Об утверждении административного регламента департамента культуры и архивного дела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Утверждение и согласование положений о центральных э...



Д Е П А Р Т А М Е Н Т К У Л Ь Т У Р Ы

1

Д Е П А Р Т А М Е Н Т  К У Л Ь Т У Р Ы

И  А Р Х И В Н О Г О  Д Е Л А В О Р О Н Е Ж С К О Й  О Б Л А С Т И

П Р И К А З

«17» июля 2012 г.                                                                            №  420 - ОД

г. Воронеж

Об утверждении административного регламента

департамента культуры и архивного дела Воронежской области

по предоставлению государственной услуги «Утверждение и согласование положений о центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными  и муниципальными архивами области»

Утратил силу в соответствии с  приказом департамента культуры Воронежской области от 28.09.2015 № 755-ОД НГР RU36000201501920

В соответствии с Законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», указом губернатора Воронежской области от 27.05.2011 № 214-у «Об утверждении Перечня государственных услуг исполнительных органов государственной власти Воронежской области», постановлением правительства Воронежской области от 29.10.2010 № 916 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов по предоставлению государственных услуг исполнительными органами государственной власти Воронежской области», постановлением правительства Воронежской области  от 12.05.2012 № 394 «Об утверждении Положения о департаменте культуры и архивного дела Воронежской области»

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент департамента культуры и архивного дела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Утверждение и согласование положений о центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области».

2. Приказ архивного отдела от 27.03.2012 № 18-О «Об утверждении административного регламента архивного отдела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Утверждение и согласование положений о Центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области» признать утратившим силу.

3. Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней со дня его официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель   департамента                                                         И.Д. Образцов

   Утвержден

приказом департамента культуры

и архивного дела Воронежской области

                                                                                                                 от 17 июля 2012 № 420-ОД

Административный регламент

департамента культуры и архивного дела Воронежской области

по предоставлению государственной услуги

«Утверждение и согласование положений о центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных  исполнительными органами государственной власти,  другими государственными органами и организациями,

государственными и муниципальными архивами области»

Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента департамента культуры и архивного дела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Утверждение и согласование положений о центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами  государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области» (далее - регламент):

              Предметом регулирования настоящего административного регламента департамента культуры и архивного дела Воронежской области (далее – департамент) являются правоотношения, возникающие между департаментом и заявителями в связи с предоставлением государственной услуги «Утверждение и согласование положений о центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами  государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области»  (далее - государственная услуга).  

1.2. Описание заявителей, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации и Воронежской области, либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Воронежской области, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами государственной власти при предоставлении государственной услуги.

Государственная услуга  предоставляется  организациям, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, и выступающие источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, расположенных на территории Воронежской области, архивными документами (далее -организация). От имени заявителей могут выступать их надлежащим образом уполномоченные представители.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги.

1.3.1. Информация о месте нахождения департамента, графике (режиме) работы, контактных телефонах.

Место нахождения департамента: г. Воронеж, ул. Карла Маркса, 51.

Почтовый адрес для направления документов:

394036, г. Воронеж, ул. Карла Маркса, 51.

График работы архивного отдела:

Понедельник – четверг:              9.00 - 18.00

Пятница:                                                        9.00 - 16.45

Перерыв:                                                        13.00 - 13.45

Суббота – воскресенье:               выходные дни

Праздничные дни, а также продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

Информацию о месте нахождения и графике работы департамента, предоставляющего государственную услугу, можно получить по справочным телефонам, на официальных сайтах и по электронной почте.

Справочные телефоны:  (473) 253-11-08 приемная, (473) 277-98-93 - ответственный исполнитель департамента.

Адреса официальных сайтов, содержащих информацию о предоставлении государственной услуги:

http://www.govvrn.ru «Воронежская область Официальный портал органов власти» (Органы государственной власти → Исполнительные органы государственной власти → Департамент культуры и архивного дела Воронежской области→ Нормативно-правовая база → Приказы департамента культуры и архивного отдела Воронежской области);

http://svc.govvrn.ru «Портал государственных и муниципальных услуг Воронежской области»;

http://www.gosuslugi.ru федеральная государственная информационная система «Единый портал государственных и муниципальных услуг».

