Об утверждении административного регламента управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги «Предоставление архивных документов во временное по...



УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

17.05.2010                     Самара                                                               № 41

Об утверждении административного регламента

управления государственной архивной службы Самарской области по

предоставлению государственной услуги «Предоставление архивных

документов во временное пользование»

УТРАТИЛ СИЛУ ПРИКАЗОМ ОТ 28.12.2012 № 103

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 № 679, и в целях реализации Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2010 годах, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.10.2005 № 1789-р, и пункта 1 Плана мероприятий по повышению качества государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям с участием органов исполнительной власти Самарской области на 2008 - 2010 годы, утвержденного постановлением Правительства Самарской области от 29.10.2008 № 425, приказываю:

Утвердить   прилагаемый  административный  регламент  управления
государственной  архивной службы Самарской области по  предоставлению
государственной услуги «Предоставление архивных документов во временное
пользование».

Контроль    за    исполнением    настоящего    приказа    возложить    на
заместителя   руководителя   управления   государственной   архивной   службы
Самарской области (Пантюхину).

Опубликовать настоящий приказ в средствах массовой информации.

Настоящий   приказ   вступает   в   силу   со   дня   его   официального
опубликования.

Административный регламент

управления государственной архивной службы Самарской области по

предоставлению государственной услуги «Предоставление архивных

документов во временное пользование»

I.   Общие положения

1.              Административный регламент управления государственной архивной
службы   Самарской   области   по   предоставлению   государственной   услуги
предоставления  архивных документов во временное  пользование (далее -
Регламент),       определяет       сроки       и       последовательность       действий
(административных процедур) управления государственной архивной службы
Самарской области (далее - управление), а также порядок взаимодействия
управления     с     государственными     учреждениями     Самарской     области,
подведомственными управлению (далее - государственные архивы Самарской
области), при осуществлении предоставления государственной услуги.

2.              Предоставление     государственной     услуги     по     предоставлению
архивных    документов     во     временное     пользование     осуществляется     в
соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования,   учета   и   использования   документов   Архивного   фонда

УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ

САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 17 мая 2010 г. N 41

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ

УСЛУГИ "ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ"

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679, и в целях реализации Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2010 годах, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.10.2005 N 1789-р, и пункта 1 Плана мероприятий по повышению качества государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям с участием органов исполнительной власти Самарской области, на 2008 - 2010 годы, утвержденного постановлением Правительства Самарской области от 29.10.2008 N 425, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги "Предоставление архивных документов во временное пользование".

2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя управления государственной архивной службы Самарской области (Пантюхину).

3. Опубликовать настоящий Приказ в средствах массовой информации.

4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

И.о. руководителя управления

Р.Ф.ПАНТЮХИНА

Утвержден

Приказом

руководителя управления

государственной архивной службы

Самарской области

от 17 мая 2010 г. N 41

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ

САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ

УСЛУГИ "ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ"

I. Общие положения

1. Административный регламент управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги предоставления архивных документов во временное пользование (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления государственной архивной службы Самарской области (далее - управление), а также порядок взаимодействия управления с государственными учреждениями Самарской области, подведомственными управлению (далее - государственные архивы Самарской области), при осуществлении предоставления государственной услуги.

2. Предоставление государственной услуги по предоставлению архивных документов во временное пользование осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Закон Самарской области от 12.05.2005 N 109-ГД "Об архивном деле в Самарской области";

постановление Правительства Самарской области от 09.04.2008 N 79 "Об утверждении Положения об управлении государственной архивной службы Самарской области";

распоряжение Правительства Самарской области от 14.09.2005 N 156-р "Об утверждении Регламента деятельности управления государственной архивной службы Самарской области".

3. Предоставление государственной услуги по организации предоставления архивных документов во временное пользование осуществляет управление.

Непосредственную выдачу архивных документов во временное пользование осуществляют государственные архивы Самарской области.

4. Результатом предоставления государственной услуги является выдача в установленном порядке заявителю из архивохранилища государственного архива Самарской области архивных документов во временное пользование.

5. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают:

- физические и юридические лица, в процессе деятельности которых образуются документы архивного фонда Самарской области (далее - фондообразователи), - для работы с собственными документами, переданными на хранение в государственные архивы Самарской области;

- судебные, правоохранительные и иные уполномоченные органы - для служебного пользования;

- организации - для экспонирования на выставках (на договорной основе).

6. Предоставление архивных документов во временное пользование фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам для служебного пользования производится бесплатно.

7. Предоставление архивных документов во временное пользование организациям для экспонирования на выставках производится на условиях, определенных договором.

