Основная информация
| Дата опубликования: | 20 февраля 2018г. |
| Номер документа: | RU93000201801906 |
| Текущая редакция: | 1 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Республика Крым |
| Принявший орган: | Министерство сельского хозяйства Республики Крым |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Приказы |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
МИНИСТЕРСТВО
СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
РЕСПУБЛИКИ КРЫМ
ПРИКАЗ
ОТ 20.02.2018 № 154
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
В целях совершенствования форм и методов работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан в Министерстве сельского хозяйства Республики Крым (далее – Министерство), повышения качества защиты их конституционных прав и законных интересов
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке рассмотрения обращений граждан (далее –Инструкция).
2. Управлению делопроизводства, контроля и аграрного образования (Екимова М.Г.):
2.1. Обеспечить контроль за соблюдением в Министерстве требований законодательных и иных нормативных правовых актов по работе с обращениями граждан, оказывать специалистам структурных подразделений необходимую методическую помощь.
2.2. Ежеквартально анализировать состояние работы с обращениями граждан, результаты анализа использовать для улучшения деятельности Министерства. При необходимости вносить предложения по данному вопросу.
3. Приказ Министерства от 20.04.2015 № 119 «Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства Республики Крым» признать утратившим силу.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра Сидоренко А.А.
Министр А. РЮМШИН
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства сельского
хозяйства Республики Крым
__________2018 г. № ____
Инструкция
о порядке рассмотрения обращений граждан в
Министерстве сельского хозяйства Республики Крым
1. Общие положения
1.1. Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства Республики Крым (далее – Инструкция) разработана в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
1.2. Инструкция устанавливает единый порядок рассмотрения и разрешения в Министерстве сельского хозяйства Республики Крым (далее — Министерство) обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, а также порядок приема граждан, должностных и иных лиц в Министерстве.
Инструкция распространяется на обращения, содержащие вопросы, отнесенные к компетенции Министерства.
1.3. Обращения могут быть индивидуальными, то есть поданными самим гражданином, права которого нарушены, или его представителем, а также по просьбе гражданина представителем общественной организации, трудового коллектива, и коллективными.
1.4. Инструкция устанавливает порядок регистрации, рассмотрения, организации учета, контроль за исполнением обращений граждан в Министерстве, обязывает всех работников Министерства и руководителей предприятий, учреждений и организаций, входящих в его сферу деятельности (далее - Предприятия) строго соблюдать установленные в ней требования.
1.5. Организацию работы с обращениями в Министерстве осуществляет отдел делопроизводства и контроля управления делопроизводства, контроля и аграрного образования (далее - Отдел), который обеспечивает единый порядок регистрации и учета обращений в Министерстве, рассмотрение поставленных в них вопросов, систематический контроль за их рассмотрением и подготовкой ответов, их отправку, учет и анализ.
1.6. Результатом исполнения настоящего порядка является принятие решений по рассмотренным обращениям граждан с направлением ответов в установленных законодательством Российской Федерации случаях, а также обращениям, принятым на личном приеме граждан.
1.7. В целях исполнения настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
обращение – направленное в Министерство или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также обращение гражданина в устной форме;
предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов деятельности Министерства, развитию общественных отношений, улучшению в социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
заявление - просьба гражданина или иного лица о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе Министерства и должностных лиц, либо критика деятельности Министерства и его должностных лиц;
жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;
коллективное обращение - обращение двух или более лиц, а также обращение, принятое на собрании и подписанное организаторами или участниками собрания;
первичное обращение - обращение по вопросу, ранее не рассматриваемое в Министерстве, либо поступившее от лиц, ранее не обращавшихся по уже рассматриваемому вопросу;
дубликат обращения – обращение заявителя, являющееся копией предыдущего обращения, либо экземпляр обращения по одному и тому же вопросу и в интересах одного и того же лица;
повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, на которое заявителю был дан ответ в соответствии с законодательством, а также в котором:
- обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему в Министерство;
- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения;
- сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;
ходатайство – обращение гражданина, общественной организации, депутата или должностного лица в поддержку просьбы иного лица о признании за ним определенного статуса, прав и свобод;
запрос - оформленный надлежащим образом, с соблюдением требований федерального законодательства документ, направленный уполномоченными должностными лицами, а также членами Совета Федерации или депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос).
2. Требования к письменному обращению, порядок регистрации
поступивших обращений
2.1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть вопроса, ставит личную подпись и дату.
2.2. В случае необходимости в подтверждении своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
2.3. Обращение, поступившее в Министерство в форме электронного документа, обязательно должно содержать фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии) гражданина, направившего обращение, адрес электронной почты, если ответ (уведомление) должен быть направлен в форме электронного документа, или почтовый адрес, если ответ (уведомление) должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
2.4. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистом Отдела, который проверяет правильность адресации и составления заявления, в случае неправильного заполнения заявления указывает на недостатки и возможность их устранения.
Письменные обращения, направленные по почте, принимает специалист Отдела, осуществляющий регистрацию входящей корреспонденции, который:
- проверяет целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа;
- вскрывает конверт, проверяет наличие в них документов (конверт сохраняет в составе поступивших документов);
- возвращает на почту, не вскрывая конверт, ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- составляет акт в случаях, когда в конверте обнаружены денежные знаки (кроме изъятых из обращения), ценные бумаги, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, перечисленных в обращении как приложение и приобщает его к поступившему обращению;
- поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и т.д.) подкалывает впереди текста обращения. В случае отсутствия текста обращения составляет справку с текстом «обращение отсутствует», датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам;
- обращения, поступившие на имя руководства Министерства с пометкой «лично», не вскрывает и передает адресату в день поступления.