Адрес электронной почты департамента: kultura.vrn@mail.ru

1.3.2. Информация о месте нахождения государственных архивов Воронежской области, графике (режиме) работы, контактных телефонах.

КУВО «Государственный архив Воронежской области»:

г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7, тел. 277-98-91, 277-98-94, 277-98-95,

электронный адрес: gavo@arsvo.ru

График работы: понедельник – четверг:  09.00 - 18.00

    пятница: 09.00 - 16.45

    перерыв: 13.00 - 13.45

суббота – воскресенье:               выходные дни

Праздничные дни, а также продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

КУВО «Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области»:

г. Воронеж, ул. Орджоникидзе, д. 31, тел. 222-61-11

электронный адрес: gaopi@arsvo.ru

График работы: понедельник – четверг:  09.00 - 18.00

пятница: 09.00 - 16.45

перерыв: 13.00 - 13.45

Суббота – воскресенье:               выходные дни

Праздничные дни, а также продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

КУВО «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу»:

г. Воронеж, ул. Острогожская, д. 83, тел. 236-72-27,

электронный адрес: gavols@arsvo.ru

График работы: понедельник – пятница:  08.00 - 17.00

перерыв: 12.00 - 13.00

Суббота – воскресенье:               выходные дни

Праздничные дни, а также продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

1.3.3. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления указанных услуг, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

         Информирование по порядку предоставления государственной услуги производится:

 непосредственно в департаменте;

 с использованием  средств телефонной связи, электронного информирования;

 посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, в том числе в сети Интернет, публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов;

 с использованием федеральной государственной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг».

Специалисты департамента проводят консультации и дают справки по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе:

а) о месте нахождения и графике работы департамента;

б) о справочных телефонах и факсе департамента;

в) об адресе официального сайта в сети Интернет, адресе электронной почты;

г) о порядке получения заявителями информации по вопросам предоставления государственной услуги;

д) о сроках предоставления государственной услуги;

е)  о ходе предоставления государственной услуги;

ж) о порядке обжалования действий (бездействий) должностного лица при предоставлении государственной услуги.

1.3.4. При ответах (консультировании) на телефонные звонки и устные обращения специалисты  подробно и вежливо (в корректной форме) информируют и консультируют обратившихся по интересующим их вопросам в пределах своей компетенции.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

Время разговора не должно превышать  10 минут.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть перенаправлен (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

1.3.5. Порядок, форма и место размещения информации по вопросам предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе на стендах в местах предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, а также на официальных сайтах исполнительных органов государственной власти Воронежской области, предоставляющих государственную услугу, организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги, в сети Интернет, а также в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

          Сведения о месте нахождения, графике (режиме) работы, контактных телефонах департамента и подведомственных ему  государственных архивных учреждениях размещаются и поддерживаются в актуальном режиме:

 на официальном сайте  Архивной службы Воронежской области http://www.arsvo.ru;

 на тематической странице департамента информационной системы «Портал Воронежской области в сети «Интернет» http://www.govvrn.ru;

 на информационном стенде департамента;

 в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг» http:// www.gosuslugi.ru.

Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги:

«Утверждение и согласование положений о центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области».

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу:

департамент культуры и архивного дела Воронежской области.

Предоставление государственной услуги осуществляется департаментом во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами, расположенными на территории Воронежской области (далее - государственные и муниципальные архивы Воронежской области) путем подготовки вопроса об утверждении и согласовании документов, представленных на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии департамента (далее – ЭПК департамента).

           Департамент не вправе требовать от заявителя при предоставлении государственной услуги осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги  и связанных с обращениями в иные государственные органы, органы местного самоуправления и организации за  исключением получения услуг,  включенных в перечень услуг, которые являются  необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный правительством Воронежской области.

2.3. Результат предоставления государственной услуги.

Конечным результатом предоставления государственной услуги является решение ЭПК департамента об утверждении, согласовании представленных на ее рассмотрение документов или письменное уведомление заявителя об отказе в предоставлении государственной услуги по основаниям, изложенным в п. 2.8. настоящего регламента.

2.4. Срок предоставления государственной услуги.

Общий срок предоставления государственной услуги - 21 рабочий день со дня регистрации письменного обращения заявителя.

Документы, направляемые на рассмотрение ЭПК департамента, могут быть рассмотрены на очередном ее заседании только в случае их регистрации не позднее, чем за 15 рабочих дней до дня очередного заседания ЭПК департамента.

