Об организации проектной деятельности в Министерстве международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края



Утратил силу - приказ Министерства инвестиционного развития Забайкальского края от 08.10.2019 № 9-НП

МИНИСТЕРСТВО МЕЖДУНАРОДНОГО СОТРУДНИЧЕСТВА И ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

12 января 2018 года                                                                                     № 2-НП

г. Чита

Об организации проектной деятельности в Министерстве международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края

В соответствии с пунктом 6.3. протокола заседания Комиссии Правительства Забайкальского края по проектной деятельности от 21 декабря 2017 года № 1, руководствуясь Положением о Министерстве международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края, утвержденным постановлением Правительства Забайкальского края  от 14 февраля 2017 года  № 56, в целях организации проектной деятельности в Министерстве международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края и обеспечения реализации приоритетных проектов (программ) на принципах проектного управления,

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить:

Положение об организации проектной деятельности в Министерстве международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края - приложение № 1 к настоящему приказу;

Функциональную структуру системы управления проектной деятельностью в Министерстве международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края - приложение № 2 к настоящему приказу.

2. Сотрудникам Министерства международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края обеспечить реализацию утвержденных приоритетных проектов (программ) на принципах проектного управления, руководствуясь Положением и Функциональной структурой.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ответственного за организацию проектной деятельности в Министерстве международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края  - Кана Андрея Петровича – заместителя министра – начальника отдела развития внешнеэкономических связей и приграничной инфраструктуры

Министр

А.В. Дроботушенко

Приложение №1

к приказу Министерства международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края

от «09» января 2018 года № 2-НП

П О Л О Ж Е Н И Е

об организации проектной деятельности

в Министерстве международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края

             

1.              Общие положения

1.              Настоящее Положение устанавливает порядок организации проектной деятельности в Министерстве международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края (далее – Министерство). 

2.              Понятия, используемые в Положении, соответствуют терминам и определениям, установленным постановлением Правительства Забайкальского края от 29 июня 2017 года № 263 «Об организации проектной деятельности в Правительстве Забайкальского края».

3.              Организационная структура системы управления проектной деятельностью Министерства включает в себя:

а)              постоянный орган управления проектной деятельностью - ведомственная рабочая группа Министерства;

б)              формируемые в целях реализации федеральных и региональных  приоритетных проектов (программ) временные органы управления проектной деятельностью:

функциональные заказчики проектов (программ);

старшие должностные лица проектов (программ);

руководители проектов (программ);

рабочие органы проектов (программ).

в) формируемые в целях реализации ведомственных приоритетных проектов (программ) Министерства временные органы управления проектной деятельностью:

кураторы приоритетных направлений деятельности исполнительных органов государственной власти Забайкальского края (далее - кураторы);

ведомственные проектные   комитеты  по  приоритетным   направлениям  деятельности исполнительных органов государственной власти (далее – проектные комитеты);

функциональные заказчики ведомственных приоритетных проектов (программ) (далее – функциональные заказчики);

руководители ведомственных приоритетных проектов (программ) (далее – руководители проектов (программ);

рабочие органы ведомственных приоритетных проектов (программ) (далее – рабочие органы).

г) обеспечивающий и вспомогательный орган управления проектной деятельностью общественно-деловой совет Министерства (далее – общественно-деловой совет).

4.              Функции органов управления проектной деятельностью Министерства определяются функциональной структурой системы управления проектной деятельностью в  Министерстве и реализуются в соответствии с настоящим положением.

5.              Проектная деятельность, направленная на инициирование, подготовку, реализацию, завершение, мониторинг, оценку и иные контрольные мероприятия федеральных и региональных приоритетных проектов (программ), осуществляется в соответствии с Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Забайкальского края и Функциональной структурой системы управления проектной деятельностью в Правительстве Забайкальского края, утвержденными постановлением Правительства Забайкальского края  от 29 июня 2017 года № 263.

6.              Проектная деятельность в Министерстве осуществляется с учетом методических рекомендаций и с использованием типовых форм, утвержденных Проектным офисом Забайкальского края (далее – проектный офис).

2.  Инициирование ведомственного приоритетного

проекта (программы) Министерства

7.              Проектные предложения в целях подготовки и реализации ведомственных приоритетных проектов (программ) Министерства разрабатываются и инициируются структурными подразделениями и подведомственными организациями, ведомственной рабочей группой Министерства, а также разрабатываются во исполнение поручений Губернатора Забайкальского края, Правительства Забайкальского края, решений Комиссии Правительства Забайкальского края по проектной деятельности (далее - комиссия), проектного комитета по приоритетному направлению развития Забайкальского края, ведомственной рабочей группы и министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края исходя из установленных параметров и приоритетов для формирования портфеля ведомственных приоритетных проектов (программ) в соответствии с утвержденными приоритетными направлениями деятельности  Министерства,  согласующимися с положениями Стратегии социально-экономического развития Забайкальского края.

Проектные предложения по ведомственным приоритетным проектам (программам) могут разрабатываться, в том числе, по итогам проведения экспертно-аналитических мероприятий, и инициироваться ведомственной рабочей группой или проектным комитетом.

При наличии поручений Губернатора Забайкальского края, Правительства Забайкальского края, решений комиссии, проектного комитета по приоритетному направлению развития Забайкальского края, ведомственной рабочей группы, проектного комитета или руководителя Министерства  о целесообразности подготовки ведомственного приоритетного проекта (программы), разработка и одобрение проектных предложений не требуются. По соответствующему проекту (программе) формируется паспорт проекта (программы).

