Об утверждении Административного регламента Комитета по управлению архивами Курганской области, подведомственных ему государственных архивов Курганской области по организации информационного обеспе...



Приказ

Комитета по управлению архивами Курганской области

от 18 августа 2009 года №52

Об утверждении Административного регламента Комитета по управлению архивами Курганской области, подведомственных ему государственных архивов Курганской области по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе по исполнению запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод

(с изменениями от 21 октября 2009 года)

г. Курган

(ПРИЗНАН УТРАТИВШИМ СИЛУ:

Приказ комитета по управлению архивами Курганской области от 08.12.2011г. №69: НГР RU45000201100476)

(ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

Приказ комитета по управлению архивами Курганской области от 21 октября 2009 года №64: НГР RU 45000200900375)

В соответствии с постановлением Правительства Курганской области от 7 сентября 2007 года № 388 «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительных органов государственной власти Курганской области, осуществляющих отраслевое либо межотраслевое управление»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Административный регламент Комитета по управлению архивами Курганской области, подведомственных ему государственных архивов Курганской области по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе по исполнению запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод (далее - Регламент).

2. Руководителям государственных архивов Курганской области:

- организовать внедрение Регламента в практику работы государственных архивов Курганской области;

- провести анкетирование среди получателей государственной услуги до 1 января 2010 года, с целью выявления их оценки реализации положений Регламента на практике.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель Комитета В.М. Ломакин

Приложение

к приказу

Комитета по управлению

архивами Курганской области

от 18.08.2009 № 52

Административный регламент

Комитета по управлению архивами Курганской области, подведомственных ему государственных архивов Курганской области по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе по исполнению запросов граждан, связанных с реализацией

их законных прав и свобод

I. Общие положения

1. Административный регламент Комитета по управлению архивами Курганской области, подведомственных ему государственных архивов Курганской области по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе по исполнению запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод (далее - Регламент), разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий Комитета по управлению архивами Курганской области, подведомственных ему государственных архивов Курганской области при осуществлении ими своих полномочий в сфере организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе при исполнении запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

2. Предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе по исполнению запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод (далее - государственная услуга), осуществляется в соответствии с:

1) Конституцией Российской Федерации («Российская газета» от 25 декабря 1993 года № 237);

2) Федеральным законом от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации от 13 октября 1997 года № 41 ст. 8220-8235);

3) Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 года № 43 ст. 4169);

4) Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 мая 2006 года № 19 ст. 2060);

5) Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 года № 31 (ч. I) ст. 3448);

6) Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 года № 31 (ч. I) ст. 3451);

7) Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации от 10 марта 1997 года № 10 ст. 1127);

8) Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 января 1999 года № 107 «О подписании Соглашения о принципах и формах взаимодействия государств - участников Содружества Независимых государств в области использования архивной информации» (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 февраля 1999 года № 6 ст. 857);

9) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25 июля 2005 года № 375/584/352 «Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел» («Российская газета» от 22 сентября 2006 года № 212);

10) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 года № 20);

11) Приказом Росархива от 6 июля 1998 года № 51 «Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 28 декабря 1998 года № 37-38);

12) Законом Курганской области от 7 сентября 2005 года № 71 «Об архивном деле в Курганской области» («Новый мир» от 23 сентября 2005 года № 176);

13) Законом Курганской области от 3 ноября 2005 года № 86 «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Курганской области отдельными государственными полномочиями Курганской области по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Курганской области» («Новый мир» от 12 ноября 2005 года № 210);

14) Законом Курганской области от 6 декабря 2006 года № 203 «О порядке рассмотрения обращений граждан в Курганской области» («Новый мир» от 14 декабря 2006 года № 41).

3. Исполнителями государственной услуги являются:

1) Комитет по управлению архивами Курганской области (далее - Комитет);

2) подведомственные Комитету государственные архивы Курганской области (Государственное учреждение «Государственный архив Курганской области» (далее - ГУ «ГАКО»), Государственное учреждение «Государственный архив общественно-политической документации Курганской области» (далее - ГУ «ГАОПДКО»), Государственное учреждение «Государственный архив в г. Шадринске» (далее - ГУ «ГАШ»), Государственное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Курганской области» (далее - ГУ «ГАДЛС КО»)) (далее - государственные архивы);

3) структурные подразделения органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Курганской области или муниципальные учреждения, созданные этими органами для хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (далее - муниципальные архивы), в соответствии с действующим законодательством.

