ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ПРОСТАВЛЕНИЕ АПОСТИЛЯ НА АРХИВНЫХ СПРАВКАХ, АРХИВНЫХ ВЫПИСКАХ И АРХИВНЫХ КОПИЯХ, ПОДЛЕЖАЩИХ ВЫВОЗУ ЗА ПРЕДЕЛЫ ТЕРР...



ДЕПАРТАМЕНТ ПО КУЛЬТУРЕ И ТУРИЗМУ

ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 13.05.2016 № 142/01-09

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ПРОСТАВЛЕНИЕ АПОСТИЛЯ НА АРХИВНЫХ СПРАВКАХ, АРХИВНЫХ ВЫПИСКАХ И АРХИВНЫХ КОПИЯХ, ПОДЛЕЖАЩИХ ВЫВОЗУ ЗА ПРЕДЕЛЫ ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

(наименование в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

(в редакции приказов Департамента по культуре и туризму Томской области от 26.12.2016 № 345/01-09, от 27.09.2017 № 0218/01-09, от 25.03.2019 № 080/01-09)

(в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Администрации Томской области от 28 января 2011 года №18а «О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить административный регламент предоставления государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» согласно приложению к настоящему приказу.

(п. 1 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

2. Смольянову Денису Николаевичу, главному специалисту комитета кадровой политики и организационно-правовой работы Департамента по культуре и туризму Томской области, обеспечить опубликование настоящего приказа, на официальном интернет-портале «Электронная Администрация Томской области» (www.tomsk.gov.ru) и на сайте Департамента по культуре и туризму Томской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3. Настоящий приказ вступает в силу через десять дней после дня его официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник Департамента

П.Л. Волк

УТВЕРЖДЕН

приказом  Департамента по

культуре и туризму

Томской области

от 13.05.2016 № 142/01-09

(в редакции приказов Департамента по культуре и туризму Томской области

от 26.12.2016 № 345/01-09,

от 27.09.2017 № 0218/01-09;

от 25.03.2019 № 080/01-09;

от 24.08.2020 № 020/01-09)

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ПРОСТАВЛЕНИЕ АПОСТИЛЯ НА АРХИВНЫХ СПРАВКАХ, АРХИВНЫХ ВЫПИСКАХ И АРХИВНЫХ КОПИЯХ, ПОДЛЕЖАЩИХ ВЫВОЗУ ЗА ПРЕДЕЛЫ ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

(наименование в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

1. Общие положения

Предмет регулирования Административного регламента

1. Настоящий Административный регламент (далее - Административный регламент) определяет стандарт, сроки и последовательность выполнения административных процедур по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации».

(п. 1 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

Круг заявителей

2. Заявителями являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства (далее – заявитель-физическое лицо), юридические лица (далее – заявитель—юридическое лицо)

(п. 2 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3. Информация о местонахождении и графике работы Департамента по культуре Томской области (далее – Департамента).

(абз. 1 п. 3 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

Почтовый адрес: пр. Ленина, д. 111, г. Томск, 634069.

График работы Департамента:

с понедельника по пятницу – с 09.00 часов до 18.00 часов;

перерыв для отдыха и питания – с 12.30 до 13.30 часов;

выходные дни – суббота, воскресенье.

4. Справочные телефоны Департамента:

8 (3822) 71-30-71, 51-21-30 – приемная Департамента;

8 (3822) 71-30-72 – председатель комитета по делам архивов Департамента.

(абз. 3 п. 4 в редакции приказа Департамента по культуре и туризму Томской области от 26.12.2016 № 345/01-09)

8 (3822) 71-67-23 – главный специалист комитета по делам архивов Департамента.

5. Прием заявителей осуществляется без предварительной записи в порядке очередности.

6. Информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на сайте Департамента в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по адресу: http://depkult.tomsk.gov.ru.

Адрес электронной почты для направления в Департамент сообщений по вопросам предоставления государственной услуги: d-cult@tomsk.gov.ru.

Информация о порядке предоставления государственной услуги предоставляется бесплатно.

