ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА АГЕНТСТВА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН»



АГЕНТСТВО ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ

САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 20 октября 2010 года №421

г. Южно-Сахалинск

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА АГЕНТСТВА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН»

{Утратил силу приказом Агентства государственной службы занятости населения Сахалинской области от 05.06.2012 №321}

{Изменение:

приказ Агентства государственной службы занятости населения Сахалинской области от 10.06.2011 № 240}

В соответствии с постановлением администрации Сахалинской области от 14 ноября 2008 года № 359-па «Об организации разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, а также анализа практики их применения», - ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Административный регламент агентства государственной службы занятости населения Сахалинской области по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан» (прилагается).

2. Приказ управления от 04.02.2008 № 43 «Об утверждении положения об организации работы с обращениями граждан» считать утратившим силу.

3. Опубликовать настоящий приказ в газете «Губернские ведомости» и разместить в сети Интернет на официальных сайтах Губернатора и Правительства Сахалинской области  sakhadm.ru  и агентства государственной службы занятости населения Сахалинской области  agszn.admsakhalin.ru.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя агентства Карсакову В.В.

Руководитель агентства                                                                          О.С. Кучинская

Утвержден

приказом агентства государственной

службы занятости населения

Сахалинской области

от 20.10.2010 №421

{в ред. приказа Агентства государственной

службы занятости населения

Сахалинской области от 10.06.2011 № 240}

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

АГЕНТСТВА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН»

Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Наименование государственной функции

Рассмотрение обращений граждан (далее - государственная функция).

1.2. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25 декабря 1993 года);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Российская газета», 5 мая 2006 года);

- Положением об агентстве государственной службы занятости населения Сахалинской области, утвержденным постановлением администрации Сахалинской области от 16 декабря 2009 года №519-па («Губернские ведомости», 25 декабря 2009 года).

1.3. Наименование государственного органа,

исполняющего государственную функцию

Государственную функцию исполняет агентство государственной службы занятости населения Сахалинской области (далее – агентство).

Раздел 2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИСПОЛНЕНИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ

2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции

2.1.1. Конечными результатами исполнения государственной функции  в случаях письменного обращения граждан являются:

- направление заявителю письменного ответа, содержащего исчерпывающие ответы на вопросы, поставленные в обращении;

- направление обращения в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления или другим лицам, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении, с обязательным уведомлением об этом заявителя;

- отказ в решении вопросов, поставленных в обращении, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

- направление ответа не по существу поставленных в нем вопросов в случаях,  установленных действующим законодательством.

Конечными результатами исполнения государственной функции  в случаях устного обращения граждан являются:

- разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов;

- направление заявителю письменного ответа, содержащего исчерпывающие ответы на вопросы, поставленные в обращении;

- получение заявителем устного ответа на вопросы, поставленные им в устном обращении;

- отказ в решении вопросов, поставленных в обращении, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.1.2. Информация о месте исполнителя государственной функции: 693007, Сахалинская область, г. Южно-Сахалинск, ул. Дзержинского, 40, кабинет 601 (6 этаж).

График работы агентства: понедельник - четверг с 09.00 - 17.15, пятница с 09.00 - 17.00, перерыв на обед с 13.00 - 14.00.

Телефоны для справок (консультаций):  8(4242) 42-48-07, 42-93-32; факс 8(4242) 42-19-31.

Адрес официального сайта в сети Интернет: agszn.admsakhalin.ru

Адрес электронной почты: labour@sakhalin.ru

2.1.3. Государственная функция исполняется на основании письменного и устного обращения (запроса) граждан в адрес агентства. В обращении (запросе) указываются: наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии); почтовый и/или электронный адрес заявителя; интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт; форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка).

{пункт 2.1.3. в ред. приказа Агентства государственной службы занятости населения Сахалинской области от 10.06.2011 № 240}

2.1.4. Информация об исполнении государственной функции, в том числе о ходе ее исполнения, сообщается заявителю лично, по телефону, по почте, посредством размещения сведений в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (по электронной почте, в сети Интернет, по факсу), на информационном стенде агентства.

