ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА, СВЯЗИ И ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН»



МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТ СВЯЗИ И ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 17 сентября 2010 года №1

г. Южно-Сахалинск

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА, СВЯЗИ И ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН»

{Утратил силу:

Приказ министерства транспорта и дорожного хозяйства Сахалинской области от 29.06.2012 №02/06}

{Изменения:

Приказ министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области от 03.02.2011 №01/02}

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)», постановлением администрации Сахалинской области от 14.11.2008 N 359-па «Об организации разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, а также анализа практики их применения»:

1. Утвердить Административный регламент министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан» (прилагается).

2. Опубликовать настоящий приказ в газете «Губернские ведомости» и разместить в сети Интернет на официальном сайте Правительства Сахалинской области и министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр                                                                                                      В.В. Дегтярёв

УТВЕРЖДЕН

приказом министерства транспорта,

связи и дорожного хозяйства

Сахалинской области

от 17.09.2010 №1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

министерства транспорта связи и дорожного хозяйства Сахалинской области по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан»

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции

Рассмотрение обращений граждан (далее - государственная функция).

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 02.05.2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 06.10.99 № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации»;

- Положением о министерстве транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области, утвержденным постановлением администрации Сахалинской области от 15.12.2009 №518-па;

- Инструкцией по делопроизводству в министерстве транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области, утвержденной приказом министра транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области от 04.05.2010 № 22;

- настоящим Административным регламентом.

1.3. Наименование органа исполнительной власти, исполняющего

государственную функцию

Государственную функцию исполняет министерство транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области (далее - министерство).

При исполнении государственной функции министерство взаимодействует с другими органами, организациями и должностными лицами по вопросам их компетенции.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции

2.1.1. Конечным результатом исполнения государственной функции является:

- разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов;

направление заявителю письменного ответа, содержащего исчерпывающую информацию по вопросам, поставленным в обращении;

- получение гражданином устного ответа на вопросы, поставленные им в устном обращении;

направление обращения заявителя в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении;

оставление обращения без ответа в соответствии с законодательством Российской Федерации;

отказ в решении вопросов, поставленных в обращении, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.1.2. Информация о месте нахождения и график работы министерства: Сахалинская область, город Южно-Сахалинск, ул. Дзержинского, 34,

третий этаж.

Почтовый адрес министерства: 693011, Сахалинская область, город Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39.

Адрес электронной почты: dp_ trans@adm.Sakhalin.ru.

График работы министерства:

Понедельник-Четверг 09.00 -18.15 (перерыв - 13.00 - 14.00)

Пятница 09.00 - 17.00 (перерыв - 13.00 - 14.00)

Суббота, Воскресенье Выходной день.

2.1.3. Информация о перечне необходимых для исполнения государственной функции документов, требуемых от заявителей, и порядке их предоставления.

Письменное обращение гражданина подается в свободной форме и в обязательном порядке должно содержать наименование органа исполнительной власти Сахалинской области - министерство транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица министерства, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости, в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

2.1.4. Справочный телефон министерства и структурных подразделений министерства, исполняющих государственную функцию: (4242) 469-317.

2.1.5. Адрес официального сайта министерства в сети Интернет: http://mintrans.admsakhalin.ru.

2.1.6. Порядок получения информации по вопросам исполнения государственной функции.

Информирование производится в форме:

устного информирования;

письменного информирования.

2.1.6.1. По вопросам исполнения государственной функции информирование производится по вопросам:

- требований к оформлению письменного обращения;

- мест и графиков личного приема граждан должностными лицами министерства;

- порядка и сроков рассмотрения обращений граждан;

порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции. Основными требованиями при консультировании являются: компетентность, четкость в изложении материала, полнота консультирования, аргументированность.

2.1.6.2. Устное информирование осуществляется государственным гражданским служащим министерства, ответственным за ведение делопроизводства (далее - ответственный гражданский служащий министерства) при обращении заявителя за информацией лично или по телефону.

