Об утверждении административного регламента по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан»



Административный регламент

1

ДЕПАРТАМЕНТ АГРАРНОЙ ПОЛИТИКИ

ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

15 июля 2010 г.                                                                                                       №   119

г. Воронеж

Об утверждении административного регламента по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан»

Изменения:

Приказ департамента аграрной политики Воронежской области от 15.09.2010 №163 НГР ru36000201001009

Утратил силу в соответствии с приказом департамента аграрной политики Воронежской области от 12.04.2012 № 60 НГР Ru36000201200391

В целях реализации Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2010 годах и плана мероприятий по проведению административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2010 годах, одобренных распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.10.2005 № 1789-р, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", планом-графиком разработки, утверждения, актуализации административных регламентов исполнения государственных функций"

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент департамента аграрной политики Воронежской области по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан".

2. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования и распространяет свое действие на внедрение и реализацию административных регламентов.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя руководителя департамента А.Ю. Квасова

Заместитель

председателя правительства

Воронежской области –

руководитель департамента                                                                                                                                                                                                                А.А. Спиваков

1

Утвержден
приказом департамента аграрной
политики Воронежской области
от 15.07.2010 г. № 119

Административный регламент
департамента аграрной политики Воронежской области по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент департамента аграрной политики Воронежской области (далее - административный регламент) по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан» в департаменте аграрной политики Воронежской области определяет порядок учета, регистрации и рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждан), а также организацию личного приема граждан в департаменте аграрной политики Воронежской области (далее - департамент).

1.2. Исполнение государственной функции «Рассмотрение обращений граждан» в департаменте аграрной политики Воронежской области осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации («Российская газета», № 7, 21.01.2009 г.);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2006 г., № 19, ст. 2060);

- Постановлением Правительства РФ от 05.12.2005 г. № 725 «О взаимодействии и координации деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2005 г., № 50, ст. 5311; 2008 г., № 50, ст. 5958);

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» («Собрание законодательства Российской Федерации» 2005 г., № 47, ст. 4933; 2007 г., № 50, ст. 6285; 2008 г., № 18, ст. 2063; 2009 г., № 41, ст. 4765);

- Уставом Воронежской области от 25.05.2006 («Коммуна», № 87-88, 10.06.2006 г.; «Молодой коммунар», № 39, 12.04.2007 г.; № 116, 16.10.2007 г.; № 37, 08.04.2008 г.; № 107, 02.10.2008 г.; № 108, 04.10.2008 г.; № 54, 28.05.2009 г.; № 136, 10.12.2009 г.; № 145, 30.12.2009 г.; № 50, 13.05.2010 г.);

- Законом Воронежской области от 19.10.2009 г. № 125-ОЗ «О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращения в органы государственной власти Воронежской области» (Молодой коммунар, № 116, 22.10. 2009г.);

- положением о департаменте аграрной политики Воронежской области, утвержденным постановлением правительства Воронежской области от 12.05.2009 № 374 «Об утверждении Положения о департаменте аграрной политики Воронежской области» («Молодой коммунар», № 48, 14.05.2009 г.).

- указом губернатора Воронежской области от 31.12.2008 № 218-у «Об утверждении Регламента взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области» («Молодой коммунар», № 7, 27.01.2009 г.; № 29, 20.03.2010 г.);

- указом губернатора Воронежской области от 19.02.2009 № 81-у «Об утверждении Реестра государственных функций исполнительных органов государственной власти Воронежской области» («Молодой коммунар», № 19, 26.02.2009 г.; № 80, 30.07.2009 г.; № 145, 30.12.2009 г.; № 29, 20.03.2010 г.; № 37, 08.04.2010 г.; № 38, 10.04.2010 г.; № 43, 22.04.2010 г.; № 46, 29.04.2010 г.; № 50, 13.05.2010 г.);

- указом губернатора Воронежской области от 23.07.2009 г. № 404-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области» (текст документа опубликован не был);

1.3. Государственная функция «Рассмотрение обращений граждан» в департаменте аграрной политики  Воронежской области (далее - государственная функция) осуществляется руководителем департамента, первым заместителем и заместителями руководителя департамента, начальниками и сотрудниками отделов департамента, в должностные регламенты которых входят вопросы, содержащиеся в обращениях граждан.