2.1.5. В ходе исполнения государственной функции предоставляется следующая информация:

- о входящих номерах, под которыми зарегистрированы обращения с использованием автоматизированной информационной системы «Письма и обращения граждан» региональной системы электронного документооборота и делопроизводства «Кодекс: Документооборот» (далее - АИС «Письма и обращения граждан»);

- о стадии исполнения государственной функции, а также о принятом решении по конкретному обращению;

- о факте переадресации письменного обращения с указанием органов государственной власти, органов местного самоуправления или должностных лиц, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении;

- о причинах невозможности рассмотрения обращения.

2.1.6. Информирование проводится в форме:

- устного информирования;

- письменного информирования.

2.1.7. Устное информирование осуществляется государственными гражданскими служащими при обращении заявителя за информацией лично или по телефону.

Государственные гражданские служащие, осуществляющие устное информирование, принимают все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

Устное информирование каждого заявителя осуществляется в течение времени, необходимого для информирования заявителя.

При ответах на телефонные звонки государственные гражданские служащие подробно в корректной форме информируют обратившихся заявителей по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности государственного гражданского служащего, принявшего телефонный звонок.

При устном обращении заявителя (лично или по телефону) государственные гражданские служащие дают ответы самостоятельно. Если государственный гражданский служащий, к которому обратился заявитель, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он может предложить заявителю обратиться письменно либо назначить другое удобное заявителю время для получения ответа.

2.1.8. Письменное информирование осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением или посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (по электронной почте, по факсу).

Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона государственного гражданского служащего агентства, предоставившего ответ.

Ответ на обращение заявителя, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

2.1.9. Официальный сайт должен содержать:

- сведения о месте нахождения и графике работы, номера телефонов для справок, адрес электронной почты агентства;

- порядок информирования о правилах исполнения государственной функции;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;

- краткое изложение процедуры исполнения государственной функции.

2.1.10. Информационный стенд должен содержать:

- сведения о месте нахождения и графике работы, номера телефонов для справок, адрес электронной почты агентства;

- порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;

- краткое изложение процедуры исполнения государственной функции;

- требования к письменному обращению (приложение 1).

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом.

2.2. Требования к местам исполнения государственной функции

2.2.1. Места для исполнения государственной функции включают места для записи заявителей на личный прием, ожидания, информирования, личного приема, которые оборудуются стульями, столами и обеспечиваются писчей бумагой, письменными принадлежностями (для записи информации).

Места ожидания размещаются в здании, в котором осуществляет свою деятельность агентство, и оборудуются стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

Места для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов оборудуются информационными стендами, стульями и столами для заполнения документов.

Прием заявителей осуществляется в кабинетах, которые оборудуются информационными табличками с указанием:

- номера кабинета;

- фамилии, имени и отчества, должности государственного гражданского служащего, исполняющего государственную функцию.

2.2.2. Визуальная, текстовая информация, предназначенная для ознакомления заявителей с информационными материалами, размещается на информационных стендах, которые должны содержать информацию, предусмотренную пунктом 2.1.9. раздела 2 настоящего Административного регламента.

2.2.3. На территории, прилегающей к месту нахождения агентства, оборудуются в установленном порядке места для парковки автотранспортных средств.

2.2.4. Здание, в котором осуществляется прием заявителей, оборудуется входом, обеспечивающим свободный доступ заявителей в помещение.

Центральный вход в здание оборудуется информационной табличкой (вывеской) с наименованием агентства.

Для обеспечения заявителей комфортными условиями, в том числе обеспечения возможности реализации прав инвалидов, здание оборудуется специальными ограждениями и перилами. Инвалидам по зрению, по слуху и другим гражданам с ограниченными физическими возможностями при необходимости оказывается соответствующая помощь.

Предусматривается оборудование доступных мест общего пользования (туалетов).

2.2.5. Каждое рабочее место государственного гражданского служащего оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством.

При организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода из помещения.