В случае, если обращение, поступившее с пометкой «лично», не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в установленном порядке.
Отдел, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом руководству Министерства и принять необходимые меры безопасности;
Отдел ставит на обращении штамп входящей корреспонденции и передает его специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан, для регистрации и первичной обработки.
Конверты к письмам граждан сохраняются для установления адреса отправителя или уточнения даты на почтовом штемпеле при необходимости подтверждения времени отправления обращения.
2.5. При регистрации письменного обращения в правом нижнем углу первого листа на свободном от текста месте проставляется мастичный оттиск штампа, в котором указываются:
- наименование Министерства;
- дата регистрации обращения;
- регистрационный номер.
2.6. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, К-25, по коллективным обращениям КО-44).
Анонимным обращениям присваивается регистрационный номер, состоящий из букв БП (без подписи) и порядкового номера (например, БП-15).
Цифры означают порядковый номер по журналу регистрации письменных обращений.
2.7. На текстах поздравительных открыток, официальных поздравлений (поздравительных адресов), приглашений на торжества регистрационный штамп не проставляется.
2.8. На предложение, заявление, жалобу, получившие регистрационный номер, оформляется карточка учета письменных обращений граждан, в которую вносятся следующие данные: дата поступления, Ф.И.О. заявителя, почтовый адрес, категория заявителя и его социальный статус, категория обращения, сведения об адресате, суть обращения, количество страниц обращения, контрольный срок по обращению, суть резолюции и ответственный исполнитель, дата отправки ответа обращения.
Все сведения, заносимые в карточку, не должны допускать двойного толкования. При необходимости допускается подчеркивание (выделение цветным маркером) наиболее значимых частей текста обращения, либо приложение служебной записки (аннотации) к письму или текста его перевода с языка, не являющегося государственным языком Республики Крым.
2.9. Обращение, поступившее по электронной почте, в день его поступления распечатывается на бумажном носителе, после чего подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
2.10. Зарегистрированные и учтенные обращения для принятия решения передаются отделом на рассмотрение руководству Министерства.
2.11. Обращения граждан, поступившие в Министерство из вышестоящих государственных органов, требующих сообщить результаты рассмотрения обращений, заявлений, жалоб, берутся отделом на особый контроль, а на обращениях, заявлениях, жалобах в верхнем правом углу проставляется штамп «КОНТРОЛЬ».
2.12. Подлинники обращений граждан возвращаются в вышестоящие организации при наличии на них штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме.
2.13. Все поступающие в Министерство письменные обращения граждан (в том числе и поступающие по информационным системам общего пользования) и документы, связанные с их рассмотрением, подлежат обязательной регистрации не позднее 3-х дней (за исключением 3-х праздничных дней подряд) со дня их поступления с записью в журнале регистрации письменных обращений граждан (на бумажном носителе или в электронном виде).
3. Рассмотрение обращений
3.1. Обращения, поступившие в Министерство, подлежат обязательному рассмотрению. Руководство Министерства, ознакомившись с обращением, в трехдневный срок принимает решение о порядке его дальнейшего рассмотрения, наложив соответствующую резолюцию. В резолюции указывается должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения (исполнитель), срок и порядок разрешения обращения, а так же необходимость осуществления контроля. В резолюции о рассмотрении обращения в качестве исполнителей могут быть определены несколько должностных лиц.
3.2. Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке:
- с конкретной датой исполнения - в срок, указанный в резолюции;
- без указания срока, но с пометкой «срочно» - в 3-дневный срок;
- с пометкой «незамедлительно» - в течение 1 дня со дня подписания поручения;
- с пометкой «оперативно» - не позднее 10 дней со дня подписания поручения;
- с пометкой «безотлагательно» - в 15-дневный срок со дня подписания резолюции;
- остальные - в 30-дневный срок со дня первичной регистрации обращения.
3.3. По результатам предварительного рассмотрения руководством принимается одно из следующих решений:
- о принятии к рассмотрению и направлении на рассмотрение в структурное подразделение Министерства;
- о принятии к сведению, с уведомлением автора письменного обращения о принятии обращения к сведению, в случае, если в нем не содержатся конкретные предложения, заявления или жалобы, сведения о нарушении прав граждан;
- не проводить проверку по обращению, если оно признано анонимным, некорректным по содержанию или изложению, а также повторным, то есть содержащим вопрос, на который автору неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и в котором не приводятся новые доводы или обстоятельства;
- о направлении в другие органы государственной власти или местного самоуправления в течение 7 дней со дня регистрации с одновременным уведомлением об этом заявителя;
- о возврате заявителю в течение 7 дней со дня регистрации;
- по обращениям, поступившим в форме электронного документа, на адрес электронной почты заявителя в течение 7 дней со дня регистрации направляется уведомление о невозможности разрешения обращения с предложением восполнить недостающие данные.
3.4. В случае, если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется по принадлежности, с уведомлением об этом заявителя.
