Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных гражда...



Утвержден

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МАГАДАНСКАЯ ОБЛАСТЬ

АДМИНИСТРАЦИЯ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

ПРИКАЗ

От 15.06.2010 №33

г. Магадан

Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»

Утратил силу. Приказом от 06.07.2012 №28

(Текст изменен)

{Изменен: Приказом Архивного отдела администрации Магаданской области от 05.08.2010 №40}

{Изменен: Приказом Архивного отдела администрации Магаданской области от 19.08.2011 №24}

В связи с изменением структуры архивного отдела администрации Магаданской области в соответствии с постановлением администрации Магаданской области от 24.09.2009 № 475-па «О создании областного государственного учреждения «Государственный архив Магаданской области», в целях приведения нормативных актов в соответствие с действующим законодательством п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению архивным отделом государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» в новой редакции.

2. Направить приказ на государственную регистрацию в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.

3. Признать утратившим силу приказ архивного отдела администрации Магаданской области от 11.11.2008 № 35 «Об утверждении административного регламента по предоставлению архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги «Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод».

4. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. начальника отдела

Т.М.Романова

  Утвержден

приказом архивного отдела

администрации Магаданской

области

от   15.06.2010 №   33

Административный регламент

Архивного отдела администрации Магаданской области

по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»

{Изменен: Приказом Архивного отдела администрации Магаданской области от 05.08.2010 №40}

I. Общие положения

Наименование государственной услуги

1. Административный регламент архивного отдела администрации Магаданской области по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (далее - Регламент), разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Магаданской области (далее – архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с областным государственным учреждением «Государственный архив Магаданской области», органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее – органы и организации), при предоставлении государственной услуги.

Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.

Наименование органа исполнительной власти,

предоставляющего государственную услугу

2. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляет архивный отдел администрации Магаданской области (далее – архивный отдел), во взаимодействии с Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).

Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляют органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

3. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445; 2009, № 1, ст. 1; 2009, № 1, ст. 2);

Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, № 6);

Закон СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу» (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, №27, ст. 784);

Постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов» (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 17, ст. 496);

Постановление Совета Министров СССР от 12.11.1990 № 1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (документ официально опубликован не был);

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253);

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);

Федеральный закон от 27.12.2009 № 374-ФЗ «О внесении изменений в статью 45 части первой и в главу 25.3 части второй Налогового Кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившим силу Федерального закона «О сборах за выдачу лицензий на осуществление видов деятельности, связанных с производством и оборотом этилового спирта, алкогольной  и спиртосодержащей продукции» (Собрание законодательства Российской Федерации, 28.12.2009 № 52 (1 ч.), ст. 6450, «Российская газета», № 252, 29.12.2009);

Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 № 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный № 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 11, 12.03.2007);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти № 20, 14.05.2007). (В редакции приказа Минкультуры России от 16.02.2009 № 68, (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный № 13893, Российская газета, № 89, 20.05.2009);

Приказ Министерства иностранных дел Российской Федерации № 20086, Министерства юстиции Российской Федерации № 311 от 25.12.2008 «Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 18.02.2009, регистрационный № 13392, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 18, 04.05.2009);

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 28.12.2009 № 894 «Об утверждении административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства», (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 12.02.2010 № 16397, «Российская газета» № 40 от 26.02.2010);

Положение об архивном отделе администрации Магаданской области, утвержденное постановлением администрации Магаданской области от 30.12.2009 № 715-па;

Приказ архивного отдела от 02.04.2010 № 20 "Об утверждении Регламента  внутренней организации архивного отдела администрации Магаданской области";

Устав областного государственного учреждения «Государственный архив Магаданской области», утвержденный приказом архивного отдела  от 30.10.2009 № 32.

Результаты предоставления государственной услуги

4. Государственная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляется российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства, в виде писем архивного отдела, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Описание заявителей

5. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства.

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Порядок информирования о правилах предоставления

государственной услуги

6. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется архивным отделом.

7. Местонахождение архивного отдела администрации Магаданской области и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр. Карла Маркса, 60.

Электронный адрес архивного отдела: magadanarchive@mail.ru;

сайт архивного отдела: www.magadanarchive.ru.

