Об утверждении Административного регламента предоставления Департаментом по архивному делу Республики Саха (Якутия) государственной услуги «Экспертиза ценности документов»



Приказ утратил силу – приказ Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) от 31.08.2016 №366

РЕСПУБЛИКА САХА (ЯКУТИЯ)

ДЕПАРТАМЕНТ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

ПРИКАЗ

ОТ 19.07.2012 №105-ОД

Об утверждении Административного регламента предоставления Департаментом по архивному делу Республики Саха (Якутия) государственной услуги «Экспертиза ценности документов»

(изменения и дополнения – приказ Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) от 14.08.2013 №104-ОД)

Во исполнение постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 27 марта 2010 года № 153 (ред. от 27 октября 2011 года) "О системе регламентов исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия)" приказываю:

1. Утвердить Административный регламент предоставления Департаментом по архивному делу Республики Саха (Якутия) государственной услуги "Экспертиза ценности документов" согласно приложению.

2. Отделу организационно-правовой работы, государственной службы и кадров (Н.Н. Попова):

2.1. Согласно постановлению Правительства Республики Саха (Якутия) от 24 декабря 2009 года № 572 (ред. от 29.05.2012 № 222) "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) и их государственной регистрации" направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Государственный комитет юстиции Республики Саха (Якутия);

2.2. После государственной регистрации направить на официальное опубликование и разместить на сайте Департамента.

3. Административный регламент вступает в силу после его опубликования в официальных средствах массовой информации Республики Саха (Якутия).

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Департамента Н.Н. Комкову.

Руководитель Департамента

А.А.ЗАХАРОВА

             

Приложение

к приказу

Департамента по архивному делу

Республики Саха (Якутия)

от 19 июля 2012 г. № 105-ОД

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТОМ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ

РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ) ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

"ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ"

(в ред. приказа Департамента по архивному делу РС(Я)

от 14.08.2013 № 104-ОД)

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Предмет регулирования административного регламента

1. Предметом регулирования Административного регламента является предоставление Департаментом по архивному делу Республики Саха (Якутия) (далее по тексту - Департамент) государственной услуги по экспертизе ценности документов <1> (далее - государственная услуга).

--------------------------------

<1> Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации (определение приведено из статьи 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

Круг заявителей

2. Предоставление государственной услуги осуществляется в отношении источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Саха (Якутия), перечисленных в части 1 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее по тексту - источники комплектования, заявители).

(п. 2 в ред. приказа Департамента по архивному делу РС(Я) от 14.08.2013 № 104-ОД)

Описание порядка информирования

о правилах предоставления государственной услуги

3. Сведения о местонахождении, официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", адресе электронной почты, контактных телефонах Департамента:

место нахождения Департамента и его почтовый адрес: 677007, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Кирова, дом 14.

Электронный адрес Департамента: deparchiv@sakha.gov.ru.

Интернет-сайт Департамента: http://deparchiv.sakha.gov.ru.

Телефоны Департамента:

8 (4112) 45-01-70 (приемная руководителя Департамента);

8 (4112) 45-00-80 (председатель ЭПК);

8 (4112) 47-61-50 (секретарь ЭПК).

Прием по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:

  Понедельник 

  09:00 - 18:00 

    Вторник   

  09:00 - 18:00 

     Среда    

  09:00 - 18:00 

    Четверг   

  09:00 - 18:00 

    Пятница   

  09:00 - 18:00 

Обеденный перерыв с 13:00 до 14:00, выходные дни - суббота, воскресенье.

4. Сведения о местонахождении, официальных сайтах в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", адресах электронной почты, контактных телефонах государственных архивов Республики Саха (Якутия), участвующих в предоставлении государственной услуги:

4.1. Государственное казенное учреждение Республики Саха (Якутия) "Национальный архив Республики Саха (Якутия)" (далее по тексту - Национальный архив):

место нахождения корпуса № 1 Национального архива и его почтовый адрес: 677009, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Дзержинского, дом 41.

