Об утверждении административного регламента управления делами Правительства Нижегородской области по исполнению государственной функции "Протокольное сопровождение, организация и обеспечение провед...



Управление делами Правительства Нижегородской области

Управление делами Правительства Нижегородской области

ПРИКАЗ

от 13.01.2011 № 3-ф

Об утверждении административного регламента управления делами Правительства Нижегородской области по исполнению государственной функции "Протокольное сопровождение, организация и обеспечение проведения мероприятий с участием и от имени Губернатора и Правительства Нижегородской области"

УТРАТИЛ СИЛУ:

Приказ управления делами Правительства НО от 14.11.2011г. № 93-ф

В соответствии с постановлением Правительства Нижегородской области от 22 ноября 2007 года № 430 "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг в Нижегородской области" приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент управления делами Правительства Нижегородской области по исполнению государственной функции "Протокольное сопровождение, организация и обеспечение проведения мероприятий с участием и от имени Губернатора и Правительства Нижегородской области".

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Управляющий делами

В.М. Потапов

УТВЕРЖДЕН

приказом управления делами

Правительства Нижегородской области

от 13 января 2011 г. № 3-ф

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

управления делами Правительства Нижегородской области по исполнению государственной функции "Протокольное сопровождение, организация и обеспечение проведения мероприятий с участием и от имени Губернатора и Правительства Нижегородской области"

I. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции

Административный регламент управления делами Правительства Нижегородской области по исполнению государственной функции "Протокольное сопровождение, организация и обеспечение проведения мероприятий с участием и от имени Губернатора и Правительства Нижегородской области" (далее - государственная функция) разработан в целях повышения качества работы и эффективности осуществления мероприятий с участием и от имени Губернатора и Правительства Нижегородской области (далее - мероприятия).

Административный регламент определяет сроки, последовательность действий в процессе осуществления мероприятий по подготовке и проведению визитов высокопоставленных лиц, официальных делегаций, а также различных официальных, рабочих и неофициальных мероприятий, выездных мероприятий с участием и от имени Губернатора и Правительства Нижегородской области с целью соблюдения установленных протокольных норм.

1.2. Нормативно-правовое регулирование исполнения государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляются в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации. ("Российская газета", 25 декабря 1993 года, № 197);

- Венской конвенцией о дипломатических сношениях (Ведомости ВС СССР, 29 апреля 1964 г. № 18, ст.221);

- Венской конвенцией о консульских сношениях (Сборник международных договоров СССР, вып.XLV - М, 1991, С.124-147);

- Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 1-ФЗК "О государственном флаге Российской Федерации" ("Собрание законодательства РФ", 25.12.2000, № 52 (часть I), ст.5020, "Российская газета", № 244, 27.12.2000);

- Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФЗК "О государственном гербе Российской Федерации" ("Собрание законодательства РФ", 25.12.2000, № 52 (часть I), ст.5021, "Российская газета", № 244, 27.12.2000);

- Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 3-ФЗК "О государственном гимне Российской Федерации" ("Собрание законодательства РФ", 25.12.2000, № 52 (часть I), ст.5022, "Парламентская газета", № 245-246, 27.12.2000, "Российская газета", № 244, 27.12.2000, № 247, 29.12.2000 (приложение));

- Федеральным законом от 4 января 1999 г. № 4-ФЗ "О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации" ("Российская газета", № 8, 16.01.1999, "Собрание законодательства РФ", № 2, 11.01.1999, ст.231);

- Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации". ("Парламентская газета" от 31.07.2004 г. № 140-141, "Российская газета" от 31.07.2004 г. № 162, Собрание законодательства Российской Федерации от 02.08.2004 г. № 31 ст. 3215);

- Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ "О противодействии коррупции" ("Собрание законодательства РФ", 29.12.2008, №52 (ч.1), ст.6228, "Российская газета" , №266, 30.12.2008г., "Парламентская газета", № 90, 31.12.2008г.);

- Постановлением Правительства РФ от 1 февраля 2000 г. № 91 "О принятии Правительством Российской Федерации решений о согласии на осуществление субъектами Российской Федерации международных и внешнеэкономических связей с органами государственной власти иностранных государств" ("Собрание законодательства РФ", 07.02.2000, № 6, ст.771, "Российская газета", № 29, 10.02.2000);

- Приказом министерства экономического развития и торговли Российской Федерации от 25 июня 2001 г. № 194 "О порядке расходования средств на прием и обслуживание иностранных делегаций" (документ опубликован не был);

- Законом Нижегородской области от 30 декабря 2005 г. № 219-З "Устав Нижегородской области" ("Правовая среда", № 3(676), 18.01.2006 (приложение к газете "Нижегородские новости", № 7(3419), 18.01.2006 г.);

- Законом Нижегородской области от 11.05.05 г. № 47-З "О Флаге Нижегородской области" ("Нижегородские новости", №85 (3257), 14.05.2005г.);

- Законом Нижегородской области от 10.09.96 г. № 42-З "О Гербе Нижегородской области" ("Нижегородские новости" № 177 (1162), 18.09.1996 г.).

