Об утверждении административного регламента рассмотрения обращений граждан в министерстве образования Оренбургской области



9 Информация о работе государственного органа с обращениями граждан

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 15.09.2009г. № 01/20-1396

Об утверждении административного регламента рассмотрения обращений граждан в министерстве образования Оренбургской области

(Изменение:

Утратил силу. Приказ министерства образования Оренбургской области от 28.01.2013 № 01-21/156 НГР RU56000201300087)

В целях повышения эффективности работы министерства образования Оренбургской области с обращениями граждан и в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить административный регламент рассмотрения обращений граждан в министерстве образования Оренбургской области (далее – административный регламент).

2. Консультанту министерства образования Оренбургской области (Михайлова О.М.) довести данный Регламент до сведения всех работников министерства образования Оренбургской области.

3. Признать утратившим силу приказ Департамента общего и профессионального образования Оренбургской области от 15.03.2004 № 01/05-131а «Об утверждении Положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра образования Оренбургской области Ю.М.Мерзлякова.

Министр образования

В.А.Лабузов

УТВЕРЖДЕНО

приказом министерства образования Оренбургской области

от  15.09.2009г. № 01/20-1396

Административный регламент

рассмотрения обращений граждан в министерстве образования

Оренбургской области

I. Общие положения

1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в министерстве образования Оренбургской области устанавливает основные требования к организации работы министерства образования Оренбургской области с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

2. В  министерстве образования Оренбургской области рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении министерства образования Оренбургской области в соответствии с Конституцией Российской Федерации, международными договорами, федеральным и областным законодательством.

3. Поступившие письма рассматриваются министром образования Оренбургской области, первым заместителем министра образования Оренбургской области, заместителями министра образования Оренбургской области.

4. Информационно-аналитический отдел обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, адресованных министру образования Оренбургской области и его заместителям, осуществляет информационно-аналитическую работу по количеству и характеру вопросов, содержащихся в обращениях граждан.

5. Объективное, всестороннее рассмотрение обращения граждан и своевременное принятие мер по ним являются служебной обязанностью должностных лиц министерства образования Оренбургской области, органов управления образованием, государственных и муниципальных учреждений, которые несут персональную ответственность за организацию данной работы.

6. Все сотрудники, работающие с обращениями граждан, несут личную ответственность за сохранность документов, связанных с рассмотрением письменных и устных обращений граждан. Сведения, содержащиеся в письмах, могут использоваться только в служебных целях в соответствии  с полномочиями должностного лица, работающего с обращением.

7. При утрате исполнителем письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, назначается служебное разбирательство, о результатах которого информируется министр образования Оренбургской области. Лица, по результатам разбирательства признанные виновными в утрате письменных обращений граждан и документов, привлекаются к дисциплинарной ответственности.

8. Уходя в отпуск, исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан и документы временно замещающему его работнику. В связи с переводом на другую работу или освобождением от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан и документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

9. Информационно-аналитический отдел регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях граждан; ведет учет и осуществляет контроль за своевременностью составления и отправки ответов на поступившие и рассмотренные обращения граждан.

II. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

10. Все поступившие по почте письменные обращения (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, регистрируются в канцелярии министерства образования Оренбургской области (далее - канцелярия) и под роспись передаются начальнику информационно-аналитического отдела для дальнейшей регистрации.

11. Прием письменных обращений непосредственно от граждан осуществляется сотрудником информационно-аналитического отдела. Не принимаются документы, на которых отсутствуют фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, подпись гражданина и дата. По просьбе гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема, количества принятых листов и сообщается номер телефона для справок. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

12. Обращения с пометкой «Лично», поступившие на имя должностных лиц министерства образования Оренбургской области, регистрируются в канцелярии и передаются консультанту. Если обращение, поступившее с пометкой «Лично», не является письмом личного характера, оно передается для регистрации в информационно-аналитический отдел.

13. Обращения, поступившие по факсу, по электронной почте, принимаются и учитываются в журнале сотрудником информационно-аналитического отдела, передаются в канцелярию для регистрации и под роспись передаются начальнику информационно-аналитического отдела для дальнейшей регистрации.

III. Порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан

14. Все письменные обращения, поступившие на имя министра образования Оренбургской области или должностного лица министерства образования Оренбургской области, регистрируются в информационно-аналитическом отделе (далее - отдел).

15. Сотрудник отдела по работе с обращениями граждан:

- своевременно изучает их содержание;

- осуществляет подборку всех имеющихся в отделе материалов по предыдущим обращениям заявителя;

- производит регистрацию в регистрационном журнале.

16. Регистрация в регистрационном журнале производится с указанием:

- регистрационного номера;

- даты поступления;

- регистрационного номера и даты поступления предыдущих обращений;

- адресата;

- категории заявителя;

- фамилии и инициалов заявителя;

- адреса заявителя;

- краткого содержания обращения;

- содержания резолюции, срока ее исполнения;

- отметки о рассмотрении обращения с контролем;

- фамилии должностного лица, в компетенции которого находится рассмотрение вопроса заявителя согласно распределению обязанностей;

- отметки об исполнении рассмотрения обращения;

- отметки результата рассмотрения «Удовлетворено», «Разъяснено», «Отказано».

Каждому обращению присваивается регистрационной номер, который состоит из первой буквы фамилии автора письма и порядкового номера обращения (А-1, Д-24 и т.д.). Штамп с регистрационным номером и датой проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения.

17. Консультант министра образования Оренбургской области готовит проекты поручений (резолюций) министру образования Оренбургской области для рассмотрения и согласования.

18. Министр образования Оренбургской области по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами, подготовленным проектом резолюции дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращений с выездом на место. Решением министра образования Оренбургской области являются подписанные резолюции.

19. Документы с резолюцией министра образования Оренбургской области возвращаются в информационно-аналитический отдел.

20. В соответствии с резолюцией сотрудник информационно-аналитического отдела направляет материалы исполнителю.

21. Отметка о снятии с контроля ставится после принятия министром образования Оренбургской области  решения о приобщении обращения в дело.

22. В случае, если письмо подписано двумя и более авторами или поступило от трудового коллектива, общественной организации, то в регистрационный журнал вносятся первые две фамилии. Такое обращение считается коллективным. Ответ на коллективное обращение дается одному из авторов обращения.

23. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

24. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования.

25. Письменное обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имущества должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. Гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

Должностное лицо вправе обратиться в правоохранительные органы для защиты чести и достоинства, привлечения гражданина к уголовной или административной ответственности.

26. При невозможности прочтения письменного обращения ответ не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если поступило несколько писем одного содержания от автора, то  об этом в регистрационном журнале делается отметка «В дополнение к имеющейся переписке», а срок контроля указывается с первоначального обращения. Если автор прислал несколько писем по разным вопросам, то каждый документ регистрируется отдельно.

27. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, министерство образования Оренбургской области вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении письменно уведомляется гражданин, направивший обращение.

28. В случае, если вопрос, поставленный заявителем, в соответствии с действующим законодательством относится к вопросам местного значения, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с контролем) в орган местного самоуправления.

29. Письменные обращения с вопросами, решение которых не входит в компетенцию министерства образования Оренбургской области,  в течение семи дней со дня регистрации пересылаются по принадлежности в орган, компетентный их решать, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в пункте 23 настоящего административного регламента. Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию.

30. В случае, если поручение министра образования Оренбургской области дается нескольким исполнителям, то работа по сбору информации и подготовке окончательного ответа возлагается на лицо, указанное в резолюции первым. Все необходимые материалы представляются исполнителю, который указан в резолюции первым, не позднее семи дней до истечения срока исполнения.

31. Запрещается передавать обращения граждан из одного структурного подразделения в другое без согласования с информационно-аналитическим отделом.

32. Запрещается направлять обращения граждан на рассмотрение в органы исполнительной власти Оренбургской области, органы местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

IV. Требования к оформлению ответа

33. Ответы на обращения граждан подписывают министр образования Оренбургской области и заместители министра образования Оренбургской области в пределах своей компетенции.

