Об утверждении Административного регламента по предоставлению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной услуги «Организация информационного обеспечения орга...



Утратил силу на основании приказа Департамента по архивному делу  Республики Саха (Якутия) от 26.12.2012 № 196-ОД «О признании утратившим силу приказа Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) от 21 июля 2010 года №74н «Об утверждении Административного регламента по предоставлению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной услуги «Организация информационного обеспечения организаций и граждан на основе документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов»

РЕСПУБЛИКА САХА (ЯКУТИЯ)

КОМИТЕТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ

РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

ПРИКАЗ

от 21 июля 2010 года № 74н

Об утверждении Административного регламента

по предоставлению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной услуги «Организация информационного обеспечения организаций и граждан на основе документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов»

Во исполнение Постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 27 марта 2010 года № 153 «О системе регламентов исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия)»

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной услуги «Организация информационного обеспечения организаций и граждан на основе документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов».

2. Признать утратившими силу следующие приказы Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия):

2.1. приказ от 14 декабря 2007 года № 120 «Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти Республики Саха (Якутия), местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов».

2.2. приказ от 31 июля 2009 года № 70 «О внесении изменений в Административный регламент от 14.12.2007 г. № 120».

3. В соответствии с частью 2 постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 24 декабря 2009 г. N 572 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) и их государственной регистрации" направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Администрацию Президента и Правительства Республики Саха (Якутия).

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Первый заместитель Руководителя

П.В.Румянцев

Зарегистрировано в ДГПВ 30.08.2010 Ru140232010254

Приложение к приказу

Комитета государственной архивной службы

Республики Саха (Якутия)

от 21 июля 2010 года № 74н

Административный регламент

по предоставлению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной услуги

«Организация информационного обеспечения организаций и граждан на основе документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов»

I. Общие положения

1.Административный регламент по предоставлению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной услуги «Организация информационного обеспечения организаций и граждан на основе документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов» (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией юридических и физических лиц и определяет сроки и последовательность административных процедур Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия), а также порядок взаимодействия с государственными и муниципальными архивами, органами государственной власти Республики Саха (Якутия), иными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями при предоставлении государственной услуги.

2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации, принятой на всенародном голосовании 12 декабря 1993 года (текст Конституции опубликован в "Российской газете" от 25 декабря 1993 г. N 237);

              Конституцией Республики Саха (Якутия), принятой Верховным Советом Республики Саха (Якутия) 4 апреля 1992 г. (текст Конституции опубликован в газете "Якутия" от 12 ноября 2002 г. N 210, газете "Сокуоннар. Уураахтар. Дьаhаллар." (приложение к газете "Саха Сирэ") от 12 ноября 2002 г. N 27, парламентской "Ил Тумэн" 15 ноября 2002 г. N 47);

Федеральным законом от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (текст Федерального закона опубликован в "Парламентской газете" от 27 октября 2004 г. N 201, в "Российской газете" от 27 октября 2004 г. N 237, в Собрании законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. N 43 ст. 4169);

Федеральным Законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (текст Федерального закона опубликован в "Парламентской газете" от 11 мая 2006 г. N 70-71, в "Российской газете" от 5 мая 2006 г. N 95, в Собрании законодательства Российской Федерации от 8 мая 2006 г. N 19 ст. 2060);

Федеральным Законом от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (текст Федерального закона опубликован в "Российской газете" от 29 июля 2006 г. N 165, в "Парламентской газете" от 3 августа 2006 г. N 126-127, в Собрании законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. N 31 (часть I) ст. 3448);

Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года №2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (текст Указа опубликован в "Российской газете" от 10 января 1994 г. N 4, в Собрании актов Президента и Правительства Российской Федерации от 10 января 1994 г. N 2 ст. 74);

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 № 19 (текст приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. N 20);

