Об утверждении административного регламента по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан в отделе записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области"



Р О С С И Й С К А Я Ф Е Д Е Р А Ц И Я

АДМИНИСТРАЦИЯ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Отдел записи актов гражданского состояния

ПРИКАЗ

От 19 февраля 2009 №9

Об утверждении административного регламента по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в отделе записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области»

{Утратил силу: Приказом от 09.09.2016 №199}

Текст изменен

{Изменено: Приказом отдела записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области от 14.09.2009 №35}

{Изменено: Приказом отдела записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области от 26.03.2010 №14}

{Изменен: Приказом отдела записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области от 21.09.2010 №43}

{Изменен: Приказом от 19.09.2011 №34}

В целях повышения качества исполнения государственных функций отделом записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области, в соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций  в Магаданской области, утвержденным постановлением администрации Магаданской области от 30.11.2006 г. № 423-па, УТВЕРДИТЬ:

(абзац в ред. Приказа от 19.09.2011 №34)

Административный регламент по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в отделе записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области» согласно приложению и ввести его в действие с 01 марта 2009 года.

Начальник отдела

И.В. Арабидзе

Утвержден

приказом отдела ЗАГС администрации

Магаданской области

от «19» февраля 2009 г. № 9

{Изменен: Приказом отдела записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области от 14.09.2009 №35}

{Изменен: Приказом отдела записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области от 26.03.2010 №14}

Оглавление

Общие положения

1. Наименование государственной функции.

2. Наименование органов исполнительной власти Магаданской области, исполняющих государственную функцию.

3. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции.

4. Описание результатов исполнения государственной функции.

Требования к порядку исполнения государственной функции

5. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции.

6. Условия и сроки исполнения государственной функции.

7. Требования к местам исполнения государственной функции.

Административные процедуры

8. Прием и регистрация письменных обращений граждан.

9. Рассмотрение обращений граждан.

10. Порядок рассмотрения отдельных обращений граждан.

11. Личный прием граждан.

12. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции.

13. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, принятых в ходе исполнения государственной функции.

1.1. Административный регламент по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в отделе записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области» (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества, открытости и доступности исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в отделе записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области (далее - государственная функция), создания благоприятных условий для участников отношений и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан.

Государственная функция по рассмотрению обращений граждан включает в себя рассмотрение письменных обращений граждан, а также устных обращений, поступивших в ходе личного приема граждан.

2.1. Государственная функция по рассмотрению обращений граждан осуществляется отделом записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области (далее - отдел ЗАГС).

(в ред. приказа отдела записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области от 14.09.2009 №35)

3.1. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации, «Российская газета», 25.12.1993, № 237;

- Семейным кодексом Российской Федерации от 29.12.1995 г. № 223-ФЗ, (Собрание законодательства Российской Федерации, 01.01.1996, № 1, ст.16);

- Гражданским кодексом Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 г. № 51-ФЗ, (Собрание законодательства Российской Федерации, 05.12.1994, № 32, ст.3301);

- Федеральным законом от 15.11.1997г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», (Собрание законодательства Российской Федерации, 24.11.1997, № 47, ст.5340);

- Федеральным законом от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, № 19, ст.2060);

(в ред. приказа отдела записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области от 14.09.2009 №35)

- Законом Магаданской области от 10.11.2003 г. № 389-ОЗ «Об осуществлении государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Магаданской области», приложение к газете «Магаданская правда», 19.11.2003, № 134 (19207);

- Уставом Магаданской области (принят Магаданской областной Думой 26.12.2001.);

- Постановлением губернатора Магаданской области от 01.11.2006. № 158-п. «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Магаданской области»;

- Постановлением администрации Магаданской области от 13.07.2006. № 243-па «Об утверждении Положения об отделе записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области», газета «Магаданская правда», 18.07.2006., № 78 (19599);

- Настоящим Регламентом.

4.1. Конечным результатом исполнения государственной функции является направление заявителю письменного (устного) ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения.

Процедура исполнения государственной функции завершается путем получения заявителем:

- письменного (устного) ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения;

- сообщения об отказе в рассмотрении заявления.

4.2. Обращения граждан считаются разрешенными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и в течение 30 дней со дня регистрации обращения (если срок рассмотрения обращения не продлен) направлены письменные (устные) ответы.

5.1 Информирование граждан о порядке исполнения государственной функции осуществляется:

- непосредственно в отделе ЗАГС администрации Магаданской области;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

5.2. Сведения о месте нахождения, режиме работы, графике приема граждан, номерах телефонов, адресе официального сайта в сети Интернет, адресе электронной почты отдела ЗАГС администрации Магаданской области указаны в приложении № 1 к Регламенту.

5.3. Информирование о порядке исполнения государственной функции может осуществляться в виде индивидуального и публичного консультирования.