8. Справочные телефоны: тел./факс (8-4132) 65-13-99;  65-40-93.

9. Почтовый адрес МИД России: Консульский департамент, 119200,          г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.

10. Место нахождения подведомственного архивному отделу областного государственного учреждения «Государственный архив Магаданской области» и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр. Карла Маркса, 60.

Справочные телефоны: (8-4132)-62-29-14; тел./факс – 62-80-33.

11. Сведения о месте нахождения, почтовые адреса, контактные телефоны архивных отделов администраций районов Магаданской области указаны в Приложении № 1.

12. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

при личном обращении;

на официальном сайте архивного отдела.

13. По телефону должностные лица архивного отдела обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

14. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

15. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

16. Личный прием граждан осуществляется начальником архивного отдела, заместителем начальника в соответствии с графиком приема.

17. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется на официальном сайте архивного отдела и «Портале государственных услуг (функций) Магаданской области.

Основание для предоставления государственной услуги

18. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос, или запрос заявителя по электронной почте в адрес архивного отдела, иных органов и организаций.

19. В запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено награждение, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

20. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Сроки предоставления государственной услуги

21. Поступившие в архивный отдел запросы в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю.

22. Поступившие в архивный отдел, иные органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

23. Запросы, поступившие в государственные органы, органы местного самоуправления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.

24. Запросы, поступившие в государственные и муниципальные архивы, иные организации исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства архива, организации, этот срок может быть продлен не более, чем на 30 дней, уведомив о продлении срока заявителя.

25. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.

Перечень оснований для отказа в предоставлении

государственной услуги

26. Если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения.

27. Отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия.

28. Запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя.

29. Если запросы не поддаются прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение начальнику архивного отдела или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

(пункт 29 в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

30. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

31. Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

32. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

- подготовка ответов заявителям;

- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

33. Органы и организации, исполняющие запросы, получаемые из архивного отдела, других органов и организаций или непосредственно от заявителей, проживающих за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- подготовка ответов заявителям;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела);

- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Регистрация запросов и передача их на исполнение

  34. Поступившие в архивный отдел из МИД России, Росархива или непосредственно из-за рубежа письменные запросы регистрируются специалистом архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, и передаются должностному лицу архивного отдела, ответственному за организацию работы по предоставлению государственной услуги, в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.

35. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

36. При необходимости, некоторые запросы докладываются руководству архивного отдела, после чего с резолюцией направляются должностному лицу, ответственному за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

Анализ тематики поступивших запросов

     37. Ответственное должностное лицо архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата и информационных материалов.

     38. В результате анализа определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

     39. Срок исполнения данной административной процедуры – 7 дней.

Направление запросов на исполнение по принадлежности

в органы и организации

     40. По итогам анализа тематики поступивших запросов архивный отдел направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:

- в областное государственное учреждение «Государственный архив Магаданской области»;

- в архивные отделы администраций районов Магаданской области;

- в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

     41. В случае, если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, архивный отдел направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес архивного отдела.

     42. При необходимости, областное государственное учреждение «Государственный архив Магаданской области», архивные отделы администраций районов Магаданской области направляют запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.

     43. При направлении запросов на исполнение по принадлежности, архивный отдел, ОГУ «ГАМО», архивные отделы администраций районов Магаданской области, при необходимости, уведомляют соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

Подготовка ответов заявителям

     44. Подготовку ответов заявителям осуществляет архивный отдел, иные органы и организации. Ответ может быть подготовлен в виде:

- письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

- письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

- письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;

- архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

     45. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

     46. Органы и организации, исполняющие полученные от архивного отдела и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

     47. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

     Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

     Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива, или органа, организации.

     В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

     В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

     После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

     В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов), или печатью организации.

     Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

     Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

     В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

     В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

     Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

     На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

     48. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках

и архивных копиях

     49. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

     Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

     50. Архивный отдел проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами государственной власти Магаданской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

     51. Архивный отдел проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами, и иными органами и организациями, расположенными на территории Магаданской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

     52. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме государственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения, с представлением в архивный отдел образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

     53. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

     Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

     Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

     54. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, обозначенных в п.52, не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления документов.

