Основная информация
| Дата опубликования: | 10 августа 2011г. |
| Номер документа: | RU11000201200442 |
| Текущая редакция: | 1 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Республика Коми |
| Принявший орган: | Архивное агентство Республики Коми |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Приказы |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО РЕСПУБЛИКИ КОМИ
АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО РЕСПУБЛИКИ КОМИ
ПРИКАЗ
от 10 августа 2011 г. N 39
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ АРХИВНОГО АГЕНТСТВА РЕСПУБЛИКИ КОМИ ОТ 21 ИЮЛЯ 2010Г. № 25 «ОБ АДМИНИСТРАТИВНОМ РЕГЛАМЕНТЕ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ВКЛЮЧЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ В СОСТАВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ »
В целях реализации Федерального закона от 27 июля 2010г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», в соответствии с постановлением Правительства Республики Коми от 14 апреля 2011 г. № 141 «О разработке и утверждении административных регламентов» и на основании экспертного заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Коми от 29.06.2011г. № 298
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в приказ Архивного агентства Республики Коми от 21 июля 2010г. № 25 «Об Административном регламенте предоставления государственной услуги по проведению экспертизы ценности архивных документов и включению документов в состав Архивного фонда Российской Федерации» следующие изменения :
в административном регламенте предоставления государственной услуги по проведению экспертизы ценности архивных документов и включению документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, утвержденном приказом (приложение):
а) Наименование раздела II изложить в следующей редакции «Стандарт предоставления государственной услуги», текст раздела изложить в новой редакции согласно приложению № 1;
б) включить в раздел II новый пункт 2.13.5. следующего содержания:
«Для получения информации в помещении предоставления государственной услуги оборудуется информационный стенд, на котором размещается текст настоящего административного регламента, график приема граждан, фамилии, имена, отчества должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, адреса (почтовый, электронный, телефоны и режим работы Агентства, перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, образец заполнения запроса (заявления)»;
в) пункты 2.13.5. и «2.13.6. раздела IIсчитать соответственно пунктами 2.13.6. и 2.13.7.;
г) пункт 2.5. изложить в следующей редакции:
«Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445);
Федеральный закон от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);
Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст.4179);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», зарегистрированный в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., № 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007г. № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» от 12 ноября 2007г. № 46);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007г. № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68 «О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010г. №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М;2010);
«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Федеральной архивной службы России от 6 февраля 2002 г. (М; 2003);
ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (М; 2003);
Конституция Республики Коми (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, № 2, ст.21);
Закон Республики Коми от 7 декабря 2005г. № 122-РЗ «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми» (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2006, № 7, ст.4495);
Указ Главы Республики Коми от 12 августа 2009г. № 93 «Об Архивном агентстве Республики Коми» (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2009, № 27, ст.492);
настоящий Регламент»;
д) Наименование раздела III изложить в следующей редакции: «Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)», текст раздела изложить в новой редакции согласно приложению № 2.
е) пункт 3.5.3. раздела III изложить в следующей редакции:
«В случае неполноты комплекта документов, указанных в п.2.7. настоящего Регламента, представленных заинтересованной организацией, в семидневный срок со дня регистрации обращения составляется уведомление о предоставлении дополнительных сведений.
Исполнитель информирует об этом заинтересованную организацию по почте или указанному контактному телефону. Предоставление государственной услуги приостанавливается. Предоставление государственной услуги возобновляется после устранения заинтересованной организацией неполноты комплекта документов»;
ж) Наименование раздела IV изложить в следующей редакции«Формы контроля за исполнением Административного регламента», текст раздела изложить в новой редакции согласно приложению № 3.
з) Наименование раздела V изложить в следующей редакции: «Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий Агентства, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц», текст раздела изложить в новой редакции согласно приложению № 4.
Руководитель агентства В.В.Романович
Приложение № 1
к приказу Архивного агентства РК от 10.08.2011г. № 39
II. Стандарт предоставления государственной услуги
2.1. Наименование государственной услуги. Проведение экспертизы ценности архивных документов и включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.
2.2. Государственная услуга предоставляется Архивным агентством Республики Коми. Государственные архивы участвуют в предоставлении государственной услуги в форме привлечения специалистов к работе в ЭПК Агентства.
2.3. Результатом предоставления государственной услуги является:
1) выдача решения ЭПК Агентства об утверждении описей дел, документов постоянного хранения на управленческую, аудиовизуальную, научно-техническую документацию, по которым документы подлежат передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы Республики Коми, описей документов личного происхождения, описей дел постоянногохранения фондов, прошедших описание, переработкуили усовершенствование в государственных и муниципальных архивах и включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.
2) выдача мотивированного отказа в предоставлении государственной услуги.
В случае отказа в предоставлении государственной услуги по основаниям, указанным в п. 2.9. настоящего Регламента, организации направляется выписка из решения ЭПК Агентства об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.
2.4. Срок предоставления государственной услуги.
2.4.1. По письменным запросам, в том числе в форме электронного документа, ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения заинтересованной организации в Агентстве.
2.4.2. В исключительных случаях руководитель (заместитель руководителя) Агентства вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
О продлении сроков рассмотрения запроса организации уведомляются письменно по почтовому адресу или по электронной почте (при наличии электронного адреса организации).
