ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ УЧЕТНО-ТЕХНИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ КОПИЙ УЧЕТНО-ТЕХНИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ И СОДЕРЖАЩИХСЯ В НИХ СВЕДЕНИЙ, ВЗИМАНИЯ И В...



ДЕПАРТАМЕНТ

ДЕПАРТАМЕНТ

ИМУЩЕСТВЕННЫХ И ЗЕМЕЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 16.11.2016 № 18-н

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ УЧЕТНО-ТЕХНИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ КОПИЙ УЧЕТНО-ТЕХНИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ И СОДЕРЖАЩИХСЯ В НИХ СВЕДЕНИЙ, ВЗИМАНИЯ И ВОЗВРАТА ПЛАТЫ ЗА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ КОПИЙ УЧЕТНО-ТЕХНИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ И СОДЕРЖАЩИХСЯ В НИХ СВЕДЕНИЙ

(в редакции приказов департамента имущественных и земельных отношений Ярославской области от 28.06.2017 № 7-н, от 06.06.2019 № 13-н)

В соответствии с частями 2.1 – 2.8 статьи 45 Федерального закона от 24 июля 2007 года № 221-ФЗ «О кадастровой деятельности», подпунктом 3.1.9 пункта 3.1 раздела 3 Положения о департаменте имущественных и земельных отношений Ярославской области, утвержденного постановлением Администрации области от 02.04.2007 № 116 «О создании департамента по управлению государственным имуществом Ярославской области»,

(преамбула в редакции приказа департамента имущественных и земельных отношений Ярославской области от 06.06.2019 № 13-н)

ДЕПАРТАМЕНТ ИМУЩЕСТВЕННЫХ И ЗЕМЕЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗЫВАЕТ:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке постоянного хранения и использования учетно-технических документов, предоставления копий учетно-технических документов и содержащихся в них сведений, взимания и возврата платы за предоставление копий учетно-технических документов и содержащихся в них сведений.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на директора департамента.

(пункт в редакции приказа ДИиЗО ЯО от 28.06.2017 № 7-н ru76000201700778)

3. Приказ вступает в силу через 10 дней с момента его официального опубликования.

Директор департамента

В.И. Кусков

              УТВЕРЖДЕНО

приказом департамента

имущественных и земельных отношений

Ярославской области

от 16.11.2016 № 18-н

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке постоянного хранения и использования учетно-технических документов, предоставления копий учетно-технических документов и содержащихся в них сведений, взимания и возврата платы за предоставление копий учетно-технических документов и содержащихся в них сведений

1. Общие положения

1.1.              Настоящее Положение устанавливает требования к постоянному хранению и использованию учетно-технических документов, предоставлению копий учетно-технических документов и содержащихся в них сведений, взиманию и возврату платы за предоставление копий учетно-технических документов и содержащихся в них сведений.

1.2.              В настоящем Положении используются следующие понятия:

- архив – совокупность учетно-технических документов, находящихся на постоянном хранении в организации, которая заключила с уполномоченным органом исполнительной власти Ярославской области договор хранения документов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- архивохранилище – специально оборудованное(ые) помещение(я), недоступное(ые) для посторонних лиц, обеспечивающее(ие) предотвращение хищения, утраты или порчи архивных документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также поддержание их в нормальном физическом состоянии;

- архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке;

- архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

- архивная копия – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника архивного документа, оформленный в установленном порядке;

- архивная справка – документ архива, содержащий сведения, составленные на основании документов, находящихся в инвентарных делах;

- единица хранения – инвентарное дело, представляющее собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение;

- инвентарное дело – систематизированная совокупность учетно-технических документов, содержащих информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации изменений;

- инвентарный объект – объект технической инвентаризации, характеризующийся наличием основного строения, единством назначения основного строения и вспомогательных (служебных) строений (сооружений) либо совокупностью основных строений, расположенных в пределах одной обособленной территории (земельного участка), в том числе жилой дом, отдельно стоящее здание или сооружение, комплекс зданий и сооружений производственно-технологического назначения, а также отдельные помещения в составе здания (строения, сооружения);

- учетно-технические документы – технические паспорта, оценочная и иная хранившаяся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-техническая документация об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Ярославской области (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное).