4. Комитет, государственные архивы в целях предоставления государственных услуг и при наличии у них полномочий, закреплённых действующим законодательством, осуществляют взаимодействие с органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, бюджетными учреждениями различных уровней и иными юридическими лицами.

5. Комитет участвует в предоставлении государственной услуги, осуществляя финансовое и методическое обеспечение, координацию и контроль за деятельностью по предоставлению государственной услуги, содействие в автоматизации процедур, а также проставляя апостиль на документы, предназначенные для направления в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г. (далее - Конвенция), отменяющую требования легализации официальных иностранных документов.

6. Получатели государственной услуги:

1) физические лица - граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, а также их представители по доверенности;

2) российские и иностранные юридические лица, в том числе организации, не являющиеся юридическими лицами;

3) органы государственной власти, органы местного самоуправления, должностные лица, действующие в рамках компетенции, установленной актами, определяющими их статус от имени Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований.

7. Результатом предоставления государственной услуги является:

1) направление Комитетом официальных писем;

2) выдача государственными архивами Курганской области, при наличии у них соответствующих документов, информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

8. Место нахождения Комитета и его почтовый адрес: 640000, г. Курган, ул. Комсомольская, 39, каб. 4 (приёмная).

Электронный адрес: arhiv@kurganobl.ru

Телефон: (352-2) 42 - 53 - 46

Факс: (352-2) 42 - 53 - 46

официальный сайт «Архивная служба Курганской области» в сети Интернет ().

Сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты государственных архивов приводятся в приложении 1 к Регламенту.

9. Телефон справочной службы Комитета: 42-53-66.

10. График приема посетителей по вопросам предоставления государственной услуги в Комитете:

День недели

Время приема

Понедельник

с 08.00 до 17.00

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Вторник

с 08.00 до 17.00

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Среда

с 08.00 до 17.00

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Четверг

с 08.00 до 17.00

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Пятница

с 08.00 до 15.00

Суббота

Воскресенье

выходной

Графики приема граждан в государственных архивах приводятся в приложении 2 к Регламенту.

Графики работы читальных залов государственных архивов приводятся в приложении 3 к Регламенту.

11. На информационных стендах в помещениях Комитета, государственных архивов, предназначенных для приема посетителей, размещается следующая информация:

1) местонахождение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайта и электронной почты органов и учреждений, участвующих в предоставлении государственной услуги;

2) текст Административного регламента с приложениями (полная версия или извлечения);

3) извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

4) требования к заявлениям о предоставлении государственной услуги (приложение 4 к Регламенту);

5) график приема посетителей;

6) рекомендации по самостоятельному поиску информации.

12. Порядок получения информации о предоставлении государственной услуги.

Получатель государственной услуги обращается лично, по телефону и (или) электронной почте в Комитет или государственные архивы для получения консультаций о правилах получения государственной услуги.

Предоставление консультаций осуществляется в течение всего срока предоставления государственной услуги, а специалистами Комитета, в том числе и в неприемное время.

13. Консультирование осуществляется в день обращения получателя государственной услуги.

При консультировании по письменным обращениям, в том числе по электронной почте, ответ на обращение направляется в адрес заявителя в течение 3 рабочих дней с момента поступления обращения.

14. При консультировании по телефону специалисты Комитета и государственных архивов обязаны, в соответствии с поступившим запросом, предоставлять информацию по следующим вопросам:

1) о месте хранения архивных документов, необходимых для получения государственной услуги (при наличии информации);

2) о порядке оформления заявления, необходимого для предоставления государственной услуги;

3) о графике работы Комитета, государственных архивов;

4) о перечне документов, необходимых для получения государственной услуги;

5) о результатах предоставления государственной услуги;

6) о времени приема и выдачи документов;

7) о сроках предоставления государственной услуги.

Иные вопросы о правилах предоставления государственной услуги рассматриваются Комитетом и государственными архивами только на основании соответствующего письменного обращения.

15. Время разговора со специалистами Комитета в порядке консультирования по телефону ограничивается 10 минутами.

16. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

17. Основанием для предоставления государственной услуги является письменное, в том числе электронное, обращение (запрос) в Комитет или в государственные архивы.

18. Для получения государственной услуги заявитель предоставляет лично, по почте, по электронной почте заявление, где указывает:

1)   наименование юридического лица (для граждан - фамилия, имя, отчество);

2)   почтовый и/или электронный адрес заявителя;

3)   информацию, интересующую заявителя, ее хронологические рамки.

К заявлению заявителем могут быть приложены копии документов (трудовой книжки, правоустанавливающих документов, свидетельств и др.).