2.5. Государственная услуга предоставляется Агентством в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445);
Конституция Республики Коми (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, № 2, ст.21);
Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст.4179);
Федеральный закон от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);
Закон Республики Коми от 7 декабря 2005г. № 122-РЗ «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми» (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2006, № 7, ст.4495);
ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Минюста России от 4 апреля 2003 г. № 07/3276-ЮД) (М;ИПК Издательство стандартов, 2003);
«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Федеральной архивной службы России от 6 февраля 2002 г. (М; 2003);
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010г. №558 (М;2010);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», зарегистрированным в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., № 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007г. № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» от 12 ноября 2007г. № 46);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007г. № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68 «О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;
настоящий Регламент.
2.6. Предоставление государственной услуги является бесплатным.
2.7.Для получения государственной услуги организация направляет в Агентство обращение в письменной форме или в форме электронного документа (далее - обращение), направленное в Агентство в соответствии со сроками, указанными в планах-графиках упорядочения и передачи документов в государственные и муниципальные архивы, утвержденные директорами государственных архивов и руководителями органов местного самоуправления.
Письменное обращение должно содержать:
1) наименование Агентства либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица либо должность соответствующего лица;
2) полное название организации;
3) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
4) содержательную сторону обращения, т.е. изложение сути обращения, жалобы;
5) личную подпись руководителя (заместителя) руководителя организации;
6) дату написания.
Организациятакже представляет в Агентство подготовленные проекты документов, перечисленные в пунктах 2.7.1.-2.7.2. настоящего Регламента, на бумажном носителе или в форме электронного документа, при условии участия организации и Агентства в системе электронного документооборота и наличии электронной цифровой подписи, в т.ч.:
2.7.1. Описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного хранения организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов (приложения №№ 2-9, не представляются государственными и муниципальными архивами). Вместе с описями представляются:
справочный аппарат к описям (титульный лист, предисловие, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращенных слов);
историческая справка к фонду и дополнения к ней;
акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, имеющих в Перечнях отметку «ЭПК» (приложение № 12- при необходимости);
акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны за подписью руководителя организации с изложением результатов розыска и причин отсутствия документов (представляется в случае утраты документов) (приложение №10);
выписка из протокола заседания ЭПМК государственного, ЭПК муниципального архива с заключением о качестве подготовки документов.
2.7.2. Описи дел постоянного хранения фондов, прошедших описание, переработку или усовершенствование в государственных и муниципальных архивах (не представляются организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов). Вместе с описями представляются:
справочный аппарат к описям (титульный лист, предисловие, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращенных слов);
историческая справка к фонду и дополнения к ней;
акт переработки (описания) документов (приложение № 11);
акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 12);
выписка из протокола заседания ЭПМК государственного архива, ЭПК муниципального архива с заключением о качестве подготовки документов.
2.7.3. В обращении, поступившем в Агентство по информационным системам общего пользования в форме электронного документа (далее – электронный запрос), организация в обязательном порядке указывает адрес электронной почты (если ответ должен быть направлен в форме электронного документа) и почтовый адрес (если ответ должен быть направлен в письменной форме). Организация вправе приложить к такому обращению необходимые проекты документов в электронной форме, при условии участия организации и Агентства в системе электронного документооборота и наличии электронной цифровой подписи, либо направить указанные проекты документов в письменной форме.
2.8. Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.
2.9. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:
1) оформление представленных организацией проектов документов с нарушением требований «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» (М;2007), требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»;
2) представление неполного комплекта документов, перечисленных в пунктах 2.7.1.-2.7.2. настоящего Регламента.
3) организация не входит в число источников комплектования государственного или муниципального архива.
Организация после устранения причин отказа, предусмотренных подпунктами 1,2,3 настоящего пункта, вправе повторно обратиться в Агентство за предоставлением государственной услуги в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.
2.10. Срок регистрации запроса организации о предоставлении государственной услуги составляет один рабочий день с даты поступления запроса в Агентство.
2.11. Электронный запрос, поступивший на адрес электронной почты Агентства, распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным запросом в соответствии с настоящим Регламентом.
Электронная почта проверяется на наличие поступивших запросов о предоставлении государственной услуги ежедневно в соответствии с графиком работы Агентства.
Ответ на электронный запрос направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в электронном запросе, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в электронном запросе.
2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги составляет не более 10 минут.
Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления государственной услуги составляет не более 20 минут.
2.13. Требования к местам предоставления государственной услуги.
2.13.1. Вход в здание по месту нахождения Агентства оборудуется табличкой с названием Агентства на государственных языках Республики Коми.
2.13.2. Места предоставления государственной услуги должны обеспечивать возможность реализации прав инвалидов на получение государственной услуги.
2.13.3. Рабочие места должностных лиц Агентства, участвующих в предоставлении государственной услуги, оборудуются персональными компьютерами с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.
2.13.4. Прием представителей организаций осуществляется в специально отведенных помещениях Агентства, которые снабжаются табличками с указанием номеров кабинетов,где работают специалисты, ответственные за предоставление государственной услуги. Помещения оборудуются стульями, столами. Представителям организаций, по их просьбе, предоставляются писчая бумага и канцелярские принадлежности (шариковые ручки).