1.3.              Постоянное хранение и использование учетно-технических документов, а также предоставление копий учетно-технических документов и содержащихся в них сведений осуществляются организацией по государственному техническому учету объектов недвижимости и (или) их технической инвентаризации, в процессе деятельности которой были созданы указанные документы, на основании договора хранения, заключенного с департаментом имущественных и земельных отношений Ярославской области (далее – организация, заключившая договор хранения).

1.4.              В целях обеспечения постоянного хранения, использования и предоставления копий учетно-технических документов и содержащихся в них сведений организация, заключившая договор хранения, выполняет следующие функции:

-              обеспечивает сохранность учетно-технических документов в пределах всего срока хранения;

-              осуществляет учет и использование учетно-технических документов;

-              осуществляет проверку наличия и состояния учетно-технических документов, размещенных на постоянное хранение.

2. Порядок хранения и использования учетно-технических документов, предоставления копий учетно-технических документов и содержащихся в них сведений

2.1.              Постоянное хранение учетно-технических документов осуществляется в архивохранилищах.

2.2.              Сохранность учетно-технических документов обеспечивается комплексом работ по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих их поддержание в нормальном физическом состоянии.

2.3.              В комплекс работ по обеспечению сохранности учетно-технических документов включаются:

- обеспечение хранения учетно-технических документов в  архивохранилищах;

- обеспечение нормативных условий хранения учетно-технических документов;

- проверка наличия и состояния учетно-технических документов.

2.4.              Обеспечение нормативных условий хранения учетно-технических документов включает:

- оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения учетно-технических документов;

- оборудование архивохранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

- соблюдение противопожарного режима;

- соблюдение режима охраны;

- создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

2.5.              Хранящиеся в архивохранилище учетно-технические документы должны быть оформлены в установленном порядке и размещаться на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел.

2.6.              Проверка наличия и состояния учетно-технических документов проводится по решению директора департамента имущественных и земельных отношений Ярославской области (далее – ДИЗО ЯО) либо по решению руководителя организации, заключившей договор хранения, но не реже одного раза в 5 лет.

При этом решение директора ДИЗО ЯО либо решение руководителя организации, заключившей договор хранения, оформляется соответствующим приказом. В указанном приказе определяются сроки проведения проверки наличия и состояния учетно-технических документов, а также другие вопросы проверки.

2.7.              В ходе проверки наличия и состояния учетно-технических документов:

- устанавливаются фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;

- выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

- выявляются отсутствующие документы и организуется их розыск;

-              выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

2.8.              По результатам проверки наличия и состояния учетно-технических документов при обнаружении ошибок в учетных данных в случае обнаружения документации, не относящейся к учетно-техническим документам, неучтенных учетно-технических документов составляются соответствующие акты. Указанные акты составляются, подписываются исполнителями, проводящими проверку, и утверждаются должностным лицом, назначившим проверку, в течение десяти рабочих дней после окончания срока проведения проверки наличия и состояния учетно-технических документов.

При этом если проверка наличия и состояния учетно-технических документов проводилась по решению руководителя организации, заключившей договор хранения, один экземпляр указанного акта направляется в адрес ДИЗО ЯО в течение двух рабочих дней со дня утверждения указанным руководителем.

2.9.              Если при проверке наличия и состояния учетно-технических документов установлено отсутствие учетно-технических документов, организуется их розыск.

Розыск учетно-технических документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года с указанного момента. На документы, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния учетно-технических документов, составляется акт об утрате документов, который подписывается исполнителями, проводящими проверку, и утверждается руководителем организации, заключившей договор хранения. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим розыск. Акт об утрате документов организацией, заключившей договор хранения, в течение десяти дней со дня его утверждения руководителем организации, заключившей договор хранения, представляется в ДИЗО ЯО для принятия решения о снятии утраченных документов с учета в соответствии с действующим законодательством.

2.10.              Ответственность за сохранность документов несет руководитель организации, заключившей договор хранения, в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком.

2.11.              Сведения, содержащиеся в учетно-технических документах, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральным законом. Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.

2.12.              Выдача сведений, содержащихся в учетно-технических документах, копий учетно-технических документов не должна нарушать прав и законных интересов собственников, владельцев (балансодержателей) объектов недвижимого имущества, а также интересов государства и его уполномоченных органов.

