ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "КОМПЛЕКТОВАНИЕ И УЧЕТ АРХИВНОГО ФОНДА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ"



34-2010-161

ПРИКАЗ

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

16 декабря 2010г. №161

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "КОМПЛЕКТОВАНИЕ И УЧЕТ АРХИВНОГО ФОНДА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ"

«Волгоградская правда», №239 от 22.12.2010г.

Изменения и дополнения:

Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №31, НГР: ru34000201100163

Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 09.03.2011г. №37, НГР: ru34000201100191

Утратил силу - Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 26.03.2012г. №43, НГР: ru34000201200302

В соответствии с Федеральным Законом от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", с постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 №679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" и во исполнение постановления Главы Администрации Волгоградской области от 18.05.2006 №554 "О проведении административной реформы в Волгоградской области в 2006-2010 годах", руководствуясь Положением о Комитете по управлению архивами Администрации Волгоградской области, приказываю:

1. Утвердить административный регламент по предоставлению государственными архивами Волгоградской области государственной услуги " Комплектование и учет архивного фонда Волгоградской области ".

И.о. председателя Комитета

С.С. Сигаев

УТВЕРЖДЕН

Приказом председателя

Комитета по управлению

архивами Администрации

Волгоградской области

от 16.12.2010г. №161

Административный регламент

по предоставлению государственными архивами Волгоградской области государственной услуги «Комплектование и учет архивного фонда Волгоградской области»

1.Общие положения

1.1. Назначение административного регламента

Административный регламент предоставления государственными архивами Волгоградской области государственной услуги определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при комплектовании государственных архивов Волгоградской области (ГУ «ГАВО» (Государственное учреждение «Государственный архив Волгоградской области»), ГУ ЦДНИВО (Государственное учреждение Центр документации новейшей истории Волгоградской области), ГУ «ГАДСПЗГВО» (Государственное учреждение «Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области») далее - государственные архивы) документами архивного фонда Волгоградской области и ведение учета документов архивного фонда Волгоградской области, как составной части документов архивного фонда Российской Федерации, а также порядок взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями всех форм собственности при осуществлении предоставления государственной услуги.

Государственная услуга включает в себя требования к порядку и качеству предоставления государственных услуг по комплектованию и учету, приему на государственное хранение.

1.2. Получатели государственной услуги

Юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, организации, предприятия) и физические лица.

1.3. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги предполагает осуществление следующих административных процедур (абзац 1 пункта 1.3 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №31, НГР: ru34000201100163):

- определение источников комплектования государственных архивов;

- определение состава архивных документов, подлежащих приему в государственный архив;

- прием-передача архивных документов в государственные архивы;

- состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов.

1.4. Порядок информирования о государственной услуге

1.4.1. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги

производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения пользователя;

- на странице Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области в разделе Портала Администрации Волгоградской области www.volganet.ru.

1.4.2. Информирование получателей государственных услуг по телефону

осуществляется начальником отдела государственного архива по справочному телефону в соответствии с графиком работы государственного архива. Начальник отдела дает исчерпывающую информацию по процедуре предоставления государственной услуги.

1.4.3. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по письменным обращениям получателей государственных услуг ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес получателей государственных услуг или представителя получателей государственных услуг в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

1.4.4. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес получателей государственных услуг в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

1.4.5. Информирование получателей государственных услуг при личном обращении осуществляется начальником отдела государственного архива на рабочем месте в соответствии с графиком работы государственного архива. Начальник отдела обязан принять получателей государственных услуг в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя получателей государственных услуг на другой день или другое время. В день назначенной встречи начальник отдела государственного архива обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования представителю получателей государственных услуг для осуществления информирования о предоставлении государственной услуги.

1.4.6. Сведения о месте нахождения, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах Комитета и государственных архивов Волгоградской области размещены на странице Комитета портала Администрации Волгоградской области www.volganet.ru.

1.4.6.1. Сведения о Комитете:

- место нахождения Комитета: ул. Коммунистическая, д. 30, Волгоград, 400131;

- электронный адрес Комитета: arh@volganet.rn;

- справочные телефоны: (8442) 30-99-21; -факс: 30-99-17;

- график работы Комитета:

понедельник - четверг с 8.30 до 17.30,

пятница с 8.30 до 16.30,

обеденный перерыв с 12.30 до 13.18,

выходные дни: суббота - воскресенье.

