ОБ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ



ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЖИЛИЩНАЯ ИНСПЕКЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 17 сентября 2014 года № 20

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

(в редакции приказов Главного управления финансового контроля Омской области от 31.03.2015 № 2, от 29.04.2016 № 12, от 13.12.2017 № 16, от 20.09.2018 № 6, от 13.05.2019 № 6)

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 № 526, Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 года № 2, Законом Омской области "Об архивном деле в Омской области"  приказываю:

1. Создать экспертную комиссию Главного управления финансового контроля Омской области (далее - комиссия).

2. Утвердить:

1) Положение о комиссии согласно приложению № 1 к настоящему приказу;

2) состав комиссии согласно приложению № 2 к настоящему приказу;

3) Положение об архиве Главного управления финансового контроля Омской области согласно приложению № 3 к настоящему приказу.

Начальник

Главного управления

В.В. Трофимов

Приложение № 1

к приказу Главного управления

финансового контроля Омской области

от 17 сентября 2014 г. № 20

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии Главного управления финансового контроля Омской области

1. Общие положения

1. Экспертная комиссия Главного управления финансового контроля Омской области (далее - ЭК Главного управления) создается в целях решения организационных и методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Главного управления финансового контроля Омской области (далее - Главное управление), отбором и подготовкой к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Главного управления документов Архивного фонда Российской Федерации, а также их отбором и подготовкой к уничтожению.

2. В своей работе ЭК Главного управления руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 № 526, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Омской области в сфере архивного дела, правовыми актами Главного управления и настоящим Положением.

2. Основные задачи ЭК Главного управления

3. Основными задачами ЭК Главного управления являются:

1) организация и проведение экспертизы ценности документов Главного управления на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел Главного управления и в процессе формирования дел Главного управления;

2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив Главного управления и отбора к уничтожению;

3) организация отбора документов Главного управления на постоянное хранение для передачи в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - БУ ИсА).

3. Функции ЭК Главного управления

4. Основными функциями ЭК Главного управления являются:

1) осуществление методического руководства проводимой структурными подразделениями Главного управления работой по:

- экспертизе ценности документов Главного управления;

- отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Главного управления документов Архивного фонда Российской Федерации;

- отбору дел (документов) Главного управления к уничтожению;

- разработке, утверждению, уточнению номенклатуры дел Главного управления;

2) принятие решений:

- о согласовании и передаче для утверждения экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК Министерства) описей дел постоянного срока хранения;

- о согласовании и передаче для рассмотрения и согласования ЭПК Министерства:

описей дел по личному составу;

проектов номенклатуры дел Главного управления, инструкции по делопроизводству Главного управления, положений об архиве Главного управления и о ЭК Главного управления;

актов о неисправимых повреждениях дел;

актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

- о согласовании актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

3) подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК Министерства:

- предложений об изменении установленных сроков хранения отдельных категорий документов Главного управления и об определении ранее не установленных сроков хранения документов Главного управления;

- спорных и неурегулированных вопросов, возникающих в связи с деятельностью ЭК Главного управления;

4) контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений Главного управления и качеством подготовки документов к передаче в архив Главного управления;

5) участие в подготовке и рассмотрении проектов локальных документов по вопросам работы с документами Главного управления.

4. Полномочия ЭК Главного управления

5. При выполнении своих задач ЭК Главного управления вправе:

1) в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Главного управления по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов Главного управления;

2) запрашивать у заместителей начальника Главного управления, руководителей структурных подразделений и иных работников Главного управления сведения, необходимые для работы ЭК Главного управления, в том числе письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения;

3) возвращать для доработки в отделы Главного управления ненадлежащим образом подготовленные документы;

4) заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Главного управления и лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Главного управления, о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов;

5) приглашать на заседание ЭК Главного управления в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Главного управления и представителей БУ ИсА (по согласованию);

6) принимать участие в организации обследований состояния делопроизводства в структурных подразделениях Главного управления;

7) информировать начальника Главного управления по вопросам, относящимся к компетенции ЭК Главного управления.

5. Организация работы ЭК Главного управления

6. ЭК Главного управления осуществляет свою деятельность на постоянной основе, во взаимодействии с ЭПК Министерства.

7. В случае отсутствия председателя ЭК Главного управления по причине болезни, отпуска, командировки и другим уважительным причинам его обязанности исполняет заместитель председателя ЭК Главного управления.

8. ЭК Главного управления осуществляет свою работу в соответствии с планами работ, утверждаемыми председателем ЭК Главного управления. Заседания ЭК Главного управления проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

9. Заседания ЭК Главного управления считаются правомочными, если на них присутствует не менее половины от установленного числа ее членов.

10. ЭК Главного управления принимает решения большинством голосов от числа присутствующих на ее заседании членов ЭК Главного управления.

11. Решение считается принятым, если за него проголосовало не менее половины от числа присутствующих на заседании ЭК Главного управления членов ЭК Главного управления.

При равенстве голосов право решающего голоса принадлежит председательствующему на заседании ЭК Главного управления.

12. Решения ЭК Главного управления оформляются протоколом, если иное не установлено законодательством. Протокол подписывает председатель и секретарь ЭК Главного управления.

13. Организационное и материально-техническое обеспечение деятельности ЭК Главного управления возлагается на отдел правовой и организационной работы Главного управления.