3.5. Если рассмотрение обращения поручается одновременно несколькими структурным подразделениям, ответственным исполнителем считается структурное подразделение, руководитель которого указан в резолюции первым или должностное лицо, на которое возложены сбор документов и ответственность за исполнение. Он обязан своевременно ознакомить с документом исполнителей.
Ответственному исполнителю предоставляется право созывать соисполнителей и требовать от них необходимые справки и предложения.
В тех случаях, когда исполнение документа поручается нескольким исполнителям, предложения или замечания соисполнителей даются не позже, чем за три дня до истечения контрольного срока. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
3.6. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на него не дается, и оно не подлежит направлению в иные государственные органы, об этом в течение 7 дней со дня регистрации сообщается автору обращения, если его фамилия и адрес поддаются прочтению, с одновременным возвращением обращения заявителю и разъяснением права повторного обращения по данному вопросу. Копии таких обращений хранятся в номенклатурных делах.
3.7. Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица или членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с уведомлением заявителя о недопустимости злоупотребления, предоставленным ему законом правом на обращение.
3.8. Обращения, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их разрешения, либо не представляется возможным понять существо вопроса, в течение 7 дней со дня регистрации возвращаются заявителям с предложением восполнить недостающие данные, а при необходимости с разъяснением, куда им для этого следует обратиться.
3.9. Если заявитель является работником Министерства или предприятия, то обращение рассматривается руководством в присутствии заявителя.
3.10. При рассмотрении обращения не допускается разглашение содержащихся в нем сведений, а также сведений о частной жизни заявителя без его согласия.
Не является разглашением сведений при направлении письменного обращения в орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
3.11. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
3.12. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в однодневный срок возвращает его руководителю с указанием специалиста, которому, по его мнению, следует направить обращение.
Оформление передачи обращений из одного структурного подразделения в другое осуществляется через Отдел.
3.13. При одновременном поступлении основного обращения и его дубликата дается единый ответ. Если дубликат поступил после разрешения основного обращения, то заявителю не позднее 10-дневного срока с момента регистрации дубликата ответ направляется со ссылкой на дату и исходящий номер отправленного ответа на основное обращение.
3.14. Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в структурное подразделение Министерства, иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.
3.15. Обращение, поступившее в форме электронного документа, обязательно должно содержать фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина, направившего обращение, адрес электронной почты, если ответ (уведомление)должен быть направлен в форме электронного документа, или почтовый адрес, если ответ (уведомление) должен быть направлен в письменной форме.
3.16. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержаться сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращении подлежит направлению в государственный орган в рамках его компетенции.
3.17. Отдел уведомляет исполнителя о наступлении контрольных сроков рассмотрения обращений не позже чем за два дня до наступления срока.
3.18. При передаче обращения для рассмотрения исполнителю, в журнал регистрации обязательно вносится дата передачи, подпись, фамилия исполнителя.
4. Разрешение обращений
4.1. Исполнитель в ходе рассмотрения обращений обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение поставленных в них вопросов, в случае необходимости — с участием гражданина, направившего обращение.
4.2. Ответственным исполнителем при необходимости запрашиваются для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц (в том числе сотрудников Министерства).
4.3. Для обеспечения полноты и объективности проверок по любому обращению по решению руководства к их проведению могут привлекаться специалисты Министерства.
4.4. Прекращение переписки с заявителем возможно, если повторное обращение не содержит новых доводов, а изложенные ранее - полно, объективно и неоднократно проверялись и ответы даны в порядке, установленном настоящей Инструкцией, правомочным должностным лицом Министерства.
Переписка прекращается один раз на основании мотивированного заключения исполнителя, утвержденного руководством. Сообщение об этом до истечения срока рассмотрения обращения направляется автору.
4.5. Обращения, поступившие после прекращения переписки и не содержащие новых доводов, остаются без разрешения на основании служебной записки исполнителя, с уведомлением об этом заявителя.
Переписка возобновляется, если причины, по которым она была прекращена, устранены. Новые данные или обстоятельства, сообщенные заявителем, проверяются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
4.6. Заявление гражданина о прекращении рассмотрения его обращения дает право проверяющему его заявление должностному лицу Министерства прекратить дальнейшую проверку, если в полученных материалах нет сведений о наличии нарушений закона, нарушения прав, свобод и законных интересов граждан. Решение о прекращении (продолжении) проверки принимаются руководством на основании служебной записки исполнителя, с уведомлением об этом заявителя.
5. Сроки рассмотрения обращений
5.1. Обращения, поступившие в Министерство в соответствии с его компетенцией, разрешаются в течение 30 дней со дня их регистрации в Министерстве, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, в срок до 15 дней, либо письменные обращения рассматриваются в сокращенные сроки в соответствии с действующим законодательством.
Если установленный срок разрешения обращения истекает в выходной или праздничный день, последним днем разрешения считается предшествующий ему рабочий день.
5.2. В случае проведения дополнительного изучения и проверки, запроса материалов и в других исключительных случаях срок разрешения обращений продлевается руководством не более чем на 30 дней. Максимальный срок подготовки и направления ответа заявителю в этом случае составляет 60 дней.
5.3. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения и характере принимаемых мер (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю.
Если контроль рассмотрения обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.
5.4. Для продления срока рассмотрения обращения на имя министра, заместителя министра, курирующего согласно распределению функциональных обязанностей структурное подразделение, исполнитель предоставляет служебную записку, в которой указываются причины продления срока и срок, в который обращение будет разрешено.
