соответствии с подпунктами 1, 2 настоящего пункта.

Замечания к проекту приказа министерства, возникающие при его согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту приказа министерства.

51. утратил силу - приказ министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307

52. Передача на согласование или подпись проекта правового акта министру строительства Новосибирской области осуществляется через отдел организационно-контрольной и кадровой работы.

Работник отдела организационно-контрольной и кадровой работы министерства, ответственный за регистрацию документов:

1) проверяет:

комплектность проекта правового акта (текст и приложения к нему, наличие и полноту реквизитов);

наличие необходимых виз согласования;

2) передает на подпись (согласование) министру строительства Новосибирской области проект правового акта, если он оформлен в соответствии с требованиями Инструкции, или возвращает проект правового акта разработчику, если проект правового акта оформлен с нарушением требований Инструкции.

53. Неподписанный (несогласованный) проект правового акта возвращается разработчику для доработки согласно резолюции.

Подписанный министром строительства Новосибирской области приказ возвращается в отдел организационно-контрольной и кадровой работы для регистрации и рассылки. Работник, ответственный за регистрацию приказов, регистрирует правовой акт, проставляя номер и дату.

Оригинал приказа со всеми приложениями остается в отделе организационно-контрольной и кадровой работы министерства для подшивки в дело и дальнейшего хранения.

После размещения в СЭДД приказ размещается на официальном web-сайте министерства (если это указано в списке рассылки приказа).

Завизированный министром строительства Новосибирской области проект правового акта передается разработчику проекта для его направления на согласование в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению.

V. Правовая и юридико-техническая экспертиза проектов правовых актов в министерстве

54. В целях обеспечения соответствия правовых актов Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, законодательству Новосибирской области, а также правильности применения в принимаемых правовых актах норм материального права и соблюдения правил юридической техники все проекты правовых актов, подготавливаемые в министерстве, за исключением проектов приказов по кадровым вопросам, награждению Почетными грамотами министерства, после осуществления процедуры согласования должны проходить правовую и юридико-техническую экспертизы в отделе правового обеспечения.

55. Проекты законов Новосибирской области представляются в отдел правового обеспечения с приложением следующих документов:

1) текст законопроекта, завизированный в соответствии с подпунктами 1 - 4 пункта 45 Инструкции;

2) пояснительная записка, завизированная работником, подготовившим законопроект;

3) финансово-экономическое обоснование, завизированное начальником управления экономики;

4) перечень законов Новосибирской области, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в случае принятия данного закона;

5) проект сопроводительного письма в Законодательное Собрание Новосибирской области с указанием представителя Губернатора Новосибирской области на всех стадиях рассмотрения указанного законопроекта.

56. Проекты правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области представляются в отдел правового обеспечения с приложением следующих документов:

1) текст правового акта, завизированный в соответствии с подпунктами 1 - 4 пункта 45 Инструкции;

2) пояснительная записка, завизированная работником, подготовившим законопроект;

3) перечень правовых актов и других документов, послуживших основанием для подготовки проекта;

4) финансово-экономическое обоснование (завизированное начальником управления экономики, если проектом правового акта предусматривается финансирование за счет средств областного бюджета Новосибирской области);

5) копии учредительных документов организаций, упоминаемых в проекте правового акта;

6) перечень правовых актов, подлежащих изменению, дополнению, признанию утратившими силу в связи с принятием вносимого проекта;

7) к проектам правовых актов, которыми утверждаются составы координационных и совещательных органов, прикладываются документы (копии приказов о назначении, выписки из приказов, справка разработчика проекта правового акта), заверенные руководителем разработчика и содержащие сведения о членах координационных и совещательных органов (Ф.И.О., должность).

57. Проект правового акта, представленный на правовую и юридико-техническую экспертизы, возвращается разработчику без проведения экспертиз посредством отказа в приеме в случае, если проект правового акта не визирован всеми должностными лицами, уполномоченными согласовывать проект правового акта в соответствии с пунктом 45 Инструкции (для проектов законов Новосибирской области, правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области) или пунктом 50 Инструкции (для проектов приказов министерства).

58. Правовая и юридико-техническая экспертизы проектов правовых актов осуществляется в порядке их поступления.

Решение об изменении порядка рассмотрения проектов правовых актов принимает начальник отдела правового обеспечения министерства.

59. Правовая и юридико-техническая экспертизы проекта правового акта проводятся в течение семи рабочих дней со дня поступления проекта правового акта на экспертизы.

По решению начальника отдела правового обеспечения срок проведения правовой и юридико-технической экспертиз наиболее объемного и сложного проекта правового акта может быть продлен, но не должен превышать десяти рабочих дней со дня поступления проекта правового акта на экспертизы.

По указанию министра срок проведения правовой и юридико-технической экспертиз может быть сокращен.

60. При проведении правовой и юридико-технической экспертиз проект правового акта подлежит оценке с точки зрения:

1) соответствия Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, законодательству Новосибирской области;

2) соответствия содержания и вида акта компетенции Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, министерства;

3) отсутствия внутренних противоречий, взаимоисключающих положений;

4) наличия норм, позволяющих определить порядок реализации проекта;

5) необходимости изменения или отмены положений действующих правовых актов в случаях противоречия представленному проекту;

6) соблюдения правил юридической техники.

61. Содержание проекта при проведении правовой и юридико-технической экспертиз может подвергаться корректировке правового и редакционного характера. При этом работник, проводящий правовую и юридико-техническую экспертизы, привлекает разработчика проекта для получения пояснений в целях наиболее полного и всестороннего исследования.

62. По результатам правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз проекта правового акта в его текст вносятся замечания, готовятся предложения по его доработке или составляется заключение.

В заключении отражаются следующие сведения:

1) наименование министерства и отдела, проводившего правовую и юридико-техническую экспертизы;

2) дата и регистрационный номер заключения;

3) реквизиты проекта правового акта (вид и наименование правового акта);

4) ссылки на положения проекта правового акта, в отношении которых установлено несоответствие критериям, определенным в пункте 60 Инструкции, и основания установления такого несоответствия;

5) предложения по устранению замечаний.

63. Замечания, предложения или заключение отдела правового обеспечения подлежат обязательному рассмотрению руководителем структурного подразделения министерства, должностным лицом, подготовившим проект правового акта. Возникшие в процессе правовой и юридико-технической экспертиз проекта правового акта разногласия рассматриваются начальником отдела правового обеспечения и руководителем структурного подразделения министерства, должностным лицом, подготовившим проект.

64. При наличии замечаний, предложений или заключения по результатам правовой и юридико-технической экспертиз проект правового акта дорабатывается разработчиком проекта и представляется на повторные правовую и юридико-техническую экспертизы.

Повторные правовая и юридико-техническая экспертизы проектов правовых актов проводятся в порядке, аналогичном проведению первичных правовой и юридико-технической экспертиз, в течение трех рабочих дней со дня поступления проекта правового акта на повторные экспертизы.

65. При отсутствии замечаний по результатам правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз начальник отдела правового обеспечения визирует проект.

66. Завизированный начальником отдела правового обеспечения проект правового акта с приложением всех документов, представленных на правовую и юридико-техническую экспертизы, передается разработчику проекта.

67. Завизированные начальником отдела правового обеспечения проекты приказов нормативного характера (об утверждении административных регламентов, порядков, положений (за исключением положений о структурных подразделениях министерства) подлежат направлению в прокуратуру Новосибирской области.

Для направления в прокуратуру Новосибирской области проектов приказов министерства нормативного характера разработчик проекта передает соответствующий проект приказа в отдел организационно-контрольной и кадровой работы.

Направление в прокуратуру Новосибирской области проектов приказов министерства нормативного характера осуществляется работниками отдела организационно-контрольной и кадровой работы посредством СЭДД.

68. Проекты правовых актов, за исключением проектов приказов министерства, подготовленные работниками министерства, после визирования в соответствии с пунктом 49 Инструкции передаются разработчиком проекта в отдел организационно-контрольной и кадровой работы для визирования министром.

При отсутствии на проекте правового акта необходимых виз согласования (в том числе на его приложениях), отдел организационно-контрольной и кадровой работы возвращает проект правового акта на доработку.