7. Информирование заявителей в Департаменте о получении информации по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в форме:

1) непосредственного взаимодействия заявителей (при личном обращении или по телефону) со специалистами Департамента;

2) взаимодействия специалистов Департамента с заявителями по почте, электронной почте (по запросу заявителя);

3) информационных материалов, которые размещаются на официальном сайте Департамента, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (http://www.gosuslugi.ru) (далее - Единый портал).

(пп. 3 п. 7 в редакции приказа Департамента по культуре и туризму Томской области от 27.09.2017 № 0218/01-09)

8. На официальном сайте Департамента  размещается следующая информация:

1) место нахождения Департамента;

2) график приема заявителей, включая прием заявителей начальником Департамента;

3) номера телефонов и адреса электронной почты должностных лиц Департамента, принимающих участие в предоставлении государственной услуги;

4) настоящий Административный регламент.

8-1. На Едином портале размещается следующая информация:

1) исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, требования к оформлению указанных документов, а также перечень документов, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе;

2) круг заявителей;

3) срок предоставления государственной услуги;

4) результаты предоставления государственной услуги, порядок представления документа, являющегося результатом предоставления государственной услуги;

5) размер государственной пошлины, взимаемой за предоставление государственной услуги;

6) исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги;

7) порядок досудебного (внесудебного) обжалования действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги;

(пп. 7 п. 8-1 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

8) формы заявлений (уведомлений, сообщений), используемых при предоставлении государственной услуги.

(пп. 8 п. 8-1 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

Информация на Едином портале о порядке и сроках предоставления государственной услуги на основании сведений, содержащихся в федеральной государственной информационной системе "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)", предоставляется заявителю бесплатно.

Доступ к информации о сроках и порядке предоставления услуги осуществляется без выполнения заявителем каких-либо требований, в том числе без использования программного обеспечения, установка которого на технические средства заявителя требует заключения лицензионного или иного соглашения с правообладателем программного обеспечения, предусматривающего взимание платы, регистрацию или авторизацию заявителя или предоставление им персональных данных.

(п. 8-1 введен приказом Департамента по культуре и туризму Томской области от 27.09.2017 № 0218/01-09)

2. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

9. Наименование государственной услуги – проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации.

(п. 9 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

Наименование органа исполнительной власти,

предоставляющего государственную услугу

10. Предоставление государственной услуги осуществляется Департаментом.

Результаты предоставления государственной услуги

11. Результатом предоставления государственной услуги являются:

1) проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях;

2) отказ в проставлении апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях.

(п. 11 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

Срок предоставления государственной услуги

12. Срок предоставления государственной услуги составляет пять рабочих дней со дня поступления запроса о предоставлении государственной услуги в Департамент.

(п. 12 в редакции приказа Департамента по культуре и туризму Томской области от 25.03.2019 № 080/01-09, приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

12-1. Срок предоставления государственной услуги в случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи должностного лица, подписавшего представленный документ, и (или) образца оттиска печати органа (организации), может быть продлен до 30 рабочих дней, следующих за днем регистрации в Департаменте запроса заявителя о предоставлении услуги.

(п. 12-1 введен приказом Департамента по культуре и туризму Томской области от 25.03.2019 № 080/01-09)

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

13. Правовые основания предоставления государственной услуги:

1) Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 5 октября 1961 года, вступила в силу для России 31 мая 1992 года);

2) Конституция Российской Федерации;

3) Федеральный закон от 28 ноября 2015 года № 330-ФЗ"О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации";

4) Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

5) Налоговый кодекс Российской Федерации;

6) Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

7) Федеральный закон от 24 ноября 1995 года № 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации";

8) Закон СССР от 24 июня 1991 года № 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу";

9) Постановление Совета Министров СССР от 12 ноября 1990 года № 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов";

10) Постановление Правительства Российской Федерации от 30 мая 2016 года № 479 "О компетентных органах, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации";

11) Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

12) Закон Томской области от 11 ноября 2005 года № 204-ОЗ "Об архивном деле в Томской области";

13) постановление Губернатора Томской области от 14 ноября 2012 года № 158 "Об утверждении Положения о Департаменте по культуре и туризму Томской области".

