Об утверждении Административного регламента предоставления областными государственными казенными учреждениями, подведомственными Департаменту по культуре и туризму Томской области, государственной ...



Бланк Главы администрации

Приказ признан утратившим силу в соответствии с приказом Департамента по культуре и туризму Томской области от 06.02.2014 г. № 020/01-09

Департамент по культуре И ТУРИЗМУ

Томской области

Приказ от 18.09.2013 г. № 425/01-09

г. Томск

Об утверждении Административного регламента предоставления областными государственными казенными учреждениями, подведомственными Департаменту по культуре и туризму  Томской области, государственной услуги «Исполнение тематических запросов и запросов социально-правового характера»

В целях реализации Федерального закона от 27 июня 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и в соответствии с ч.4 ст.2 Закона Томской области от 11 ноября 2005 года № 204-ОЗ «Об архивном деле в Томской области»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Административный регламент предоставления областными государственными казенными учреждениями, подведомственными Департаменту по культуре и туризму  Томской области, государственной услуги «Исполнение тематических запросов и запросов социально-правового характера» согласно приложению к настоящему Приказу.

2. Комитету по делам архивов обеспечить исполнение Административного регламента.

3. Настоящий Приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на  председателя Комитета по делам архивов Н.Д. Могутаеву.

Начальник  Департамента                                                                                   

П.Л. Волк

УТВЕРЖДЕН

Приказом

Департамента по культуре и туризму

Томской области

от 18.09.2013 № 425/01-09

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления областными государственными казенными учреждениями, подведомственными Департаменту по культуре и туризму Томской области, государственной услуги «Исполнение тематических запросов и запросов социально-правового характера»

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления областными государственными казенными учреждениями, подведомственными Департаменту по культуре и туризму Томской области, государственной услуги «Исполнение тематических запросов и запросов социально-правового характера» (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией граждан и организаций и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) областных государственных казенных учреждений Томской области, подведомственных Департаменту по культуре и туризму Томской области (далее – учреждения); порядок взаимодействия учреждений с Департаментом по культуре и туризму Томской области (далее – Департамент), другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, в том числе общественными объединениями, при рассмотрении тематических запросов и запросов социально-правового характера, в том числе поступивших из-за рубежа.

2. Департамент определяет порядок предоставления государственной услуги «Исполнение тематических запросов и запросов социально-правового характера» (далее – государственная услуга) в соответствии с ч. 4 ст. 2 Закона Томской области от 11.11.2005    № 204-ОЗ «Об архивном деле в Томской области».

Заявители

3. Заявителями являются физические и юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители, обратившиеся с тематическим, социально – правовым запросом  в письменной, электронной форме.

От имени гражданина с заявлением о предоставлении государственной услуги может обратиться его представитель в соответствии с действующим законодательством. Представитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность, предоставляет (прилагает к заявлению) документ, подтверждающий полномочия на обращение с заявлением о предоставлении государственной услуги (подлинник или нотариально заверенную копию).

              От имени юридического лица в качестве заявителей могут выступать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности; представители в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги

4. Информация о месте нахождения, графике работы учреждений, порядке предоставления государственной услуги (контактная информация учреждений приведена в Приложении № 1 к Административному регламенту):

1) размещается непосредственно в помещениях на информационных стендах Департамента  и учреждений;

2) доводится во время личного приема заявителей;

3) доводится с использованием средств телефонной связи;

4) посредством ответов на письменные запросы заявителей, в том числе поступивших в электронной форме;

5) посредством размещения на официальных сайтах Департамента   и учреждений;

6) размещается на официальном сайте областного государственного казенного учреждения «Томский областной многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг» (далее - МФЦ) в сети Интернет по электронному адресу: http://mfc.tomsk.ru;

7) передается по единому бесплатному многоканальному телефону единого регионального центра телефонного обслуживания населения: 8–800–350 0850;

8) размещается на Едином портале государственных и муниципальных услуг (http://www.gosuslugi.ru), портале государственных и муниципальных услуг Томской области (http://www.pgs.tomsk.gov.ru).