VI. Антикоррупционная экспертиза проектов нормативных правовых актов

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

69. Под антикоррупционной экспертизой проектов нормативных правовых актов, подготавливаемых в министерстве (далее - антикоррупционная экспертиза), понимается деятельность, направленная на выявление в указанных выше проектах актов коррупциогенных факторов и их последующее устранение.

70. Антикоррупционной экспертизе подлежат проекты следующих нормативных правовых актов, подготавливаемых в министерстве: проекты законов Новосибирской области, проекты постановлений Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, проекты приказов министерства, направленные на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанные на неоднократное применение (далее - проект нормативного правового акта).

Антикоррупционная экспертиза проектов нормативных правовых актов проводится в министерстве согласно методике, определенной Правительством Российской Федерации (далее - Методика).

71. Срок проведения антикоррупционной экспертизы проекта нормативного правового акта аналогичен сроку проведения правовой и юридико-технической экспертиз проекта нормативного правового акта, установленному пунктом 59 Инструкции.

72. Выявленные в проекте нормативного правового акта коррупциогенные факторы отражаются в заключении, содержащем сведения, указанные в пункте 62 Инструкции.

В экспертном заключении также предлагаются способы устранения выявленных коррупциогенных факторов.

73. Проекты нормативных правовых актов, содержащие коррупциогенные факторы, подлежат доработке и повторной антикоррупционной экспертизе.

Повторная антикоррупционная экспертиза проектов нормативных правовых актов проводится в порядке, установленном Инструкцией, в течение трех рабочих дней со дня поступления проекта нормативного правового акта на повторную антикоррупционную экспертизу.

VII. Подписание, регистрация и рассылка проектов приказов министерства

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

74. Подготовленный в соответствии с требованиями Инструкции проект приказа министерства передается в отдел организационно-контрольной и кадровой работы на бумажном носителе.

75. Отдел организационно-контрольной и кадровой работы проверяет:

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

1) комплектность проекта приказа министерства (текст и приложения к нему);

2) наличие необходимых виз согласований, замечаний, заключений по проекту приказа министерства;

3) комплектность сопроводительных документов;

4) соответствие оформления проекта приказа министерства требованиям Инструкции.

76. Отдел организационно-контрольной и кадровой работы:

подпункты 1-2 утратили силу - приказ министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307

3) возвращает разработчику проект правового акта для доработки и приведения в соответствие с требованиями Инструкции, фиксируя дату и время возврата на возвращаемом экземпляре и в подсистеме «Проекты правовых актов» СЭДД;

4) запрашивает дополнительную информацию и документы в случае необходимости.

77. Разработчики проекта приказа министерства устраняют выявленные нарушения и представляют доработанный проект приказа, визированный в соответствии с пунктом 53 Инструкции, в отдел организационно-контрольной и кадровой работы на бумажном носителе. Приложения к проекту правового акта визируются в том же порядке.

78. Проект приказа министерства, соответствующий требованиям по оформлению и завизированный в соответствии с Инструкцией, передается отделом организационно-контрольной и кадровой работы на подписание министру.

79. Подписанный приказ министерства регистрируется и рассылается отделом организационно-контрольной и кадровой работы. Регистрация приказа министерства производится в день его передачи в отдел организационно-контрольной и кадровой работы. Дата регистрации приказа министерства считается датой его принятия. Регистрация проекта приказа министерства производится с использование СЭДД.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

80. Дата и регистрационный номер проставляются на подлиннике приказа министерства. Дата оформляется арабскими цифрами, разделенными точками (день, месяц, год). Номер проставляется через пробел после даты и состоит из знака № и порядкового номера приказа министерства из арабских цифр. К порядковому номеру через дефис могут добавляться буквы, соответствующие виду приказа министерства («-к», «-в», «-п»).

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

81. Неподписанный проект приказа министерства передается в отдел организационно-контрольной и кадровой работы для возврата разработчику проекта приказа согласно резолюции.

82. В течение семи дней после регистрации приказа министерства отделом организационно-контрольной и кадровой работы осуществляется рассылка электронной версии приказа министерства с использованием системы СЭДД и на бумажном носителе в соответствии с перечнем рассылки, представленным разработчиком.

Копия нормативного приказа министерства направляется в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области, прокуратуру Новосибирской области, Законодательное Собрание Новосибирской области, министерство юстиции Новосибирской области.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

Официальное опубликование (обнародование) нормативного приказа министерства осуществляется в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Новосибирской области.

VIII. Оформление и подготовка отдельных документов

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

83. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт (событие, действие, состояние).

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты, но и содержат выводы и предложения (акты проверок, обследований, ревизий).

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).

Акт оформляется на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.

Акт содержит следующие реквизиты:

«наименование органа, издавшего документ (наименование организации)»;

«вид документа»;

«дата документа»;

«регистрационный номер документа»;

«место составления (издания) документа (г. Новосибирск)»;

«наименование документа (заголовок к тексту)»;

«текст документа»;

«отметка о наличии приложений (при необходимости)»;

«подпись должностного лица»;

«гриф утверждения» (при необходимости).

Требования к отдельным видам актов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Наименование документа обычно начинается со слов: «О проведении проверки...», «О состоянии...».

Через три межстрочных интервала оформляется реквизит «текст».

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть начинается словом «Основание», которое печатается с абзаца, ставится двоеточие и указывается распорядительный документ в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от границ левого текстового поля пишутся слова «Составлен комиссией» и перечисляются лица, участвующие в составлении акта. При перечислении лиц указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Если акт составлялся в присутствии проверяемых или других лиц, то пишется «Присутствовали:» и перечисляются должности и их фамилии.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, оформлено в виде таблиц. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения.

Через два межстрочных интервала оформляется запись: «Составлен в ___ экз.». Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывают председатель и члены комиссии. При подписании акта должности не указываются.

С актами обследований и ревизий должны быть ознакомлены должностные лица, деятельность которых отражена в актах. Некоторые акты утверждаются министром.

Образец оформления акта приведен в приложении № 4 к Инструкции.

84. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Различаются следующие виды выдаваемых доверенностей:

доверенность на определенный срок (но не более одного года) для представления интересов министерства строительства в судебных и иных государственных органах, учреждениях и организациях;

разовая доверенность, выдаваемая при необходимости участия в суде соответствующего специалиста или представления интересов министерства в государственных органах, организациях и учреждениях;

доверенность для подписания договоров (соглашений), изменений к ним, равно как и документов, связанных с их исполнением;

доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Оформление и подготовка доверенностей от имени Губернатора Новосибирской области или для представительства интересов Правительства Новосибирской области перед третьими лицами осуществляется в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению.

Доверенность для представительства министерства перед третьими лицами (далее - доверенность) содержит следующие реквизиты:

«герб Новосибирской области»;

«наименование министерства»;

«вид документа»;

«дата документа»;

«место составления (издания) документа (г. Новосибирск)»;

«регистрационный номер документа»;

«текст документа»;

«подпись должностного лица»;

«виза»;

«оттиск печати».

Доверенность оформляется на общем бланке формата А4.

Текст доверенности обычно содержит:

наименование доверителя (министерство строительства Новосибирской области, должность, фамилия, имя, отчество лица, подписавшего доверенность);

должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные представителя;

содержание и объем полномочий;

срок действия доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Доверенность составляется в одном экземпляре.

На проекте доверенности оформляется реквизит «виза». Проект доверенности визируется руководителем структурного подразделения министерства, работнику которого требуется доверенность, отделом правового обеспечения. Реквизит «виза» размещается на обратной стороне проекта доверенности, в его левой нижней части, и состоит из личной подписи визирующего с расшифровкой и даты.

Подпись должностного лица заверяется печатью.

После заверения подписи министра печатью работник отдела организационно-контрольной и кадровой работы проставляет на доверенности дату и порядковый номер в соответствии с журналом учета доверенностей. Копия доверенности с визами согласования хранится в отделе организационно-контрольной и кадровой работы, оригинал доверенности выдается работнику министерства, уполномоченного в доверенности, под подпись в журнале учета доверенностей.