2.13.5. Для ожидания отводятся места, оборудованные стульями, скамьями или кресельными секциями.
2.13.6. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды посетителей.
2.14. Показатели доступности и качества государственной услуги:
Показатели
Единица
измерения
Нормативное значение показателя
Показателидоступности
Наличие возможности получения государственной услугив электронном виде (в соответствии с этапами перевода государственных услуг на предоставление в электронном виде)
да/нет
да
Показатели качества
Удельный вес рассмотренныхв установленный срок обращений организаций на предоставление государственной услуги в общем количествеобращений на предоставление государственной услуги
%
100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количествежалоб на предоставление государственной услуги
%
0
Приложение № 2
к приказу Архивного агентства РК от 10.08.2011г. № 39
III. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных
процедур в электронной форме)
3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация обращения, подготовка резолюции, направление обращения на исполнение;
анализ качества представленных проектов документов, поступивших от организации, рассмотрение и подготовка экспертного заключения;
проведение заседания ЭПК Агентства;
подготовка и оформление решений ЭПК Агентства;
направление ответа на письменное обращение организации;
Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении № 1 к настоящему Регламенту.
3.2. Прием и регистрация обращения, подготовка резолюции, направление обращения на исполнение.
3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление письменного обращения организации в Агентство, либо с сопроводительным письмом, направленнымиз государственных или муниципальных архивов.
Обращения могут быть доставлены почтовым отправлением, по факсимильной связи, по электронной почте.
3.2.2. Должностное лицо Агентства, ответственное за прием и регистрацию документов, регистрирует обращение в системе электронного документооборота в течение одного рабочего дня с даты поступления запроса в Агентство. В случае поступления запроса в выходной или праздничный день регистрация производится в первый рабочий день после выходного или праздничного дня.
3.2.3. При поступлении запроса по электронной почте обращение организации распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом в соответствии с настоящим Регламентом. Если в таком запросе указан адрес электронной почты и (или) почтовый адрес, то организации направляется уведомление о приеме электронного обращения к рассмотрению.
3.2.4. Обращение организации после регистрации направляется руководителю (заместителю руководителя) Агентства, который рассматривает обращение в день его поступления и готовит резолюцию об исполнении. Обращение с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) Агентства передается на исполнение должностным лицам, ответственным за предоставление государственной услуги.
3.2.5. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня с даты поступленияобращения организации в Агентство.
3.2.6. Результатом административной процедуры является передача зарегистрированного обращенияорганизации в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) Агентства на исполнение должностным лицам Агентства. Резолюция содержит указание исполнителю о сроке подготовки ответа на обращение организации.
3.3.Анализ качества представленных документов, поступивших от организации, и принятие решения о возможности исполнения обращения.
3.3.1. Обращение с резолюцией руководителя Агентства поступает к Исполнителям для проведения анализа обращения и качества документов, поступивших от организации, и принятия решения о возможности предоставления государственной услуги.
3.3.2. Исполнителями указанного административного действия, а также административных действий, указанных в пункте 3.3.Регламента, являются должностные лица – члены ЭПК - эксперты Агентства и государственных архивов, в соответствии с их компетенцией (далее - Исполнители).
3.3.3.Исполнители на основе критериев ЭЦ проверяют поступившие от организации документы на соответствие нормативным правовым актам, указанным в пункте 4 настоящего Регламента, осуществляют анализ их качества в целях:
определения полноты комплекта представленных организацией документов и необходимости предоставления дополнительных сведений;
выявления нарушений в оформлении представленных документов;
подготовки экспертных заключений.
3.3.4.В случае неполноты комплекта документов (требуются дополнительные сведения и уточнения), представленных организацией, в семидневный срок со дня регистрации обращения составляется уведомление о предоставлении дополнительных сведений.
3.3.5. Исполнители информируют об этом организацию по почте, по электронной почте или указанному контактному телефону. Предоставление государственной услуги приостанавливается.
3.3.6. Результатом выполнения указанного административного действия является принятие Исполнителем на основании анализа поступивших от организации документов решения о возможности оказания государственной услуги.
3.4. Проведение заседаний и принятие решений ЭПК Агентства.
3.4.1. Поступившие проекты документов организации и экспертные заключения членов ЭПК Агентства обсуждаются на заседании комиссии, где в случае соответствия представленных проектов документов установленным архивным нормам и правилам принимается решение ЭПК Агентства об утверждении и включении документов организации в состав Архивного фонда Российской Федерации.
В случае несоответствия представленных организацией проектов документов установленным архивным нормам и правилам, принимается решение ЭПК Агентства о возвращении представленных проектов документов на доработку и приостановлении предоставления государственной услуги.
В случае, когда организация, обратившаяся в Агентство, не входит в число источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Коми, принимается решение ЭПК Агентства об отказе в предоставлении государственной услуги.
3.4.2. Секретарь ЭПК Агентства ведет протокол заседания, куда заносятся особые мнения членов комиссии. Заседание ЭПК Агентства созывается не реже 1 раза в 2 месяца и считается правомочным, если на нем присутствует более половины состава членов комиссии.