1.4.6.2. Сведения о ГУ «Государственный архив Волгоградской области»:

- место нахождения архива: ул. Коммунистическая, д. 30, Волгоград, 400131;

- электронный адрес архива: volgogosarhiv@coltel.ru;

- справочные телефоны: (8442) 30 - 99 - 06, 30 - 97 - 87;

- факс: 30 - 99 - 06;

- график работы архива:

понедельник - четверг 8.30 - 17.30,

пятница 8.30-16.30,

обеденный перерыв с 12.30 до 13.18,

выходные дни - суббота - воскресенье.

1.4.6.3. Сведения о ГУ «Центр документации новейшей истории Волгоградской области»:

- место нахождения архива: ул. Дымченко, д. 16, Волгоград, 400005;

- электронный адрес архива: gu cdnivo@inbox.ru;

- справочные телефоны: (8442) 23 - 43 - 03, 23 - 72 - 31; -факс: 23-43-03;

- график работы архива: понедельник - четверг 8.30 - 17.30, пятница 8.30-16.30, обеденный перерыв с 12.30 до 13.18,

выходные дни - суббота -воскресенье.

1.4.6.4. Сведения о ГУ «Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области»:

- место нахождения архива: ул. Дымченко, д. 16, Волгоград, 400005;

- электронный адрес архива: gu dspz@mail.ru;

- справочные телефоны: (8442) 23 - 71 - 74;

- график работы архива:

понедельник - четверг 8.30 - 17.30,

пятница 8.30 - 16.30,

обеденный перерыв с 12.30 до 13.18,

выходные дни - суббота -воскресенье.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Наименование государственной услуги: «Комплектование и учет архивного фонда Волгоградской области»

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги по комплектованию и учету документов архивного фонда Волгоградской области осуществляется государственными архивами.

2.3. Результаты предоставления государственной услуги

Конечным результатом предоставления государственной услуги является систематическое пополнение государственных архивов документами архивного фонда Волгоградской области, определение количества и состава документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах, что обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Настоящий стандарт устанавливает основные требования к объему и качеству предоставления государственных услуг по комплектованию и учету архивного фонда Волгоградской области.

2.4. Сроки предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется согласно плану-графику работы установленных Планом работ государственных архивов на текущий год.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Законом Волгоградской области от 31.12.2009 №1981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области»;

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 №19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03.2007 (абзац 6 пункта 2.5 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №31, НГР: ru34000201100163);

- Приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 29.06.1992 №151 "О Примерном положении о центральном архиве министерства, ведомства Российской Федерации", зарегистрированного в Минюсте России 28.07.1992 №19;

- Уставом государственного архива.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для предоставления государственной услуги является:

- включение организаций в список источников комплектования государственных архивов;

- договор между государственным архивом и собственником архивных документ

решение арбитражного суда о возбуждении процедуры банкротства (ликвидации) или решение ликвидационной комиссии;

- заявление на предоставление государственной услуги;

- акт приема-передачи документов на хранение;

- акт приема на хранение документов личного происхождения.

2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги служит:

- организация не является источником комплектования государственных архивов;

- отсутствие договора между государственным архивом и собственником архивных документов;

- не предоставление организацией документов о ликвидации, банкротстве (решение арбитражного суда о возбуждении процедуры банкротства (ликвидации) или решение ликвидационной комиссии);

- отсутствие заявления на получение государственной услуги (абзац 5 пункта 2.7 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №31, НГР: ru34000201100163);

- отсутствие акта приема-передачи документов на хранение.

2.8. Перечень оснований для отказа в согласовании государственной услуги

Основанием для отказа в согласовании проекта правового акта является несоответствие представленных документов требованиям следующих нормативных правовых актов:

- Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N43, ст. 4169);

- Федерального закона от 27.07.2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, №31 (ч. I), ст. 305);

Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук", зарегистрированного в Минюсте России 06.03.2007 №9059;

- Закона Волгоградской области от 31 декабря 2009г. №1981 - ОД "Об архивном деле в Волгоградской области";

- Приказа Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 29.06.1992 №151 "О Примерном положении о центральном архиве министерства, ведомства Российской Федерации", зарегистрированного в Минюсте России 28.07.1992 №19.

- Устава государственного архива (пункт 2.8 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №31, НГР: ru34000201100163).

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги

2.9.1. Прием документов от организаций-источников комплектования государственных архивов исполняются государственными архивами бесплатно.