2.13.              Сведения, содержащиеся в учетно-технических документах, копии учетно-технических документов предоставляются по заявлениям:

- собственника, владельца (балансодержателя) или их доверенных лиц (при предъявлении надлежащим образом оформленной доверенности), наследников по закону или по завещанию (при предъявлении документов, подтверждающих факт смерти наследодателя, нотариально удостоверенного завещания или справки нотариуса, подтверждающей вступление наследника  в наследство);

- правоохранительных органов и судов (по находящимся в их производстве делам);

- органов государственной власти и местного самоуправления (об объектах капитального строительства, отнесенных соответственно к государственному и муниципальному имуществу, при этом к запросу необходимо прикладывать соответствующую выписку из реестра государственного или муниципального имущества);

- иных лиц и органов (в случаях и по основаниям, установленным законодательством Российской Федерации)

(далее – заявители).

2.14.              Инвентарные дела, архивные документы выдаются правоохранительным органам и судам на основании запроса или постановления (определения). В целях обеспечения сохранности документов инвентарное дело предоставляется по запросам судов и правоохранительных органов на обозрение или в виде заверенной копии.

2.15.              В остальных случаях сведения, содержащиеся в учетно-технических документах, предоставляются в виде:

- архивной выписки;

- архивной копии;

- архивной справки.

2.16.              Заявление направляется заявителем в организацию, заключившую договор хранения, по его выбору:

- путем личного обращения;

- в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

- посредством почтовой связи на бумажном носителе.

2.17.              В заявлении указываются:

- фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства заявителя и реквизиты документа, удостоверяющего личность заявителя, – для гражданина;

- наименование и место нахождения заявителя – для юридического лица;

- реквизиты документа, подтверждающие полномочия представителя заявителя, в случае если с заявлением обращается представитель заявителя;

- наименование и адрес места нахождения объекта недвижимости, в отношении которого необходимо предоставить сведения, копии документов.

2.18.              К заявлению прилагаются копии документа, подтверждающего личность заявителя, а в случае обращения представителя юридического или физического лица – документа, подтверждающего полномочия представителя юридического или физического лица в соответствии с законодательством Российской Федерации; документа, подтверждающего оплату предоставления сведений, содержащихся в учетно-технических документах, копий учетно-технических документов, за исключением случаев безвозмездного предоставления такой информации, а также документов, подтверждающих право лица на получение сведений, содержащихся в учетно-технических документах, копий учетно-технических документов.

2.19.              Сведения, содержащиеся в учетно-технических документах, копии учетно-технических документов по устным обращениям не предоставляются.

2.20.              В срок не позднее 10 рабочих дней с момента поступления заявления организация, заключившая договор хранения:

- вручает (направляет) заявителю документы (копии документов), содержащие запрашиваемую информацию;

- вручает (направляет) заявителю справку об отсутствии запрашиваемой информации в архиве организации, заключившей договор хранения;

- вручает (направляет) заявителю решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технических документах, копий учетно-технических документов.

2.21.              Информация об отказе заявителю в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технических документах, копий учетно-технических документов направляется, если:

- заявление не соответствует требованиям, предусмотренным пунктом 2.17 раздела 2 настоящего Положения, и (или) к заявлению не приложены документы, предусмотренные пунктом 2.18 раздела 2 настоящего Положения;

- содержание заявления не позволяет однозначно идентифицировать объект недвижимости, сведения о котором запрашиваются, и отсутствует возможность уточнить содержание указанного заявления (в случае подачи заявления о выдаче сведений, копий документов о конкретном объекте недвижимости);

- запрошены сведения, копии документов, доступ к которым ограничен федеральным законом.

2.22.              Копии документов и содержащиеся в них сведения предоставляются бесплатно:

- по запросу органа, осуществляющего государственный кадастровый учет, государственную регистрацию прав, ведение Единого государственного реестра недвижимости и предоставление сведений, содержащихся в Едином государственном реестре недвижимости, в течение трех рабочих дней со дня поступления такого запроса;

- по запросу другого органа государственной власти или органа местного самоуправления в течение пяти рабочих дней со дня поступления такого запроса.

