ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АРХИВНОМ УПРАВЛЕНИИ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ЕМУ УЧРЕЖДЕНИЯХ»



АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Утратил силу в соответствии с приказом Департамента по культуре Томской области от 22.01.2021 № 003/01-09

АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 20.12.2010 № 93

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АРХИВНОМ УПРАВЛЕНИИ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ЕМУ УЧРЕЖДЕНИЯХ»

(в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 № 38)

В целях реализации Федерального закона Российской Федерации от 27 июня 2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить Административный регламент предоставления государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан в Архивном управлении Томской области и подведомственных ему учреждениях».

2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя начальника Архивного управления Томской области А.В. Сидоркина.

Начальник

О.В. Зоркова

УТВЕРЖДЁН

приказом Архивного управления

Томской области

от  20.12.2010  № 93

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АРХИВНОМ УПРАВЛЕНИИ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ЕМУ УЧРЕЖДЕНИЯХ»

1. Общие положения

1. Административный регламент предоставления государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан в Архивном управлении Томской области и подведомственных ему учреждениях» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан, открытости и доступности предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений граждан, определяет сроки и последовательность административных процедур при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан.

2. Рассмотрение обращений граждан включает в себя рассмотрение направленных в Архивное управление, подведомственные ему учреждения или их должностным лицам в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.

(п. 2 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

3. Используемые в настоящем административном регламенте термины определены  Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон о порядке рассмотрения обращений граждан).

(п. 3 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

4. Заявителями являются лица, определенные в статье 1 Федерального закона о порядке рассмотрения обращений граждан.

(п. 4 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

2. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

5. Государственная услуга – «Рассмотрение обращений граждан в Архивном управлении Томской области и подведомственных ему учреждениях» (далее – государственная услуга) предоставляется согласно нормам Федерального закона о порядке рассмотрения обращений граждан.

(п. 5 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

Наименование лица, предоставляющего государственную услугу

6. Государственная услуга предоставляется Архивным управлением Томской области, подведомственными учреждениями Архивного управления Томской области (далее – Управление (подведомственные учреждения).

7. Непосредственное предоставление государственной услуги осуществляется государственными гражданскими служащими Управления и специалистами подведомственного учреждения (далее – исполнитель).

Результат предоставления государственной услуги

8. Конечными результатами предоставления государственной услуги  являются:

1) ответ на поставленные в обращении вопросы;

2) уведомление о переадресации обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

3) отказ в рассмотрении обращения по существу вопросов.

Срок предоставления государственной услуги

9. Обращение, поступившее в Управление (подведомственное учреждение) в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

(п. 9 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

10. Обращения рассматриваются в иные сроки в случаях, установленных Федеральным законом о порядке рассмотрения обращений граждан.

(п. 10 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

Правовые основания для предоставления государственной услуги

11. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с: Конституцией Российской Федерации (Российская газета, № 237 от 25.12.1993); ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» (Собрание законодательства Российской Федерации 2006, № 19, ст. 2060); Уставом (Основным Законом) Томской области (Томский вестник, № 154 от 30.08.1995); Законом Томской области от 11 января 2007 года № 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления» (Собрание законодательства Томской области, 31.01.2007, № 1 (18)).

(п. 11 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

Основание для предоставления государственной услуги

12. Основаниями для предоставления государственной услуги являются:

1) письменное обращение заявителя, а также обращение в форме электронного документа, требования к составлению которых устанавливаются статьей 7 Федеральным законом о порядке рассмотрения обращений граждан;

(пп. 1 п. 12 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

2) устное обращение заявителя.

Порядок рассмотрения отдельных обращений

(наименование раздела в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

13. Отдельные виды обращений рассматриваются с учетом особенностей, установленных статьей 11 Федерального закона о порядке рассмотрения граждан.

(п. 13 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

Условия о платности предоставления государственной услуги

14. Государственная услуга предоставляется бесплатно.

Сроки ожидания в очереди при подаче обращения и получения ответа заявителем

15. Максимальное время ожидания в очереди при подаче обращения и получения ответа  не должно превышать 20 минут.

16. Время ожидания в очереди на личный прием к должностному лицу или для получения консультации не должно превышать 20 минут.

Срок регистрации обращения заявителя о предоставлении государственной услуги

(наименование раздела в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

17. Срок регистрации одного обращения не должен превышать 15 минут.

(п. 17 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

Требования к помещениям, в которых предоставляются услуги

18. Помещения для ожидания и приема граждан оборудуются посадочными местами с необходимым освещением, столами для оформления запросов, ручками, информационными стендами.