(п. 13 в редакции приказов Департамента по культуре и туризму Томской области от 26.12.2016 № 345/01-09, от 25.03.2019 № 080/01-09)

Исчерпывающий перечень документов,

необходимых для предоставления государственной услуги,

и порядок их предоставления

14. В целях получения государственной услуги заявитель представляет:

1) запрос о предоставлении государственной услуги по форме согласно приложению №1 к Административному регламенту;

2) архивную справку, архивную выписку или архивную копию, на которой необходимо проставить апостиль;

(пп. 2 п. 14 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

3) документ, подтверждающий полномочия представителя.

15. Запрос о предоставлении государственной услуги, указанный в подпункте 1 пункта 14 настоящего Административного регламента, должен содержать обращение с просьбой проставить апостиль на архивной справке, архивной выписке или архивной копии, приложенной к заявлению.

В запросе о предоставлении государственной услуги указываются фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя—физического лица или наименование заявителя—юридического лица, почтовый адрес для ответа, номер телефона заявителя, описание и количество представленных заявителем архивных справок, архивных выписок или архивных копий, название государства предъявления официальных документов. На заявлении ставится дата и личная подпись заявителя.

(п. 15 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

16. Заявитель при обращении за получением государственной услуги вправе также предоставить:

1) документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;

2) образцы подписей должностных лиц органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, которые подписывают архивные справки, архивные выписки, архивные копии (далее – уполномоченные должностные лица);

3) образцы оттиска печати органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, должностные лица которых подписывают архивные справки, архивные выписки, архивные копии;

4) сведения, подтверждающие полномочия лица на подписание архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

Межведомственный запрос направляется Департаментом в форме электронного документа с использованием региональной системы межведомственного электронного взаимодействия, а при отсутствии доступа к такой системе – на бумажном носителе с соблюдением требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных.

(п. 16 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

Исчерпывающий перечень оснований для отказа

в приеме документов, необходимых для предоставления

государственной услуги

17. Основания для отказа в приеме документов для предоставления государственной услуги отсутствуют.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа

в предоставлении государственной услуги

18. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:

1) непредставление документов, указанных в пункте 14 настоящего Административного регламента;

2) отсутствие в заявлении о проставлении апостиля фамилии, имени заявителя—физического лица или наименования заявителя—юридического лица, направившего запрос, или почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;

3) архивная справка предназначена для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники Содружества Независимых Государств, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве;

4) получение исполнителем информации в результате межведомственного взаимодействия о неуплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги;

5) лицо, подписавшее  архивную справку, архивную выписку или архивную копию, не обладает полномочиями на ее подписание;

(пп. 5 п. 18 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

6) подпись лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку или архивную копию и (или) оттиск печати не могут быть удостоверены Департаментом в виду отсутствия их образцов у органа государственной власти или местного самоуправления, организации, от которого исходит архивная справка, архивная выписка или архивная копия, а также неподтверждения им факта выдачи архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

(пп. 6 п. 18 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления предоставления государственной услуги

19. Основанием для приостановления предоставления государственной услуги является направление межведомственного запроса о представлении документов и (или) информации.

Размер и порядок взимания платы за предоставление государственной услуги

20. За проставление апостиля с заявителя взимается государственная пошлина в размере и порядке, которые установлены главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

21. Максимальные сроки ожидания в очереди:

при подаче запроса о предоставлении государственной услуги – 15 минут;

при получении результата предоставления государственной услуги – 15 минут.

Срок регистрации запроса о предоставлении государственной услуги

(наименование раздела в редакции приказа Департамента по культуре и Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

22. Регистрация запроса осуществляется не позднее 1 рабочего дня со дня его поступления в Департамент.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной

и текстовой информации о порядке предоставления государственной услуги

23. Требования к местам предоставления государственной услуги:

1) здание, в котором располагается Департамент, должно находиться в пешеходной доступности (не более 10 минут пешком) от остановок общественного транспорта;

2) на территории, прилегающей к месторасположению Департамента, имеются  места для парковки автотранспортных средств, доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным;