2.3. Сроки исполнения государственной функции

2.3.1. Письменное обращение, поступившее в агентство в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководитель агентства либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение.

2.3.2. Сроки прохождения отдельных административных действий:

При рассмотрении письменного обращения заявителя:

- прием и регистрация письменного обращения и прилагаемых к нему документов (при их наличии) – в день поступления письменного обращения в агентство;

- направление письменного обращения руководителю агентства либо лицу, его замещающему, - в день его регистрации;

- направление письменного обращения в структурное подразделение (структурные подразделения) - не более 2 рабочих дней со дня, следующего за днем регистрации обращения;

- направление обращения непосредственному исполнителю государственной функции - в день поступления его в структурное подразделение;

- рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа - в течение 30 календарных дней со дня регистрации;

- регистрация и направление подготовленного ответа на письменное обращение - не позднее 3 рабочих дней до окончания срока исполнения государственной функции;

- оформление дела по обращению заявителя - 7 рабочих дней с момента направления подготовленного ответа.

2.3.3. Направление письменного обращения заявителя по подведомственности в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу осуществляется  в течение семи дней со дня регистрации, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

2.3.4. Сроки выдачи документов, являющихся результатом исполнения государственной функции:

- ответ на письменное обращение заявителя в письменной форме направляется почтовым отправлением не позднее рабочего дня, следующего за днем его регистрации;

- по предварительной договоренности ответ на письменное обращение может быть выдан заявителю лично в руки при непосредственном обращении в агентство.

2.3.5. Срок ожидания в очереди при подаче и получении документов, являющихся результатом исполнения государственной функции, не должен превышать 10 минут.

2.3.6. При рассмотрении обращений заявителей в ходе личного приема:

- личный прием временными рамками не регламентируется;

- рассмотрение и подготовка ответа на обращение заявителя, поступившее в ходе личного приема, - не позднее 3 рабочих дней до окончания срока исполнения государственной функции;

- оформление дела по личному приему.

Срок ожидания в очереди на личный прием составляет не более 10 минут.

2.4. Перечень оснований отказа в исполнении государственной функции

Заявитель вправе получить на свое обращение письменный ответ по существу поставленных вопросов, за исключением следующих случаев:

- если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- если в обращении обжалуется судебное решение, такое обращение в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

- при получении агентством письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, агентство  вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

- если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель агентства либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу, с уведомлением о данном решении заявителя, направившего обращение;

- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в агентство или соответствующему должностному лицу.

2.5. Иные требования к исполнению государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется агентством на бесплатной основе.

Раздел 3. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

3.1. Административные действия при исполнении государственной функции

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия:

- рассмотрение письменных обращений заявителей;

- рассмотрение обращений заявителей, поступивших в ходе личного приема.

Блок-схема исполнения государственной функции приведена в приложении 2 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Рассмотрение письменных обращений заявителей

Рассмотрение письменных обращений включает в себя следующие административные действия:

- прием и регистрация письменного обращения;

- направление письменного обращения на рассмотрение;

- рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа;

- регистрация и направление ответа заявителю на его обращение;

- оформление дела по письменному обращению заявителя и его хранение.

3.2.1. Прием и регистрация письменного обращения

Основанием для начала административного действия по приему и регистрации письменного обращения является поступление в агентство обращения.

Обращение с прилагаемыми документами заявитель может представить в агентство лично или направить в виде почтового отправления, электронной почтой либо по факсу.

3.2.1.1. Должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию письменных обращений заявителей и прилагаемых к нему документов (при их наличии), является государственный гражданский служащий, ответственный за делопроизводство.

Государственный гражданский служащий, ответственный за делопроизводство:

- определяет соответствие обращения требованиям  установленным к его оформлению (приложение 1);

- присваивает обращению регистрационный номер и вносит запись в журнал регистрации обращений и в систему электронного документооборота и делопроизводства;

- проставляет отметку на обращении (дата приема, входящий номер);

- в случае необходимости постановки рассмотрения письменного обращения на контроль заводит карточку вопроса заявителя;

- проставляет отметку о принятии обращения с указанием даты приема и входящего номера (по просьбе заявителя).

