Об утверждении порядка постоянного хранения, использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническ...



УТРАТИЛО СИЛУ ПРИКАЗОМ УПРАВЛЕНИЯ АРХИТУКТУРЫ И ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВА МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 31.01.2020 №07-О

МАГАДАНСКАЯ ОБЛАСТЬ

УПРАВЛЕНИЕ АРХИТЕКТУРЫ И ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВА

П Р И К А З

От 17.05.2016 №34-О

             

Об утверждении порядка постоянного хранения, использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведенийи порядка взиманияи возврата платы за предоставление копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) и содержащихся в них сведений

             

В соответствии с частями 2.1 - 2.2, 2.7 статьи 45 Федерального закона от 24.07.2007 № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости», на основании Постановления Правительства Магаданской области от 19.04.2016 № 289-пп «Об уполномоченном органе», п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить порядок постоянного хранения, использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений согласно приложению № 1 к настоящему приказу.

2. Утвердить порядок взимания и возврата платы за предоставление копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) и содержащихся в них сведенийсогласно приложению № 2 к настоящему приказу.

3. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

И.о. руководителя управления

М.Н. Поляков

Приложение № 1

к приказу Управления архитектуры и градостроительства Магаданской области

от 17 мая 2016 г. № 34 -О

Порядок постоянного хранения, использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений

1. Общие положения

1.1.Настоящий Порядок устанавливает требования к постоянному хранению, использованию технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Магаданской области (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), а также предоставлению копий такой документации и содержащихся в ней сведений.

1.2. В настоящем Порядке применены следующие термины с соответствующими определениями:

- архив – совокупность учётно-технической документации, находящейся на постоянном хранении в уполномоченном органе либо организации, заключившей договор хранения; Примечание: к термину архив неприменимо понятие «архивохранилище».

- архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке;

- архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

- архивохранилище – специально оборудованное помещение (помещения), недоступное для посторонних лиц, обеспечивающее предотвращение хищения, утраты или порчи архивных документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также поддержание их в нормальном физическом состоянии;

- единица хранения – инвентарное дело, представляющее собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющую самостоятельное значение;

- заверенная копия архивного документа – копия архивного документа, на которой в соответствии с установленным порядком поставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

- инвентарное дело – систематизированная совокупность учётно-технической документации, содержащей информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации изменений;

- инвентарный объект – объект технической инвентаризации, характеризующийся наличием основного строения, единством назначения основного строения и вспомогательных (служебных) строений (сооружений) либо совокупностью основных строений, расположенных в пределах одной обособленной территории (земельного участка), в том числе: жилой дом, отдельно стоящее здание или сооружение, комплекс зданий и сооружений производственно-технологического назначения, а также отдельные помещения в составе здания (строения, сооружения);

- копия архивного документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника архивного документа;

- учётно-техническая документация – технические паспорта, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Магаданской области (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного).

1.3. Постоянное хранение, использование, а также предоставление копий учётно-технической документации и содержащихся в ней сведений осуществляется Управлением архитектуры и градостроительства Магаданской области (далее – уполномоченный орган), либо учреждением или организацией, заключившими с уполномоченным органом договор хранения документов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее – организация, заключившая договор хранения).

1.4. В целях обеспечения постоянного хранения, использования и предоставления копий учётно-технической документации и содержащихся в ней сведений уполномоченный орган либо организация, заключившая договор хранения, выполняет следующие функции:

- обеспечивает сохранность документов в пределах всего срока хранения;

- осуществляет учет и использование документов;

- осуществляет проверку наличия и состояния документов, размещенных на постоянное хранение.

2. Порядок хранения учётно-технической документации

2.1. Постоянное хранение учётно-технической документации осуществляется в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также поддержание их в нормальном физическом состоянии (далее – архивохранилище).

2.2. Сохранность учётно-технической документации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

2.3. В комплекс работ по обеспечению сохранности учётно-технической документации включаются:

- предоставление помещений для размещения учётно-технической документации (архивохранилищ);

- обеспечение нормативных условий хранения учётно-технической документации;

- выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

- проверка наличия и состояния документов.