При ответах на телефонные звонки ответственный гражданский служащий министерства подробно в корректной форме информирует обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности гражданского служащего, принявшего телефонный звонок.

Если ответственный гражданский служащий министерства, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.1.6.3. Письменное информирование осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением или посредством информационно- телекоммуникационных сетей общего пользования (по электронной почте, в сети Интернет, по факсу).

Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона государственного гражданского служащего.

Ответ направляется в письменном виде в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя.

Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

{пункт 2.1.6.3. в ред. приказа министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области от 03.02.2011 №01/02}

2.1.7. Всю исчерпывающую информацию о порядке исполнение государственной функции, граждане могут получить на официальном интернет-сайте министерства или на информационном стенде министерства.

2.1.7.1. Официальный сайт и информационный стенд должны содержать следующую информацию:

-              сведения о месте нахождения и график работы министерства, номера телефонов для справок, адрес электронной почты министерства;

-              порядок информирования о правилах исполнения государственной функции;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;

- краткое изложение процедур исполнения государственной функции.

{пункт 2.1.7.1. в ред. приказа министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области от 03.02.2011 №01/02}

2.1.7.2. {пункт 2.1.7.2. в ред. приказа министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области от 03.02.2011 №01/02}

2.2. Требования к местам исполнения государственной функции

2.2.1. Места исполнения государственной функции включают места для ожидания, информирования, приема заявителей, которые оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, стульями (креслами), столами и обеспечиваются писчей бумагой, письменными принадлежностями (для записи информации) в объеме, достаточном для надлежащего исполнения государственной функции.

2.2.2. Визуальная, текстовая информация, предназначенная для ознакомления заявителей с информационными материалами, размещается на информационных стендах, которые должны содержать информацию, предусмотренную пунктом 2.1.7.2. настоящего Административного регламента.

2.2.3. Места ожидания размещаются в здании, в котором осуществляет свою деятельность министерство, и оборудуются стульями, скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактического числа посетители и возможностей для их размещения в здании.

На территории, прилегающей к месту нахождения министерства, предусмотрены места для бесплатной парковки автотранспортных средств.

Здание, в котором осуществляется прием заявителей, оборудуется входом, обеспечивающим свободный доступ заявителей в помещение.

Вход в здание оборудуется информационной табличкой (вывеской) с наименованием министерства.

Места для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов оборудуются информационными стендами, стульями и столами для заполнения документов.

Прием заявителей осуществляется в кабинетах, которые оборудуются информационными табличками с указанием:

номера кабинета;

фамилии, имени и отчества, должности государственного гражданского служащего, исполняющего государственную функцию.

2.2.8. Предусматривается оборудование доступных мест общего пользования (туалетов).

2.2.9. Каждое рабочее место государственного гражданского служащего оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством.

При организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода из помещения.

2.3. Сроки исполнения государственной функции

2.3.1. Исполнение государственной функции осуществляется в течение тридцати дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения государственной функции.

2.3.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной орган или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на тридцать дней, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о продлении срока рассмотрения обращения.

Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее министру транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области (далее - министр) либо соответствующему должностному лицу в Правительстве Сахалинской области в случае, если обращение поступило из канцелярии Правительства Сахалинской области.

2.3.3. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и стихийных бедствий, производится безотлагательно, в срок не более трех рабочих дней с момента поступления обращения непосредственному исполнителю министерства.

2.3.4. Сроки прохождения отдельных административных процедур: 2.3.4.1. При рассмотрении письменных обращений заявителей:

2.3.4.1.1. Прием, первичная обработка и регистрация письменного! обращения - 3 дня с момента поступления письменного обращения в министерство.