1.4. В департаменте рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении департамента аграрной политики Воронежской области в соответствии с положением о департаменте, утвержденным постановлением правительства Воронежской области от 12.05.2009. № 374.

1.5. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных и устных обращений граждан, поступивших в департамент в ходе личного приема граждан.

2.Требования к порядку исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан» в департаменте аграрной политики Воронежской области

2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции

2.1.1. Информация о порядке исполнении государственной функции предоставляется:

- непосредственно в департаменте аграрной политики Воронежской области;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в т.ч. в сети Интернет), публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.1.2. Сведения о местонахождении департамента аграрной политики Воронежской области полный почтовый адрес, контактные телефоны, телефоны для справок требования к письменному обращению, направляемому по электронной почте, размещаются на:

- Интернет-сайте правительства области www.govvr№.ru;

- информационном стенде в помещении департамента аграрной политики.

2.1.3. Информация о местонахождении приемной граждан департамента аграрной политики Воронежской области, об установленных для личного приема граждан днях, часах, контактных телефонах, телефонах для справок сообщается по телефону административно-хозяйственного отдела департамента и размещается:

- на Интернет-сайте правительства  области www.govvr№.ru;

- на информационном стенде в помещении департамента аграрной политики.

Направление обращений производится по адресу:

394018, г. Воронеж, пл. им. Ленина, д. 12, департамент аграрной политики

Воронежской области, тел. (8-4732) 552864, e-mail:vtech@comch.ru

Время работы Департамента:

Понедельник с 9-00 по 18-00

Вторник с 9-00 по 18-00

Среда с 9-00 по 18-00

Четверг с 9-00 по 18-00

Пятница с 9-00 по 16-45

Обеденный перерыв с 13-00 по 13-45

Суббота - выходной

Воскресенье - выходной.

2.2. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения граждан, требования к форме и характеру
взаимодействия должностных лиц с гражданами.

2.2.1. При ответах на телефонные звонки сотрудники департамента подробно и в вежливой (корректной) форме информируют граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

2.2.2. Сотрудник, принявший звонок, заносит содержание обращения в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении гражданина факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно, о чем делается запись в карточке личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов

(пункт 2.2.2. в ред. приказа департамента аграрной политики Воронежской области от 15.09.2010 №163 НГР ru36000201001009)

2.2.3. Сотрудники департамента аграрной политики не в праве осуществлять консультирование граждан по вопросам, выходящим за рамки информирования о стандартных процедурах и условиях исполнения государственной функции и влияющим прямо или косвенно на индивидуальные решения граждан.

2.3. Требования к месту, предназначенному для выполнения государственной функции

2.3.1. Места проведения личного приема граждан оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.3.2. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для обратившихся граждан.

2.3.3. Должны быть созданы условия для беспрепятственного передвижения инвалидов в инвалидных колясках на личный прием.

2.4. Виды письменных обращений, направляемых гражданами в адрес департамента аграрной политики Воронежской области

2.4.1. В адрес департамента аграрной политики граждане направляют: заявления, предложения, жалобы.

2.4.2. В случае, если в обращениях граждан содержатся жалобы на действия (бездействие) должностных лиц структурных подразделений департамента аграрной политики, вышеуказанные обращения граждан рассматриваются только руководителями департамента.

2.5. Требования к письменному обращению гражданина, необходимые для исполнения государственной функции

2.5.1. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование либо государственного органа, в который направляется письменное обращение, либо должность соответствующего лица, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, на который должен быть выслан ответ, изложение сути заявления, предложения или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

(пункт 2.5.1. в ред. приказа департамента аграрной политики Воронежской области от 15.09.2010 №163 НГР ru36000201001009)

2.5.2. В случае необходимости к письменному обращению прилагаются копии документов, подтверждающих доводы, изложенные в обращении гражданина.

2.5.3. Обращение, направленное по электронной почте, рассматривается в порядке, установленном для рассмотрения письменных обращений граждан.

(пункт 2.5.3. в ред. приказа департамента аграрной политики Воронежской области от 15.09.2010 №163 НГР ru36000201001009)

2.6. Сроки рассмотрения письменных обращений граждан

2.6.1. Срок регистрации письменных обращений граждан в департаменте аграрной политики - 2 дня с момента поступления обращения. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация этих обращений может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

В срок до 7 дней со дня регистрации письменное обращение подлежит переадресации по компетенции.