(Пункт 18 приложения в редакции приказа комитета по управлению архивами Курганской области от 21 октября 2009 года №64: НГР RU 45000200900375)

(Пункты 19 и 20 признаны утратившими силу приказом комитета по управлению архивами Курганской области от 21 октября 2009 года №64: НГР RU 45000200900375)

21. Документы, предоставляемые заявителями для получения информации ограниченного доступа:

1) письменное разрешение гражданина, а после его смерти письменное разрешение наследников данного гражданина, в случае, если запрашиваемая информация содержит сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности (для третьих лиц);

2) письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов, в случае, если собственник или владелец архивных документов, определил условия по их использованию.

22. В случае, если запрашиваемая информация содержит государственную или иную охраняемую законом тайну, доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

23. Максимальное время ожидания получателем государственной услуги в очереди при подаче документов, указанных в пунктах 18, 21 настоящего Регламента, не должно превышать 40 минут, для получения консультации - 40 минут. Максимальное время приёма специалистом документов не должно превышать 20 минут.

24. Правом на внеочередной личный прием в Комитете и государственных архивах в дни и часы, установленные для приема граждан, обладают:

1) ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;

2) инвалиды I и II групп и их законные представители (один из родителей, усыновителей, опекун или попечитель);

3) беременные женщины.

25. Предоставление государственной услуги в соответствии с настоящим Регламентом осуществляется на платной и бесплатной основе.

26. Государственными архивами на платной основе осуществляются следующие виды услуг по информационному обеспечению:

1) исполнение тематических, генеалогических запросов;

2) выдача дубликата или переоформление архивной справки взамен утраченной или поврежденной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально);

3) оформление нескольких экземпляров архивной справки по просьбе заявителя;

4) подготовка тематического перечня архивных документов, печатных изданий;

5) подготовка тематической подборки копий архивных документов;

6) организация доступа к электронным публикациям и оцифрованным образам архивных документов через Интернет;

7) просмотр и/или прослушивание аудиовизуальных документов на специальном оборудовании;

8) консультирование по вопросам розыска документов ликвидированных и реорганизованных организаций, не передавших документы на постоянное хранение;

9) подготовка тематической подборки архивных дел с использованием справочно-поисковых средств архива;

10) предоставление архивных документов, печатных изданий для копирования техническими средствами пользователя в помещении архива;

11) выдача архивных документов, печатных изданий срочно и/или сверх установленной нормы;

12) оформление заказа на выдачу в читальный зал описей, архивных документов, печатных изданий по телефону или электронной почте;

13) копирование архивных документов, печатных изданий на различные носители;

14) изготовление копии базы данных или ее фрагмента(ов).

27. Оплата за предоставление государственной услуги производится в российских рублях путем наличного и безналичного расчета.

28. Государственными архивами на бесплатной основе осуществляются следующие виды услуг:

1) организация работы пользователей в читальном зале архива с предоставлением архивных документов или их копий и имеющихся архивных справочников в установленные сроки выдачи, исключение составляет обслуживание по личному заявлению или письму организаций, в которых оговорены особые условия работы (предоставление дел в срочном порядке и в количестве больше установленного, оказание помощи при поиске документов по научно-справочному аппарату, выявление дел по теме, предоставление документов в часы, не предусмотренные графиком работы читального зала и другие);

2) предоставление архивной информации, копий документов по запросам органов государственной власти и органов местного самоуправления связанных с исполнением ими своих функций;

3) предоставление пользователям информации о составе фондов архива через систему каталогов и других архивных справочников;

4) предоставление услуг участникам Великой Отечественной войны, ветеранам боевых действий, инвалидам 1 и 2 группы, домам престарелых, детским домам (за исключением услуг по изучению родословной, осуществляемых сотрудниками архива);

5) предоставление организациям-фондообразователям, личным держателям фондов их документов во временное пользование;

6) предоставление пользователям архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также для получения льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

29. Сотрудники, осуществляющие прием и информирование граждан, обеспечиваются личными идентификационными карточками.

30. Требования к оборудованию мест предоставления государственной услуги.

Помещения для предоставления государственной услуги размещаются на нижних этажах зданий.

Здания, где располагаются Комитет, государственные архивы, должны быть оборудованы информационными табличками, предназначенными для доведения до сведения заинтересованных лиц следующей информации:

- наименование Комитета, государственного архива;

- график приёма граждан.

Фасад здания должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими ознакомиться с информационными табличками, которые должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.