2.3.4.1.2. Направление письменного обращения на рассмотрение:

- направление письменного обращения министру либо лицу, его замещающему, - в день его регистрации;

{пункт 2.3.4.1.2. в ред. приказа министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области от 03.02.2011 №01/02}

- определение министром или лицом, его замещающим, структурного подразделения, ответственного за рассмотрение обращения, и направление письменного обращения в структурное подразделение (структурные подразделения) - не более 2 рабочих дней со дня, следующего за днем регистрации письменного обращения;

- направление письменного обращения непосредственному исполнителю государственной функции - в день поступления его в структурное подразделение.

2.3.4.1.3. Рассмотрение и подготовка проекта ответа на письменное обращение - не более 30 календарных дней со дня регистрации письменного обращения.

Регистрация и направление ответа на письменное обращение - не позднее дня, соответствующего дню окончания срока исполнения государственной функции.

Оформление дела по письменному обращению - 7 рабочих дней со дня направления ответа заявителю.

2.3.4.2. При рассмотрении обращений заявителей в ходе личного приема:

- личный прием - не превышает 30 минут;

- подготовка проекта письменного ответа на обращение заявителя, поступившее в ходе личного приема, - не более 30 календарных дней со дня регистрации обращения в карточке.

2.3.4.3. Направление письменного обращения заявителя по подведомственности в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу осуществляется в срок, не превышающий 7 дней с даты его регистрации.

Уведомление заявителя о направлении его обращения по подведомственности осуществляется в день направления обращения по подведомственности.

2.3.4.4. Срок выдачи документов, являющихся результатом исполнения государственной функции:

- ответ на письменное обращение заявителей в письменной форме направляется почтовым отправлением не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации ответа;

- по предварительной договоренности с заявителями ответ на письменное обращение в письменной форме может быть выдан им лично на руки после регистрации при непосредственном обращении заявителей в управление за его выдачей.

2.3.4.5. Срок ожидания в очереди при подаче и получении документов, являющихся результатами исполнения государственной функции, не превышает 10 минут.

Срок ожидания в очереди на личный прием не превышает 30 минут.

2.4. Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции

2.4.1. Заявитель вправе получать на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением следующих случаев:

-              если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- если текст письменного обращения не поддается прочтению, оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

- обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

- при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу государственного гражданского служащего, а также членов его семьи, обращение может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с одновременным уведомлением заявителя, направившего обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, министром, либо лицом, его замещающим, может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и более ранние обращения направлялись в министерство или должностному лицу, с уведомлением о данном решении заявителя, направившего обращение.

{пункт 2.4.1. в ред. приказа министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области от 03.02.2011 №01/02}

2.4.2. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в министерство или соответствующему должностному лицу.

2.5. Иные требования к исполнению государственной функции

Исполнение министерством государственной функции является бесплатным для заявителей.

Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием (бездействием) министерства или должностного лица при рассмотрении обращения, по решению суда.

В случае, если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением обращения министерством или должностным лицом, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.

3. Административные процедуры 3.1. Административные действия при осуществлении государственной

функции

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

а) рассмотрение письменных обращений:

прием, первичная обработка и регистрация письменного обращения;

направление письменного обращения на рассмотрение;

рассмотрение письменного обращения и подготовка проекта ответа;

регистрация и направление ответа на обращение;

оформление дела по обращению.

б) рассмотрение обращений, поступивших в ходе личного приема:

личный прием;

подготовка письменного ответа на обращение, в том числе:

- рассмотрение и подготовка проекта ответа;

- регистрация и направление ответа.

- оформление дела по обращению.

3.1.1. Рассмотрение письменных обращений граждан

3.1.1.1. Прием, первичная обработка и регистрация письменного

обращения

3.1.1.1.1. Основанием для начала административного действия является поступление письменного обращения в министерство.

Обращения с прилагаемыми документами граждане могут представить в министерство лично или направить в виде почтового отправления, электронной почтой либо по факсу.

3.1.1.1.2. При поступлении обращений ответственный гражданский служащий министерства определяет соответствие обращения требованиям, установленным к его оформлению пунктом 2.1.3. настоящего Административного регламента.