5. Информация о процедурах исполнения государственной услуги предоставляется бесплатно.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

6. Государственная услуга – «Исполнение тематических запросов и запросов социально-правового  характера».

Наименование организации, предоставляющей государственную услугу

7. Предоставление государственных услуг осуществляют областные государственные казённые учреждения, подведомственные Департаменту по культуре и туризму Томской области, в которые заявители направляют свои обращения.

Результат предоставления государственной услуги

8. Результат предоставления государственной услуги:

1) уведомление о невозможности предоставления запрашиваемых сведений;

2) уведомление о переадресации запроса в другой архив, организацию, где хранятся необходимые архивные документы;

3) выдача архивной справки, выписки, копии.

Сроки предоставления государственной услуги

9. Запросы социально-правового характера заявителей исполняются в срок, установленный Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»), Законом Томской области от 11 января 2007 года № 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления» (далее - Закон Томской области «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления»), но не более 30 дней с момента регистрации запроса.

В случаях, определенных действующим законодательством,  руководитель учреждения по представлению руководителей структурных подразделений учреждений, занимающихся предоставлением государственной услуги, вправе продлить срок исполнения такого запроса на срок не более 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

10. Тематические запросы, поступившие от органов государственной власти и местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций исполняются в первоочередном порядке, рассматриваются в порядке и сроки, установленные Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Томской области «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления», но не более 30 дней с момента регистрации запроса.

Тематические запросы, поступившие от органов государственной власти и местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, и имеющие указания на реквизиты запрашиваемых документов, исполняются на безвозмездной основе в 10-дневный срок с момента регистрации запроса.

Тематические запросы, поступившие от заявителей, связанные с подтверждением их имущественных и личных неимущественных прав, в том числе запросы о выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, исполняются в срок, установленный Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Томской области «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления», но не превышающий 30 дней с момента регистрации запроса в порядке оказания платных архивных услуг. В случаях, определенных действующим законодательством,  руководитель учреждения по представлению руководителей структурных подразделений учреждений, занимающихся предоставлением государственной услуги, вправе продлить срок исполнения такого запроса на срок не более 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

Правовые основания для предоставления государственной услуги

11. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

1) Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 21.01.2009, № 7);

2) Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» («Собрание законодательства Российской Федерации», 1997, №  41, ст. 8220-8235);

3) Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2010, № 31, ст.  4179);

4) Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2004, № 43, ст.4169);

5) Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2006, № 19, ст. 2060);

6) Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2006, № 31 (ч.1), ст. 3448);

7) Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» («Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации», 1994, № 2, ст. 74);

8) Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» («Собрание законодательства Российской Федерации», 1997, № 10, ст. 1127);

9) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007) (далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов);

10) Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 22.12.2011 № 1216 «Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 36, 03.09.2012);

11) Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.05.2012 № 566 «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 11, 18.03.2013);

12) Законом Томской области от 11 января 2007 года № 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления» (Собрание законодательства Томской области, 31.01.2007, № 1 (18));

13) Постановлением Губернатора Томской области от 14.11.2012 N 158 (ред. от 10.06.2013) "Об утверждении Положения о Департаменте по культуре и туризму Томской области" ("Собрание законодательства Томской области", 30.11.2012, N 11/2(88)).

Документы, необходимые для предоставления государственной услуги

12. Учреждения не вправе требовать от заявителя предоставления документов и информации, перечисленных п.п. 1, 2 ст. 7 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

13. Основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги является поступивший в учреждение письменный запрос, а также запрос в форме электронного документа (далее – запрос).

14. Требования к содержанию и оформлению запроса:

1) если заявитель является физическим лицом: фамилия, имя, отчество (последнее – при  наличии), адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации, личная подпись, дата;

2) если заявитель является юридическим лицом: наименование юридического лица, фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации, подпись, дата;

3) если заявитель и субъект информации - разные лица и заявитель в соответствии с федеральным законодательством не имеет права доступа к конфиденциальной информации: доверенность (номер, дата, кем выдана) от субъекта информации.

