ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ИНФОРМАЦИИ ПО ОПРЕДЕЛЕННОЙ...



34-2010-159

ПРИКАЗ

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

14 декабря 2010г. №159

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ИНФОРМАЦИИ ПО ОПРЕДЕЛЕННОЙ ПРОБЛЕМЕ, ТЕМЕ, СОБЫТИЮ, ФАКТУ (ТЕМАТИЧЕСКИЕ ЗАПРОСЫ)"

«Волгоградская правда», №239 от 22.12.2010г.

Изменения и дополнения:

Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114

Утратил силу - Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 26.03.2012г. №43, НГР: ru34000201200302

В соответствии с Федеральным Законом от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", с постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 №679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" и во исполнение постановления Главы Администрации Волгоградской области от 18.05.2006 №554 "О проведении административной реформы в Волгоградской области в 2006-2010 годах", руководствуясь Положением о Комитете по управлению архивами Администрации Волгоградской области, приказываю:

1. Утвердить административный регламент по предоставлению государственными архивами Волгоградской области государственной услуги "Исполнение запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы)".

И.о. председателя Комитета

С.С. Сигаев

УТВЕРЖДЕН

Приказом Комитета по

управлению архивами

Администрации

Волгоградской области

от 14.12. 2010г. №159

Административный регламент

по предоставлению государственными архивами Волгоградской области государственной услуги "Исполнение запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы)"

1.Общие положения

1.1.Назначение административного регламента

Административный регламент предоставления государственными архивами Волгоградской области государственной услуги «Исполнение запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы)» разработан в целях повышения результативности и качества открытости и доступности предоставления государственной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) государственных архивов Волгоградской области (далее - государственные архивы) при осуществлении полномочий по предоставлению государственной услуги.

Государственная услуга включает в себя:

исполнение запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы);

выдачу архивных справок, архивных выписок, архивных копий и ответов об отсутствии запрашиваемых сведений.

1.2. Получатели государственной услуги (пользователи)

Получателями государственной услуги являются юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, организации, предприятия) и физические лица.

1.3. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Порядок предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запросы;

- отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

1.4. Порядок информирования о государственной услуге

1.4.1. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения пользователя;

- на странице Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее - Комитет) портала Администрации Волгоградской области vvww.volganet.ru

1.4.2. При консультировании по телефону сотрудник государственного архива должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование государственного архива, а затем подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.

1.4.3. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

1.4.4. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заинтересованного лица.

1.4.5. При информировании посредством личного обращения сотрудник государственного архива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком приема и дать гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

1.4.6. Сведения о местонахождении, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах Комитета и государственных архивов размещены на странице Комитета портала Администрации Волгоградской области www.volganet.ru.

1.4.6.1.Сведения о Комитете:

- местонахождение Комитета: Коммунистическая ул., д.ЗО, Волгоград, 400131;

- электронный адрес Комитета: arh@volganet.ru;

- справочные телефоны: (8442) 30 -99- 21, 30 -99-18; -факс: (8442)30-99-17;

- график работы Комитета: понедельник - четверг с 8.30 до 17.30, пятница с 8.30 до 16.30, обеденный перерыв с 12.30 до 13.18, выходные дни: суббота - воскресенье.

1.4.6.2. Сведения о ГУ "Государственный архив Волгоградской области":

- местонахождение архива: Коммунистическая ул., д. 30, Волгоград, 400131

- электронный адрес архива: volfiogosarhiv@coltel.ru

- справочные телефоны: (8442) 30 - 99 - 06, 30-97- 10;

- факс: (8442) 30 - 99 - 06;

- график работы архива: понедельник - четверг 8.30 - 17.30, пятница 8.30 - 16.30, обеденный перерыв с 12.30 до 13.18, выходные дни: суббота - воскресенье.