Прием получателей государственной услуги осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях. Помещения должны быть снабжены информационными табличками с указанием:

1) номера кабинета;

2) структурного подразделения;

3) времени приема граждан и работы с юридическими лицами;

4) времени перерыва на обед, технического перерыва.

Таблички должны быть четкими, заметными и понятными для получателей государственной услуги.

Рабочее место специалистов в служебных кабинетах, осуществляющих прием посетителей, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также множительной техникой.

Под зал ожидания отводится помещение, площадь которого определяется в зависимости от количества граждан. Зал ожидания оборудуется посадочными местами. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются бланками заявлений.

Места предоставления государственной услуги оборудуются охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

31. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Государственная услуга не предоставляется в случаях:

1) отсутствия заполненного заявления;

2) отсутствия в запросе (заявлении) исчерпывающей информации о заявителе, без которой невозможно предоставление государственной услуги;

3) отсутствия в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;

4) если обращение в письменном виде не поддается прочтению;

5) отсутствия в архиве документов по запрашиваемой тематике;

6) неудовлетворительного физического состояния документов, не имеющих копий фонда пользования;

7) отсутствия у заявителя документально подтверждённых прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну или содержащих конфиденциальную информацию;

8) ограничения доступа к документам, содержащим персональные данные.

III. Административные процедуры

32. Юридическим фактом, послужившим основанием для начала действия по предоставлению государственной услуги, является обращение (запрос) юридического или физического лица в Комитет, государственные архивы в целях получения архивной информации.

33. За предоставление государственной услуги ответственность несут специалисты, которые в соответствии с должностным регламентом (должностной инструкцией) отвечают за использование архивных документов.

34. Предоставление государственной услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц включает в себя следующие административные процедуры Комитета, государственных архивов:

1) прием граждан;

2) консультирование о получении государственной услуги, в том числе о наличии документации, необходимой получателю государственной услуги;

3) регистрация обращения (запроса) получателя государственной услуги;

4) анализ тематики обращения (запроса) получателя государственной услуги;

5) при необходимости, направление обращения (запроса) получателя государственной услуги на исполнение в специализированный государственный или муниципальный архивы, организации для ответа в адрес получателя государственной услуги;

6) поиск архивных документов, необходимых для исполнения обращений (запросов);

7) подготовка ответа заявителю;

8) оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

35. Предоставление государственной услуги по обеспечению доступа юридических и физических лиц к архивным документам в читальном зале государственного архива состоит из:

1) приема граждан;

2) консультирования о получении государственной услуги, в том числе о наличии документации, необходимой получателю государственной услуги;

3) регистрации обращения (запроса) получателя государственной услуги;

4) выдачи разрешения на работу в читальном зале государственного архива;

5) анализа тематики обращения (запроса) получателя государственной услуги;

6)предоставления справочно-поисковых средств;

7) оформления заказа на выдачу документов в читальный зал государственного архива;

8) предоставления архивных документов пользователям в читальных залах государственного архива;

9) оформления архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

Прием граждан

36. Специалист, в должностные обязанности которого входит прием и регистрация заявлений, устанавливает предмет обращения, личность заявителя, в том числе проверяет наличие всех необходимых документов в соответствии с перечнем, установленным пунктом 18 настоящего Регламента.

37. При исполнении запроса по документам архива пользователю предлагается заполнить заявление по установленной форме. При приеме заявлений проверяются полнота, правильность и четкость изложения сведений.

38. Продолжительность приема одного (каждого) гражданина не превышает 20 минут.

Консультирование получателя государственной услуги

39. Получатель государственной услуги обращается лично, по телефону или электронной почте в Комитет или государственный архив для получения консультаций о правилах предоставления государственной услуги.

40. Специалист осуществляет консультирование получателя государственной услуги, в том числе о наличии документации, необходимой получателю государственной услуги.

41. При личном обращении заявителя консультация осуществляется в день обращения. При письменном обращении заявителя консультирование осуществляется в течение 3 дней.

Анализ, регистрация обращений (запросов) и их исполнение

42. Поступившие в Комитет письменные заявления (запросы) анализируются и регистрируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, в день их поступления в установленном порядке и направляются на исполнение по принадлежности в государственные или муниципальные архивы, или в другие организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

43. В случае отсутствия в запросе достаточных данных или нечетко, неправильно сформулированных требованиях Комитет информирует об этом заявителя и предлагает уточнить или дополнить обращение (запрос).