Служебная записка подается не позднее, чем за 3 дня до истечения контрольного срока, подписывается исполнителем, непосредственным руководителем, начальником управления и представляется на подпись министру либо его заместителю.
5.5. При возвращении проекта ответа на доработку устанавливается конкретный срок исполнения.
5.6. Рассмотрение обращений граждан, поступивших из государственных органов, органов местного самоуправления или от должностных лиц, требующих сообщить результаты рассмотрения обращения в их адрес, осуществляется в сроки, указанные в поручении, либо в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.
5.7. Для рассмотрения вопросов, содержащихся в сообщениях, поступивших на телефонную линию Председателя Совета министров Республики Крым, устанавливаются сроки от 1 до 15 рабочих дней, по резолюции председателя Совета министров Республики Крым может быть установлен другой срок (согласно Положению о работе с сообщениями, поступившими на телефонную линию Председателя Совета министров Республики Крым от 28.04.2015 № 236).
6. Направление ответов на обращения
6.1. Ответ гражданину (гражданам) по существу поставленных в обращении вопросов дается в письменной форме на бланке Министерства за подписью министра, заместителя министра, курирующего управление.
Текст ответа составляется в официальном стиле. Ссылки на те или иные статьи нормативных правовых актов без дальнейшего разъяснения их требований не допускаются.
Ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет сделано).
При этом ответы на письма должны быть краткими, ясными, не допускающими разных толкований и не противоречащими действующему законодательству.
6.2. Подготовленный на обращение заявителя ответ (письмо) поступает в отдел специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан для регистрации и отправки заявителю.
Для снятия с контроля обращения, исполнитель возвращает в отдел все документы по делопроизводству данного ответа (письма).
6.3. При подготовке ответов по результатам рассмотрения обращений граждан должно четко указываться:
- кем (фамилия, имя, отчество, должность), когда и где проводилось рассмотрение, при необходимости – в чьем присутствии);
- результаты рассмотрения;
- факты, изложенные в письме – подтвердились, подтвердились частично, не подтвердились, причем по каждому факту отдельно;
- что побудило автора (коллектив авторов) обратиться с письмом;
- какие при этом использовались нормативные акты, документы и т.п.;
- как извещен автор о результатах рассмотрения (направлен ответ, копии ответа, в устной форме), удовлетворен или не удовлетворен и т.п.;
- обращался ли ранее автор по данному вопросу, в какие органы;
- какие конкретно приняты меры к устранению недостатков, улучшению существующего положения.
В левом нижнем углу ответа обязательно указывается фамилия исполнителя и номер контактного телефона.
6.4. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля снимаются только после окончательного решения и принятия, исчерпывающих мер по их решению.
6.5. Исполнитель несёт личную ответственность за грамотность, своевременность исполнения, обоснованность принятых решений по обращению, сохранение и неразглашение персональных данных заявителя.
6.6. После возвращения материалов по рассмотрению обращения граждан в Отдел, если по ним не поступает дополнительных поручений, они снимаются с контроля и формируются «В дело».
7. Организация приема граждан
7.1. Прием граждан, представителей государственных и общественных организаций, а также иных лиц осуществляется руководством Министерства в день их обращения либо по предварительной записи с участием при необходимости представителей структурных подразделений.
7.2. Организацию личного приема граждан министром, заместителями министра осуществляет должностное лицо отдела, на которое согласно должностному регламенту возложена работа по организации работы с обращениями граждан.
7.3. Прием граждан министром, первым заместителем министра, заместителями министра осуществляется согласно утвержденному графику личного приема граждан в Министерстве.
7.4. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
7.5. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
7.6. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
7.7. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
7.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
7.9. Посетители, направленные руководством к работникам управлений и отделов Министерства, с первичными жалобами принимаются незамедлительно.
8. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений
8.1. Контроль за движением и своевременным рассмотрением обращений в Министерстве осуществляется Отделом.
8.2. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей, которые обязаны обеспечить своевременное рассмотрение обращений и исполнение решений по ним.
8.3. Аналитический отчет по результатам рассмотрения обращений граждан в Министерстве готовится Отделом.
8.4. Контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка рассмотрения обращений граждан и осуществлением надлежащего ведения делопроизводства по ним в структурных подразделениях Министерства возлагается на Отдел.
9. Формирование и хранение дел
по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
9.1. Предложения, заявления, жалобы граждан должны быть возвращены после их разрешения в Отдел со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром карточки учета письменных обращений граждан для центрального формирования дела и картотеки.
Формирование и хранение дел в структурных подразделениях не разрешается.
9.2. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов, они подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы в дело не подшиваются.
9.3. Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на отдел.
9.4. Снятые с контроля обращения граждан, оформленные в дело, хранятся в Министерстве в соответствии с утвержденной номенклатурой.
9.5. Срок хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан 5 лет.
По истечении установленного срока хранения обращения граждан и связанные с ними документы подлежат уничтожению в установленном порядке.
10. Ответственность
10.1. Нарушение действующей Инструкции, порядка рассмотрения обращений и приема граждан, нарушение сроков рассмотрения обращений или принятие по ним необоснованных, неправомерных решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут ответственность виновных гражданских служащих в соответствии с Законом Республики Крым от 29 мая 2014 года № 7-ЗРК «О государственной гражданской службе Республики Крым».