1.4.6.3. Сведения о ГУ "Центр документации новейшей истории Волгоградской области":

- местонахождение архива: Дымченко ул., д. 16, Волгоград, 400005;

- электронный адрес архива: gu_cdnivo@inbox.ru;

- справочные телефоны: (8442) 23 - 43 - 03, 23 - 72 - 31; -факс: (8442) 23-43-03;

- график работы архива: понедельник - четверг 8.30 - 17.30, пятница 8.30 - 16.30, обеденный перерыв с 12.30 до 13.18, выходные дни: суббота - воскресенье.

1.4.6.4. Сведения о ГУ "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области":

- местонахождение архива: Дымченко ул., д. 16, Волгоград, 400005;

- электронный адрес архива: gu_dspz@mail.ru;

- справочные телефоны: (8442) 23 - 71 - 74;

- факс: (8442) 23 - 70 - 52;

- график работы архива:

понедельник - четверг 8.30 - 17.30,

пятница 8.30 - 16.30,

обеденный перерыв с 12.30 до 13.18;

выходные дни: суббота - воскресенье.

2. Стандарт предоставления государственной услуги 2.1. Наименование государственной услуги

Наименование государственной услуги: "Исполнение запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы).

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги осуществляется

государственными архивами: государственным учреждением «Государственный архив Волгоградской области» (ГУ "ГАВО"), государственным учреждением "Центр документации новейшей истории Волгоградской области" (ГУ ЦДНИВО), государственным учреждением "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области" (ГУ "ГАДСПЗГВО").

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Конечным результатом предоставления государственной услуги является архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов и ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

2.4. Сроки предоставления государственной услуги

Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в государственный архив.

Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется на основании заявления или договора. Сроки по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовывается с пользователем (абзац 2 пункта 2.4 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114).

При поступлении в государственный архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, государственный архив в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в государственном архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации

направляется заявителю с рекомендациями по дальнейшему поиску необходимой информации.

Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, рассматривается в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.

2.5. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006г. №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральный закон Российской Федерации от 2 мая 2006г. №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон Российской Федерации от 21 июля 1993г. №5485-1 "О государственной тайне";

- Закон Волгоградской области от 31.12.2009 №1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области";

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2001 №19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03.2007;

- Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (ВНИИДАД, М., 2007);

- Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах (ВНИИДАД, М.,2006);

- Устав государственного архива.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший по электронной почте.

В запросе пользователя должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

- почтовый и/или электронный адрес пользователя;

- интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов);

- личная подпись гражданина или подпись должностного лица.

2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

2.7.1.Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является отсутствие следующих обязательных требований, предъявляемых к запросам:

- если запросы пользователей не содержат наименования юридического лица ( для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;

- если в запросе пользователя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

- если запрос пользователя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение руководителю государственного архива или уполномоченному на то лицу, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтверждающих прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/ или конфиденциальную информацию;

- если в нем содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель государственного архива или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный архив. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение;

- если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом. 2.7.2..Основанием для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя, недостающие документы. В этом случае должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью руководителя государственного архива просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении запроса принимается директором государственного архива в течение 7 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса.

2.8. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги

2.8.1. Исполнение запросов государственных органов, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления исполняются государственными архивами бесплатно.

2.8.2. Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг ( в том числе на основе договора) или безвозмездно, стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовывается с пользователем (пункт 2.8.2 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114).

2.9. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

Запросы подлежат обязательной регистрации в день поступления его в государственный архив в установленном порядке, направляются руководителю государственного архива или уполномоченному должностному лицу, рассматриваются и передаются в профильное структурное подразделение или непосредственно исполнителю в течение 3-х дней с момента поступления в установленном порядке.

2.10. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга

2.10.1. Здание, в котором предоставляется государственная услуга, должно быть оборудовано:

охранно-пожарной сигнализацией; средствами пожаротушения;

средствами оказания первой медицинской помощи.

2.10.2.Ожидающие прием заявители располагаются в фойе государственного архива, которое оборудовано столом, стульями, настольной лампой, бумагой и ручками для записи информации.

2.10.3. Кабинеты должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги должны быть снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств,

2.10.4. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление государственной услуги.