3) здание, в котором расположен Департамент, должно быть оборудовано отдельным входом для свободного доступа заявителей в помещение;

4) центральный вход в здание Департамента должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании органа государственной власти, предоставляющего государственную услугу;

5) прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах);

6) присутственные места включают места для информирования, приема заявителей;

7) у входа в каждое из помещений размещается табличка с номером помещения;

8) помещения Департамента должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам;

9) помещения оборудуются противопожарной системой;

10) места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами;

11) места для заполнения документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются канцелярскими принадлежностями;

12) места ожидания в очереди на консультацию, предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями, кресельными секциями или скамьями (банкетками);

13) при организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность свободного входа-выхода специалистов, участвующих в предоставлении государственной услуги, из помещения.

24. На настенных информационных стендах в местах предоставления государственной услуги, а также на официальном сайте Департамента должны размещаться следующие информационные материалы:

1) информация о месте нахождения Департамента, графике работы, справочных телефонах, адрес электронной почты;

2)  текст настоящего Административного регламента с приложениями.

Информация, содержащаяся на стенде, должна быть напечатана шрифтом размера не менее 12, высота размещения стенда не выше 170 см и не ниже 140 см от пола.

25. Помещения, зал ожидания, места для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, в которых предоставляется государственная услуга, должны обеспечивать возможность беспрепятственного доступа инвалидов к указанным объектам, а также к информационным стендам с перечнем документов, необходимых для ее предоставления и образцами заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов.

(п. 25 в редакции приказов Департамента по культуре и туризму Томской области от 26.12.2016 № 345/01-09, от 25.03.2019 № 080/01-09, приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

Показатели доступности и качества предоставления

государственной услуги

26. Показателями доступности и качества государственной услуги являются:

1) соблюдение сроков, установленных настоящим Административным регламентом;

2) отсутствие удовлетворенных жалоб заявителей (их представителей) на действия (бездействия) должностных лиц Департамента.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах

и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

27. Предоставление государственной услуги в многофункциональных центрах не осуществляется.

28. Заявитель имеет возможность получения государственной услуги в электронном виде с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) в части:

1) получения информации о порядке предоставления государственной услуги;

2) ознакомления с формами заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги, обеспечение доступа к ним для копирования и заполнения в электронном виде.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур,

требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

Перечень административных процедур

29. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры (приложение № 1 к Административному регламенту):

1) прием, регистрация запроса о предоставлении государственной услуги и передача его на исполнение;

2) проверка документов исполнителем;

3) проставление апостиля на архивной справке, архивной выписке или архивной копии;

(пп. 3 п. 29 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

4) подготовка и выдача ответа заявителю.

Прием, регистрация запроса о предоставлении

государственной услуги и передача

его на исполнение

30. Основанием для выполнения административной процедуры  является поступление в Департамент запроса и документов, предусмотренных пунктом 14 настоящего Административного регламента.

31. Поступивший запрос регистрируется секретарем Департамента. При регистрации запросу присваивается регистрационный номер.

32. После регистрации запрос передается секретарем Департамента на исполнение в Комитет по делам архивов Департамента.

33. Результатом выполнения административной процедуры является получение документов исполнителем.

34. Срок выполнения административной процедуры не должен превышать 1 рабочего дня со дня поступления документов в Департамент.

34-1. Запись на прием в Департамент для подачи запроса с использованием Единого портала, официального сайта не осуществляется.

(п. 34-1 введен приказом Департамента по культуре и туризму Томской области от 27.09.2017 № 0218/01-09)

34-2. Формирование запроса о предоставлении государственной услуги на Едином портале, официальном сайте не осуществляется.

(п. 34-2 введен приказом Департамента по культуре и туризму Томской области от 27.09.2017 № 0218/01-09)

34-3. Прием и регистрация Департаментом запроса и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, с использованием Единого портала, официального сайта не осуществляются.

(п. 34-3 введен приказом Департамента по культуре и туризму Томской области от 27.09.2017 № 0218/01-09)

Проверка документов исполнителем

35. Основанием для выполнения административной процедуры является получение исполнителем зарегистрированных документов.