МИНИСТЕРСТВО
СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
РЕСПУБЛИКИ КРЫМ
ПРИКАЗ
ОТ 20.02.2018 № 154
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
В целях совершенствования форм и методов работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан в Министерстве сельского хозяйства Республики Крым (далее – Министерство), повышения качества защиты их конституционных прав и законных интересов
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке рассмотрения обращений граждан (далее –Инструкция).
2. Управлению делопроизводства, контроля и аграрного образования (Екимова М.Г.):
2.1. Обеспечить контроль за соблюдением в Министерстве требований законодательных и иных нормативных правовых актов по работе с обращениями граждан, оказывать специалистам структурных подразделений необходимую методическую помощь.
2.2. Ежеквартально анализировать состояние работы с обращениями граждан, результаты анализа использовать для улучшения деятельности Министерства. При необходимости вносить предложения по данному вопросу.
3. Приказ Министерства от 20.04.2015 № 119 «Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства Республики Крым» признать утратившим силу.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра Сидоренко А.А.
Министр А. РЮМШИН
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства сельского
хозяйства Республики Крым
__________2018 г. № ____
Инструкция
о порядке рассмотрения обращений граждан в
Министерстве сельского хозяйства Республики Крым
1. Общие положения
1.1. Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства Республики Крым (далее – Инструкция) разработана в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
1.2. Инструкция устанавливает единый порядок рассмотрения и разрешения в Министерстве сельского хозяйства Республики Крым (далее — Министерство) обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, а также порядок приема граждан, должностных и иных лиц в Министерстве.
Инструкция распространяется на обращения, содержащие вопросы, отнесенные к компетенции Министерства.
1.3. Обращения могут быть индивидуальными, то есть поданными самим гражданином, права которого нарушены, или его представителем, а также по просьбе гражданина представителем общественной организации, трудового коллектива, и коллективными.
1.4. Инструкция устанавливает порядок регистрации, рассмотрения, организации учета, контроль за исполнением обращений граждан в Министерстве, обязывает всех работников Министерства и руководителей предприятий, учреждений и организаций, входящих в его сферу деятельности (далее - Предприятия) строго соблюдать установленные в ней требования.
1.5. Организацию работы с обращениями в Министерстве осуществляет отдел делопроизводства и контроля управления делопроизводства, контроля и аграрного образования (далее - Отдел), который обеспечивает единый порядок регистрации и учета обращений в Министерстве, рассмотрение поставленных в них вопросов, систематический контроль за их рассмотрением и подготовкой ответов, их отправку, учет и анализ.
1.6. Результатом исполнения настоящего порядка является принятие решений по рассмотренным обращениям граждан с направлением ответов в установленных законодательством Российской Федерации случаях, а также обращениям, принятым на личном приеме граждан.
1.7. В целях исполнения настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
обращение – направленное в Министерство или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также обращение гражданина в устной форме;
предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов деятельности Министерства, развитию общественных отношений, улучшению в социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
заявление - просьба гражданина или иного лица о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе Министерства и должностных лиц, либо критика деятельности Министерства и его должностных лиц;
жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;
коллективное обращение - обращение двух или более лиц, а также обращение, принятое на собрании и подписанное организаторами или участниками собрания;
первичное обращение - обращение по вопросу, ранее не рассматриваемое в Министерстве, либо поступившее от лиц, ранее не обращавшихся по уже рассматриваемому вопросу;
дубликат обращения – обращение заявителя, являющееся копией предыдущего обращения, либо экземпляр обращения по одному и тому же вопросу и в интересах одного и того же лица;
повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, на которое заявителю был дан ответ в соответствии с законодательством, а также в котором:
- обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему в Министерство;
- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения;
- сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;
ходатайство – обращение гражданина, общественной организации, депутата или должностного лица в поддержку просьбы иного лица о признании за ним определенного статуса, прав и свобод;
запрос - оформленный надлежащим образом, с соблюдением требований федерального законодательства документ, направленный уполномоченными должностными лицами, а также членами Совета Федерации или депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос).
2. Требования к письменному обращению, порядок регистрации
поступивших обращений
2.1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть вопроса, ставит личную подпись и дату.
2.2. В случае необходимости в подтверждении своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
2.3. Обращение, поступившее в Министерство в форме электронного документа, обязательно должно содержать фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии) гражданина, направившего обращение, адрес электронной почты, если ответ (уведомление) должен быть направлен в форме электронного документа, или почтовый адрес, если ответ (уведомление) должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
2.4. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистом Отдела, который проверяет правильность адресации и составления заявления, в случае неправильного заполнения заявления указывает на недостатки и возможность их устранения.
Письменные обращения, направленные по почте, принимает специалист Отдела, осуществляющий регистрацию входящей корреспонденции, который:
- проверяет целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа;
- вскрывает конверт, проверяет наличие в них документов (конверт сохраняет в составе поступивших документов);
- возвращает на почту, не вскрывая конверт, ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- составляет акт в случаях, когда в конверте обнаружены денежные знаки (кроме изъятых из обращения), ценные бумаги, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, перечисленных в обращении как приложение и приобщает его к поступившему обращению;
- поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и т.д.) подкалывает впереди текста обращения. В случае отсутствия текста обращения составляет справку с текстом «обращение отсутствует», датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам;
- обращения, поступившие на имя руководства Министерства с пометкой «лично», не вскрывает и передает адресату в день поступления.
