Об утверждении порядка постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому ...



ПРАВИТЕЛЬСТВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ ИМУЩЕСТВОМ

САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 10 августа 2016 года № 44

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ПАСПОРТОВ, ОЦЕНОЧНОЙ И ИНОЙ ХРАНИВШЕЙСЯ ПО СОСТОЯНИЮ НА 01.01.2013 В ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ ПО ГОСУДАРСТВЕННОМУ ТЕХНИЧЕСКОМУ УЧЕТУ И (ИЛИ) ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ УЧЕТНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ОБ ОБЪЕКТАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО ТЕХНИЧЕСКОГО УЧЕТА И ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ (РЕГИСТРАЦИОННЫХ КНИГ, РЕЕСТРОВ, КОПИЙ ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ И ТОМУ ПОДОБНОГО), ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ КОПИЙ ТАКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И СОДЕРЖАЩИХСЯ В НЕЙ СВЕДЕНИЙ

В редакции приказа комитета инвестиционной политики и имущественных отношений Саратовской области

от 12.01.2017 года № 1 – RU64000201700016.

Приказом комитета инвестиционной политики и имущественных отношений Саратовской области от 12.01.2017 года № 1 (RU64000201700016) в преамбулу вносится изменение.

В целях реализации отдельных положений статьи 45 Федерального закона от 24 июля 2007 года № 221-ФЗ «О кадастровой деятельности» приказываю:

1. Утвердить Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений согласно приложению.

2. Отделу организационно-кадровой работы комитета по управлению имуществом Саратовской области (далее - комитет):

в течение одного рабочего дня после подписания направить настоящий приказ на официальное опубликование в министерство информации и печати Саратовской области;

в течение трех календарных дней после подписания направить настоящий приказ в прокуратуру Саратовской области;

в течение пяти рабочих дней после подписания обеспечить размещение настоящего приказа на официальном сайте комитета в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

в течение семи календарных дней после подписания направить настоящий приказ на регистрацию в управление Министерства юстиции Российской Федерации по Саратовской области.

3. Министерству информации и печати области опубликовать настоящий приказ в течение десяти дней со дня его подписания.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

5. Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.

Министр области

председатель комитета

по управлению имуществом области

О.А.ГАЛКИН

Приложение

к приказу

комитета по управлению имуществом Саратовской области

от 10 августа 2016 г. № 44

Порядок

постоянного хранения и использования технических паспортов,

оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013

в органах и организациях по государственному техническому

учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической

документации об объектах государственного технического

учета и технической инвентаризации (регистрационных книг,

реестров, копий правоустанавливающих документов и тому

подобного), предоставления копий такой документации

и содержащихся в ней сведений

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает требования к постоянному хранению и использованию технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Саратовской области (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее - учетно-техническая документация), а также предоставлению копий такой документации и содержащихся в ней сведений.

1.2. Постоянное хранение, использование, а также предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений осуществляется организациями по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации, в процессе деятельности которых они были созданы, на основании договоров хранения, заключенных с уполномоченным органом исполнительной власти Саратовской области (далее - уполномоченный орган) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - организация, заключившая договор хранения).

Приказом комитета инвестиционной политики и имущественных отношений Саратовской области от 12.01.2017 года № 1 (RU64000201700016) дополняется абзацем в пункт 1.2

В случае ликвидации организации по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации, в процессе деятельности   которой была создана  учетно-техническая  документация, либо в случае отказа  организации по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации, в процессе деятельности которой была создана учетно-техническая документация, от заключения (исполнения) договора хранения указанной документации, постоянное хранение, использование, а также предоставление копий такой учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений осуществляется областной организацией по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации либо иной организацией, созданной Саратовской областью, на основании договора хранения, заключенного с уполномоченным органом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.3. В целях обеспечения постоянного хранения, использования и предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений организация, заключившая договор хранения, выполняет следующие функции:

обеспечивает сохранность документов в пределах всего срока хранения;

осуществляет учет и использование документов;

осуществляет проверку наличия и состояния документов, размещенных на постоянное хранение.

2. Порядок хранения учетно-технической документации

2.1. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также поддержание их в нормальном физическом состоянии (далее - архивохранилище).

2.2. Сохранность учетно-технической документации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

2.3. В комплекс работ по обеспечению сохранности учетно-технической документации включаются:

предоставление помещений для размещения учетно-технической документации (архивохранилищ);

обеспечение нормативных условий хранения учетно-технической документации;

выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

проверка наличия и состояния документов.