15. Примерная форма запроса о выдаче копии документа, подтверждающего право на владение землей, приведена в Приложении 2 к настоящему Административному регламенту.

16. Заявление, документы (сведения), необходимые для получения государственной услуги, могут быть направлены заявителем в учреждения в форме электронных документов. В этом случае заявление и документы:

1) подписываются в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и статьями 21.1, 21.2 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

2) предоставляются с использованием электронных носителей и (или) информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, включая сеть Интернет:

посредством МФЦ.

Информация о местонахождении и графике работы МФЦ:

почтовый адрес МФЦ: ул. Тверская, д. 74, г. Томск, 634009.

Расписание приема заявителей МФЦ:

с понедельника по пятницу – с 08.30 часов до 19.00 часов;

суббота - с 9:00 до 13:00;

без обеда;

выходной - воскресенье;

посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (http://www.gosuslugi.ru), Портала государственных и муниципальных услуг Томской области (http://pgs.tomsk.gov.ru/portal/);

посредством универсальной электронной карты и иным способом, позволяющим передать в электронном виде.

К запросу могут прилагаться, по усмотрению заявителя, дополнительные сведения и документы, позволяющие более точно и полно исполнить запрос.

Основания для отказа в приеме документов

17. Основанием для отказа в приеме документов является несоблюдение заявителем требований, установленных п.п. 14-16 Административного регламента.

Основания для отказа в предоставлении государственной услуги

18. Отказ в предоставлении государственной услуги осуществляется в следующих случаях:

1) не указаны фамилия, имя,  наименование юридического лица;

2) не указан адрес, по которому должен быть направлен ответ;

3) запрос содержит в себе нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица учреждения, Департамента, а также членов его семьи;

4) текст запроса не поддается прочтению;

5) если запрос заявителя содержит в себе вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы, при этом указанный запрос не содержит в себе новых вопросов.

Размер платы, взимаемой с заявителя

19. Предоставление государственной услуги по исполнению запросов социально-правового характера осуществляется учреждениями безвозмездно.

20. Предоставление государственной услуги по исполнению тематических запросов, поступивших от органов государственной власти и местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих функций, исполняются на безвозмездной основе.

21.              Предоставление государственной услуги по исполнению тематических запросов, поступивших от организаций, в том числе общественных объединений, граждан, иностранных граждан, лиц без гражданства, связанные с подтверждением их имущественных и личных неимущественных прав, а также носящих исследовательский характер, исполняются в порядке оказания платных архивных услуг. Стоимость исполнения таких запросов определяется прейскурантами цен, утверждаемыми правовыми актами учреждений по согласованию с Департаментом.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и при получении результата предоставления государственной услуги

22. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 30 мин.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга

23. Помещения для исполнения государственной услуги включают в себя места для ожидания, места для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информирования и приема заявителей.

24. Места для ожидания должны обеспечивать комфортные условия для заявителей.

25. Места для ожидания, места для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информирования и приема заявителей должны оборудоваться столами, стульями, канцелярскими принадлежностями.

26. Места для информирования должны оборудоваться информационными стендами с образцами заполнения запросов и перечнями необходимых документов, а также электронными киосками.

27. Помещения для выполнения государственной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам, оснащаться системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций, оборудоваться системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения.

28. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими сооружениями, позволяющими беспрепятственно передвигаться лицам с ограниченными возможностями.

Показатели доступности и качества

29. Для оценки доступности и качества государственной услуги применяются следующие показатели:

1) своевременность и оперативность исполнения запроса;

2) полнота исполнения запроса;

3) культура обслуживания заявителей.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

              30. Предоставление государственной услуги включает в себя административные процедуры, блок-схема которых приведена в Приложении 3 к Административному регламенту:

1) прием и регистрация поступивших от заявителей запросов, анализ его тематики;

2) передача запросов на исполнение;

3) исполнение запросов;

4) подготовка и направление ответа на запрос заявителю.

