Об утверждении Административного регламента Архивного управления Томской области исполнения государственной функции



АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

1

АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ № 1 от 12.01.2009 г.

Об утверждении Административного регламента Архивного управления Томской области исполнения государственной функции

Утратило силу в соответствии с приказом Архивного управления Томской области от 30.11.2010 г. № 84.

по принятию решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, создаваемых в деятельности организаций,

в пределах компетенции

Во исполнение Постановления Губернатора Томской области от 06.09.2006 № 111а «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг», в целях установления сроков и последовательности административных процедур Архивного управления Томской области в процессе исполнения им государственной функции по принятию решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, создаваемых в деятельности организаций, в пределах компетенции, повышения качества систематического пополнения областных государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации, определения источников комплектования, проведения экспертизы ценности документов и отбора их на хранение приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения государственной функции по принятию решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, создаваемых в деятельности организаций, в пределах компетенции (далее Административный регламент).

2. Председателю (Одинецкий), секретарю (Могутаева) экспертно - проверочной комиссии Архивного управления Томской области, обеспечить внедрение Административного регламента в деятельность Архивного управления Томской области.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Начальник

О.В. Зоркова

УТВЕРЖДЕН

Приказом Архивного управления

Томской области

от «12» января 2009 года  № 1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

исполнения государственной функции по принятию решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов,

создаваемых в деятельности организаций, в пределах компетенции

I. Общие положения

1. Административный регламент исполнения  государственной функции по  принятию решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, создаваемых в деятельности организаций, в пределах компетенции (далее – Административный регламент), разработан в целях повышения качества систематического пополнения областных государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации, определения источников комплектования, проведения экспертизы ценности документов, отбора их на хранение и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при осуществлении полномочий по выполнению государственной функции.

2. Исполнение государственной функции по принятию решения о  включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, создаваемых в деятельности организаций, в пределах компетенции (далее – государственная функция) осуществляется в соответствии с  Федеральным законом от 22.10.2004  № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»1, Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской Академии наук»2, Законом Томской области от 11.11.2005 № 204-ОЗ «Об архивном деле в Томской области»3, Постановлением Губернатора Томской области от 24.12.2007 № 165 «Об утверждении Положения об Архивном управлении Томской области».

__________________________

1.Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43.

2. Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2005, № 20.

3. Собрание законодательства Томской области от 30.11.2005, №4

3. Исполнение государственной функции осуществляет Архивное управление Томской области через созданную экспертно- проверочную комиссию, действующую на основании Положения, утвержденного Приказом Архивного управления Томской области от 25.01.2007 № 2/о «Об утверждении нормативных документов».

4. Заявителем является государственный или муниципальный архив Томской области, от имени заявителя выступает руководитель или  уполномоченное им лицо.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

5. Информация по процедурам исполнения Административного регламента исполнения государственной функции по принятию решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, создаваемых в деятельности организаций,  в пределах компетенции, размещается на официальном сайте Архивного управления Томской области в сети Интернет www.archupr.tomsk,gov.ru/ и информационном стенде Архивного управления Томской области.

Место нахождения Архивного управления Томской области: 634009, г.Томск, ул. Карла Маркса, 26; председатель экспертно - проверочной комиссии Архивного управления - кабинет №17, телефон 8 (3822) 25 - 39 - 94, секретарь экспертно - проверочной комиссии Архивного управления - кабинет №17, телефон 8 (3822) 51 - 03 - 77.

Режим работы Архивного управления Томской области:

понедельник - пятница с 9.00 до 18.00, перерыв с 12.30 до 13.30, выходные дни - суббота, воскресенье.

Кроме того, на официальном сайте размещается также следующая информация:

1) график приема посетителей начальником Архивного управления Томской области;

2) порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц, осуществляемых  в рамках исполнения государственной функции;

3) извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих исполнение государственной функции;

4) перечень должностных лиц, ответственных за индивидуальное информирование. утверждается начальником Архивного управления Томской области.