44. В случае, если обращение (запрос) требует исполнения несколькими организациями, Комитет направляет им копии запроса с указанием о необходимости направления ответа в адрес заявителя и информирует об этом получателя государственной услуги.

45. Запросы, поступившие из-за рубежа, направляются на исполнение в соответствующую организацию, на хранении которой имеется запрашиваемая заявителем информация. Комитет письменно уведомляет об этом Федеральное архивное агентство или Консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации, кроме запросов, направляемых в государственные архивы Курганской области.

46. Запросы, поступившие в государственный архив, анализируются специалистом, в должностные обязанности которого входит исполнение запросов.

В ходе анализа запроса определяется:

1) правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений;

2) степень полноты информации, содержащейся в запросе;

3) местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);

4) наличие соответствующих архивных фондов и документов;

5) наличие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

47. При отсутствии у заявителя права на получение государственной услуги специалист государственного архива готовит мотивированный отказ заявителю в ее получении и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

48. Поступившие в государственный архив запросы в ходе личного приема граждан, по почте/электронной почте регистрируются с использованием автоматизированного программного комплекса, обеспечивающего создание информационного массива о составе и содержании запросов физических и юридических лиц, в день их приема. Каждый вопрос, имеющийся в запросе, регистрируется как самостоятельное обращение.

49. Результат процедуры регистрации обращения:

1) зарегистрированное заявление;

2) разрешение на работу в читальном зале.

50. Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и по документам, находящимся на хранении в архиве.

51. Порядок исполнения запросов в государственных архивах осуществляется в строгом соответствии с пунктами 5.8. - 5.10. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённых Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19.

52. Государственные архивы по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес заявителя.

53. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов государственный архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.

54. Запрос социально-правового характера исполняется государственными архивами безвозмездно. Срок исполнения не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководителя архива этот срок может быть, при необходимости, продлён, с обязательным уведомлением об этом пользователя.

55. Архивная справка (Приложение 5), архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии при личном обращении заявителя в государственный архив могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - при предоставлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

56. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, а также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Комитетом, государственными архивами по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств - участников СНГ, направляются централизованно через Консульский департамент МИД России.

57. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

58. Запросы и обращения органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти Курганской области о предоставлении информации рассматриваются председателем Комитета в день поступления.

Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

59. Рассмотрение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

60. В случае необходимости Комитет может запрашивать у государственных, муниципальных архивов, организаций копии ответов о результатах рассмотрения запроса заявителя.

61. Государственная услуга считается предоставленной в случае получения заявителем запрашиваемой информации или мотивированного ответа об отсутствии архивной информации.

Организация работы читального зала в государственных архивах

62. Решение о допуске или отказе в предоставлении государственной услуги принимается руководителем государственного архива при личном обращении получателя государственной услуги в течение 4-х часов с момента подачи заявления или официального письма от организации.

63. В случае, если заявитель не имеет права на получение государственной услуги, руководитель государственного архива дает мотивированный отказ в ее предоставлении и разъясняет дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

64. При отсутствии необходимых архивных документов в государственном архиве получателю государственной услуги предоставляется информация о месте их хранения или даются рекомендации по их поиску.

65. Допуск получателя государственной услуги к справочно-информационным средствам (каталогам, изданным справочникам и путеводителям, программному комплексу «Архивный фонд», другим информационным системам), архивным документам осуществляется с момента получения разрешения на работу в читальном зале государственного архива.

66. Специалистом читального зала государственного архива осуществляются:

1) прием и регистрация заявления, официального письма от организации в журнале регистрации пользователей читального зала;

2) выдача получателю государственной услуги анкеты установленного образца для заполнения (Приложение 6);

3) консультирование получателя государственной услуги о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, имеющихся в архиве справочниках, режиме работы читального зала, о правилах работы пользователей в читальных залах;

4) выдача получателю государственной услуги для заполнения бланка заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (Приложение 7);

5) выдача получателю государственной услуги архивных документов и других материалов по исполненным заказам под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.

67. Получателю государственной услуги на основании заполненного бланка заказа (требования) выдаются (с момента передачи заказа специалисту читального зала):

1) не позднее 30 мин. - описи дел, перечни документов;

2) не позднее следующего рабочего дня - издания справочно-информационного фонда (далее - издание «СИФ»);

3) не позднее 3 рабочих дней - архивные дела и документы.

68. Заказы на описи дел и издания СИФ, переданные специалисту читального зала за 1 час до окончания работы читального зала, исполняются на следующий рабочий день.