Сведения о должностном лице, ответственном за предоставление государственной услуги

31. Должностными лицами, ответственными за предоставление государственной услуги, являются руководители учреждений.

Прием и регистрация поступивших от получателей услуги запросов, анализ их тематики

32. Основанием для начала административного действия по предоставлению государственной услуги, является поступление в учреждение запроса.

До подачи запроса, исполняемого в порядке оказания платных архивных услуг, заявитель в обязательном порядке информируется о возможности самостоятельного безвозмездного поиска информации в читальном зале учреждения (за исключением случаев, когда срок доступа к конфиденциальной информации не истек), прейскуранте цен, утвержденном правовым актом учреждения, предполагаемом объеме работы по запросу.

33. Содержание каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры.

1) прием заявления при личном обращении:

Прием заявления при личном обращении осуществляется лицом, на которого возложены соответствующие обязанности, который ставит входящий номер и текущую дату на запросе заявителя и возвращает второй экземпляр запроса, при его наличии, заявителю.

Максимальное время прохождения процедуры не должно превышать 15 минут.

2) прием заявления в виде почтового отправления, сообщения по электронной почте, факсимильной связью или через МФЦ:

Прием заявления в виде почтового отправления, сообщения по электронной почте, факсимильной связью или через МФЦ осуществляется лицом, на которого возложены соответствующие обязанности, который в течение 1 рабочего дня со дня поступления заявления в учреждение ставит входящий номер и текущую дату на заявлении заявителя, заносит сведения о заявлении в специальной базе данных.

При поступлении заявления с пакетом документов в электронной форме через Портал государственных и муниципальных услуг Томской области http://pgs.tomsk.gov.ru/portal/ или Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) http://www.gosuslugi.ru лицо, на которое возложены соответствующие обязанности, выполняет в течение 1 рабочего дня следующие действия:

1) распечатывает заявление с пакетом документов, ставит входящий номер и текущую дату на заявлении в день поступления заявления;

3) заносит сведения о заявлении в специальную базу данных;

3) подтверждает факт получения заявления ответным сообщением заявителю в электронной форме с указанием даты и входящего номера.

Заявление передается руководителю учреждения, который в течение 1 рабочего дня с момента занесения сведений в специальную базу данных:

1) принимает решение о приеме запроса к исполнению (предоставлению государственной услуги);

2) определяет структурные подразделения учреждения, в которые запросы направляются на исполнение.

В течение 1 рабочего дня с момента определения ответственного исполнителя лицом, на которого возложены соответствующие обязанности, заносится информация в отношении ответственного исполнителя в журнал регистрации входящей корреспонденции и передается под роспись ответственному исполнителю.

Критерии принятия решений - наличие заявления.

Способ фиксации результата - запись регистрации заявления в специальной базе данных.

Результат административной процедуры - прием и регистрация заявления с пакетом документов и передача его руководителю учреждения.

Передача на исполнение запросов

              34. Информация по запросам с резолюцией руководителя учреждения о приеме к исполнению и о передаче в соответствующее структурное подразделение учреждения на исполнение вносится лицом, на которого возложены соответствующие обязанности в специальную базу данных с указанием их тематики и передаются в структурные подразделения учреждения в соответствии с резолюцией.

Максимальный срок с момента поступления запроса в учреждение до его передачи на исполнение в соответствующее структурное подразделение учреждения – 3 дня (включая исполнение действий, предусмотренных п.п. 33-34 настоящего Административного регламента).

35. Руководители структурных подразделений учреждений определяют условия исполнения запросов в зависимости от категории заявителей и тематики запросов, сроки их исполнения в соответствии с Административным регламентом, непосредственных исполнителей запросов.

Исполнение запросов

36. Запрос передается непосредственному исполнителю.