6. По запросу заинтересованных лиц (индивидуальное информирование) информация о процедурах исполнения государственной функции может быть предоставлена как в устной, так и в письменной форме. При индивидуальном письменном информировании ответ направляется заинтересованным лицам в течение 10 календарных дней со дня поступления запроса.

7. Информация о процедурах исполнения государственной функции предоставляется бесплатно.

8. Центральный вход в здание, в котором исполняется государственная функция, оборудуется информационной табличкой, содержащей сведения о наименовании и графике работы Архивного управления Томской области. Помещение для оказания государственной функции должно соответствовать установленным санитарно - эпидемиологическим правилам. При организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода из помещения.

Присутственные места оборудуются:

1) системой кондиционирования воздуха;

2) противопожарной системой и средствами пожаротушения.

Места ожидания оборудуются информационными стендами, места ожидания - столами и стульями.

9. Основаниями для отказа исполнения государственной функции являются:

1) несоответствие оформления и содержания документов Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, Основным правилам работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05.09.1985 №263;

2) отсутствие документов, указанных в п.11 Административного регламента.

III. Административные процедуры

Последовательность действий  при осуществлении государственной функции

10. Организация исполнения государственной функции включает следующие административные процедуры Архивного управления Томской области (приложение №1):

1) прием и регистрация поступивших документов, передача документов секретарю экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области;

2) передача документов на экспертизу экспертам экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области;

3) экспертиза документов, поступивших на рассмотрение экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области;

4) принятие решения об утверждении или согласовании, отказе в утверждении или согласовании документов, поступивших на рассмотрение экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области;

5) оформление протокола заседания экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области;

6) проставление штампа экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области об утверждении или согласовании на документах;

7) ведение реестрового учета утвержденных или согласованных документов.

Прием и регистрация поступивших документов

11. Основанием для начала действий по исполнению государственной функции является письменное обращение заявителя:

1) об утверждении:

а) перечней проектов, проблем (тем), научно- техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;

б) описей дел постоянного хранения, в том числе специальной документации (научно- технической, аудиовизуальной);

в) сдаточных описей дел личного происхождения;

г) актов о выделении к уничтожению документов и дел из фондов областных государственных и муниципальных архивов;

2) о согласовании:

а) списков организаций и списков граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования областных государственных и муниципальных архивов;

б) описей дел по личному составу;

в) примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций - источников комплектования областных государственных и муниципальных архивов в пределах компетенции;

г) актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в областных государственных, муниципальных архивах;

д) актов о не обнаружении дел постоянного хранения в организациях источниках комплектования, пути розыска которых исчерпаны.

12. Организацию приема и регистрации поступивших документов в  Архивном управлении Томской области осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство.

13. Специалист, ответственный за делопроизводство, устанавливает предмет обращения (какой результат желает получить заявитель).

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждое обращение.

14. Специалист, ответственный за делопроизводство, вносит в регистрационную базу данных «Контроль исполнения» информацию о приеме документов:

1) регистрационный номер записи;

2) дату регистрации;

3) автора документа;

4) название документа;

5) количество листов;

6) количество экземпляров представленных документов.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.

15. Специалист, ответственный за делопроизводство, передает зарегистрированные документы секретарю экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.

Передача документов на экспертизу экспертам  экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области

16. Секретарь экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области вносит предложение о назначении экспертов (не менее двух)  для проверки поступивших документов и по решению председателя экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области передает им документы на экспертизу.

Максимальный срок выполнения действия составляет 15 минут.

Экспертиза документов, поступивших на рассмотрение экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области

17. Основанием для начала проведения экспертизы документов является решение председателя экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области о назначении экспертов для проверки поступивших документов.