34. Содержание ответа должно быть кратким и исчерпывающим. При подтверждении фактов, изложенных в письменном обращении, в ответе следует указывать какие меры приняты по данному обращению.

35. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

36. Ответы в федеральные органы и заявителям печатаются на бланках установленной формы. В левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и другими адресатами не проставляется.

Подлинники обращений граждан возвращаются только при наличии на них штампа «Подлежит возврату».

37. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

38. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник и все материалы передаются в информационно-аналитический отдел. Ответы, не соответствующие требованиям настоящего административного регламента, возвращаются исполнителю для доработки.

39. Ответ и документы, связанные с рассмотрением обращений, оформляются для доклада министру образования Оренбургской области.

V. Сроки рассмотрения обращений граждан

40. Все поступающие на имя министра образования Оренбургской области и его заместителей обращения регистрируются в информационно-аналитическом отделе в течение трех дней с момента поступления.

41. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства образования Оренбургской области, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина за подписью должностного лица, принявшего решение о переадресации обращения.

42. Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых входит в компетенцию министерства образования Оренбургской области, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации.

43. Срок рассмотрения обращений с сопроводительным письмом от руководителей общественных приемных Губернатора Оренбургской области в городах и районах устанавливается 15 дней.

44. В целях ускорения работы с обращениями граждан, требующими неотложного исполнения, могут использоваться пометки «Срочно» и «Весьма срочно».

VI. Контроль за рассмотрением обращений граждан

45. Контроль за исполнением поручений министра образования Оренбургской области осуществляется сотрудниками информационно-аналитического отдела.

46. В исключительных случаях исполнитель обращается с мотивированной просьбой о продлении срока рассмотрения обращения на имя министра образования.

Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя министру образования Оренбургской области. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. В случае, если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.

47. Министр образования Оренбургской области принимает решение о снятии документа с контроля или продлении срока контроля. Если руководитель продлевает срок рассмотрения обращения, то подлинник резолюции с указанием срока контроля сотрудником информационно-аналитического отдела направляется исполнителю.

48. Письменные обращения, копии документов, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

49. При рассмотрении обращения в министерстве образования Оренбургской области на ответе заявителю указывается исходящий номер согласно инструкции по делопроизводству. Все материалы, связанные с их рассмотрением, хранятся в информационно-аналитическом отделе.

50. В соответствии с номенклатурой дел министерства образования Оренбургской области, согласованной с Комитетом по делам архивов области, установлен постоянный  срок хранения письменных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением.

VII. Организация работы по приему граждан

51. Личный прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию министерства образования Оренбургской области, осуществляется министром образования Оренбургской области и его заместителями в соответствии с утвержденным графиком, который вывешивается в приемной.

При личном приеме граждан их заявления, жалобы и предложения подлежат регистрации на карточках учета приема посетителей или в регистрационном журнале, в котором отмечаются дата приема, фамилия, имя, отчество гражданина, существо вопроса и результат его рассмотрения.

Если обращение не было окончательно разрешено на личном приеме у руководства, то оно через приемную передается в структурное подразделение министерства образования Оренбургской области для окончательного рассмотрения в установленном порядке.

52. Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан или их разрешения по существу, за соблюдением сроков исполнения, а также за состояние делопроизводства по ним в структурных подразделениях министерства образования Оренбургской области возлагается на руководителей этих подразделений.

53. Контроль за своевременностью и качеством исполнения поручения по обращениям граждан и координация этой работы осуществляется консультантом руководителя либо другим, специально назначенным для этого должностным лицом.

54. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

VIII. Ответственность должностных лиц за нарушение правил по рассмотрению обращений граждан

55. Неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан, нарушение сроков рассмотрения обращений, принятие заведомо необоснованного решения, предоставление недостоверной информации либо разглашение сведений о частной жизни граждан, носящих конфиденциальный характер, без их согласия, утрата письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, влекут за собой дисциплинарную ответственность должностных лиц в соответствии с действующим законодательством.

1