37. Непосредственный исполнитель в течение 1 рабочего дня со дня поступления к нему запроса рассматривает его на предмет отсутствия (наличия) оснований для принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги, указанных в пункте 19 Административного регламента, анализирует имеющуюся в учреждении информацию.

38. В случае отсутствия оснований для принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги, указанных в пункте 19 Административного регламента, непосредственный исполнитель переходит к исполнению запроса.

39. В случае наличия оснований для принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги, указанных в пункте 19 Административного регламента, непосредственный исполнитель в течение 5 рабочих дней со дня получения запроса подготавливает письменное мотивированное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги и представляет на проверку руководителю структурного подразделения учреждения, который рассматривает подготовленное уведомление в течение 1 рабочего дня со дня предоставления ему уведомления.

40. Руководитель структурного подразделения учреждения передает лицу, на которое возложены соответствующие обязанности, уведомление на подпись руководителю учреждения или лицу, его замещающему, который в течение 1 рабочего дня подписывает его.

41. Лицом, на которого возложены соответствующие обязанности, в течение 1 рабочего дня с момента подписания уведомления заносится информация в отношении направления уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги в журнал регистрации исходящей корреспонденции направляется заявителю.

42. Дополнительная информация, требуемая от заявителей, направивших в учреждение запросы, для их эффективного исполнения и установления права заявителей на получение конфиденциальной информации запрашивается в 5-дневный срок. Аналогичная информация, требуемая от заявителей, направивших тематические запросы исследовательского характера, запрашивается в ходе проведения исследования.

43. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

44. При отсутствии в документах учреждения необходимых для исполнения запроса социально-правового характера сведений, в 5-дневный срок составляется ответ, информирующий заявителя о невозможности предоставления запрашиваемых сведений, в основании ответа в обязательном порядке указываются номера всех просмотренных дел.

45. Непосредственный исполнитель получает тематический запрос с резолюцией руководителя структурного подразделения учреждения. В эти сроки он обязан:

1) провести анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся в учреждении справочно-поисковых средств (архивных справочников) в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;

2) определить место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

3) при исполнении тематических запросов исследовательского характера согласовать с заявителем условия, сроки и формы предоставления информации, дальнейшее исполнение указанных запросов регулируется договором оказания архивных услуг.

46. Непосредственный исполнитель подготавливает ответы на запросы заявителей, оформляет прилагаемые к ответам архивные справки, копии, выписки, договоры об оказании архивных услуг для тематических запросов исследовательского характера, расчеты стоимости платных архивных услуг и предоставляет на рассмотрение руководителю структурного подразделения учреждения не менее чем за 4 рабочих дня до окончания максимального срока исполнения запроса, указанного в резолюции руководителя структурного подразделения учреждения.

Подготовка и направление ответа на тематический запрос

47. Руководитель структурного подразделения учреждения, занимающийся предоставлением государственной услуги, рассматривает подготовленные ответы, оценивает их полноту, правильность оформления архивных справок, копий, выписок, договоров на оказание архивных услуг, расчетов стоимости платных архивных услуг и, после устранения непосредственным исполнителем замечаний, ставит свою резолюцию о готовности запроса к выдаче заявителю. Подготовленные ответы на запросы вместе с прилагаемыми документами руководитель структурного подразделения учреждения, передает лицу, на которого возложены соответствующие обязанности, не менее чем за 2 рабочих дня до окончания максимального срока исполнения запроса, указанного в резолюции руководителя структурного подразделения учреждения.

48. Лицо, на которое возложены соответствующие обязанности, передает документы на подпись руководителю учреждения или лицу, его замещающему.

49. Ответы на тематические запросы, подписанные руководителем учреждения, лицо, на которое возложены соответствующие обязанности, отмечает в специальной базе данных, как исполненные, и отправляет по почте, электронным каналам связи, либо передает в приемную для выдачи заявителям на личном приеме. При выдаче ответов на тематические запросы на личном приеме, на запросе делается отметка о получении ответа заявителем с указанием даты получения, количества экземпляров архивных копий, справок, выписок, полученных заявителем, личной подписи заявителя или его доверенного лица.

