ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ БЮДЖЕТНЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ – «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ», ПОДВЕДОМСТВЕННЫМ УПРАВЛЕНИЮ КУЛЬТУРЫ И АРХИВ...



УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ И АРХИВНОГО ДЕЛА ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 18.07.2012 № 252

г. Орел

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ БЮДЖЕТНЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ – «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ», ПОДВЕДОМСТВЕННЫМ УПРАВЛЕНИЮ КУЛЬТУРЫ И АРХИВНОГО ДЕЛА ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ПРИЕМУ ЗАЯВОК (ЗАПРОСОВ) В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ (АРХИВНЫХ СПРАВОК, ВЫПИСОК И КОПИЙ)

(В редакции приказов Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80; от 13.09.2018 г. № 154)

В целях реализации Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», приказываю: (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

1. Утвердить типовой административный регламент предоставления бюджетным учреждением Орловской области «Государственный архив Орловской области», подведомственным Управлению культуры и архивного дела Орловской области, государственной услуги по приему заявок (запросов) в электронной форме на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий) согласно приложению.

2. Директору бюджетного учреждения Орловской области «Государственный архив Орловской области» (Ю. В. Апариной) сформировать на базе типового и утвердить приказом административный регламент предоставления бюджетным учреждением Орловской области «Государственный архив Орловской области» государственной услуги по приему заявок (запросов) в электронной форме на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий).

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела архивов Управления культуры и архивного дела Орловской области В. А. Поливаеву. (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

Начальник Управления культуры

и архивного дела Орловской области

А. Ю. Егорова

Приложение к приказу Управления культуры

и архивного дела Орловской области

от 18.07.2012 № 252

ТИПОВОЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления бюджетным учреждением Орловской области - «Государственный архив Орловской области», подведомственным Управлению культуры и архивного дела Орловской области, государственной услуги по приему заявок (запросов) в электронной форме на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий)

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Типовой административный регламент предоставления бюджетным учреждением Орловской области «Государственный архив Орловской области» (далее также - Архив, организация), подведомственным Управлению культуры и архивного дела Орловской области (далее также - Управление), государственной услуги по приему заявок (запросов) (далее также - запросов) в электронной форме на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий) (далее также - административный регламент, государственная услуга) определяет порядок, сроки и последовательность исполнения Архивом действий (далее - административных процедур) при предоставлении государственной услуги, разработан в целях удовлетворения потребностей граждан и общества в архивной информации, в целях повышения качества предоставления и доступности результатов государственной услуги, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при исполнении заявок (запросов),

2. Архивная справка - документ учреждения, составленный на бланке учреждения, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Архивная выписка - документ учреждения, составленный на бланке учреждения, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

Тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц.

Генеалогические запросы - запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода.

Круг заявителей

3.              Государственная услуга предоставляется юридическим и физическим лицам - гражданам Российской Федерации, государств - участников СНГ, иностранных государств, а также лицам без гражданства, имеющим потребность в получении информации, связанной с реализацией их законных прав, свобод и интересов, или другой ретроспективной информации на основе документов Архивного фонда Орловской области и других архивных документов (далее - заявители).

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

4. Место нахождения Управления: 302026, Орловская область, г. Орёл, ул. Комсомольская, д. 63.

5. Телефон Управления: (4862) 59-00-07; факс Управления: (4862) 59-00-06. (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

6. Адрес электронной почты: artorel@yandex.ru

7.              Место предоставления государственной услуги - место нахождения бюджетного учреждения Орловской области «Государственный архив Орловской области»: 302040, Орловская область, г. Орёл, ул. Лескова, д. 24; г. Орел, ул. Октябрьская, д. 32;

почтовый адрес: 302040, Орловская область, г. Орёл, ул. Лескова, д. 24;

телефоны для консультаций по вопросам предоставления государственной услуги: (4862) 41-54-48, 41-34-40, 41-62-03;

адрес электронной почты: gaoo-orel@yandex.ru (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

официальный сайт, содержащий информацию о предоставлении государственной услуги: gosarchiv-orel.ru

8.              График работы Управления и Архива: понедельник - пятница с 9.00 до 18.00 часов; перерыв на обед с 13.00 до 14.00 часов; суббота, воскресенье - выходные дни. График работы стола справок Архива:

прием посетителей (лично): понедельник, вторник, четверг с 9.00 до 13.00 часов; выдача ответов (архивных справок, копий, выписок) на запросы (лично): понедельник - пятница с 9.00 до 18.00 часов, перерыв на обед с 13.00 до 14.00 часов. (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

9. Нерабочие, праздничные и выходные дни устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

10. В предпраздничные дни продолжительность рабочего времени сокращается на 1 час.

11. Сведения о местонахождении, контактных телефонах Управления, Архива можно получить по общим справочным телефонам.

12. Информация о предоставлении государственной услуги размещается на специализированном стенде непосредственно в Архиве.

13.              Информирование о предоставлении государственной услуги осуществляется специалистами Архива, (далее также - должностные лица Архива), а также (в случае необходимости) государственными гражданскими служащими Орловской области, замещающими должности государственной гражданской службы Орловской области в Управлении (далее также - государственные гражданские служащие Управления, должностные лица), при личном контакте с заявителями, а также посредством почтовой, телефонной, электронной связи или в виде публикаций в средствах массовой информации.

14. Заявителям обеспечивается возможность получения информации, о порядке предоставления государственной услуги на официальных сайтах Управления, Архива в сети Интернет, в государственных информационных системах «Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Орловской области» «Региональный реестр государственных, и муниципальных услуг (функций) Орловской области» (http://orel-region.ru; http://www.pgu.57ru.ru; http://www.57.gosuslugi.ru).

15. При ответах на телефонные звонки устные обращения заявителей, должностные лица Архива, Управления подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании организации, в которую позвонил заявитель, фамилии и должности лица, принявшего телефонный звонок. При невозможности должностного лица Архива, Управления, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо Архива, Управления или заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. Время консультирования по телефону не должно превышать 10 минут.