36. Исполнитель проверяет поступившие документы, устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 18 настоящего Административного регламента.

37. В случае отсутствия документа, подтверждающего уплату государственной пошлины за проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, предназначенных для использования за границей, исполнитель  направляет запрос в Управление Федерального казначейства по Томской области.

При получении исполнителем информации о неуплате заявителем государственной пошлины, принимается решение об отказе в проставлении апостиля и возвращении документов заявителю с обоснованием отказа.

(п. 37 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

37-1. Оплата государственной пошлины за предоставление государственной услуги и уплата иных платежей, взимаемых в соответствии с законодательством Российской Федерации, с использованием Единого портала, официального сайта не осуществляются.

(п. 37-1 введен приказом Департамента по культуре и туризму Томской области от 27.09.2017 № 0218/01-09)

38. В случае отсутствия образцов подписи уполномоченного должностного лица, подписавшего представленный документ, по форме согласно приложению №4 к настоящему Административному регламенту, и (или) оттиска печати органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, должностные лица которых подписывают архивные справки, архивные выписки, архивные копии, по форме согласно приложению №5 к Административному регламенту, а также сведений, подтверждающих полномочия лица на подписание представленного документа, исполнитель оформляет официальный запрос на получение образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи должностного лица, подписавшего представленный документ, и (или) образца оттиска печати органа (организации), от которого исходит документ.

В официальном запросе также указывается, что в случае невозможности предоставления образцов подписи уполномоченного должностного лица, и (или) оттиска печати органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, должностные лица которых подписывают архивные справки, архивные выписки, архивные копии, в ответе на вопрос должна содержаться информация о подтверждении или неподтверждении соответствующим органом (организацией) факта выдачи архивной справки, архивной выписки или архивной копии. При этом в официальном запросе указывается наименование архивных справок, архивных выписок или архивных копий, представленных заявителем, их реквизиты, фамилия и инициалы лица, в отношении которого оформлены документы. К запросу прилагается копия соответствующих документов.

(п. 38 в редакции приказа Департамента по культуре и туризму Томской области от 25.03.2019 № 080/01-09, приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

)

39. Исполнитель информирует заявителя о направлении запроса и о продлении срока предоставления государственной услуги на личном приеме или по телефону в течение 1 рабочего дня, следующего за днем принятия решения о продлении срока предоставления государственной услуги.

(п. 39 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 25.03.2019 № 080/01-09)

40. При получении образцов подписи уполномоченного должностного лица, и (или) оттиска печати органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, должностные лица которых подписывают архивные справки, архивные выписки, архивные копии, а также сведений, подтверждающих полномочия лица на подписание архивных справок, архивных выписок, архивных копий или подтверждения факта выдачи документа, исполнитель осуществляет действия, предусмотренные подпунктом 1 пункта 41 настоящего Административного регламента, в день получения ответа органа (организации), которому был отправлен запрос.

(п. 40 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

41. По результатам проведенной проверки принимается одно из двух решений:

1) о проставлении апостиля;

2) об отказе в проставлении апостиля и возвращении документов заявителю с обоснованием отказа.

При принятии решения об отказе в проставлении апостиля исполнитель вносит в Журнал регистрации апостиля по форме согласно приложению N 3 к Административному регламенту запись, в которой указывается причина отказа в предоставлении государственной услуги со ссылкой на пункт настоящего Административного регламента, и ставит свою подпись.

После внесения исполнителем записи об отказе в проставлении апостиля в Журнал регистрации апостиля им готовится проект письма с отказом в проставлении апостиля, в котором содержатся причины отказа. Проект письма вместе с архивной справкой, архивной выпиской или архивной копией передается исполнителем на подпись начальнику Департамента, который подписывает его и передает секретарю Департамента для отправки заявителю в течение 1 рабочего дня со дня принятия исполнителем решения об отказе в проставлении апостиля.

(п. 41 в редакции приказов Департамента по культуре и туризму Томской области от 26.12.2016 № 345/01-09,от 25.03.2019 № 080/01-09, приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

42. Результатом выполнения административной процедуры является решение о проставлении апостиля на предоставленном документе или решение об отказе в его проставлении.