2.10.5.Организация приема по информированию о предоставлении государственной услуги осуществляется специалистами государственного архива на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема.

2.11. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.11.1. Получатели должны быть обеспечены доступной и достоверной информацией, включающей сведения о наименовании и местонахождении архива, оказывающего услугу, режиме работы, перечне оказываемых услуг, изменениях в деятельности.

2.11.2. В сети Интернет на странице Комитета портала Администрации Волгоградской области должны быть размещены и поддерживаться в актуальном режиме:

- информация о наименовании, адресе и контактных телефонах Комитета и государственных архивов Волгоградской области;

- текст Административного регламента по предоставлению государственной услуги;

- перечень документов необходимых для получения государственной услуги;

- перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

2.11.3. В архиве должна размещаться полная информация об услуге на информационных стендах, доступных для всех посетителей:

- характеристика услуги, область ее предоставления и правила пользования;

- текст Административного регламента по предоставлению государственной услуги;

- возможность влияния потребителя на качество услуги;

- доступные средства для эффективного общения работников архива с потребителями (режим работы архива, номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование заинтересованных лиц; номера телефонов контролирующих органов, почтовые адреса, адреса электронной почты, официальных сайтов учреждения).

3. Административные процедуры 3.1. Регистрация запросов

3.1.1. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

3.1.2. Поступившие в государственный архив письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке, направляются руководителю государственного архива или уполномоченному должностному лицу, рассматриваются и передаются в профильное структурное подразделение или непосредственно исполнителю в течение 3-х дней с момента поступления в установленном порядке.

3.1.3. При поступлении в государственный архив запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.2. Анализ тематики запросов

3.2.1. Руководитель структурного подразделения государственного архива обеспечивает оперативное рассмотрение запросов пользователей, доведение их до исполнителей.

3.2.2. Специалисты структурного подразделения государственного архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в государственном архиве научно-справочного аппарата, справочников по фондам государственного архива и баз данных программных комплексов "Архивный фонд".

3.2.3. В результате анализа определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.

Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней.

3.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

3.3.1. Специалисты структурного подразделения государственного архива при помощи имеющегося научно-справочного аппарата справочников по фондам государственного архива и баз данных программных комплексов "Архивный фонд" определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса.

3.3.2. В соответствии с архивными шифрами заказывают необходимые для исполнения запроса дела и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище.

3.4. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запросы

3.4.1. Конечным результатом предоставления государственной услуги является архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов или ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

3.4.2. Архивная справка - документ государственного архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в оригинале").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива (абзац 7 пункта 3.4.2 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114).

Архивная справка подписывается директором государственного архива и исполнителем и заверяется печатью архива (абзац 8 пункта 3.4.2 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114).

Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается директором государственного архива и заверяется гербовой печатью.

(Абзац 9 пункта 3.4.2 введен Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114.)

3.4.3. Архивная выписка - документ государственного архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора государственного архива и исполнителем и заверяется печатью архива (абзац 4 пункта 3.4.3 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114).

3.4.4. Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения архивных документов, которые проставляются на обороте каждого листа архивной копии. Все листы архивной копии скрепляются.

Архивная копия заверяется директором государственного архива и исполнителем и заверяется печатью архива (абзац 2 пункта 3.4.4 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114).

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью и подписью директора архива

3.4.5. Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе государственного архива, содержащее информацию о хранящихся в государственном архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.

3.4.6. Тематические перечень архивных документов -систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе государственного архива.

3.4.7. Тематическая подборка копий архивных документов систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный государственным архивом по запросу пользователя или по инициативе государственного архива.

Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень документов и, при необходимости, историческую справку по теме.

3.4.8. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке государственного архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

3.4.9. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов и отрицательные ответы оформляются на русском языке.

3.4.10. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.4.11. Результатом административного действия являются подготовленные и соответствующим образом оформленные архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов или ответы об отсутствии запрашиваемых сведений.