3.4.3. Административные действия, указанные в пункте 3.4. Регламента, осуществляются в сроки, установленные в резолюции руководителя Агентства, но не превышающие 30 дней со дня регистрации обращения.
3.4.4.Результатом выполнения указанного административного действия является принятие решений ЭПК Агентства об утверждении описей дел, документов постоянного хранения на управленческую, аудиовизуальную, научно-техническую документацию, по которым документы подлежат передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы республики, описей документов личного происхождения, описей дел постоянного хранения фондов, прошедших описание, переработку или усовершенствование в государственных и муниципальных архивах и включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, или решение о возврате представленных организацией проектов документов на доработку и приостановлении оказания государственной услуги. Решение оформляется в виде выписки из протокола заседания ЭПК Агентства.
3.5. Подготовка, оформление и отправка ответа на обращение организации.
3.5.1. Подготовку и оформление ответа на обращение организации осуществляют Исполнители.
3.5.2. Секретарь ЭПК Агентства оформляет путём заполнения специального грифа на документах, «УТВЕРЖДЕНО» и полного наименования органа, осуществляющего предоставлениегосударственной услуги – «ЭПК Архивного агентства Республики Коми », дату и номер протокола заседания ЭПК, на котором были рассмотрены представленные заинтересованной организацией документы.
3.5.3. Выявленные в ходе обсуждения представленных проектов документов нарушения и отступления от архивных правил являются основанием для приостановления предоставления государственной услуги. В этом случае член ЭПК-эксперт готовит выписку из протокола заседания ЭПК Агентства в организацию с обоснованием приостановления предоставления государственной услуги и необходимостью доработки представленных проектов документов.
3.5.4. Решение ЭПК Агентства, оформленное в виде выписки из протокола заседания ЭПК, подписанное Председателем и Секретарем ЭПК, с сопроводительным письмом, оформленным на бланке Агентства, направляется по почте в адрес муниципального архивного учреждения или государственного архива, курирующего организацию, для передачи непосредственно в организацию.
3.5.5. Административные действия, указанные в пункте 3.5. Регламента, осуществляются в срок до 3-х рабочих дней со дня утверждения протокола.
3.5.6. Второй экземпляр подготовленных документов подшивается в дело ЭПК Агентства.
3.5.7. Результатом выполнения указанного административного действия является выдача (отправка) в организацию с сопроводительным письмом решения ЭПК Агентства, оформленного в виде выписки из протокола заседания ЭПК.
Приложение № 3
к приказу Архивного агентства РК от 10.08.2011г. № 39
IV. Формы контроля за исполнением
Административного регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением сотрудниками Агентства положений настоящего Регламента и иных правовых норм, устанавливающих требования к исполнению государственной услуги, а также за принятием решений Исполнителями, осуществляется заместителем руководителя Агентства.
4.2. Контроль за исполнением положений настоящего Регламента включает в себя проведение проверок полноты и качества предоставления государственной услуги с целью выявления и устранения нарушений прав юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращение организации, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников Агентства.
Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги проводятся по поручению руководителя агентства или его заместителя на основании приказов Агентства.
4.3. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.
Плановые проверки проводятся на основании годовых планов работы Агентства, но не реже одного раза в полгода.
Внеплановые проверки проводятся в следующих случаях:
- с целью контроля устранения выявленных нарушений в результате ранее проводимого мероприятия по контролю;
- при обращении организаций с жалобами на нарушения их прав и законных интересов действиями (бездействием) должностных лиц Агентства при предоставлении государственной услуги.
4.4. Результаты проверок оформляются в виде справки (акта, отчета), в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.5. Сотрудники Агентства несут ответственность за соблюдение требований настоящего Регламента, за осуществляемые действия (бездействия) и принимаемые в ходе предоставления государственной услуги решения в соответствии с законодательством.
Приложение № 4
к приказу Архивного агентства РК
от 10.08.2011г. № 39
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Агентства, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц
5.1.Принятые по обращению решенияи действия (бездействие) Агентства, сотрудников Агентства, ответственных за принятие решения в ходе предоставления государственной услуги, а также нарушение порядка предоставления государственной услуги могут быть обжалованы в досудебном(внесудебном) порядке (далее - досудебное обжалование).
5.2. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является поступление в Агентствов письменной форме или в форме электронного документа жалобы организации (далее – жалоба).
5.3. В жалобе указываются сведения, предусмотренные пунктом 2.7.настоящего Регламента для письменных обращений.
5.4. Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня ее регистрации.
В исключительных случаях, а также в случае направления Агентством в установленном порядке запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения жалобы документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, руководитель (заместитель руководителя) Агентства вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя и указанием причин продления.Уведомление за подписью руководителя (заместителя руководителя) Агентства направляется в адрес заявителя в течение одного дня со дня принятия решения о продлении срока рассмотрения жалобы.
5.5. Жалоба подлежит рассмотрению в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом, для рассмотрения обращений организаций.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.
5.6. Результатом досудебного обжалования является рассмотрение всех поставленных в жалобе вопросов, принятие необходимых мер и направление ответа организации в порядке, установленном настоящим Регламентом.