Проектное предложение должно содержать идею ведомственного приоритетного проекта (программы), описание проблем, цели, конкретные результаты и показатели, базовые подходы к способам, этапам и формам их достижения, обоснования оценки сроков, бюджета, риски и иные сведения о приоритетном проекте (программе).

8.              Инициатор представляет проектное предложение в ведомственную рабочую группу Министерства (далее – ведомственная рабочая группа), которая в срок до пяти календарных дней  осуществляет его регистрацию и определяет потенциального функционального заказчика - структурное подразделение Министерства,  ответственное за разработку и согласование проектного предложения с заинтересованными в реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) структурными подразделениями и иными сторонами.

Потенциальный функциональный заказчик в срок до десяти календарных дней согласовывает проектное предложение с заинтересованными в реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) исполнительными органами государственной власти Забайкальского края, структурными подразделениями, органами местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и организациями, и направляет в ведомственную рабочую группу4 для принятия  решений:   об  одобрении  и  подготовке  паспорта  ведомственного приоритетного проекта (программы) (далее – паспорт проекта (программы), а также об определении ответственного за разработку паспорта проекта (программы); о нецелесообразности реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) или об одобрении проектного предложения для реализации в качестве регионального приоритетного проекта (программы), инициируемого Министерством.

При наличии замечаний и предложений потенциальный функциональный заказчик направляет в ведомственную рабочую группу проектное предложение с заключением для принятия решения о нецелесообразности реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) или целесообразности его доработки с учетом поступивших замечаний, предложений.

В случае принятия решения о доработке потенциальный функциональный заказчик совместно с инициатором и с участием заинтересованных в реализации проекта (программы) структурными подразделениями и иными сторонами в течение 15 календарных дней со дня принятия решения обеспечивает доработку и согласование проектного предложения, после чего повторно направляет его в ведомственную рабочую группу6 для принятия решения.

Проектное предложение может быть рассмотрено общественно-деловым советом, в случае принятия такого решения ведомственной рабочей группой.

В случае принятия решения об одобрении проектного предложения для реализации в качестве регионального приоритетного проекта (программы), инициируемого Министерством, указанное проектное предложение представляется в проектный офис.

3. Паспорт ведомственного приоритетного проекта (программы)

9.              Ответственный за разработку паспорта ведомственного приоритетного проекта (программы), осуществляет его разработку в срок до десяти календарных дней со дня принятия соответствующего решения ведомственной рабочей группой, и осуществляет процедуру его согласования с заинтересованными в реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) структурными подразделениями, исполнительными органами государственной власти Забайкальского края, органами местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и организациями, общественно-деловым советом и иными сторонами, и в срок, не превышающий 14 календарных дней с даты завершения разработки, если иной срок не установлен ведомственной рабочей группой.

Паспорт ведомственного приоритетного проекта (программы) включает наименование ведомственного приоритетного проекта (программы), обоснование ведомственного приоритетного проекта (программы), основания для инициирования ведомственного приоритетного проекта (программы), перечень государственных программ Забайкальского края в сфере реализации ведомственного приоритетного проекта (программы), цели ведомственного приоритетного проекта (программы), целевые показатели и критерии успешности ведомственного приоритетного проекта (программы), способы достижения целей и задач ведомственного приоритетного проекта (программы), ключевые риски и возможности, сроки начала и завершения ведомственного приоритетного проекта (программы), оценку бюджета ведомственного приоритетного проекта (программы), сведения о потенциальных участниках ведомственного приоритетного проекта (программы), иные сведения.

Согласованный паспорт ведомственного приоритетного проекта (программы) вносится для рассмотрения на заседании ведомственной рабочей группы.

В случае поступления замечаний от заинтересованных в реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) структурных подразделений, общественно-делового совета и иных сторон, разработчик в течение 7 календарных дней осуществляет доработку паспорта проекта (программы) и его повторное согласование в течение 10 календарных дней. Неурегулированные разногласия вносятся в таблицу разногласий.

Согласованный паспорт проекта (программы) с таблицей разногласий, при их наличии, вносится для одобрения на заседании проектного комитета и рассмотрения в целях принятия решения на заседании ведомственной рабочей группы.

Информация о подготовке ведомственного приоритетного проекта (программы) до его утверждения ведомственной рабочей группой относится к служебной информации.

Ведомственная рабочая группа рассматривает паспорт проекта (программы) на своем очередном заседании и принимает одно из следующих решений: об утверждении паспорта проекта (программы) и включении его в ведомственный портфель приоритетных проектов (программ); об урегулировании разногласий, о направлении паспорта ведомственного приоритетного проекта (программы) на экспертизу при наличии неурегулированных разногласий и о необходимости его доработки; о целесообразности реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) в режиме эксперимента.

При принятии решения о направлении паспорта ведомственного приоритетного проекта (программы) на экспертизу и (или) о необходимости его доработки повторное рассмотрение паспорта ведомственного приоритетного проекта (программы) проводится на очередном заседании ведомственной рабочей группы в срок, не превышающий 30 календарных дней.

10.              В случае принятия решения об утверждении паспорта ведомственного приоритетного проекта (программы) ведомственная рабочая группа одновременно принимает решение о представлении министром международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края для назначения кандидатур функционального заказчика и руководителя ведомственного приоритетного проекта (программы).

При назначении руководителя проекта (программы) и руководителей рабочих органов должны соблюдаться требования к уровню их квалификации в сфере проектного управления, а также учитываться личностные компетенции, включая лидерские качества, опыт успешной реализации проектов, уровень занимаемой должности, доступ к экспертизе в предметной области ведомственного приоритетного проекта (программы), понимание целей ведомственного приоритетного проекта (программы) и нацеленность на их достижение, и другие.