Телефон корпуса № 1 Национального архива: 8 (4112) 43-96-32.

Место нахождения корпуса № 2 Национального архива и его почтовый адрес: 677009, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Кирова, дом 14.

Телефон корпуса № 2 Национального архива: 8 (4112) 45-01-90.

Электронный адрес Национального архива: http: archiv@sakha.ru.

Интернет-сайт Национального архива: http://www.archivesakha.ru.

Прием по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:

  Понедельник 

  09:00 - 17:15 

    Вторник   

  09:00 - 17:15 

     Среда    

  09:00 - 17:15 

    Четверг   

  09:00 - 17:15 

    Пятница   

  09:00 - 17:15 

Обеденный перерыв с 13:00 до 14:00, выходные дни - суббота, воскресенье.

4.2. Государственное казенное учреждение Республики Саха (Якутия) "Центр документов по личному составу Республики Саха (Якутия)" (далее по тексту - Центр документов по личному составу):

место нахождения Центра документов по личному составу и его почтовый адрес: 677007, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Кирова, дом 14.

Телефон Центра: 8 (4112) 45-06-45.

Электронный адрес Центра: cdis@sakha№et.ru.

Интернет-сайт Центра: http://www.cdls.sakha№et.ru.

Прием по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:

  Понедельник 

Не приемный день

    Вторник   

09:00 - 17:15 

     Среда    

09:00 - 17:15 

    Четверг   

09:00 - 17:15 

    Пятница   

Не приемный день

Обеденный перерыв с 13:00 до 14:00, выходные дни - суббота, воскресенье.

4.3. Списки муниципальных архивов Республики Саха (Якутия) приведены в приложении № 3 (не приводится (не предоставлено)) к настоящему Административному регламенту.

(пп. 4.3 введен приказом Департамента по архивному делу РС(Я) от 14.08.2013 № 104-ОД)

5. Информацию о порядке предоставления государственной услуги можно получить:

при личном обращении;

при письменном обращении;

по телефону;

по электронной почте;

на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги.

5.1. Информирование заявителя или консультация при личном обращении осуществляется должностными лицами Департамента и государственных архивов Республики Саха (Якутия), являющимися членами-экспертами Экспертно-проверочной комиссии Департамента (далее по тексту - ЭПК), в соответствии с графиком работы Департамента, государственных архивов Республики Саха (Якутия).

5.2. Должностное лицо, предоставляющее государственную услугу (далее по тексту - должностное лицо), обязано принять заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе заявителя на другой день или на другое время. В день назначенной встречи должностное лицо, ответственное за прием, обязано обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования или консультации для осуществления информирования о порядке исполнения или консультации о ходе предоставления государственной услуги. Должностное лицо, осуществляющее устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением, при необходимости, других должностных лиц.

5.3. Письменное информирование или консультация при обращении в Департамент осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официального сайта, в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя. Руководитель Департамента или его заместители определяют ответственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается руководителем Департамента или его заместителями и направляется заявителю в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

5.4. Информирование или консультация осуществляется должностными лицами по телефонам, указанным в пунктах 3, 4 Административного регламента, в соответствии с графиком работы Департамента, государственных архивов Республики Саха (Якутия).

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности лица, принявшего телефонный звонок, и наименовании организации. При ответах на телефонные звонки должностное лицо подробно информирует заявителя по интересующим вопросам.

В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее информирование или консультацию, может предложить обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить удобное для заявителя время для личного обращения непосредственно в Департамент.

5.5. При информировании или консультации в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.

5.6. На информационных стендах в помещении Департамента размещается следующая информация:

почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, график (режим) работы, график приема заявителей, сведения о руководителе, номер его кабинета;

адрес официального сайта Департамента;

порядок предоставления государственной услуги;

сроки предоставления государственной услуги;

формы заявления о предоставлении государственной услуги и образцы его заполнения;

порядок и способы получения разъяснений по порядку предоставления государственной услуги;

порядок информирования о ходе рассмотрения заявления о предоставлении государственной услуги и о результатах предоставления государственной услуги;

порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги.

II. СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

Наименование государственной услуги

6. Наименование государственной услуги - "Экспертиза ценности документов".

Наименование органа исполнительной власти

Республики Саха (Якутия), предоставляющего

государственную услугу

7. Наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), предоставляющего государственную услугу, - Департамент по архивному делу Республики Саха (Якутия).

8. Предоставление государственной услуги осуществляется на заседании ЭПК.

9. Технологическое обеспечение государственной услуги осуществляется государственными и муниципальными архивами Республики Саха (Якутия) путем рассмотрения и подготовки к утверждению ЭПК документов, указанных в п. 17 настоящего Административного регламента, образовавшихся в деятельности их источников комплектования, в соответствии с компетенцией ЭПК, определенной Положением об ЭПК, утвержденным приказом Департамента.

Государственные архивы Республики Саха (Якутия) участвуют в предоставлении государственной услуги также в форме привлечения их должностных лиц в качестве членов-экспертов ЭПК".

(п. 9 в ред. приказа Департамента по архивному делу РС(Я) от 14.08.2013 № 104-ОД)

10. Иные органы государственной власти и организации Республики Саха (Якутия) в предоставлении государственной услуги не участвуют.

11. При предоставлении государственной услуги Департамент не вправе требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации.

Результат предоставления государственной услуги

12. Результатом предоставления государственной услуги является решение ЭПК о включении документов в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия) либо об отказе включения документов в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия).

13. Предоставление государственной услуги заканчивается следующими юридическими значимыми действиями:

а) выдачей юридическим и физическим лицам выписки из протокола заседания ЭПК:

- об утверждении описей дел постоянного срока хранения;

- о согласовании описей дел по личному составу, личных дел;

- о рассмотрении актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

б) выдачей юридическим и физическим лицам выписки из протокола заседания ЭПК:

- об отказе утверждения описей дел постоянного срока хранения;

- об отказе согласования описей дел по личному составу, личных дел;

- об отказе рассмотрения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Форма выписки из протокола заседания ЭПК приведена в приложении № 2 к настоящему Административному регламенту.

Срок предоставления государственной услуги

14. Срок предоставления государственной услуги "Экспертиза ценности документов" составляет 30 календарных дней со дня поступления документов в Департамент.

15. Возможность приостановления предоставления государственной услуги не предусмотрена законодательством Российской Федерации.

Правовые основания для предоставления государственной услуги

16. Правовыми основаниями для предоставления государственной услуги являются:

Конституция Российской Федерации, принятая на всенародном голосовании 12 декабря 1993 года (текст Конституции опубликован в "Российской газете" от 25 декабря 1993 г. № 237);

Конституция Республики Саха (Якутия), принятая Верховным Советом Республики Саха (Якутия) 4 апреля 1992 г. (текст Конституции опубликован в газете "Якутия" от 12 ноября 2002 г. № 210, газете "Сокуоннар. Уураахтар. Дьаhаллар" (приложение к газете "Саха сирэ") от 12 ноября 2002 г. № 27, парламентской "Ил Тумэн" 15 ноября 2002 г. № 47);

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (текст Федерального закона опубликован в "Парламентской газете" от 27 октября 2004 г. № 201, в "Российской газете" от 27 октября 2004 г. № 237, в "Собрании законодательства Российской Федерации" от 25 октября 2004 г., № 43, ст. 4169);

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (текст приказа опубликован в "Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти" от 14 мая 2007 г. № 20);

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 (текст приказа опубликован в "Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", № 38, 20.09.2010, в "Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", № 38, 19.09.2011);

Указ Президента Республики Саха (Якутия) от 9 сентября 2011 года № 901 "О Департаменте по архивному делу Республики Саха (Якутия)" (текст Указа опубликован газете "Якутские ведомости" (приложение к газете "Якутия"), № 61, 14.09.2011, "Сокуоннар. Уураахтар. Дьаhаллар", № 176-184, 29.10.2011);

Закон Республики Саха (Якутия) от 31 января 2008 года 551-З № 1117-III "Об архивном деле в Республике Саха (Якутия)" (текст Закона опубликован в газете "Якутские ведомости" (приложение к газете "Якутия") от 5 марта 2008 г. № 10, "Сборнике законов Республики Саха (Якутия)" (за 2007 - январь 2008 г.) от 30 января 2009 г., том 3).