5.4. Индивидуальное консультирование по процедуре исполнения государственной функции может осуществляться в устной и письменной форме.

5.5. Индивидуальное устное консультирование осуществляется специалистами отдела ЗАГС при личном обращении гражданина в отдел ЗАГС либо при обращении по телефону.

5.6. Индивидуальное письменное консультирование осуществляется при обращении гражданин в отдел ЗАГС в письменной форме посредством почтовой связи, электрической связи или иным способом.

5.7. Публичное консультирование (письменное или устное) осуществляется посредством:

- размещения информации в печатных изданиях средств массовой информации, на информационных стендах в помещениях отдела ЗАГС, в сети Интернет;

- выступления специалистов отдела ЗАГС на радио, телевидении.

5.8. При ответе на телефонные звонки и устные обращения граждан специалист отдела ЗАГС, осуществляющий консультирование, должен:

- назвать наименование отдела ЗАГС, фамилию, имя, отчество, должность;

- четко произносить слова, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми, длительных пауз, выражения эмоций и комментирования ситуации. Специалист может задавать уточняющие вопросы в интересах дела;

- по окончании консультирования кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо принять гражданину в связи с осуществлением государственной функции.

При устном обращении граждан (по телефону или лично) специалисты отдела ЗАГС дают ответ самостоятельно.

5.9. Ответ на письменные обращения дается в четкой и понятной форме, со ссылками на нормативные правовые акты, с указанием фамилии, инициалов, номера телефона исполнителя. Письменный ответ подписывает начальник отдела ЗАГС.

5.10. Сведения, ставшие известными специалистам отдела ЗАГС в связи с исполнением государственной функции, являются персональными данными, относятся к категории конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.

(в ред. приказа отдела записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области от 14.09.2009 №35)

6.1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

(в ред. приказа отдела записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области от 14.09.2009 №35)

6.2. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

6.3. Обращение гражданина, поступившее в отдел ЗАГС администрации Магаданской области в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом.

В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

(п.6.3. в ред. Приказа от 19.09.2011 №34)

6.4. Письменное обращение гражданина, поступившее в отдел ЗАГС рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения обращения.

В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением о продлении срока гражданина, обратившегося с обращением.

6.5. Личный прием граждан в отделе ЗАГС осуществляет начальник отдела и его заместитель в соответствии с утвержденным графиком приема граждан (приложение № 2).

6.6. Время ожидания в очереди на личный прием не должно превышать 30 минут.

6.7. На личном приеме гражданин должен предъявить документ, удостоверяющий его личность.

7.1. Вход в здание (помещение), в котором располагается отдел ЗАГС администрации Магаданской области, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию об органе, осуществляющем исполнение государственной функции:

наименование органа;

режим работы.

Помещение (здание), в котором отделом ЗАГС администрации Магаданской области осуществляется государственная функция, должно быть оборудовано:

охранно-пожарной сигнализацией;

средствами пожаротушения и средствами оказания первой медицинской помощи (медицинская аптечка);

теплой туалетной комнатой, естественным и (или) искусственным освещением и соответствовать основным санитарным требованиям по условиям труда.

7.2. В помещениях отдела ЗАГС администрации Магаданской области для осуществления государственной функции оборудуются секторы для информирования, ожидания и приема заинтересованных лиц.

7.3. Рабочие кабинеты специалистов отдела ЗАГС должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, должности, фамилии, имени, отчества специалиста отдела ЗАГС, осуществляющего исполнение государственной функции.

7.4. Рабочее место специалиста отдела ЗАГС должно быть аттестовано по условиям труда, оборудовано техническими средствами и средствами связи, обеспечивающими качественное осуществление государственной функции и оперативное получение необходимой информации.

7.5. На информационном стенде отдела ЗАГС администрации Магаданской области должны быть размещены следующие информационные материалы:

часы приема руководителя отдела ЗАГС;

наименование, местонахождение и телефоны организации, осуществляющей функции контроля за деятельностью отдела ЗАГС администрации Магаданской области.

8.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление в отдел ЗАГС обращения от гражданина либо из государственных органов для рассмотрения.

8.2. Обращение может быть доставлено по почте (в том числе электронной), непосредственно гражданином, передаваться по факсу.

8.3. Специалист отдела ЗАГС, ответственный за прием и регистрацию документов:

- проверяет правильность доставки, комплектность и целостность упаковки, вскрывает конверты;

- ошибочно доставленные обращения граждан пересылает по принадлежности или возвращает отправителю;

- принимает письменные обращения непосредственно от граждан.

8.4. Письменные обращения граждан, поступившие в отдел ЗАГС любым способом, подлежат обязательной регистрации в день поступления:

- в правом верхнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и его порядкового номера.

8.5. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию отдела ЗАГС, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина.

8.6. После регистрации, в течение рабочего дня, обращения гражданин передаются начальнику отдела ЗАГС для определения исполнителя.