Регистрация поступивших от заявителя документов в департаменте  осуществляется в день поступления документов.

Подготовка представленных заявителем документов к рассмотрению  на заседании ЭПК департамента  осуществляется в срок, не превышающий 15 рабочих дней, в том числе:

 определение председателем ЭПК департамента специалиста, ответственного за  подготовку поступивших документов на рассмотрение ЭПК архивного отдела, и передача документов секретарю  ЭПК департамента осуществляется в день приема и регистрации документов;

 проверка секретарем ЭПК департамента и исполнителем комплектности и правильности оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК департамента – не более 5 рабочих дней;

 подготовка исполнителем заключения на  документы, оформленные без нарушений требований, или письменного уведомления заявителя с обоснованием отказа в рассмотрении  представленных документов на заседании ЭПК департамента – не более  3 рабочих дней;

 подготовка экспертом ЭПК департамента заключения по итогам проверки переданных документов – не более 5 рабочих дней;

 подготовка ответственным исполнителем сводного заключения и включение вопроса в повестку дня заседания ЭПК департамента - не более 2 рабочих дней.

Рассмотрение поступивших документов на заседании ЭПК департамента, принятие решения об утверждении и согласовании документов - в течение 1 рабочего дня. Оформление протокола, проставление грифа утверждения и согласования на документах, подготовка  и направление ответа заявителю (выписка из протокола ЭПК департамента) – не более 4 рабочих дней.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги.

Предоставление государственной услуги по утверждению и согласованию  положений о центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных на  рассмотрение ЭПК департамента осуществляется в соответствии с:

 Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием  12 декабря 1993 года) (Российская газета, 1993, 25 декабря);

 Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,  (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. № 43, ст. 4169);

 Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»  (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. №31 (1 ч.), ст. 3448);

 Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации  предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010 г., № 31, ст. 4179);

 Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., № 19, ст. 2060);

 Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.12.2005 № 725  «О взаимодействии и координации деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и территориальных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005 г. № 50, ст. 5311);

 Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). По заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается. – Письмо Минюста России от 04.04.2003     № 07/3276-ЮД («Бюллетень Минюста РФ», № 5, 2003);

 Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059 «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007);

 Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной  деятельности организаций, с указанием сроков хранения» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 46, 12.11.2007);

 Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (« Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 38, 19.09.2011);

 Уставом Воронежской области, принятым Воронежской областной Думой 25 мая 2006 года и обнародованным 7 июня 2006 года (Коммуна, 2006, 10 июня);

 Законом Воронежской области от 30.03.2009 № 12-ОЗ «О регулировании отдельных отношений в сфере архивного дела на территории Воронежской области» (Собрание законодательства Воронежской области, 26.05.2009, № 3, ст. 72);

 Указом губернатора Воронежской области от 31.12.2008 № 218-у «Об утверждении регламента взаимодействия исполнительных органов Воронежской области» («Молодой коммунар», 2009, 27 января);

 постановлением правительства Воронежской области от 12.05.2012 № 394 «Об утверждении Положения о департаменте культуры и  архивного  дела Воронежской области» (Молодой коммунар, 2012, 17 мая);

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными  правовыми актами для предоставления государственной услуги.

            2.6.1. Исчерпывающий перечень документов, подлежащих предоставлению заявителем.

Основанием для предоставления государственной услуги является заявление в произвольной форме, направленное заявителем в департамент в письменном виде посредством почтового отправления или предоставленного лично.

Для предоставления государственной услуги заявителям необходимо направить (представить) заявление с приложением документов, требующих утверждения или согласования ЭПК департамента, которыми могут являться в том числе:

 положение о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации;

 положение об архиве организации;

 инструкция по делопроизводству организации;

 примерная номенклатура дел;

 списки источников комплектования государственных, муниципальных архивов Воронежской области;

 номенклатура дел организации;

 опись дел постоянного хранения организации;

 опись дел по личному составу организации;

 опись особо ценных дел организации;

 опись страхового фонда организации;

 опись электронных документов постоянного хранения организации;

 опись единиц хранения научно-технической документации;

 перечень проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

 акт о необнаружении единиц хранения научно-технической документации, подлежащих передаче на постоянное хранение;

 акт о неисправимых повреждениях единиц хранения (документов) научно-технической документации постоянного хранения;