2.6.2. Общий срок исполнения государственной функции составляет 30 дней со дня регистрации письменного обращения в департаменте.

2.6.3. В случае, если поручение о рассмотрении обращения гражданина направлено департаментом аграрной политики в другой исполнительный орган государственной власти области или орган местного самоуправления области, срок рассмотрения обращения исчисляется с даты его регистрации в вышеназванных органах власти.

2.6.4. В исключительных случаях срок исполнения государственной функции может быть продлен руководителем департамента аграрной политики, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

2.6.5. Рассмотрение обращений граждан, содержащих предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций производится безотлагательно.

2.6.6. (исключен приказом департамента аграрной политики Воронежской области от 15.09.2010 №163 НГР ru36000201001009)

2.6.7. Руководитель департамента, первый заместитель руководителя департамента вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

2.7. Порядок согласования проекта ответа на письменное обращение гражданина

2.7.1. Проект ответа гражданину в департаменте аграрной политики визируется:

- исполнителем;

- начальником отдела;

- заместителем руководителя департамента.

2.8. Требования к подписи ответа на письменное обращение гражданина

2.8.1. Ответы на обращения граждан в департамент аграрной политики подписываются:

- руководителем департамента аграрной политики;

- первым заместителем руководителя департамента аграрной политики;

2.9. Обеспечение условий для реализации прав граждан при рассмотрении письменных обращений в департаменте аграрной политики Воронежской области

2.9.1. Гражданин на стадии рассмотрения департаментом его обращения имеет право:

- представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;

- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

- обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

(пункт 2.9.1. в ред. приказа департамента аграрной политики Воронежской области от 15.09.2010 №163 НГР ru36000201001009)

2.9.2. Должностные лица, исполняющие государственную функцию, обеспечивают:

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, в случае необходимости - с участием граждан, направивших обращения;

- получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

- письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- уведомление гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

(пункт 2.9.2. в ред. приказа департамента аграрной политики Воронежской области от 15.09.2010 №163 НГР ru36000201001009)

2.9.3. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

(пункт 2.9.3. в ред. приказа департамента аграрной политики Воронежской области от 15.09.2010 №163 НГР ru36000201001009)

2.9.4. При рассмотрении повторных обращений  выясняются причины их поступления, и в случае установления фактов неполного рассмотрения ранее поставленных гражданами вопросов, принимаются меры к их всестороннему рассмотрению.

2.10. Особенности рассмотрения отдельных обращений.

Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, руководитель департамента вправе принять решение об оставлении обращения без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

(пункт 2.10. в ред. приказа департамента аграрной политики Воронежской области от 15.09.2010 №163 НГР ru36000201001009)

2.11. Результат исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан.

2.11.1. Результатом исполнения государственной функции по рассмотрению письменного обращения гражданина является разрешение или разъяснение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа.

Ответ на электронное обращение может направляться как в письменной форме, так и в форме электронного сообщения.

2.11.2. Результатом исполнения функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений, основанных на действующем законодательстве.

3. Административные процедуры

3.1. Наименование административных действий (процедур) и их последовательность при исполнении государственной функции по рассмотрению
обращений граждан

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия (процедуры):

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в структурных подразделениях департамента аграрной политики;

- личный прием граждан;

- постановка обращений граждан на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращение граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения.

3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

3.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является личное обращение гражданина в департамент аграрной политики или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.

3.2.2. Обращение может поступить по почте, передаваться по факсу, электронной почте, Интернету, доставлено непосредственно гражданином или его представителем.

Обращения, присланные по почте (в том числе телеграммы), по факсу, электронной почте, Интернету и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в административно-хозяйственный отдел департамента аграрной политики.

3.2.3. Сотрудник административно-хозяйственного отдела, ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкрепляет конверт;

- подкрепляет впереди текста письма поступившие документы;

- в случае отсутствия самого текста письма составляет справку с текстом: "Письма в адрес департамента нет", датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- возвращает на почту, не вскрывая, ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- составляет в двух экземплярах акт по форме (приложение № 1) о поступлении корреспонденции с вложенными в нее денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится в отделе, второй экземпляр приобщается к поступившему обращению.