16. При личном обращении заявителей по вопросам предоставления государственной услуги или с целью получения ответов на запросы (архивных справок, выписок, копий) прием осуществляется в столе справок Архива специалистом Архива, ответственным за предоставление государственной услуги, в соответствии с графиком (режимом) работы стола справок Архива, без предварительной записи в порядке очередности.

В фойе перед входом в стол справок Архива расположены места для ожидания заявителями приема.

Срок ожидания в очереди при личном обращении заявителя с запросом о предоставлении государственной услуги не должен превышать 30 минут.

Продолжительность ожидания при выдаче заявителю лично результатов предоставления государственной услуги не должна превышать 15 минут.

II. Стандарт предоставления государственной услуги Наименование государственной услуги

17.              Государственная услуга - прием заявок (запросов) в электронной форме на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий).

Наименование учреждения и органа, предоставляющего государственную услугу

18.              Государственная услуга предоставляется бюджетным учреждением Орловской области «Государственный архив Орловской области» во взаимодействии с Управлением культуры и архивного дела Орловской области.

19.              В случаях, когда на архивных справках, выписках, копиях подготовленных Архивом и направляемых в государства, подписавшие "Конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов", заключенную в Гааге 5 октября 1961 года, Управлением культуры и архивного дела Орловской области в установленном порядке проставляется апостиль (специальный штамп).

20.              Специалисты Архива не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации.

Описание результата предоставления государственной услуги

21.              Результатом предоставления государственной услуги является передача (направление) заявителю:

архивных справок, выписок, копий, договорных писем, перечней документов с аннотациями и ссылочными данными;

информационный ответ - уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием мотивированной причины.

22.              По социально-правовым и тематическим (имущественного и биографического характера) запросам информационные ответы направляются заявителям по электронной почте; архивные справки, выписки, копии - по почтовому адресу заявителя или выдаются заявителю лично в Архиве.

По тематическим (кроме имущественного и биографического характера) и генеалогическим запросам информационные ответы или договорные письма, архивные справки, выписки, копии, перечни документов могут (по желанию заявителя) направляться по электронному или почтовому адресу или выдаваться лично в Архиве.

Срок предоставления государственной услуги

23. Максимальный срок предоставления государственной услуги, то есть исполнения социально-правовых и тематических (имущественного и биографического характера) запросов, подготовка информационных или договорных писем по тематическим и генеалогическим запросам не должен превышать 30 календарных дней с даты регистрации запроса.

24. По решению руководителя Архива в особых случаях, связанных с производственной необходимостью, срок исполнения социально-правовых запросов может быть продлен на 30 календарных дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

25. Тематические (кроме запросов имущественного и биографического характера) и генеалогические запросы исполняются по договорным письмам в сроки, согласованные с заявителем.

26.              Запросы государственных органов власти и органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, исполняются не позднее 30 календарных дней с даты регистрации запроса, либо в установленные заявителем и/или согласованные с заявителем сроки.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

27.              Отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги, регулируются следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (Российская газета. 25 декабря 1993. № 237);

Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, заключена в Гааге 5 октября 1961 года, вступила в силу для России 31 мая 1992 года (Бюллетень международных договоров, 1993. №6);

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997. № 41, ст. 8220-8235);

Налоговый кодекс Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998. № 31, ст. 3824; 2000. № 32, ст. 3340);

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004. № 43, ст. 4169);

Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006. № 19, ст. 2060; Российская газета. 5 мая 2006. № 95);

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Российская газета. 29 июля 2006. №4131);

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» (Российская газета. 29 июля 2006. № 4131);

Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010. № 31, ст. 4179; Российская газета. 30 июля 2010. № 5247)(далее - Федеральный закон № 210-ФЗ);

Закон Орловской области от 6 июля 1999 года № 109-03 «Об архивном деле в Орловской области» (Собрание нормативных правовых актов Орловской области. Выпуск 1-2. Т. 1. Орёл, 1999. Стр. 202-212);

распоряжение Правительства Российской Федерации от 25 апреля 2011 года № 729-р (Российская газета. 29 апреля 2011. № 93); (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 марта 2007 года, регистрационный № 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007. № 20); в редакции приказа Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 года № 68, зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 года, регистрационный № 13 893 (Российская газета. 20 мая 2009. № 89);

(Абзацы 14 – 16 утратили силу в редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

распоряжение Правительства Орловской области от 28 апреля 2011 года № 179-р (в сети Интернет – «Портал Орловской области – публичный информационный центр», дата публикации 13 июля 2011); (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

постановление Правительства Орловской области от 3 февраля 2012 года № 38 «Об утверждении Правил разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций, Правил разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг органами исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области и Правил проведения экспертизы проектов административных регламентов предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций»(в сети Интернет - «Портал Орловской области - публичный информационный центр», дата публикации 24 февраля 2012 года);

приказ Департамента образования, культуры и спорта Орловской области от 26 июля 2011 года №1465 «Об утверждении Устава бюджетного учреждения Орловской области «Государственный архив Орловской области»; (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

приказ Управления культуры и архивного дела Орловской области от 28 декабря 2011 года №11 «Об утверждении изменений к уставам областных учреждений, подведомственных Управлению культуры и архивного дела Орловской области»;

приказ Управления культуры и архивного дела Орловской области от 13 апреля 2012 года №147 «О согласовании цен на платные услуги, предоставляемые пользователям бюджетным учреждением Орловской области «Государственный архив Орловской области».

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, подлежащих представлению заявителем, способы их получения от заявителя, в том числе в электронной форме, порядок их представления

28.              Для получения государственной услуги заявитель представляет в Архив по электронной почте:

1)              запрос в произвольной форме либо по предлагаемой форме заявлений, (приложения 1, 2, 3 к административному регламенту) на государственном языке Российской Федерации с указанием наименования органа, организации либо должности, фамилии, имени, отчества руководителя органа, организации, в которые направляется запрос; фамилии, имени, отчества (полностью, с указанием смены фамилии обязательно - в отношении социально-правовых запросов и тематических запросов имущественного и биографического характера), почтового адреса заявителя, адреса электронной почты, контактного телефона (по желанию); паспортных данных, в том числе, адреса регистрации по месту жительства для социально-правовых и тематических (имущественного и биографического характера) запросов; а также (тема, факт, событие и хронологические рамки запрашиваемой информации); наличия оснований для получения льготы при оплате за предоставление государственной услуги; даты составления;

2)              копию трудовой книжки (с записями по существу запроса) для социально-правовых запросов о трудовом стаже, заработной платы, награждении (если записи в трудовой книжке отсутствуют и/или заявитель предоставил все необходимые сведения для поиска архивной информации, запрос может быть принят без копии трудовой книжки);

3)              копию доверенности, оформленную в установленном порядке, в случае подачи запроса или получении ответа на предоставление архивной информации, содержащей персональные данные или информацию конфиденциального характера о третьих лицах (может быть представлена, в том числе, в форме электронного документа).