Приложение № 2

к приказу Главного управления

финансового контроля Омской области

от 17 сентября 2014 г. № 20

СОСТАВ

экспертной комиссии Главного управления финансового контроля Омской области

Топчиев Дмитрий Владимирович - заместитель начальника Главного управления финансового контроля Омской области, председатель экспертной комиссии;

Кучеренко Александр Викторович - заместитель начальника Главного управления финансового контроля Омской области - начальник управления организации деятельности Главного управления финансового контроля Омской области, заместитель председателя экспертной комиссии

(в редакции приказа Главного управления финансового контроля Омской области от 13.05.2019 № 6)

Шандра Ирина Викторовна - специалист I категории отдела правовой и организационной работы управления организации деятельности Главного управления финансового контроля Омской области, секретарь комиссии;

Аникин Алексей Валерьевич - заместитель начальника управления организации деятельности - начальник отдела правовой и организационной работы управления организации деятельности Главного управления финансового контроля Омской области;

Кузнецова Елена Александровна - начальник отдела анализа и учета контрольных мероприятий управления организации деятельности Главного управления финансового контроля Омской области;

Чеславская Елена Ивановна - начальник отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства бюджетного учреждения Омской области "Исторический архив Омской области" (по согласованию).

Приложение № 3

к приказу Главного управления

финансового контроля Омской области

от 17 сентября 2014 г. № 20

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Главного управления финансового контроля Омской области

1. Основные положения

1. Настоящее Положение регламентирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в деятельности Главного управления финансового контроля Омской области (далее - Главное управление), состав документов архива Главного управления, иные вопросы, связанные с деятельностью архива Главного управления.

2. Архив Главного управления создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - БУ ИсА), источником комплектования которого является Главное управление, а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Главного управления, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.

3. Архив Главного управления осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 № 526, Законом Омской области "Об архивном деле в Омской области", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, правовыми актами Главного управления и настоящим Положением.

4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Главного управления, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в БУ ИсА.

5. Ответственный за архив Главного управления назначается распоряжением Главного управления.

2. Состав документов, поступающих на хранение в архив Главного управления

6. В состав документов, поступающих на хранение в архив Главного управления, входят:

1) законченные делопроизводством дела Главного управления:

- постоянного хранения;

- по личному составу (распоряжения, лицевые счета, личные дела, личные карточки и др.);

- временного хранения (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению начальника Главного управления);

2) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции, отражающие историю Главного управления;

3) научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия, паспорт архива и др.), раскрывающий состав и содержание дел (документов) архива Главного управления, и учетные документы архива Главного управления.

3. Задачи архива Главного управления

7. Основными задачами архива Главного управления являются:

1) комплектование архива Главного управления документами, состав которых предусмотрен пунктом 6 настоящего Положения;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива Главного управления;

4) использование хранящихся в архиве Главного управления документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Министерством культуры Российской Федерации;

6) осуществление проверки сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве с участием службы документационного обеспечения Главного управления.

4. Функции архива Главного управления

8. Работа по ведению архива Главного управления осуществляется лицом, ответственным за ведение архива (далее - лицо, ответственное за архив).

9. В целях реализации задач создания и ведения архива Главного управления лицо, ответственное за архив:

1) принимает на хранение от структурных подразделений Главного управления законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного хранения и по личному составу Главного управления;

2) учитывает и обеспечивает сохранность принятых на хранение в архив Главного управления дел и документов;

3) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к делам (документам), хранящимся в архиве Главного управления (описи, историческая справка, предисловия);

4) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления и экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области описи дел постоянного хранения, по личному составу Главного управления;

5) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

6) организует использование документов архива Главного управления, в том числе:

- информирует руководство и работников Главного управления о составе и содержании документов архива Главного управления;

- выдает в установленном порядке архивные документы и их копии в целях служебного пользования;

- ведет учет использования документов архива Главного управления;

- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

7) участвует в организации и проведении экспертизы ценности документов и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

8) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

9) участвует в составлении номенклатуры дел Главного управления, совместно с членами экспертной комиссии Главного управления контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Главного управления;

10) участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации делопроизводства Главного управления;

11) участвует в работе экспертной комиссии Главного управления;

12) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Главного управления по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи их в архив Главного управления;

13) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;

14) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы документационного обеспечения Главного управления;

15) представляет в БУ ИсА по установленной форме сведения о составе и объеме документов архива Главного управления.

5. Права лица, ответственного за архив Главного управления

10. Лицо, ответственное за архив Главного управления, вправе:

1) требовать от работников Главного управления соблюдения правил ведения делопроизводства;

2) не принимать на хранение дела, оформленные с нарушением основных правил работы архивов организаций;

3) контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях Главного управления;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений Главного управления и иных работников Главного управления сведения, необходимые для работы архива Главного управления;

5) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов структурных подразделений Главного управления и БУ ИсА;

6) информировать начальника Главного управления о состоянии архивного дела Главного управления, вносить предложения по его совершенствованию;

7) консультировать с соблюдением требований законодательства работников Главного управления и других заинтересованных лиц по документам архива Главного управления;

8) участвовать в разработке правовых актов Главного управления по вопросам делопроизводства и архивного дела.

6. Ответственность

11. Лицо, ответственное за архив Главного управления, совместно с начальником Главного управления несет ответственность за:

1) несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

2) утрату и несанкционированное уничтожение документов;

3) нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.