18. Эксперт проверяет документы, подлежащие рассмотрению экспертно- проверочной комиссией Архивного управления Томской области, удостоверяясь, что:

1) организации, включенные  в список источников комплектования, создают документы Архивного фонда Российской Федерации, архивных фондов Томской области;

2) перечни проектов, проблем (тем), научно- техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение, составлены в соответствии с Перечнем научно- технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России, утвержденным Росархивом 25.02.1997;

3) отбор документов для включения в  состав описей дел постоянного хранения и по личному составу осуществлялся в  соответствии с перечнями типовых архивных документов, отраслевыми перечнями;

4) сроки хранения дел и номера статей, проставленные в номенклатурах дел, соответствуют указанным в перечнях типовых архивных документов, отраслевых перечнях;

5) исключение документов из фондов областных государственных и муниципальных архивов является обоснованным.

Эксперты проверяют правильность оформления, наличие и экземплярность необходимых документов в соответствии с установленными правилами в сфере архивного дела, составляют на рассматриваемые документы экспертное заключение (приложение №2) и проект решения об утверждении или согласовании документов, отказе в утверждении или согласовании документов.

Максимальный срок исполнения действия по экспертизе документов составляет:

- один час на проверку 15 позиций номенклатуры;

- один час на 25 описательных статей описей дел постоянного хранения и по личному составу;

- один час на 17 позиций акта, списка источников комплектования, перечня проектов.

. Эксперты представляют один экземпляр экспертного заключения на рецензируемый документ его разработчикам, второй экземпляр с проектом решения об утверждении или согласовании документов, отказе в утверждении или согласовании документов - секретарю экспертно - проверочной комиссии Архивного управления Томской области.

Максимальный срок исполнения действия              составляет 30 минут.

20. В случае имеющихся разногласий между разработчиком документа и экспертом проект решения экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области согласовывается соответствующими экспертами с заинтересованными лицами и организациями до внесения проекта решения на рассмотрение экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области.

Принятие решения об утверждении или согласовании, отказе в утверждении или согласовании документов, поступивших на рассмотрение экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области

21. Основанием для начала процедуры принятия решения об утверждении  или согласовании, отказе в утверждении или согласовании документов, является предоставление  в экспертно – проверочную комиссию Архивного управления Томской области экспертного заключения и проекта решения, подготовленного экспертами  по рассматриваемым документам.

22. Принятие решения осуществляется в соответствии с процедурой проведения заседаний экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области, установленной Регламентом работы экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области.

23. Заседания экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. Заседание экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области (кроме выездного) считается правомочным, если на нем присутствуют более половины состава ее членов.

Выездные заседания экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области в муниципальные образования Томской области проводятся с участием руководителей и специалистов архивных служб органов местного самоуправления.

24. Проекты решений экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области, подготовленные экспертами, представляются секретарю экспертно - проверочной комиссии Архивного управления Томской области не позднее, чем за 5 дней до заседания.

25. Решение о внеплановом рассмотрении вопроса на заседании - проверочной комиссии Архивного управления Томской области принимается председателем экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области.

26. Ответственность за качество документов, указанных в п.11 настоящего Административного регламента, представляемых на рассмотрение экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области, возлагается на руководителей областных государственных или муниципальных архивов, внесших их на рассмотрение.

27. Повестка дня очередного заседания экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области составляется ее секретарем, согласовывается с председателем. Повестка дня и материалы к заседанию передаются председателю и  членам экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области, экспертам, не позднее, чем за 3 дня до заседания.

28. Время для докладов на заседаниях экспертно - проверочной комиссии Архивного управления Томской области предоставляется в пределах 20 минут, для содокладов до 10 минут.             

29. Проекты решений экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области доводятся до сведения присутствующих на заседании членов комиссии и обсуждаются, после чего проходит голосование по принимаемому решению.

Решения экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области принимаются по каждому документу отдельно большинством голосов присутствующих членов комиссии.

Особые мнения членов экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

30. Проекты решений экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области в течение трех дней после принятия должны быть отредактированы секретарем с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, подписаны секретарем и представлены на подпись председателю экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области.