19. Рабочие места специалистов, осуществляющих личный прием граждан должны быть оборудованы персональными компьютерами с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

20. Прием граждан осуществляется без предварительной записи в порядке очередности.

21. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах должностным лицом одновременно ведется личный прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

Показатели доступности и качества услуг

22. Информация о предоставлении государственной услуги располагается:

1) непосредственно в помещениях Управления (подведомственного учреждения);

2) с использованием средств массовой информации, телефонной связи;

3) посредством размещения в информационных системах общего пользования, в том числе в сети Интернет.

23. Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, интернет-сайтах, адресах электронной почты Управления (подведомственного учреждения) приводятся в приложении № 1 к настоящему административному регламенту и размещаются:

1) на Едином портале государственных и муниципальных услуг (http://www.gosuslugi.ru/ru);

2) на портале государственных и муниципальных услуг Томской области (http://pgs.tomsk.gov.ru);

на интернет-сайте Управления (подведомственного учреждения);

на информационных стендах Управления (подведомственного учреждения).

24. Сведения о графике (режиме) работы Управления (подведомственного учреждения) сообщаются по телефонам, а также размещаются в средствах массовой информации и на информационных стендах в помещениях Управления (подведомственного учреждения).

25. На информационных стендах в помещениях, предназначенных для приема граждан, и в сети Интернет размещается следующая информация:

1) извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению государственной услуги;

2) текст настоящего административного регламента: полная версия – на Интернет-сайте Управления (подведомственного учреждения), извлечения – на информационных стендах;

3) график приема граждан должностным лицом Управления и его заместителем, руководителями структурных подразделений, государственными гражданскими служащими Управления, руководителем подведомственного учреждения и его заместителями, руководителями структурных подразделений, специалистами подведомственного учреждения.

26. При ответах на телефонные звонки и устные обращения государственные гражданские служащие Управления и специалисты подведомственных учреждений подробно, в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Управления (подведомственного учреждения), в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности лица, принявшего телефонный звонок.

27. Государственные гражданские служащие Управления и специалисты подведомственных учреждений, осуществляющие прием и консультирование, обязаны относиться к обратившимся гражданам корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.

28. Гражданин с учетом графика (режима) работы Управления (подведомственного учреждения) с момента приема обращения имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения.

29. Консультации (справки) по вопросам предоставления государственной услуги даются государственными гражданскими служащими Управления и специалистами подведомственных учреждений.

30. Основными требованиями при консультировании являются:

1) компетентность;

2) четкость в изложении материала;

3) полнота консультирования.

31. Консультации предоставляются: при личном обращении, с использованием средств массовой информации, информационных систем общего пользования (в том числе сети Интернет, почты и телефонной связи, электронной почты).

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

3.1. Последовательность административных процедур при рассмотрении письменного обращения

32. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация письменного обращения, а также обращения в форме электронного документа (далее – обращение);

(пп. 1 п. 32 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

2) рассмотрение обращения должностным лицом Управления (подведомственного учреждения);

3) рассмотрение обращения исполнителем, составление ответа;

4) направление ответа гражданину, оформление дела по обращению.

Прием и регистрация обращения

33. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление обращения гражданина в Управление (подведомственное учреждение).

34. Обращение может поступить в Управление (подведомственное учреждение) одним из следующих способов:

1) доставлено лично гражданином;

2) доставлено нарочным;

3) почтовым отправлением;

4) посредством факсимильной связи;

5) специальной связью;

6) по электронной почте.

35. Прием и регистрация обращений граждан, определение содержания вопросов обращения, проверка истории обращений гражданина, формирование электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера, направление обращения должностному лицу Управления (подведомственного учреждения) осуществляется секретарем, в течение одного рабочего дня с даты поступления в Управление (подведомственное учреждение).

36. Регистрация обращений может осуществляется с использованием сетевой автоматизированной системы учета и контроля обращений граждан.

37. При регистрации вносится следующая информация о поступившем обращении:

1) дата поступления обращения;

2) вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

3) данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество, место его проживания (адрес);

4) тема (темы) обращения.

38. Датой поступления считается дата, указанная на штампе Управления (подведомственного учреждения).

39. Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в базе данных.

40. Обращение проверяется на повторность.

Повторными  обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством 30-дневный (календарный) срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.

Не считаются повторными обращения одного и того же автора по разным вопросам.