Образец оформления доверенности приведен в приложении № 6 к Инструкции.

85. Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений.

Договоры (соглашения) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом № 14.

Договор (соглашение) содержит следующие реквизиты:

«вид документа»;

«наименование документа (заголовок к тексту)»;

«дата документа»;

«регистрационный номер документа»;

«текст документа»;

«юридические адреса сторон, между которыми заключаются соглашения»;

«подписи должностных лиц каждой из сторон»;

«оттиски печатей каждой из сторон»;

«виза».

Реквизит «вид документа» - ДОГОВОР (СОГЛАШЕНИЕ) - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

Ниже через два межстрочных интервала по центру оформляется реквизит «наименование документа» (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «о чем?».

Текст договора состоит из преамбулы и статей (разделов).

В преамбуле даются ссылки на документы (положение о министерстве, доверенность министерства, правовой акт Губернатора Новосибирской области или Правительства Новосибирской области), наделяющие должностное лицо полномочиями заключать договор.

Статьи (разделы) нумеруются арабскими цифрами и имеют самостоятельные заголовки.

Текст заканчивается почтовыми реквизитами (паспортными данными) субъектов, заключающих договор.

Реквизит «подпись должностного лица» оформляется на одном уровне. Подлинность подписей заверяется оттиском печати.

Проект договора (соглашения), подготовленный структурным подразделением министерства, визируется структурным подразделением, заместителем министра, курирующим указанное в договоре направление работы, начальником отдела правового обеспечения (за исключением договоров, подготовленных отделом контрактной службы министерства), а также руководителями предприятий и организаций, являющихся сторонами договора. Приложения к проекту договоров (соглашений) визируются в том же порядке.

Реквизит «виза» ставится на лицевой стороне проекта договора (соглашения), в его левой нижней части, и состоит из личной подписи визирующего с расшифровкой и даты.

Проекты договоров (соглашений), составленные для подписания и направленные сопроводительным письмом из сторонних организаций, регистрируются в отделе организационно-контрольной и кадровой работы и направляются на согласование заместителю министра или начальнику структурного подразделения, находящегося в прямом подчинении у министра, курирующему данное направление работы, в соответствии с распределением полномочий либо по поручению министра.

Все договоры (соглашения), связанные с финансовыми обязательствами Новосибирской области, должны быть завизированы начальником управления экономики.

Если проект договора (соглашения) предусматривает его подписание не министром, а уполномоченным лицом, то к проекту договора (соглашения) прилагается копия документа (доверенность или правовой акт), наделяющего должностное лицо полномочиями заключать такой договор (соглашение).

Срок согласования у каждого согласовывающего лица не должен превышать 3 дней.

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 26.11.2018 № 588)

Подпись заверяется печатью.

Договор (соглашение), заключаемый от имени министерства, подписанный всеми субъектами, указанными в договоре (соглашении), регистрируется в структурном подразделении министерства, к компетенции которого относится предмет договора (далее - ответственное подразделение).

Количество экземпляров договора (соглашения) определяется количеством сторон, заключивших договор (соглашение). Один экземпляр подлинника зарегистрированного договора (соглашения) с визами согласования остается храниться в ответственном подразделении.

Порядок подготовки дополнительных договоров (соглашений) проводится в соответствии с установленным для договоров (соглашений) порядком. Для проведения согласования проекта дополнительного договора (соглашения) к нему прилагается копия заключенного договора (соглашения).

При регистрации дополнительного договора (соглашения) ему присваивается регистрационный номер основного договора (соглашения) и номер дополнительного договора (соглашения), например: 50-1; 50-2. Договоры (соглашения) формируются в одно дело и передаются на постоянное хранение после истечения сроков дополнительных договоров (соглашений).

Проекты договоров от имени Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, разрабатываемые работниками министерства, подготавливаются и визируются в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению.

86. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Через 1 межстрочный интервал ниже реквизита «Наименование министерства» указывается наименование документа или вопроса, на который оно подготовлено. Заголовок выделяется полужирным шрифтом № 14.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается «По проекту... замечаний нет».

Заключение может содержать только одну заключительную часть.

После подписания заключения регистрируются в подразделениях, их подготовивших. При регистрации заключения проставляется входящий номер зарегистрированного в СЭДД (учтенного в подразделениях) поступившего на экспертизу проекта документа.

87. Протокол заседания (совещания) - документ, фиксирующий ход рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов.

Реквизит «Наименование министерства» печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру. Слово «ПРОТОКОЛ» печатается через один межстрочный интервал от наименования министерства прописными буквами и выравнивается по центру. На следующей строке строчными буквами печатается вид заседания и наименование коллегиального органа в родительном падеже, слова выравниваются по центру и выделяются полужирным шрифтом. Ниже через один межстрочный интервал шрифтом № 12 печатается место проведения совещания, реквизит выравнивается по центру (г. Новосибирск; г. Бердск и др.). Дата оформляется цифровым способом, отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом и печатается от левой границы поля документа. Номер протокола располагают на одной строке с датой от границы правого поля документа. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, записываются арабскими цифрами и выравниваются по правому краю документа.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали».

Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» оформляются от левой границы текстового поля полужирным шрифтом, печатаются с прописной буквы.

После слов «Председатель», «Секретарь» ставится тире, после слова «Присутствовали» - двоеточие.

Реквизит «Присутствовали» состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных.

Фамилии и инициалы членов присутствующих перечисляются в алфавитном порядке через запятую (Абросимов В.А., Никонов В.А., Пыхтин С.И.).

Если количество присутствующих превышает 10 человек, делается ссылка на список, например:

«Присутствовали: список прилагается».

В списке приглашенных фамилии перечисляются в алфавитном порядке и указываются наименования должностей.

Наименования должностей можно указывать обобщенно (члены Правительства, министры и др.), например:

«Руководители областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области: Дядченко Л.Н., Кошелев А.В., Попов В.Д., Яров В.В.».

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля. Вводная часть протокола отделяется от основной части сплошной чертой.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, и отделяется от вводной 1 межстрочным интервалом. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» пишутся прописными буквами, каждое от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола, оформляется в виде текста согласно п. 29. Текст доклада может прилагаться к протоколу, в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

При оформлении протокола реквизиты располагаются следующим образом:

«наименование министерства»;

«место проведения совещания» (г. Новосибирск);

«дата протокола»;

«номер протокола».

Принятые решения до заинтересованных лиц обычно доводятся в виде выписок из протокола или решений.

Образец оформления протокола приведен в приложении № 5 к Инструкции.

88. Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый министерством либо министром (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Служебные письма готовятся:

как ответы о выполнении поручений, ответы на запросы различных организаций, предприятий и физических лиц, как сопроводительные письма, как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией министра на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются заместителями министра, начальниками управлений.

Обязательные реквизиты делового (служебного) письма:

«герб Новосибирской области»;

«наименование министерства»;

«должность лица, подписавшего документ»;

«справочные данные о министерстве»;

«адресат»;

«дата документа»;

«регистрационный номер документа»;

«наименование документа (заголовок к тексту)»;

«ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта»;

«текст документа»;

«отметка о наличии приложений»;

«виза»;

«подпись должностного лица»;

«отметка об исполнителе»;

«отметка о конфиденциальности».

Первая страница письма, как правило, оформляется на бланках письма, остальные - на листах бумаги формата А4.

При оформлении писем устанавливаются следующие границы текстового поля:

верхнее поле - 2 см;

нижнее поле - 2 см;

левое поле - 2,5 см;

правое поле - 1 см.

Размер шрифта: текст - № 14, отметка об исполнителе - № 10, расстановка страниц - № 10. Текст печатается через один межстрочный интервал.

В письмах указывается точное наименование адресата.

«Наименование документа (заголовок к тексту)» печатается через межстрочный интервал от реквизита «ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта».

Текст письма отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.

При наборе текста устанавливается выравнивание текста по ширине.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим.., направляем) или от третьего лица единственного числа (министерство труда, занятости и трудовых ресурсов Новосибирской области считает.., комиссия рассмотрела...).

Если письмо оформлено на бланке министра, текст, как правило, излагается от первого лица единственного числа: предлагаю.., прошу.., направляю...

