О МЕРАХ, НАПРАВЛЕННЫХ НА ОРГАНИЗАЦИЮ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И КОНТРОЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В УКАЗАННОЙ СФЕРЕ



1

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНОЙ ПОЛИТИКИ И ЭНЕРГЕТИКИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 12 декабря 2014 года № 119-мпр

О МЕРАХ, НАПРАВЛЕННЫХ НА ОРГАНИЗАЦИЮ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И КОНТРОЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В УКАЗАННОЙ СФЕРЕ

{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

приказ министерства жилищной политики и энергетики Иркутской области от 12.01.2015 № 1-мпр}

{УТРАТИЛ СИЛУ:

приказ министерства жилищной политики, энергетики и транспорта Иркутской области от 24.02.2015 № 10-мпр}

В целях реализации полномочий министерства жилищной политики и энергетики Иркутской области по работе с обращениями граждан и обеспечения исполнения Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 года № 199-уг, руководствуясь статьей 21 Устава Иркутской области:

1. Утвердить порядок организации в министерстве жилищной политики и энергетики Иркутской области работы с обращениями граждан и контрольной деятельности в указанной сфере (прилагается).

2. Настоящий приказ вступает в силу через десять календарных дней после его официального опубликования и подлежит размещению на официальном сайте министерства жилищной политики и энергетики Иркутской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Министр жилищной политики

и энергетики Иркутской области

И.Н. Носков

УТВЕРЖДЕН

приказом министерства

жилищной политики и энергетики

Иркутской области

от 12.12.2014 № 119-мпр

ПОРЯДОК

ОРГАНИЗАЦИИ В МИНИСТЕРСТВЕ ЖИЛИЩНОЙ ПОЛИТИКИ И ЭНЕРГЕТИКИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И КОНТРОЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В УКАЗАННОЙ СФЕРЕ

Глава 1. Общие положения

Настоящий порядок разработан в целях реализации полномочий министерства жилищной политики и энергетики Иркутской области (далее – министерство) по работе с обращениями граждан (далее – обращение) и обеспечения исполнения Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон).

Настоящий порядок определяет общие правила организации в министерстве работы с обращениями и контрольной деятельности в указанной сфере. Правила организации работы с обращениями по вопросам, касающимся предоставления министерством соответствующих государственных услуг, и контрольной деятельности в указанной сфере определяются соответствующим административным регламентом, утверждаемым приказом министерства.

В целях обеспечения реализации права граждан на обращение министерством обеспечивается открытость и доступность информации о своей деятельности в соответствии с требованиями законодательства.

4. В министерстве подлежат обязательному приему и рассмотрению обращения, соответствующие требованиям статьи 7 Федерального закона и поступившие в министерство:

1) в письменной форме по почтовому адресу: 664027, г. Иркутск,  ул. Ленина, 1а, в том числе, с помощью факсимильной связи на телефон в рабочие дни с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00: 8(3952) 21-48-21 или доставленные непосредственно в министерство, расположенное по адресу: г. Иркутск, ул. Горького 31, кабинет 338 (3 этаж) в рабочие дни с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в предпраздничные дни время приема обращений сокращается на 1 час);

2) в форме электронного документа на электронную почту министерства по адресу: komjch@govirk.ru, через официальный сайт министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по адресу: http://gkh.irkobl.ru (далее – сайт министерства);

3) в устной форме в рабочие дни с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в предпраздничные дни время приема обращений сокращается на 1 час) в ходе личного приема Губернатором Иркутской области, членами Правительства Иркутской области, включая министра жилищной политики и энергетики Иркутской области (далее – министр).

Министерством обеспечивается также рассмотрение по вопросам, относящимся к задачам и функциям министерства, предусмотренным Положением о министерстве жилищной политики и энергетики Иркутской области, утвержденным постановлением Правительства Иркутской области от 22 июля 2013 года № 273-пп, обращения, поступившие по поручению Губернатора Иркутской области, первого заместителя Председателя Правительства Иркутской области, направленных отделом по обращениям граждан в управлении Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике (далее – Служба), а также поступивших в порядке перенаправления из других государственных органов, органов местного самоуправления при соблюдении требований части 4 статьи 8 Федерального закона.

5. Употребляемые в настоящем Порядке термины и понятия используются в значении, определенном Федеральным законом.

Глава 2. Организация в министерстве работы по рассмотрению обращений

6. Делопроизводство по обращениям в министерстве осуществляется в порядке, установленном и для других видов документов, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 года № 199-уг, (далее - Инструкция по делопроизводству) с учетом особенностей, предусмотренных в настоящем порядке.