29.              Запросы от юридических лиц, в том числе, от органов государственной власти и органов местного самоуправления, принимаются на бланке организации с реквизитами организации, органа государственной власти, органа местного самоуправления.

30.              По генеалогическим и тематическим запросам (кроме имущественного и биографического характера) по электронной почте запрос принимается в произвольной форме.

31.              Заявитель вправе по собственному желанию представить в Архив для более качественного предоставления ему государственной услуги (по существу своего запроса) копии любых документов.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии

с нормативными правовыми актами для предоставления государственной

услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов

местного самоуправления и иных организаций и которые заявитель вправе

представить, а также способы их получения заявителями, в том числе

в электронной форме, порядок их представления

32. Документы, необходимые в соответствии с нормативными правовыми актами для представления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций, отсутствуют.

Перечень документов, которые запрещается требовать от заявителя при предоставлении государственной услуги

33. Запрещается требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Орловской области и органов местного самоуправления Орловской области находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона № 210-ФЗ;

осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуги и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления такой услуги, включенной в перечни, указанные в части 1 статьи 9 Федерального закона № 210-ФЗ;

представления документов и информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги, за исключением следующих случаев:

а) изменение требований нормативных правовых актов, касающихся предоставления государственной услуги, после первоначальной подачи заявления о предоставлении государственной услуги;

б) наличие ошибок в заявлении о предоставлении государственной услуги и документах, поданных заявителем после первоначального отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги и не включенных в представленный ранее комплект документов;

в) истечение срока действия документов или изменение информации после первоначального отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги;

г) выявление документально подтвержденного факта (признаков) ошибочного или противоправного действия (бездействия) специалиста Архива и (или) специалиста Управления, предоставляющего государственную услугу, при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги, о чем в письменном виде за подписью руководителя Архива или начальника Управления  при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, уведомляется заявитель, а также приносятся извинения за доставленные неудобства. (пункт 33 в редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 13.09.2018 г. № 154)

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

34. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, являются отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества, почтового адреса, паспортных данных заявителя.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

35.              Основаниями для приостановления предоставления государственной услуги являются:

-уточнение запроса;

отсутствие копий документов к запросу (паспорта, трудовой книжки, доверенности и др.), без которых исполнение запроса не представляется возможным.

После получения от заявителя уточненного или дополненного копиями документов запроса, он регистрируется как новый запрос, и предоставление государственной услуги производится в установленном порядке.

36.              Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

отсутствие на хранении в Архиве необходимых заявителю документов;

отсутствие у заявителя, запрашивающего архивные сведения, содержащие персональные данные или конфиденциальную информацию о третьих лицах, документа, подтверждающего его полномочия;

отсутствие производственных возможностей у Архива для исполнения запросов на договорной (возмездной основе);

невыполнение заявителем договорных обязательств по исполнению Архивом платных запросов;

наличие грифов секретности на запрашиваемых заявителем архивных документах (в случае отсутствия у заявителя доступа к сведениям, содержащим государственную тайну);

неудовлетворительное физическое состояние архивного документа является основанием для отказа в изготовлении копии архивного документа.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

37.              При предоставлении Архивом государственной услуги в некоторых случаях необходимо проставление специального штампа – апостиля (на архивных справках, выписках, копиях, направляемых в государства, подписавшие Конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года).

«Проставление апостиля осуществляется Управлением в рамках административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 мая 2012 года № 566 «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства». (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

39. Основанием для взимания платы за предоставление государственной услуги являются действующее законодательство об архивном деле, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 , Устав бюджетного учреждения Орловской области «Государственный архив Орловской области» и приказ Управления культуры и архивного дела Орловской области от 13 апреля 2012 года № 147 «О согласовании цен на платные услуги, предоставляемые пользователям бюджетным учреждением Орловской области «Государственный архив Орловской области».

40. Предоставление государственной услуги в отношении социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации осуществляется бесплатно.

41. В рамках предоставления государственной услуги на платной основе исполняются тематические запросы, в том числе имущественного и биографического характера, генеалогические запросы, а также срочное (в срок до 5 дней с момента обращения) исполнение социально-правовых запросов (с согласия и по просьбе заявителя и при наличии производственной возможности у Архива).

42. Размеры платы за предоставление государственной услуги:

-              исполнение генеалогических запросов (1 рабочий день) - 1460 рублей 85 копеек;

-              исполнение тематических запросов, в том числе биографического характера (1 рабочий день) - 1260 рублей 84 копейки;

- исполнение тематических запросов об имущественных правах, если известен номер и дата документа: 1 запрос - 338 рублей 47 копеек;

- срочное исполнение тематических запросов об имущественных правах, если известен номер и дата документа (в срок до 5 дней с момента обращения заявителя, по просьбе и с согласия заявителя): 1 запрос - 504 рубля 15 копеек;

- исполнение тематических запросов об имущественных правах, если неизвестен номер и дата документа: 1 запрос - 912 рублей 86 копеек;

- срочное исполнение социально-правового запроса о подтверждении трудового стажа (в срок до 5 дней с момента обращения заявителя, по просьбе и с согласия заявителя): 1 запрос - 504 рубля 15 копеек;

- срочное исполнение социально-правового запроса о подтверждении размера заработной платы (в срок до 5 дней с момента обращения заявителя, по просьбе и с согласия заявителя): 1 запрос - 912 рублей 86 копеек.