Текст письма может начинаться с обращения, которое выравнивается по центру и заканчивается восклицательным знаком, например:

Уважаемый Михаил Петрович!

Госпожа Петрова!

Господин Президент!

Уважаемые коллеги!

Письмо составляется по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма, констатацию факта.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Письмо следует готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, письма составляются отдельно по каждому из них.

Текст письма не должен превышать, как правило, одной страницы.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний.

Письмо может содержать только одну заключительную часть.

Текст письма-просьбы обычно строится по следующей форме: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой, изложение самой просьбы, в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами: прошу, просим.

Главная цель данного письма - убедить, доказать необходимость исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания.

Письма-приглашения начинаются со слов:

«Приглашаю..; приглашаем..; прошу направить представителя.

Министерство труда, занятости и трудовых ресурсов Новосибирской области приглашает..;».

В тексте письма-приглашения указываются условия участия, место и время проведения мероприятий.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий. Гарантироваться может плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т.д. В таких письмах используются стандартные выражения:

Министерство труда, занятости и трудовых ресурсов Новосибирской области гарантирует;

гарантируем; оплату гарантируем; возврат гарантируем...

В гарантийном письме обычно указываются платежные реквизиты, подпись заверяется печатью.

Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируются причины отказа (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

Тексты ответных писем должны соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководителей.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения).

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

Направляю информацию..; возвращаем справочные материалы..;

возвращаем подписанный с нашей стороны договор.

Отметка о наличии приложений печатается двумя интервалами ниже текста письма от левой границы текстового поля в том случае, если письмо предусматривает приложение к нему.

Подпись должностного лица отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними права подписи документов в положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах.

Перед реквизитом может располагаться формула вежливости:

С уважением,.. С наилучшими пожеланиями,.. и другие.

Формула вежливости печатается с абзаца и отделяется от должности запятой, например:

С уважением,

заместитель Губернатора

Новосибирской области

Подпись

А.П. Титков

Визы оформляются на экземпляре письма, остающемся в деле. Визы проставляются в нижней части листа письма. Допускается расшифровку подписи производить вручную при визировании.

Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левой части письма.

Количество экземпляров письма зависит от количества адресатов.

После подписания служебное письмо регистрируется в СЭДД.

Датой письма является дата его подписания.

Образец оформления служебного (делового) письма приведен в приложении № 2 к Инструкции.

89. Протокол заседания (совещания) - документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях. Протоколы по своей сути являются распорядительными документами, поскольку в ходе обсуждения отражают принятые решения или поручения, требующие исполнения.

Протокол служит основанием для издания приказа министерства.

В протоколе могут отражаться не только принятые решения, но и исполнители, а также сроки исполнения поручений, заданий.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три рабочих дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем подразделения, ответственным за подготовку.

Подлинники документов (справки, информация, сведения и другие) по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение, предусмотренное номенклатурой дел министерства (секретарю коллегиального органа), где хранятся до проведения экспертизы ценности и отбора документов на государственное хранение.

Протокол составляется на основе записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

«наименование организации»;

«вид документа»;

«вид заседания, совещания»;

«место составления документа (место проведения заседания, совещания)»;

«дата документа»;

«регистрационный номер документа»;

«текст документа»;

«подпись»;

«наименование должности»;

«расшифровка подписи»;

«гриф утверждения» (если протокол подлежит утверждению).

Реквизит «Наименование организации» печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру. В данном реквизите указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования министерства.

Реквизит «Вид документа» - слово «ПРОТОКОЛ» (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру); «вид документа» - слово «ПРОТОКОЛ» печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита прописными буквами и выравнивается по центру.

Реквизит «Вид заседания, совещания» отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.

Реквизит «Место проведения заседания, совещания» - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита «Вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Реквизиты «Дата и регистрационный номер документа (протокола)» печатаются через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом.

Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом. Если протоколируемое событие (совещание, конференция, заседание, совет и др.) продолжается несколько дней, то через тире указывается дата начала и окончания совещания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в министерстве.

По способам и полноте записи протоколы могут быть полными и краткими.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

«председатель или председательствующий»;

«секретарь»;

«присутствовали»;

«приглашенные»;

«повестка дня»;

«докладчики по каждому пункту повестки дня».

Реквизиты «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» оформляются от левой границы текстового поля и печатаются с прописной буквы. После слов «Председатель», «Секретарь» ставится тире, после слова «Присутствовали» ставится двоеточие. Реквизит «Секретарь» не оформляется, если заседание не предусматривает такой должности. В этом случае ведение протокола производится лицом, ответственным за ведение протокола.

Реквизит «Присутствовали» состоит из списков членов коллегиального органа, фамилии и инициалы участвовавших в заседании перечисляются в алфавитном порядке через запятую (Дюбанов А.В., Нелюбов С.А.).

Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

При указании приглашенных дополнительно указывается их должность и фамилии перечисляются в алфавитном порядке. Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Наименования должностей можно указывать обобщенно (члены Правительства, министры, руководители органов исполнительной власти), например:

Руководители областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области

-

Бояркин С.В., Жиганов М.Ф.

Главы муниципальных образований Новосибирской области

-

Аверин В.П., Баев А.В., Вязов Ю.М.

Если приглашенные участвовали в обсуждении только одного вопроса, то составляются списки по каждому вопросу.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Реквизит «ПОВЕСТКА ДНЯ» пишется прописными буквами с проставлением двоеточия и выравнивается по центру. Повестка дня содержит перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы в повестке дня оформляются от левого поля, нумеруются арабскими цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогом «О» или «Об».

Повестка дня от основной части протокола отделяется сплошной чертой.

Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.

В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрированно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки.

Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» пишутся прописными буквами, каждое от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставится номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса.

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилии, инициалы, должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем дается краткое содержание доклада или выступления. Текст доклада (выступления) может не включаться в текст протокола, а прилагаться к нему в виде отдельных материалов. В этом случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается».

Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов «вопрос», «ответ» указываются фамилии и инициалы. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение (постановление). Решение (постановление) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За -..., против -..., воздержалось -...».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании, конференции и т.д.) и секретарем.

Реквизит «Подписи» отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии). В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписавших протокол, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

«Наименование должности» печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

«Расшифровка подписи» располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

При оформлении краткой формы протокола ход обсуждения вопроса (вопросов) опускается и фиксируется только принятое по нему (по ним) решение.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Заместитель директора

И.О. Фамилия

Начальники структурных подразделений

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью канцелярии министерства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью канцелярии министерства. Выписка из протокола - это точная копия части протокола с воспроизведением вводной части, пункта, из которого делается выписка с сохранением его нумерации и полным воспроизведением текста пункта и оформлением реквизита «Подпись» без указания личных подписей.

Образец оформления протокола приведен в приложении № 5 к Инструкции.

90. Записки - документы справочно-информационного характера, которые используются для информационного обмена между должностными лицами и структурными подразделениями министерства.

Различают следующие виды записок:

1) докладная записка;

2) служебная записка;

3) пояснительная (аналитическая) записка;

4) объяснительная записка.

Докладная записка - документ, адресованный министру, информирующий его о сложившейся ситуации, явлениях, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями и послуживший основанием для принятия решения. (Образец оформления докладной записки приведен в приложении № 7 к Инструкции).

Служебная записка - документ, предназначенный для письменного сообщения между собой лиц, находящихся на одном должностном уровне (руководители структурных подразделений), и содержащий предложения, оценку каких-либо управленческих действий или информацию о них, фиксирующий факт передачи материальных ценностей.

Пояснительная (аналитическая) записка - записка, поясняющая содержание отдельных положений документа (проекта закона области, правового акта, программы, плана, отчета).

Объяснительная записка - записка, объясняющая причины какого-либо факта, поступка, невыполнения должностных обязанностей.

Записки оформляются на общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4.

Оформление записки зависит от ее адресата.