Исчерпывающий перечень документов,

необходимых для предоставления государственной услуги

17. Для получения государственной услуги представитель источника комплектования представляет сопроводительное письмо с приложением:

1) описей дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения организаций, подлежащих приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, включенные в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в установленном порядке, в 5 экземплярах. Одновременно с описями дел постоянного хранения представляются описи дел по личному составу, личных дел (или их годовые разделы), акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и акт об необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (далее по тексту - описи дел, акты);

2) справочного аппарата к описям дел. В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращенных слов; акт переработки описей дел (в случае переработки описей дел); переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, наименование организации (в том числе его переименование) и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов. При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели;

3) заключения к описям дел. Документы, направляемые на рассмотрение ЭПК государственными и муниципальными архивами Республики Саха (Якутия), представляются с заключениями специалистов соответствующих архивов.

(пп. 3 в ред. приказа Департамента по архивному делу РС(Я) от 14.08.2013 № 104-ОД)

18. Сопроводительное письмо с приложением документов передается заявителем своему куратору из отдела комплектования и экспертизы ценности Национального архива для передачи в Департамент для рассмотрения на заседании ЭПК. Форма сопроводительного письма приведена в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

19. Документы, перечисленные в пункте 17, представляются в бумажной форме.

Запрет требовать от заявителя представления документов

и информации или осуществления действий при предоставлении

государственной услуги

20. Запрещается требовать от заявителя:

а) представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

б) представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Саха (Якутия) находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Исчерпывающий перечень оснований для отказа

в приеме документов, необходимых для предоставления

государственной услуги

21. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления

или непредставления государственной услуги

22. Основания для приостановления государственной услуги отсутствуют.

23. Государственная услуга не предоставляется, если:

1) несоответствие архивных документов критериям экспертизы ценности документов, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года №

2) представление неполного комплекта документов.

Перечень услуг, которые являются необходимыми

и обязательными для предоставления государственной услуги

24. Необходимые и обязательные услуги для предоставления государственной услуги отсутствуют.

Плата, взимаемая с заявителя при предоставлении

государственной услуги

25. Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса

о предоставлении государственной услуги и при получении

результата предоставления государственной услуги

26. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.

(п. 26 в ред. приказа Департамента по архивному делу РС(Я) от 14.08.2013 № 104-ОД)

Срок и порядок регистрации запроса заявителя

о предоставлении государственной услуги,

в том числе в электронной форме

27. Документы, поступившие в Департамент, регистрируется секретарем ЭПК в течение 1 дня с момента их поступления путем внесения информации в Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов на Экспертно-проверочную комиссию Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия).

Требования к помещениям, в которых предоставляется

государственная услуга, к месту ожидания и приема

заявителей, размещению и оформлению визуальной,

текстовой и мультимедийной информации о порядке

предоставления государственной услуги

28. Государственная услуга предоставляется в помещениях Департамента. Вход в помещения предоставления государственной услуги оснащается вывеской о наименовании Департамента, сами помещения оснащаются табличками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества работника Департамента, в должностные обязанности которого входит предоставление государственной услуги.

29. Для ожидания в очереди и для заполнения заявлений заявителям отводятся места, оборудованные стульями или скамьями, столами для возможности оформления документов. При необходимости заявителю предоставляются бесплатно канцелярские принадлежности.