{пункт 3.2.1.1. в ред. приказа Агентства государственной службы занятости населения Сахалинской области от 10.06.2011 № 240}

3.2.1.2. Срок приема и регистрации обращения и прилагаемых к нему документов (при их наличии) – в день поступления письменного обращения в агентство.

Датой принятия агентством обращения считается дата регистрации обращения, указанная в журнале регистрации обращений и в системе электронного документооборота и делопроизводства.

{пункт 3.2.1.2. в ред. приказа Агентства государственной службы занятости населения Сахалинской области от 10.06.2011 № 240}

3.2.1.3. Критерием принятия решения о приеме и регистрации обращения является указание заявителем в обращении наименования агентства либо фамилии, имени, отчества соответствующего должностного лица, либо должности соответствующего лица, а также своих фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии), почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, наличие личной подписи и даты.

Результатом принятия решения о приеме и регистрации обращений является прием и регистрация письменного обращения и приложенных к нему документов (при их наличии).

Решение о приеме и регистрации обращения фиксируется в журнале регистрации обращений и в системе электронного документооборота и делопроизводства.

{пункт 3.2.1.3. в ред. приказа Агентства государственной службы занятости населения Сахалинской области от 10.06.2011 № 240}

3.2.2. Направление письменного обращения на рассмотрение

Основанием для начала административного действия по направлению письменного обращения на рассмотрение является прием и регистрация обращения и приложенных к нему документов (при их наличии).

3.2.2.1. Должностным лицом, ответственным за направление обращения на рассмотрение, является государственный гражданский служащий, ответственный за делопроизводство.

Должностное лицо, ответственное за направление обращения на рассмотрение, передает его руководителю агентства либо лицу, его замещающему, для определения структурного подразделения агентства, в которое направляется письменное обращение на исполнение.

3.2.2.2. В случае если в поручении о рассмотрении обращения указаны несколько структурных подразделений агентства, подлинник обращения направляется структурному подразделению, указанному в поручении первым, для соисполнения поручения копии направляются структурным подразделениям.

Руководитель структурного подразделения либо лицо, его замещающее, после получения письменного обращения с визой руководителя агентства либо лица, его замещающего, направляет данное обращение непосредственному исполнителю (соисполнителю) государственной функции.

3.2.2.3. Срок административного действия не может превышать 3 рабочих дней со дня, следующего за днем регистрации письменного обращения, из них:

- на определение структурного подразделения руководителем агентства либо лицом, его замещающим, - не более 2 рабочих дней;

- на определение непосредственного исполнителя (соисполнителя) государственной функции руководителем структурного подразделения либо лицом, его замещающим, - не более 1 рабочего дня.

3.2.2.4. Критерием принятия решения о направлении письменного обращения на рассмотрение является наличие резолюции руководителя агентства либо лица, его замещающего, о назначении исполнителя.

Результатом принятия решения о направлении письменного обращения на рассмотрение является передача непосредственному исполнителю (соисполнителю) государственной функции письменного обращения и прилагаемых к нему документов либо копии обращения и прилагаемых к нему документов.

Результат выполнения административного действия по направлению обращения на рассмотрение фиксируется в системе электронного делопроизводства и документооборота.

3.2.3. Рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа

Основанием для начала административного действия по рассмотрению письменного обращения является поступление обращения и прилагаемых к нему документов непосредственному исполнителю (соисполнителю).

3.2.3.1. Должностным лицом, ответственным за рассмотрение обращения, является государственный гражданский служащий, назначенный руководителем структурного подразделения либо лицом, его замещающим, непосредственным исполнителем (соисполнителем).

3.2.3.2. Письменные обращения рассматриваются непосредственно в структурном подразделении агентства или с выездом на место.