5.7.Организация вправе обжаловать решения и действия (бездействия) Агентства, сотрудниковАгентствапри предоставлении государственной услуги в судебном порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО РЕСПУБЛИКИ КОМИ
АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО РЕСПУБЛИКИ КОМИ
ПРИКАЗ
от 10 августа 2011 г. N 39
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ АРХИВНОГО АГЕНТСТВА РЕСПУБЛИКИ КОМИ ОТ 21 ИЮЛЯ 2010Г. № 25 «ОБ АДМИНИСТРАТИВНОМ РЕГЛАМЕНТЕ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ВКЛЮЧЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ В СОСТАВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ »
В целях реализации Федерального закона от 27 июля 2010г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», в соответствии с постановлением Правительства Республики Коми от 14 апреля 2011 г. № 141 «О разработке и утверждении административных регламентов» и на основании экспертного заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Коми от 29.06.2011г. № 298
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в приказ Архивного агентства Республики Коми от 21 июля 2010г. № 25 «Об Административном регламенте предоставления государственной услуги по проведению экспертизы ценности архивных документов и включению документов в состав Архивного фонда Российской Федерации» следующие изменения :
в административном регламенте предоставления государственной услуги по проведению экспертизы ценности архивных документов и включению документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, утвержденном приказом (приложение):
а) Наименование раздела II изложить в следующей редакции «Стандарт предоставления государственной услуги», текст раздела изложить в новой редакции согласно приложению № 1;
б) включить в раздел II новый пункт 2.13.5. следующего содержания:
«Для получения информации в помещении предоставления государственной услуги оборудуется информационный стенд, на котором размещается текст настоящего административного регламента, график приема граждан, фамилии, имена, отчества должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, адреса (почтовый, электронный, телефоны и режим работы Агентства, перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, образец заполнения запроса (заявления)»;
в) пункты 2.13.5. и «2.13.6. раздела IIсчитать соответственно пунктами 2.13.6. и 2.13.7.;
г) пункт 2.5. изложить в следующей редакции:
«Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445);
Федеральный закон от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);
Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст.4179);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», зарегистрированный в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., № 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007г. № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» от 12 ноября 2007г. № 46);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007г. № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68 «О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010г. №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М;2010);
«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Федеральной архивной службы России от 6 февраля 2002 г. (М; 2003);
ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (М; 2003);
Конституция Республики Коми (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, № 2, ст.21);
Закон Республики Коми от 7 декабря 2005г. № 122-РЗ «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми» (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2006, № 7, ст.4495);
Указ Главы Республики Коми от 12 августа 2009г. № 93 «Об Архивном агентстве Республики Коми» (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2009, № 27, ст.492);
настоящий Регламент»;
д) Наименование раздела III изложить в следующей редакции: «Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)», текст раздела изложить в новой редакции согласно приложению № 2.
е) пункт 3.5.3. раздела III изложить в следующей редакции:
«В случае неполноты комплекта документов, указанных в п.2.7. настоящего Регламента, представленных заинтересованной организацией, в семидневный срок со дня регистрации обращения составляется уведомление о предоставлении дополнительных сведений.
Исполнитель информирует об этом заинтересованную организацию по почте или указанному контактному телефону. Предоставление государственной услуги приостанавливается. Предоставление государственной услуги возобновляется после устранения заинтересованной организацией неполноты комплекта документов»;
ж) Наименование раздела IV изложить в следующей редакции«Формы контроля за исполнением Административного регламента», текст раздела изложить в новой редакции согласно приложению № 3.
з) Наименование раздела V изложить в следующей редакции: «Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий Агентства, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц», текст раздела изложить в новой редакции согласно приложению № 4.
Руководитель агентства В.В.Романович
Приложение № 1
к приказу Архивного агентства РК от 10.08.2011г. № 39
II. Стандарт предоставления государственной услуги
2.1. Наименование государственной услуги. Проведение экспертизы ценности архивных документов и включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.
2.2. Государственная услуга предоставляется Архивным агентством Республики Коми. Государственные архивы участвуют в предоставлении государственной услуги в форме привлечения специалистов к работе в ЭПК Агентства.
2.3. Результатом предоставления государственной услуги является:
1) выдача решения ЭПК Агентства об утверждении описей дел, документов постоянного хранения на управленческую, аудиовизуальную, научно-техническую документацию, по которым документы подлежат передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы Республики Коми, описей документов личного происхождения, описей дел постоянногохранения фондов, прошедших описание, переработкуили усовершенствование в государственных и муниципальных архивах и включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.
2) выдача мотивированного отказа в предоставлении государственной услуги.
В случае отказа в предоставлении государственной услуги по основаниям, указанным в п. 2.9. настоящего Регламента, организации направляется выписка из решения ЭПК Агентства об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.
2.4. Срок предоставления государственной услуги.
2.4.1. По письменным запросам, в том числе в форме электронного документа, ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения заинтересованной организации в Агентстве.
2.4.2. В исключительных случаях руководитель (заместитель руководителя) Агентства вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
О продлении сроков рассмотрения запроса организации уведомляются письменно по почтовому адресу или по электронной почте (при наличии электронного адреса организации).