3.1.1.1.3. При получении обращений, направленных почтовой связью, ответственный гражданский служащий:

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту обращения прилагает конверт;

- прикладывает к обращению поступившие документы;

- в случае отсутствия в конверте письменного обращения составляет справку: "Письма в адрес министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области нет", подписывает ее и прилагает к поступившим документам;

- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма.

- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю;

- по просьбе заявителя проставляет отметку на обращении с указанием даты приема и входящего номера;

- присваивает обращению регистрационный номер и вносит запись в журнал регистрации обращений и в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД). Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрирует первого заявителя или заявителя, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывает в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным.

3.1.1.1.4. Обращения, поступившие в виде электронного обращения на адрес электронной почты, принимаются ответственным гражданским служащим министерства, распечатываются и принимаются к рассмотрению в общем порядке.

Обращения с пометкой «лично», поступившие от граждан на имя министра, фиксируются в приемной министерства в журнале и, не вскрывая конверт, передаются министру.

Срок приема и регистрации обращений и прилагаемых к нему документов (при их наличии) - 3 дня с момента поступления письменного обращения в министерство.

3.1.1.1.7. Ответственный гражданский служащий министерства, при регистрации обращений:

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Министерство транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области" с указанием даты и присвоенного письму регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- в регистрационной карточке СЭДД указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрирует первого заявителя или заявителя, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывает в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- прочитывает обращение, определяют его тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляет штамп «Контроль».

3.1.1.1.8. Результатом выполнения административного действия является регистрация обращения в информационной системе СЭДД и подготовка обращения гражданина к направлению на рассмотрение.

3.1.1.2. Направление письменного обращения на рассмотрение

Основанием для начала административного действия является завершение действий по приему, первичной обработке и регистрации обращения в СЭДД и подготовки обращения гражданина к направлению на рассмотрение.

Ответственный гражданский служащий министерства передает обращение министру для определения структурного подразделения министерства, в которое направляется письменное обращение на исполнение.

3.1.1.2.3. Направление обращения на рассмотрение осуществляется в соответствии с распределением полномочий в министерстве, исходя исключительно из его содержания независимо от того, на чье имя оно адресовано.

Обращения с просьбами о личном приеме должностными лицами министерства рассматриваются как обычные обращения. При этом авторам направляются сообщения о порядке записи на прием граждан министром, а обращения списываются "В дело" как исполненные.

{пункт в ред. приказа министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области от 03.02.2011 №01/02}

3.1.1.2.4. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не относится к полномочиям министерства, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган государственной власти, местного самоуправления, к компетенции которого относится решение поставленного вопроса, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов или должностных лиц, копии обращений в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

Запрещается направлять обращения, содержащие жалобу на действие (бездействие) должностного лица, тому должностному лицу, действие (бездействие) которого обжалуются.

Должностные лица министерства при получении обращений рассматривают их в срок не более двух рабочих дней, определяют исполнителей министерства, после чего обращения направляются с резолюцией исполнителям министерства.

Ответственный гражданский служащий министерства после получения обращения с резолюцией министра передает обращение и все приложенные к нему материалы исполнителю, указанному в резолюции.

Если в резолюции министра поручение дано нескольким исполнителям, то подлинник обращения передается исполнителю, указанному в резолюции первым, или исполнителю, напротив которого стоит отметка «для свода».

Результатом выполнения административного действия по направлению обращений граждан на рассмотрение является передача обращения гражданина и всех приложенных к нему материалов с резолюцией министра исполнителю министерства.

3.1.1.2.10. Результат выполнения административного действия по направлению обращения на рассмотрение фиксируется в системе электронного делопроизводства и документооборота.

3.1.1.3. Рассмотрение письменного обращения и подготовка

проекта ответа

3.1.1.3.1. Основанием для начала административного действия по рассмотрению письменного обращения является поступление обращения и прилагаемых к нему документов непосредственному исполнителю (соисполнителю).