Показатели доступности и качества государственной услуги

30. Показателями доступности государственной услуги являются:

1) государственная услуга предоставляется бесплатно;

2) степень открытости информации о государственной услуге;

3) размещение в сети Интернет, информационном стенде сведений о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах Департамента, должностных лицах, ответственных за предоставление государственной услуги, последовательности и сроках предоставления государственной услуги;

4) создание комфортных условий для заявителей при предоставлении государственной услуги;

5) режим работы Департамента установлен с учетом потребностей пользователей;

6) проведение консультаций о предоставлении государственной услуги.

31. Показателями качества государственной услуги являются:

1) соблюдение сроков и последовательности выполнения всех административных процедур, предусмотренных настоящим Административным регламентом;

2) количество обоснованных жалоб на решения и действия (бездействия) сотрудников Департамента.

32. Взаимодействие заявителя со специалистами осуществляется при предоставлении консультаций (справок) по вопросам, предусмотренным пунктом 5 настоящего Административного регламента.

Взаимодействие заявителя с работниками структурного подразделения Департамента, ответственного за прием документов, осуществляется в случае непосредственной передачи заявителем запроса в структурное подразделение Департамента, ответственное за прием документов. Продолжительность одного такого взаимодействия не должна превышать одного часа.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности

предоставления государственной услуги в электронной форме

33. Государственная услуга "Экспертиза ценности документов" в электронной форме не предоставляется.

III. СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ

АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР, ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ

ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ, В ТОМ ЧИСЛЕ ОСОБЕННОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ

АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

34. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация документов заявителей на Экспертно-проверочную комиссию Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) на экспертизу ценности документов для отнесения к составу Архивного фонда Республики Саха (Якутия);

2) рассмотрение документов членом-экспертом Экспертно-проверочной комиссии Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия);

3) рассмотрение документов на заседании Экспертно-проверочной комиссии Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия), принятие решения;

4) блок-схема предоставлена в приложении № 4.

(в ред. приказа Департамента по архивному делу РС(Я) от 14.08.2013 № 104-ОД)

Административная процедура "Прием и регистрация документов

заявителей на Экспертно-проверочную комиссию Департамента

по архивному делу Республики Саха (Якутия) на экспертизу

ценности документов для отнесения документов к составу

Архивного фонда Республики Саха (Якутия)"

35. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление в Департамент документов, перечисленных в пункте 17 настоящего Административного регламента.

36. Прием документов заканчивается за 7 дней до проведения очередного заседания ЭПК. Регистрацию поступивших документов осуществляет секретарь ЭПК. Секретарь ЭПК в течение 1 дня регистрирует представленные документы в Журнале поступающих и отправляемых документов на Экспертно-проверочную комиссию Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) (далее по тексту - Журнал регистрации). Зарегистрированные документы не позднее чем за 2 дня до заседания ЭПК передаются членам-экспертам ЭПК по принадлежности в соответствии с должностными регламентами и инструкциями.

37. Критериями принятия решения являются:

1) представление получателем государственной услуги всех документов и их соответствие требованиям п. 17 настоящего Административного регламента;

2) отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

38. Общий максимальный срок административной процедуры составляет 10 дней.

39. Результатом исполнения административной процедуры является регистрация документов в Журнале регистрации и передача его с прилагаемыми документами члену-эксперту ЭПК.

40. Фиксация результата выполнения административной процедуры осуществляется путем внесения информации в Журнал регистрации о поступивших документах на рассмотрение ЭПК.

Административная процедура "Рассмотрение

документов членом-экспертом Экспертно-проверочной комиссии

Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия)"

41. Основанием для начала осуществления административной процедуры является поступление эксперту ЭПК зарегистрированных документов.

42. Член-эксперт ЭПК:

1) проверяет представленные документы на соответствие требованиям нормативных правовых актов в области архивного дела;

2) проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов;

3) анализирует описи дел постоянного срока хранения на предмет полноты состава дел, включенных в опись; описи дел по личному составу, личных дел; акты, применения необходимой схемы систематизации дел; соблюдения требований к элементам заголовкам дел, раскрывающих содержание документов в делах;

4) составляет заключение к описям дел, представленным на ЭПК. Срок подготовки заключения - не более 5 дней.