Записка имеет следующие реквизиты:

«наименование организации (структурного подразделения министерства)» - автора документа;

«вид документа»;

«дата документа»;

«регистрационный номер документа»;

«адресат»;

«наименование документа (заголовок к тексту)»;

«текст документа»;

«отметка о наличии приложений (при наличии)»;

«виза»;

«подпись должностного лица»;

«отметка об исполнителе».

Текст записки состоит из двух частей: в первой, констатирующей, излагаются причины, факты, события, описывается ситуация; во второй излагаются выводы, предложения, просьбы.

IX. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПОСТУПАЮЩИМИ (ВХОДЯЩИМИ) ДОКУМЕНТАМИ

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

91. Работу с поступающими (входящими) документами организует отдел организационно-контрольной и кадровой работы, сотрудники которого производят прием, первоначальную обработку, распределение и регистрацию поступающих документов.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

92. Доставка документов в министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой связи (письма, почтовые карточки, бандероли, посылки, мелкие пакеты, печатные издания), электрической связи (факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения), а также курьерской и фельдъегерской связью.

Конверты (бандероли) вскрываются, за исключением тех, на которых проставлен гриф «Лично».

Электронные сообщения, подлежащие регистрации, распечатываются на бумажном носителе и регистрируются в установленном порядке. Электронные сообщения, не подлежащие регистрации, пересылаются исполнителям по электронной почте.

Первоначальная обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

93. Поступившие документы распределяются на регистрируемые, учитываемые и не подлежащие регистрации.

Регистрации подлежат документы, требующие исполнения.

К учитываемым документам относятся:

факсимильные сообщения;

документы, поступившие по заказной почте (передаваемые для рассмотрения в областные исполнительные органы государственной власти области).

К не подлежащим регистрации относятся:

письма, присланные для сведения (копии);

телеграммы, факсограммы и письма о разрешении отпусков и командировок;

сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

графики, наряды, заявки, разнарядки;

сводки и информация, присланные для сведения;

учебные планы, программы;

рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;

прейскуранты;

технические условия;

поздравительные письма;

пригласительные билеты;

документы по заключению коллективных договоров;

бухгалтерские документы;

планово-финансовые документы;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

формы статистической отчетности;

корреспонденция, адресованная специалистам министерства с пометкой «лично»;

объяснительные записки.

94. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Регистрация документов производится в день поступления, при его поступлении не позднее чем за 1,5 часа до окончания рабочего дня, или в первый рабочий день, при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

При регистрации документа оформляется реквизит «Отметка о поступлении документа» в соответствии с п. 35 Инструкции.

Поступившие документы регистрируются в подсистеме «Входящие документы» СЭДД.

Регистрация документа осуществляется путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК), в которой заполняются следующие реквизиты:

«входящий номер документа»;

«дата поступления документа»;

«адресант»;

«адресат»;

«вид документа»;

«ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта»;

«наименование документа»;

«фамилия и инициалы лица, подписавшего документ»;

«количество листов основного документа»;

«наличие приложений и количество листов приложения»;

«отметка о конфиденциальности».

X. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОТПРАВЛЯЕМЫМИ (ИСХОДЯЩИМИ) ДОКУМЕНТАМИ

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

95. Подготовку отправляемых (исходящих) документов осуществляют исполнители в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Проекты документов готовятся на бланках установленной формы.

К документам, не имеющим адресной формы (протоколы, договоры, решения, иные документы), готовятся сопроводительные письма.

Оформленные исходящие документы с нарушением требований настоящей Инструкции (представленные на подпись) возвращают исполнителю.

Подписанные документы подлежат регистрации.

Регистрация документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Регистрация документов осуществляется, как правило, в пределах календарного года. Регистрационный номер документов состоит из порядкового номера, который может дополняться делопроизводственными индексами, буквенными обозначениями, индексами дел по номенклатуре дел.

Регистрация исходящих писем производится в подсистеме «Исходящие документы» СЭДД путем создания РКК.

Отправку документов министерства осуществляет отдел организационно-контрольной и кадровой работы не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации документа.

Отправка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи.

При направлении документа более чем в четыре адреса, составляется список на рассылку.

Подготовка документов для отправки почтовой связью производится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных государств, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляются реестры в двух экземплярах, на которые проставляется оттиск печати.

Отправка документов фельдъегерской связью осуществляется отделом организационно-контрольной и кадровой работы министерства в соответствии с утвержденным перечнем организаций три раза в неделю.

Передача документа по факсу осуществляется в случае срочного доведения информации до адресата.

Направляемые электронной почтой документы должны быть подписанными и зарегистрированными. При направлении документа нескольким адресатам представляется список на его рассылку.

XI. РАЗРАБОТКА И ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

96. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме.

Номенклатура дел служит основой для формирования документов в делопроизводстве министерства.

Номенклатура дел министерства состоит из номенклатуры дел структурных подразделений министерства.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения составляют лица, ответственные за делопроизводство, или другие специалисты, назначенные руководителем структурного подразделения министерства.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о министерстве, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, а также номенклатурами дел министерства на предшествующие годы.

В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения министерства визируется составителем, подписывается руководителем структурного подразделения министерства и представляется в отдел организационно-контрольной и кадровой работы министерства для составления сводной номенклатуры дел министерства.

На основе проектов номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел министерства.

Номенклатура дел министерства составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства и организацию работы архива, из номенклатур дел структурных подразделений; дополняется титульным листом, выполненным на общем бланке министерства, и итоговой записью о категориях и количестве заведенных дел, выполненной в виде таблицы и заполняемой ежегодно по итогам подсчета количества дел, образованных в делопроизводстве за год с учетом томов и частей.

Номенклатура дел разрабатывается не реже 1 раза в 5 лет.

Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, второй используется в качестве рабочего, третий передается в государственное казенное учреждение Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» для хранения в наблюдательном деле организации.

Досрочное усовершенствование сводной номенклатуры дел (до истечения 5 лет после предыдущего) производится только в случае коренных изменений функций и структуры.

В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Титульный лист сводной номенклатуры дел выполняется на общем бланке, содержит реквизиты «Вид документа» и «Гриф утверждения», а также таблицу, отражающую структуру номенклатуры дел и принятую индексацию структурных подразделений. Наименованиями разделов номенклатуры дел министерства являются наименования структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) министерства. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Всем структурным подразделениям присваиваются двузначные индексы, обозначаемые арабскими цифрами. Например: 01, 02... 10 и т.д.

Основными разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений министерства.

В номенклатуре дел порядок расположения дел должен соответствовать номерам статей Перечня и отражать все документируемые участки работы структурного подразделения, в том числе справочные и контрольные базы данных, картотеки, журналы учета документов.

Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (в соответствии с принятой индексацией структурных подразделений) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Рекомендуется использовать формулировку соответствующей статьи по Перечню.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящая», «исходящая» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название учреждения или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например:

«Документы (планы, списки, доклады) о проведении тематических выставок».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:

«Переписка с Правительством Новосибирской области по вопросам планирования»;

«Переписка министерства с подведомственными учреждениями Новосибирской области по оперативным вопросам».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

«Годовой отчет по основной деятельности министерства в 2016 году».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью: вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы, затем плановую и отчетную документацию.

В конце номенклатуры дел указываются дела, содержащие информацию справочного характера (справки, переписка, журналы регистрации).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество единиц хранения (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по Перечню.

В случае отсутствия каких-либо видов документов в применяемых Перечнях министерство не имеет права самостоятельно устанавливать сроки их хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2014 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

XII. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ИХ ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

97. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в структурных подразделениях министерства ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Документы в структурных подразделениях министерства формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел министерства, при этом соблюдаются следующие основные требования:

документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел номенклатуры;

в дело включается только один экземпляр каждого документа, запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

на документах должна быть оформлена отметка о направлении его в дело;

при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2»;

дело не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и учитываются во внутренней описи дела.

Лицевые счета формируются в дело строго по алфавиту.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

Сведения о списании документа в дело в РКК вносятся в канцелярии (если дело формируется в канцелярии) или в структурном подразделении министерства (если дело формируется в структурном подразделении).

Дела хранятся по месту их формирования.