3.2.4. Специалист административно-хозяйственного отдела - ответственный за прием документов - получив конверт, нестандартный по весу, размеру, форме, имеющий вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), неровности по бокам, заклеенный липкой лентой, не вскрывая сообщает об этом своему руководителю - начальнику административно-хозяйственного отдела.

3.2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистами административно-хозяйственного отдела. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе гражданина на копии обращения, принятого к рассмотрению, или втором экземпляре делается отметка с указанием даты приема обращения и телефона для справок.

3.2.6. Обращения, поступившие:

- по факсу, регистрируются в административно-хозяйственном отделе.

- на официальный сайт правительства области или департамента аграрной политики по сети Интернет, принимаются специалистами административно-хозяйственного отдела, распечатываются и передаются на рассмотрение;

- с пометкой «лично», поступившие на имя руководителя департамента, первого заместителя и заместителей руководителя департамента, передаются в почту соответствующего должностного лица невскрытыми.

3.2.7. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека Российской Федерации, главного федерального инспектора В Воронежской области, депутатов Воронежской областной Думы, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан, регистрируются в день поступления и передаются на рассмотрение адресатам.

3.3. Регистрация поступивших обращений

3.3.1. Поступившие в административно-хозяйственный отдел обращения регистрируются в течение 2-х дней с момента поступления с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее АС ДОУ).

3.3.2. Специалист, ответственный за регистрацию обращений:

- в регистрационной карточке АС ДОУ указывает фамилию, имя и отчество заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется первый, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний.

- указывает количество поступивших листов, количество приложений, количество листов приложений, краткую аннотацию обращения;

- указывает социальное и льготное положение автора обращения;

- отмечает тип корреспондента (вышестоящие органы государственной власти и другие), проставляет исходящий номер и дату сопроводительного письма;

- указывает дату исполнения письма;

- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые переводы относятся за счет заявителя;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости поднимает из архива предыдущую переписку. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- исходя из содержания письма, определяет тему обращения. Если в обращении ставится несколько вопросов, относящихся по распределению обязанностей к нескольким руководителям структурных подразделений департамента, то делает копии для каждого подразделения;

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Департамент аграрной политики Воронежской области" с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты регистрации. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

Результатом выполнения действий по регистрации обращений является регистрация обращения в информационной системе АС ДОУ и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

3.4. Направление обращения на рассмотрение

3.4.1. После регистрации в административно-хозяйственном отделе корреспонденция направляется по назначению:

- обращения на имя руководителя департамента передаются секретарю руководителя департамента;

- обращения в адрес департамента аграрной политики направляются заместителям руководителя департамента в соответствии с распределением обязанностей между ними;

3.4.2. На обращение гражданина специалист административно-хозяйственного отдела, ответственный за регистрацию обращений готовит поручение. Оно должно содержать фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой. Поручение оформляется на бланке установленной формы.

Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения. В этом случае специалист, ответственный за регистрацию обращений  организует изготовление копий поручения и обращения гражданина, и направление их каждому исполнителю.

3.4.3. Сопроводительные письма к обращениям граждан, направляемым на рассмотрение в другие органы исполнительной власти или органы местного самоуправления, подписываются руководителем департамента или его заместителями.

3.4.4. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения;

3.4.5. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами департамента рассматриваются в административно-хозяйственном отделе. При необходимости авторам направляются сообщения о графике приема должностными лицами;

3.4.6. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции департамента, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения;

3.4.7. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию департамента аграрной политики, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

(пункт 3.4.7. в ред. приказа департамента аграрной политики Воронежской области от 15.09.2010 №163 НГР ru36000201001009)

3.5. Рассмотрение обращений в структурных подразделениях департамента аграрной политики Воронежской области

3.5.1. Поступившие в департамент аграрной политики письменные обращения граждан и направленные для рассмотрения в структурное подразделение департамента, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в административно-хозяйственном отделе, если не установлен более короткий срок рассмотрения обращения.

3.5.2. Обращения могут рассматриваться непосредственно в подразделениях (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено иному органу.

3.5.3. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, направляются на исполнение в копиях. Контроль за сроком исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

3.5.4. Руководитель структурного подразделения департамента, которому поручено рассмотрение обращения, обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

3.5.5. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок готовит предложение руководителю направившему обращение, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

3.5.6. На обращения, не содержащие конкретных предложений заявлений, жалоб или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются;

(пункты 3.5.7-3.5.14 исключены  приказом департамента аграрной политики Воронежской области от 15.09.2010 №163 НГР ru36000201001009)

3.5.15. Если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, то рассмотрение обращения прекращается.