7. Ответственным исполнителем по рассмотрению обращения, подготовке проекта ответа, обеспечения его согласования и снятия с контроля является государственный гражданский служащий Иркутской области (далее – гражданский служащий), замещающий должность государственной гражданской службы Иркутской области (далее – должность) в отделе, отделе в управлении министерства, к сфере деятельности которого относится предмет (вопросы) обращения, определенный в соответствии с настоящим порядком (далее – ответственный исполнитель).

8. Прием, регистрация обращений осуществляется гражданским служащим, исполняющим в министерстве должностные обязанности в сфере делопроизводства (далее – делопроизводитель).

Регистрация обращения, поступившего до 16.00 осуществляется в день обращения, обращения, поступившего после 16.00 – на следующий рабочий день.

9. Поступившее обращение делопроизводитель не позднее дня регистрации передает министру, первому заместителю министра, заместителям министра, исходя из установленного распределения обязанностей между ними, (далее – должностное лицо) для определения отдела, управления министерства, к сфере деятельности которого относится предмет (вопросы) обращения (далее – подразделение).

Определение данного подразделения осуществляется посредством указания в поручении (резолюции) соответствующего должностного лица руководителя подразделения или непосредственно ответственного исполнителя.

10. Не позднее дня, следующего за днем определения подразделения, делопроизводитель вносит соответствующую отметку в систему документооборота и передает обращение и прилагаемые к нему документы гражданскому служащему, указанному в поручении (резолюции) соответствующего должностного лица, копию обращения – гражданскому служащему, указанному в пункте 15 настоящего порядка.

11. Руководитель подразделения, исходя из должностных обязанностей гражданских служащих, замещающих должности в данном подразделении, определяет ответственного исполнителя.

12. В случае, если ответственным исполнителем определен гражданский служащий, замещающий должность начальника отдела, начальника отдела в управлении министерства, указанный гражданский служащий уполномочен поручить подготовку ответа на обращение, гражданскому служащему, находящемуся в его непосредственном подчинении (далее – исполнитель).

13. Ответственный исполнитель и исполнитель в равной мере несут ответственность за надлежащее оформление, качество и своевременность подготовки проекта ответа на обращение.

14. Руководитель подразделения обязан проинформировать делопроизводителя об ответственном исполнителе для внесения соответствующей отметки в систему документооборота и принять необходимые меры к надлежащему оформлению, качественной и своевременной подготовки проекта ответа ответственным исполнителем.

15. В целях упорядоченности деятельности по рассмотрению обращению, подготовки сводных отчетных документов в указанной сфере распоряжением министерства назначается ответственный за обращения граждан из числа гражданских служащих в министерстве.

16. Ответственный за обращение граждан осуществляет следующие функции:

1) ведет учет поступивших в министерство обращений;

2) осуществляет анализ тематики обращений;

3) вводит необходимые данные в соответствующие системы данных, заполняет раздел «Результаты рассмотрения обращений» на Интернет – портале ССТУ. РФ;

4) отслеживает поступившие обращения на повторность. В случае выявления данного факта информирует об этом ответственного исполнителя;

5) готовит по поручению министра, первого заместителя министра аналитическую информацию по обращениям;

6) направляет соответствующим гражданским служащим в министерстве напоминания, информацию, указанные в пункте 17 настоящего порядка;

7) еженедельно готовит доклад по обращениям граждан с истекшим сроком рассмотрения и представляет его первому заместителю министра;

8) обеспечивает совместно с гражданским служащим, указанным в пункте 19 настоящего порядка, исполнение требований пункта 9 части 1 статьи 13 Федерального закона от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

9) иные функции в соответствии с настоящим порядком, поручениями министра, первого заместителя министра, непосредственного руководителя.

17. В целях обеспечения своевременного рассмотрения обращений ответственный за обращение граждан направляет:

1) ответственному исполнителю под роспись или на его электронную почту напоминание не менее, чем за 10 дней до истечения срока рассмотрения обращения;

2) руководителю подразделения под роспись или на его электронную почту напоминание не менее, чем за 7 дней до истечения срока рассмотрения обращения;

3) первому заместителю министра информацию об отсутствии сведений о подготовленном проекте ответа на обращение не менее, чем за 5 дней до истечения срока рассмотрения обращения.

18. Ответственный исполнитель в день регистрации ответа на обращение, передает копию зарегистрированного ответа ответственному за обращение граждан.

19. Организация информационно-телекоммуникационно-технического обеспечения работы с обращениями осуществляется гражданским служащим, назначенным распоряжением министерства редактором сайта министерства.