 акт о невосстановимой утрате информации, относящийся к электронной научно-технической документации;

 акт о выделении к уничтожению научно-технической документации организации;

 акт о выделении к уничтожению кинофотовидеодокументов организации;

 акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны,  организации;

 акт о неисправных повреждениях дел организации;

 опись дел постоянного хранения, составленная в государственном, муниципальном архиве Воронежской области;

 опись видеодокументов;

 опись кинодокументов;

 опись фонодокументов граммофонной записи (грампластинок);

 опись фонодокументов магнитной записи;

 опись фотоальбомов;

 опись фотодокументов;

 опись особо ценных документов, составленная в государственном, муниципальном архиве Воронежской области;

 перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);

 акт описания архивных документов, переработки описей;

 акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, из фондов государственных, муниципальных архивов Воронежской области.

Представляемые документы должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.6.2. Исчерпывающий перечень документов, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций, и которые заявитель в праве представить.

Документы, сведения и информация, необходимые для предоставления государственной услуги, и находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций, отсутствуют.

Запрещается требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области и муниципальными правовыми актами.

2.6.3. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги.

Для получения государственной услуги заявителю не требуется получения услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, перечень которых утвержден правительством Воронежской области.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является несоответствие представленных документов требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах Воронежской области, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Об отказе в предоставлении государственной услуги письменно сообщается заявителю не позднее 3 дней со дня поступления документов.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставление государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области.

Предоставление государственной услуги департаментом является бесплатным для заявителей.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 10 минут.

Максимальное время ожидания в очереди для получения консультации не должно превышать 10 минут.

2.11. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги.

Заявление регистрируется специалистом департамента, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в день его представления (поступления).

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

2.12.1. Требования к размещению и оформлению помещений

В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды заявителей, также оборудуется пост охраны. Вход и передвижение по помещению, в котором проводится прием заявителей, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями.

2.12.2. Требования к размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации.

Места получения информации о предоставлении государственной услуги оборудуются информационными стендами.

2.12.3. Требование к оборудованию мест ожидания.

Места ожидания заявителями приема оборудуются стульями, столами для оформления заявлений.

2.12.4. Требования к парковочным местам.

В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование парковочных мест.

2.12.5. Требования к оформлению входа в здание.

На входе в здание, где размещаются помещения по предоставлению государственной услуги, на видном месте размещается вывеска, содержащая информацию о графике работы  департамента.

2.12.6. Требования к местам для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов

Места для информирования заявителей, получения информации и оформления заявлений оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания заявлений.

2.12.7. Требования к местам для ожидания заявителей.

Места для ожидания заявителей оборудуются стульями, столами для оформления заявлений.

2.12.8. Требования к местам для приема заявителей.

Прием заявителей осуществляется с соблюдением мер безопасности в помещении, которое обеспечивает комфортное расположение заявителей, оснащено средствами связи, оборудовано столами и стульями.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги.

2.13.1. Показателями доступности государственной услуги являются:

- транспортная доступность к местам предоставления государственной услуги;

- обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга;

- размещение информации о порядке предоставления государственной услуги на официальном портале органов власти Воронежской области, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), на портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области, возможность получения заявителями необходимой информации.

2.13.2. Показателями качества рассмотрения обращений в департаменте являются:

- достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения заявления;

- полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения заявления;

- наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;

- удобство и доступность получения заявителями информации о порядке предоставления государственной услуги;

- соблюдение срока предоставления государственной услуги;

- отсутствие обоснованных жалоб на действия (бездействия) и принимаемые решения должностными лицами департамента в процессе предоставления государственной услуги.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги  в многофункциональных центрах и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме.

Взаимодействие исполнителя с заявителем посредством личного контакта – не более 2 раз (передача и получение документов). Возможно отсутствие личного контакта при условии направления и получения документов посредством почтового отправления.

Государственная услуга не предоставляется посредством многофункционального центра.

Государственная услуга не предоставляется в электронной форме.