3.6. Личный прием граждан

3.6.1. Организацию личного приема граждан в департаменте аграрной политики Воронежской области осуществляет административно-хозяйственный отдел.

3.6.2. Прием граждан в департаменте аграрной политики Воронежской области ведут руководитель департамента, первый заместитель руководителя департамента, заместители руководителя департамента.

Заместители руководителя департамента ведут личный прием ежедневно (кроме выходных и праздничных дней).

3.6.3. Прием граждан руководителем департамента осуществляется в соответствии с графиком, утверждаемым губернатором Воронежской области.

3.6.4. Предварительную запись на личный прием к должностным лицам департамента и организацию приема в департаменте осуществляют специалисты административно-хозяйственного отдела. Запись на личный прием проводится ежедневно в административно-хозяйственном отделе с 10.00 до 17.00 ч. (кроме выходных и праздничных дней).

3.6.5. Прием граждан осуществляется в порядке очередности при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Герои Советского Союза, Российской Федерации, полные кавалеры орденов Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной Войны и участники боевых действий, инвалиды I и II групп инвалидности и их законные представители (один из родителей, усыновителей, опекун или попечитель), лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов

(абзац 3  в ред. приказа департамента аграрной политики Воронежской области от 15.09.2010 №163 НГР ru36000201001009)

Если поставленные гражданином во время приема вопросы не входят в компетенцию департамента, ему разъясняется порядок обращения в иные органы государственной власти.

3.6.6. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее неоднократно были даны ответы по существу поставленных вопросов, а новых доводов или обстоятельств в ходе личного приема гражданин не привел.

Ответ на устное обращение гражданина может быть дан устно с его согласия, о чем делается запись в карточке личного приема.

3.6.7. В случае повторного обращения специалист административно-хозяйственного отдела осуществляет подборку всех имеющихся в департаменте материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы предоставляются должностному лицу, ведущему личный прием.

(абзац 2 исключен приказом департамента аграрной политики Воронежской области от 15.09.2010 №163 НГР ru36000201001009)

После завершения личного приема, подготовленные поручения руководителя департамента, заместителей руководителя департамента и карточки личного приема посетителей подписываются принимавшими должностными лицами.

В пятидневный срок первые экземпляры поручений с материалами заявителей, другими справочными материалами направляются административно-хозяйственным отделом ответственным исполнителям, вторые экземпляры поручения и карточки личного приема возвращаются в отдел организационно- правового и кадрового обеспечения.

Ответственные исполнители поручений готовят все необходимые документы об исполнении поручений, о результатах докладывают должностному лицу, давшему поручение, и направляют ответ заявителю.

Ответы на обращение граждан подписывают: руководитель департамента, первый заместитель руководителя департамента, заместители руководителя департамента в соответствии с их компетенцией

Решение о постановке на контроль по результатам рассмотрения обращений граждан принимает руководитель департамента, первый заместитель руководителя департамента.

Контроль сроков исполнения поручений, даваемых на приеме руководителя департамента, его заместителей осуществляется отделом организационно- правового и кадрового обеспечения.

Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.

(пункт 3.6.7. в ред. приказа департамента аграрной политики Воронежской области от 15.09.2010 №163 НГР ru36000201001009)

3.7. Постановка обращений граждан на контроль

3.7.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации.

В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, губернатора Воронежской области и его заместителей, заместителей председателя правительства Воронежской области, председателя Воронежской областной Думы и его заместителей о рассмотрении обращений граждан.

3.7.2. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять руководитель департамента, первый заместитель руководителя департамента. Об обращениях, взятых на контроль делается отметка в АС ДОУ и в уведомлении, направляемом исполнителю.

Обращение может быть возвращено для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении.

3.7.3. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляется административно-хозяйственным отделом.

3.7.4. Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан возлагается на должностных лиц, обеспечивающих решение вопросов, затронутых в обращении.

Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль особо значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.

3.8. Продление срока рассмотрения обращений граждан

3.8.1. В случаях, требующих проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя руководителем департамента, первым заместителем руководителя департамента. Уведомление о продления срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящим органом исполнительной власти, то продление сроков рассмотрения обращения производится по служебной записке руководителя департамента руководителем вышестоящего органа исполнительной власти.