- постановление Правительства Нижегородской области от 27 октября 2010 г. № 735 "Об утверждении Положения об управлении делами Правительства Нижегородской области" ("Правовая среда", № 121(1243), 09.11.2010 (приложение к газете "Нижегородские новости", № 203(4575), 09.11.2010);

1.3. Орган исполнительной власти Нижегородской области, исполняющий государственную функцию

1.3.1. Исполнение государственной функции осуществляется отделом обеспечения и приема официальных делегаций управления делами Правительства Нижегородской области (далее - Отдел официальных делегаций).

Местонахождение и почтовый адрес Управления делами:

603082, г.Нижний Новгород, Кремль, корп.1.

Справочные телефоны: 8 (831) 439-15-73.

Адрес электронной почты: official@udg.kreml.nnov.ru

График работы Управления делами:

понедельник-четверг с 9.00 до 18.00,

пятница с 9.00 до 17.00, обеденный перерыв с 12.00 до 12.48,

суббота-воскресенье - выходные дни.

1.3.2. Выполнение административных процедур осуществляется государственными гражданскими служащими Отдела официальных делегаций (далее - сотрудниками) в соответствии с их должностными регламентами.

1.3.3. В процессе исполнения государственной функции управление делами взаимодействует с:

а) органами государственной власти;

б) органами исполнительной власти Нижегородской области;

в) структурными подразделениями аппарата Правительства Нижегородской области;

г) иными органами, организациями, юридическими и физическими лицами с целью исполнения государственной функции.

II. Административные процедуры

К административным процедурам по исполнению государственной функции относятся:

2. Организация и обеспечение проведения мероприятия (пребывания делегации)

2.1. Подготовительная работа начинается с составления Плана мероприятий с участием и от имени Губернатора и Правительства Нижегородской области. Ежегодно до 1 ноября направляются запросы за подписью управляющего делами в органы исполнительной власти Нижегородской области о мероприятиях с участием и от имени Губернатора и Правительства Нижегородской области, запланированных на следующий год.

Ежегодно до 31 декабря составляется сводный План мероприятий с участием и от имени Губернатора и Правительства Нижегородской области (далее - План мероприятий), который утверждается Губернатором Нижегородской области.

2.2. В соответствии с Планом мероприятий или перед проведением незапланированного мероприятия с участием и от имени Губернатора и Правительства Нижегородской области в Управление делами направляется письмо (заявка) о предстоящем мероприятии (визите) от ответственного за данное мероприятие органа исполнительной власти, иного органа, организации, юридического или физического лица.

В письме (заявке) необходимо указать:

- наименование мероприятия;

- предмет обращения;

- планируемое место и время проведения мероприятия;

- планируемый состав участников мероприятия с должностями (для иностранных гостей -  на латинице);

- контактный телефон исполнителя;

2.3. Срок подачи писем (заявок) до начала мероприятия составляет не менее 7 дней. 

2.4. При проведении крупных всероссийских мероприятий, мероприятий с участием высокопоставленных российских и иностранных гостей, а также при проведении выездных мероприятий, срок подачи писем (заявок) до начала мероприятия составляет не менее 14 дней.

2.5. Срок подачи писем (заявок) на штучное изготовление памятной, сувенирной и полиграфической продукции составляет не менее 21 дня до начала мероприятия (момента передачи продукции).

2.6. Срок подачи писем (заявок) для допуска на режимные объекты или закрытые административно-территориальные образования составляет не менее 30 дней до начала мероприятия (допуска на объекты).

2.7. Срок подачи писем (заявок) на обеспечение делегации чартерным рейсом составляет не менее 30 дней до начала мероприятия (оказания услуг).

2.8. Письма (заявки) регистрируются в приемной Управления делами, в программе "Кодекс: Служебная корреспонденция", где вносится запись о входящих документах в течении 1 рабочего дня.

2.9. После рассмотрения писем (заявок) управляющий делами ставит резолюцию и письма (заявки ) направляются ответственному сотруднику отдела официальных делегаций в течении 1 рабочего дня с момента регистрации писем (заявок).

2.10. Ответственным сотрудником определяется уровень и характер мероприятия, прорабатывается и согласовывается программа мероприятия (пребывания делегации).

2.11. В зависимости от уровня и характера мероприятия определяется необходимость и целесообразность протокольных процедур и организационных моментов, включаемых в программу мероприятия (визита):

- встречи (проводы) в аэропорту (на вокзале), у трапа самолета (выхода из вагона).

- обеспечение предоставления зала официальных делегаций аэропорта (вокзала).

- предоставление автотранспорта - формирование кортежа делегации.

- допуск кортежа делегации на протокольную стоянку аэропорта (вокзала).

- организация силами органов внутренних дел охраны общественного порядка, сопровождение кортежа делегации автомобилями ГИБДД, дежурство автомобилей скорой помощи и пожарных расчетов.

- размещение в гостинице.