43.              Порядок оплаты:

заявителям в соответствии с ценами на платные услуги специалистом Архива направляется счет с банковскими реквизитами Архива и со стоимостью услуги. Оплата заявителями производится в банках. Предъявление квитанции заявителем (или направление копии квитанции об оплате в Архив по электронной почте) является основанием для выдачи заявителю лично ответа на запрос или направления ответа заявителю по почтовому адресу или электронной почте.

44.              Предоставление архивных справок и ксерокопий документов по запросам имущественного характера и метрическим книгам церквей участникам и инвалидам Великой Отечественной войны, инвалидам 1 группы, инвалидам детства, многодетным матерям осуществляется бесплатно.

Исполнение запросов (и/или предоставление копий документов) органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратуры, УФСБ, УВД, следственного комитета, налоговых инспекций, относящихся к сфере их компетенции и служебной деятельности, осуществляется бесплатно.

44.1. В случае внесения изменений в выданный по результатам предоставления государственной или муниципальной услуги документ, направленных на исправление ошибок, допущенных по вине Архива, плата с заявителя не взимается.

(Пункт 44.1 дополнен в редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

Порядок, размер и основания взимания платы

за предоставление услуг, которые являются необходимыми

и обязательными для предоставления государственной услуги, включая

информацию о методике расчета такой платы

45. При предоставлении государственной услуги в отдельных случаях необходимым и обязательным является проставление апостиля на архивных справках, выписках, копиях Управлением культуры и архивного дела Орловской области.

46. За проставление апостиля на архивных справках, выписках, копиях, подготовленных Архивом для направления в государства, подписавшие Конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов от 5 октября 1961 года, взимается государственная пошлина в соответствии с главой 25.3 (подпункт 48 пункта 1 статьи 333.33) Налогового кодекса Российской Федерации в размере 1500 рублей за один документ до проставления апостиля. Государственная пошлина оплачивается заявителями в банках России. Заявители предъявляют Управлению квитанцию об оплате и получают лично или по почтовому адресу архивные справки, заверенные апостилем. Кроме государственной пошлины по данной категории запросов дополнительная плата не взимается.

47. На архивных справках, выписках, копиях, подготовленных Архивом по запросам, поступившим в Управление из Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации (через Консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации) апостиль проставляется Управлением без взимания государственной пошлины.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса

о предоставлении государственной услуги, а также услуги, предоставляемой

органом, участвующим в предоставлении государственной услуги, и при

получении результата предоставления таких услуг

48.              Прием заявок (запросов) на предоставление архивных документов осуществляется в электронной форме, не требует ожидания заявителя при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и получении результатов предоставления государственной услуги.

49.              Продолжительность ожидания при выдаче заявителю лично результатов предоставления государственной услуги не должна превышать 15 минут.

50.              Аналогичный срок ожидания в очереди при получении заявителями архивных справок, выписок, копий, заверенных апостилем, установлен в Управлении.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

51.              Запрос заявителя о предоставлении государственной услуги, поступивший в электронной форме на адрес электронной почты Архива, распечатывается в день открытия почтового ящика специалистом Архива, в тот же день заявителю направляется по электронной почте уведомление о получении запроса.

52. Архивные справки, выписки, копии, подготовленные Архивом, требующие заверения апостилем, передаются в Управление культуры и архивного дела Орловской области не менее чем за 5 рабочих дней до окончания 30 дневного срока исполнения запроса, и регистрируются в день поступления в журнале регистрации входящей документации.

53.              Срок исполнения проставления апостиля не должен превышать 3 рабочих дней со дня предъявления заявителем необходимых документов (документа удостоверяющего личность, для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке, а также квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля), после чего архивная справка, выписка, копия, заверенная апостилем, регистрируется в журнале учета проставления апостиля и выдается заявителю лично в Управлении, либо направляется по почтовому адресу заявителя.

54.              Запросы, поступающие в Управление из Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации через Консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации, регистрируются в день поступления в журнале регистрации входящей документации и направляются не позднее 15 календарных дней в виде копий для исполнения в соответствующие архивные учреждения или организации.

55.              Архивные справки, выписки, копии, подготовленные Архивом, по запросам, поступившим из Консульского департамента Министерства иностранных дел Российской Федерации, требующие заверения апостилем, передаются Архивом в Управление не менее чем за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения запроса.

Требования к помещениям, в которых предоставляется

государственная услуга и услуга, предоставляемая органом,

участвующим в предоставлении услуги, к месту ожидания и приема заявителей,

размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной

информации о порядке предоставления таких услуг

56.              Государственная услуга оказывается Архивом заявителям с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, для предоставления которой не требуется оборудование зала ожидания, мест для заполнения заявок (запросов) на предоставление государственной услуги, а также информационных стендов с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Рабочие места должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги, снабжены компьютерами, справочно-поисковыми и информационными материалами к архивным документам, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать прием запросов и направление ответов по почте и по электронным адресам.

57.              В связи с тем, что часть результатов предоставления государственной
услуги (архивных справок, копий, выписок, информационных ответов) выдается заявителям лично в Архиве, приём граждан и выдача ответов на запросы осуществляются в столе справок Архива, в фойе перед которым имеются места для ожидания заявителями приема. На информационном стенде перед входом в стол справок Архива посетители могут ознакомиться с режимом работы стола справок, ценами на платные услуги, перечнем необходимых документов, предъявляемых при подаче запроса и /или получении ответа, административным регламентом предоставления государственной услуги, в том числе в части проставления апостиля на архивных справках, выписках, копиях.

58. В Управлении для заявителей, получающих архивные справки, выписки, копии, заверенные апостилем, имеются места для ожидания.

59. Помещения для приема заявителей и выдачи им результатов предоставления государственной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим нормам, оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения.

Архивом и Управлением обеспечивается создание инвалидам и другим маломобильным группам населения условий доступности государственной услуги в соответствии с требованиями, установленными частью 1 статьи 15 Федерального закона от 24 ноября 1995 года № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», с учетом положений части 3 статьи 26 Федерального закона от 1 декабря 2014 года № 419-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам социальной защиты инвалидов в связи с ратификацией Конвенции о правах инвалидов».