2.5. Государственная услуга предоставляется Агентством в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445);
Конституция Республики Коми (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, № 2, ст.21);
Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст.4179);
Федеральный закон от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);
Закон Республики Коми от 7 декабря 2005г. № 122-РЗ «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми» (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2006, № 7, ст.4495);
ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Минюста России от 4 апреля 2003 г. № 07/3276-ЮД) (М;ИПК Издательство стандартов, 2003);
«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Федеральной архивной службы России от 6 февраля 2002 г. (М; 2003);
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010г. №558 (М;2010);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», зарегистрированным в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., № 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007г. № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» от 12 ноября 2007г. № 46);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007г. № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68 «О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;
настоящий Регламент.
2.6. Предоставление государственной услуги является бесплатным.
2.7.Для получения государственной услуги организация направляет в Агентство обращение в письменной форме или в форме электронного документа (далее - обращение), направленное в Агентство в соответствии со сроками, указанными в планах-графиках упорядочения и передачи документов в государственные и муниципальные архивы, утвержденные директорами государственных архивов и руководителями органов местного самоуправления.
Письменное обращение должно содержать:
1) наименование Агентства либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица либо должность соответствующего лица;
2) полное название организации;
3) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
4) содержательную сторону обращения, т.е. изложение сути обращения, жалобы;
5) личную подпись руководителя (заместителя) руководителя организации;
6) дату написания.
Организациятакже представляет в Агентство подготовленные проекты документов, перечисленные в пунктах 2.7.1.-2.7.2. настоящего Регламента, на бумажном носителе или в форме электронного документа, при условии участия организации и Агентства в системе электронного документооборота и наличии электронной цифровой подписи, в т.ч.:
2.7.1. Описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного хранения организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов (приложения №№ 2-9, не представляются государственными и муниципальными архивами). Вместе с описями представляются:
справочный аппарат к описям (титульный лист, предисловие, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращенных слов);
историческая справка к фонду и дополнения к ней;
акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, имеющих в Перечнях отметку «ЭПК» (приложение № 12- при необходимости);
акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны за подписью руководителя организации с изложением результатов розыска и причин отсутствия документов (представляется в случае утраты документов) (приложение №10);
выписка из протокола заседания ЭПМК государственного, ЭПК муниципального архива с заключением о качестве подготовки документов.
2.7.2. Описи дел постоянного хранения фондов, прошедших описание, переработку или усовершенствование в государственных и муниципальных архивах (не представляются организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов). Вместе с описями представляются:
справочный аппарат к описям (титульный лист, предисловие, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращенных слов);
историческая справка к фонду и дополнения к ней;
акт переработки (описания) документов (приложение № 11);
акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 12);
выписка из протокола заседания ЭПМК государственного архива, ЭПК муниципального архива с заключением о качестве подготовки документов.
2.7.3. В обращении, поступившем в Агентство по информационным системам общего пользования в форме электронного документа (далее – электронный запрос), организация в обязательном порядке указывает адрес электронной почты (если ответ должен быть направлен в форме электронного документа) и почтовый адрес (если ответ должен быть направлен в письменной форме). Организация вправе приложить к такому обращению необходимые проекты документов в электронной форме, при условии участия организации и Агентства в системе электронного документооборота и наличии электронной цифровой подписи, либо направить указанные проекты документов в письменной форме.
2.8. Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.
2.9. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:
1) оформление представленных организацией проектов документов с нарушением требований «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» (М;2007), требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»;
2) представление неполного комплекта документов, перечисленных в пунктах 2.7.1.-2.7.2. настоящего Регламента.
3) организация не входит в число источников комплектования государственного или муниципального архива.
Организация после устранения причин отказа, предусмотренных подпунктами 1,2,3 настоящего пункта, вправе повторно обратиться в Агентство за предоставлением государственной услуги в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.
2.10. Срок регистрации запроса организации о предоставлении государственной услуги составляет один рабочий день с даты поступления запроса в Агентство.
2.11. Электронный запрос, поступивший на адрес электронной почты Агентства, распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным запросом в соответствии с настоящим Регламентом.
Электронная почта проверяется на наличие поступивших запросов о предоставлении государственной услуги ежедневно в соответствии с графиком работы Агентства.
Ответ на электронный запрос направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в электронном запросе, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в электронном запросе.
2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги составляет не более 10 минут.
Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления государственной услуги составляет не более 20 минут.
2.13. Требования к местам предоставления государственной услуги.
2.13.1. Вход в здание по месту нахождения Агентства оборудуется табличкой с названием Агентства на государственных языках Республики Коми.
2.13.2. Места предоставления государственной услуги должны обеспечивать возможность реализации прав инвалидов на получение государственной услуги.
2.13.3. Рабочие места должностных лиц Агентства, участвующих в предоставлении государственной услуги, оборудуются персональными компьютерами с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.
2.13.4. Прием представителей организаций осуществляется в специально отведенных помещениях Агентства, которые снабжаются табличками с указанием номеров кабинетов,где работают специалисты, ответственные за предоставление государственной услуги. Помещения оборудуются стульями, столами. Представителям организаций, по их просьбе, предоставляются писчая бумага и канцелярские принадлежности (шариковые ручки).
2.13.5. Для ожидания отводятся места, оборудованные стульями, скамьями или кресельными секциями.
2.13.6. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды посетителей.