Рассмотрение обращения должностным лицом Управления (подведомственного учреждения)

41. Должностное лицо Управления (подведомственного учреждения) рассматривает вопрос об отнесении к компетенции Управления (подведомственного учреждения) рассмотрения вопросов, содержащихся в обращении, и наличии оснований для переадресации обращения.

42. Должностное лицо Управления (подведомственного учреждения) по результатам ознакомления с текстом обращения и прилагаемыми  документами:

1) определяет исполнителя, характер, сроки действий и сроки рассмотрения обращения;

2) дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения  с выездом на место.

Максимальный срок для подготовки поручения и передачи обращения с поручением исполнителю – один рабочий день.

43. По результатам рассмотрения обращения секретарь:

1) вносит в базу данных содержание резолюции, информацию об исполнителе, сроках исполнения поручений;

2) направляет обращения и прилагаемые к ним документы исполнителю.

Рассмотрение обращения исполнителем, составление ответа

44. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения с резолюцией соответствующего должностного лица Управления (подведомственного учреждения) и прилагаемыми документами исполнителю.

При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, исполнитель определяет, какие предложения содержатся в обращении. По каждому предложению исполнитель оценивает возможность их принятия или непринятия.

При проведении оценки учитываются следующие обстоятельства:

1) нормативное регулирование вопросов, в связи с которыми направлено предложение;

2) необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;

3) наличие предложений, требующих изменения законодательства, не относящихся к компетенции Управления (подведомственного учреждения);

4) возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;

5) возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.

По результатам рассмотрения обращения гражданину готовится ответ. Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято, если принято, то в какой форме и в какие сроки оно будет реализовываться.

45. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления, исполнитель:

1) выделяет действие, на необходимость совершения которого гражданин указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;

2) проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе Управления (подведомственного учреждения).

Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если оно не может быть совершено, приводятся соответствующие аргументы.

Исполнитель проверяет, соответствуют или нет действия (бездействие) государственных гражданских служащих Управления или специалистов подведомственных ему учреждений положениям действующего законодательства.

Для этого исполнитель получает пояснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучает материалы, представленные гражданином, запрашивает дополнительные материалы.

В случае признания заявления обоснованным в ответе гражданину приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе Управления (подведомственного учреждения), сроки их реализации.

Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.

46. При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобе, исполнитель обязан определить обоснованность просьбы гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Для этого исполнитель:

1) определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов гражданина (других лиц) (принадлежность прав, свобод и законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и др.);

2) устанавливает причины нарушения или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;

3) определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения существовавшего до нарушения права) или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер;

4) организует привлечение к ответственности (дисциплинарной, административной) лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных интересов граждан в пределах своей компетенции.

47. В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению в ответе гражданину указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), принимаемые способы защиты прав, свобод или законных интересов.

48. В случае признания жалобы, не подлежащей удовлетворению, в ответе аргументировано даются разъяснения в отношении отсутствия оснований для восстановления и защиты прав, свобод и законных интересов граждан.

49. В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

(п. 49 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

50. Запрос, указанный в пункте 49 административного регламента, должен содержать:

1) вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;

2) вид запрашиваемой информации, содержание запроса;

3) срок, в течение которого необходимо предоставить информацию.

(п. 50 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

51. В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации исполнитель может пригласить гражданина на личную беседу.

Приглашение гражданина на беседу осуществляется по телефону, факсу, посредством использования электронных средств связи, почтой и другими способами, но не позднее, чем за два дня до назначенной даты проведения беседы.

В случае отказа гражданина (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина предложенным способом в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

52. При установлении исполнителем невозможности явки гражданина на личную беседу по уважительным причинам (состояние здоровья, семейные обстоятельства, отсутствие средств у гражданина на оплату проезда, отсутствие транспортной доступности) исполнителем принимается решение о выезде по месту нахождения гражданина для беседы и получения дополнительных материалов.

Гражданин уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.

В ответе на обращение, рассмотрение которого производилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и дается им оценка при подготовке ответа на поставленные в обращении вопросы.

53. При рассмотрении обращения исполнитель применяет все предоставленные ему полномочия в соответствии с должностным регламентом.

В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через соответствующих должностных лиц Управления (подведомственного учреждения).

54. В случае необходимости исследования при рассмотрении обращения материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения соответствующего должностного лица Управления (подведомственного учреждения) выезжает по месту нахождения данных материалов или месту нахождения исследуемых объектов.

55. В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Ответственный исполнитель осуществляет контроль за полнотой и правильностью подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдение ими установленных сроков. Ответственный исполнитель формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.

56. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются в соответствии с порядком рассмотрения письменных обращений граждан.

Письма с просьбами о личном приеме рассматриваются в соответствии с порядком рассмотрения письменных обращений граждан.

57. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:

1) ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

2) необходимое нормативно-правовое обоснование;

3) если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

4) в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

58. Должностное лицо Управления (подведомственного учреждения), давшее поручение по обращению:

1) рассматривает предоставленную информацию о рассмотрении обращения, подписывает ответ заявителю (в орган, обратившийся в интересах заявителя);

2) дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения гражданина;

3) определяет вид и порядок привлечения к дисциплинарной ответственности лиц в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения предписаний нормативных правовых актов, прав, свобод или законных интересов граждан;

4) при необходимости (в ответе содержится информация о том, что работа будет продолжена, ответ дан не на все вопросы) ставит рассмотрение обращения на дополнительный контроль.

59. Основанием для возврата проекта ответа на повторное рассмотрение является:

1) оформление проекта ответа с нарушением установленной формы;

2) противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;

3) необходимость дополнительного рассмотрения обращения по обстоятельствам, выявленным в ходе рассмотрения обращения;

4) ответ дан не на все вопросы обращения.

60. В случае возврата проекта ответа исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:

1) устранить выявленные нарушения;

2) провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу.

61. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты меры, дан письменный ответ гражданину (лицу, органу, обратившемуся в интересах гражданина).

Направление ответа гражданину, оформление дела по обращению

62. Секретарь направляет гражданину подписанный должностным лицом Управления (подведомственного учреждения) ответ. По желанию гражданина ответ на обращение может быть вручен ему лично, отправлен по почте, электронной почтой.

63. Исполнитель формирует дело по обращению гражданина, куда подшиваются все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения, поступившие ответы, справки.

64. Датой завершения рассмотрения обращения и снятия с контроля является дата направления ответа заявителю.

65. В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

3.2. Последовательность административных процедур при рассмотрении устных обращений граждан

66. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

регистрация устного  обращения;

рассмотрение устного обращения должностным лицом Управления (подведомственного учреждения);

рассмотрение устного обращения исполнителем, составление ответа;

направление письменного ответа гражданину (далее - ответ), оформление дела по устному обращению.

Регистрация устного обращения

67. Основанием для начала предоставления государственной услуги является устное обращение гражданина к должностному лицу Управления (подведомственного учреждения), государственным гражданским служащим Управления, специалистам подведомственного учреждения.

Устные обращения граждан могут также поступать при проведении «прямых эфиров» на радио и телевидении, разговоров по телефону, в ходе осуществления личного приема граждан.

68. Секретарь Управления или специалист подведомственного учреждения, обеспечивающий организацию рассмотрения устных обращений:

1) проверяет у гражданина документ, удостоверяющий личность, документ, подтверждающий полномочия представителя физического или юридического лица;

2) заносит  сведения в базу данных.

69. Устные обращения, поступившие в ходе «прямого эфира», телефонного разговора, государственный гражданский служащий ответственный за организацию и проведение «прямого эфира», направляет для регистрации и контроля в Управление, специалист подведомственного учреждения соответственно - в подведомственное учреждение.

Максимальный срок передачи обращений на регистрацию – три рабочих дня с даты проведения «прямого эфира».

Рассмотрение устного обращения должностным лицом Управления (подведомственного учреждения)

70. Последовательность приглашения на личный прием осуществляется  секретарем Управления (подведомственного учреждения) с учетом категории льгот и состояния здоровья обратившегося, удаленности места проживания от областного центра, даты и времени обращения посетителя.

71. На личном приеме граждан, который ведет должностное лицо Управления (подведомственного учреждения),  могут присутствовать государственные гражданские служащие, специалисты, в компетенцию которых входит обсуждаемый вопрос.

По итогам приема должностное лицо Управления (подведомственного учреждения) при необходимости дает соответствующие поручения, которые фиксируются в журнале учета приема граждан.

72. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета приема граждан.

В остальных случаях должностным лицом Управления (подведомственного учреждения) дается соответствующее поручение о  рассмотрении обращения и подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов

73. При поступлении устного обращения в ходе «прямого эфира», телефонного разговора, по которому требуются лишь разъяснения поставленных вопросов, ответ дается непосредственно в «прямом эфире», по телефону.