Непосредственный исполнитель (соисполнитель) государственной функции:

- самостоятельно изучает и анализирует письменное обращение;

- определяет достаточность информации, содержащейся в письменном обращении и прилагаемых к нему документах, для исполнения государственной функции;

- запрашивает в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы у заявителя;

- определяет перечень нормативных правовых актов, подлежащих применению для исполнения государственной функции;

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя;

- подготавливает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- уведомляет заявителя о направлении его обращения на рассмотрение в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

3.2.3.3. Срок рассмотрения письменного обращения и подготовки ответа непосредственным исполнителем не более 30 календарных дней с даты регистрации письменного обращения.

Соисполнитель государственной функции передает в адрес непосредственного исполнителя свои предложения для включения в проект ответа в соответствии с компетенцией не позднее 25 календарных дней со дня регистрации письменного обращения.

Непосредственный исполнитель передает подготовленный им ответ руководителю структурного подразделения либо лицу, его замещающему, на согласование.

Руководитель структурного подразделения либо лицо, его замещающее, передает согласованный им ответ руководителю агентства либо лицу, его замещающему, для подписания.

3.2.3.4. Критерием принятия решения о рассмотрении письменного обращения и подготовки ответа является отсутствие оснований для оставления обращения без ответа в соответствии с действующим законодательством.

Результатом выполнения административного действия по рассмотрению обращения могут являться:

- рассмотрение обращения и подготовка ответа по существу поставленных в нем вопросов;

- направление обращения по подведомственности в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу с одновременным уведомлением об этом заявителя.

- рассмотрение обращения и подготовка ответа не по существу поставленных в нем вопросов в случаях, установленных действующим законодательством.

Фиксацией административного действия по рассмотрению обращения гражданина и подготовке ответа является подписание ответа руководителем агентства либо лицом, его замещающим.

3.2.4. Регистрация и направление ответа заявителю на его обращение

Основанием для начала административного действия по регистрации и направлению ответа на обращение является передача государственному гражданскому служащему, ответственному за делопроизводство, руководителем агентства либо лицом, его замещающим, подписанного ответа на обращение заявителя.

3.2.4.1. Должностным лицом, ответственным за регистрацию и направление ответа на обращение, является государственный гражданский служащий, ответственный за делопроизводство.

Срок регистрации и направления ответа на обращение составляет не позднее 3 рабочих дней до окончания срока исполнения государственной функции.

Регистрация ответа осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Сахалинской области.

Направление ответа (за исключением обращений, по которым принято решение об отказе в исполнении государственной функции) осуществляется почтовым отправлением или по электронной почте, по факсу, либо в случае, установленном пунктом 2.3.4. раздела 2 настоящего Административного регламента, - лично заявителю.

В случае поступления коллективного письменного обращения заявителей, ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа.

3.2.4.2. Критерием принятия решения о регистрации и направлении ответа на обращение является наличие подписанного ответа на обращение.

Результатом выполнения административного действия является направление заявителю письменного ответа на его обращение.

Фиксацией результата выполнения административного действия является его регистрация в журнале регистрации исходящих документов и в системе электронного документооборота и делопроизводства.

3.2.5. Оформление дела

по письменному обращению заявителя и его хранение

Основанием для начала административного действия является регистрация и направление письменного ответа на обращение заявителя.

3.2.5.1. Должностным лицом, ответственным за оформление дела по письменному обращению заявителя и его хранение, является государственный гражданский служащий, ответственный за делопроизводство.

После завершения рассмотрения письменных обращений и оформления ответов подлинники обращений и все материалы, относящиеся к рассмотрению, остаются в приемной агентства.

3.2.5.2. Государственный гражданский служащий, ответственный за делопроизводство, после получения письменного обращения с резолюцией руководителя агентства либо лица, его замещающего, о списании его в дело формирует обращения заявителей и документы, связанные с их решением, в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Письменные обращения, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, оформляются в дела в течение 7 рабочих дней с момента направления подготовленного ответа.

В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

Оформление дел осуществляется в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством.

Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается в текущем архиве агентства  в течение пяти лет.

3.2.5.3. Критерием принятия решения при оформлении дела и его хранении является наличие всех документов, связанных с рассмотрением письменного обращения.

Результатом выполнения административного действия по оформлению дела по обращению заявителя и его хранению является оформленное и находящееся на архивном хранении дело по письменному обращению заявителя.