2.14. Показатели доступности и качества государственной услуги:
Показатели
Единица
измерения
Нормативное значение показателя
Показателидоступности
Наличие возможности получения государственной услугив электронном виде (в соответствии с этапами перевода государственных услуг на предоставление в электронном виде)
да/нет
да
Показатели качества
Удельный вес рассмотренныхв установленный срок обращений организаций на предоставление государственной услуги в общем количествеобращений на предоставление государственной услуги
%
100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количествежалоб на предоставление государственной услуги
%
0
Приложение № 2
к приказу Архивного агентства РК от 10.08.2011г. № 39
III. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных
процедур в электронной форме)
3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация обращения, подготовка резолюции, направление обращения на исполнение;
анализ качества представленных проектов документов, поступивших от организации, рассмотрение и подготовка экспертного заключения;
проведение заседания ЭПК Агентства;
подготовка и оформление решений ЭПК Агентства;
направление ответа на письменное обращение организации;
Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении № 1 к настоящему Регламенту.
3.2. Прием и регистрация обращения, подготовка резолюции, направление обращения на исполнение.
3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление письменного обращения организации в Агентство, либо с сопроводительным письмом, направленнымиз государственных или муниципальных архивов.
Обращения могут быть доставлены почтовым отправлением, по факсимильной связи, по электронной почте.
3.2.2. Должностное лицо Агентства, ответственное за прием и регистрацию документов, регистрирует обращение в системе электронного документооборота в течение одного рабочего дня с даты поступления запроса в Агентство. В случае поступления запроса в выходной или праздничный день регистрация производится в первый рабочий день после выходного или праздничного дня.
3.2.3. При поступлении запроса по электронной почте обращение организации распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом в соответствии с настоящим Регламентом. Если в таком запросе указан адрес электронной почты и (или) почтовый адрес, то организации направляется уведомление о приеме электронного обращения к рассмотрению.
3.2.4. Обращение организации после регистрации направляется руководителю (заместителю руководителя) Агентства, который рассматривает обращение в день его поступления и готовит резолюцию об исполнении. Обращение с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) Агентства передается на исполнение должностным лицам, ответственным за предоставление государственной услуги.
3.2.5. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня с даты поступленияобращения организации в Агентство.
3.2.6. Результатом административной процедуры является передача зарегистрированного обращенияорганизации в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) Агентства на исполнение должностным лицам Агентства. Резолюция содержит указание исполнителю о сроке подготовки ответа на обращение организации.
3.3.Анализ качества представленных документов, поступивших от организации, и принятие решения о возможности исполнения обращения.
3.3.1. Обращение с резолюцией руководителя Агентства поступает к Исполнителям для проведения анализа обращения и качества документов, поступивших от организации, и принятия решения о возможности предоставления государственной услуги.
3.3.2. Исполнителями указанного административного действия, а также административных действий, указанных в пункте 3.3.Регламента, являются должностные лица – члены ЭПК - эксперты Агентства и государственных архивов, в соответствии с их компетенцией (далее - Исполнители).
3.3.3.Исполнители на основе критериев ЭЦ проверяют поступившие от организации документы на соответствие нормативным правовым актам, указанным в пункте 4 настоящего Регламента, осуществляют анализ их качества в целях:
определения полноты комплекта представленных организацией документов и необходимости предоставления дополнительных сведений;
выявления нарушений в оформлении представленных документов;
подготовки экспертных заключений.
3.3.4.В случае неполноты комплекта документов (требуются дополнительные сведения и уточнения), представленных организацией, в семидневный срок со дня регистрации обращения составляется уведомление о предоставлении дополнительных сведений.
3.3.5. Исполнители информируют об этом организацию по почте, по электронной почте или указанному контактному телефону. Предоставление государственной услуги приостанавливается.
3.3.6. Результатом выполнения указанного административного действия является принятие Исполнителем на основании анализа поступивших от организации документов решения о возможности оказания государственной услуги.
3.4. Проведение заседаний и принятие решений ЭПК Агентства.
3.4.1. Поступившие проекты документов организации и экспертные заключения членов ЭПК Агентства обсуждаются на заседании комиссии, где в случае соответствия представленных проектов документов установленным архивным нормам и правилам принимается решение ЭПК Агентства об утверждении и включении документов организации в состав Архивного фонда Российской Федерации.
В случае несоответствия представленных организацией проектов документов установленным архивным нормам и правилам, принимается решение ЭПК Агентства о возвращении представленных проектов документов на доработку и приостановлении предоставления государственной услуги.
В случае, когда организация, обратившаяся в Агентство, не входит в число источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Коми, принимается решение ЭПК Агентства об отказе в предоставлении государственной услуги.
3.4.2. Секретарь ЭПК Агентства ведет протокол заседания, куда заносятся особые мнения членов комиссии. Заседание ЭПК Агентства созывается не реже 1 раза в 2 месяца и считается правомочным, если на нем присутствует более половины состава членов комиссии.
3.4.3. Административные действия, указанные в пункте 3.4. Регламента, осуществляются в сроки, установленные в резолюции руководителя Агентства, но не превышающие 30 дней со дня регистрации обращения.