Требования к уровню квалификации в сфере проектного управления руководителя проекта (программы), руководителей рабочих органов и участников ведомственных приоритетных проектов (программ) разрабатываются проектным офисом и Центром проектных компетенций Забайкальского края, и утверждаются комиссией.

При назначении руководителя ведомственного приоритетного проекта (программы) с учетом сложности и содержания ведомственного приоритетного проекта (программы) устанавливается уровень занятости назначаемых лиц на время реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) (полная или частичная занятость).

Решения о назначении руководителя ведомственного приоритетного проекта (программы) на условиях совмещения с другими задачами принимаются при условии возможности эффективного исполнения ими своих обязанностей в ведомственном приоритетном проекте (программе) с учетом уровня занятости в связи с решением других задач.

11.              Ведомственный приоритетный проект (программа), соответствующий сфере реализации государственной программы Забайкальского края, отражается в составе этой государственной программы Забайкальского края в виде ее структурных элементов.

12.              Ведомственный портфель приоритетных проектов (программ) формируется ответственным за организацию проектной деятельности в исполнительном органе государственной власти, одобряется и изменяется решениями ведомственной рабочей группы и направляется в Проектный офис Забайкальского края (далее – проектный офис) для подготовки заключения и представления Комиссии Правительства Забайкальского края по проектной деятельности  (далее - комиссия) в целях формирования портфеля приоритетных проектов (программ) Забайкальского края;

4. Подготовка ведомственного приоритетного проекта (программы)

13.              После утверждения паспорта ведомственного приоритетного проекта (программы) руководителем ведомственного приоритетного проекта (программы) разрабатывается сводный план ведомственного приоритетного проекта (программы) (далее – сводный план проекта (программы), который состоит из следующих документов:

а)              перечень участников ведомственного приоритетного проекта (программы);

б) план ведомственного приоритетного проекта (программы) по контрольным точкам;

в)              план согласований и контрольных мероприятий ведомственного приоритетного проекта (программы);

г)              план финансового обеспечения ведомственного приоритетного проекта (программы);

д)              план управления ведомственным приоритетного проектом (программой), который с учетом специфики ведомственного приоритетного проекта (программы) может включать разделы по управлению рисками и возможностями, рассмотрению проблемных вопросов и управлению изменениями, организации взаимодействия и отчетности, управлению результатами и выгодами, закупкам и поставкам, и иные.

14.              Разработка сводного плана проекта (программы) осуществляется в срок до 14 календарных дней со дня утверждения паспорта ведомственного приоритетного проекта (программы) ведомственной рабочей группой. Процедура согласования сводного плана проекта (программы) с заинтересованными в реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) структурными подразделениями,  исполнительными органами государственной власти Забайкальского края, органами местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и организациями, общественно-деловым советом и иными сторонами, и проводится в срок, не превышающий 14 календарных дней с даты завершения разработки, если иной срок не установлен ведомственной рабочей группой.

Согласованный сводный план проекта (программы) вносится руководителем проекта (программы) для рассмотрения ведомственной рабочей группой10.

15.              В ходе очередного заседания ведомственной рабочей группой принимается одно из следующих решений: об утверждении сводного плана проекта (программы); о предварительном одобрении сводного плана и целесообразности внесения изменений в паспорт ведомственного приоритетного проекта (программы); об урегулировании разногласий, о направлении сводного плана проекта (программы) на экспертизу при наличии неурегулированных разногласий и о необходимости его доработки.

16.              Финансовое обеспечение ведомственного приоритетного проекта (программы) может осуществляться частично или полностью за счет средств бюджета Забайкальского края, местных бюджетов, средств публичных акционерных обществ с государственным участием, бизнес - структур, общественных, научных и иных организаций после утверждения сводного плана проекта (программы) и с его учетом, если иное не установлено решениями ведомственной рабочей группы.

Финансовое обеспечение ведомственного приоритетного проекта (программы) за счет средств бюджета Забайкальского края осуществляется в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных законом Забайкальского края о краевом бюджете на очередной финансовый год и плановый период соответствующему главному распорядителю средств бюджета Забайкальского края, в соответствии со сводным планом проекта (программы).

17.              Контракты, заключенные в целях реализации ведомственных приоритетных проектов (программ), подлежат казначейскому сопровождению либо банковскому сопровождению в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Забайкальского края.

4.              Реализация и управление изменениями ведомственного приоритетного проекта (программы)

18.              Реализация ведомственного приоритетного проекта (программы) осуществляется всеми участниками в соответствии со сводным планом проекта (программы) и рабочим планом ведомственного приоритетного проекта (программы) (далее - рабочий план проекта (программы), разрабатываемым руководителем ведомственного приоритетного проекта (программы) на основе сводного плана проекта (программы).

19.              В случае если в ведомственном приоритетного проекте (программе) выделены этапы реализации, мероприятия очередного этапа начинаются при наличии соответствующего решения ведомственной рабочей группы (в отношении этапов, зафиксированных в паспорте проекта (программы) или проектного комитета (в отношении этапов, зафиксированных в сводном плане проекта (программы), не включенных в паспорт проекта (программы). Указанные решения не могут быть приняты до принятия решения о завершении текущего этапа ведомственного приоритетного проекта (программы).

20.              В ходе реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) в сводный план проекта (программы) и в рабочий план проекта (программы) могут вноситься изменения в соответствии с процедурой управления изменениями проектов (программ), определенной в плане управления ведомственным приоритетным проектом (программой).