69. Иногородним получателям государственной услуги государственная услуга предоставляется в день обращения.

70. По заявлению получателя государственной услуги специалистом читального зала осуществляется выдача бланка заказа на копирование архивных документов по теме исследования (Приложение 8). Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством государственного архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов. Изготовленные копии архивных документов выдаются после предъявления квитанции об оплате счета (калькуляции) за их изготовление или поступления денег на расчетный счет государственного архива.

71. Государственная услуга считается предоставленной, если потребителю государственной услуги предоставлена запрашиваемая документная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.

Проставление Апостиля

72. Апостиль - специальный штамп, проставляемый на официальных документах государств - участников Конвенции с целью освободить такие документы от необходимости дипломатической или консульской легализации, удостоверяющий подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати, которой скреплен этот документ.

73. Комитет проставляет апостиль на направляемые в государства, подписавшие Конвенцию, архивные справки, созданные по запросам (заявлениям) российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом.

74. Поступивший из государственного архива положительный ответ на запрос регистрируется уполномоченным специалистом Комитета в отдельном журнале, где указывается порядковый номер, дата и лицо, проставляющее апостиль, а также фамилия и должность лица, подписавшего архивную справку.

75. Апостиль проставляется и заверяется председателем Комитета, в его отсутствие - заместителем председателя - начальником организационно-аналитического отдела, в течение двух дней со дня регистрации положительного ответа на запрос.

76. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники стран СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации или, с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

IV. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

77. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений сотрудниками Комитета или государственных архивов, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги, осуществляется председателем Комитета или директорами государственных архивов.

78. Персональная ответственность специалистов Комитета за действия (бездействие), осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги, закрепляется в их должностных регламентах (инструкциях) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Курганской области.

79. Комитет осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными архивами в соответствии с действующим законодательством.

80. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета, государственных архивов.

81. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

82. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги председателем Комитета проверка может быть поручена специалисту Комитета, либо сформированной рабочей группе, в состав которой включаются специалисты Комитета. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при предоставлении государственной услуги

83. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) специалистов Комитета, государственных архивов в досудебном и судебном порядке.

84. Заявители вправе обратиться с жалобой лично или письменно.

85. Жалоба, направленная физическим лицом, должна соответствовать требованиям статьи 7 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», для письменных обращений граждан.

Физическое лицо в своём письменном обращении в обязательном порядке указывает наименование государственного органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, а также излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости, в подтверждение своих доводов, физическое лицо может приложить к письменному обращению документы и материалы, либо их копии.

В жалобе, направленной юридическим лицом, должны быть указаны:

1) в чём заключается нарушение прав, свобод или законных интересов заявителя или других лиц;

2) наименование, место нахождения заявителя.

Жалоба, направленная юридическим лицом, должна быть подписана руководителем юридического лица или представителем, уполномоченным в установленном порядке.

В жалобе могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты физического или юридического лица, иные сведения, имеющие значение для рассмотрения жалобы.

86. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц:

1) Комитета - председателю Комитета;

2) государственных архивов - руководителю государственного архива или в Комитет;

87. Поступившие обращения заявителей с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц регистрируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, в установленном порядке в день поступления и направляются на рассмотрение председателю Комитета или руководителю государственного архива.

88. Информация о личном приеме председателя Комитета, руководителя государственного архива размещается на наглядных стендах в Комитете и государственных архивах, а также на официальном сайте Комитета.

89. Председатель Комитета, руководитель государственного архива:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

2) вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

90. Письменная жалоба, поступившая в Комитет, государственный архив, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях председатель Комитета, руководитель государственного архива вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

91. Ответ на жалобу подписывается председателем Комитета, руководителями государственных архивов, их заместителями.

92. Ответ на жалобу, поступившую в Комитет, государственный архив, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

93. Ответ на жалобу не дается в случаях:

1) если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

2) если текст жалобы не поддается прочтению;

3) если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членам его семьи;

4) если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

О решении председателя Комитета, руководителя государственного архива об отказе в рассмотрении жалобы, заявитель уведомляется письменно.

94. Почтовый адрес для направления обращений:

г. Курган ул. Комсомольская, 39 Комитет по управлению архивами Курганской области.

Справочный телефон: 8-3522- 42-53-46, 8-3522-42-53-66; факс 8-3522-42-53-46.

Электронный адрес: arhiv@kurganobl.ru

Адрес сайта:(http://archives.kurganobl/ru/)

Почтовые адреса, контактные телефоны, электронная почта государственных архивов приводятся в приложении 1 к Регламенту.