74. В случае, когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностного лица Управления (подведомственного учреждения), ведущего личный прием («прямой эфир», разговор по телефону), гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

75. Во время личного приема гражданин имеет право сделать устное заявление и при необходимости оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

76. В ходе личного приема гражданину на основании п.6 ст.13 Федерального закона о порядке рассмотрения обращений граждан отказывается в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

(п. 76 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

77. Должностное лицо Управления (подведомственного учреждения) во время командировок (поездок) при необходимости может проводить  личные приемы граждан непосредственно по их месту жительства.

Рассмотрение устного обращения исполнителем, составление ответа

78. Рассмотрение устного обращения и подготовка письменного ответа осуществляются  в соответствии с административными процедурами, изложенными в пунктах 44 - 61 настоящего административного регламента.

Направление ответа гражданину, оформление дела по устному обращению

79. Направление ответа гражданину, оформление дела по устному обращению осуществляется в соответствии с пунктами 62 – 65 настоящего административного регламента.

4. Контроль предоставления государственной услуги

80. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав граждан, принятие решений.

Внутренний контроль по предоставлению государственной услуги осуществляется должностным лицом Управления (подведомственного учреждения).

81. Секретарь Управления несет персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, обеспечение контроля за соблюдением установленного законом срока рассмотрения обращения.

82. Должностное лицо Управления (подведомственного учреждения) несёт персональную ответственность за правильность определения исполнителя по рассмотрению обращения, соблюдение сроков рассмотрения обращения, компетентность подписываемого ответа.

83. Исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность продления сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.

84. При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

85. Персональная ответственность государственных гражданских служащих  Управления, специалистов подведомственных учреждений закрепляется в соответствующих положениях  должностных регламентов.

5. Порядок внесудебного обжалования действий (бездействия) должностного лица Управления (подведомственного учреждения), а также принимаемого им решения при предоставлении государственной услуги

86. Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия исполнителей и должностных лиц Управления (подведомственного учреждения) в досудебном порядке. Заявители могут обжаловать действия или бездействие исполнителей и должностных лиц в следующие вышестоящие исполнительные органы государственной власти Томской области (вышестоящие исполнительные органы):

1) в Управление;

2) в Администрацию Томской области.

87. Заявители имеют право обратиться с устной жалобой, направить письменную жалобу (в том числе по электронной почте, а также используя функции Электронной приемной, размещенной на сайте Управления) в вышестоящие исполнительные органы.

88. Прием и регистрация жалобы заявителя происходит в порядке, определенном п. 33 - 40 настоящего административного регламента. Срок регистрации жалобы заявителя не должен превышать 15 минут.

Пункт 89 исключен приказом Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38.

90. Срок рассмотрения жалобы определяется в соответствии с пунктами 9, 10 настоящего административного регламента.

(п. 90 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

91. Рассмотрение жалоб происходит в порядке п. 41 – 43, п. 46 – 61 настоящего административного регламента.

92. Требования, предъявляемые к оформлению жалобы устанавливаются ст. 7 Федерального закона о порядке рассмотрения обращений граждан.

(п. 92 в редакции приказа Архивного управления Томской области от 03.06.2011 г. № 38)

Приложение № 1

к административному регламенту

№ п/п

Наименование учреждения

Почтовый адрес, электронный адрес, контактный телефон, факс

График приема посетителей

1.

Архивное управление Томской области

634050, г. Томск, ул. Карла Маркса, 26;

Телефоны: (3822) 51-57-23;

Факс (3822) 51-03-77;

E-mail: oblarch@tomsk.gov.ru

Сайт: http://archupr.tomsk.gov.ru

Понедельник – пятница с 9.00 – 18.00, перерыв 12.30-13.30;

2.

ОГУ «Государственный архив Томской области»

634050, г.Томск,

ул. К. Маркса, 26

Телефоны: (382-2) 51-32-70, 51-09-69

Факс:  (382-2) 51-30-25

E-mail: anast@post.tomica.ru

Сайт: http://gato.tomica.ru

Понедельник-пятница с 09.30 до 17.30

перерыв

с 12.30 до 13.30

Выходные дни: суббота, воскресенье

3.

ОГУ «Центр документации новейшей истории Томской области»

634050, г.Томск,

ул. Источная, 2а

Телефон: (382-2) 51-16-97

Факс:    (382-2) 51-20-17

E-mail: cdnito@mail.tomsknet.ru

Сайт: http://cdnito.tomsk.ru

Понедельник-пятница с 09.30 до 17.30

перерыв

с 12.30 до 13.30

Выходные дни: суббота, воскресенье

Приложение № 2

к административному регламенту

Блок-схема предоставления государственной услуги

             

             

1