2.4. Обеспечение нормативных условий хранения учётно-технической документации включает:

- оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения учётно-технической документации;

- оборудование архивохранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

- соблюдение противопожарного режима;

- соблюдение охранного режима;

- создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

2.5. В целях обеспечения сохранности учётно-технической документации архивохранилище должно быть изолированным, сухим и соответствовать требованиям противопожарной безопасности. Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже 3-го этажа, заделываются металлическими решетками. Входные двери в архивохранилище целесообразно обивать железом с устройством запоров, а по окончании рабочего дня архивохранилище опечатывать.

2.6. Для размещения учётно-технической документации архивохранилище оборудуется стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел. Для хранения алфавитной и статистической карточек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками.

2.7. Архивохранилище обеспечивается:

- переносной лестницей-стремянкой в целях безопасной работы на верхних стеллажах;

- пылесосом для удаления пыли;

- рабочими халатами для работников архивохранилища.

2.8. Хранящиеся в архивохранилище материалы должны быть оформлены в установленном порядке и размещаться на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел.

2.9. Проверка наличия и состояния учётно-технической документации проводится уполномоченным органом либо организацией, заключившей договор хранения, комиссией или не менее чем двумя работниками уполномоченного органа либо организацией, заключившей договор хранения, не реже одного раза в 10 лет.

Проверка наличия и состояния учётно-технической документации, может также проводится по решению руководителя уполномоченного органа либо организации, заключившей договор хранения, при наличии иных обстоятельств, требующих проверки наличия и состояния объектов хранения.

2.10. В ходе проверки наличия и состояния учётно-технической документации:

- устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;

- выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

- выявляются отсутствующие документы, и организуется розыск;

выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

2.11. По результатам проверки, при обнаружении ошибок в учетных данных о документах, в случае обнаружения документации, не относящейся к документам, неучтенных документов составляется соответствующий акт. Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем уполномоченного органа или организации, заключившей договор хранения.

2.12. Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие документов, организуется их розыск.

Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На документы, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов, который утверждается руководителем уполномоченного органа или организации, заключившей договор хранения. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. В случае подготовки акта об утрате документов организацией, заключившей договор хранения, акт представляется в уполномоченный орган для принятия решения о снятии утраченных документов с учета.

2.13. Ответственность за сохранность документов несет руководитель уполномоченного органа либо организации, заключившей договор хранения, в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком.

3. Порядок использования учётно-технической документации, предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений

3.1. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральным законом.Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.

3.2. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации предоставляются на основании заявления физического, юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления (далее – заявитель).

3.3. Выдача сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации не должна нарушать прав и законных интересов собственников, владельцев (балансодержателей) объектов недвижимого имущества, а также интересов государства и его уполномоченных органов.

3.4. В целях обеспечения сохранности, инвентарные дела, архивные документы выдаются из архива работникамуполномоченного органа либо организации, заключившей договор хранения, для выполнения запросов, поступивших от заявителей, о предоставлении сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации. Дата возврата инвентарного дела определяется сроком выполнения работ по запросу заявителя.

3.5. Инвентарные дела, архивные документы выдаются правоохранительным органам и судам  на основании запроса или постановления (определения) в порядке, предусмотренном пунктами 3.17 – 3.22. настоящего Порядка. В целях обеспечения сохранности документов инвентарное дело предоставляется по запросам судов на обозрение или в виде заверенной копии.

3.6. В остальных случаях сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации предоставляются в виде:

- архивной выписки;

- заверенной копии архивных документов, входящих в состав инвентарных дел;

- сведений, составленных на основании документов, находящихся в инвентарных делах (далее – архивной справки).

3.7. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации предоставляются по заявлениям:

- собственника, владельца (балансодержателя) или их доверенных лиц (при предъявлении надлежащим образом оформленной доверенности), наследников по закону или по завещанию (при предъявлении документов, подтверждающих факт смерти наследодателя, нотариально удостоверенного завещания или справки нотариуса, подтверждающей вступление заявителя в наследство);

- правоохранительных органов и судов (по находящимся в их производстве делам);

- органов государственной власти и местного самоуправления (об объектах недвижимости, расположенных на территории соответствующих административно-территориальных образований);

- налоговых органов (об объектах недвижимости, расположенных на территории административно-территориальных образований, находящихся в сфере их ведения);

- органов государственной статистики (сведения, включенные в формы федерального государственного статистического наблюдения);

- органов, осуществляющих государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

- службы судебных приставов (по находящимся в их производстве делам);

- иных лиц и органов, определенных законодательством Российской Федерации.