2.9.2. Экспертиза ценности документов и научно-техническая обработка исполняются государственными архивами в соответствии с утвержденным в установленном порядке Прейскурантом предельных цен на платные услуги оказываемые государственным учреждением.

2.10. Срок принятия документов на государственное хранение

2.10.1. Срок принятия документов на государственное хранение устанавливается в соответствии с планом-графиком приема архивных документов в государственные архивы (далее план-график), который утверждается руководством государственного архива по согласованию с источниками комплектования государственного архива, после окончания ведомственного хранения документов в архиве организации.

2.10.2. От источников комплектования архива документы Архивного фонда Волгоградской области принимаются государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

2.10.3. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Волгоградской области могут быть продлены по просьбе источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков осуществляется: для источников комплектования государственных архивов -решением ЭПМК Комитета по управлению архивами администрации Волгоградской области.

2.10.4. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.

2.11. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга

2.11.1. Здание, в котором предоставляется государственная услуга, должно быть оборудовано:

- охранно-пожарной сигнализацией;

- средствами пожаротушения;

- средствами оказания первой медицинской помощи.

2.11.2. Ожидающие прием заявители располагаются в фойе государственного архива, которое оборудовано столом, стульями, настольной лампой, бумагой и ручками для записи информации.

2.11.3. Кабинеты должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги должны быть снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств.

2.11.4. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, оборудованы компьютерами (1 компьютер на каждое должностное лицо) и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление государственной услуги.

2.11.5. Организация приема по информированию о предоставлении государственной услуги осуществляется специалистами государственного архива на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема.

2.12. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.12.1. Получатели должны быть обеспечены доступной и достоверной информацией, включающей сведения о наименовании и местонахождении архива, оказывающего услугу, режиме работы, перечне оказываемых услуг, изменениях в деятельности.

2.12.2. В сети Интернет на странице Комитета портала Администрации Волгоградской области должны быть размещены и поддерживаться в актуальном режиме:

- информация о наименовании, адресе и контактных телефонах Комитета;

- текст Административного регламента по предоставлению государственной услуги;

- перечень документов необходимых для получения государственной услуги;

- режим приема представителей получателя государственной услуги;

- перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;

- информация о способах доведения получателями государственной услуги своих отзывов, замечаний и предложений о работе Комитета в процессе оказания услуги.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием документов от организаций-источников комплектования государственных архивов;

- определение состава архивных документов, подлежащих приему в государственный архив, согласно решения ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области;

- прием-передача архивных документов в государственные архивы в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с источниками комплектования;

- состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов

3.2. Определение источников комплектования государственных архивов

3.2.1. Комплектование государственных архивов архивными документами осуществляется в соответствии со списком источников комплектования государственного архива.

3.2.2. Органы государственной власти включаются в список источников комплектования государственных архивов в обязательном порядке.

3.2.3. Учреждения и организации, в процессе деятельности которых образуются документы архивного фонда Волгоградской области, могут быть включены в список источников комплектования государственного архива.

3.2.4. Список источников комплектования государственного архива составляется отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства государственного архива на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, установленных критериев отнесения юридических лиц к источникам комплектования государственных архивов и на основании изучения состава архивных документов учреждений и организаций.

3.2.5. Составленный список источников комплектования государственных архивов представляется на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

3.2.6. Решение экспертно - проверочной и методической комиссии Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области о согласовании списка источников комплектования государственного архива является основанием для его утверждения руководителем государственного архива.

3.2.7. Уточнение списка источников комплектования государственных архивов производится по мере необходимости. Основанием доля этого являются: создание, реорганизация, ликвидация органов государственной власти, учреждений, организаций.

3.2.8. Учреждения, организации могут быть исключены из списка источников комплектования государственного архива, если в процессе их деятельности перестали образовываться документы архивного фонда Волгоградской области.

3.3. Определение состава архивных документов, подлежащих приему- передаче в государственные архивы

3.3.1. Приему на архивное хранение в государственные архивы подлежат образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственного архива документы архивного фонда Волгоградской области а также документы по личному составу ликвидируемых (в том числе в результате банкротства) организаций и органов государственной власти (далее - документы по личному составу). При наличии свободных площадей государственные архивы могут осуществлять временное хранение архивных документов на основе договора (приложение №1).

3.3.2. Перечень архивных документов постоянного хранения, подлежащих приему на архивное хранение в государственные архивы, определяется номенклатурой дел, принятой в органах государственной власти и организациях, включенных в список источников комплектования государственных архивов.