Подписанные решения доводятся секретарем экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области до сведения всех заинтересованных лиц.

Оформление протокола заседания экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области

31. Заседания экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области протоколируются секретарем комиссии. Протокол должен быть подписан председателем и секретарем экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области.

Максимальный срок выполнения действия составляет один час на подготовку 3 листов протокола.

Проставление штампа экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области об утверждении или согласовании на документах

32. Секретарь экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области на документах, по которым принято решение экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области об утверждении или согласовании, проставляет штамп утверждения или согласования, на котором от руки проставляет номер и дату протокола.

Максимальный срок выполнения действия составляет 1 минуту на каждый экземпляр документа.

Ведение реестрового учета утвержденных или согласованных документов

33. Секретарь экспертно- проверочной комиссии Архивного управления Томской области вносит запись об утвержденных или согласованных документах в реестр согласованных и утвержденных документов (приложение №3). Экспертное заключение   помещается в дело.

Максимальный срок исполнения действия составляет 3 минуты.

Результат исполнения государственной функции

34. Результатом исполнения государственной функции является включение в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, создаваемых в деятельности организаций.

Документы считаются включенными в состав Архивного фонда Российской Федерации после принятия решения экспертно – проверочной комиссии Архивного управления Томской области об утверждении или согласовании документов, указанных в п.11 настоящего Административного регламента.

Процедура исполнения государственной функции завершается утверждением или согласованием документов, отказом в утверждении или согласовании документов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов не позднее одного месяца с момента поступления документов.

IV. Контроль исполнения государственной функции

35. Вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений экспертно-проверочной комиссии Архивного управления Томской области определяются в тексте самого решения.

36. Снятие с контроля осуществляется  на основании решения  экспертно-проверочной комиссии Архивного управления Томской области.

37. Секретарь  экспертно-проверочной комиссии Архивного управления Томской области организует учет и оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков исполнения, систематически информирует экспертно-проверочную комиссию Архивного управления Томской области о ходе выполнения решений и рассмотрении поступивших документов.

38. Специалисты, осуществляющие деятельность по исполнению государственной функции, несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте.

39. Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных регламентах (инструкциях)  в соответствии с требованиями действующего  законодательства.

40. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверки исполнения положений настоящего регламента.

41. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции приказом Архивного управления Томской области утверждается  комиссия. В состав комиссии включаются государственные гражданские служащие органов исполнительной власти Томской области, а так же независимые эксперты в случае необходимости.

Периодичность осуществления текущего контроля составляет 1 раз в год, в случае необходимости поводится внеочередная проверка.

  Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Справка подписывается председателем комиссии.

42. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к дисциплинарной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и Федеральным законом от 27.07.2004  № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

V.  Порядок внесудебного обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении государственной функции

43. Обжалование действий (бездействия) и решений экспертно-проверочной комиссии Архивного управления Томской области, исполняющей государственную функцию по  включению в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, создаваемых в деятельности организаций, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Заявитель в своей жалобе, направленной в Архивное управление Томской области, в обязательном порядке указывает:

1) наименование государственного органа, в который направляется жалоба;

2) свои фамилию, имя, отчество;

3) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

4) изложение сути жалобы;

5) личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

44. Архивное управление Томской области:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; 

2) по результатам рассмотрения жалобы принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

45. Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Письменная жалоба рассматривается в течение 30 календарных дней со дня ее регистрации. В соответствии с действующим законодательством начальник Архивного управления Томской области вправе продлить срок рассмотрения жалобы. Уведомление о продлении срока его рассмотрения направляется заявителю в течение 2 дней с момента принятия решения.

46. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. 

При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архивного управления Томской области вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

47. Обжалование действий (бездействия) и решений начальника Архивного управления Томской области либо должностного лица исполняющего его обязанности осуществляются в судебном порядке или в высшем исполнительном органе государственной власти Томской области – Администрации Томской области.