3.8. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации предоставляются заявителям за плату, если иное не предусмотрено действующим законодательством и настоящим Порядком, в размере, установленном уполномоченным органом и не превышающим максимальных размеров платы, установленных Правительством Российской Федерации.

3.9. Заявление направляется в уполномоченный орган или организацию, заключившую договор хранения, заявителем по его выбору:

- путем личного обращения;

- посредством почтовой связи на бумажном носителе;

- в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3.10. В заявлении указываются:

- наименование объекта недвижимости, сведения, копии документов по которому запрашивается;

- наименование и адрес места нахождения объекта недвижимости, в отношении которого необходимо предоставить сведения, копии документов;

- сведения о заявителе (паспортные данные физического лица, либо реквизиты юридического лица, а также реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя соответствующего физического или юридического лица).

3.11. К заявлению прилагается документ, подтверждающий личность заявителя, а в случае обращения представителя юридического или физического лица – документ, подтверждающий полномочия представителя юридического или физического лица в соответствии с законодательством Российской Федерации,документ, подтверждающий оплату за предоставление сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации, за исключением случаев предоставления такой информации безвозмездно, а также документы, подтверждающие право лица на получение сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации.

3.12. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации по устным обращениям не предоставляются.

3.13. В течение 10 рабочих дней с момента поступления заявления уполномоченный орган либо организация, заключившая договор хранения, принимает одно из следующих решений:

- вручает (направляет) заявителю документы (копии документов), содержащие запрашиваемую информацию;

- вручает (направляет) заявителю справку об отсутствии в архиве уполномоченного органа либо организации, заключившей договор хранения, запрашиваемой информации;

- принимает решение об отказе в предоставлениисведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации, которое вручается (направляется) заявителю.

3.14. Решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации принимается, если:

- заявление не соответствует требованию, предусмотренному пунктом 3.10. настоящего Порядка, или к заявлению не приложены документы, предусмотренные пунктом 3.11. настоящего Порядка;

- содержание заявления не позволяет однозначно идентифицировать объект недвижимости, сведения о котором запрашиваются, и отсутствует возможность уточнить содержание указанного заявления (в случае подачи заявления о выдаче сведений, копий документов о конкретном объекте недвижимости);

- запрошены сведения, копии документов, доступ к которым ограничен федеральным законом.

3.15. По запросу органа кадастрового учета копии документов и содержащиеся в них сведения предоставляются бесплатно в течение пяти рабочих дней со дня регистрации такого запроса.

3.16. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации, справка об отсутствии в архиве уполномоченного органа либо организации, заключившей договор хранения запрашиваемой информации,решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации вручаются заявителю (его представителю с надлежащим образом оформленными полномочиями) нарочно, либо направляются почтовым отправлением по адресу, указанному в заявлении.

3.17. Выдача инвентарных дел, архивных документов, находящихся на постоянном хранении в уполномоченном органе либо организации, заключившей договор хранения, правоохранительным органам, судам осуществляется на основании запроса или постановления (определения) правоохранительных органов и судов, в котором обязательно указывается основание выдачи документов (инвентарных дел), инвентарный номер и название инвентарного дела, адрес нахождения объекта недвижимого имущества. Факт выдачи инвентарного дела фиксируется в акте приема-передачи. Акт приема-передачи инвентарных дел составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), подписывается уполномоченным лицом уполномоченного органа либо организации, заключившей договор хранения, ответственным за сохранность документов, и представителем правоохранительного органа – получателя документов.

3.18. Представители правоохранительных органов или судов при получении документов обязаны представить запрос или постановление (определение), оформленное в установленном порядке, наделяющее их полномочиями на получение соответствующих документов.

3.19. Выдача инвентарного дела регистрируется в журнале приема-выдачи инвентарных дел и/или карточке учета выдачи и возврата инвентарного дела под роспись.

3.20. С выдаваемых (изымаемых) документов изготавливаются копии, подлежащие заверению в установленном порядке, хранению в инвентарном деле до момента возвращения подлинников. Изъятие подлинников и замена их на копии отражается в соответствующей инвентарной книге.