3.1.1.3.2. Ответственным за рассмотрение обращения является государственный гражданский служащий, назначенный руководителем структурного подразделения либо лицом, его замещающим, непосредственным исполнителем (соисполнителем).

3.1.1.3.3.. Письменные обращения рассматриваются непосредственно в структурном подразделении министерства или с выездом на место.

3.1.1.3.4. Непосредственный исполнитель (соисполнитель) государственной функции:

- самостоятельно изучает и анализирует письменное обращение;

- определяет достаточность информации, содержащейся в письменном обращении и прилагаемых к нему документах, для исполнения государственной функции;

- запрашивает в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы у заявителя;

- определяет перечень нормативных правовых актов, подлежащих применению для исполнения государственной функции;

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя;

- подготавливает проект ответа на обращение.

3.1.1.3.5. Срок рассмотрения письменного обращения и подготовки ответа непосредственным исполнителем не более 30 календарных дней со дня регистрации письменного обращения.

3.1.1.3.6. Соисполнитель государственной функции передает в адрес непосредственного исполнителя свои предложения для включения в проект ответа в соответствии с компетенцией не позднее 20 календарных дней со дня регистрации письменного обращения.

3.1.1.3.7., Непосредственный исполнитель, рассмотрев поступившее письменное обращение, подготавливает проект ответа.

Непосредственный исполнитель передает подготовленный им проект ответа руководителю структурного подразделения либо лицу, его замещающему, на согласование.

Руководитель структурного подразделения либо лицо, его замещающее, передает согласованный им проект ответа министру либо лицу, его замещающему, для подписания.

3.1.1.3.10. Результатом выполнения административного действия по рассмотрению обращения могут являться:

- подготовка проекта ответа на обращение;

- направление обращения по подведомственности в другие органы или должностному лицу с одновременным уведомлением об этом заявителя.

3.1.1.3.11. Фиксацией административного действия по рассмотрению обращения граждан и подготовке ответа является подписание ответа министром либо лицом, его замещающим.

3.1.1.4. Регистрация и направление ответа на обращение

3.1.1.4.1. Основанием для начала административного действия по регистрации и направлению ответа на обращение является передача ответственному гражданскому служащему подписанного ответа на обращение гражданина.

3.1.1.4.2. Срок регистрации и направления ответа на обращение - не позднее дня, соответствующего дню окончания срока исполнения государственной функции.

3.1.1.4.3. Регистрация ответа осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в министерстве.

Направление ответа (за исключением обращений, по которым принято решение об отказе в исполнении государственной функции) осуществляется почтовым отправлением или по электронной почте, по факсу, либо в случае, установленном пунктом 2.3.7.5 настоящего Административного регламента, - лично заявителю.

В случае поступления коллективного письменного обращения заявителей, ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа.

Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

{пункт в ред. приказа министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области от 03.02.2011 №01/02}

3.1.1.4.4. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к обращению.

3.1.1.4.5. Результатом выполнения административного действия по оформлению и направлению ответа на обращение является направление заявителю письменного ответа на его обращение.

3.1.1.4.6. {пункт в ред. приказа министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области от 03.02.2011 №01/02}

3.1.1.4.6. Фиксацией результата выполнения административного действия является его регистрация в журнале регистрации исходящих документов и в СЭДД.

{пункт в ред. приказа министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области от 03.02.2011 №01/02}

3.1.1.5. Оформление дела по обращению

3.1.1.5.1. Основанием для начала административного действия является завершение рассмотрения письменного обращения, в результате которого:

оформлен и направлен заявителю письменный ответ на его обращение;

обращение направлено в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении;

- обращение оставлено без ответа в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.1.1.5.2. После завершения рассмотрения письменных обращений и оформления ответов за подписью министра подлинники обращений и все материалы, относящиеся к рассмотрению, остаются в министерстве.