Оформленное дело подшивается в папку в соответствии с номенклатурой дел.

3.3. Рассмотрение обращений заявителей,

поступивших в ходе личного приема

Рассмотрение обращений заявителей, поступивших в ходе личного приема, включает в себя следующие административные действия:

- личный прием заявителя;

- рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа на обращение, поступившее в ходе личного приема;

- регистрация и направление ответа на письменное обращение, поступившее в ходе личного приема;

- оформление дела по обращению заявителя, поступившему в ходе личного приема заявителя, и его хранение.

3.3.1. Личный прием заявителя

Основанием для начала административного действия является устное обращение заявителя в агентство в соответствии с графиком личного приема по адресу, указанному в пункте 2.1.2. раздела 2 настоящего Административного регламента.

3.3.1.1. Должностными лицами, ответственными за выполнение административного действия, являются руководитель агентства либо лицо, его замещающее, а также иные государственные гражданские служащие, уполномоченные на проведение личных приемов.

Руководитель агентства либо лицо, его замещающее, а также иные государственные гражданские служащие, уполномоченные на проведение личных приемов, вносят запись в карточку личного приема заявителя сведения о дате обращения, фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) заявителя.

При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

3.3.1.2. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе должностным лицом одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения заявителей.

Во время личного приема каждый заявитель имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме.

Должностное лицо, осуществляющее личный прием, выслушивает устное обращение заявителя.

3.3.1.3. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В случае, когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию агентства, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться для получения ответа по существу вопроса, поставленного в устном обращении.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Срок личного приема заявителя временными рамками не регламентируется.

3.3.1.4. Решение об окончании рассмотрения устного обращения принимает руководитель агентства либо лицо, его замещающее, а также иные государственные гражданские служащие, уполномоченные на проведение личных приемов.

3.3.1.5. Критерием принятия решения при личном приеме заявителя является предоставление заявителю исчерпывающих ответов на все поставленные в нем вопросы, принятие всех мер, необходимых для решения указанных вопросов.

3.3.1.6. Результатом выполнения административного действия по личному приему заявителя является:

- получение заявителем, присутствующим на личном приеме, исчерпывающих ответов на поставленные в его устном обращении вопросы и принятие всех мер, необходимых для решения указанных вопросов;

- поручение руководителя агентства либо лица, его замещающего, государственным гражданским служащим агентства подготовить письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- разъяснение заявителю, присутствующему на личном приеме, куда и в каком порядке ему следует обратиться для получения ответа по существу вопроса, поставленного в устном обращении, в случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию агентства;

- отказ в дальнейшем рассмотрении обращения.

Результат выполнения административного действия фиксируется в карточке личного приема заявителя.

3.3.2. Рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа на обращение заявителя, поступившее в ходе личного приема

Административное действие совершается в порядке, предусмотренном пунктом 3.2.3 раздела 3 настоящего Административного регламента.

3.3.3. Регистрация и направление ответа на обращение, поступившее в ходе личного приема

Административное действие совершается в порядке, предусмотренном пунктом 3.2.4. раздела 3 настоящего Административного регламента.

3.3.4. Оформление дела по обращению заявителя, поступившему в ходе личного приема заявителя, и его хранение

Оформление дела по личному приему совершается в порядке, предусмотренном пунктом 3.2.5 раздела 3 с учетом документов, предусмотренных пунктом 3.3. раздела 3 настоящего Административного регламент

3.4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

3.4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением государственными гражданскими служащими положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также принятием решений ответственными лицами осуществляется путем проведения плановых и внеплановых проверок, назначенных руководителем агентства либо лицом, его замещающим.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем агентства либо лицом, его замещающим.

3.4.2. Государственные гражданские служащие, исполняющие государственную функцию, несут персональную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции.

Обязанности государственных гражданских служащих, исполняющих государственную функцию, закрепляются в их должностных регламентах, утверждаемых в установленном действующим законодательством порядке.