В случае, если обращение, поступившее с пометкой «лично», не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в установленном порядке.
Отдел, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом руководству Министерства и принять необходимые меры безопасности;
Отдел ставит на обращении штамп входящей корреспонденции и передает его специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан, для регистрации и первичной обработки.
Конверты к письмам граждан сохраняются для установления адреса отправителя или уточнения даты на почтовом штемпеле при необходимости подтверждения времени отправления обращения.
2.5. При регистрации письменного обращения в правом нижнем углу первого листа на свободном от текста месте проставляется мастичный оттиск штампа, в котором указываются:
- наименование Министерства;
- дата регистрации обращения;
- регистрационный номер.
2.6. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, К-25, по коллективным обращениям КО-44).
Анонимным обращениям присваивается регистрационный номер, состоящий из букв БП (без подписи) и порядкового номера (например, БП-15).
Цифры означают порядковый номер по журналу регистрации письменных обращений.
2.7. На текстах поздравительных открыток, официальных поздравлений (поздравительных адресов), приглашений на торжества регистрационный штамп не проставляется.
2.8. На предложение, заявление, жалобу, получившие регистрационный номер, оформляется карточка учета письменных обращений граждан, в которую вносятся следующие данные: дата поступления, Ф.И.О. заявителя, почтовый адрес, категория заявителя и его социальный статус, категория обращения, сведения об адресате, суть обращения, количество страниц обращения, контрольный срок по обращению, суть резолюции и ответственный исполнитель, дата отправки ответа обращения.
Все сведения, заносимые в карточку, не должны допускать двойного толкования. При необходимости допускается подчеркивание (выделение цветным маркером) наиболее значимых частей текста обращения, либо приложение служебной записки (аннотации) к письму или текста его перевода с языка, не являющегося государственным языком Республики Крым.
2.9. Обращение, поступившее по электронной почте, в день его поступления распечатывается на бумажном носителе, после чего подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
2.10. Зарегистрированные и учтенные обращения для принятия решения передаются отделом на рассмотрение руководству Министерства.
2.11. Обращения граждан, поступившие в Министерство из вышестоящих государственных органов, требующих сообщить результаты рассмотрения обращений, заявлений, жалоб, берутся отделом на особый контроль, а на обращениях, заявлениях, жалобах в верхнем правом углу проставляется штамп «КОНТРОЛЬ».
2.12. Подлинники обращений граждан возвращаются в вышестоящие организации при наличии на них штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме.
2.13. Все поступающие в Министерство письменные обращения граждан (в том числе и поступающие по информационным системам общего пользования) и документы, связанные с их рассмотрением, подлежат обязательной регистрации не позднее 3-х дней (за исключением 3-х праздничных дней подряд) со дня их поступления с записью в журнале регистрации письменных обращений граждан (на бумажном носителе или в электронном виде).
3. Рассмотрение обращений
3.1. Обращения, поступившие в Министерство, подлежат обязательному рассмотрению. Руководство Министерства, ознакомившись с обращением, в трехдневный срок принимает решение о порядке его дальнейшего рассмотрения, наложив соответствующую резолюцию. В резолюции указывается должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения (исполнитель), срок и порядок разрешения обращения, а так же необходимость осуществления контроля. В резолюции о рассмотрении обращения в качестве исполнителей могут быть определены несколько должностных лиц.
3.2. Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке:
- с конкретной датой исполнения - в срок, указанный в резолюции;
- без указания срока, но с пометкой «срочно» - в 3-дневный срок;
- с пометкой «незамедлительно» - в течение 1 дня со дня подписания поручения;
- с пометкой «оперативно» - не позднее 10 дней со дня подписания поручения;
- с пометкой «безотлагательно» - в 15-дневный срок со дня подписания резолюции;
- остальные - в 30-дневный срок со дня первичной регистрации обращения.
3.3. По результатам предварительного рассмотрения руководством принимается одно из следующих решений:
- о принятии к рассмотрению и направлении на рассмотрение в структурное подразделение Министерства;
- о принятии к сведению, с уведомлением автора письменного обращения о принятии обращения к сведению, в случае, если в нем не содержатся конкретные предложения, заявления или жалобы, сведения о нарушении прав граждан;
- не проводить проверку по обращению, если оно признано анонимным, некорректным по содержанию или изложению, а также повторным, то есть содержащим вопрос, на который автору неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и в котором не приводятся новые доводы или обстоятельства;
- о направлении в другие органы государственной власти или местного самоуправления в течение 7 дней со дня регистрации с одновременным уведомлением об этом заявителя;
- о возврате заявителю в течение 7 дней со дня регистрации;
- по обращениям, поступившим в форме электронного документа, на адрес электронной почты заявителя в течение 7 дней со дня регистрации направляется уведомление о невозможности разрешения обращения с предложением восполнить недостающие данные.
3.4. В случае, если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется по принадлежности, с уведомлением об этом заявителя.
3.5. Если рассмотрение обращения поручается одновременно несколькими структурным подразделениям, ответственным исполнителем считается структурное подразделение, руководитель которого указан в резолюции первым или должностное лицо, на которое возложены сбор документов и ответственность за исполнение. Он обязан своевременно ознакомить с документом исполнителей.