3.3.3. Архивные документы, в том числе документы по личному составу, передаются на архивное хранение в государственные архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

3.3.4. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).

3.3.5. Органы государственной власти, учреждения и организации, включенные в список источников комплектования государственных архивов, обеспечивают подготовку архивных документов к сдаче на архивное хранение в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

3.3.6. Подготовка архивных документов к сдаче на архивное хранение включает проведение экспертизы ценности архивных документов, формирование дел, оформление заголовков дел, подшивку дел, нумерацию листов в делах, составление описей дел.

3.3.7. Государственные архивы рассматривают, и направляют на утверждение экспертно-проверочной и методической комиссией Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области:

описи дел (документов) постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования государственных архивов;

акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в ведомственных архивах организаций-источников комплектования государственных архивов (приложение №2);

3.3.8. На согласование экспертно-проверочной и методической комиссией Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области:

- номенклатуры дел организаций-источников комплектования государственных архивов и ликвидированных предприятий;

- описи дел по личному составу, представляемые организациями-источниками комплектования государственных архивов;

- акты о выделении документов и дел с истекшими сроками хранения. Порядок приема-передачи архивных документов в государственные архивы:

- от источников комплектования государственных архивов документы архивного фонда Волгоградской области принимаются государственными архивами по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации, Волгоградской области.

- прием- передача архивных документов в государственные архивы осуществляется государственными архивами в установленном порядке в соответствии с планом-графиком приема архивных документов в государственные архивы (далее план - график), который утверждается руководством государственного архива по согласованию с источниками комплектования государственного архива.

3.3.9. Внеплановый прием документов архивного фонда Волгоградской области, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования государственного архива или в случае угрозы сохранности архивных документов (приложение №1).

3.3.10. Государственные архивы за один месяц до установленного планом-графиком срока приема-передачи архивных документов информирует в письменной форме источники комплектования государственных архивов о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение архивных документов.

3.3.11. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в государственные архивы, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования государственных архивов, передающих указанные документы.

3.3.12. Государственные архивы осуществляют прием архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

3.3.13. При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно - гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.

3.3.14. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по установленной форме (приложение №1). Один экземпляр остается в государственном архиве, другой - в соответствующем источнике комплектования государственного архива. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

3.3.15. В случае ликвидации органов государственной власти и организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, образовавшиеся в их деятельности документы архивного фонда Волгоградской области, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в государственные архивы.

3.3.16. В случае ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, образовавшиеся в их деятельности документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в государственные архивы.

3.3.17. Прием документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидируемых органов государственной власти и учреждений и организаций осуществляется государственными архивами в порядке, установленном настоящим Административным регламентом, при этом ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий - в случае ликвидации в процессе банкротства) организует упорядочение архивных документов в соответствии с установленными требованиями.

3.3.18. Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение №1) и производится по сдаточной описи.

3.3.19. Не подлежат приему на хранение в государственные архивы документы, образовавшиеся в процессе деятельности юридических лиц, не включенных в список источников комплектования государственного архива.

3.3.20. Не принимаются на хранение в государственные архивы:

- архивные документы до наступления установленных сроков приема -передачи на архивное хранение.

3.4. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов

3.4.1. Государственные архивы осуществляют государственный учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.4.2. Анализ документов государственного учета и составление сводных документов государственного учета осуществляет ответственный исполнитель отдела комплектования и учета государственного архива (далее - ответственный исполнитель).

3.4.3. Ответственный исполнитель осуществляет внутреннюю регистрацию документов государственного учета, проверяет их комплектность, правильность оформления.

3.4.4. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета ответственный исполнитель информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

3.4.5. Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить исправленный документ государственного учета не позднее 7 дней с момент получения информации от ответственного исполнителя.

3.4.6. Ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.

3.5. Порядок и формы контроля предоставления государственной услуги. Порядок осуществления текущего контроля

3.5.1. Организация работы по реализации административного регламента осуществляется директором архива, либо уполномоченным лицом, назначаемым приказом директора.

3.5.2. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется руководителем государственного архива, технический контроль осуществляет работник государственного архива в соответствии с приказом руководителя государственного архива.

3.5.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения получателя государственных услуг, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

3.5.4. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.5.5. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению получателя государственных услуг.