II. Требования к порядку предоставления

государственной услуги

8. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется управлением.

Местонахождение управления государственной архивной службы Самарской области и его почтовый адрес: 443096, г. Самара, ул. Мичурина, 13.

Электронный адрес управления: chiefarh@samaramail.ru

Телефоны должностных лиц управления, предоставляющего государственную услугу: (846) 2639954, 2650862, 2650869, факс 3414470.

Информация о местонахождении государственных архивов Самарской области (приложение N 1), их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещена на официальном сайте управления по электронному адресу: www.chiefarh.samaracity.ru.

Информация о государственной услуге и порядке ее предоставления размещена на портале государственных услуг Самарской области.

На официальном сайте управления размещены образцы бланков заявлений, необходимых для исполнения государственной услуги.

Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги:

- по телефону - должностные лица управления дают исчерпывающую информацию по вопросам предоставления архивных документов во временное пользование;

- по письменным обращениям - ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения;

- в электронном виде - ответ направляется заявителю в электронном виде по месту обращения в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения;

- при личном обращении - прием осуществляется руководителем управления, заместителем руководителя управления, другими должностными лицами по адресу: г. Самара, ул. Мичурина, 13 по рабочим дням с 9.00 до 18.00, тел. 2650869;

- на официальном сайте управления.

9. Основанием для предоставления государственной услуги является:

для фондообразователей, судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов:

- письмо-запрос о выдаче архивных документов во временное пользование;

- гарантийное письмо о сохранности документов и возвращении их в государственный архив Самарской области в установленный срок;

- договор о копировании (при необходимости);

- документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов;

для организаций, занимающихся выставочной деятельностью:

- письмо-запрос о выдаче архивных документов во временное пользование;

- договор о проведении выставки с условиями экспонирования;

- гарантийное письмо о сохранности документов и возвращении их в государственный архив Самарской области в установленный срок;

- договор о копировании (при необходимости);

- документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов.

10. Архивные документы выдаются из архивохранилища государственного архива с письменного разрешения директора государственного архива Самарской области.

11. Архивные документы выдаются из архивохранилищ на срок:

- фондообразователям - до трех месяцев;

- судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - до шести месяцев;

- организациям для экспонирования на выставках - на срок, определенный договором.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается в исключительных случаях с разрешения директора соответствующего государственного архива Самарской области.

12. Основанием отказа в предоставлении государственной услуги является:

- заявитель не относится ни к одной из указанных в пункте 5 настоящего Административного регламента категорий получателей услуги;

- архивные документы, требуемые для выдачи во временное пользование, не прошли научного описания и технического оформления;

- архивные документы, требуемые для выдачи во временное пользование, находятся в неудовлетворительном физическом состоянии;

- проведение научно-технических и реставрационных работ с документами на момент обращения получателя государственной услуги;

- архивные документы, требуемые для выдачи во временное пользование, относятся к категории особо ценных документов, в том числе уникальных документов;

- невозвращение получателем государственной услуги архивных документов, выданных во временное пользование.

13. Ограничения по предоставлению услуги:

- выдача архивных документов во временное пользование из личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на государственное хранение;

- содержание архивных документов, запрашиваемых к выдаче во временное пользование, должно соответствовать цели запроса.

III. Административные процедуры

14. Реализация государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запроса и направление его на исполнение;

- оформление договора (в случае экспонирования документов);

- оформление выдачи документов во временное пользование;

- выдача документов во временное пользование и контроль за их сохранностью;

- оформление возвращения архивных документов в государственный архив Самарской области.

15. Поступивший в управление запрос о предоставлении документов во временное пользование регистрируется и после рассмотрения его руководителем управления передается директору государственного архива Самарской области по профилю содержания запроса в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.

16. Директор государственного архива Самарской области рассматривает поступивший запрос о предоставлении документов во временное пользование и принимает решение:

- об отказе в предоставлении архивных документов во временное пользование в случаях, предусмотренных пунктами 12 и 13 настоящего Административного регламента;

- о предоставлении архивных документов во временное пользование.

17. Срок рассмотрения запроса директором государственного архива Самарской области и принятия решения - 3 дня с момента поступления запроса в государственный архив Самарской области.

18. При отказе в предоставлении архивных документов во временное пользование заявителю направляется ответ, в котором излагается причина, по которой архивные документы не могут быть выданы во временное пользование.

19. Перед выдачей архивных документов во временное пользование работник архивохранилища проводит их полистную проверку наличия и состояния (проверку нумерации листов, соответствия шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи, наличие листа использования дела).