21.              Во исполнение связанных с реализацией ведомственного приоритетного проекта (программы) поручений и указаний Губернатора Забайкальского края, Правительства Забайкальского края, решений комиссии, проектного комитета по приоритетным направлениям развития Забайкальского края, ведомственной рабочей группы, министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края, вносятся соответствующие изменения в паспорт ведомственного приоритетного проекта (программы), сводный план проекта (программы), рабочий план проекта (программы) в соответствии с установленной процедурой управления изменениями ведомственных приоритетных проектов (программ), определенной в плане управления ведомственным приоритетным проектом (программой).

22.              В ходе реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) проводится соответствующая оценка актуальности его целей, задач и способов реализации с учетом имеющихся рисков и возможностей по повышению выгод от реализации ведомственного приоритетного проекта (программы).

Оценка проводится функциональным заказчиком с участием общественно-делового совета в соответствии со сводным планом проекта (программы), а также по инициативе функционального заказчика либо по решению ведомственной рабочей группы при существенных изменениях обстоятельств, влияющих на реализацию ведомственного приоритетного проекта (программы). Результаты оценки и соответствующие предложения рассматриваются на заседании ведомственной рабочей группы.

23.              Разработка и согласование проектов нормативных правовых актов, а также иных документов, разрабатываемых Министерством в рамках реализации ведомственных приоритетных проектов (программ), осуществляются участниками ведомственного приоритетного проекта (программы).

Согласование проекта нормативного правового акта, а также иных документов, участником ведомственного приоритетного проекта (программы) является согласованием соответствующего исполнительного органа государственной власти Забайкальского края либо соответствующего структурного подразделения.

Проекты нормативных правовых актов, разрабатываемых Министерством в рамках реализации ведомственных проектов (программ), представляются министром международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края вместе с протоколом заседания ведомственной рабочей группы, на котором было принято соответствующее решение.

5. Завершение ведомственного приоритетного

проекта (программы)

24.              Проект решения ведомственной рабочей группы о плановом завершении ведомственного приоритетного проекта (программы) подготавливается руководителем ведомственного приоритетного проекта (программы) и рассматривается ведомственной рабочей группой после его одобрения проектным комитетом.

К проекту решения о завершении ведомственного проекта (программы) прилагается итоговый отчет о реализации ведомственного проекта (программы), который подлежит согласованию с функциональным заказчиком ведомственного приоритетного проекта (программы), участниками ведомственного приоритетного проекта (программы) в соответствии с планом управления ведомственным приоритетным проектом (программой) до рассмотрения указанного итогового отчета на заседаниях проектного комитета или ведомственной рабочей группы.

При принятии решения о завершении ведомственного приоритетного проекта (программы) ведомственная рабочая группа может также принять решение о подготовке и реализации плана достижения результатов и выгод на период после завершения ведомственного приоритетного проекта (программы).

25.              При принятии ведомственной рабочей группой решения о досрочном завершении ведомственного приоритетного проекта (программы) руководитель ведомственного приоритетного проекта (программы) в течение 30 календарных дней со дня принятия данного решения подготавливает итоговый отчет о реализации ведомственного приоритетного проекта (программы), согласовывает его с участниками ведомственного приоритетного проекта (программы) в соответствии с планом управления ведомственным приоритетным проектом (программой) и представляет указанный итоговый отчет для рассмотрения ведомственной рабочей группой.

При принятии ведомственной рабочей группой решения о завершении ведомственного приоритетного проекта (программы) формируется архив ведомственного приоритетного проекта (программы) с информацией об опыте реализации соответствующего ведомственного приоритетного проекта (программы).

26.              В ходе реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) руководитель проекта может инициировать процедуру его прекращения или приостановления.

Прекращение ведомственного приоритетного проекта (программы) означает его досрочное завершение без возможности возобновления.

Приостановление ведомственного приоритетного проекта (программы) означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления.

Решение о прекращении или приостановлении ведомственного приоритетного проекта (программы) может быть принято по завершении этапов ведомственного приоритетного проекта (программы) ведомственной рабочей группой.

Ведомственный приоритетный проект (программа) считается прекращенным или приостановленным с даты издания решения ведомственной рабочей группы.

27.              Взаимодействие с подрядчиками на этапе прекращения или приостановления ведомственного приоритетного проекта (программы) регулируется иными нормативными правовыми актами и методологическими документами Министерства.

6. Мониторинг реализации ведомственного приоритетного проекта (программы)

28.              Мониторинг реализации ведомственных приоритетных проектов (программ) представляет собой систему мероприятий по измерению фактических параметров ведомственных приоритетных проектов (программ), расчету отклонения фактических параметров ведомственных приоритетных проектов (программ) от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации ведомственных приоритетных проектов (программ), принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

29.              Мониторинг реализации ведомственных приоритетных проектов (программ) проводится в отношении:

а) паспорта проекта (программы);

б) сводного плана проекта (программы);

в) рабочего плана проекта (программы).

30.              Мониторинг реализации ведомственных приоритетных проектов (программ) осуществляют:

а) руководитель проекта (программы) - в отношении рабочего плана проекта (программы) и включенных в него мероприятий по корректирующим воздействиям, на основании поручений ведомственной рабочей группы, проектного комитета,  министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края  в рамках реализации ведомственного приоритетного проекта (программы);

б) ведомственная рабочая группа - в отношении паспорта и сводного плана ведомственного приоритетного проекта (программы), поручений и решений Губернатора Забайкальского края, Правительства Забайкальского края, комиссии, проектного комитета по приоритетным направлениям развития Забайкальского края,  министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края  в рамках реализации ведомственного приоритетного проекта (программы).