3.5.6. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя анализ выполнения плановых показателей в полугодовых и годовых отчетах работы государственных архивов Волгоградской области (пункт 3.5.6 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 09.03.2011г. №37, НГР: ru34000201100191).

3.5.7. Исключен - Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 09.03.2011г. №37, НГР: ru34000201100191.

3.6. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента

3.6.1. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) должностным лицом в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента.

Получатель государственных услуг может обратиться в письменной, устной или по электронной почте па действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента (пункт 3.6.1 в редакции Приказов Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №31, НГР: ru34000201100163, от 09.03.2011г. №37, НГР: ru34000201100191).

3.6.2. Действия (бездействие) и решения специалистов государственных архивов могут быть обжалованы:

- Руководителю государственного архива;

- Председателю Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области;

- в судебном порядке (пункт 3.6.2 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №31, НГР: ru34000201100163).

3.6.3. Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество,

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись, дату;

- наименование государственного архива, органа исполнительной власти, в который направляется обращение;

- фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица (пункт 3.6.3 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №31, НГР: ru34000201100163).

3.6.4. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является регистрация письменной, устной, поступившей в электронном виде жалобы пользователя.

Регистрация жалоб выполняется специалистом, осуществляющим прием и отправку почтовой корреспонденции.

Жалобы представляются непосредственно руководителю государственного архива.

При рассмотрении обращения пользователь, направивший жалобу, имеет право:

- представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;

- на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и что указанные документы не содержат сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

- получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, уведомление о переадресации письменного обращения;

- обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

Регистрация жалобы, поступившей в электронном виде, осуществляется в трехдневный срок.

В жалобе, поступившей в электронном виде в обязательном порядке указывается фамилия, имя, отчество ( последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

Пользователь, направивший жалобу вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Срок рассмотрения обращения, поступившего в форме электронного документа, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях руководитель государственного архива, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу (пункт 3.6.4 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 09.03.2011г. №37, НГР: ru34000201100191).

3.6.5. Руководитель государственного архива:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием получателя государственных услуг, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного

самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

3.6.6. Ответ на жалобу подписывается руководителем государственного архива, его заместителями.

3.6.7. Ответ на жалобу, поступившую в государственный архив, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

3.6.8. Письменная жалоба, поступившая в государственный архив, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации жалобы.

3.6.9. В исключительных случаях руководитель государственного архива, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.

3.6.10. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

3.6.11. Государственный архив при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

3.6.12. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения, сообщается получателю государственных услуг, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (пункт 3.6.12 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №31, НГР: ru34000201100163).

3.6.13. Если в жалобе получателя государственных услуг содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Комитета, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Комитет. О данном решении уведомляется получатель государственных услуг, направивший жалобу.

Результаты досудебного обжалования:

признание правомерным действия (бездействия) и (или) решения должностного лица, принятых в ходе предоставления государственной услуги па основании административного регламента, и отказ в удовлетворении жалобы;

признание действия (бездействия) и (или) решения должностного лица, принятых в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента неправомерным и определение в целях устранения допущенных нарушений мер ответственности, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации к должностному лицу, ответственному за действие (бездействие) и решение, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента и повлекшие за собой жалобу пользователя.

Пользователю, направившему жалобу направляется уведомление о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением.

(Абзац 2 пункта 3.6.13 введен Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 09.03.2011г. №37, НГР: ru34000201100191.)

3.6.14. Если получатель государственной услуги не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, то жалоба может быть подана в Администрацию Волгоградской области по адресу: пр. им. В.И.Ленина, д. 9, г. Волгоград, 400098.

3.6.15. Личный прием граждан председателем Комитета, руководителями государственных архивов осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан:

График личного приема граждан председателя Комитета:

второй, четвертый понедельник месяца с 16.00 до 17.00 час.

Предварительная запись осуществляется по телефону: 30-99-21»

График личного приема директора Государственного учреждения «Государственный архив Волгоградской области»:

понедельник, среда, пятница с 10.00 до 12.00 час.

График личного приема директора Государственного учреждения «Центр документации новейшей истории Волгоградской области»:

вторник, четверг с 10.00 до 12.00 час.

График личного приема директора Государственного учреждения «Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области»:

понедельник, вторник, четверг с 10.00 до 12.00 час.

Предварительная запись осуществляется по телефонам, указанным в пункте 1.4.6. настоящего административного регламента.