Законом Республики Саха (Якутия) от 31 января 2008 года 551-З № 1117-III «Об архивном деле в Республике Саха (Якутия)» (текст Закона опубликован в газете "Якутские ведомости" (приложение к газете "Якутия") от 5 марта 2008 г. N 10, "Сборнике законов Республики Саха (Якутия)" (за 2007 - январь 2008 г.) от 30 января 2009 г., том 3);

Указом Президента Республики Саха (Якутия) от 22 февраля 2006 года № 2557 «Вопросы государственной архивной службы Республики Саха (Якутия)» (текст Указа опубликован в газете "Якутия" от 1 марта 2006 г. N 36, приложение "Якутские ведомости" от 1 марта 2006 г. N 12).

3. Государственную услугу по предоставлению государственной услуги по организации информационного обеспечения организации и граждан исполняет Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) (далее -Комитет).

Непосредственное исполнение обращений (запросов) пользователей осуществляют подведомственные Комитету государственные архивы Республики Саха (Якутия), муниципальные архивы и другие органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения обращений (запросов).

4. Конечным результатом предоставления государственной услуги является:

- предоставление информации;

- отказ в предоставлении информации.

Процедура предоставления государственной услуги заканчивается следующими юридическими фактами:

- предоставлением информации в форме информационных писем, архивных справок, архивных копий, тематических перечней, тематических обзоров архивных документов;

- сообщением об отказе в предоставлении информации.

5. Описание заявителей, а также иных лиц, имеющих право на взаимодействие с Архивом по предоставлению государственной услуги:

Заявители – юридические и физические лица (далее по тексту – заявители).

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

              6. Место нахождения Комитета и его почтовый адрес: 677007, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Кирова, дом 14.

              Электронный адрес Комитета: kgas@sakha.ru

              Интернет – сайт Комитета: www.sakha-arhive.ykt.ru

              Телефон Комитета: 8 (4112) 45-01-70 (приемная председателя Комитета).

              Прием по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Понедельник

09:00-18:00

Вторник

09:00-18:00

Среда

09:00-18:00

Четверг

09:00-18:00

Пятница

09:00-17:15

              Обеденный перерыв с 13:00 до 14:00, выходные дни – суббота, воскресенье.

7. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:

-по телефону;

-посредством личного обращения заявителя;

-по письменным обращениям;

-по электронной почте;

-на официальном сайте Комитета: www.sakha-arhive.ykt.ru;

-на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги.

8. При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме должностные лица Комитета дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с информационным обеспечением заявителей. При информировании по письменным обращениям заявителей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления государственной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

9. На информационных стендах в помещении Комитета размещается следующая информация:

график работы Комитета;

фамилии, имена, отчества руководителей Комитета;

номера кабинетов, где осуществляются информирование заявителей, консультации и прием документов, необходимых для предоставления государственной услуги, фамилии, имена, отчества, должности ответственных сотрудников;

номера справочных телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты Комитета, адрес официального сайта;

настоящий Административный регламент.

10. Основанием для предоставления государственной услуги является письменное обращение (запрос) заявителя в адрес Комитета, в том числе переданное по электронной почте.

              11. В поступившем в Комитет обращении (запросе) заявителя должны быть указаны:

наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя, отчество;

почтовый и/или электронный адрес заявителя;

интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов);

дата отправления, подпись.

12. Обращения (запросы) заявителей о предоставлении информации рассматриваются в Комитете в течение 30 дней со дня их регистрации.

13. При поступлении в Комитет обращений (запросов), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Комитет в 7-дневный срок запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

14. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:

а) отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы;

              б) отсутствие у заявителя документально – подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию;

              в) обращения (запросы), не содержащие наименования юридического лица (для гражданина – фамилии), почтового адреса и / или электронного адреса пользователя;

              г) обращения (запросы) не поддающиеся прочтению.

15. Помещение для предоставления государственной услуги должно быть размещено на нижних этажах здания.