3.1.1.5.3. При списании в дело обращений, стоящих на контроле, министр, заместитель министра, наложивший резолюцию, в правом верхнем углу на копиях ответов делает надпись "В дело", проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы, заверяет их личной подписью.

3.1.1.5.4. Контроль за правильностью списания обращений "В дело" осуществляет ответственный гражданский служащий министерства.

3.1.1.5.5. Обращения и документы, связанные с их решением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.1.1.5.6. Оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

3.1.1.5.7. Результатом выполнения административного действия по оформлению дела по обращению гражданина и его хранению является оформленное и находящееся на архивном хранении дело по обращению гражданина.

3.1.2. Рассмотрение обращений граждан в ходе личного приема 3.1.2.1. Личный прием гражданина

Личный прием граждан в министерстве ведут министр и заместители министра.

Основанием для начала административного действия является наступление даты личного приема гражданина министром или заместителями министра.

3.1.2.1.3. Организацию личного приема граждан в министерстве осуществляет ответственный гражданский служащий министерства.

3.1.2.1.4. Личный прием граждан осуществляется по предварительной записи в порядке очередности. При установлении очередности приема граждан учитываются: установленное действующим законодательством Российской Федерации право первоочередного приема, состояние здоровья обратившегося гражданина, удаленность места проживания гражданина от областного центра, дата и время обращения.

3.1.2.1.5. Запись на прием к министру и его заместителям осуществляет ответственный гражданский служащий министерства. Запись на прием проводится ежедневно с 9.00 до 17.00 часов (кроме выходных и праздничных дней) и прекращается за день до начала приема, указанного на интернет-сайте министерства.

3.1.2.1.6. Ответственный гражданский служащий министерства при записи гражданина на личный прием должен выяснить у гражданина вопрос для обсуждения на личном приеме.

Перед приемом гражданские служащие структурных подразделений министерства проводят соответствующую проработку вопроса, запрашивают необходимую информацию в органах государственной власти и органах местного самоуправления.

При необходимости с гражданами, ожидающими личного приема, могут проводиться предварительные беседы.

3.1.2.1.7. Материалы, подготовленные к приему, передаются должностному лицу министерства, ведущему прием, не позднее 16-00 часов в день, предшествующий дню приема.

В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в министерстве материалов, касающихся этого заявителя. Подобранные материалы направляются должностному лицу министерства, ведущему прием.

3.1.2.1.8. Прием граждан должностными лицами министерства осуществляется в их рабочих кабинетах.

Должностные лица министерства, осуществляющие прием, обеспечиваются настольными табличками.

В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах должностным лицом министерства одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного* обращения граждан.

3.1.2.1.9. Должностное лицо министерства, проводящее личный прием, вносит запись в карточку личного приема заявителя о дате обращения, фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) заявителя и содержание устного обращения.

3.1.2.1.10. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему выдается расписка. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом для рассмотрения письменных обращений.

3.1.2.1.11. Должностное лицо министерства, осуществляющее личный прием, выслушивает устное обращение гражданина и дает гражданину устный ответ по существу вопросов, поставленных им в устном обращении, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя.

При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема должностным лицом министерства, осуществляющим личный прием, дается соответствующее поручение структурным подразделениям министерства о подготовке письменного ответа, о чем информируется гражданин.

В случае, когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться для получения ответа.

3.1.2.1.14. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Решение об окончании рассмотрения устного обращения принимает должностное лицо министерства, проводящее личный прием.

Устное обращение считается рассмотренным, если даны исчерпывающие ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты все меры, необходимые для решения указанных вопросов.

Результатом выполнения административного действия по личному приему граждан может являться:

получение гражданином, присутствующим на личном приеме, исчерпывающих ответов на все поставленные вопросы и принятие всех мер, необходимых для решения указанных вопросов;

поручение должностного лица министерства, осуществляющего личный прием граждан, структурным подразделениям министерства подготовить письменный ответ;

разъяснение гражданину, присутствующему на личном приеме, куда и в каком порядке ему следует обратиться для получения ответа;

отказ в дальнейшем рассмотрении обращения.