(Абзац дополнен в редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

Показатели доступности и качества государственной услуги, в том числе

количество взаимодействий заявителей с должностными лицами при

предоставлении государственной услуги и их продолжительность, возможность

получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том

числе с использованием информационно-коммуникационных технологий

60.              Информация о ходе предоставления государственной услуги предоставляется непосредственно должностными лицами Архива посредством телефонной и электронной связи:

по телефонам (4862) 41-34-40, 41-62-03;

по электронной почте: gaoo-orel@yandex.ru (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

61. По желанию заявителя либо в установленных настоящим административным регламентом случаях происходит одно его взаимодействие со специалистами Архива при получении лично результатов предоставления государственной услуги. Максимальная продолжительность взаимодействия составляет 5 минут.

62. Информация о ходе предоставления государственной услуги осуществляется по телефону, по электронной почте, при личном обращении.

63.              Доступность государственной услуги характеризуется следующими
показателями:

обеспечение прав заявителей на доступ и получение архивной информации в электронной форме;

всестороннее информирование заявителей о предоставляемой государственной услуге;

взаимодействие с должностными лицами при предоставлении государственной услуги в электронной форме отсутствует, количество взаимодействий и их продолжительность в случае личного обращения заявителей не превышают стандарт предоставления государственной услуги.

64.              Критериями качества предоставления государственной услуги являются:

отсутствие подтвержденных фактов нарушений сроков или административных процедур предоставления государственной услуги, в том числе положений настоящего административного регламента;

отсутствие обоснованных претензий заявителей по результатам предоставления государственной услуги (по содержанию и оформлению архивных справок, выписок и копий);

удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги;

полнота и соответствие информации, предоставленной заявителю в архивной справке, выписке, копии, сведениям, запрашиваемым заявителем;

соблюдение действующего законодательства Российской Федерации в отношении защиты персональных данных и информации конфиденциального характера.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности

предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах

предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности

предоставления государственной услуги в электронной форме

65. Государственная услуга не предоставляется в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг.

Государственная услуга предоставляется через государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

(Абзац дополнен в редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

66. Образцы форм запроса доступны для копирования и заполнения в электронном виде в государственных информационных системах «Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Орловской области», «Региональный реестр государственных, и муниципальных услуг (функций) Орловской области».

67.              Получение результатов предоставления государственной услуги в электронной форме имеет следующие особенности:

по электронному адресу заявителя высылаются только информационные ответы - уведомления о приеме и регистрации запроса, а также результаты предоставления услуги, не требующие (в том числе по просьбе заявителя) официального заверения подписью руководителя Архива и печатью Архива (например, ответы о порядке и процедурах предоставления государственной услуги, на генеалогические запросы, об отсутствии документов, об отсутствии информации в имеющихся документах; рекомендации по поиску интересующей информации и прочие);

архивные справки, выписки, копии (в том числе на нескольких листах, прошитые и скрепленные печатью Архива в местах сшивки, заверенные подписью руководителя Архива и печатью Архива, в том числе копии с проставленными на обороте листов ссылочными архивными данными) направляются по почтовому адресу заявителя или выдаются ему лично в столе справок Архива;

архивные справки, выписки и копии по запросам на третьих лиц могут быть выданы заявителю или уполномоченному им лицу только лично в столе справок Архива при предъявлении паспорта и оригинала доверенности, оформленной в установленном порядке, подтверждающей полномочия заявителя или уполномоченного им лица.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения

административных процедур, требования к порядку их выполнения,

в том числе особенности выполнения административных процедур

в электронной форме

Исчерпывающий перечень административных процедур при предоставлении государственной услуги

68.              Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация запроса;

2) рассмотрение запроса и анализ его содержания;

3)              исполнение запроса (выявление сведений по архивным документам и подготовка архивной справки, выписки, копии, информационного ответа, договорного письма);

4) направление или выдача заявителю ответов на запросы. Блок-схема предоставления государственной услуги представлена

в приложении 4 к административному регламенту.

Прием и регистрация запроса

69.              Основанием для начала административной процедуры является поступление по адресу электронной почты Архива запроса в соответствии с пунктом 28 административного регламента.

70.              Специалист Архива, ответственный за прием запросов заявителей в электронной форме ежедневно в рабочие дни в 12.00 и 16.00 часов открывает электронный ящик Архива, распечатывает и регистрирует поступившие запросы в день открытия электронного ящика, направляет сообщение заявителю по его электронному адресу о получении и приеме запроса.

Зарегистрированный запрос передает руководителю Архива для резолюции (направления запроса в структурное профильное подразделение Архива для подготовки ответа).

71. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня.

72. В случае если в запросе не указаны: фамилия, имя, отчество заявителя, направившего запрос, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, паспортные данные, ответ на запрос не дается.

Рассмотрение запроса и анализ его содержания

73.              Резолюция руководителя Архива является основанием для рассмотрения и анализа содержания запроса по существу.

74.              Руководитель профильного структурного подразделения Архива рассматривает и анализирует содержание запроса с использованием необходимых профессиональных навыков, имеющегося научно-справочного аппарата к архивным документам, хранящимся в Архиве, и других информационных материалов, при этом определяет:

степень полноты информации, содержащейся в запросе заявителя, степень полноты документов, представленных заявителем, необходимых для исполнения запроса;

наличие в Архиве документов, необходимых заявителю, или возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя, места нахождения и адреса конкретных органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, куда следует рекомендовать заявителю обратиться по принадлежности.

По результатам анализа содержания запроса руководитель структурного подразделения Архива передает запрос конкретному специалисту данного структурного подразделения Архива с устными рекомендациями по исполнению запроса; подготовки информационного ответа о приостановлении государственной услуги или отказе в предоставлении государственной услуги.

75.              Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 7 рабочих дней.

Исполнение запроса (выявление сведений по архивным документам и подготовка архивной справки, выписки, копии, информационного ответа, договорного письма)

76.              Основанием для исполнения запроса является резолюция руководителя Архива и устное распоряжение руководителя профильного структурного подразделения Архива контренному специалисту данного структурного подразделения по исполнению запроса.