Ответственному исполнителю предоставляется право созывать соисполнителей и требовать от них необходимые справки и предложения.
В тех случаях, когда исполнение документа поручается нескольким исполнителям, предложения или замечания соисполнителей даются не позже, чем за три дня до истечения контрольного срока. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
3.6. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на него не дается, и оно не подлежит направлению в иные государственные органы, об этом в течение 7 дней со дня регистрации сообщается автору обращения, если его фамилия и адрес поддаются прочтению, с одновременным возвращением обращения заявителю и разъяснением права повторного обращения по данному вопросу. Копии таких обращений хранятся в номенклатурных делах.
3.7. Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица или членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с уведомлением заявителя о недопустимости злоупотребления, предоставленным ему законом правом на обращение.
3.8. Обращения, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их разрешения, либо не представляется возможным понять существо вопроса, в течение 7 дней со дня регистрации возвращаются заявителям с предложением восполнить недостающие данные, а при необходимости с разъяснением, куда им для этого следует обратиться.
3.9. Если заявитель является работником Министерства или предприятия, то обращение рассматривается руководством в присутствии заявителя.
3.10. При рассмотрении обращения не допускается разглашение содержащихся в нем сведений, а также сведений о частной жизни заявителя без его согласия.
Не является разглашением сведений при направлении письменного обращения в орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
3.11. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
3.12. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в однодневный срок возвращает его руководителю с указанием специалиста, которому, по его мнению, следует направить обращение.
Оформление передачи обращений из одного структурного подразделения в другое осуществляется через Отдел.
3.13. При одновременном поступлении основного обращения и его дубликата дается единый ответ. Если дубликат поступил после разрешения основного обращения, то заявителю не позднее 10-дневного срока с момента регистрации дубликата ответ направляется со ссылкой на дату и исходящий номер отправленного ответа на основное обращение.
3.14. Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в структурное подразделение Министерства, иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.
3.15. Обращение, поступившее в форме электронного документа, обязательно должно содержать фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина, направившего обращение, адрес электронной почты, если ответ (уведомление)должен быть направлен в форме электронного документа, или почтовый адрес, если ответ (уведомление) должен быть направлен в письменной форме.
3.16. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержаться сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращении подлежит направлению в государственный орган в рамках его компетенции.
3.17. Отдел уведомляет исполнителя о наступлении контрольных сроков рассмотрения обращений не позже чем за два дня до наступления срока.
3.18. При передаче обращения для рассмотрения исполнителю, в журнал регистрации обязательно вносится дата передачи, подпись, фамилия исполнителя.
4. Разрешение обращений
4.1. Исполнитель в ходе рассмотрения обращений обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение поставленных в них вопросов, в случае необходимости — с участием гражданина, направившего обращение.
4.2. Ответственным исполнителем при необходимости запрашиваются для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц (в том числе сотрудников Министерства).
4.3. Для обеспечения полноты и объективности проверок по любому обращению по решению руководства к их проведению могут привлекаться специалисты Министерства.
4.4. Прекращение переписки с заявителем возможно, если повторное обращение не содержит новых доводов, а изложенные ранее - полно, объективно и неоднократно проверялись и ответы даны в порядке, установленном настоящей Инструкцией, правомочным должностным лицом Министерства.
Переписка прекращается один раз на основании мотивированного заключения исполнителя, утвержденного руководством. Сообщение об этом до истечения срока рассмотрения обращения направляется автору.
4.5. Обращения, поступившие после прекращения переписки и не содержащие новых доводов, остаются без разрешения на основании служебной записки исполнителя, с уведомлением об этом заявителя.
Переписка возобновляется, если причины, по которым она была прекращена, устранены. Новые данные или обстоятельства, сообщенные заявителем, проверяются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
4.6. Заявление гражданина о прекращении рассмотрения его обращения дает право проверяющему его заявление должностному лицу Министерства прекратить дальнейшую проверку, если в полученных материалах нет сведений о наличии нарушений закона, нарушения прав, свобод и законных интересов граждан. Решение о прекращении (продолжении) проверки принимаются руководством на основании служебной записки исполнителя, с уведомлением об этом заявителя.
5. Сроки рассмотрения обращений
5.1. Обращения, поступившие в Министерство в соответствии с его компетенцией, разрешаются в течение 30 дней со дня их регистрации в Министерстве, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, в срок до 15 дней, либо письменные обращения рассматриваются в сокращенные сроки в соответствии с действующим законодательством.
Если установленный срок разрешения обращения истекает в выходной или праздничный день, последним днем разрешения считается предшествующий ему рабочий день.
5.2. В случае проведения дополнительного изучения и проверки, запроса материалов и в других исключительных случаях срок разрешения обращений продлевается руководством не более чем на 30 дней. Максимальный срок подготовки и направления ответа заявителю в этом случае составляет 60 дней.
5.3. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения и характере принимаемых мер (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю.
Если контроль рассмотрения обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.
5.4. Для продления срока рассмотрения обращения на имя министра, заместителя министра, курирующего согласно распределению функциональных обязанностей структурное подразделение, исполнитель предоставляет служебную записку, в которой указываются причины продления срока и срок, в который обращение будет разрешено.
Служебная записка подается не позднее, чем за 3 дня до истечения контрольного срока, подписывается исполнителем, непосредственным руководителем, начальником управления и представляется на подпись министру либо его заместителю.