     55. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.

Отправка заявителям ответов и архивных справок,

архивных выписок и архивных копий

     56. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивным отделом, другими органами и организациями по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

     57. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются архивным отделом, другими органами и организациями в МИД России.

     58. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями (п. 41.) все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, архивный отдел с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

     59. Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в архивный отдел вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

     60. После проставления апостиля, архивный отдел направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

     61. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

     62. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий

и принятием решений

Порядок осуществления текущего контроля

      63. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами архивного отдела, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

     64. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Порядок и периодичность осуществления плановых

и внеплановых проверок

     65. Архивный отдел осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги областным государственным учреждением «Государственный архив Магаданской области».

     66. Контроль за исполнением государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, ОГУ «ГАМО».

     67. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

     68. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие архивного отдела.

     69. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Ответственность государственных служащих

     70. В случае выявления нарушений прав граждан, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги

     71. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

     Все плановые проверки должны осуществляться регулярно, в течение всего периода деятельности организации. По результатам проверок должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.

     Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте архивного отдела и через «Портал государственных услуг (функций) Магаданской области».

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента

     72. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно, либо в форме электронного документа.

(п.72 в ред. Приказа от 19.08.2011 №24)

     73. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела могут быть обжалованы:

- начальнику архивного отдела;

- в администрацию Магаданской области;

- в судебном порядке.

     74. Действия (бездействие) и решения ОГУ «ГАМО» могут быть обжалованы:

- начальнику архивного отдела;

- в администрацию Магаданской области;

- в судебном порядке.

     75. Действия (бездействие) и решения иных органов, организаций могут быть обжалованы:

- в вышестоящие по подчиненности организации;

- в судебном порядке.

     76. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- либо наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

(абзац введен Приказом от 19.08.2011 №24)

- фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии);

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.     

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.    

77. Обращение, поступившее в архивный отдел в форме электронного документа, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном законодательством. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Ответ на обращение, поступившее в архивный отдел или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении

(п.77 введен Приказом от 19.08.2011 №24)

      78. Начальник архивного отдела:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

     79. Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела, его заместителем.

     80. Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

     81. Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

     В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

     82. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

     83. При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, архивный отдел вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

(абзац в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)

(пункт 82 в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)

84. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

(п.78-84 в ред. Приказа от 19.08.2011 №24)

                                                                                                            Приложение № 1

СВЕДЕНИЯ

о местонахождении, контактных телефонах и адресах архивных отделов администраций районов Магаданской области, предоставляющих государственную услугу по исполнению поступивших из-за рубежа запросов

Архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский район»: ул. Ленина, д.4, пос. Ола, Магаданская область, 685910, телефон:(8-413-41)257-14;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Омсукчанский район»: ул. Ленина, 2, пос. Омсукчан, Магаданская область, 686412, телефон: (8-413-46) 916-74;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Северо-Эвенский район»: ул. Мира, 1, пос. Эвенск, Магаданская область, 686430, телефон: (8-413-48) 221-12;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Среднеканский район»: ул. Дзержинского, 1, пос. Сеймчан, Магаданская область, 686160, телефон: (8-413-47) 947-59;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Сусуманский район»: ул. Первомайская, 1, г. Сусуман, Магаданская область, 686310, телефон: (8-413-45) 223-23;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Тенькинский район»: ул. Горняцкая, 37, пос. Усть-Омчуг, Магаданская область, телефон: (8-413-44) 227-21;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Хасынский район»: ул. Ленина, 76, пос. Палатка, Магаданская область, телефон: (8-413-42) 936-95;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Ягоднинский район»: ул. Школьная, 1, пос. Ягодное, Магаданская область, телефон: (8-413-43) 221-80.

                                                                                            Приложение № 2

Блок-схема № 1

последовательности действий архивного отдела по предоставлению

государственной услуги по организации исполнения

поступивших из-за рубежа запросов

      нет                                                       да

Блок-схема № 2

последовательности действий архивного отдела  при

проставлении апостиля и исполнении запроса

несколькими организациями

Блок-схема № 3

последовательности действий организаций

по исполнению поступивших из-за рубежа запросов