77.              Исполнение запроса специалистом Архива производится с использованием научно-справочного аппарата к архивным документам и непосредственно по архивным документам, хранящимся в Архиве.

78.              По результатам выявления необходимой заявителю информации специалистом Архива составляется:

архивная справка (выписка, копия, договорное письмо, перечень документов);

информационный ответ - уведомление заявителя о приостановлении предоставления государственной услуги с указанием мотивированной причины (о необходимой высылке заявителем дополнительных уточнений по запросу и/или копий документов, требующихся для качественного исполнения запроса или в связи с установленными правилами исполнения запросов);

информационный ответ об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием мотивированной причины (отсутствие на хранении в Архиве документов по теме, интересующей заявителя, с возможными рекомендациями по дальнейшему поиску информации; отсутствие у заявителя, запрашивающего архивные сведения, содержащие персональные данные или конфиденциальную информацию о третьих лицах, документа, подтверждающего его полномочия; отсутствие производственных возможностей у Архива для исполнения запросов на договорной (возмездной основе); невыполнение заявителем договорных обязательств по исполнению Архивом платных запросов; отсутствие у заявителя доступа к сведениям, содержащим государственную тайну; неудовлетворительное физическое состояние архивного документа (в случае запроса копии документа).

79.              Критерием для принятия решения о составлении архивной справки, копии, выписки или другого ответа является полнота информации, выявленной по архивным документам согласно запросу заявителя и с учетом просьбы заявителя о выдаче конкретного вида документа - архивной справки, выписки, копии (если такая просьба имеет место в запросе).

В случае неразборчивого написания текста архивного документа, наличия в нём исправлений и зачеркиваний, Архив вправе предоставить заявителю по социально-правовым запросам ксерокопию архивного документа (бесплатно).

80.              В подготовленных документах на запросы заявителей должна быть отражена следующая информация:

1) в архивной справке:

указывается название «Архивная справка»;

текст дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат;

допускается цитирование архивных документов, цитаты заключаются в кавычки;

включаются в текст справки отдельные данные архивных документов, несовпадающие со сведениями, изложенными в запросе, при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых сообщается в архивных документах; эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговаривается в тексте справки в скобках («так в документе»);

оговариваются неразборчиво написанные, исправленные,

не поддающиеся прочтению места архивного документа («так в документе», «запись исправлена, первоначальная запись неясна, причина и дата исправления не указаны»);

не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка;

включаются в одну архивную справку сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях, если эти сведения содержатся в документах, хранящихся в Архиве;

приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшихся для составления архивной справки, после текста архивной справки; допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события;

указываются после архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сведения, которые интересовали заявителя, но не были обнаружены в архивных документах и рекомендации по их поиску в других архивах или организациях;

2)              в архивной выписке:

указывается название «Архивная выписка»;

воспроизводится полностью название архивного документа, его номер и дата;

исчерпываются извлечениями из текста архивного документа все имеющиеся вопросы, указанные в запросе заявителя; начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов (предложений) обозначаются многоточием;

оговариваются неразборчиво написанные, исправленные,

не поддающиеся прочтению места архивного документа («так в документе», «запись исправлена, первоначальная запись неясна, причина и дата исправления не указаны»);

приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов после текста архивной выписки;

3)              в архивной копии (ксерокопии):

проставляются на обороте каждого листа архивные шифры (номера фонда, описи, единицы хранения (дела) и номера листов единиц хранения;

4)              в информационном письме (ответе) сообщается:

об уточнении данных или высылке копий документов, без которых исполнение запроса не представляется возможным;

об отсутствии на хранении в Архиве документов, необходимых для исполнения запроса, о местах хранения необходимых заявителю документов или рекомендации по дальнейшему поиску интересующих заявителя сведений;

об отсутствии сведений, интересующих заявителя, в имеющихся на хранении документах;

о ходе процедуры предоставления государственной услуги;

5) ответ на генеалогические и тематические запросы может содержать перечень документов (на бланке Архива), выявленных по запросу, с аннотациями их содержания и ссылочными данными, заверяется подписью руководителя и печатью Архива (по просьбе заявителя может направляться без указанного заверения по электронной почте).

81. Подготовленные специалистами Архива архивные справки, выписки, копии, информационные ответы, в том числе правильность их содержания и оформления, полнота проведенного поиска, срок исполнения проверяются руководителем профильного структурного подразделения Архива и передаются на рассмотрение руководителю Архива.

82. Архивные справки, выписки, информационные ответы составляются на бланках Архива. Архивные справки, выписки, копии заверяются подписью руководителя и печатью Архива.

Информационные ответы заверяются подписью руководителя Архива, при необходимости в случае подтверждения отсутствия на хранении документов, отсутствия сведений, интересующих заявителя,

в имеющихся на хранении документах - заверяются печатью Архива.

Ответы на тематические и генеалогические запросы (на бланках Архива), в том числе перечни документов, заверяются подписью руководителя Архива и печатью Архива.

83.              В архивной справке, выписке, объем которых превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива. Все листы архивной копии также скрепляются и на месте скрепления заверяются подписью руководителя и печатью Архива.

84.              Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 10 рабочих дней.

Направление или выдача заявителю ответов на запросы

85. Основанием для направления или выдачи результатов предоставления государственной услуги (архивной справки, выписки, копии, информационного ответа, договорного письма) заявителю является заверение вышеуказанных документов подписью руководителя и печатью Архива.

86. Результаты предоставления государственной услуги регистрируются в журнале исходящей корреспонденции Архива специалистом Архива и высылаются в адреса заявителей простыми почтовыми отправлениями,

выдаются лично в столе справок Архива. В определенных случаях по желанию заявителя могут высылаться по электронной почте.

87.              Архивные справки, выписки, копии и другие ответы, выдаваемые заявителям лично в столе справок Архива, регистрируются в журнале регистрации выдачи документов при предъявлении заявителем документа, удостоверяющего личность, а в некоторых случаях документа, подтверждающего его полномочия. Заявители проставляют в журнале регистрации дату получения документа и свою подпись, удостоверяя факт получения документа.