5.5. При возвращении проекта ответа на доработку устанавливается конкретный срок исполнения.
5.6. Рассмотрение обращений граждан, поступивших из государственных органов, органов местного самоуправления или от должностных лиц, требующих сообщить результаты рассмотрения обращения в их адрес, осуществляется в сроки, указанные в поручении, либо в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.
5.7. Для рассмотрения вопросов, содержащихся в сообщениях, поступивших на телефонную линию Председателя Совета министров Республики Крым, устанавливаются сроки от 1 до 15 рабочих дней, по резолюции председателя Совета министров Республики Крым может быть установлен другой срок (согласно Положению о работе с сообщениями, поступившими на телефонную линию Председателя Совета министров Республики Крым от 28.04.2015 № 236).
6. Направление ответов на обращения
6.1. Ответ гражданину (гражданам) по существу поставленных в обращении вопросов дается в письменной форме на бланке Министерства за подписью министра, заместителя министра, курирующего управление.
Текст ответа составляется в официальном стиле. Ссылки на те или иные статьи нормативных правовых актов без дальнейшего разъяснения их требований не допускаются.
Ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет сделано).
При этом ответы на письма должны быть краткими, ясными, не допускающими разных толкований и не противоречащими действующему законодательству.
6.2. Подготовленный на обращение заявителя ответ (письмо) поступает в отдел специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан для регистрации и отправки заявителю.
Для снятия с контроля обращения, исполнитель возвращает в отдел все документы по делопроизводству данного ответа (письма).
6.3. При подготовке ответов по результатам рассмотрения обращений граждан должно четко указываться:
- кем (фамилия, имя, отчество, должность), когда и где проводилось рассмотрение, при необходимости – в чьем присутствии);
- результаты рассмотрения;
- факты, изложенные в письме – подтвердились, подтвердились частично, не подтвердились, причем по каждому факту отдельно;
- что побудило автора (коллектив авторов) обратиться с письмом;
- какие при этом использовались нормативные акты, документы и т.п.;
- как извещен автор о результатах рассмотрения (направлен ответ, копии ответа, в устной форме), удовлетворен или не удовлетворен и т.п.;
- обращался ли ранее автор по данному вопросу, в какие органы;
- какие конкретно приняты меры к устранению недостатков, улучшению существующего положения.
В левом нижнем углу ответа обязательно указывается фамилия исполнителя и номер контактного телефона.
6.4. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля снимаются только после окончательного решения и принятия, исчерпывающих мер по их решению.
6.5. Исполнитель несёт личную ответственность за грамотность, своевременность исполнения, обоснованность принятых решений по обращению, сохранение и неразглашение персональных данных заявителя.
6.6. После возвращения материалов по рассмотрению обращения граждан в Отдел, если по ним не поступает дополнительных поручений, они снимаются с контроля и формируются «В дело».
7. Организация приема граждан
7.1. Прием граждан, представителей государственных и общественных организаций, а также иных лиц осуществляется руководством Министерства в день их обращения либо по предварительной записи с участием при необходимости представителей структурных подразделений.
7.2. Организацию личного приема граждан министром, заместителями министра осуществляет должностное лицо отдела, на которое согласно должностному регламенту возложена работа по организации работы с обращениями граждан.
7.3. Прием граждан министром, первым заместителем министра, заместителями министра осуществляется согласно утвержденному графику личного приема граждан в Министерстве.
7.4. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
7.5. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
7.6. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
7.7. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
7.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
7.9. Посетители, направленные руководством к работникам управлений и отделов Министерства, с первичными жалобами принимаются незамедлительно.
8. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений
8.1. Контроль за движением и своевременным рассмотрением обращений в Министерстве осуществляется Отделом.
8.2. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей, которые обязаны обеспечить своевременное рассмотрение обращений и исполнение решений по ним.
8.3. Аналитический отчет по результатам рассмотрения обращений граждан в Министерстве готовится Отделом.
8.4. Контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка рассмотрения обращений граждан и осуществлением надлежащего ведения делопроизводства по ним в структурных подразделениях Министерства возлагается на Отдел.
9. Формирование и хранение дел
по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
9.1. Предложения, заявления, жалобы граждан должны быть возвращены после их разрешения в Отдел со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром карточки учета письменных обращений граждан для центрального формирования дела и картотеки.
Формирование и хранение дел в структурных подразделениях не разрешается.
9.2. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов, они подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы в дело не подшиваются.
9.3. Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на отдел.
9.4. Снятые с контроля обращения граждан, оформленные в дело, хранятся в Министерстве в соответствии с утвержденной номенклатурой.
9.5. Срок хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан 5 лет.
По истечении установленного срока хранения обращения граждан и связанные с ними документы подлежат уничтожению в установленном порядке.
10. Ответственность
10.1. Нарушение действующей Инструкции, порядка рассмотрения обращений и приема граждан, нарушение сроков рассмотрения обращений или принятие по ним необоснованных, неправомерных решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут ответственность виновных гражданских служащих в соответствии с Законом Республики Крым от 29 мая 2014 года № 7-ЗРК «О государственной гражданской службе Республики Крым».
Дополнительные сведения
| Рубрики правового классификатора: | 020.050.000 Обращения, заявления и жалобы граждан |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