Центральные входы в здания Комитета должны быть оборудованы информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, месте нахождения, режиме работы Комитета, а также о телефонных номерах.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заинтересованных лиц и оптимальным условиям работы работников.

Места ожидания в очереди на консультацию или получение результатов государственной услуги должны быть оборудованы стульями, кресельными секциями или скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.

Места для заполнения документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями в количестве, достаточном для оформления документов заинтересованными лицами.

Рабочие места должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление государственной услуги в полном объеме.

16. Комитет осуществляет предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения пользователей бесплатно.

III. Административные процедуры

17. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Комитета:

а) регистрация обращений (запросов) заявителей, рассмотрение их руководством Комитета и передача на исполнение в отдел организационно-кадровой и правовой работы;

б) анализ тематики обращений (запросов) заявителей;

в) направление запросов по результатам рассмотрения обращений заявителей на исполнение по принадлежности и информирование заявителей о результатах рассмотрения их обращений (запросов).

18. Административная процедура «Регистрация обращений (запросов) заявителей, рассмотрение их руководством Комитета и передача на исполнение в отдел организационно-кадровой и правовой работы».

18.1. Регистрация обращения (запроса) является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги. Поступившие в Комитет письменные обращения (запросы) заявителей о предоставлении архивной информации регистрируются в течение трех дней с момента поступления делопроизводственной службой в установленном порядке и поступают на рассмотрение Руководителю Комитета или его заместителям.

18.2. После регистрации и рассмотрения Руководителем Комитета или его заместителями обращения (запросы) заявителей с резолюцией Руководителя или его заместителей передаются в отдел организационно-кадровой и правовой работы.

18.3. При поступлении в Комитет обращения (запроса) по электронной почте с указанием адреса электронной почты и или почтового адреса заявителя, ему направляется письменное уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

18.4. Результатом административной процедуры является назначение должностного лица, ответственного за анализ тематики поступившего запроса.

19. Административная процедура «Анализ тематики обращений (запросов) заявителей».

19.1. Основанием для начала административной процедуры «Анализ тематики обращений (запросов) заявителей» является передача обращения (запроса) на исполнение в отдел организационно – кадровой и правовой работы Комитета.

19.2. Руководитель отдела организационно – кадровой и правовой работы Комитета обеспечивает оперативное рассмотрение обращений (запросов) заявителей, доведение их до исполнителей.

19.3. Должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги осуществляет анализ тематики поступившего обращения (запроса) заявителя. При этом определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты информации, содержащейся в обращении (запросе) и необходимой для его исполнения;

- местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);

- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение обращение (запрос).

19.4 Комитет письменно запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в обращении (запросе) заявителя достаточных данных для организации выявления сведений в архивах, нечетко, неправильно сформулированного обращения (запроса).

19.5. Результатом административной процедуры является определение местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса) и адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение обращение (запрос).

20. Административная процедура «Направление запросов по результатам рассмотрения обращений заявителей на исполнение по принадлежности и информирование заявителей о результатах рассмотрения их обращений (запросов)».

20.1. Основанием для начала административной процедуры «Направление запросов по результатам рассмотрения обращений заявителей на исполнение по принадлежности и информирование заявителей о результатах рассмотрения их обращений (запросов)» является определение:

- местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);

- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение обращение (запрос).

20.2. По итогам анализа тематики поступившего обращения (запроса) заявителей Комитет подготавливает и направляет соответствующие запросы на исполнение по принадлежности:

- в государственные и муниципальные архивы;

- в другие органы и организации при наличии у них документов для исполнения обращений (запросов).

20.3. Государственные, муниципальные архивы, органы государственной власти Республики Саха (Якутия), иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации исполняющие полученные от Комитета запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес пользователя. При этом, Комитет запрашивает у организаций – исполнителей обращений (запросов) Комитета копии ответов о результатах рассмотрения обращений (запросов) пользователей.