Приложение № 1

Контактная информация об исполнителях государственной услуги

Исполнители

ГУ «Государственный архив Курганской области»

ГУ «Государственный архив в г. Шадринске»

ГУ «Государственный архив общественно-политической документации Курганской области»

ГУ «Государственный архив документов по личному составу Курганской области»

-

Приложение № 2

График приёма граждан в Государственном учреждении «Государственный архив Курганской области»

День недели

Время приема

Среда

с 08.00 до 12.00

Четверг

с 08.00 до 12.00

График приёма граждан в Государственном учреждении «Государственный архив общественно-политической документации Курганской области»

День недели

Время приема

Понедельник

с 08.00 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Вторник

с 08.00 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Среда

с 08.00 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Четверг

с 08.00 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Пятница

с 08.00 до 14.30

(без перерыва)

Суббота

Воскресенье

выходной

График приёма граждан в Государственном учреждении «Государственный архив в городе Шадринске»

День недели

Время приема

Понедельник

с 08.00 до 17.00

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Вторник

с 08.00 до 17.00

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Среда

с 08.00 до 17.00

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Четверг

с 08.00 до 17.00

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Пятница

с 08.00 до 15.00

(без перерыва)

Суббота

Воскресенье

выходной

График приёма граждан в Государственном учреждении «Государственный архив документов по личному составу Курганской области»

День недели

Время приема

Понедельник

с 08.00 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Вторник

с 08.00 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Среда

с 08.00 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Четверг

с 08.00 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Пятница

с 08.00 до 14.30

(без перерыва)

Суббота

Воскресенье

выходной

Приложение № 3

График работы читального зала в Государственном учреждении «Государственный архив Курганской области»

День недели

Время приема

Понедельник

с 08.30 до 16.30

Вторник

с 08.30 до 16.30

Среда

с 08.30 до 16.30

Четверг

с 08.30 до 16.30

Пятница

Неприёмный день

(кроме приёма иногородних граждан с 8.30 до 14.30)

Суббота

Воскресенье

выходной

График работы читального зала в Государственном учреждении «Государственный архив общественно-политической документации Курганской области»

День недели

Время приема

Понедельник

с 08.30 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Вторник

с 08.30 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Среда

с 08.30 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Четверг

с 08.30 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Пятница

с 08.30 до 14.30

(без перерыва)

Суббота

Воскресенье

выходной

График работы читального зала в Государственном учреждении «Государственный архив в городе Шадринске»

День недели

Время приема

Понедельник

с 08.30 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Вторник

с 08.30 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Среда

с 08.30 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Четверг

с 08.30 до 16.30

(перерыв для отдыха и питания 12.00-12.45)

Пятница

С 08.30 до 12.00

Суббота

Воскресенье

выходной

Приложение № 4

Форма заявления на работу с документами архива в читальном зале

Директору

(название архива)

(Ф.И.О. директора)

от

(Ф.И.О.)

(место работы и должность)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить мне работу с документами архива по теме:

« ___ » _________________ 20__ г. Подпись _______________

Заявление для предоставления архивной справки по документальным материалам должно содержать:

1. наименование организации, Ф.И.О., должность руководителя, куда обращается заявитель;

2. Ф.И.О. заявителя, паспортные данные и почтовый адрес, отношение к лицу о котором запрашивается архивная справка;

3. Ф.И.О. лица, о котором запрашивается архивная справка;

4. цели, для которой запрашивается информация;

5. адрес, по которому необходимо выслать архивную справку;

6. информацию о чём запрашивается архивная справка (с указанием точного названия места работы, учёбы, службы); запрашиваемые данные изложить в хронологической последовательности;

7. дату, подпись.

Заявление для предоставления архивной справки о стаже работы и заработной плате должно содержать:

1. наименование организации, Ф.И.О., должность руководителя, куда обращается заявитель;

2. Ф.И.О. заявителя, паспортные данные и почтовый адрес;

3. Ф.И.О., дату рождения лица, о котором запрашивается справка (в случае смены фамилии указать фамилию на период запрашиваемой информации);

4. отношение к лицу, о котором запрашивается архивная справка;

5. просьбу о подтверждении стажа работы и размера заработанной платы (с указанием даты начала и даты окончания работы);

6. полное название организации (на период работы), её ведомственную принадлежность, последующие переименования организации, структурное подразделение организации и занимаемую должность (должности);

7. информацию об обращениях по данному вопросу в другие организации и результат этих обращений;

5. дату, подпись.