3.1.2.1.18. Результат выполнения административного действия фиксируется в карточке личного приема заявителя.

3.1.2.2. Подготовка письменного ответа на обращение гражданина, поступившее в ходе личного приема

3.1.2.2.1. Основанием для административного действия является поручение должностного лица министерства, осуществлявшего личный прием граждан, структурному подразделению министерства подготовить письменный ответ.

3.1.2.2.2. Подготовка письменного ответа по поручению, данному по итогам личного приема граждан, осуществляется в соответствии с административными действиями, изложенными в пунктах 3.1.1.3 - 3.1.1.4 Административного регламента.

3.1.2.2.3. Информация исполнителей о выполнении поручений, данных по итогам личного приема граждан, направляется должностному лицу министерства, проводившему прием.

3.1.2.2.4. Контроль за своевременностью и качеством исполнения поручений, данных по итогам личного приема граждан, возлагается на

министра и заместителей министра согласно распределению полномочий в министерстве.

3.1.2.2.5. Результатом осуществления административного действия по подготовке и направлению письменного ответа на обращение гражданина, поступившее в ходе личного приема, является подготовка и направление гражданину письменного ответа, содержащего исчерпывающие ответы на вопросы, которые им были заданы в ходе личного приема.

3.1.2.3. Оформление дела по обращению

Материалы личного приема граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, хранятся в течение пяти лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением государственными гражданскими служащими министерства положений настоящего Административного регламента осуществляется путем проведения проверок в порядке и сроки, устанавливаемые правовым актом министерства.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, направленных, в том числе, на выявление и устранение причин и условий, вследствие которых были нарушены права заявителей, а также рассмотрение, принятие решений, подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на действия (бездействие) государственных гражданских служащих министерства, решения министерства.

Критерием оценки полноты и качества исполнения государственной функции является сокращение количества жалоб, уменьшение повторных обращений.

Проверки полноты и качества исполнения государственной функции, а также периодичность их проведения осуществляются на основании правовых актов министерства.

Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции правовым актом министерства формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие министерства.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справка подписывается членами комиссии.

4.3. Государственные гражданские служащие министерства несут персональную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции.

4.4. Контроль за исполнением государственной функции со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется с использованием соответствующей информации, размещенной на официальном сайте министерстваана, а также в порядке и формах, установленных законодательством Российской Федерации.

5. Порядок обжалования действий (бездействия)

должностного лица, а также принимаемого им решения

при исполнении государственной функции

5.1. Действия (бездействие) государственных гражданских служащих министерства и решения, принятые (осуществляемые) в ходе выполнения настоящего Административного регламента, обжалуются во внесудебном и судебном порядке.

5.2. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции, во внесудебном порядке путем обращения к министру.

5.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (обращения) в министерство от заявителя.

5.4. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы, в порядке, установленном действующим законодательством.

5.5. Жалоба рассматривается в течение тридцати дней со дня ее регистрации в порядке, установленном действующим законодательством.

5.6. По результатам рассмотрения жалобы заявителю дается ответ по существу поставленных в ней вопросов в порядке, установленном действующим законодательством.

5.7. Заявитель имеет право на судебное обжалование действий (бездействия) государственного гражданского служащего министерства и решений, принятых (осуществляемых) в ходе выполнения настоящего Административного регламента, в порядке, установленном действующим законодательством.

ПРИЛОЖЕНИЕ

к Административному регламенту

министерства транспорта, связи и дорожного

хозяйства Сахалинской области

«Рассмотрение обращений граждан»,

утвержденному приказом министерства

транспорта, связи и дорожного хозяйства

Сахалинской области

от 17.09.2010 №1

БЛОК-СХЕМА

исполнения государственной функции

«Рассмотрение обращений граждан в министерстве

транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской

области»