Подготовка, согласование и представление отчетности в рамках ведомственного приоритетного проекта (программы) организуются в соответствии с планом управления ведомственным приоритетным проектом (программой).

31.              Руководитель проекта (программы) ежемесячно, в течение 3 календарных дней после окончания отчетного месяца, представляет данные мониторинга реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) для рассмотрения на очередном заседании ведомственной рабочей группы. Информацию о ходе реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) докладывает руководитель проекта (программы).

В случае выявления рисков реализации ведомственных приоритетных проектов (программ), требующих внесения изменений в паспорт и (или) сводный план проекта (программы), руководитель проекта (программы) дополнительно к информации о ходе реализации ведомственного приоритетного проекта (программы), докладывает информацию о принятых мерах и (или) представляет соответствующие предложения о мероприятиях по корректирующим воздействиям. В рамках указанных заседаний могут приниматься решения о проведении оценок и иных контрольных мероприятий ведомственного приоритетного проекта (программы) или иные решения в отношении ведомственных приоритетных проектов (программ).

Данные мониторинга реализации ведомственных приоритетных проектов (программ) готовятся к рассмотрению на заседании проектными менеджерами ведомственных рабочих групп, осуществляющими организационную, методологическую, контрольную и аналитическую деятельность в целях реализации ведомственных проектов (программ).

Мониторинг реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) проводится, начиная с принятия решения об утверждении паспорта проекта (программы) и завершается в момент принятия решения о его закрытии.

32.              Мероприятия по корректирующим воздействиям, включенные в сводный или рабочий планы проекта (программы), подлежат контролю на уровне органа управления, утвердившего внесение изменений в соответствующий план.

33.              Руководитель проекта (программы) подготавливает ежегодный отчет о ходе реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) в сроки, определенные сводным планом проекта (программы).

34.              Функциональный заказчик, после одобрения указанного отчета ведомственной рабочей группой, организует его размещение на официальном сайте Министерства в форме открытых данных.

35.              Ежегодный сводный отчет о ходе реализации портфеля ведомственных приоритетных проектов (программ) подготавливается ответственным за организацию проектной деятельности в исполнительном органе государственной власти и представляется для одобрения в ведомственную рабочую группу. После одобрения отчет направляется в проектный офис и публикуется на официальном сайте Министерства.

7. Оценка и иные контрольные мероприятия реализации

ведомственных приоритетных проектов (программ)

36.              Плановые оценки и иные контрольные мероприятия в отношении ведомственного приоритетного проекта (программы) осуществляются в соответствии с планом согласований и контрольных мероприятий ведомственного приоритетного проекта (программы).

37.              При формировании плана согласований и контрольных мероприятий ведомственного приоритетного проекта (программы) руководитель проекта (программы) и заинтересованные структурные подразделения Министерства обеспечивают согласованность проведения оценок и иных контрольных мероприятий по срокам и мероприятиям в целях минимизации затрат ресурсов как проверяющих органов, так и участников ведомственного приоритетного проекта (программы).

38. В отношении реализуемых ведомственных приоритетных проектов (программ) могут проводиться следующие виды оценок и иных контрольных мероприятий реализации ведомственного приоритетного проекта (программы):

а)              плановые оценки и иные контрольные мероприятия реализуются проектными менеджерами ведомственных рабочих групп, осуществляющими организационную, методологическую, контрольную и аналитическую деятельность в целях реализации приоритетных проектов (программ), при необходимости с привлечением структурных подразделений Министерства и структурных подразделений иных исполнительных органов государственной власти в соответствии с их компетенцией, общественных, экспертных и иных организаций, в том числе:

ежегодная комплексная оценка ведомственного приоритетного проекта (программы), включающая оценку рисков и реализуемости ведомственного приоритетного проекта (программы), оценку соответствия стратегическим задачам и приоритетным направлениям деятельности Министерства;

оперативная оценка хода реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) при прохождении ключевых этапов и контрольных точек, в том числе в отношении достижения ожидаемых результатов и выгод ведомственного приоритетного проекта (программы);

оценка успешности и итогов реализации ведомственного приоритетного проекта (программы);

б) плановые оценки, проверки и иные контрольные мероприятия, реализуемые структурными подразделениями Министерства;

в) экстренная углубленная оценка или иное контрольное мероприятие, реализуемые проектными менеджерами ведомственных рабочих групп, осуществляющими организационную, методологическую, контрольную и аналитическую деятельность в целях реализации ведомственных приоритетных проектов (программ), в том числе по результатам мониторинга реализации ведомственного приоритетного проекта (программы), при необходимости с привлечением структурных подразделений Министерства в соответствии с их компетенцией, общественно-делового совета, экспертных групп и иных организаций в целях разрешения кризисной ситуации, связанной с реализацией ведомственного приоритетного проекта (программы), а также оперативная оценка реализации антикризисных мероприятий.

39. По итогам проведенных оценок и иных контрольных мероприятий

министр международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края  и/или ведомственная рабочая группа могут принять решения о внесении изменений в паспорт, сводный и рабочий план ведомственного приоритетного проекта (программы), и иные решения.