В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Руководители структурных подразделений министерства и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Дела размещаются в рабочих кабинетах в шкафах, сейфах и т.п., обеспечивающих сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения министра или его заместителя, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

XIII. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

98. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке их к передаче на государственное хранение в министерстве создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЦЭК).

ЦЭК назначается приказом министерства из квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

В своей деятельности ЦЭК министерства руководствуется Положением об ЦЭК, утвержденным приказом министерства.

Регламент работы ЦЭК предполагает работу с документами на всех стадиях подготовки их к заседанию, организацию и проведение ЦЭК, а также контроль исполнения принятых решений.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и включения их в состав архивного фонда Новосибирской области.

Экспертиза ценности документов проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях министерства ответственными за делопроизводство совместно с членами ЦЭК и под методическим руководством государственного казенного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области».

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения для передачи в архив;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

По завершении делопроизводственного года, по результатам экспертизы ценности документов, в зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: экспертизу полистно, систематизацию документов в деле, составление внутренней описи дела, подшивку дела, нумерацию листов дела, оформление листа-заверителя дела, составление или редактирование заголовка дела, оформление обложки дела.

На обложке дела помещаются следующие реквизиты: «название фондообразователя», «наименование структурного подразделения министерства», «индекс дела (том №)», «заголовок», «начальная и конечная даты помещенных в дело документов», «количество листов в деле», «срок хранения и номер статьи по Перечню».

При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел, и проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера постановлений, распоряжений, протоколов, их даты).

Даты на обложке дела соответствуют году его заведения и окончания и проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

На все завершенные в делопроизводстве министерства дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленными правилами, составляются описи дел.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

В министерстве описи составляются отдельно на:

дела постоянного срока хранения;

дела по личному составу (работников);

личные дела и личные карточки постоянного хранения уволенных руководителей подведомственных учреждений.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел министерства.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел министерства, структурными подразделениями принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается министром и представляется вместе с описью дел министерства и научно-справочным аппаратом к ней на рассмотрение ЦЭК министерства, а затем при передаче дел - в архив.

Описательная статья описи включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома, части);

крайний срок хранения дела;

количество листов в деле (томе, части);

примечание.

При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

дела в пределах годового раздела описи систематизируются по их значимости.

Как правило, систематизация дел в описи соответствует их систематизации в номенклатуре дел;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, особенностях формирования и др.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Опись дел подписывается ее составителем с указанием его должности и начальником управления организационно-правовой и кадровой работы министерства.

К описи дел составляется научно-справочный аппарат, включающий лист переименований и предисловие (историческую справку).

Описи дел постоянного хранения и по личному составу согласовываются с ЦЭК министерства, проходят согласование (утверждение) ЭПК управления ГАС НСО и утверждаются министром.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки и утверждения описей дел по личному составу за этот период.

Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЦЭК министерства одновременно с описями дел. Утверждение актов о выделении документов и дел к уничтожению производится министром после согласования описей дел за этот период с ЦЭК министерства.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению - не подшиваются, документы хранятся в папках (скоросшивателях), внутренняя опись не составляется.

XIV. УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

99. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот период.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется ответственными за архивное делопроизводство структурного подразделения министерства.

Акт оформляется на общем бланке в двух экземплярах, подписывается лицом, ответственным за архивное делопроизводство, и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения министерства.

В акт включаются дела, если установленный срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2011 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2017 года).

Один экземпляр зарегистрированного акта передается в канцелярию, второй экземпляр остается в структурном подразделении министерства.

Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, имеющих отметку «ЭПК» в номенклатуре дел, согласовываются с ЦЭК министерства.

После проведения необходимых согласований и утверждений актов, документы, включенные в акт, подлежат уничтожению.

Представителю организации вторсырья дела передаются под роспись в приемо-сдаточной накладной, на основании которой в акте о выделении к уничтожению документов проставляется отметка (дата сдачи, номер накладной, вес), подтверждающая факт передачи дел на переработку.

XV. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

100. В соответствии с правилами, установленными действующим законодательством Российской Федерации, дела постоянного срока хранения передаются на хранение в государственное казенное учреждение Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» по истечении 10 лет после их завершения в делопроизводстве. До истечения этого срока дела временно хранятся в министерстве.

Документы передаются в государственное казенное учреждение Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» по описям дел, составленным в трех экземплярах и утвержденным ЭПК.

Факт приема-передачи дел оформляется актом.

В случае ликвидации или реорганизации министерства документы передаются по акту правопреемникам.

По согласованию с государственным казенным учреждением Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» дела постоянного срока хранения могут быть переданы на государственное хранение досрочно до истечения срока временного хранения в министерстве.

XVI. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

101. Для удостоверения подлинности подписи или соответствия копий документов подлинникам применяются следующие печати:

гербовая печать министерства;

печать министерства;

простая круглая печать для документов.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

Необходимость применения штампов с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) министра, а также порядок их применения определяются министром.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи министра используется по его прямому указанию при подготовке писем и иных документов, где требуется подпись министра, за исключением случаев, когда использование факсимиле не допускается.

Использование штампа с факсимиле министра на документах бухгалтерской отчетности, первичных учетных документах, карточках с образцами подписей установленного образца, доверенностях не допускается.

Штамп с факсимиле хранится у министра и используется им лично (в его отсутствие исполняющим обязанности министра по указанию министра).

Гербовая печать министерства изготавливается в двух экземплярах.

Печать хранится:

основная - в отделе бухгалтерского учета и отчетности.

Гербовая печать министерства (малая) изготавливается в одном экземпляре.

Печать хранится:

в отделе организационно-контрольной и кадровой работы.

Печать министерства изготавливается в двух экземплярах.

Печать хранится:

в отделе организационно-контрольной и кадровой работы.

Простая круглая печать министерства изготавливается в двух экземплярах.

Печать хранится:

основная (для документов) - в отделе организационно-контрольной и кадровой работы;

основная (для пакетов) - в отделе организационно-контрольной и кадровой работы.

Для получения разрешения на изготовление печатей и угловых штампов министру представляются следующие документы:

заявление;

эскизы печатей и угловых штампов в двух экземплярах, заверенные подписью соответствующего руководителя.

Разрешение на изготовление печатей и штампов регистрируется в специальном журнале.

Гербовой печатью министерства заверяются следующие документы:

Почетные грамоты и Благодарности министерства;

Дипломы и Благодарственные письма министерства;

договоры, контракты, соглашения, заключаемые министерством с организациями и гражданами, дополнительные соглашения к ним;

уставы подведомственных министерству учреждений;

положения об оплате труда работников государственных учреждений Новосибирской области;

трудовые договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) с руководителями государственных учреждений Новосибирской области, согласованные заместителем министра - начальником управления труда;

сведения о регистрации региональных соглашений, региональных отраслевых соглашений, изменений и дополнений к ним;

списки на выплату пенсии за выслугу лет государственным гражданским служащим, ежемесячных доплат другим категориям граждан, подписанные заместителем министра - начальником управления труда;

платежные и иные поручения, другие финансовые документы на получение денежных средств;

заключения на привлечение иностранной рабочей силы;

совместные документы министерства и других органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также договоры, в которых одной из сторон является министерство;

доверенности на право ведения дел в судах, иные доверенности министерства;

акты приема работ, выполненных по договорам, заключенным министерством.

Перечень документов, заверяемых гербовой печатью министерства, не является исчерпывающим. В случае необходимости, решение о заверении гербовой печатью отдельного документа, не входящего в перечень, принимает министр.

Все документы заверяются гербовой печатью министерства только при наличии подписей министра или его заместителей в случае делегирования им права подписания соответствующих документов.

Документы, подготовленные с отклонением от установленного настоящей Инструкцией порядка оформления документов, печатью министерства не заверяются.

Простой круглой печатью министерства (для документов) заверяются следующие документы: справки, статистические формы.

Простая круглая печать министерства (для пакетов) проставляется в журналах доставки документов нарочными, на описях корреспонденции, доставленной фельдъегерской связью, реестрах, отправляемых и получаемых документов; пакетах с документами, направляемых фельдъегерской связью.

Ответственность и контроль за применением и хранением печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений министерства.

XVII. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

(в редакции приказа министерства строительства Новосибирской области от 02.07.2018 № 307)

102. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе.