- определение места проведения мероприятия, встречи и переговоров исходя из количественного состава участников, подготовка помещения, оснащение помещения государственной, региональной или другой необходимой символикой, подготовка схемы рассадки участников мероприятия и табличек, буфетное обслуживание, техническое, звуковое и мультимедийное обслуживание, заключение договоров со сторонними переводчиками и другими лицами, задействованными в мероприятии.

- церемония подписания совместных документов.

- обмен памятными подарками и сувенирами.

- организация официального приема (обед или ужин) от имени Губернатора и Правительства Нижегородской области в честь главы делегации, подготовка схемы рассадки участников мероприятия и кувертных карточек.

- организация культурной  и экскурсионной программы делегации.

- организация допуска на территорию Нижегородского Кремля автотранспорта делегации и лиц, задействованных в организации мероприятия.

-  иные пункты программы мероприятия (визита). 

2.12.               По итогам согласования программы мероприятия (пребывания делегации) управляющим делами в течении трех рабочих дней утверждается смета расходов на проведение мероприятия (пребывания делегации).

3. Протокольное сопровождение мероприятия и координация работы структур, задействованных в мероприятии

3.1. При проведении крупных международных и всероссийских мероприятий, приказом Управления делами создается рабочая группа.

3.2. Сотрудники Отдела официальных делегаций лично участвуют в согласованных и прописанных в программе мероприятия (пребывания делегации), а также в программе выездного мероприятия (визита делегации Нижегородской области) протокольных процедурах (протокольное сопровождение мероприятия) в соответствии с пунктом 2.11. 

3.3. Во время проведения мероприятия (визита), а также в случае проведения выездного мероприятия (визита делегации Нижегородской области) сотрудники отдела официальных делегаций лично контролируют и координируют работу структур и организаций, задействованных в мероприятии:

- аэропорт и вокзал;

- транспортные организации;

-  гостиницы;

- на местах проведения мероприятий;

- на местах проведения официальных приемов (обед, ужин);

- службы МВД РФ, министерства здравоохранения, МЧС РФ;

- иные задействованные в мероприятии организации;

3.4. Во время проведения мероприятия (визита) сотрудники отдела официальных делегаций оказывают консультации структурным подразделениям о правилах приема официальных делегаций, соблюдении протокольных норм, поведения на мероприятиях с участием иностранных гостей.

3.5. Результатом исполнения государственной функции является успешное завершение мероприятия (визита) в соответствии с утвержденной программой.

3.6. В течении 5 рабочих дней с момента списания материальных ценностей,  использованных в ходе проведения мероприятия, сотрудники отдела официальных делегаций оформляют пакет документов, подтверждающих фактические затраты, произведенные в пределах утвержденной сметы расходов. Пакет документов с визой управляющего делами передается в отдел бюджетного учета и отчетности.

III. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

Должностные лица, ответственные за исполнение государственной функции, несут персональную ответственность за порядок исполнения административных процедур, указанных в настоящем Регламенте.

Персональная ответственность должностных лиц, ответственных за исполнение государственной функции, закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

Контроль за соблюдением порядка действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений осуществляется начальником Отдела официальных делегаций Управления делами.

IV. Порядок обжалования действий (бездействия) при исполнении государственной функции

4.1. Заявители имеют право обратиться с жалобой на действия (бездействия) должностных лиц, исполняющих государственную функцию, и решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения государственной функции, на имя управляющего делами, либо в вышестоящий орган (вышестоящему должностному лицу) и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2. Рассмотрение жалобы управляющим делами, вышестоящим органом (вышестоящим должностным лицом) производится в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации").

4.3. Письменное обращение (жалоба) подлежит обязательной регистрации посредством единой системы электронного документооборота  и делопроизводства Нижегородской области в течение трех дней с момента поступления.

4.4. Для рассмотрения и подготовки письменного ответа на поступившее письменное обращение (жалобу) назначается исполнитель.

4.5. По результатам рассмотрения обращения (жалобы) принимается решение об удовлетворении требований заявителя и о признании неправомерным обжалованного решения, действия (бездействия) либо об отказе в удовлетворении обращения (жалобы).

4.6. Обращение (жалоба) заявителя считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы по существу всех поставленных в обращении (жалобе) вопросов.

4.7. Письменное обращение (жалоба) рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

4.8. В соответствии с частью 2 статьи 12 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 названного Федерального закона, руководитель государственного органа либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения (жалобы) не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение (жалобу).

4.9. Если в письменном обращении (жалобе) не указаны фамилия лица, направившего обращение (жалобу), и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение (жалобу) не дается.

В случае если текст письменного обращения (жалобы) не поддается прочтению, ответ на обращение (жалобу) не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного  самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

4.10. В случае если в обращении (жалобе) содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, министр вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

4.11. Сведения о должностном лице, ответственном за прием жалоб:

Специалист отдела обеспечения и приема официальных делегаций управления делами Правительства Нижегородской области:  телефон 439-07-40.