2.4. Обеспечение нормативных условий хранения учетно-технической документации включает:

размещение учетно-технической документации в архивохранилище;

оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для постоянного хранения учетно-технической документации в соответствии с п. 2.6 настоящего Порядка;

оборудование архивохранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

соблюдение противопожарного режима;

соблюдение охранного режима;

создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

2.5. В целях обеспечения сохранности учетно-технической документации архивохранилище должно быть изолированным, сухим и соответствовать требованиям противопожарной безопасности. Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже 3-го этажа, заделываются металлическими решетками. Входные двери в архивохранилище целесообразно обивать железом с устройством запоров, а по окончании рабочего дня архивохранилище опечатывать.

2.6. Для размещения учетно-технической документации архивохранилище оснащается специальным оборудованием:

стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел;

специально изготовленными шкафами или столами с ящиками, предназначенными для хранения алфавитной и статистической карточек (в случае хранения картотеки дел на бумажных носителях);

техническими и программными средствами, предназначенными для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов (в случае хранения документов и картотеки дел в электронном виде).

2.7. Архивохранилище обеспечивается:

переносной лестницей-стремянкой в целях безопасной работы на верхних стеллажах;

пылесосом для удаления пыли;

рабочими халатами для работников архивохранилища.

2.8. Хранящиеся в архивохранилище материалы должны быть оформлены в установленном порядке и размещаться на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел.

2.9. Проверка наличия и состояния учетно-технической документации проводится комиссией, созданной организацией, заключившей договор хранения, не реже одного раза в 10 лет. В состав комиссии включается представитель уполномоченного органа.

Проверка наличия и состояния учетно-технической документации, может также проводиться по решению руководителя уполномоченного органа либо организации, заключившей договор хранения, при наличии иных обстоятельств, требующих проверки наличия и состояния объектов хранения.

2.10. В ходе проверки наличия и состояния учетно-технической документации:

устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;

выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;

выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

2.11. По результатам проверки составляется акт, который утверждается руководителем организации, заключившей договор хранения, и в течение 3 рабочих дней со дня утверждения направляется в уполномоченный орган. Выявленные в ходе проверки нарушения хранения учетно-технической документации подлежат устранению организацией, заключившей договор хранения, в течение 15 календарных дней со дня утверждения акта.

2.12. Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие документов, организуется их розыск.

Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На документы, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов, который утверждается руководителем организации, заключившей договор хранения. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. В случае подготовки акта об утрате документов организацией, заключившей договор хранения, акт представляется в уполномоченный орган для принятия решения о снятии утраченных документов с учета.

2.13. Ответственность за сохранность документов несет руководитель организации, заключившей договор хранения, в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком.

3. Порядок использования учетно-технической документации

и предоставления копий такой документации

и содержащихся в ней сведений

3.1. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются на основании заявления физического, юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления (далее - заявитель).

3.2. Инвентарные дела, архивные документы выдаются правоохранительным органам и судам на основании запроса или постановления (определения) в порядке, предусмотренном пунктами 3.14 - 3.18 настоящего Порядка. В целях обеспечения сохранности документов инвентарное дело предоставляется по запросам судов на обозрение или в виде заверенной копии.

3.3. В остальных случаях сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются в виде:

архивной выписки;

заверенной копии архивных документов, входящих в состав инвентарных дел;

сведений, составленных на основании документов, находящихся в инвентарных делах (далее - архивной справки).

3.4. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются по заявлениям:

собственника, владельца (балансодержателя) или их доверенных лиц (при предъявлении надлежащим образом оформленной доверенности);

наследников по закону или по завещанию (при предъявлении документов, подтверждающих факт смерти наследодателя, нотариально удостоверенного завещания, свидетельства о праве на наследство и (или) справки нотариуса, подтверждающей принятие заявителем наследства);

судов (по находящимся в их производстве делам);

правоохранительных органов (по находящимся в их производстве уголовным делам и в случае необходимости получения сведений в ходе оперативно-розыскных мероприятий, о чем должна иметься ссылка в запросе о предоставлении сведений и (или) копий документов);

органов государственной власти и местного самоуправления (об объектах капитального строительства, отнесенных соответственно к государственному или муниципальному имуществу, при этом к запросу необходимо прикладывать соответствующую выписку из реестра государственного или муниципального имущества);

Приказом комитета инвестиционной политики и имущественных отношений Саратовской области от 12.01.2017 года № 1 (RU64000201700016) дополняется абзацем седьмым в пункт 3.4

уполномоченного органа;

иных лиц и органов (в случаях и по основаниям, установленным законодательством Российской Федерации).

3.5. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются заявителям за плату, если иное не предусмотрено действующим законодательством, в размере, установленном уполномоченным органом.

Плата за предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений поступает на счет организации, заключившей договор хранения, и используется на компенсацию расходов на хранение учетно-технической документации, изготовление и выдачу копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений.

