Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Министерства жилищно- коммунального хозяйства Республики Крым и ведении их личных дел



УТВЕРЖДЕНО

ПРИКАЗ

«21» август 2014 года                                                                                 № 4-А

г. Симферополь

Об утверждении Положения об

организации работы с персональными

данными государственных гражданских

служащих Министерства жилищно-

коммунального хозяйства Республики

Крым и ведении их личных дел

В соответствии с Законом Республики Крым «О гражданской государственной службе», Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 и Положением о Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Республики Крым, утвержденным постановлением Совета министров Республики Крым от 27 июня 2014 года № 150,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Положение об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Крым и ведении их личных дел (прилагается).

Министр                                                                                                  А. Жданов

Приложение к

приказу Министерства

жилищно-коммунального хозяйства Республики Крым

от «__»__________2014 №___

ПОЛОЖЕНИЕ

об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Крым и ведении их личных дел

1. Положение об организации работы с персональными данными Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Крым
и ведении их личных дел (далее - Положение) определяет порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственного гражданского служащего Министерства жилищно – коммунального хозяйства Республики Крым (далее – Министерство), а также ведения его личного дела в соответствии
с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее - Федеральный закон №79-ФЗ), Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Федеральный закон № 152-ФЗ), Трудовым кодексом Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации
от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного  гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», Конституцией Республики Крым, Законом Республики Крым от 29 мая 2014 года № 7-ЗРК «О государственной гражданской службе Республики Крым».

2. Под персональными данными государственного гражданского служащего (далее- гражданского служащего) понимаются  сведения
о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского  служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие  включению в его личное дело в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005
№ 609.

3. Представитель нанимателя в лице министра жилищно-коммунального хозяйства Республики Крым (далее – Министр), осуществляющего полномочия нанимателя от имени Республики Крым, обеспечивает защиту персональных данных служащих, содержащихся
в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

4. Министр определяет лиц из числа работников кадровой службы (отдела кадровой работы и государственной гражданской службы управления кадровой и административно-организационной работы), уполномоченных на получение, хранение, обработку, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих в Министерстве и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

5. При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего кадровая служба (отдел кадровой работы
и государственной гражданской службы управления кадровой и административно-организационной работы) обязана соблюдать следующие требования:

а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечении личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества Министерства, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;

б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие
и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках
и способах получения персональных данных;

в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

д) защита персональных данных гражданского служащего
от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств Министерства в порядке, установленном федеральными законами;

е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего,
за исключением случаев, установленных федеральным законом;

ж) обеспечение конфиденциальности персональных данных,
за исключением случаев обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных персональных данных;

з) в случае выявления недостоверных персональных данных гражданского служащего или неправомерных действий с ними при обращении или по запросу гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обязана осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему гражданскому служащему, с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки;

и) в случае подтверждения факта недостоверности персональных данных гражданского служащего на основании документов, представленных гражданским служащим, являющимся субъектом персональных данных, или его законным представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязана уточнить персональные данные и снять их блокирование;

к) в случае выявления неправомерных действий с персональными данными в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязана устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязана уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных обязана уведомить гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган;

л) хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

6. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся
в личных делах гражданских служащих, гражданские служащие имеют право:

а) получать полную информацию о своих персональных данных
и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона. Гражданский служащий при отказе представителя нанимателя или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные гражданского служащего имеет право заявить
в письменной форме представителю нанимателя или уполномоченному
им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

г) требовать от Министра, а также кадровой службы Министерства уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные их персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие Министерства или кадровой службы при обработке и защите персональных данных государственного гражданского служащего.

7. Гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого гражданского служащего, несет ответственность
в соответствии с Федеральным законом №79-ФЗ и другими федеральными законами.

8. В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 27.05.2003 года №58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»
на основе персональных данных гражданских служащих в Министерстве формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры гражданских служащих.

9. Министр или кадровая служба вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные гражданских служащих при формировании кадрового резерва.

10. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу,
ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности Министерства.

Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой Министерства.

11. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера
(за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации),
а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, к сведениям, составляющим государственную тайну.

12. В соответствии с частью 5 статьи 20 Федерального закона № 79-ФЗ сведения о доходах,  имуществе  и  обязательствах  имущественного характера гражданских служащих, занимающие государственные должности Республики Крым предоставляются  для  опубликования  общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям
с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих.

13. Средствам массовой информации по их обращениям предоставляются следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих, указанных в пункте 12 Положения об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Крым и ведении их личных дел:

а) декларированный годовой доход;

б) перечень  объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании,
с  указанием вида, площади  и  страны  расположения каждого из них;

в) перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных  бумаг, принадлежащих гражданскому служащему
на праве собственности.

14. Сведения, указанные в пункте 13 настоящего Положения, предоставляются на основании данных, имеющихся в кадровой службе Министерства на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.

15. В  предоставляемых средствам массовой информации сведениях запрещается указывать:

а) иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, кроме указанных в пункте 13 настоящего Положения;

б) данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего;

в) данные,  позволяющие  определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации гражданского  служащего,  а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;

г) данные, позволяющие определить местонахождение  объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;

д) информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.

16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - должность гражданской службы);

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность
по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия приказа Министерства о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения
и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии приказов Министерства о переводе гражданского служащего
на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия приказа Министерства об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей
за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также
о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах,
об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии
у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе
и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

17. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой Министерства на электронных носителях. Кадровая служба  Министерства обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа
и копирования.

18. В обязанности кадровой службы Министерства, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит:

а) приобщение документов, указанных в пунктах 15 и 16 настоящего Положения, к личным делам гражданских служащих;

б) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с Федеральным законом
№ 79-ФЗ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии
с настоящим Положением;

г) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих, назначение на  должность и освобождение от должности которых осуществляются Государственным Советом Республики Крым и Главой Республики Крым для опубликования средствам массовой информации по их обращениям;

д) информирование гражданских служащих, указанных в подпункте "г" настоящего пункта, об обращении общероссийского или  регионального средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих;

е) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего
и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

19. Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии
с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного Положением
о персональных данных государственного гражданского служащего российской федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609.

20. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается
в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.

21. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган
по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации.

22. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 20 настоящего Положения), хранятся кадровой службой Министерства в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится в кадровой службе Министерства, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся в кадровой службе Министерства в соответствии с законодательством Российской Федерации
о государственной тайне.