Состав, последовательность и сроки выполнения

административных процедур, требования к порядку их выполнения,

в том числе особенности выполнения административных процедур

в электронной форме

3.1. Исчерпывающий перечень административных процедур:

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

 прием и регистрация поступившего заявления с приложением документов, подлежащих утверждению (согласованию);

 подготовка поступивших документов к рассмотрению на заседании ЭПК департамента;

 рассмотрение поступивших документов на заседании ЭПК департамента;

 подготовка и направление ответа заявителю (выписка из протокола ЭПК департамента) об утверждении, согласовании документов.

Представление документов, находящихся в распоряжении департамента и государственных архивных учреждений, в иные органы и организации не требуется.

Документы, находящиеся в других органах и организациях, для предоставления государственной услуги не  требуются.

Последовательность административных процедур определена в блок-схеме (приложение).

3.1.1. Прием и регистрация поступившего с приложением документов, подлежащих утверждению (согласованию).

Основанием для начала выполнения административного действия по приему и регистрации поступившего с приложением документов, подлежащих утверждению (согласованию), является обращение получателей государственной услуги в департамент.

Прием и регистрацию поступившего заявления с приложением документов, подлежащих утверждению (согласованию), осуществляет специалист департамента, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

Зарегистрированные  документы передаются председателю ЭПК департамента.

Регистрация и передача документов председателю ЭПК департамента осуществляется в день поступления документов.

Результатом административного действия являются принятые, зарегистрированные  и переданные на рассмотрение  председателю ЭПК департамента поступившие   с заявлением документы.

3.1.2. Подготовка поступивших документов к рассмотрению на заседании ЭПК департамента.

Основанием для начала  выполнения административного действия по подготовке поступивших документов к рассмотрению на заседании ЭПК департамента является резолюция председателя ЭПК департамента, где определяется специалист департамента, государственного архивного учреждения, ответственный  за подготовку поступивших документов на рассмотрение ЭПК департамента.

Документы, поступившие на рассмотрение ЭПК департамента, с соответствующей резолюцией  председателя ЭПК департамента передаются секретарю ЭПК департамента.

Секретарь ЭПК департамента совместно с ответственным исполнителем департамента, государственного архивного учреждения проверяет комплектность и правильность оформления документов,  поступивших на рассмотрение ЭПК департамента. Срок проверки представленных документов – не более 5 рабочих дней.

При выявлении в ходе проверки документов нарушений, указанных в п. 2.8. секретарь ЭПК департамента в срок, не превышающий 3 рабочих дней, направляет в адрес заявителя письменное уведомление с обоснованием отказа в рассмотрении документов на заседании ЭПК департамента.

На документы, оформленные без нарушений требований, указанных в п. 2.8. ответственным исполнителем департамента, государственного архивного учреждения готовится заключение. Срок подготовки заключения – не более 3 рабочих дней.

После подготовки заключения на представленные заявителем документы ответственный исполнитель департамента, государственного архивного учреждения передает документы и заключение на рассмотрение эксперта ЭПК департамента.

Эксперт ЭПК департамента после проверки представленных заявителем документов и с учетом заключения ответственного исполнителя департамента, государственного архивного учреждения готовит собственное заключение. Срок подготовки заключения  эксперта ЭПК департамента – не более 5 рабочих дней.

Эксперт ЭПК департамента передает ответственному исполнителю департамента, государственного архивного учреждения документы заявителя и заключения для подготовки сводного заключения.

Ответственным исполнителем департамента, государственного архивного учреждения готовится сводное заключение на документы заявителя в срок, не превышающий 2 рабочих дня.

Ответственный исполнитель департамента, государственного архивного учреждения передает секретарю ЭПК департамента документы, представленные заявителем, и сводное заключение для включения вопроса о рассмотрении представленных заявителем документов в повестку очередного заседания ЭПК департамента.

Общий срок административного действия – 15 рабочих дней.

Результатом административного действия является сводное заключение для включения вопроса  о рассмотрении представленных документов в повестку дня заседания ЭПК департамента.

3.1.3. Рассмотрение поступивших документов на заседании ЭПК департамента.

Основанием для начала  выполнения административного действия по рассмотрению поступивших документов на заседании ЭПК департамента является  включение вопроса о рассмотрении представленных документов в повестку дня заседания ЭПК департамента.

Решения ЭПК департамента принимаются по каждому рассматриваемому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов присутствующих членов ЭПК департамента.

По результатам рассмотрения на заседании ЭПК департамента представленных заявителем документов принимается решение ЭПК департамента об утверждении, согласовании документов либо отказе в утверждении, согласовании.