3.4.3. Контроль за исполнением государственной функции включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение причин и условий, вследствие которых были нарушены права и свободы заявителей, а также рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) и решения государственного гражданского служащего, исполняющего государственную функцию.

Проверка соответствия полноты и качества исполнения государственной функции предъявляемым требованиям осуществляется на основании правовых актов агентства.

В случае выявления нарушений по результатам проведенных проверок в отношении виновных лиц принимаются меры в соответствии с действующим законодательством.

3.5. Порядок обжалования действий (бездействий) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении государственной функции

3.5.1. Действия (бездействие) государственного гражданского служащего и решения, принятые (осуществляемые) в ходе выполнения настоящего Административного регламента, обжалуются в досудебном (внесудебном) и судебном порядке.

Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения государственного гражданского служащего в досудебном (внесудебном) порядке путем обращения к руководителю агентства либо лицу, его замещающему.

3.5.2. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (обращения) в агентство от заявителя лично или путем направления почтовым отправлением, а также по номерам телефонов и адресу электронной почты агентства, указанным в настоящем Административном регламенте.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы в установленном законом порядке.

3.5.3. Вышестоящим органом государственной власти, которому может быть адресована жалоба в досудебном (внесудебном) порядке, является Правительство Сахалинской области.

3.5.4. Срок рассмотрения жалобы не должен превышать тридцати дней с момента ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.

3.5.5. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) государственного гражданского служащего и решения, принятые (осуществляемые) в ходе выполнения настоящего Административного регламента, в суде в порядке, установленном федеральным законом.

Приложение 1

к Административному регламенту

агентства государственной службы

занятости населения Сахалинской области

по исполнению государственной функции

«Рассмотрение обращений граждан»

Требования,

предъявляемые  к письменному обращению (запросу)  граждан

Письменное обращение гражданина, направляемое в агентство в обязательном порядке должно содержать:

- наименование государственного органа, в который направляет письменное обращение (или  фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, или должность соответствующего лица);

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), гражданина, направившего обращение;

- почтовый и/или электронный адрес заявителя, по которому должны быть направлены ответ  (уведомление о переадресации обращения);

- суть предложения, заявления или жалобы;

- личную подпись гражданина;

- дату обращения.

В письменном обращении также могут быть указаны форма  получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка).

При необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Приложение 2

к Административному регламенту

агентства государственной службы

занятости населения Сахалинской области

по исполнению государственной функции

«Рассмотрение обращений граждан»

                        ┌─────────────────────────┐

                        │    Получение обращения  │

                        └───┬───────────────┬─────┘

                            │               │

               письменное   │               │ устное   

             ┌──────────────┘               └─────────────┐

             │  обращение                     обращение  │

             V                                            V

┌────────────────────┐                  ┌─────────────────────────────────┐

│        Прием       │                  │ Рассмотрение должностным лицом, │

│    и регистрация   │                  │      ведущим личный прием       │

└─────────┬──────────┘                  └───┬───────────────────┬─────────┘

          │                                 │                   │

          V                                 V                   V

┌────────────────────┐    ┌────────────────────────┐  ┌───────────────────┐

│     Направление    │    │       Разъяснение,     │  │     Подготовка    │

│   на рассмотрение  │    │ устный ответ заявителю │  │ письменного ответа│

└─────────┬──────────┘    └────────────────────────┘  └─────────┬─────────┘

          │                                                     │

          V                                                     │

┌────────────────────┐                                          │

│     Рассмотрение   │                                          │

│ и подготовка ответа│                                          │

└─────────┬──────────┘                                          │

          │                                                     │

          V                                                     │

┌────────────────────┐                                          │

│     Регистрация    │<─────────────────────────────────────────┘

│    и направление   │

│  ответа заявителю  │─────────────────────────────────────────┐

└─────┬──────────────┘                                         │

      V                                                        V

┌────────────────────┐                               ┌────────────────────┐

│ Оформление дела    │                               │ Оформление  дела   │

│ по письменному     │                               │по личному приему   │

│   обращению        │                               │                    │

└────────────────────┘                               └────────────────────┘