3.6. Заявление направляется заявителем в организацию, заключившую договор хранения:

путем личного обращения;

посредством почтовой связи на бумажном носителе (заказным письмом с описью вложения);

в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3.7. В заявлении указываются:

наименование объекта недвижимости, сведения, копии документов по которому запрашивается;

наименование и адрес места нахождения объекта недвижимости, в отношении которого необходимо предоставить сведения, копии документов;

сведения о заявителе (паспортные данные физического лица, либо реквизиты юридического лица, а также реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя соответствующего физического или юридического лица).

3.8. К заявлению прилагается копия документа, подтверждающего личность заявителя, а в случае обращения представителя юридического или физического лица - копия документа, подтверждающего полномочия представителя юридического или физического лица в соответствии с законодательством Российской Федерации, документ, подтверждающий оплату за предоставление сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации, за исключением случаев предоставления такой информации безвозмездно, а также документы, подтверждающие право лица на получение сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации.

При личном обращении заявитель предоставляет на обозрение лицу, принимающему заявление, оригинал документа, удостоверяющего личность заявителя, а представитель физического или юридического лица - оригинал документа, подтверждающего полномочия представителя юридического или физического лица в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При обращении представителя физического или юридического лица с заявлением посредством почтовой связи к заявлению прилагается заверенная в установленном порядке копия документа, подтверждающего полномочия представителя физического или юридического лица в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.9. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации по устным обращениям не предоставляются.

3.10. В течение 10 рабочих дней с момента поступления заявления организация, заключившая договор хранения:

вручает (направляет) заявителю документы (копии документов), содержащие запрашиваемую информацию;

вручает (направляет) заявителю справку об отсутствии в архиве уполномоченного органа либо организации, заключившей договор хранения, запрашиваемой информации;

принимает решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации, которое вручается (направляется) заявителю.

3.11. Решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации принимается, если:

заявление не соответствует требованию, предусмотренному пунктом 3.7 настоящего Порядка, или к заявлению не приложены документы, предусмотренные пунктом 3.8 настоящего Порядка;

содержание заявления не позволяет однозначно идентифицировать объект недвижимости, сведения о котором запрашиваются, и отсутствует возможность уточнить содержание указанного заявления (в случае подачи заявления о выдаче сведений, копий документов о конкретном объекте недвижимости);

запрошены сведения, копии документов, доступ к которым ограничен федеральным законом.

Приказом комитета инвестиционной политики и имущественных отношений Саратовской области от 12.01.2017 года № 1 (RU64000201700016) пункт 3.12. излагается в следующей редакции.

3.12. По запросу органа регистрации прав копии документов и содержащиеся в них сведения предоставляются бесплатно в течение трех рабочих дней со дня поступления такого запроса.

3.13. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации, справка об отсутствии в архиве организации, заключившей договор хранения запрашиваемой информации, решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации вручаются заявителю (его представителю с надлежащим образом оформленными полномочиями) нарочно, либо направляются почтовым отправлением по адресу, указанному в заявлении.

3.14. Выдача инвентарных дел, архивных документов, находящихся на постоянном хранении в организации, заключившей договор хранения, правоохранительным органам, судам осуществляется на основании запроса или постановления (определения) правоохранительных органов и судов, в котором обязательно указывается основание выдачи документов (инвентарных дел), инвентарный номер и название инвентарного дела, адрес нахождения объекта недвижимого имущества.

3.15. Представители правоохранительных органов или судов при получении документов обязаны представить запрос или постановление (определение), оформленное в установленном порядке, наделяющее их полномочиями на получение соответствующих документов.

3.16. Выдача инвентарного дела регистрируется в журнале приема-выдачи инвентарных дел и/или карточке учета выдачи и возврата инвентарного дела под роспись.

3.17. С выдаваемых (изымаемых) документов изготавливаются копии, подлежащие заверению в установленном порядке, хранению в инвентарном деле до момента возвращения подлинников. Также в инвентарное дело вшивается копия запроса, сопроводительного письма, постановления и (или) протокола уполномоченных органов, иные документы, послужившие основаниями передачи (изъятия) оригиналов документов из архивохранилища органу, организации, которые хранятся до момента возвращения оригиналов документов.

3.18. Перед выдачей инвентарного дела, лицо организации, заключившей договор хранения, ответственное за сохранность таких документов, проверяет соответствие инвентарного номера, названия объекта, литеры на обложке шифру и заголовку дела в инвентарной книге; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела, целостность заверительной надписи и печати на прошитых документах. Случаи выявленных несоответствий фиксируются в акте приема-передачи инвентарных дел в графе Примечания или составляется акт выявленных несоответствий.