Заявление для предоставления архивной справки о рождении должно содержать:

1. наименование организации, Ф.И.О., должность руководителя, куда обращается заявитель;

2. Ф.И.О. заявителя, паспортные данные и почтовый адрес;

3. просьбу о выдаче архивной справки о рождении;

4. Ф.И.О. лица, о котором запрашиваются сведения, на момент рождения;

5. отношение к лицу, о котором запрашивается архивная справка;

6. место рождения и регистрации;

7. дату рождения;

8. информацию о родителях (отец (Ф.И.О.) мать (Ф.И.О.));

9. цели, для которой запрашивается информация;

10. дату, подпись.

Заявление для предоставления архивной справки о награждении должно содержать:

1. наименование организации, Ф.И.О., должность руководителя, куда обращается заявитель;

2. Ф.И.О. заявителя, паспортные данные и почтовый адрес;

3. просьбу о выдаче архивной справки о награждении (присуждении звания, вручении почётной грамоты и т.д.);

4. Ф.И.О. награждённого лица на момент награждения;

5. наименование награды (ордена, медали, знаки, грамоты) или почётного звания;

6. дату награждения;

7. название организации, должность, место, район, область, где работал гражданин на момент награждения;

8. цели, для которой запрашивается информация;

9. дату, подпись.

Приложение № 5

Форма архивной справки

_________________________

(название архива)

_________________________

(почтовый индекс, адрес, Адресат

_________________________

телефон, факс)

Архивная справка

__________ № ___________

(дата)

На № _______от__________

Основание:

Руководитель организации Подпись Расшифровка подписи

Печать

Исполнитель

телефон

Приложение № 6

Форма анкеты пользователя для работы в читальном зале

______________________________________________________________

(название государственного архива)

АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Фамилия______________________________________________________________

Имя____________________________________Отчество_______________________

Место работы (учебы) и должность _______________________________________

______________________________________________________________________

Организация, направившая пользователя, ее адрес _________________________

______________________________________________________________________

Образование___________________________________________________________

Ученая степень, звание _________________________________________________

Тема и хронологические рамки исследования _______________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

Место жительства ______________________________________________________

______________________________________________________________________

Телефон (домашний)________________________ (служебный) ________________

Серия и № документа, удостоверяющего личность __________________________

С Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации ознакомился(ась), обязуюсь их выполнять.

«____»______________20__г. Подпись__________

Приложение № 7

Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий

фонда пользования, описей дел, документов (лицевая сторона)

РАЗРЕШАЮ выдачу документов

(название архива)

Наименование

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)

должности

НА ВЫДАЧУ АРХИВНЫХ

ДОКУМЕНТОВ, КОПИЙ ФОНДА

Подпись

Расшифровка подписи

ПОЛЬЗОВАНИЯ, ОПИСЕЙ

ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

Дата

______________________________________________________________________

(фамилия, инициалы)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

(тема исследования)

Номер фонда

Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок

ед. хр.

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Расписка пользователя в получении, дата

Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователям, дата

1

2

3

4

5

6

7

Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий

фонда пользования, описей дел, документов (оборотная сторона)

1

2

3

4

5

6

7

«____»______________20__г. Подпись_________

Приложение № 8

Рекомендуемая форма заказа на копирование документов

РАЗРЕШАЮ выдачу документов

Директор

(название архива)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

ЗАКАЗ № _______ НА КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Структурное подразделение ______________________________________________

Фамилия, инициалы заказчика ____________________________________________

Адрес, телефон ________________________________________________________

Основание ____________________________________________________________

(запрос, № и дата, заявление пользователя, сотрудника архива, договор, служебное задание)

______________________________________________________________________

Тема _________________________________________________________________

Количество кадров, листов __________ Формат ___________ Тираж ____________

в соответствии с перечнем:

№ п/п

Номерфонда

Номер описи

Год

Номер дела

Номера листов с оборо-том

Кол-во листов

Краткое содержание или указание состава документов

Приме-

чание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Особые отметки ________________________________________________________

Документы не содержат сведений ограниченного доступа

Заказчик _________________ _______________________ Дата _______________

(подпись) (расшифровка подписи)

Руководитель структурного

подразделения ___________ _______________________ Дата _______________

(подпись) (расшифровка подписи)

Заказ принял _____________ _______________________ Дата _______________

(подпись) (расшифровка подписи)

Заказ получил ____________ _______________________ Дата _______________

(подпись) (расшифровка подписи)