Информация о графике личного приема размещается на информационных стендах в Комитете и государственных архивах.

При личном приеме содержание обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ па обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

(Пункт 3.6.15 введен Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №31, НГР: ru34000201100163.)

Приложение №1

УТВЕРЖДАЮ                                     УТВЕРЖДАЮ

_____________________________                 _____________________________

   (наименование должности                       (наименование должности

        руководителя                                   руководителя

_____________________________                 _____________________________

    организации-сдатчика)                         организации-приемщика)

Подпись   Расшифровка подписи                 Подпись   Расшифровка подписи

Дата      Печать                              Дата      Печать

           АКТ

___________ N ___________

   (дата)

приема-передачи архивных

документов на хранение

___________________________________________________________________________

                           (основание передачи)

___________________________________________________________________________

                      (название передаваемого фонда)

___________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________ сдал,

               (название организации-сдатчика)

____________________________________________________________________ принял

                 (название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

№
п/п

Название, номер описи   

Количество 
экземпляров 
описи    

Количество 
ед. хр.  

Примечания

1

2             

3      

4     

5    

      Итого принято ________________________________________ ед. хр.

Передачу произвели:                         Прием произвели:

Должность  Подпись  Расшифровка             Должность  Подпись  Расшифровка

                    подписи                                     подписи

Дата                                        Дата

         Фонду присвоен N ________________________________________

Изменения в учетные документы внесены

Должность                     Подпись                   Расшифровка подписи

Дата

Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение

Формат А4 (210 x 297)

Приложение №2

___________________________________________________________________________

                             (название архива)

           АКТ                                УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________                       Директор ____________________

  (дата)                                                (название архива)

о неисправимых повреждениях                   Подпись         Расшифровка

архивных документов                                           подписи

                                              Дата

                                              Фонд N ___________

Название фонда ____________________________________________________________

___________________________________________________________________________

В фонде обнаружены единицы хранения, признанные неисправимо поврежденными

№
п/п

Номер
описи

Номер
ед. хр.

Заголовок 
поврежденной
ед. хр.  

Крайние
даты 

Количество листов
(время звучания,
метраж)    

Сущность 
и причины 
повреждения

1

2  

3  

4     

5   

6       

7     

Итого обнаружено неисправимо поврежденных _________________________ ед. хр.

                                            (цифрами и прописью)

Заведующий отделом ________________________________________________________

                               (подпись, расшифровка подписи)

Заведующий архивохранилищем _______________________________________________

                                (подпись, расшифровка подписи)

Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду __________________

___________________________________________________________________________

Эксперты: _________________________________________________________________

         (наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей,

                                         дата)

_____________ __________________________________

(N  и  дата  приказа  руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных

архивных документов с учета)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование

должности

работника                        Подпись                Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документов

Формат А4 (210 x 297)

Приложение №3

___________________________________________________________________________

                             (название архива)

           АКТ                           УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________                  Директор _________________________

  (дата)                                           (название архива)

о выделении к уничтожению                Подпись        Расшифровка подписи

архивных документов, не

подлежащих хранению                      Дата

К уничтожению отобраны: документы фонда N _________________________________

                                                  (название фонда)

___________________________________________________________________________

на основании: _____________________________________________________________

                     (ссылки на нормативно-методические документы

___________________________________________________________________________

                        для проведения экспертизы)

___________________________________________________________________________

№
п/п

Названия групп
документов 

Крайние
даты 

Номера описей

Номера ед.
хр. по 
описям 

Количество
ед. хр. 

Примечания

1

2      

3  

4     

5    

6    

7    

Итого ___________________________________ ед. хр. за _______________ год(ы)

            (цифрами и прописью)

Количество  ед.  хр.,  крайние  даты  и  краткая характеристика документов,

остающихся на хранении ____________________________________________________

Заведующий отделом

(архивохранилищем)               Подпись                Расшифровка подписи

Наименование

должности

работника                        Подпись                Расшифровка подписи

Дата

Документы сданы ___________________________________________________________

                                   (название организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной ____________ N _______________

                                                                (дата)

Наименование

должности

работника                        Подпись                Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование

должности

работника                        Подпись                Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК ____________________________________

              (наименование уполномоченного органа

__________________________________________________

        исполнительной власти субъекта

__________________________________________________

  Российской Федерации в области архивного дела,

__________________________________________________

      федерального государственного архива)

от ______________ N _________

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Формат А4 (210 x 297)