43. Изучение документов осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.), содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

44. При проведении экспертизы Ценности документов и определении сроков хранения документов член-эксперт ЭПК руководствуется перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.

45. Основаниями для составления заключения о возможности утверждения описей дел постоянного срока хранения, согласования описей дел по личному составу, личных дел и рассмотрения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, являются представление полного комплекта документов и соответствие их требованиям, установленным нормативными правовыми актами, указанными в пункте 16 настоящего Административного регламента.

46. Основаниями для составления заключения о невозможности утверждения описей дел постоянного срока хранения, согласования описей дел по личному составу, личных дел и рассмотрения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - отрицательное заключение), являются основания, предусмотренные пунктом 23 настоящего Административного регламента.

47. При составлении положительного заключения или отрицательного заключения член-эксперт ЭПК в день проведения заседания ЭПК передает рассмотренные документы с положительным или отрицательным заключением секретарю ЭПК.

48. Общий максимальный срок административной процедуры составляет 5 дней.

49. Критерием принятия решения является соответствие представленных документов Нормативным правовым актам, указанным в пункте 16 настоящего Административного регламента.

50. Результатом работы является полное и всестороннее изучение поступивших документов членом-экспертом ЭПК, достаточное для вынесения заключения.

51. Фиксация результата выполнения административной процедуры осуществляется путем составления заключения о возможности согласования или об отказе согласования документов, указанных в пункте 17 настоящего Административного регламента.

Административная процедура "Рассмотрение

документов на заседании Экспертно-проверочной комиссии

Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия),

принятие решения"

52. Основанием для начала административной процедуры "Рассмотрение документов не заседании Экспертно-проверочной комиссии Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия), принятие решения" служит включение вопроса о рассмотрении документов, указанных в пункте 17 Административного регламента, в повестку заседания ЭПК.

53. Заседания ЭПК проводятся в третью среду каждого месяца.

54. Повестка дня очередного заседания ЭПК составляется секретарем ЭПК. Повестка дня и материалы к заседанию передаются председателю и членам-экспертам комиссии не позднее чем за 2 дня до заседания.

55. Заключение на документ рассматривается непосредственно на заседании комиссии. Члены-эксперты ЭПК представляют заключения секретарю ЭПК в распечатанном и электронном виде.

56. Время для доклада на заседании комиссии предоставляется в пределах 10 минут, для сообщения до 5 минут.

57. Проекты решения комиссии доводятся до сведения присутствующих на заседании членов-экспертов комиссии и обсуждаются, после которого проходит голосование и принимается решение.

58. При положительном заключении члена-эксперта ЭПК принимается решение об утверждении описей дел постоянного срока хранения для отнесения документов к составу Архивного фонда Республики Саха (Якутия); о согласовании описей дел по личному составу, личных дел; о рассмотрении актов. При наличии замечаний на представленные на заседание ЭПК документы они подлежат обсуждению всеми присутствующими членами ЭПК. Решение об отказе утверждения или согласования описей дел, а также рассмотрения актов принимается большинством голосов присутствующих членов ЭПК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.

59. Проекты решений комиссии в течение 3 дней после принятия решения должны быть доработаны, отредактированы с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, и представлены на подпись председателю ЭПК.

60. Заседания ЭПК протоколируются секретарем комиссии. Протокол подписывается председателем и секретарем комиссии и представляется для утверждения руководителю Департамента в течение 10 дней после заседания ЭПК.

61. Общий максимальный срок административной процедуры составляет 15 дней.

62. Критерием принятия решения является соответствие представленных документов нормативным правовым актам, указанным в пункте 16 настоящего Административного регламента.

63. Результатом процедуры является принятие решения об утверждении, согласовании, рассмотрении или об отказе в утверждении, согласовании, рассмотрении представленных документов.

64. Решение ЭПК о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия) оформляется путем проставления на описях дел постоянного хранения грифа утверждения, состоящего из слова "УТВЕРЖДЕНО", даты и номера протокола заседания ЭПК.