88.              Максимальный срок исполнения данной административной процедуры 3 рабочих дня со дня подписания руководителем Архива ответа на запрос.

Порядок межведомственного взаимодействия при предоставлении государственной услуги

89. При предоставлении государственной услуги Архив осуществляет взаимодействие с Управлением в отношении запросов, ответы на которые (архивные справки, выписки, копии) требуют в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации проставления апостиля.

90. Архивные справки, выписки, копии, подготовленные Архивом, по запросам, требующим заверения апостилем и поступившим из Консульского департамента Министерства иностранных дел Российской Федерации, передаются Архивом в Управление не менее чем за 5 рабочих дней до истечения установленного 30 дневного срока исполнения запроса.

Апостиль заполняется заместителем начальника отдела архивов Управления и заверяется подписью начальника и печатью Управления. (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

91. В случаях непосредственного обращения заявителей в Управление с просьбой о проставления апостиля на архивных справках, копиях, выписках, подготовленных Архивом, срок исполнения данной процедуры в Управлении не должен превышать 3 рабочих дней со дня предъявления заявителем необходимых документов (заявления о проставлении апостиля, документа удостоверяющего личность, для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке, а также квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля).

92. Архивные справки, выписки, копии по консульским запросам, подготовленные Архивом, направляются непосредственно Управлением (с апостилем или без него) в Консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации.

IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением

ответственными должностными лицами положений

настоящего административного регламента и иных нормативных правовых

актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной

услуги, а также принятием ими решений

93. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений административного регламента осуществляется руководителем Архива, начальником Управления.

Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником Управления или уполномоченными им специалистами Управления, руководителем Архива или уполномоченными им специалистами Архива контрольных мероприятий по соблюдению административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги

94. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги осуществляется в формах:

проведения проверок;

рассмотрения обращений (жалоб) на действия (бездействие) должностных лиц Управления, Архива, ответственных за предоставление государственной услуги.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Порядок и периодичность осуществления плановых проверок устанавливается планом работы Управления.

Внеплановые проверки проводятся в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений административного регламента, а также в случае получения обращений (жалоб) заявителей на действия (бездействие) должностных лиц Управления, Архива, ответственных за предоставление государственной услуги.

Ответственность должностных лиц Управления, Архива за решения

и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе

предоставления государственной услуги.

95.              По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений соблюдения положений административного регламента, виновные должностные лица Управления, Архива несут персональную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.

Персональная ответственность должностных лиц Управления, Архива закрепляется в должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги

96.              Контроль за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется посредством открытости деятельности Архива, Управления при предоставлении государственной услуги, получения полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления государственной услуги и возможности досудебного (внесудебного) рассмотрения обращений (жалоб) в процессе получения государственной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования

решений и действий (бездействия) Управления, Архива, а также должностных

лиц Управления, Архива при предоставлении государственной услуги

Информация о праве заявителя на досудебное (внесудебное) обжалование

действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе

предоставления государственной услуги

97.              Заявитель имеет право на обжалование решений и действий (бездействия) Управления, Архива, руководителей Управления, Архива в досудебном (внесудебном) порядке.

Жалоба подается в Архив в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме.

Жалоба на решения и действия (бездействие) руководителя Архива, подается на имя начальника Управления. (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

98. Жалоба на решения и действия (бездействие) Архива может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта Управления, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя. (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

99. Жалоба должна содержать:

1)              наименование уполномоченного органа, должностного лица уполномоченного органа, либо специалиста, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2)              фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3)              сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) уполномоченного органа, должностного лица уполномоченного органа, либо специалиста;

4)              доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) уполномоченного органа, должностного лица уполномоченного органа, либо специалиста. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

100. Предметом досудебного разбирательства, в том числе, является: (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

1) нарушение срока регистрации запроса о предоставлении государственной услуги; (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов или информации либо осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Орловской области и органов местного самоуправления Орловской области для предоставления государственной услуги; (в редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 13.09.2018 г. № 154)

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Орловской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Орловской области и иными нормативными правовыми актами Орловской области; (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Орловской области;

7) отказ Архива, должностного лица Архива в исправлении допущенных ими опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной документах либо нарушение установленного срока таких исправлений. (в редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 13.09.2018 г. № 154)

8) нарушение срока или порядка выдачи документов по результатам предоставления государственной услуги;

(Подпункт 8 в редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

9) приостановление предоставления государственной услуги, если основания приостановления не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Орловской области и иными нормативными правовыми актами Орловской области;

(Подпункт 9 дополнен в редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

10) требование у заявителя при предоставлении государственной услуги документов или информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 33 административного регламента.

(Подпункт 10 дополнен в редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 13.09.2018 г. № 154)

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления

рассмотрения жалобы (претензии) и случаев, в которых ответ

на жалобу (претензию) не дается

101. Ответ на жалобу не дается в случаях и порядке, установленных статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О Порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

102. Приостановление в рассмотрении жалобы (претензии) не предусмотрено.

Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

103.              Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы по основаниям, предусмотренным пунктом 100 административного регламента

Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии)

104.              Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

Архив, Управление по письменному запросу заявителя должны предоставить информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы, поданной по основаниям, предусмотренным пунктом 100 настоящего административного регламента.

Органы государственной власти (должностные лица),

которым может быть направлена жалоба (претензия)

заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

105. При возникновении спорных вопросов в процессе предоставления государственной услуги заявитель может направить жалобу (претензию) в Архив, Управление.

106. Решения и действия должностных лиц Архива при предоставлении государственной услуги могут быть обжалованы руководителю Архива, начальнику Управления.

107.              Жалоба на решения и действия (бездействия) начальника Управления может быть направлена в Правительство Орловской области, заместителю Председателя Правительства Орловской области, руководителю блока социального развития.

Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

108.              Жалоба, поступившая в Управление, Архив, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Управления, Архива, должностного лица Управления, Архива, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

Результат досудебного (внесудебного) обжалования

109. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) жалоба удовлетворяется, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Орловской области;

2) в удовлетворении жалобы отказывается.