20. Контроль за работой с обращением и соблюдением настоящего порядка в министерстве осуществляется первым заместителем министра и министром.

Глава 3.Требования, предъявляемые к ответу на обращения

21. При ответах на телефонные звонки и устные обращения гражданские служащие в министерстве обязаны в соответствии с законодательством:

1) исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина определяют смысл и содержание его профессиональной служебной деятельности;

2) не совершать поступки, порочащие его честь и достоинство;

3) проявлять корректность в обращении с гражданами;

4) не допускать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб его репутации или авторитету министерства;

5) соблюдать установленные правила публичных выступлений и предоставления служебной информации;

6) соблюдать иные требования к служебному поведению гражданского служащего, установленные законодательством.

22. В случае, если гражданскому служащему, принявшему телефонный звонок или к которому непосредственно в личном присутствии обратился гражданин, затруднительно ответить на поставленные перед ним вопросы, телефонный звонок переадресовывается (переводится) на другое гражданского служащего в министерстве, или же обратившемуся гражданину сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, и (или) разъясняется порядок рассмотрения обращения граждан в министерстве, включая право гражданина направить обращение в письменной форме.

23. К оформлению ответа на обращение предъявляются следующие требования:

1) ответ оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству на бланках установленного образца;

2) ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении, со ссылкой на законодательство (с указанием реквизитов правовых актов);

3) при подтверждении фактов, изложенных в обращении, в тексте следует указывать, какие меры приняты, какие меры, планируется предпринять для разрешения вопросов, указанных в обращении, с указанием конкретных сроков;

4) в случае, если вопрос, изложенный в обращении, не может быть решен положительно, указывают причины, по которым принимается такое решение;

5) в случае, если на обращение дается промежуточный ответ, в тексте указывается срок подготовки окончательного ответа;

6) на коллективное обращение ответ направляется в адрес гражданина, стоящего по списку первым, если не определено лицо, на чье имя необходимо направить ответ;

7) на коллективное обращение работников организаций и других коллективов граждан ответ направляется их руководителю (за исключением случаев обжалования действий руководителя) с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся работникам;

8) ответ на резолюцию митинга, собрания и других массовых мероприятий направляется руководителю инициативной группы.

9) ответ на обращение подписывается министром либо уполномоченным на то должностным лицом в пределах компетенции.

24. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты все необходимые меры и даны исчерпывающие ответы в соответствии с законодательством и настоящим порядком. Рассмотрение обращения не может считаться законченным на основании информации, в которой сообщается о предполагаемых мерах по решению вопросов.

25. В случае, если в письменном обращении, непосредственно адресованному министерству, его должностным лицам, содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу вправе принять министр либо уполномоченное на то должностное лицо по представлению ответственного исполнителя, согласованному руководителем подразделения с приложение обосновывающих документов. О данном решении ответственным исполнителем обеспечивается в установленном порядке уведомление гражданина, направившего обращение.

26. В случае поступления в министерство обращения с просьбой о прекращении рассмотрения ранее направленного обращения такое обращение направляется руководителю подразделения для сведения и списания в дело ранее поступившего обращения.

27. Ответы на обращения вместе с обращениями, законченными делопроизводством, формируются в дела и подлежат хранению в соответствии с законодательством об архивном деле и номенклатурой дел министерства.

Рассмотренные обращения, стоящие на контроле в Службе, и ответы на них передаются в установленном порядке в указанное подразделение для обеспечения снятия с контроля и их хранения в соответствии с законодательством.

Глава 4.Требования, предъявляемые к соблюдению сроков, установленных при рассмотрении обращения

28. При подготовке ответа на письменное обращение ответственным исполнителем должно быть обеспечено соблюдение установленного Федеральным законом срока рассмотрения данного обращения – в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если более короткие сроки не установлены в соответствующих случаях законодательством, а также поручениями (резолюциями) Губернатора Иркутской области, первого заместителя Председателя Правительства Иркутской области, должностных лиц в министерстве. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона, и если обращение адресовано непосредственно министерству, его должностным лицам, министр или первый заместитель министра вправе продлить срок рассмотрения указанного обращения, но не более чем на 30 дней. В случае принятия указанного решения, ответственным исполнителем обеспечивается подготовка уведомления гражданину о продлении срока рассмотрения его обращения с указанием причин продления.

Инициирование обсуждения вопроса о продлении срока обращения и подготовка соответствующего уведомления должно быть обеспечено ответственным исполнителем заблаговременно, до истечения первоначального срока рассмотрения обращения.