Приложение №2

к приказу Министерства международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края

от «09» января 2018 года № 2-НП

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СТРУКТУРА

системы управления проектной деятельностью

в Министерстве международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края

1.              Постоянные органы управления проектной деятельностью

Ведомственная рабочая группа

1.              Ведомственная рабочая группа:

а) в части управления проектной деятельностью, принятия решений по реализации приоритетных проектов (программ):

определяет и представляет на утверждение министру международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края перечень приоритетных направлений деятельности Министерства международного сотрудничества и внешнеэкономических связей (далее –Министерство определяет параметры и приоритеты для формирования ведомственного портфеля приоритетных проектов (программ);

одобряет ведомственный портфель приоритетных проектов (программ) и направляет в Проектный офис Забайкальского края (далее – проектный офис) для подготовки заключения и представления Комиссии Правительства Забайкальского края по проектной деятельности  (далее - комиссия) в целях формирования портфеля приоритетных проектов (программ) Забайкальского края;

утверждает паспорта (а также, в случае непринятия решения о назначении куратора и создании проектного комитета, сводные планы) ведомственных приоритетных проектов (программ) (далее – паспорта проектов программ);

одобряет проектные предложения и проекты паспортов проектов (программ), инициируемых исполнительным органом государственной власти Забайкальского края для реализации в качестве региональных приоритетных проектов (программ);

представляет кураторам приоритетных направлений развития Забайкальского края для одобрения кандидатуры руководителей проектов федеральных и региональных приоритетных проектов (программ);

в случае принятия решения о назначении кураторов приоритетных направлений деятельности Министерства представляет министру международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края  соответствующие кандидатуры для назначения, в случае непринятия указанного решения выполняет функции кураторов приоритетных направлений деятельности  Министерства;

в случае принятия соответствующего решения выполняет функции проектного комитета для ведомственных приоритетных проектов (программ);

представляет министру международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края для назначения кандидатуры функциональных заказчиков и руководителей ведомственных приоритетных проектов (программ) (далее - функциональные заказчики и руководители проектов (программ);

рассматривает информацию о ходе реализации ведомственного портфеля приоритетных проектов (программ) и одобряет отчеты о ходе реализации ведомственного портфеля приоритетных проектов (программ);

осуществляет мониторинг достижения ключевых показателей проектной деятельности Министерства, а также рассматривает вопросы качества проектного управления в Министерстве;

рассматривает вопросы внедрения передовых методов проектного управления и соответствующих информационных технологий обеспечения проектной деятельности в Министерстве;

выполняет иные функции, предусмотренные Положением об организации проектной деятельности в Министерстве (далее - положение) и иными нормативными правовыми актами Министерства;

б) в части обеспечения организационной, методологической, контрольной и аналитической функций при реализации ведомственных приоритетных проектов (программ):

определяет кандидатуры для согласования проектным офисом и назначения министром международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края проектных менеджеров ведомственных рабочих групп, осуществляющих организационную, методологическую, контрольную и аналитическую деятельность в целях реализации приоритетных проектов и программ, и поступающих, в части реализации федеральных и региональных приоритетных проектов (программ), в оперативное подчинение проектного офиса;

обеспечивает ведение портфеля ведомственных приоритетных проектов (программ), а также направляет в проектный офис отчет о ходе реализации портфеля ведомственных приоритетных проектов (программ) для представления на рассмотрение комиссии;

обеспечивает текущий мониторинг и анализ рисков ведомственных приоритетных проектов (программ);

проводит оценку проектных (программных) предложений, оценку хода и итогов реализации ведомственных приоритетных проектов (программ), а также подготавливает соответствующие рекомендации и предложения;

обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в Министерстве и подведомственных организациях, издает соответствующие методические рекомендации; координирует в Министерстве формирование и развитие автоматизированной информационной системы управления проектной деятельностью, а также внедрение и развитие системы материального и нематериального стимулирования государственных гражданских служащих, участвующих в проектной деятельности;

координирует в Министерстве  работу по накоплению опыта и развитию профессиональной компетентности государственных гражданских служащих в сфере проектной деятельности, а также ведение соответствующего резерва профессиональных кадров;

обеспечивает разработку проектов соглашений о реализации ведомственных приоритетных проектов (программ) с заинтересованными в их реализации органами местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и организациями;

выполняет иные функции, предусмотренные положением и иными нормативными правовыми актами.

2.              Ведомственная рабочая группа формируется решением министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края, являющегося ответственным за реализацию приоритетного проекта (программы). Ведомственную рабочую группу возглавляет министр международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края либо его заместитель, ответственный за организацию проектной деятельности.

3.              В целях обеспечения единства организации проектной деятельности в Правительстве Забайкальского края в состав ведомственной рабочей группы включается представитель проектного офиса. В случае несогласия с решением ведомственной рабочей группы проектный офис вправе заявить особое мнение и инициировать рассмотрение соответствующего вопроса комиссией. В этом случае решение ведомственной рабочей группы приводится в соответствие с решением комиссии.

4.              Решения ведомственной рабочей группы являются обязательными для выполнения структурными подразделениями Министерства.

2.              Временные органы управления проектной деятельностью

Куратор

5.              Куратор приоритетного направления деятельности исполнительного органа государственной власти (далее - куратор):

а)              оказывает всестороннее содействие успешной реализации ведомственных приоритетных проектов (программ) (в том числе через личную вовлеченность в ведомственные приоритетные проекты (программы);

б)              возглавляет проектный комитет по приоритетному направлению деятельности исполнительного органа государственной власти (далее – проектный комитет) в случае его создания, представляет для утверждения ведомственной рабочей группой состав проектного комитета и согласовывает общие подходы к реализации ведомственных приоритетных проектов (программ);

в)              представляет ведомственной рабочей группе кандидатуры функциональных заказчиков и руководителей проектов (программ);

г)              назначает руководителей рабочих органов, формирует общественно-деловой совет Министерства  (далее – общественно-деловой совет);

д)              согласовывает проекты соглашений о реализации ведомственных и региональных приоритетных проектов (программ) с заинтересованными в их реализации территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления муниципальных образований и организациями;

е) выполняет иные функции, предусмотренные положением и иными нормативными правовыми актами Министерства.

6.              Куратор назначается министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края по представлению ведомственной рабочей группы из числа заместителей министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края

7.              Куратор ведомственного приоритетного проекта (программы) представляет министру международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края на согласование проекты нормативных правовых актов Министерства и проекты нормативных правовых актов Правительства Забайкальского края по вопросам реализации ведомственных приоритетных проектов (программ).

8.              По решению ведомственной рабочей группы могут назначаться кураторы отдельных ведомственных приоритетных проектов (программ). Функции  куратора ведомственного приоритетного проекта в составе программы могут быть возложены на руководителя ведомственной приоритетной программы.

Проектный комитет

9.              Проектный комитет:

а)              рассматривает поступившие в установленном порядке проектные (программные) предложения на очередном заседании;

б)              одобряет проект паспорта ведомственного приоритетного проекта (программы);

в)              утверждает сводный план ведомственного приоритетного проекта (программы) и вносит в него изменения, а также принимает решения о прохождении контрольных точек и этапов, контролируемых на уровне проектного комитета;

г)              утверждает паспорта ведомственных приоритетных проектов, входящих в состав ведомственной приоритетной программы, принимает решение о начале их реализации, утверждает значимые промежуточные результаты, прохождение ключевых контрольных точек и этапов (при их выделении для контроля на уровне проектного комитета), принимает решение о завершении (в том числе досрочном) ведомственного приоритетного проекта в составе ведомственной приоритетной программы, а также о внесении изменений, требующих корректировки паспорта ведомственного приоритетного проекта, входящего в состав ведомственной приоритетной программы;

д)              рассматривает информацию о ходе реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) и координирует в соответствующей сфере деятельность структурных подразделений Министерства  и участников     

ведомственного приоритетного проекта (программы);

  е) запрашивает у структурных подразделений Министерства и заинтересованных в реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) исполнительных органов государственной власти Забайкальского края, органов местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и организаций материалы и информацию по вопросам реализации ведомственного приоритетного проекта (программы);

ж)              заслушивает руководителей структурных подразделений Министерства  и членов проектного комитета по вопросам реализации ведомственного приоритетного проекта (программы);

з)              заслушивает представителей структурных подразделений Министерства , общественно-делового совета, заинтересованных в реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) исполнительных органов государственной власти Забайкальского края, органов местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, организаций по вопросам реализации ведомственного приоритетного проекта (программы);

и)              представляет в ведомственную рабочую группу доклады и предложения по вопросам реализации ведомственного приоритетного проекта (программы);

к) принимает решения по проектам нормативных правовых актов по вопросам реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) для их внесения министру международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края

л)               согласовывает проекты соглашений о реализации ведомственных приоритетных проектов (программ) с заинтересованными в реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края и организациями;

м) одобряет отчеты о реализации ведомственного приоритетного проекта (программы);

н) устанавливает цели и показатели деятельности руководителей ведомственных приоритетных проектов (программ), оценивает эффективность и результативность их деятельности.

10.              Решением ведомственной рабочей группы проектному комитету могут быть делегированы полномочия по утверждению значимых промежуточных результатов, принятию решения о прохождении ключевых контрольных точек и этапов, а также о внесении изменений в ведомственный приоритетный проект (программу).

11.              Проектный комитет формируется приказом министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края по представлению ведомственной рабочей группы.

Руководителем проектного комитета является куратор.

По решению ведомственной рабочей группы также могут создаваться  проектные комитеты отдельных ведомственных приоритетных проектов (программ).

По решению куратора отдельные функции в рамках реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) могут быть возложены на заместителя руководителя проектного комитета.

12.              Состав проектных комитетов и порядок их работы определяется и утверждается министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края по представлению ведомственной рабочей группы.

В состав проектного комитета включаются руководители либо заместители руководителей структурных подразделений Министерства, являющихся исполнителями или соисполнителями мероприятий ведомственных приоритетных проектов (программ), функциональные заказчики и руководители ведомственных  проектов (программ), представители проектного офиса и общественно-делового совета.

В состав проектного комитета могут включаться представители заинтересованных в реализации ведомственных приоритетных проектов (программ) исполнительных органов государственной власти Забайкальского края, органов местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, организаций.

13.              Решения проектного комитета являются обязательными для реализации структурными подразделениями Министерства.

14.              Функции проектного комитета по решению министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края могут быть возложены на ведомственную рабочую группу.

Функциональный заказчик

15.              Функциональный заказчик:

а)              определяет основные требования в отношении результатов ведомственного приоритетного проекта (программы), согласовывает результаты и ключевые показатели эффективности ведомственного приоритетного проекта (программы);

б)              обеспечивает приемку промежуточных и окончательных результатов ведомственного приоритетного проекта (программы) и представляет их для утверждения в проектный комитет3 и ведомственную рабочую группу соответствующего уровня;

в)              принимает участие в работе проектного комитета;

г)              участвует в проведении мониторинга реализации ведомственных приоритетных проектов (программ), а также в проведении оценки и иных контрольных мероприятий по ведомственному приоритетному проекту (программе);

д)              выполняет иные функции, предусмотренные положением и иными нормативными правовыми актами Министерства.

16.              Функциональный заказчик назначается министром международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края по представлению ведомственной рабочей группы из числа руководителей структурных подразделений Министерства, в наибольшей степени заинтересованных в результатах ведомственного приоритетного проекта (программы). При отсутствии такого структурного подразделения функции функционального заказчика ведомственного приоритетного проекта (программы) могут быть возложены на проектный комитет либо ведомственную рабочую группу.