(Пункт 109 в редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

110. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

110.1. В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению в ответе заявителю, указанном в пункте 110 административного регламента, дается информация о действиях, осуществляемых Архивом и (или) Управлением, в целях незамедлительного устранения выявленных нарушений при оказании государственной услуги, а также приносятся извинения за доставленные неудобства и указывается информация о дальнейших действиях, которые необходимо совершить заявителю в целях получения государственной услуги.

(пункт 110.1 дополнен в редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 13.09.2018 г. № 154)

110.2. В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению в ответе заявителю, указанном в пункте 110 административного регламента, даются аргументированные разъяснения о причинах принятого решения, а также информация о порядке обжалования принятого решения.

(пункт 110.1 дополнен в редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 13.09.2018 г. № 154)

111. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо Управления, работник Архива, наделенные полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляют имеющиеся материалы в органы прокуратуры. (В редакции приказа Управления культуры и архивного дела Орловской области от 03.05.2018 г. № 80)

Приложение 1

к типовому административному

регламенту

предоставления БУ Орловской области

- «Государственный архив Орловской

области», подведомственным

Управлению культуры и архивного

дела Орловской области,

государственной услуги по приему

заявок (запросов) в электронной форме

на предоставление архивных

документов (архивных справок,

выписок и копий)

Наименование органа, организации либо должности,

Ф.И.О. руководителя органа, организации

Ф.И.О. заявителя (полностью в именительном

падеже по паспорту, если изменялась фамилия,

указать когда и в связи с чем)

Паспортные данные             

проживающий (ая) по адресу:

адрес электронной почты, контактный

тел.:____________________

Образец заявления о подтверждении стажа работы Прошу предоставить сведения о стаже работы Ф.И.О. (полностью, если менялась фамилия - указать фамилию в запрашиваемый период)

Дата рождения             

Место работы (полное название организации и место её нахождения)

За какой период необходимы сведения о стаже работы (номера и даты приказов о приёме на работу и увольнении)

Должность (в запрашиваемый период - с указанием структурного подразделения)

Копию паспорта (со сведениями о прописке) прилагаю. Копию записи в трудовой книжке по запросу прилагаю.

Ответ прошу выдать лично, выслать по почтовому адресу (нужное подчеркнуть)

Приложение 2

к типовому административному

регламенту

предоставления БУ Орловской области

- «Государственный архив Орловской

области», подведомственным

Управлению культуры и архивного

дела Орловской области,

государственной услуги по приему

заявок (запросов) в электронной форме

на предоставление архивных

документов (архивных справок,

выписок и копий)

Наименование органа, организации либо должности, Ф.И.О. руководителя органа,

организации             

Ф.И.О. заявителя (полностью в именительном падеже по паспорту , если изменялась фамилия, указать

адрес электронной почты, контактный тел.:

Образец заявления о предоставлении сведений о заработной плате Прошу предоставить сведения о заработной плате Ф.И.О. (полностью, если менялась фамилия - указать фамилию в запрашиваемый период)

Дата рождения             

Место работы (полное название организации и место её нахождения)

За какой период необходимы сведения о заработной плате (указать годы)

Должность (в запрашиваемый период - с указанием структурного подразделения)

Копию паспорта (со сведениями о прописке) прилагаю.

Копию записи в трудовой книжке по запросу прилагаю.

Ответ прошу выдать лично, выслать по почтовому адресу (нужное подчеркнуть).

Приложение 3 к типовому административному

регламенту

предоставления БУ Орловской

области- «Государственный архив

Орловской области»,

подведомственным Управлению

культуры и архивного дела Орловской

области, государственной услуги по

приему заявок (запросов) в

электронной форме на предоставление

архивных документов (архивных

справок, выписок и копий)

Наименование органа, организации либо должности, Ф.И.О. руководителя органа,

организации             

Ф.И.О. заявителя (полностью в именительном падеже по паспорту ;если изменялась фамилия, указать когда и в связи с чем)

проживающий (ая) по адресу:             

Паспортные данные             

адрес электронной почты, контактный тел.:             

Образец заявления о подтверждении награждения/ присвоения звания

Прошу предоставить сведения о награждении/присвоении звания

(нужное подчеркнуть) Название награды/ присвоенного звания              

Ф.И.О. (полностью, и на момент награждения/присвоения, если была смена фамилии)

Дата рождения             

Дата или год награждения/присвоения              

Основание - номер и дата приказа, решения, постановления (если известно)

Место работы (на момент награждения/присвоения - указать полное название организации, представившей к награждению/присвоению звания, и место её нахождения)

Должность (на момент награждения/присвоения, с указанием структурного подразделения)

Копию паспорта (со сведениями о прописке) прилагаю.

Копию записи в трудовой книжке по запросу прилагаю.

Ответ прошу выдать лично, выслать по почтовому адресу (нужное подчеркнуть).

Приложение 4

к типовому административному регламенту

предоставления БУ Орловской области -

«Государственный архив Орловской области», подведомственным Управлению

культуры и архивного дела Орловской

области, государственной услуги по приему

заявок (запросов) в электронной форме на

предоставление архивных документов

(архивных справок, выписок и копий)

Блок - схема

последовательности действий при предоставлении БУ Орловской области -«Государственный архив Орловской области», подведомственным Управлению

культуры и архивного дела Орловской области, государственной услуги

по приему заявок (запросов) в электронной форме на предоставление архивных

документов (архивных справок, выписок и копий

Заявитель

Государственный архив Орловской области

Прием и регистрация запроса

Рассмотрение запроса и анализ его содержания

Исполнение запроса

Составление специалистом Архива

информационного ответа заявителю

о мотивированном приостановлении

государственной услуги

Составление специалистом Архива информационного ответа заявителю

об отказе в предоставлении

государственной услуги с указанием

мотивированной причины отказа

Выявление специалистом Архива по

архивным документам информации, необходимой заявителю, составление

архивной справки, выписки, копии или (в случае необходимости) - ответа

об отсутствии сведений в архивных документах.

Подготовка договорного письма по

тематическому или генеалогическому

запросу

Направление или выдача заявителю ответов на запросы