{п. 28 в редакции приказа министерства жилищной политики и энергетики Иркутской области от 12.01.2015 № 1-мпр}

29. В отношении отдельных обращений, предусмотренных статьей 11 Федерального закона, ответственным исполнителем должна быть обеспечена подготовка и возможность направления гражданину соответственно:

1) в течение 7 календарных дней со дня регистрации обращения:

уведомления о переадресации обращения в соответствующий орган государственной власти, иной государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

разъяснения порядка обжалования судебного решения с приложением обращения, в котором обжалуется судебное решение;

сообщение о том, что текст обращения не поддается прочтению, в связи с чем ответ на него не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией (в случае, если фамилия и почтовый адрес гражданина поддаются прочтению);

2) в течение 30 календарных дней со дня регистрации обращения:

сообщение о недопустимости злоупотребления правом на обращение в случае, если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

уведомление о принятом решении о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по вопросу, на который ему многократно давались письменные ответы по существу, при условиях, что в указанном обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства и что данное обращение и ранее направленные обращения направлялись в один и тот же орган исполнительной власти и одному и тому же должностному лицу;

сообщение о невозможности дать ответ по существу поставленных в обращении вопросов в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

30. В случаях, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, либо фамилия и почтовый адрес гражданина не поддаются прочтению, ответственным исполнителем в течение 3 рабочих дней со дня регистрации обращения обеспечивается составление и подписание соответствующего акта, его согласование с руководителем подразделения, заместителем министра, курирующим, координирующим и контролирующим деятельность подразделения в соответствии с утвержденным распределением обязанностей, а также его утверждение первым заместителем министра. В этом случае в соответствии с законодательством ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, ответственным исполнителем обеспечивается подготовка сопроводительного письма министерства о направлении обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией со ссылкой на часть 1 статьи 11 Федерального закона.

31. Направление ответов гражданину на его обращения, за исключением обращения, указанного в пункте 30 настоящего порядка, осуществляется в день их регистрации, если регистрация произведена до 15.00 часов, или на следующий рабочий день, если регистрация произведена после 15.00 часов, в соответствии с указанным им способом направления ответа и законодательством:

1) в письменной форме по почтовому адресу;

2) в форме электронного документа по адресу электронной почты.

Глава 5. Иные вопросы, связанные с организацией в министерстве работы с обращениями

32. Запись граждан на личный прием к министру осуществляется в порядке, предусмотренным соответствующим нормативным правовым актом Иркутской области.

График личного приема граждан с участием министра (уполномоченного им должного лица), кроме требований, предъявляемым в соответствии с законодательством, подлежит размещению на официальном сайте министерства, стенде министерства не позднее первого рабочего дня каждого месяца, в котором будет проводится личный прием граждан.

33. В рамках проведения общероссийского дня приема граждан не менее чем за три месяца до дня его проведения в министерстве издается распоряжение (или осуществляется актуализация ранее изданного распоряжения), которым предусмотрено:

1) утверждение списка уполномоченных лиц, осуществляющих прием заявителей в общероссийский день приема граждан в министерстве, из числа лиц, замещающих должности не ниже должности заместителя министра;

2) назначение ответственного за организацию и проведение общероссийского дня приема граждан в министерстве, которым по должности является помощник министра;

3) назначение ответственного за информационно - техническую организацию проведения общероссийского дня приема граждан в министерстве, включая техническую организацию рабочих мест лиц, указанных в подпунктах 1 и 2 настоящего пункта.

Информация о министре, уполномоченных и ответственных лицах, а также о их контактных телефонах и адресах электронной почты подлежат размещению в установленном порядке на Интернет – портале ССТУ. РФ.

В целях подведения итогов по проведению общероссийского дня приема граждан гражданскими служащими, указанными подпунктах 2, 3 настоящего пункта, во взаимодействии с ответственным за обращением граждан осуществляется подготовка итогового сводного отчета о результатах проведения дня приема граждан в министерстве. Указанный отчет подлежит размещению в установленном порядке на Интернет – портале ССТУ. РФ, его копия – направлению в Службу.

Глава 6. Ответственность за организацию и качество рассмотрения обращений. Заключительные положения

34. Гражданские служащие в министерстве, виновные в нарушении законодательства, связанного с рассмотрением обращений, несут ответственность в соответствии с законодательством.

35. Настоящий порядок распространяется, кроме правоотношений, связанных с обращением граждан, на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений объединений граждан, в том числе юридических   лиц, если иное не установлено законодательством.

Министр жилищной политики

и энергетики Иркутской области

И.Н. Носков