20.4. В случае если место хранения архивных документов установить не удалось или установлены факты утраты документов, заявителю направляется письменный ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. В ответе излагается причина, по которой, не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

20.5. Комитет письменно уведомляет автора обращения (запроса) о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в государственные, муниципальные архивы, органы государственной власти Республики Саха (Якутия), иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

20.6. Результатом административной процедуры является направление обращения (запроса) заявителя по принадлежности с обязательным письменным уведомлением об этом заявителя.

20.7. Рассмотрение обращения (запроса) пользователя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.              

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

21. Должностное лицо, уполномоченное принимать документы, несет персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка приема документов, правильность внесения записи в журнал учета выданной информации.

Должностное лицо, уполномоченное представлять информацию, несет персональную ответственность за соблюдением сроков и порядка поиска информации.

Персональная ответственность должностных лиц Комитета закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

22. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги осуществляется должностными лицами Комитета, ответственными за организацию работы по ее предоставлению.

23. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлении. государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Административного регламента.

24. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета.

25. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

26. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Комитета) и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению заявителя.

27. Для проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Республики Саха (Якутия).

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги

28. Действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной слуги на основании настоящего Административного регламента, должностными лицами Комитета, могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке.

29. Досудебное обжалование.

29.1. Заявители могут обратиться с обращение на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, лично (устно) или направить письменное обращение, заявление руководителю Комитета или его заместителям.

29.2. В письменном обращении указываются:

наименование Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия);

фамилия, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии) или фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя, в случае письменного обращения представителя;

полное наименование юридического лица, в случае обращения от имени юридического лица;

почтовый адрес, по которому должен быть написан ответ или уведомление о переадресации обращения;

суть письменного обращения;

личная подпись заявителя или его уполномоченного представителя и дата.

30. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) должностного лица Комитета, а также принимаемые им решения при предоставлении государственной услуги.

31. Основанием для отказа в рассмотрении обращения либо приостановления ее рассмотрения являются:

отсутствие в обращении почтового адреса заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

содержание в обращении нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностных лиц Комитета, а также членов их семей (при этом заявителю, направившему обращение, может быть сообщено о недопустимости злоупотребления правом);

не поддающийся прочтению текст обращения, фамилия или почтовый адрес заявителя.

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Комитета или его заместители вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.

О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

32. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Должностные лица Комитета:

Обязаны предоставить заявителю по его просьбе ознакомление с документами и материалами, необходимыми ему для обоснования и рассмотрения обращения, т.е. обеспечить его информацией, непосредственно затрагивающей его права, если иное не предусмотрено законом;

обязаны обеспечить объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего обращение, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

обязаны по результатам рассмотрения обращения принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, давать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

33. Ответ на обращение подписывается руководителем Комитета или его заместителями.

Обращение, поступившее в Комитет, подлежит обязательной регистрации в течение одного дня с момента поступления.

Письменное обращение, поступившее в Комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

В исключительных случаях руководитель Комитета или его заместители вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения заявителя, направившего обращение.

34. Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным, то принимается решение об осуществлении действий по предоставлению сведений заинтересованному лицу и применении мер ответственности к должностному лицу, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, которые повлекли за собой обращение заявителя. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

35. Обращения заявителей считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

36. Судебное обжалование.

36.1. В случае, когда заявитель считает, что его обращение в Комитет не разрешено и письменные ответы на запросы его не удовлетворяют, т.е. по мнению заявителя, его права нарушены, он вправе обратиться с заявлением на действия (бездействие) Комитета в суд.

              36.2. Заявления на действия (бездействие) должностных лиц Комитета в ходе предоставления государственной услуги рассматриваются судами общей юрисдикции в порядке гражданского судопроизводства.

                                                                                                  Приложение 1

                                                                                                  к Административному регламенту

Блок – схема последовательности действии при предоставлении государственной услуги «Организация информационного обеспечения организаций и граждан на основе документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов»