Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование»



ГУБЕРНАТОР КАМЧАТСКОГО КРАЯ

Утратил силу на основании приказа Департамента по архивному делу  Республики Саха (Якутия) от 26.12.2012 № 195-ОД «О признании утратившим силу приказа Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) от 13 июля 2010 года №73в «Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование»

РЕСПУБЛИКА САХА (ЯКУТИЯ)

КОМИТЕТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

ПРИКАЗ

От 13 июля 2010 года №73 в

Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование»

В целях реализации распоряжения Президента Республики Саха (Якутия) от 22 мая 2009 года N 203-РП "О Плане мероприятий по проведению административной реформы в Республике Саха (Якутия) на 2009-2010 годы"

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование».

2. В соответствии с частью 2 постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 24 декабря 2009 г. N 572 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) и их государственной регистрации"  направить настоящий приказ на государственную регистрацию в  Администрацию Президента и Правительства Республики Саха (Якутия).

              3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Первый заместитель Руководителя

П.В.Румянцев

Приложение к приказу

                                                                                                                Комитета государственной архивной службы

                                                                                                         Республики Саха (Якутия)

                                                                                                           от «13» июля  2010 г. № 73 в

Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование»

I. Общие положения

1. Административный регламент  по предоставлению государственной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование» (далее-Административный регламент) определяет сроки и последовательность административных процедур по использованию архивных документов в случаях предусмотренных действующим законодательством в области архивного дела. 

2. Предоставление государственной услуги осуществляется государственным учреждением «Национальный архив Республики Саха (Якутия)» и государственным учреждением «Центр документов по личному составу Республики Саха (Якутия)» (далее по тексту – архив).

3. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги:

Конституция Российской Федерации, принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г. (текст Конституции опубликован в "Российской газете" от 25 декабря 1993 г. N 237);

Конституция Республики Саха (Якутия), принята Верховным Советом Республики Саха (Якутия) 4 апреля 1992 г. (текст Конституции опубликован в газете "Якутия" от 12 ноября 2002 г. N 210, газете "Сокуоннар. Уураахтар. Дьаhаллар." (приложение к газете "Саха Сирэ") от 12 ноября 2002 г. N 27, парламентской "Ил Тумэн" 15 ноября 2002 г. N 47);

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (текст Федерального закона опубликован в "Парламентской газете" от 27 октября 2004 г. N 201, в "Российской газете" от 27 октября 2004 г. N 237, в Собрании законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. N 43 ст. 4169);

Федеральный конституционный закон «О судебной системе Российской Федерации» от 31 декабря 1996 года №1–ФКЗ (текст Федерального конституционного закона опубликован в «Российской газете» от 6 января 1997 года №3, в Собрании законодательства Российской Федерации от 6 января 1997 года №1, ст.1);

Закон Российской Федерации «О милиции» от 18 апреля 1991 года № 1026-1 (текст Закона Российской Федерации опубликован в «Российской газете» от 16 мая 1991 года № 101, в Собрании законодательства Российской Федерации, 1999, № 14, ст. 1666, в Ведомостях Съезда НД РСФСР и ВС РСФСР, № 16, 18 апреля 1991 года, ст. 503, 504);

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19 (текст приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. N 20);

Закон Республики Саха (Якутия) от 31 января 2005 года 551-З № 1117-III «Об архивном деле в Республике Саха (Якутия)» (текст Закона опубликован в газете "Якутские ведомости" (приложение к газете "Якутия") от 5 марта 2008 г. N 10, "Сборнике законов Республики Саха (Якутия)" (за 2007 - январь 2008 г.) от 30 января 2009 г., том 3);

Устав Государственного учреждения «Национальный архив Республики Саха (Якутия)», утв. Распоряжением Минимущества Республики Саха (Якутия) от 2 ноября 2006 года № Р-2114;

Устав Государственного учреждения «Центр документов по личному составу Республики Саха (Якутия)», утв. Распоряжением Минимущества Республики Саха (Якутия) от 21 октября 2005 года № Р-2029.

4. Конечным результатом предоставления государственной услуги является одно из следующих решений:

а)   выдача запрашиваемых архивных документов во временное пользование;

б) отказ в выдаче запрашиваемых архивных документов во временное пользование.

5. Описание заявителей, а также иных лиц, имеющих право на взаимодействие с Национальным архивом и Центром документов по личному составу по предоставлению государственной услуги:

1) фондообразователи (юридические лица);

2) судебные, правоохранительные и иные уполномоченные органы;

3) специализированные организации[1] (далее по тексту – пользователи).

II. Требования к порядку предоставления государственной  услуги

6. Место нахождения государственного учреждения «Национальный архив Республики Саха (Якутия)» и его почтовый адрес:

677009, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Дзержинского, 41 (корпус №1).

677007, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Кирова, 14 (корпус №2).

Электронный адрес Архива: archiv@sakha.ru             

Справочный телефон: 8 (4112) 43-96-32 (приемная директора);

Прием по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Понедельник

09:00 – 16:00 (время местное)

Вторник

09:00 – 16:00 (время местное)

Среда

09:00 – 16:00 (время местное)

Четверг

09:00 – 16:00 (время местное)

Пятница

09:00 – 16:00 (время местное)

Обеденный перерыв: с 13:00 до 14:00, выходные дни – суббота, воскресенье.

7. Место нахождения государственного учреждения «Центр документов по личному составу Республики Саха (Якутия)» и его почтовый адрес:

677007, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Кирова, 14, кабинет № 2.

Электронный адрес Архива: cdls@sakhanet.ru             

Справочный телефон: 8 (4112) 45-06-45 (приемная, специалисты).

Прием по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Понедельник

не приемный день

Вторник

09:00 – 17:00 (время местное)

Среда

09:00 – 17:00 (время местное)

Четверг

09:00 – 17:00 (время местное)

Пятница

не приемный день

Обеденный перерыв: с 13:00 до 14:00, выходные дни – суббота, воскресенье.

8.  Информацию о порядке предоставления государственной услуги можно получить:

при личном обращении,

при письменном обращении,

по телефону,

по электронной почте,

в сети Интернет,

на информационных стендах в местах предоставления государственной  услуги.

9. Информирование при личном обращении и по телефону:

9.1. Консультации по вопросам получения государственной услуги предоставляются должностными лицами, оказывающими государственную услугу по следующим вопросам:

о местонахождении и графике работы архива;

время приёма граждан;

о справочных телефонах архива;

об адресе официального сайта архива в сети Интернет, адресе электронной почты архива;

перечень документов, необходимых для получения государственной услуги;

порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги.

Основными требованиями к консультации являются:

актуальность;

своевременность;

четкость в изложении материала;

полнота консультирования;

удобство и доступность.

9.2. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании учреждения, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок.

9.3. Если должностное лицо не может дать ответ самостоятельно либо подготовка ответа требует продолжительного (дополнительного) времени, он обязан предложить  один из трех вариантов дальнейших действий:

1) изложить суть обращения в письменной форме;

2) назначить другое удобное время для консультации;

3) дать консультацию в двухдневный срок по контактному телефону, указанному гражданином.

9.4. Личный приём граждан осуществляется по рабочим дням в порядке очереди.

10. Размещение информации о предоставлении государственной услуги в сети Интернет производится на официальном Интернет-сайте архива и содержит следующую информацию:

текст Административного регламента;

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

перечень документов, необходимых для получения государственной услуги и требования к ним;

образцы оформления документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

порядок получения консультаций;

порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих государственную услугу;

11. Размещение информации в местах предоставления услуги:

11.1. Места предоставления государственной услуги оборудуются информационными стендами.

11.2. На информационных стендах размещается информация, содержащая перечень требуемых документов, режим приёма граждан, почтовый адрес и номер контактного телефона архива.

12. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги (далее - документы):

12.1. Для фондообразователей – юридических лиц; судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов:

1.

заявление о выдаче архивных документов во временное пользование

2.

документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов

12.2. Для специализированных организаций:

1.

заявление о выдаче архивных документов во временное пользование

2.

договор о проведении реставрационных работ архивных документов или выставки

3.

документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов

Заявитель может представить дополнительную необходимую информацию для предоставления государственной услуги в произвольном формате в печатной или рукописной форме.

13. Общие требования к оформлению документов, необходимых для предоставления государственной услуги, порядок их приема:

13.1. Заявление должно содержать:

- наименование архива;

- наименование юридического лица;

- почтовый адрес, в том числе адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ;

- при  наличии контактный телефон;

- изложение существа запроса;

- подпись, дата;

- иные сведения, являющиеся основанием для осуществления исполнения запроса.

Форма заявления приведена в приложении № 2 к настоящему Административному регламенту

13.2. Требования к форме заявления:

- заявление и документы предоставляются на русском языке либо заверенный перевод на русский язык;

- заявление заполняется заявителем  рукописным или машинописным способом;

- в документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных не оговоренных в них исправлений;

- тексты на документах, полученных посредством копирования, должны быть разборчивы.

13.3. Документы, указанные в пункте 12 направляются в архив по адресам, указанным в пунктах 6 и 7 настоящего Административного регламента, посредством личного обращения заявителя либо направления документов по почте заказным письмом (бандеролью с описью вложенных документов и уведомлением о вручении), по электронной почте.

В случае направления документов по почте копии документов должны быть нотариально заверены. Факт подтверждения направления документов по почте лежит на заявителе.

Датой обращения и представления документов является день регистрации документов должностным лицом, ответственным за прием документов.

Предоставляются оригиналы документов либо их заверенные копии. В случае предоставления копий документов должностное лицо архива, ответственное за прием документов, самостоятельно заверяет представленные копии при наличии оригиналов документов.

Прием заявителей для подачи документов осуществляется в соответствии с графиком работы  архива, предоставляющего государственную  услугу.

14. Условия предоставления государственной услуги.

Предоставление государственной услуги осуществляется в случае поступления в адрес архива заполненного соответствующим образом  заявления. Заявление пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в заявлении наименования юридического лица, почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним.

Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

Заявление на выдачу дел во временное пользование подлежит обязательной регистрации в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилищ архива.

Выдача архивных документов из архивохранилища осуществляется с письменного разрешения директора архива или его заместителя.

15. Архивные документы во временное пользование выдаются на срок:

а) фондообразователям  –  до трех месяцев;

б) судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам – до шести месяцев;

в) для экспонирования  –  на срок, определенный договором о проведении выставки;

г) для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки – в соответствии с планами работы архива и договорами на проведение соответствующих  работ с организациями, осуществляющими указанную деятельность.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архива.

16. Сроки  предоставления государственной услуги:

16.1. Общий срок предоставления государственной услуги.

Передача документов архивом во временное пользование осуществляется в течение одного месяца со дня получения заявления.

17. Основания для отказа в предоставлении  государственной услуги:

заявитель не относится ни к одной из категорий получателей услуги, указанных в пункте 5 настоящего Административного регламента;

архивные документы, требуемые для выдачи во временное пользование, находятся в неудовлетворительном физическом состоянии;

проведение научно-технических и реставрационных работ с документами на момент обращения пользователя государственной услуги;

нарушение пользователем государственной услуги сроков возврата архивных документов без уважительной причины, при предыдущем получении государственной услуги;

утрата или повреждение архивных документов, в том числе внесение в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), при предыдущем получении государственной услуги;

архивные документы, запрашиваемые во временное пользование, содержат конфиденциальную информацию, персональные данные, кроме установленных законодательством случаях;

заявитель представил неполный комплект документов для оказания государственной услуги;

заявитель сообщил недостоверные сведения о себе или организации.

Ограничения по предоставлению государственной услуги:

- выдача архивных документов во временное пользование из личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение;

- объем и тематика архивных документов, запрашиваемых к выдаче во временное пользование, должен соответствовать цели запроса.

18. Помещение для предоставления государственной услуги должно быть размещено на нижних этажах здания.

Центральные входы в здания архива должны быть оборудованы информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, месте нахождения, режиме работы архива, а также о телефонных номерах.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заинтересованных лиц и оптимальным условиям работы работников.

Места ожидания в очереди на консультацию или получение результатов государственной услуги должны быть оборудованы стульями, кресельными секциями или скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.

Места для заполнения документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями в количестве, достаточном для оформления документов заинтересованными лицами.

Рабочие места должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление государственной услуги в полном объеме.

19. Выдача архивных документов  во временное пользование осуществляется на безвозмездной основе.

III. Административные процедуры

20. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги.

Предоставление государственной услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур:

1.

прием и регистрация заявления от заявителя о выдаче архивных документов во временное пользование

2.

рассмотрение заявления о предоставлении государственной услуги и уведомление заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги

3.

подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование

4.

выдача архивных документов во временное пользование с последующим их возвращением в архивохранилище

Блок – схема последовательности административных процедур приведена в приложении № 1   к настоящему Административному регламенту.

20.1. Административная процедура «Прием и регистрация заявления от заявителя о выдаче архивных документов во временное пользование».

Юридическим фактом – основанием для начала административного действия по приему и регистрации заявления для предоставления государственной услуги является личное обращение заявителя к должностному лицу, ответственному за прием и регистрацию документов, либо получение указанным должностным лицом документов по почте (электронной почте).

Ответственным за исполнение данного административного действия является должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги.

Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию заявлений, принимает заявление, выполняя при этом следующие действия:

- устанавливает личность заявителя (в случае личного обращения заявителя);

- принимает заявление;

- на втором экземпляре обращения ставит отметку и дату приема документов от заявителя (при личном обращении);

- регистрирует заявление;

- направляет документы на визирование  руководству архива.

Общий максимальный срок предоставления административной процедуры составляет 1 день.

Результатом исполнения административного действия является:

- при личном обращении заявителя является отметка о принятии документов,

-при направлении документов по почте, в том числе электронной – регистрация заявления в журнале входящих документов.

20.2. Административная процедура «Рассмотрение заявления о предоставлении государственной услуги и уведомление заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги».

Юридическим фактом - основанием для начала административного действия служит получение заявления руководством архива.

Ответственным за исполнение данного административного действия является должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги.

Должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги:

-проверяет наличие документов, предусмотренных пунктом 12 административного регламента;

-проверяет соответствие сведений, содержащихся в заявлении требованиям, установленным в подпункте   13.1.пункта 13  настоящего  Административного регламента.

В случае наличия оснований для отказа в предоставлении  государственной услуги, установленных пунктом  17 Административного регламента, должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги в течение одного дня:

- готовит документы об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.

Общий максимальный срок предоставления административной процедуры составляет 1 день.

Результатом исполнения административного действия является информирование заявителя о выдаче (невыдаче) документов во временное пользование.

20.3. Административная процедура «Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование».

Юридическим фактом - снованием для начала административного действия служит решение о выдаче архивных документов во временное пользование и соответствующая регистрация заявления в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилищ архива.

Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:

- проводит сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) дел с описью (книгой учета и описания) дел, документов;

- заменяет при наличии многочисленных исправлений обложку и титульный лист дела с сохранением при необходимости старой обложки.

- проводит полистную проверку архивных дел.

- составляет лист использования документов (приложение № 5 к административному регламенту) и оформляет акт о выдаче архивных документов во временное пользование (приложение № 4 к административному регламенту).

Общий максимальный срок предоставления административной процедуры составляет  1 день.

Результатом исполнения административного действия является составление акта о выдаче архивных документов во временное пользование.

20.4. «Административная процедура «Выдача архивных документов во временное пользование с последующим их возвращением в архивохранилище». 

Юридическим фактом - основанием для начала административного действия служит выверка книг выдачи архивных документов и истечение срока выдачи документов во временное пользование.

Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:

-сверяет архивный шифр и заголовки выдаваемых дел с описью дел;

-регистрирует выдачу архивных документов из архивохранилища в книгах выдачи архивных документов из хранилища;

-направляет исполненный заказ (требование) пользователя в читальный зал вместе с выданными архивными документами;

-осуществляет фактическую передачу документов получателю государственной услуги.

-уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.

В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается должностным лицом ответственным за исполнение административного действия и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия), принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Общий максимальный срок предоставления административной процедуры составляет  27  дней.

Результатом исполнения административной процедуры является выдача архивных документов и регистрация данного факта  в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование с последующим их возвращением в архивохранилище и отметкой об этом  в учетных документах.

IV. Порядок и форма контроля за предоставлением государственной услуги

21. Текущий оперативный контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений должностными лицами, осуществляет директор архива.

22.  Должностные лица архива, осуществляющие деятельность по предоставлению государственной услуги, несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте. Персональная ответственность должностных лиц архива закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями действующего законодательства.

23. Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется в порядке и формах, установленных законодательством Российской Федерации.

V. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги

24. Действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной слуги на основании настоящего Административного регламента, должностными лицами архива, могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке.

25. Досудебное обжалование.

25.1. Заявители могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, лично (устно) или направить письменное обращение, заявление или жалобу директору архива или уполномоченному на то лицу.

25.2. В письменном обращении указываются:

наименование государственного учреждения «Национальный архив Республики Саха (Якутия), государственного учреждения «Центр документов по личному составу Республики Саха (Якутия)»;

фамилия, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии) или фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя, в случае письменного обращения представителя;

полное наименование юридического лица, в случае обращения от имени юридического лица;

почтовый адрес, по которому должен быть написан ответ или уведомление о переадресации обращения;

суть письменного обращения;

личная подпись заявителя или его уполномоченного представителя и дата.

26. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) должностного лица архива, а также принимаемые им решения при предоставлении государственной услуги.

27. Основанием для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения являются:

отсутствие в жалобе почтового адреса заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

содержание в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей (при этом заявителю, направившему обращение, может быть сообщено о недопустимости злоупотребления правом);

не поддающийся прочтению текст жалобы, фамилия или почтовый адрес заявителя.

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор архива, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.

О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

28. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Должностные лица архива:

Обязаны предоставить заявителю по его просьбе ознакомление с документами и материалами, необходимыми ему для обоснования и рассмотрения жалобы, т.е. обеспечить его информацией, непосредственно затрагивающей его права, если иное не предусмотрено законом;

обязаны обеспечить объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

обязаны по результатам рассмотрения жалобы принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, давать письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

29. Ответ на жалобу подписывается директором архива или уполномоченным на то лицом.

Жалоба, поступившая в архив, подлежит обязательной регистрации в течение одного дня с момента поступления.

Письменная жалоба, поступившая в архив, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

В исключительных случаях директор  архива или уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

30. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по предоставлению сведений заинтересованному лицу и применении мер ответственности к должностному лицу, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

31. Обращения заявителей считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

32. Судебное обжалование.

32.1. В случае, когда заявитель считает, что его обращение в архив не разрешено и письменные ответы на запросы его не удовлетворяют, т.е. по мнению заявителя, его права нарушены, он вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) архива в суд.

                32.2. Жалобы на действия (бездействие) должностных лиц архива в ходе предоставления государственной услуги рассматриваются судами общей юрисдикции в порядке гражданского судопроизводства.

                                                                                                  Приложение № 1

                                                                                                  к Административному регламенту

Блок – схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование»

Приложение № 2

к административному регламенту

                                                                                                  Директору

                                                                                                  ГУ «Национальный архив

                                                                                                  Республики Саха (Якутия)»

                                                                                                  ______________________

                                                                                   

                                                                                    от               ______________________

                                                                                                  (наименование организации,

                                                                                                  юридический адрес, конт.тел.)                                                                     

ЗАЯВЛЕНИЕ

              ____________________________________________________________________,

(наименование организации)

просит Вас  ________________________________________________________________

(основание)

выдать во временное пользование документы из фонда № _______________________________.

_______________________________ (наименование организации) обязуемся не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.

Гарантируем обеспечение сохранности документов и предупреждены об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.

              Подпись

              Дата

Приложение № 3

к административному регламенту

(название архива)

КНИГА ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ ИЗ ХРАНИЛИЩА

Начата ______________

Окончена ____________

№
пп

Дата
выдачи

Фонд №___

Опись №___

Ед. хр.
№___

Кому
выдано

Расписка в получении

Расписка в возвращении, дата

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Приложение № 4

к проекту административного регламента

(название архива) (почтовый индекс, адрес)

АКТ

___________________  № __________________

(дата)

о выдаче архивных документов во временное пользование

_________________________________________

(наименование организации)  (почтовый индекс, адрес)

Основание ____________________________________________________________

Для какой цели выдаются документы____________________________________________________

Выдаются следующие ед. хр. из фонда ___________________________________________________

                                     (название, номер)

Фонд

№

Опись №___

Ед. хр.
№___

Заголовок ед. хр.

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Примечание

1

2

3

4

5

6

Всего выдается _________ ( _________, _________, _________ ) ед. хр. (общим количеством листов, временем звучания, метражом) на срок ______________

Документы выданы в упорядоченном состоянии.

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.

Документы выдал

Наименование
должности работника архива                            Подпись                            Расшифровка подписи

Дата

Директор
архива                                                        Подпись                                          Расшифровка подписи

Дата  Печать

Документы принял

Наименование
должности работника

организации-получателя              Подпись                            Расшифровка подписи

Дата

Руководитель
организации-получателя              Подпись                            Расшифровка подписи

                                                        Печать
                                                        организации-получателя

Дата

Документы сдал

Наименование
должности работника организации              Подпись                            Расшифровка подписи

Дата

Руководитель
организации                                                        Подпись                            Расшифровка подписи

                                                        Печать организации-получателя

Дата

Документы принял

Наименование
должности работника архива                            Подпись                            Расшифровка подписи

Дата

Директор
архива                                                                      Подпись                            Расшифровка подписи

Печать
Дата

Приложение № 5

к проекту административного регламента

(название архива)

ЛИСТ  ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ  ДОКУМЕНТОВ

Фонд № ______________ Опись № _______________ Дело № _______________

Заголовок дела _______________________________________________________

____________________________________________________________________

Дата
использования

Кому выдано
фамилия, инициалы (разборчиво)

Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)

Номера
использованных листов

Подпись
лица,
использовавшего дело

1

2

3

4

5

[1] Специализированные организации – организации, занимающиеся реставрацией архивных документов или выставочной деятельностью