3.4.4.Результатом выполнения указанного административного действия является принятие решений ЭПК Агентства об утверждении описей дел, документов постоянного хранения на управленческую, аудиовизуальную, научно-техническую документацию, по которым документы подлежат передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы республики, описей документов личного происхождения, описей дел постоянного хранения фондов, прошедших описание, переработку или усовершенствование в государственных и муниципальных архивах и включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, или решение о возврате представленных организацией проектов документов на доработку и приостановлении оказания государственной услуги. Решение оформляется в виде выписки из протокола заседания ЭПК Агентства.
3.5. Подготовка, оформление и отправка ответа на обращение организации.
3.5.1. Подготовку и оформление ответа на обращение организации осуществляют Исполнители.
3.5.2. Секретарь ЭПК Агентства оформляет путём заполнения специального грифа на документах, «УТВЕРЖДЕНО» и полного наименования органа, осуществляющего предоставлениегосударственной услуги – «ЭПК Архивного агентства Республики Коми », дату и номер протокола заседания ЭПК, на котором были рассмотрены представленные заинтересованной организацией документы.
3.5.3. Выявленные в ходе обсуждения представленных проектов документов нарушения и отступления от архивных правил являются основанием для приостановления предоставления государственной услуги. В этом случае член ЭПК-эксперт готовит выписку из протокола заседания ЭПК Агентства в организацию с обоснованием приостановления предоставления государственной услуги и необходимостью доработки представленных проектов документов.
3.5.4. Решение ЭПК Агентства, оформленное в виде выписки из протокола заседания ЭПК, подписанное Председателем и Секретарем ЭПК, с сопроводительным письмом, оформленным на бланке Агентства, направляется по почте в адрес муниципального архивного учреждения или государственного архива, курирующего организацию, для передачи непосредственно в организацию.
3.5.5. Административные действия, указанные в пункте 3.5. Регламента, осуществляются в срок до 3-х рабочих дней со дня утверждения протокола.
3.5.6. Второй экземпляр подготовленных документов подшивается в дело ЭПК Агентства.
3.5.7. Результатом выполнения указанного административного действия является выдача (отправка) в организацию с сопроводительным письмом решения ЭПК Агентства, оформленного в виде выписки из протокола заседания ЭПК.
Приложение № 3
к приказу Архивного агентства РК от 10.08.2011г. № 39
IV. Формы контроля за исполнением
Административного регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением сотрудниками Агентства положений настоящего Регламента и иных правовых норм, устанавливающих требования к исполнению государственной услуги, а также за принятием решений Исполнителями, осуществляется заместителем руководителя Агентства.
4.2. Контроль за исполнением положений настоящего Регламента включает в себя проведение проверок полноты и качества предоставления государственной услуги с целью выявления и устранения нарушений прав юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращение организации, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников Агентства.
Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги проводятся по поручению руководителя агентства или его заместителя на основании приказов Агентства.
4.3. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.
Плановые проверки проводятся на основании годовых планов работы Агентства, но не реже одного раза в полгода.
Внеплановые проверки проводятся в следующих случаях:
- с целью контроля устранения выявленных нарушений в результате ранее проводимого мероприятия по контролю;
- при обращении организаций с жалобами на нарушения их прав и законных интересов действиями (бездействием) должностных лиц Агентства при предоставлении государственной услуги.
4.4. Результаты проверок оформляются в виде справки (акта, отчета), в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.5. Сотрудники Агентства несут ответственность за соблюдение требований настоящего Регламента, за осуществляемые действия (бездействия) и принимаемые в ходе предоставления государственной услуги решения в соответствии с законодательством.
Приложение № 4
к приказу Архивного агентства РК
от 10.08.2011г. № 39
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Агентства, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц
5.1.Принятые по обращению решенияи действия (бездействие) Агентства, сотрудников Агентства, ответственных за принятие решения в ходе предоставления государственной услуги, а также нарушение порядка предоставления государственной услуги могут быть обжалованы в досудебном(внесудебном) порядке (далее - досудебное обжалование).
5.2. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является поступление в Агентствов письменной форме или в форме электронного документа жалобы организации (далее – жалоба).
5.3. В жалобе указываются сведения, предусмотренные пунктом 2.7.настоящего Регламента для письменных обращений.
5.4. Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня ее регистрации.
В исключительных случаях, а также в случае направления Агентством в установленном порядке запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения жалобы документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, руководитель (заместитель руководителя) Агентства вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя и указанием причин продления.Уведомление за подписью руководителя (заместителя руководителя) Агентства направляется в адрес заявителя в течение одного дня со дня принятия решения о продлении срока рассмотрения жалобы.
5.5. Жалоба подлежит рассмотрению в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом, для рассмотрения обращений организаций.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.
5.6. Результатом досудебного обжалования является рассмотрение всех поставленных в жалобе вопросов, принятие необходимых мер и направление ответа организации в порядке, установленном настоящим Регламентом.
5.7.Организация вправе обжаловать решения и действия (бездействия) Агентства, сотрудниковАгентствапри предоставлении государственной услуги в судебном порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Дополнительные сведения
| Рубрики правового классификатора: | 020.030.000 Общие вопросы государственного управления в сфере экономики, социально-культурного и административно-политического строительства |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