20. Государственные архивы Самарской области обязаны уведомить заявителя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

21. Предоставление архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов и копий фонда пользования из хранилища во временное пользование.

22. Акт выдачи архивных документов во временное пользование составляется в двух экземплярах: один остается в государственном архиве Самарской области, другой выдается заявителю.

Акт подписывается директором государственного архива Самарской области и руководителем организации-заявителя. Подписи скрепляются гербовыми печатями сторон.

23. В случае выдачи документов во временное пользование для экспонирования документов оформляется договор, в котором прописываются условия экспонирования. Договор составляется в двух экземплярах: один остается в государственном архиве Самарской области, другой передается организации, проводящей выставку.

24. В целях обеспечения контроля за сохранностью архивных документов, выданных во временное пользование, подразделение государственного архива Самарской области, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверку сохранности выданных во временное пользование архивных документов. Проверка проводится с выходом специалистов государственного архива Самарской области в плановом порядке и по мере необходимости по согласованию с руководством государственного архива Самарской области.

25. После возвращения в государственный архив Самарской области архивных документов в обоих экземплярах акта делается соответствующая отметка. Один экземпляр остается в государственном архиве Самарской области, другой выдается заявителю.

26. При возвращении архивных документов в государственный архив Самарской области работник архивохранилища осуществляет полистную проверку их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии лица, возвратившего архивные документы. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение директора государственного архива Самарской области.

27. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), государственный архив Самарской области обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения государственного архива Самарской области, в трехдневный срок информирует управление, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

28. В случае нарушения срока возвращения архивных документов выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов.

29. В случае возникновения необходимости продления срока временного пользования архивными документами заявитель обращается в соответствующий государственный архив Самарской области с просьбой о продлении срока.

30. Решение о продлении срока временного пользования архивными документами принимается директором государственного архива Самарской области после проверки сохранности выданных во временное пользование архивных документов.

IV. Порядок и формы контроля за совершением

действий и принятием решений

31. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется должностными лицами управления, ответственными за организацию работы по ее предоставлению.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом управления, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

32. Управление осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными архивами Самарской области.

33. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц управления.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

34. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы управления) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

35. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие управления. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,

осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги

на основании настоящего Регламента

36. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.

37. Действия (бездействие) и решения должностных лиц управления могут быть обжалованы:

- руководителю управления;

- в судебном порядке.

38. Действия (бездействие) и решения государственных архивов Самарской области могут быть обжалованы:

- руководителю управления;

- в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.

39. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

40. Руководитель управления:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

41. Ответ на жалобу подписывается руководителем управления или его заместителем и направляется по адресу, указанному в обращении.

42. Письменная жалоба, поступившая в управление, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях руководитель управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения гражданина, направившего жалобу.

43. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

44. Управление при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

45. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель управления, иное уполномоченное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в управление. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Приложение N 1

к Административному регламенту,

утвержденному приказом руководителя управления

государственной архивной службы Самарской области

от 17 мая 2010 г. N 41

СВЕДЕНИЯ

О МЕСТОНАХОЖДЕНИИ, КОНТАКТНЫХ ТЕЛЕФОНАХ И АДРЕСАХ

ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ,

ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ

САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩИХ ГОСУДАРСТВЕННУЮ УСЛУГУ ПО

ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

ГУСО "Центральный государственный архив Самарской области"

Адрес: 443099, г. Самара, ул. Молодогвардейская, д. 35

Телефоны: (846) 3337662,3336272.

Адрес сайта: www.chiefarh.samaracity.ru/gaso.htm

Адрес электронной почты: gaso@samaramail.ru

Сызранский филиал ГУСО "Центральный государственный архив Самарской области"

Адрес: 446001, Самарская область, г. Сызрань, ул. Советская, д. 41

Телефоны: (8464) 987133, 985753.

Адрес сайта: www.chiefarh.samaracity.ru/syzran.htm

Адрес электронной почты: gosarhiv@dtc.syzran.ru

ГУСО "Самарский областной государственный архив социально-политической истории"

Адрес: 443035, г. Самара, ул. Мичурина, д. 13.

Телефоны: (846) 9952764, 9956875.

Адрес сайта: www.chiefarh.samaracity.ru/gals.htm

Адрес электронной почты: gals@samaramail.ru

ГУСО "Самарский областной государственный технотронный архив"

Адрес: 443035, г. Самара, ул. Мичурина, д. 13.

Телефон (846) 2633212.

Адрес сайта: www.chiefarh.samaracity.ru/SOGTA/sogta.htm

Адрес электронной почты: sogta@yandex.ru