65. Решение ЭПК о согласовании описей дел по личному составу, личных дел оформляется путем проставления на описях дел грифа согласования, состоящего из слова "СОГЛАСОВАНО", даты и номера протокола заседания ЭПК Департамента.

66. Рассмотрение актов оформляется путем проставления на указанных актах даты и номера протокола заседания ЭПК.

67. Решение ЭПК об отказе включения архивных документов в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия) оформляется в виде выписки из протокола заседания ЭПК.

68. Выписка из протокола заседания ЭПК и документы передаются секретарем ЭПК куратору источника комплектования для передачи их заявителю.

69. Фиксация результата выполнения административной процедуры осуществляется путем внесения информации о выдаче документов в Журнале регистрации.

70. При предоставлении государственной услуги отсутствует межведомственное (межуровневое) взаимодействие.

IV. ФОРМЫ КОНТРОЛЯ

ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

Порядок осуществления текущего контроля

за соблюдением и исполнением специалистами положений

Административного регламента и иных нормативных правовых

актов, устанавливающих требования к предоставлению

государственной услуги, а также принятием

решений специалистами

71. Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, осуществляется должностными лицами, назначенными руководителем Департамента.

72. Текущий контроль осуществляется путем проведения плановых и внеплановых проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Порядок и периодичность осуществления

плановых и внеплановых проверок полноты и качества

предоставления государственной услуги

73. Контроль за полнотой и качеством предоставления специалистами государственной услуги осуществляется в формах проведения проверок и рассмотрения жалоб на действия (бездействие) специалистов.

74. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Порядок и периодичность осуществления плановых проверок устанавливается руководителем Департамента (далее - руководитель), его заместителем. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки), или отдельный вопрос, связанный с предоставлением государственной услуги (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретной жалобе.

75. Внеплановые проверки проводятся в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений, а также в случае получения жалоб на действия (бездействие) специалистов.

Ответственность специалистов за решения и действия

(бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе

предоставления государственной услуги

76. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений соблюдения положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, виновные специалисты несут ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.

77. Ответственность специалистов определяется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).

78. О мерах, принятых в отношении специалистов, виновных в нарушении положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, в течение десяти рабочих дней со дня принятия таких мер Департамент сообщает в письменной форме юридическому или физическому лицу, права и (или) законные интересы которого нарушены.

Положения, характеризующие требования к порядку

и формам контроля за предоставлением государственной услуги,

в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

79. Требованиями к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги являются:

а) независимость;

б) должная тщательность.

80. Независимость лиц, осуществляющих контроль за предоставлением государственной услуги, от специалистов состоит в том, что при осуществлении контроля они независимы от специалистов, в том числе не имеют родства с ними.

Лица, осуществляющие контроль за предоставлением государственной услуги, должны принимать меры по предотвращению конфликта интересов при предоставлении государственной услуги.

81. Должная тщательность лиц, осуществляющих контроль за предоставлением государственной услуги, состоит в своевременном и точном исполнении обязанностей, предусмотренных настоящим разделом Административного регламента.

V. ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ) ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ

РЕШЕНИЙ И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ОРГАНА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО

ГОСУДАРСТВЕННУЮ УСЛУГУ, А ТАКЖЕ ЕГО ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ

82. Гражданин вправе обжаловать решение и действие (бездействие) должностного лица Департамента, принятое или осуществленное в ходе предоставления государственной услуги, вышестоящему должностному лицу Департамента.

82.1. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действие (бездействие) должностного лица Департамента по обращению гражданина, принятое или осуществленное в ходе предоставления государственной услуги.

82.2. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования решения или действия (бездействия) должностного лица Департамента является поступление жалобы (претензии) гражданина, изложенной в письменной или электронной форме с учетом требований, предусмотренных Административным регламентом, о его несогласии с результатом предоставления государственной услуги.

82.3. Гражданин имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

82.4. Жалоба (претензия) гражданина может быть направлена:

Руководителю Департамента на решение или действие (бездействие) специалистов Департамента;

82.5. Жалоба (претензия) рассматривается в течение 5 календарных дней со дня регистрации в Департаменте.