На документах оформляется гриф утверждения, согласования ЭПК департамента с указанием номера и даты протокола заседания ЭПК департамента и проставлением печати ЭПК департамента.

Административное действие выполняется в течение 1 рабочего дня.

Результатом административного действия является решение ЭПК департамента об утверждении, согласовании представленных документов либо отказе в их утверждении, согласовании.

3.1.4. Подготовка и направление ответа заявителю (выписка из протокола ЭПК департамента) об утверждении, согласовании документов либо отказе в их утверждении, согласовании.

Основанием для начала  выполнения административного действия по подготовке и направлению ответа заявителю является оформление протокола заседания ЭПК департамента и утверждение  его руководителем департамента.

Решение ЭПК департамента об утверждении, согласовании документов либо отказе в их утверждении, согласовании, после утверждения протокола заседания ЭПК департамента руководителем департамента, подписывается председателем и секретарем ЭПК департамента, заверяется печатью департамента и направляется в адрес заявителя, представившего документы.

Решение ЭПК департамента оформляется в виде выписки из протокола заседания ЭПК департамента.

Общий срок административного действия – 4 рабочих дня.

           Результатом административного действия является решение ЭПК департамента об утверждении, согласовании документов, либо отказе в утверждении, согласовании, оформленное в виде выписки из протокола заседания ЭПК департамента и направленное в адрес заявителя.

Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением должностными лицами департамента положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также за принятием ими решений.

Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений, принятие мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется должностными лицами департамента.

Текущий контроль  осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации и Воронежской области.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем департамента, но не реже 2 раз в год.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги.

Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги  включает в себя  проведение проверок деятельности государственных гражданских служащих департамента и специалистов государственных архивных учреждений,  с целью выявления допущенных ими нарушений в соответствии с требованиями настоящего административного регламента.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей  осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Внеочередные проверки полноты и качества предоставления государственной услуги проводятся руководителем и заместителем руководителя департамента в соответствии с должностными регламентами в рамках текущей работы, в том числе по письменному обращению граждан и юридических лиц на основании индивидуальных правовых актов (приказов) руководителя департамента.

4.3. Ответственность должностных лиц департамента  за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги.

Государственные гражданские служащие департамента, ответственные за предоставление государственной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения каждой административной процедуры, предусмотренной настоящим административным регламентом, в соответствии с действующим законодательством.

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

      5.1. Информация для заявителей об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принятых в ходе предоставления государственной услуги.

       5.1.1. Заявители имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) департамента, а также должностных лиц департамента в досудебном (внесудебном) порядке и (или) судебном порядке.

5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования.

5.2.1. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях.

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области;

7) отказ департамента, предоставляющего государственную услугу, должностного лица департамента, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения.

5.3.1. Оснований для отказа в рассмотрении либо приостановления рассмотрения жалобы не имеется.

5.3.2. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов государственной власти Воронежской области и их должностных лиц, государственных гражданских служащих Воронежской области, устанавливаются нормативным правовым актом Воронежской области.

5.4. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования.

5.4.1. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступившая жалоба.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме, в департамент. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо Портала государственных и муниципальных услуг Воронежской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4.2. Жалоба должна содержать:

1) наименование департамента, должностного лица департамента, либо государственного служащего департамента, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) департамента, должностного лица департамента, либо государственного служащего департамента;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) департамента, должностного лица департамента, либо государственного служащего департамента. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.5.1. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

5.6. Исполнительные органы государственной власти Воронежской области и должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке.

5.6.1. Жалобы на решения, принятые руководителем департамента, подаются в правительство Воронежской области.

Заявители могут обжаловать решения и действия (бездействия) должностных лиц, государственных служащих департамента у руководителя департамента.

5.7. Сроки рассмотрения жалобы.

5.7.1. Жалоба, поступившая в департамент, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа департамента, должностного лица департамента в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования.

5.8.1. По результатам рассмотрения жалобы департамент принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных департаментом, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.8.2. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в 5.8.1. настоящего регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.8.3. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с настоящим административным регламентом, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

1

Приложение № 1

к административному регламенту

БЛОК-СХЕМА ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ

департамента культуры и архивного дела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Утверждение и согласование положений о центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных  исполнительными органами государственной власти,  другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области»