43. Срок выполнения административной процедуры не должен превышать 2 рабочих дней со дня поступления документов в Комитет по делам архивов Департамента.

Проставление апостиля на архивной справке, архивной выписке

или копии архивного документа

44. Основанием для начала данной административной процедуры является установление исполнителем отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

45. Проставление апостиля производится путем проставления исполнителем оттиска специального штампа «Апостиль», форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.

46. Оттиск штампа «Апостиль» проставляется на свободном от текста месте официального документа на лицевой либо оборотной его стороне, либо на отдельном листе бумаги. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

47. Исполнитель заполняет оттиск штампа «Апостиль» чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом, передает в порядке делопроизводства документ с заполненным апостилем начальнику Департамента.

48. Начальник Департамента подписывает апостиль на документе, ставит на нем гербовую печать и возвращает документ с апостилем исполнителю.

49. При получении документа с заполненным апостилем и проставленной на нем гербовой печатью исполнитель вносит в Журнал регистрации апостиля запись о проставлении апостиля.

50. Результатом исполнения административной процедуры является наличие оттиска штампа «Апостиль» с гербовой печатью Департамента на архивных справках, архивных выписках или архивных копиях, подготовленных областными и муниципальными архивами, иными органами и организациями, расположенными на территории Томской области.

(п. 50 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

51. Срок исполнения данной административной процедуры не должен превышать 1 рабочего дня со дня принятия решения о проставлении апостиля.

Подготовка и выдача ответа заявителю

52. Основанием для начала административной процедуры является поступление к исполнителю документа с проставленным апостилем.

(п. 52 в редакции приказа Департамента по культуре и туризму Томской области от 26.12.2016 № 345/01-09)

53. Архивные справки, архивные выписки или архивные копии с проставленным на них апостилем выдаются заявителю или его представителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, а для представителя также доверенности, оформленной в установленном порядке.

(п. 53 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

54. Результатом исполнения административной процедуры является получение заявителем архивной справки, архивной выписки или архивной копии с проставленным апостилем.

Результат предоставления государственной услуги с использованием Единого портала, официального сайта не предоставляется.

(абз 2 п. 54 введен приказом Департамента по культуре и туризму Томской области от 27.09.2017 № 0218/01-09)

(п. 54 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

54-1. Получение сведений о ходе выполнения запроса с использованием Единого портала, официального сайта не осуществляется.

(п. 54-1 введен приказом Департамента по культуре и туризму Томской области от 27.09.2017 № 0218/01-09)

54-2. Возможность оценить доступность и качество государственной услуги отсутствует.

(п. 54-2 введен приказом Департамента по культуре и туризму Томской области от 27.09.2017 № 0218/01-09)

55. Срок исполнения данной административной процедуры не должен превышать 1 рабочего дня со дня получения исполнителем документа с проставленным апостилем.

4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятия ими решений

56. Текущий контроль в отношении решений и действий (бездействия) специалистов Комитета осуществляется председателем комитета по делам архивов

(п. 56 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

57. Текущий контроль осуществляется председателем Комитета по делам архивов Департамента постоянно во время выполнения предусмотренных настоящим Административным регламентом административных процедур.

(п. 57 в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09)

58. Для текущего контроля используются сведения, полученные в электронной базе данных, служебная корреспонденция Департамента, устная и письменная информация специалистов.

59. Исполнитель немедленно информирует председателя Комитета по делам архивов Департамента о случаях и причинах нарушения сроков, последовательности и содержания административных процедур, а также принимает срочные меры по устранению нарушений.

Порядок и периодичность осуществления плановых

и внеплановых проверок полноты и качества предоставления

государственной услуги, в том числе порядок и формы

контроля за полнотой и качеством предоставления

государственной услуги

60. Контроль за полнотой и качеством исполнения административного регламента включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

61. Проверки могут быть плановыми (осуществляются на основании годовых планов работы Департамента) и внеплановыми (осуществляются по конкретному обращению заявителя).

62. Для проведения проверки создается комиссия, в состав которой включаются должностные лица Департамента.