82.6. По результатам рассмотрения жалобы (претензии) на решение или действие (бездействие), принятое или осуществленное в ходе предоставления государственной услуги, руководитель Департамента или заместитель руководителя:

признает решение или действие (бездействие) должностного лица правомерным;

признает решение или действие (бездействие) должностного лица неправомерным и определяет меры, которые должны быть приняты с целью устранения допущенных нарушений.

Приложение № 1

к проекту

административного регламента

"Экспертиза ценности документов"

Форма сопроводительного письма

о рассмотрении документов, перечисленных в пункте 17

Административного регламента

                            На фирменном бланке

                                             Руководителю

                                             Департамента по архивному делу

                                             Республики Саха (Якутия)

                                             А.А. Захаровой

                          Сопроводительное письмо

    Просим рассмотреть и согласовать ______________________________________

___________________________________________________________________________

                   (указать наименование документа) <2>

___________________________________________________________________________

                    (указать наименование организации)

на заседании Экспертно-проверочной комиссии  Департамента по архивному делу

Республики Саха (Якутия).

    К письму прилагаем:

    1) заключение куратора в 2 экземплярах;

    2) __________________________________________ в 2 экземплярах.

            (указать наименование документа)

    Руководитель                          ___________________________

    --------------------------------

    <2> Указать   документы,   представляемые   на   экспертизу    ценности

документов: описи  дел  постоянного  срока  хранения; описи  дел по личному

составу,  личных дел; акты о выделении документов, не подлежащих хранению.

Приложение № 1

к проекту

административного регламента

"Экспертиза ценности документов"

ВЫПИСКА

из протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии

Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия)

    от "__" __________ 20__ г.                              № _________

ПОВЕСТКА ЗАСЕДАНИЯ: _______________________________________________________

ПРИСУТСТВОВАЛИ: ___________________________________________________________

СЛУШАЛИ: __________________________________________________________________

ЗАМЕЧАНИЯ: ________________________________________________________________

РЕШИЛИ: ___________________________________________________________________

Председатель Экспертно-проверочной комиссии ___________________

Секретарь Экспертно-проверочной комиссии _________________

Приложение № 4

к проекту

административного регламента

"Экспертиза ценности документов"

Блок-схема

последовательности действий при предоставлении

государственной услуги

"Экспертиза ценности документов"

               ┌──────────────────────────────────────────┐

               │ Прием и регистрация документов - 10 дней.│

               │   Ответственным за исполнение указанной  │

               │     процедуры является секретарь ЭПК     │

               └─────────────────────┬────────────────────┘

                                    \/

           ┌───────────────────────────────────────────────────┐

           │ Рассмотрение проектов документов членом-экспертом │

           │       ЭПК, составление заключения - 5 дней.       │

           │      Ответственными за исполнение указанной       │

           │      процедуры являются члены-эксперты ЭПК        │

           └─────────────────────────┬─────────────────────────┘

                                    \/

                 ┌───────────────────────────────────────┐

            Нет  │  Передача документов на рассмотрение  │  Да

         ┌───────┤        заседания ЭПК - 15 дней.       ├──────┐

         │       │ Ответственным за исполнение указанной │      │

         │       │   процедуры является секретарь ЭПК    │      │

         │       └───────────────────────────────────────┘      │

        \/                                                     \/

┌───────────────────────────────┐   ┌─────────────────────────────────────┐

│       Решение об отказе       │   │   Решение о согласовании проектов   │

│    представленных проектов    │   │    документов, указанных в п. 17    │

│ документов, указанных в п. 17 │   │    Административного регламента     │

│ Административного регламента  │   │                                     │

└──────────────┬────────────────┘   └───────────────────┬─────────────────┘

              \/                                       \/

           ┌───────────────────────────────────────────────────┐

           │  Предоставление государственной услуги завершено  │

           └───────────────────────────────────────────────────┘