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документе, а в случае необходимости и на его проекте, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, определяется разработчиком документа, руководителем структурного подразделения министерства, заместителем министра, министром.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении документа к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.

Пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке титульного листа издания, а также на первой странице сопроводительного листа, содержащего информацию ограниченного распространения.

Пометка помещается в правом верхнем углу, номер экземпляра проставляется ниже пометки ограничения.

Для служебного пользования

Экз. № 1

Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется совместно с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «ДСП». На обратной стороне листа подлинника и копии отправляемого документа указывается количество экземпляров документа, фамилия исполнителя, номер его телефона и дата, например:

отп. 2 экз.

экз. № 1 - адресату

экз. № 2 - в дело

исп. А.С. Петров

223 81 54

Дата

Передача таких документов осуществляется под подпись.

Документы «Для служебного пользования» не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной связи.

Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в разделе XI Инструкции. При необходимости направления таких документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором у каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем.

Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения министерства.

В случае обнаружения факта утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, руководитель структурного подразделения министерства проводит служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения, о результатах которого докладывает министру.

Приложение № 1

к Инструкции

Образец оформления приказа министерства

                        Герб Новосибирской области

                                    /\

                                    │                1 межстрочный интервал

                                    \/

                               МИНИСТЕРСТВО

                               СТРОИТЕЛЬСТВА

                           НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                    /\

                                    │                1 межстрочный интервал

                                    \/

                                  ПРИКАЗ

                                    /\

                                    │                1 межстрочный интервал

                                    \/

25.03.2016                                                            № 120

                              г. Новосибирск

                                    /\

                                    │                1 межстрочный интервал

                                    \/

                      О составе постоянно действующей

                      Центральной экспертной комиссии

1,25 см                                             2 межстрочных интервала

<---> основной текст приказа приказываю:

    1.  Утвердить  состав  постоянно действующей экспертной комиссии (далее

ЦЭК) министерства строительства Новосибирской области:

Андреева Е.В. - начальник;

Баранова Г.А. - главный специалист

Ершова Е.В.   - начальник

              - заместитель начальника отдела

    2. Основной текст приказа.

                                    /\

                                    │               3 межстрочных интервала

                                    \/

Министр                                                          И.И. Шмидт

А.А. Жоголева

222 99 89

Визы (на оборотной стороне последнего листа)

Приложение № 2

к Инструкции

Образец оформления письма

           Герб Новосибирской области               Заместителю мэра -

                                                    начальнику департамента

                  МИНИСТЕРСТВО                      строительства и

                 СТРОИТЕЛЬСТВА                      архитектуры мэрии

             НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ                  города Новосибирска

                 (Минстрой НСО)

                                                    А.В. Кондратьеву

Красный проспект, д. 18, г. Новосибирск, 630007

Тел./факс: (383) 319-64-23, тел.: (383) 319-64-17

             mail: mi№stroy@.№so.ru

              www.mi№stroy.№so.ru

     ____________________ № ____________________

На № ____________________ от ___________________

                                                /\

                                                │  1 межстрочный интервал

                                                \/

Ответ на запрос

               /\

               │  3 межстрочных интервала

               \/

                       Уважаемый Алексей Валерьевич!

                                    /\

                                    │                1 межстрочный интервал

                                    \/

    В  ответ на Ваш запрос от 28.08.2017 (исх. № 30.15-13387/19) по вопросу

предоставления информации о реквизитах договоров, суммах и площадях квартир

граждан сообщаю следующее.

    Министерство  строительства  Новосибирской области (далее министерство)

является    областным   исполнительным   органом   государственной   власти

Новосибирской  области,  уполномоченным  на  осуществление государственного

контроля и надзора в области долевого строительства многоквартирных домов и

иных   объектов   недвижимости   в   соответствии   с  Федеральным  законом

от  30.12.2004 № 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных

домов  и  иных  объектов  недвижимости  и  о внесении изменений в некоторые

законодательные  акты  Российской  Федерации»  (далее  -  Федеральный закон

№ 214-ФЗ).

                                    /\

                                    │               2 межстрочных интервала

                                    \/

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

                            /\

                            │  3 межстрочных интервала

                            \/

Министр                                                          И.И. Шмидт

Исполнитель (фамилия, инициалы)

телефон

Приложение № 3

к Инструкции

Образец оформления положений (правил, инструкций) как приложений к документу

                                                          /\

                                                          │  1 межстрочный

                                                          \/ интервал

                                                          УТВЕРЖДЕНО

                                                        постановлением

                                                         Правительства

                                                   Новосибирской области от

                                                      20.08.2015 № 300-п

                                    /\

                                    │  2 межстрочных интервала

                                    \/

                                 ПОЛОЖЕНИЕ

                       о министерстве строительства

                           Новосибирской области

                                    /\

                                    │                1 межстрочный интервал

                                    \/

                            I. Общие положения

                                    /\

                                    │                1 межстрочный интервал

                                    \/

1,25 см

<-----> 1. Министерство основной текст

        2.

        3. Текст далее

                                    /\

                                    │  1 межстрочный интервал

                                    \/

                       IV. Организация деятельности

                                    /\

                                    │                1 межстрочный интервал

                                    \/

1,25 см 14. Текст далее

<-----> 15.

        1) Текст далее

                                    /\

                                    │  2 межстрочных интервала

                                    \/

Приложение № 4

к Инструкции

Образец оформления акта

          МИНИСТЕРСТВО                                      УТВЕРЖДАЮ

         СТРОИТЕЛЬСТВА                                министр строительства

     НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ                            Новосибирской области

ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ                      __________ И.И. Шмидт

       И КАДРОВОЙ РАБОТЫ                                 Дата

              АКТ

15.05.2016                   № 1

         г. Новосибирск

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Об уничтожении служебных удостоверений

                                    /\

                                    │                         3 межстрочных

                                    \/                            интервала

    Основание:  приказ министерства Новосибирской области от 17.01.2014 № 4

«О списании бланков строгой отчетности».

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Составлен комиссией:

Начальник управления архитектуры и градостроительства

-

Иванов Е.В.

Члены комиссии:

Начальник отдела кадров и мобилизационной работы

-

Ершова Е.В.

Консультант отдела кадров и мобилизационной работы

-

Чернова Ю.А.

    Комиссия установила:

    1. В связи с невозможностью дальнейшего использования обложки служебных

удостоверений  министерства Новосибирской области старого образца, списанию

и  утилизации  методом  уничтожения подлежат обложки в количестве 137 штук,

обложки бракованных служебных удостоверений - в количестве 37 штук.

                                    /\

                                    │                         3 межстрочных

                                    \/                            интервала

Председатель комиссии            Личная подпись            Е.В. Нарубина

Члены комиссии:                  Личная подпись            Е.В. Ершова

                                 Личная подпись            Ю.А. Чернова

                                    /\

                                    │                         2 межстрочных

                                    \/                            интервала

    Обложки  общим  количеством  174  единицы  (137  единиц обложки старого

образца   и   37   единиц   обложки  бракованных  служебных  удостоверений)

уничтожены.

Наименование должности работника,

осуществившего уничтожение бланков        Подпись       Расшифровка подписи

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Дата

Приложение № 5

к Инструкции

Образец оформления протокола

                        Герб Новосибирской области

                               МИНИСТЕРСТВО

                               СТРОИТЕЛЬСТВА

                           НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                    /\

                                    │                         2 межстрочных

                                    \/                            интервала

                                 ПРОТОКОЛ

                       заседания экспертной комиссии

                                    /\

                                    │                         2 межстрочных

                                    \/                            интервала

18 марта 2016 года

№ 1

                              г. Новосибирск

Председатель -                                  Нарубина Е.В.

Секретарь    -                                  Жоголева А.А.

Присутствовали:

члены экспертной комиссии:

главный специалист отдела;                      Аверин Г.А.

начальник отдела кадров и мобилизационной

работы;                                         Ершова Е.В.

заместитель начальника отдела

бухгалтерского учета и отчетности               Тайлакова Н.И.