63. Основанием для проведения проверок является распоряжение Департамента.

Результаты проверок оформляются в виде справок, в которых отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

64. В случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ответственность должностных лиц Департамента

за решения и действия (бездействие),

принимаемые (осуществляемые) ими в ходе

предоставления государственной услуги

65. Должностные лица Департамента несут ответственность в соответствии с законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение административных процедур, а также сроков их выполнения, установленных настоящим Административным регламентом.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования

заявителем решений и действий (бездействия) Департамента

и его должностных лиц, государственных служащих

66. Обжалование решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих осуществляется в соответствие с главой 2.1 Федерального закона от 27 июля 2010 года            № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

67. Жалоба на решения и действия (бездействие) начальника Департамента подается на имя заместителя Губернатора Томской области по агропромышленной политике и природопользованию.

Приложение № 1 признано утратившим силу в соответствии с приказом Департамента по культуре Томской области от 24.08.2020 № 020/01-09

Приложение № 2

к Административному регламенту

предоставления Департаментом по культуре и туризму

Томской области государственной услуги

«Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках

и копиях архивных документов, предназначенных

для использования за границей, в пределах компетенции»

(в редакции приказа Департамента по культуре Томской области

от 24.08.2020 № 020/01-09)

В Департамент по культуре

Томской области

от _________________________

________________________________________________________

Форма

Заявление

о проставлении апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации

____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии)/наименование юридического лица)

____________________________________________________________________________

(почтовый адрес для направления ответа: индекс, область, район, село (город), улица, номер дома, номер квартиры/офиса)

Контактный телефон: __________________________________________

Прошу оказать государственную услугу по проставлению апостиля на архивной справке, архивной выписке или архивной копии (нужное подчеркнуть), подлежащей предъявлению: _______________________________

( страна предъявления документов)

К настоящему заявлению прилагаются:

№ п/п

Наименование документа

Количество экземпляров

____________ ______________________________________

(подпись) (полностью фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии

заявителя – физического лица или представителя юридического лица)

___ _________________ 20__ г.

Приложение № 3

к Административному регламенту

предоставления Департаментом по культуре и туризму

Томской области государственной услуги

«Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках

и копиях архивных документов, предназначенных

для использования за границей, в пределах компетенции»

ЖУРНАЛ

регистрации апостиля

№

Дата проставления апостиля

Наименование официального документа, на котором проставляется апостиль, его реквизиты

Фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего официальный документ

Фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего апостиль

Государство предъявления официального документа с апостилем (указывается согласно заявлению)

Дата проставления апостиля

Основания для отказа в проставлении апостиля

1

2

3

4

5

6

7

8

Приложение №4

к Административному регламенту

предоставления Департаментом по культуре и туризму

Томской области государственной услуги

«Проставление апостиля на архивных справках. архивных выписках

и копиях архивных документов, предназначенных

для использования за границей, в пределах компетенции»

(в редакции приказа Департамента по культуре Томской области

от 24.08.2020 № 020/01-09)

Форма

ОБРАЗЕЦ ПОДПИСИ

должностного лица органа государственной власти, местного самоуправления, организации, который подписывает архивные справки, архивные выписки, архивные копии

Наименование органа государственной власти, местного самоуправления или организационно-правовая форма и наименование юридического лица

Юридический адрес

Номер телефона

Дата заполнения бланка

Фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии)

Должность

Образец подписи

Приложение №5

к Административному регламенту

предоставления Департаментом по культуре и туризму

Томской области государственной услуги

«Проставление апостиля на архивных справках. архивных выписках

и копиях архивных документов, предназначенных

для использования за границей, в пределах компетенции»

(в редакции приказа Департамента по культуре Томской области

от 24.08.2020 № 020/01-09)

Форма

ОБРАЗЕЦ ПЕЧАТИ

органа государственной власти и местного самоуправления, организации, должностные лица которого подписывают архивные справки, архивные выписки, архивные копии

Наименование органа государственной власти, местного самоуправления или наименование и организационно-правовая форма юридического лица

Юридический адрес

Номер телефона

Дата заполнения бланка

Образец печати