50. Архивные справка, выписка, копия оформляются в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

51. Ответы на тематические запросы, подготовленные в порядке предоставления платных архивных услуг, выдаются после предъявления заявителем квитанции об оплате (на личном приеме или по почте).

52. Тематические запросы с отметками об исполнении и личными подписями заявителя о получении архивных справок, копий, выписок лицом, на которое возложены соответствующие обязанности, передаются в структурные подразделения учреждения, ответственные за предоставление государственной услуги, для дальнейшей работы (в случае исполнения тематических запросов исследовательского характера с направлением промежуточных ответов согласно договорам), либо формированием в дела согласно утвержденной руководителем учреждения номенклатуры дел.

Подготовка и направление ответа на запросы социально-правового характера

53. Непосредственный исполнитель получает запрос социально-правового характера с резолюцией руководителя структурного подразделения учреждения.

54. Если исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, копии запроса направляют в соответствующие организации для исполнения. В сопроводительном письме указывается, куда необходимо направить ответ: в адрес заявителя и/или в адрес пересылающей организации.

55. Архивные справки, копии, выписки составляются только на основании документов, находящихся на хранении в учреждении и справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к ним.

56. Архивные справки, выписки составляются на бланке учреждения, подписываются руководителем учреждения, заверяются печатью учреждения.

Архивные справки печатаются в двух экземплярах. Вторые экземпляры вместе с запросами подшиваются в дела, которые хранятся в учреждении в течение 5 лет.

57. При исполнении запроса о предоставлении копий архивных документов на бланке учреждения оформляется сопроводительное письмо, в котором указывает количество приложений (копий архивных документов) и их названия. При оформлении архивных копий на обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа заверяются печатью учреждения и подписью руководителя учреждения.

58. При исполнении повторного запроса или составлении по просьбе заявителя архивной справки, аналогичной ранее выданной, сотрудник проверяет соответствие сведений, включенных в справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую справку.

59. Исполненные запросы поступают на проверку руководителю учреждения, который рассматривает подготовленные ответы, оценивает их полноту, правильность оформления архивных справок, копий, выписок. После этого они возвращаются непосредственному исполнителю либо для распечатки ответа либо на доработку.

60. Ответы на запросы вместе с прилагаемыми документами передаются на подпись руководителю учреждения.

61. Ответы на запросы социально-правового характера, подписанные руководителем учреждения, лицо, на которое возложены соответствующие обязанности, отмечает в соответствующей базе данных, как исполненные, и отправляет по почте, электронным каналам связи, либо передает в приемную для выдачи заявителям на личном приеме. При выдаче ответов на запросы социально-правового характера на личном приеме, на вторых экземплярах выдаваемых справок либо на заявлении делается отметка о получении ответа заявителем с указанием даты получения, количества экземпляров архивных копий, справок, выписок, полученных заявителем, личной подписи заявителя или его доверенного лица.

62. Архивные справка, выписка, копия оформляются в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

63. Контроль за исполнением Административного регламента осуществляется руководителем учреждения в форме текущего контроля за соблюдением и исполнением положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

              Руководители учреждений определяют порядок и периодичность проведения плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги.

64. Исполнители несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в Административном регламенте.

65. Руководители учреждений несут персональную ответственность за реализацию положений Административного регламента в возглавляемых учреждениях.

66. Департамент осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги учреждениями путем проведения плановых и внеплановых проверок по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения в учреждениях положений Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Томской области. Периодичность проверок устанавливается Департаментом и осуществляется на основании ежегодных планов, при внеплановом характере - по конкретному обращению.

67. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение внеплановых проверок, выявление и установление нарушений прав заявителей, принятие решений об устранении соответствующих нарушений. Для проведения внеплановой проверки предоставления государственной услуги распоряжением Департамента формируется комиссия, в состав которой включаются специалисты Департамента, учреждений, а при необходимости – представители граждан и общественных организаций.

Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии и представляется начальнику Департамента. По результатам проведения проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) учреждений, предоставляющих государственную услугу, а также их должностных лиц

68. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) учреждений, предоставляющих государственную услугу, а также их должностных лиц осуществляется в соответствии с нормами Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210 – ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Приложение №1

к Административному регламенту

Контактная информация

Наименование учреждения

Почтовый адрес, электронный адрес, контактный телефон, факс

График приема посетителей

Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Томской области»

634050, г. Томск, ул. Водяная, 78

Телефоны: 8(382-2) 51-32-70,

51-09-69

Факс: 8(382-2) 51-30-25

E-mail: anast@post.tomica.ru

Сайт: www.gato.tomica.ru

Пн.-пт. 9.30-17.30 перерыв - 12.30 - 13.30

Областное государственное казенное учреждение «Центр документации новейшей истории Томской области»

634050, г.Томск, ул. Источная, 2а

Телефоны: (382-2) 51-13-83

Факс: (382-2) 51-20-17

E-mail: cdnito@mail.tomsknet.ru

Сайт: http://cdnito.tomsk.ru/

Пн.-вт.9.30-12.30

Ср.-чт. 13.30-18.00

пт. - неприемный день

Приложение № 2

к Административному регламенту

Директору ОГУ «Государственный архив Томской области»

_________________________________________________

________________________________________________

(Ф.И.О. заявителя в именительном падеже)

Домашний адрес: индекс__________________________

область_________________________________________

город___________________________________________

ул. ____________________________д. ______кв.______

телефон_________________________________________

электронный адрес_______________________________

Заявление

о выдаче копии документа, подтверждающего право на владение землёй

              Прошу выдать копию:

Вид документа: Решение, Распоряжение, Постановление.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

(нужное подчеркнуть или указать наименование иного вида документа)

Орган, выдавший документ: Томский облисполком, Администрация Томской области, Томский горисполком, Администрация города Томска.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

(нужное подчеркнуть или указать наименование иного органа)

Номер _____________ дата _________________ документа.

Наименование документа _____________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дополнительные сведения _____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Количество экземпляров_____________

Подпись

Дата

Приложение № 3

к Административном регламенту

БЛОК-СХЕМА

порядка предоставления государственной услуги «Исполнение тематических запросов и запросов социально-правового характера»

                               ┌───────────┐

                               │Поступление│

   ┌───────────────────────────┤  запроса  ├─────────────────────┐

   │                           │           │                     │

   │         ┌─────────────────┤           ├──────────┐          │

   │         │                 └─┬──────┬──┘          │          │

   │         │               ┌───┘      └────┐        │          │

   V         V               V               V        V          V

┌──────┐           ┌───────────────────┐           ┌─────┐  ┌──────────┐

│Почтой│           │Электронной почтой,│           │Через│  │При личном│

└──┬───┘           │      портал       │           │ МФЦ │  │обращении │

   │         │     └─────────┬─────────┘     │     └┬────┘  └────┬─────┘

   V         V               V               │      │            V

┌───────────────────────────────────────┐    │      │┌────────────────────┐

│Прием и регистрация заявления с пакетом│<───┘      ││Прием, регистрация  │

│ документов в письменной форме и форме │<──────────┘│    письменного     │

│    электронного документа (1 день)    │            │заявления с пакетом │

└────────────────────┬──────────────────┘            │документов (15 мин.)│

                     │                               └──┬─────────────────┘

                     V                                  V

                    

             

┌─────────────────────────────┐  ┌───────────────────────────────────────┐

│В случае отсутствия оснований│  │ В случае наличия оснований для отказа │

│ для отказа в предоставлении │  │в предоставлении государственной услуги│

│   государственной услуги    │  └──────────────────────┬────────────────┘

└─────────────────────────────┘                         │     ┌─────────┐

                                                        │     │Заявитель│

                                                        │     └─────────┘

                                                        V