Приглашенные:                                   Ответственные за

                                                делопроизводство

                                                структурных подразделений

                                                министерства (список

                                                прилагается)

                               ПОВЕСТКА ДНЯ:

    1. ОСНОВНОЙ ТЕКСТ.

    2. ОСНОВНОЙ ТЕКСТ.

    _______________________________________________________________________

1. СЛУШАЛИ:

    Нарубину   Е.В.   -  текст  доклада  прилагается  (или  краткая  запись

выступления от третьего лица единственного числа).

ВЫСТУПИЛИ:

    Ершова Е.В. - краткая запись выступления.

    Баранова Г.А. - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

    1. Утвердить.......

    2. Рекомендовать...............

2. СЛУШАЛИ:

    Жоголеву   А.А.   -  текст  доклада  прилагается  (или  краткая  запись

выступления).

ВЫСТУПИЛИ:

    Нарубина Е.В. - краткая запись выступления.

    Тайлакова Н.И. - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

    1. Утвердить.................................

    2. Утвердить список..........................

                                    /\

                                    │                         3 межстрочных

                                    \/                            интервала

Председатель                       Подпись                    Е.В. Нарубина

Секретарь                          Подпись                    А.А. Жоголева

Приложение № 6

к Инструкции

Образец оформления доверенности

                        Герб Новосибирской области

                        МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА

                           НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                               ДОВЕРЕННОСТЬ

29 декабря 2015 года

№ 17

                              г. Новосибирск

         _________________________________________________________

         Личную подпись Ивановой С.И.     Подпись     удостоверяю.

                                    /\

                                    │                         3 межстрочных

                                    \/                            интервала

Министр                               Подпись                    И.И. Шмидт

                        Оттиск печати

Приложение № 7

к Инструкции

Образец оформления докладной записки

       МИНИСТЕРСТВО                                   Министру

       СТРОИТЕЛЬСТВА                                  строительства

   НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ                              Новосибирской области

        УПРАВЛЕНИЕ                                    И.И. Шмидту

       АРХИТЕКТУРЫ И

    ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВА

     ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

        15.04.2016

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

О командировании

                                    /\

                                    │                         3 межстрочных

                                    \/                            интервала

                         Уважаемый Иван Иванович!

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

    Прошу _________________________________________________________________

                                    /\

                                    │                         3 межстрочных

                                    \/                            интервала

должность                                                     Ф.И.О.

Приложение № 8

Образец оформления телефонограммы

                                                     Министру строительства

                                                     Новосибирской области

ТЕЛЕФОНОГРАММА

14.04.2016 № 5                                            И.И. Шмидту

Об участии в видеоконференции

    Прошу  Вас  принять  участие  в видеоконференции по вопросам реализации

федерального  законодательства  по  труду  и  занятости,  которая состоится

27.04.2016 в 9 часов 30 минут по московскому времени.

    Контактный телефон: 8 495 698 89 29.

                                    /\

                                    │                         3 межстрочных

                                    \/                            интервала

Руководитель федеральной службы

по труду и занятости                                            Ю.В. Герций

Передал:                                     Принял:

Советник руководителя Роструда               Помощник министра

Малахова И.М.                                Чикинев П.Г.

14.04.2016   10:00                           14.04.2016   13:10

Приложение № 9

к Инструкции

Образец оформления номенклатуры дел структурного подразделения

    МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА

       НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Отдел организационно-контрольной и

          кадровой работы

         НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_________________ № ____________

          г. Новосибирск

        На 2018 - 2022 годы                            Индекс - 01

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и №№ статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Общие вопросы деятельности

01-01

Положение о министерстве строительства Новосибирской области, положения о структурных подразделениях министерства

Постоянно

50а, 55а

01-02

Приказы по основной деятельности министерства строительства Новосибирской области

Постоянно

19а

01-03

Протоколы аппаратных совещаний у министра строительства Новосибирской области

Постоянно

18е

01-04

Обращения граждан (предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы), содержащие важные сведения о недостатках и злоупотреблениях в сфере деятельности министерства; обращения граждан по вопросам деятельности министерства личного, второстепенного и оперативного характера

ДМН

01-05

Карточки личного приема министра строительства Новосибирской области

5 лет

258е

Кадровое обеспечение

01-06

Типовые должностные регламенты государственных гражданских служащих министерства, утвержденные министром строительства Новосибирской области

Постоянно

80а

01-07

Приказы министерства строительства Новосибирской области по личному составу (прием, увольнение, перевод, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, смена Ф.И.О.)

75 лет ЭПК

19б

Руководитель структурного             Подпись           Расшифровка подписи

подразделения

Дата

Приложение № 10

к Инструкции

Образец оформления описи дел постоянного хранения

3 см               7,3 см                             7,7 см

<--> <-------------------------------> <---------------------------------->

     Министерство строительства

     Новосибирской области

         /\                                          УТВЕРЖДАЮ

         │  3 межстрочных интервала            Министр строительства

         \/                                    Новосибирской области

     Фонд № _____________

                1 межстрочный интервал      _________________ И.И. Шмидт

     ОПИСЬ № ______                         «____» ____________ 20___ г.

     дел постоянного хранения

     за _____________ год

         /\

         │  3 межстрочных интервала

         \/

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Наименование структурного подразделения

    В данный раздел описи внесено ____________ (______________________) дел

с № __________ по № __________ в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Наименование должности составителя                             И.О. Фамилия

описи                                      Подпись

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Дата

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Наименование должности                     Подпись             И.О. Фамилия

руководителя службы

документационного обеспечения

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Дата

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК министерства

от «____» ___________ 2016 г. № ______

Приложение № 11

к Инструкции

Образец оформления описи дел по личному составу

<-->

3 см Министерство строительства

     Новосибирской области

         /\                                          УТВЕРЖДАЮ

         │  3 межстрочных интервала            Министр строительства

         \/                                    Новосибирской области

     Фонд № _____________

                1 межстрочный интервал      _________________ И.И. Шмидт

     ОПИСЬ № ______                         «____» ____________ 20___ г.

     дел по личному составу

     за _____________ год

         /\

         │  3 межстрочных интервала

         \/

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Крайний срок хранения дела (тома, части)

Кол-во листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

    В данный раздел описи внесено ____________ (______________________) дел

с № __________ по № __________ в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Наименование должности составителя                             И.О. Фамилия

описи                                      Подпись

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Дата

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Наименование должности                     Подпись             И.О. Фамилия

руководителя службы

документационного обеспечения

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Дата

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК министерства

от «____» ___________ 2016 г. № ______

Приложение № 12

к Инструкции

Образец оформления сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Министерство  труда,  занятости  и

трудовых  ресурсов   Новосибирской

области

                                                        УТВЕРЖДАЮ

               АКТ                                Министр строительства

                                                  Новосибирской области

от «___» __________ 2011 № ____               _________________ И.И. Шмидт

              /\                               «____» ____________ 20___ г.

              │ 1 межстрочный интервал

              \/

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

    На основании __________________________________________________________

___________________________________________________________________________

              (название и выходные данные перечня документов

                      с указанием сроков их хранения)

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие  практическое значение документы министерства труда, занятости и

трудовых ресурсов Новосибирской области

№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Крайние даты

Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи

Кол-во ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Итого                                        ед. хр. за               годы.

               (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________ годы             утверждены,

описи по личному составу согласованы с ЭПК управления ГАС НСО

протокол       от ________________ № _________

/\

│                                                            3 межстрочных

\/                                                               интервала

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности

документов                                Подпись       Расшифровка подписи

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Дата

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ________________ № _________

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Документы в количестве ___________________________________________ ед. хр.,

                                  (цифрами и прописью)

весом ________ кг сданы в _________________________________________________

                                     (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______________ № _________

                                    /\

                                    │                         2 межстрочных

                                    \/                            интервала

Наименование должности работника,

сдавшего документы                        Подпись       Расшифровка подписи

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Дата

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Изменения в учетные документы внесены.

                                    /\

                                    │                         2 межстрочных

                                    \/                            интервала

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения в

учетных документах                        Подпись       Расшифровка подписи

                                    /\

                                    │                         1 межстрочный

                                    \/                             интервал

Дата