9.1 Поступившие в отдел ЗАГС письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

9.2. Письменные обращения граждан, поступившие в отдел ЗАГС с поручением, подлежат исполнению в следующие сроки:

- имеющие по тексту пометку «срочно» - в 3-дневный срок;

- имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок;

- по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня поручения;

- по поручениям Правительства Российской Федерации - до 10 дней или к указанному в них сроку.

9.3. Специалист отдела ЗАГС, назначенный начальником отдела ЗАГС исполнителем обращения гражданина:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

- запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах или органах местного самоуправления;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в разделе 10 настоящего Регламента;

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

9.4. В случае повторного обращения гражданина, осуществляется подборка всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя.

9.5. Ответ на обращение подписывается начальником отдела ЗАГС администрации области.

9.6. Ответ на обращение, поступившее в отдел ЗАГС в форме электронного документа, направляется в этой же форме по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

(п.9.6. в ред. Приказа от 19.09.2011 №34)

9.7. Результатом рассмотрения обращений граждан в отделе ЗАГС является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка и направление ответа заявителям.

(в ред. приказа отдела записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области от 14.09.2009 №35)

10.1. Ответ на обращение гражданина не дается в случае если:

- в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии. Обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. При этом гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;

- обращение не поддается прочтению. Об этом в течении семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

(абзац в редакции Приказа отдела записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области от 21.09.2010 №43)

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. При этом руководитель отдела ЗАГС вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу (при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же отдел ЗАГС). О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

(абзацы 5,6 .исключены приказом отдела записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области от 14.09.2009 №35)

(абзацы 1,2,3,4 в ред. приказа от 26.03.2010 №14)

10.2. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник отдела ЗАГС вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу (при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в отдел ЗАГС). О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

(п. 10.2. введен приказом отдела записи актов гражданского состояния администрации Магаданской области от 14.09.2009 №35)

11.1. Прием граждан в отделе ЗАГС осуществляется в порядке очереди. Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины, принимаются вне очереди.

11.2. Обращения граждан регистрируются в журнале регистрации обращений граждан на личном приема, в котором указываются следующие сведения:

- порядковый номер обращения;

- фамилия, имя, отчество и адрес заявителя;

- краткое содержание обращения;

- результат рассмотрения обращения.

11.3. В ходе личного приема гражданин имеет право изложить свое обращении, как в устной, так и в письменной форме.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

11.4. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом.

11.5. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию отдела ЗАГС, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

11.6. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

11.7. Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие должностным лицом отдела ЗАГС, осуществляющим прием, решения по существу поставленного вопроса, либо направление для рассмотрения обращения гражданина в уполномоченный орган.

12.1. Текущий контроль за соблюдением в отделе ЗАГС последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, осуществляется начальником отдела ЗАГС путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами отдела положений Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается начальником отдела ЗАГС.

12.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц отдела ЗАГС.

12.3. Специалисты отдела ЗАГС, уполномоченные на осуществление государственной функции, несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них обращений граждан, неразглашение сведений, содержащихся в обращениях граждан и соблюдение сроков их исполнения, качество подготовки ответов на обращения граждан.

12.4. Начальник отдела ЗАГС несет персональную ответственность за законность решений, принятых по результатам рассмотрения обращений граждан.

13.1. Гражданин имеет право обжаловать действия (бездействие) должностных лиц отдела ЗАГС администрации Магаданской области по исполнению государственной функции и решение, принятое по результатам его обращения, в досудебном и судебном порядке.

13.2. Гражданин вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц отдела ЗАГС:

начальнику отдела ЗАГС;

в администрацию Магаданской области;

в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу

в судебном порядке.

Те же действия (бездействие) начальника отдела ЗАГС:

в администрацию Магаданской области,

в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу

в судебном порядке.

Приложение № 1

Отдел ЗАГС администрации Магаданской области

Почтовый адрес:

685000, г. Магадан, ул. Пролетарская, дом 14.

Факс: (413-2) 62-97-71

Телефоны:

Начальник отдела (413-2) 62-25- 56

Заместитель начальника отдела (413- 2) 62-51- 94

Специалисты (413-2) 62- 97-71

E-mail:

Режим работы:

Понедельник с 09-00 до 17-45 час.

Вторник с 09-00 до 17-45 час.

Среда с 09-00 до 17-45 час.

Четверг с 09-00 до 17-45 час.

Пятница с 09-00 до 17-30 час.

Выходные дни суббота, воскресенье

Перерыв с 12-30 до 14-00 час.

Приложение № 2

Начальником отдела ЗАГС:

Вторник с 14-00 до 17-00 час.

Четверг с 9-00 до 12-30 час.

Заместителем начальника отдела ЗАГС:

Понедельник с 10-00 до 12-00 час.

Вторник с 10-00 до 12-00 час.

Среда с 10-00 до 12-00 час.

Четверг с 14-00 до 17-00 час.