3.5. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос

3.5.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления заявителям, высылаются государственным архивом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

3.5.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

3.5.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

3.5.4. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Организация работы по реализации административного регламента осуществляется руководителем государственного архива.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги осуществляет начальник структурного подразделения архива.

4.3. Обязательному контролю исполнения в государственном архиве подлежат поступившие в государственный архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

- обращения инвалидов и участников Великой Отечественной войны;

- обращения и запросы депутатов всех уровней представительных органов власти Российской Федерации;

- обращения и запросы всех уровней исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления Российской Федерации;

- письма и обращения судебных органов, органов прокуратуры;

- жалобы граждан.

4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.6. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению пользователя.

4.7. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя анализ выполнения плановых показателей в полугодовых и годовых отчетах работы государственных архивов Волгоградской области (пункт 4.7 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114).

4.8. Исключен - Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114.

4.9. Должностные лица государственного архива несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.

5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента

5.1. Пользователь может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента.

Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) должностным лицом в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента.

(Абзац 2 пункта 5.1 введен Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114.)

5.2. Действия (бездействие) и решения специалистов государственных архивов могут быть обжалованы:

- Руководителю государственного архива;

- Председателю Комитета;

- в судебном порядке.

5.3. Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество,

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- наименование государственного архива, органа исполнительной власти, в которые направляется обращение;

- фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

(Абзацы 5-6 пункта 5.3 введены Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114.)

- личную подпись, дату.

5.4. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является регистрация письменной (устной) жалобы пользователя.

Регистрация жалоб выполняется специалистом, осуществляющим прием и отправку почтовой корреспонденции.

Жалобы представляются непосредственно руководителю государственного архива (пункт 5.4 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114).

5.5. Руководитель государственного архива:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием пользователя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.6. Ответ на жалобу подписывается руководителем государственного архива, его заместителями.

5.7. Ответ на жалобу, поступившую в государственный архив, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.8. Письменная жалоба, поступившая в государственный архив, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации жалобы.

5.9. В исключительных случаях руководитель государственного архива, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.

5.10. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора
жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ
на жалобу не дается.

5.11. Государственный архив при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

5.12. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению в течение 7 дней со дня регистрации обращения (пункт 5.12 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114).

5.13. Если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного архива, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в государственный архив. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.

5.14. Результаты досудебного обжалования:

признание правомерным действия (бездействия) и (или) решения должностного лица, принятых в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента, и отказ в удовлетворении жалобы;

признание действия (бездействия) и (или) решения должностного лица, принятых в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента неправомерным и определение в целях устранения допущенных нарушений мер ответственности, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации к должностному лицу, ответственному за действие (бездействие) и решение, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента и повлекшие за собой жалобу заявителя.

Заявителю (заинтересованному) лицу направляется уведомление о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением (пункт 5.14 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114).

5.15. Личный прием граждан председателем Комитета, руководителями государственных архивов осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан:

График личного приема граждан председателя Комитета:

второй, четвертый понедельник месяца с 16.00 до 17.00 час.

Предварительная запись осуществляется по телефону: 30-99-21

График личного приема директора Государственного учреждения «Государственный архив Волгоградской области»:

понедельник, среда, пятница с 10.00 до 12.00 час.

График личного приема директора Государственного учреждения «Центр документации новейшей истории Волгоградской области»:

вторник, четверг с 10.00 до 12.00 час.

График личного приема директора Государственного учреждения «Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области»:

понедельник, вторник, четверг с 10.00 до 12.00 час.

Предварительная запись осуществляется по телефонам, указанным в пункте 1.4.6. настоящего административного регламента.

Информация о графике личного приема размещается на информационных стендах в Комитете и государственных архивах.

При личном приеме содержание обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

(Пункт 5.15 введен Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114.)

5.16. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, то жалоба может быть направлена в Администрацию Волгоградской области по адресу: им. В.И. Ленина просп., д.9, Волгоград, 400098.

(Пункт 5.16 введен Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25.02.2011г. №21, НГР: ru34000201100114.)