(пункт в редакции приказов департамента имущественных и земельных отношений Ярославской области от 28.06.2017 № 7-н, от 06.06.2019 № 13-н)

2.23.              Сведения, содержащиеся в учетно-технических документах, копии учетно-технических документов, справка об отсутствии запрашиваемой информации в архиве организации, заключившей договор хранения, решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технических документах, копий учетно-технических документов вручаются заявителю (его представителю, полномочия которого оформлены надлежащим образом) лично либо направляются почтовым отправлением по адресу, указанному в заявлении.

2.24.              Сведения, содержащиеся в учетно-технических документах, копии учетно-технических документов предоставляются заявителям за плату, если иное не предусмотрено действующим законодательством и настоящим Положением, в размере, установленном уполномоченным органом исполнительной власти Ярославской области и не превышающем максимальных размеров платы, установленных Правительством Российской Федерации.

3. Порядок взимания и возврата платы за предоставление копий учетно-технических документов и содержащихся в них сведений

3.1.              Плата за предоставление сведений, содержащихся в учетно-технических документах, копий учетно-технических документов вносится в валюте Российской Федерации в установленном порядке на счет организации, заключившей договор хранения, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.2.              Документом, подтверждающим внесение платы за предоставление сведений, содержащихся в учетно-технических документах, копий учетно-технических документов, является платежное поручение, имеющее штамп банка об оплате, или квитанция банка или организации, заключившей договор хранения, об оплате наличными средствами.

3.3.              Возврат платежа осуществляется на основании заявления лица, подавшего заявление в организацию, заключившую договор хранения, в которую подавалось заявление о предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технических документах, копий учетно-технических документов, или его правопреемника (далее – заявление о возврате платежа) либо на основании решения суда.

3.4.              Внесенная плата подлежит возврату только в случае ее внесения в большем размере, чем установлено уполномоченным органом исполнительной власти Ярославской области. При этом возврату подлежат денежные средства, размер которых превышает размер платы, установленный уполномоченным органом исполнительной власти Ярославской области.

3.5.              Заявление о возврате платежа представляется на бумажном носителе при личном обращении или путем почтового отправления.

3.6.              В заявлении о возврате платежа указываются банковские реквизиты, необходимые для возврата платежа физическому лицу, подавшему заявление о возврате платежа (фамилия, имя, отчество (при его наличии) или наименование юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика  (при его наличии), код причины постановки на налоговый учет (при его наличии), лицевой или банковский счет, наименование банка получателя, банковский идентификационный код, корреспондентский счет банка, а также почтовый адрес).

3.7.              К заявлению о возврате платежа прикладывается оригинал или копия документа, подтверждающего перечисление платежа. Указанная копия заверяется расчетной организацией, осуществившей данный платеж. Заверение копии документа, подтверждающего перечисление платежа, не требуется в случае, если при представлении заявления о возврате платежа при личном обращении предъявляется оригинал документа, подтверждающего перечисление платежа, который возвращается заявителю.

3.8.              В случае подачи заявления о возврате платежа правопреемником заявителя к такому заявлению прикладываются документы, подтверждающие переход прав требования к правопреемнику заявителя, в том числе заверенные в установленном порядке выписки из передаточных актов, разделительных балансов, Единого государственного реестра юридических лиц.

3.9.              При отсутствии в заявлении о возврате платежа сведений, установленных пунктом 3.6 данного раздела настоящего Положения, и (или) непредставлении документов, установленных пунктами 3.7, 3.8 данного раздела настоящего Положения, такое заявление считается неполученным и не рассматривается организацией, заключившей договор хранения, о чем организация, в которую подано такое заявление, в срок не позднее пяти рабочих дней со дня представления такого заявления направляет подавшему его лицу уведомление с указанием требований, в соответствии с которыми должно быть представлено такое заявление.

3.10.              Организация, заключившая договор хранения, получившая заявление о возврате платежа, в течение 10 рабочих дней со дня поступления документов, указанных в пунктах 3.5, 3.7, 3.8 данного раздела настоящего Положения, принимает решение о возврате платежа и осуществляет возврат платежа, о чем в течение двух рабочих дней со дня принятия решения о возврате платежа уведомляет лицо, подавшее заявление о возврате платежа.

Государственная эталонная база данных правовых актов Ярославской области

Страница 1 из 7