3.9. Подготовка ответов на письменные обращения граждан.

3.9.1. Ответственный исполнитель структурного подразделения, получивший поручение о подготовке ответа на обращение гражданина, исполняет его в соответствии с резолюцией руководителя департамента, первого заместителя руководителя департамента.

Исполнитель поручения изучает материалы обращения, при необходимости:

- подготавливает запрос в целях получения информации по существу вопросов, изложенных в обращении, в органах государственной власти области;

- подготавливает запрос на имя руководителя органа местного самоуправления в связи с обращением гражданина;

- подготавливает предложения о выездной проверке в связи с обращением гражданина.

3.9.2. Ответы на обращения граждан в адрес департамента или на имя руководителей департамента подписываются руководителем департамента, первым заместителем руководителя департамента.

3.9.3. После завершения рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит текст ответа, визирует его лично и у руководителя структурного подразделения, после чего передает текст ответа на подпись руководителю департамента, первому заместителю руководителя департамента.

Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, давать исчерпывающую информацию на все поставленные в обращении вопросы.

3.9.4. Административно-хозяйственный отдел отправляет ответы авторам обращений посредством почтовой связи. Копии ответов и оригиналы обращений, исполнение которых контролировалось правительством области, передаются в отдел по работе с обращениями граждан правительства для списания в "дело" в АС ДОУ и формирования архива.

3.9.5. Итоговое оформление дел по контрольным обращениям осуществляется административно-хозяйственным отделом в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области.

3.10 Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения
обращения

3.10.1. В любое время с момента регистрации обращения, заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

3.10.2. Справочную работу по исполнению государственной функции ведет административно-хозяйственный отдел.

Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в структурное подразделение департамента или иной орган власти;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

3.10.3. Звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении государственной функции принимаются ежедневно с 10.00 до 17.00, кроме выходных и праздничных дней.

При получении запроса по телефону специалист административно-хозяйственного отдела:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку специалист подготавливает ответ.

Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

3.11. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

3.11.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

3.11.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется заместителями руководителя департамента.

3.11.3 Административно-хозяйственный отдел ежеквартально готовит аналитическую информацию о рассмотрении обращений граждан в департаменте аграрной политики Воронежской области.

3.12. Порядок обжалования действий по исполнению государственной
функции и решения, принятого по обращению

Гражданин вправе обжаловать действия должностных лиц по исполнению государственной функции и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, вышестоящему должностному лицу, губернатору области или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

                                                  Приложение

к Административному регламенту

Блок- схема

Последовательности действий при исполнении государственной функции «Рассмотрение обращений граждан»

                     ┌─────────────────────────────┐

                     │    Обращение гражданина     │

                     │        в департамент        │

                     │                             │

                     └──────────────┬──────────────┘

                                    │

┌─────────────────────────────┐     │

│Секретарь-референт принимает,│     │

│ обрабатывает и регистрирует │     │

│    поступившее обращение    ├─────┤

│     в журнале обращений.    │     │

│  Срок - в день поступления  │     │

└─────────────┬───────────────┘     │

              │                     │

┌─────────────┴───────────────┐     │

│ Секретарь-референт передает │     │

│зарегистрированное обращение │     │

│  руководителю департамента  │     │

└─────────────────────────────┘     │

                                    │

┌─────────────────────────────┐     │              ┌─────────────────────────────┐

│  Руководитель департамента  │     │              │  Ответственный исполнитель  │

│  определяет ответственного  ├─────┴──────────────┤ готовит проект письменного  │

│исполнителя и соисполнителей │                    │    ответа на обращение      │

│    для подготовки ответа    │                    │                             │

└─────────────────────────────┘                    └───────────────┬─────────────┘

                                                                   │

                                                   ┌───────────────┴─────────────┐

                                                   │  Руководитель департамента  │

                                                   │ подписывает письменный ответ│

                                                   │        на обращение         │

                                                   │                             │

                                                   └───────────────┬─────────────┘

                                                                   │

                           ┌─────────────────────────────────┐     │

                           │ Секретарь-референт регистрирует │     │

                           │     в журнале и направляет      ├─────┘

                           │ письменный ответ на обращение по│

                           │  адресу, указанному в обращении │

                           └─────────────────────────────────┘