Функциональный заказчик указывается в паспорте проекта (программы).

Руководитель проекта (программы)

17.              Руководитель ведомственного приоритетного проекта (программы):

а)              осуществляет оперативное управление реализацией ведомственного приоритетного проекта (программы), обеспечивая достижение целей, показателей, промежуточных, непосредственных и долгосрочных результатов и выгод ведомственного  приоритетного проекта (программы) в рамках выделенного бюджета, в соответствии со сроками осуществления ведомственного приоритетного проекта (программы) и с заданными требованиями к качеству;

б)              руководит рабочими органами ведомственного приоритетного проекта (программы) и организует их работу;

в)              обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию сводного плана проекта (программы), а также формирование на его основе и исполнение рабочего плана проекта (программы);

г)              обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся ведомственного приоритетного проекта (программы), в автоматизированной информационной системе управления проектной деятельностью;

д)              обеспечивает представление отчетности и организацию внутреннего мониторинга ведомственного приоритетного проекта (программы);

е)              согласует кандидатуры руководителей проектов, входящих в программу, а также руководителей рабочих органов проекта (программы);

ж)              выполняет иные функции, предусмотренные положением, иными нормативными правовыми актами Министерства, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями ведомственной рабочей группы и проектного комитета.

18.              Руководитель ведомственной приоритетной программы может выступать в качестве функционального заказчика в отношении входящих в программу ведомственных приоритетных проектов.

19.              Руководитель ведомственного приоритетного проекта (программы) инициирует рассмотрение вопросов, требующих решений ведомственной рабочей группы, проектного комитета5, кураторов6 и руководителей проектов (программ).

Рабочие органы проекта (программы)

20.              Рабочие органы ведомственного приоритетного проекта (программы) и его участники обеспечивают выполнение работ по ведомственному приоритетному проекту (программе) в соответствии с планами и иными документами ведомственного приоритетного проекта (программы), указаниями руководителя проекта (программы) и руководителей соответствующих рабочих органов проекта (программы).

2              1.              Решение о привлечении работника структурного подразделения Министерства  в ведомственный приоритетный проект (программу) в качестве  участника принимается совместно руководителем проекта (программы) и руководителем структурного подразделения Министерства, который является непосредственным руководителем привлекаемого в ведомственный приоритетный проект (программу) работника.

22.              Руководители структурных подразделений Министерства несут персональную ответственность за создание благоприятных условий для эффективной проектной деятельности работников и, в случае необходимости, принимают решение о перераспределении должностной и проектной нагрузки с целью обеспечения эффективного исполнения ведомственных приоритетных проектов (программ).

В случае конфликта между должностной и проектной нагрузкой работников приоритет имеют проектные задачи.

3. Обеспечивающие и вспомогательные органы управления

проектной деятельностью

Общественно-деловой совет

23.              Общественно-деловой совет реализует следующие основные функции:

а) участвует в определении основных требований к результатам ведомственного приоритетного проекта (программы), качественных результатов и ключевых показателей эффективности;

б)              направляет проектному комитету заключение на паспорт ведомственного приоритетного проекта (программы);

в)              осуществляет внешнее экспертное сопровождение реализации ведомственного приоритетного проекта (программы);

г) готовит заключения о сводном плане ведомственного приоритетного проекта (программы);

д) участвует в приемке промежуточных и окончательных результатов ведомственного приоритетного проекта (программы) и направляет соответствующие заключения проектному комитету8;

е)              участвует в организации мониторинга, оценки и иных контрольных мероприятий по ведомственному приоритетного проекту (программе);

ж)              разрабатывает и направляет проектному комитету9 и руководителю проекта (программы) рекомендации и предложения по увеличению выгод от реализации ведомственного приоритетного проекта (программы), в том числе с учетом открывшихся по ходу ведомственного приоритетного проекта (программы) возможностей, а также рекомендации по управлению рисками;

з) оказывает содействие руководителю проекта (программы) в разработке наиболее эффективных путей достижения целей и результатов ведомственного приоритетного проекта (программы), мер реагирования на риски и открывшиеся возможности в разрешении сложных вопросов в содержательной части ведомственного приоритетного проекта (программы);

и) представляет проектному комитету и руководителю проекта (программы) предложения по совершенствованию содержательных и технологических решений, а также иные предложения по эффективной реализации ведомственного приоритетного проекта (программы).

24.              Общественно-деловой совет формируется ведомственной рабочей группой в следующем порядке:

75% состава - представители Общественной палаты Забайкальского края, общественных и деловых объединений, научной общественности, граждане, иные  организации и группы, заинтересованные в эффективной реализации Министерством ведомственных приоритетных проектов (программ);

25% состава – представители экспертного сообщества в отраслях экономики, независимые от органов государственной власти и органов местного самоуправления эксперты и иные лица, мнение которых считается экспертным в сферах деятельности Министерства.

                 По решению ведомственной рабочей группы в составе общественно-делового совета может создаваться экспертная группа для реализации функционала, установленного пп. «в», «ж», «з», «и» п. 23 настоящей функциональной структуры.

По решению ведомственной рабочей группы функции общественно-делового совета могут быть возложены на действующие консультативные или совещательные органы.

Общественно-деловой совет и экспертные группы могут формироваться как по отдельному ведомственному приоритетному проекту (программе), так и по нескольким ведомственным приоритетным проектам (программам), а также по приоритетным направлениям деятельности Министерства.