3.21. Перед выдачей инвентарного дела, лицо, уполномоченного органа либо организации, заключившей договор хранения, ответственное за сохранность таких документов, проверяет соответствие инвентарного номера, названия объекта, литеры на обложке шифру и заголовку дела в инвентарной книге; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела, целостность заверительной надписи и печати на прошитых документах. Случаи выявленных несоответствий фиксируются в акте приема-передачи инвентарных дел в графе Примечания или составляется акт выявленных несоответствий.

3.22. Архивные документы, инвентарные дела, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Приложение № 2

к приказу Управления архитектуры и градостроительства Магаданской области

от 17 мая 2016 г. № 34 -О

Порядок взимания и возврата платы за предоставление копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) и содержащихся в них сведений

1. Настоящий Порядок устанавливает правила взимания и возврата платы за предоставление копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее – учётно-техническая документация) и содержащихся в них сведений.

2. Плата за предоставление сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации вносится в валюте Российской Федерации в установленном порядке на счёт в Управления архитектуры и градостроительства Магаданской области (далее – уполномоченный орган), либо учреждения или организации, заключившей с уполномоченным органом договор хранения документов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее – организация, заключившая договор хранения).

3. Банковские реквизиты для перечисления платежа размещаются на официальном сайте Управления архитектуры и градостроительства Магаданской области в сети Интернет (далее - официальный сайт).

4. Документом, подтверждающим внесение платы за предоставление сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации, является платежное поручение, имеющее штамп банка об оплате, или квитанция банка или организации, заключившей договор хранения, об оплате наличными средствами.

5. Возврат платежа осуществляется на основании заявления лица, подавшего заявление уполномоченный орган, либо организацию, заключившую договор хранения, о предоставлении сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации или его правопреемника (далее - заявление о возврате платежа), либо на основании решения суда.

6. Возврат платежа осуществляется в следующих случаях:

- если лицу, подавшему заявление уполномоченный орган, либо организацию, заключившую договор хранения, о предоставлении сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации, отказано в предоставлении таких сведений, либо если в архиве уполномоченного органа, либо организации, заключившей договор хранения,отсутствуют такие сведения;

- если плата внесена в большем размере, чем установлено уполномоченным органом, при этом возврату подлежат средства в размере, превышающем размер установленной платы.

7. Заявление о возврате платежа представляется в уполномоченный орган или организацию, заключившую договор хранения, в которые подавалось заявление о предоставлении сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации, в виде бумажного документа при личном обращении или путем почтового отправления.

8. В заявлении о возврате платежа указываются банковские реквизиты, необходимые для возврата платежа лицу, подавшему такое заявление (фамилия, имя, отчество (при его наличии) или наименование юридического лица, ИНН (при его наличии), КПП (при его наличии), лицевой или банковский счет, наименование банка получателя, БИК, корреспондентский счет банка), а также почтовый адрес или адрес электронной почты.

9. К заявлению о возврате платежа прикладывается оригинал или копия документа, подтверждающего перечисление платежа. Указанная копия документа заверяется расчетной организацией, осуществившей данный платеж. Заверение копии документа, подтверждающего перечисление платежа, не требуется в случае, если при представлении заявления о возврате платежа при личном обращении предъявляется оригинал документа, подтверждающего перечисление платежа, который возвращается заявителю.

10. В случае подачи заявления о возврате платежа правопреемником заявителя к такому заявлению прикладываются документы, подтверждающие переход прав требования к правопреемнику заявителя, в том числе заверенные в установленном порядке выписки из передаточных актов, разделительных балансов, единого государственного реестра юридических лиц.

11. При отсутствии в заявлении о возврате платежа сведений, установленных пунктом 8 настоящего Порядка, или непредставлении документов, установленных пунктами 9 – 10 настоящего Порядка, такое заявление считается неполученным и не рассматривается уполномоченным органом или организацией, заключившей договор хранения, о чем уполномоченный орган или организация, заключившая договор хранения, в которые подано такое заявление, не позднее пяти рабочих дней со дня представления такого заявления направляет лицу, подавшему заявление о возврате платежа, уведомление с указанием требований, в соответствии с которыми должно быть представлено такое заявление.

12. Уполномоченный орган или организация, заключившая договор хранения, получившие заявление о возврате платежа, в течение 10 рабочих дней со дня поступления указанных в пунктах 5, 7 настоящего Порядка документов принимают решение о возврате платежаи осуществляют возврат платежа, о чём в течение двух рабочих дней со дня принятия решения о возврате платежа уведомляют лицо, подавшее заявление о возврате платежа.